5.1.2. CERINTE PRIVIND CERTIFICAREA SISTEMELOR DE MANAGMENT.

AUDITUL
DE CERTIFICARE

 Activitatile de audit (auditul etapa II)

1. PLANUL DE AUDIT (planificarea auditului, Etapa 2) este transmis de auditorul sef

clientului, cu minim 7 zile inaintea datei de incepere a Etapei 2 (daca nu Planul nu a fost
difuzat clientului la finalul Etapei 1).

Elaborarea Planului de audit se face de catre auditorul sef. Planul de audit trebuie sa
includa:
 Obiectivele auditului;
 Criteriile de audit si orice documente de referinta;
 Domeniul de aplicare al auditului, inclusiv identificarea unitatilor organizationale si
functionale si a proceselor care urmeaza să fie auditate;
 Datele si locatiile unde se desfasoara activitatile de audit la faţa locului;
 Perioada si durata apreciate pentru desfasurarea activitatilor de audit,
 Rolurile şi responsabilităţile membrilor echipei de audit şi a auditatilor;
 Alocarea resurselor corespunzătoare pentru zonele critice ale auditului: transport,
birouri
 Ora la care va avea loc sedinta de deschidere si cea de inchidere.

Auditorul sef va planifica in Planul de audit toate procesele din domeniul de certificare si
toate locatiile prinse in contractul cu clientul pentru acel audit, respectand numarul de zile
de audit din contract.

Pentru a asigura eficacitatea auditului, auditorul sef va disocia (imparti) echipa de audit,
astfel incat fiecare auditor sa mearga simultan cu ceilalti membri ai echipei, in sectoare
(pe procese) diferite ale organizatiei, în funcţie de competenţă. Planul de audit trebuie sa
reflecte impartirea echipei de audit si responsabilitatile fiecarui membru al echipei.

1
Catre organizatia SC……………………...........
In atentia:..........................................................
PLANUL DE AUDIT – ETAPA 2 (exemplu)

Planul de audit a fost modificat la efectuarea auditului (se bifeaza) : Da [ ] Nu [ ]

Contract : …………………. . Echipa de audit: EA*

Documente de referinta..................................... Auditor sef …………………..............
Data auditului : .........................:………………... Auditor ……………………………….
Tipul auditului : …………………………………… Expert…………………………............
Organizatia : ………………………………… Observator……………………..............
Locul, sediul : .................................................... PC(persoana de contact)...................
Obiectivul auditului: Evaluarea conformitatii cu standardul/e de referinta si eficacitatii sistemului/ sistemelor de
management
Reprezentant
Cap. ISO** Locul auditat /
Cap. ISO** Cap. ISO** Procese*** Data Ora Auditori auditat
………. compartimentul
………. ……….

Data sedintei de deschidere:

Data sedintei de inchidere:
Data prezentarii Raportului de audit
Auditor sef ………… Semnatura……………… Data intocmirii……………….....

Acordul organizatiei (Nume si semnatura reprezentant)……................... Data primirii..................................

Nota: 1) EA* La planul de audit pentru audituri combinate/ integrate, se va completa calificarea auditorilor/ expertilor: SMC, SMM, SSM, HACCP, etc.
2) ISO** Se completeaza ISO 9001, ISO 14001, etc., in functie de standardul/ standardele de referinta al/ ale auditului
3) Procese*** Se completeaza tipul general de procese din departamentul auditat, si anume: procese de management - PM; procese de realizare a
produsului/ serviciului - PP/ S; procese de masurare/ monitorizare – PM/ M;
4) Modificarile intervenite in Planul de audit, semnalate la Sedinta de deschidere a auditului, se completeaza de mana, de catre Auditorul sef, pe
Planul de audit.

2
 2. PROTOCOLUL DE AUDIT este multiplicat de auditorul sef si difuzat membrilor
echipei de audit, pentru inregistrarea dovezilor obiective/ constatarilor pe parcursul
auditului.

Domeniu de certificare propus trebuie sa se refere numai la activitati/procese/locatii

(esantionate cf. contract) auditate. Daca exista mai multe puncte de lucru in domeniul de
certificare, trebuie stabilit impreuna cu conducerea organizatiei, domeniul de certificare
pentru fiecare punct de lucru.

Procesul de audit cuprinde cel putin urmatoarele etape:

1. evaluarea punctelor tari si slabe ale sistemelor de management;
2. obtinerea dovezilor relevante;
3. evaluarea constatarilor auditului;
4. pregatirea concluziilor auditului;
5. raportarea constatarilor si a concluziilor auditului.

Auditul propriu-zis debutează cu sedinta de deschidere la care sunt prezenţi conducătorul

activităţii auditate, Responsabilii zonelor auditate şi persoanele desemnate să însoţească
echipa de audit.

