Tema proiectului nostru VEOnboarder face referire la integrarea mai ușoară a noilor

angajați în cadrul companiei VEO, cu susținerea angajaților existenți în firmă.

Obiectivul general al proiectului este acela de a încuraja și sprijini punerea în aplicare a

”mentoratului” între angajați, și, în acest fel, de a contribui la progresul profesional al acestora.

În cele ce urmează dorim să analizăm un proiect demarat de către departamentul de

resurse umane, prezentând activitățile și toate aspectele pe care le-am putut observa în derularea
lui.

Veo WorldWide este una din multinaționalele românești care are o dezvoltare
impresionantă și este în continuă creștere. În momentul de față compania are peste 800 de
angajați, având 12 sedii și fiind prezentă în 7 țări.

Fiind o companie înființată în 2006 multe din lucrurile aplicate în momentul de față au
fost învățate pe parcurs. Veo este un furnizor de servicii B2B, deci marea majoritatea a
angajaților o reprezintă populația comercială, oameni dinamici, în primul rând foarte
extrovertiți care au caractere puternice fiind niște buni negociatori. În acest context nu este ușor
să găsești ,”omul potrivit la locul potrivit” și de aceea Veo se bazează în selectarea