Şedinţa de deschidere are drept obiective:

 Analizarea planului de audit;
 Furnizarea unui scurt sumar al modului de desfăşurare a activităţilor de audit;
 Confirmarea canalelor de comunicare;
 Furnizarea unei oportunităţi pentru auditat de a pune întrebări;
 Prezentarea participanţilor, inclusiv o scurtă descriere a rolurilor acestora;
 Confirmarea obiectivelor auditului, a domeniului de aplicare şi a criteriilor;
 Confirmarea programului de audit, cum ar fi data şi ora pentru şedinţa de închidere,
şedinţele intermediare şi orice schimbări de ultimă oră;
 Metodele şi procedurile care vor fi utilizate pentru efectuarea auditului, inclusiv
înştiinţarea auditatului că dovezile de audit vor fi numai eşantioane din informaţiile
disponibile şi de aceea, există o doză de incertitudine în auditare;
 Confirmarea comunicării formale dintre echipa de audit şi auditat;
 Confirmarea că resursele şi facilităţile necesare echipei de audit sunt disponibile;
 Confirmarea aspectelor referitoare la confidenţialitate;
 Confirmarea eventualelor cerinţe de protecţia muncii, situaţii de urgenţă pentru
echipa de audit;
 Confirmarea disponibilităţii, rolurilor şi identităţii ghizilor/ persoanelor însoţitoare;
 Metoda de raportare, inclusiv clasificarea neconformităţilor;
 Informarea despre condiţiile în care auditul poate fi terminat

Sedinţa de deschidere poate consta în comunicarea faptului că se desfăşoară un audit şi

explicarea naturii auditului. Şedinţa de deschidere trebuie să fie prezidată de Auditorul Sef.

Auditul la faţa locului constă în chestionarea (prin intermediul interviurilor), observarea/

cercetarea activităţilor în curs de desfăşurare şi a condiţiilor din zonele vizitate, examinarea
documentelor şi a înregistrărilor sistemului/sistemelor de management, culegerea dovezilor
şi, în final, înregistrarea constatărilor.

Verificarea se face prin sondaj. Nu este nici posibil şi nici eficient ca auditorul să verifice,
de exemplu toate comenzile emise sau proiectele şi desenele elaborate de organizaţie.
Totusi, auditorul trebuie să aibă grijă ca esantionul prelevat să fie reprezentativ, deci să
realizeze o selectare reprezentativă astfel încât să poată interpreta rezultatele obţinute.

3
Chestionarea trebuie realizată într-un ritm care să-i permită auditorului atingerea
obiectivului – constatarea stării de fapt. Planul de audit şi orarul stabilite trebuie respectate
cu stricteţe.

Activitatile de audit trebuie sa includa:

 discutii cu personalul;
 inspectarea echipamentelor si a conditiilor de operare;
 analizarea inregistrarilor, a procedurilor scrise si a altor documentatii relevante, cu
scopul de a evalua performanta de mediu a activitatii auditate si pentru a se stabili
daca:
- respecta standardele, regulamentele, obiectivele si tintele;
- sistemul existent de gestionare a responsabilitatilor de mediu este eficient si
adecvat.

Printre altele trebuie folosite controale prin sondaj pentru verificarea respectarii acestor
criterii si pentru a determina eficacitatea intregului sistem de management.

Starea de fapt stabilită în timpul auditului se numeşte constatare a auditului. De regulă,

constatarea auditului este susţinută de o dovadă obiectivă (un document, o înregistrare,
etc):
 Constatare stabilită prin chestionare – Şeful Compartimentului Proiectare
confirmă respectarea procedurii referitoare la elaborarea programului de proiectare.
 Constatare stabilită prin analiza documentelor – Nu este reglementat în
procedura „Proiectare şi dezvoltare” care sunt participanţii interni la verificarea
proiectului.
 Constatare stabilită prin observarea activităţilor – Procesul de betonare se
realizează conform procedurii tehnice de execuţie.
 Constatare stabilită prin examinare – lotul de aprovizionare nr….. nu a fost
verificat de comisia de recepţie, ex NIR nr …. din data….

CHESTIONARUL DE AUDIT – se completeaza de auditorul sef in sedinta intermediara

care precede sedinta de inchidere, functie de constatarile auditului.

 Raportarea constatarilor si concluziilor auditului

La sfarsitul auditului de certificare, auditorul şef trebuie sa intocmeasca un raport de audit

scris, a carui forma si continut trebuie sa asigure o prezentare integrala si oficiala a tuturor
constatarilor si concluziilor auditului. Constatarile si concluziile auditului sunt comunicate
oficial conducerii la cel mai inalt nivel.
Obiectivele fundamentale ale unui raport de audit scris sunt:
 sustinerea prin documente a scopului auditului;
 situatia conformarii la politica organizatiei si progresul organizatiei in domeniul
certificat;
 furnizarea de informatii conducerii despre eficacitatea si acuratetea masurilor de
monitorizare a impactului de mediu al organizatiei, a riscurilor de accidentare şi
îmbolnăvie profesională, a controlului pericolelor la siguranţa alimentului, la
gestiunea informaţională a datelor etc.;
 sustinerea prin documente a necesitatii actiunilor corective, dupa caz.

4
 In timpul La sfarsitul auditului
La inceputul auditului
auditului

Cunoscute
auditorului
Necunoscute
auditorului

Figura 9 Evolutia nivelului de informare in timpul auditului

RAPORTUL DE NECONFORMITATE si RAPORTUL DE OBSERVATII sunt completate de

auditorul sef, la finele auditului Etapa 2, si copia lor este predata clientului, la sedinta de
inchidere.

Echipa de audit trebuie să aloce eventualele neconformităţi şi observaţii clauzelor şi sub-

clauzelor care sunt cele mai relevante pentru situaţiile detectate. Este deosebit de
important să se prezinte dovezi obiective şi ca organizaţia auditată să înţeleagă pe deplin
ceea ce trebuie să fie corectat sau îmbunătăţit.

RAPORTUL DE AUDIT (continand rezultatele Auditului Etapa 2) poate fi predat de

auditorul sef clientului, pe loc, in copie, la sedinta de inchidere sau in termen de 7 ZILE de
la data sedintei de inchidere.

Nota: Corectiile, cauzele neconformitatilor actiuni corective se completeaza de organizatie, in

termen de 1 LUNA de la primirea Raportului de audit; Corectiile, cauzele neconformitatilor, actiunile corective
sunt acceptate/ returnate pentru refacere si reacceptate de auditorul sef in termen de 7 ZILE de la data
primirii Raportului de audit completat de organizatie.

Un Raport de audit va conţine informaţii referitoare la:

 numărul Planului de audit;
 activitatea sau procesul auditat
 perioada auditului
 tipul auditului (certificare, supraveghere, recertificare)
 componenta echipei de audit
 criteriile de audit (documente de referinta)
 persoanele contactate
 observatiile echipei de audit: puncte tari, axe de imbunatatire
 opinia echipei privind măsura în care entitatea organizatorică auditată îndeplineşte
cerinţele standardului adoptat şi ale documentaţiei respective;
 concluziile auditului (eficacitatea si conformitatea sistemului auditat, punctele tari,
axele de imbunatatire, neconformitatile auditului)
 lista de difuzare a raportului

Raportul de audit are drept scop maximizarea implicării top managementului prin:
 Reliefarea progresului demonstrat de organizaţie prin conformarea la politicile şi
obiectivele stabilite;
 Identificarea posibilităţilor / domeniilor de îmbunătăţire detectate în cursul auditului;
 Prezentarea aspectelor pozitive şi a îmbunătăţirilor aduse:
 nevoilor proprii ale organizaţiei,
 aşteptărilor clientului,
 asteptarilor institutiilor legale / reglementare,

5
  Identificarea situaţiilor în care este necesara implicarea sau acţiunea directa a
managementului de varf.

 Clasificarea neconformităţilor

Neconformitate majora (neindeplinirea unei cerinte din standardul de referinta, care nu

este acceptata ca excludere)
Neconformitate minora (neindeplinirea partiala a unei cerinte din standardul de referinta)

!! Mai multe neconformitati minore care se adreseaza aceeasi cerinte sau care se
adreseaza cerintelor cheie ale functionarii proceselor cheie, pot conduce la o
neconformitate majora.

!! Neconformitatile majore conduc la neacordarea certificatului, in cazul auditurilor

de certificare/ reinnoire/ extindere/ restrangere. Neconformitatile majore conduc la
suspendarea certificatului in auditurile de supraveghere. In aceste cazuri se initiaza
un audit de urmarire, pentru verificarea inlaturarii lor.

!! Neefectuarea acţiunilor care privesc oportunităţi de îmbunătăţire nu constituie un

motiv de a fi înregistrată ca neconformitate sau / şi observaţie.

SINTEZA AUDITULUI (continand comentariile auditorul sef privind Auditul Etapa 2 si

recomandarea de acordare/ mentinere a certificatului), se intocmeste de auditorul sef dupa
primirea Raportului de audit completat de client.

 Incheierea auditului

Procesul de audit se incheie cu pregatirea si implementarea unui plan adecvat de actiuni

corective. Se instituie mecanisme functionale corespunzatoare care sa asigure urmarirea
rezultatelor auditului.

Sedinta de inchidere:
 Explicarea atingerii obiectivelor auditului;
 Prezidata de Auditorul Sef
 Participanti: responsabilii proceselor auditate
 Inregistrarea participantilor (pentru oragnizatiile mari)
 Sublinierea caracterului de eşantionare a evaluărilor şi examinărilor;
 Prezentarea neconformitatilor si concluziilor auditului
 Indicarea axelor de imbunatatire posibile
 Furnizarea elemenetelor de apreciere a eficacitatii sistemului auditat
 Definirea actiunilor corective si responsabilitatile pentru urmarire
 Convenirea termenelor pentru acţiunile corective şi modalităţile de verificare a
acestora.

 Frecventa auditurilor

- auditul de certificare
- Audituri anuale de supraveghere
- Audituri de reinnoire, la fiecare 3 ani,
- auditurile de extindere/ restrangere al domeniului de activitate

 Documentele de certificare1
1
Detalierea continutului acestora este facuta mai sus.
6
Documentele de certificare se predau in termen de 40 zile la organismul de certificare
(luând în considerare dreptul auditatului de a stabili corect acţiunile corective pentru
închiderea eficace a neconformiţăţilor identificate cu ocazia auditului de certificare).
Documentele de certificare constau în :
- raportul de analiza documentelor
- Planul de audit
- Raport de audit
- Chestionarul de audit
- Sinteza auditului

Auditul de urmarire are loc in termen de maxim 6 luni de la data terminarii auditului de
certificare/ reinnoire/ extindere/ restrangere/ supraveghere, si are ca scop verificarea
identificarii de catre organizatie a cauzelor neconformitatilor si verificarea implementarii
actiunilor corective/ preventive pentru neconformitatile majore constatate (printr-o vizita pe
teren sau verificare documentara). Daca neconformitatile mentionate nu s-au rezolvat in
aceasta perioada (6 luni), se reface auditul initial, la o data ulterioara, convenita cu clientul.

 Certificarea unui SMI (calitate - mediu-sănătatea şi securitatea în muncă).

Studiu de caz

Descrierea domeniului de certificat, precum şi nr. de personal: 20:

Comercializare de reactivi pentru diagnostic. Comert cu reactivi, material sanitar, sticlarie,

consumabile de laborator si produse gospodsaresti, instrumentar si ustensile, seruri si
medii de cultura, etaloane (standarde, materiale de referinta certificate), KIT-uri Elisa,
produse biologice, vaccinuri, truse pentru uz veterinar, accesorii, echipamente, aparatura
de laborator, antigene, microcomprimate de antibiotice, dezinfectanti, kituri si reactivi de
laborator de biologie moleculara, echipamente si sisteme de protectia muncii, transport
rutier de marfuri.

Durata auditului, după grila ISO de alocare a nr. de zile de audit, în funcţie de nr. de
persoane angajate permanent:
 2 zile preaudit (1 zi preaudit mediu, 1 zi preaudit SSM)
 4 zile audit (calitate, mediu, SSM)

Costurile de certificare2 se percep diferenţiat în funcţie de organismul de certificare.

Orientativ, se plătesc:
 Iniţierea auditului (stabilirea echipei de audit şi anunţarea auditorului şef, analiza
documentaţiei) minim 250 Euro + TVA
 Preauditul de certificare - constă în verificarea conformităţii cu legislaţia - 150 Euro +
TVA/zi de audit
 Auditul propriu-zis şi elaborarea documentelor de audit (plan, raport de observaţii la
documentaţie, raport de audit,chestiona/lista verificare audit) – intre 150 si 300 Euro +
TVA/zi de audit
 Eliberarea certificatului - 250 Euro + TVA
 Auditurile de supraveghere anuală - 150 Euro + TVA/zi de audit
 Taxa de redevenţă anuală (dreptul de utilizare a mărcii certificatorului) - 300 Euro +
TVA/zi de audit

Documentele necesare iniţierii auditului:

1. contractul de certificare

2
Costurile de certificare afisate sunt orientative si sut relationate cu momentul scrierii prezentului curs
7
2. chestionarele de evaluare preliminară (calitate, mediu, SSM) completate de beneficiar
3. documentaţia SMI (manualul de management integrat, procedurile de sistem obligatoriu
cerute de standardele aplicabile)
4. autorizaţia de mediu
5. autorizaţia de deţinere şi transport pentru precursori
6. declaraţia pe propria răspundere referitoare la SSM
7. programul de management de mediu
8. programul de management SSM
9. lista aspectelor de mediu semnificative
10. sinteza evaluării de risc (accidentare şi îmbolnăvire profesională)
11. politica în domeniul calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii în muncă
12. organigrama

Neconformităţile minore identificate în cadrul auditului de certificare s-au referit la:

 5.4 Absenţa unor obiective specifice pe funcţii şi niveluri relevante
 4.3.1 Neidentificarea aspectelor de mediu pe procese, ci numai global pe organizaţie
 4.4.7 Absenţa dovezilor referitoare la testarea planurilor pntru situaţii de urgenţă şi
capacitate de răspuns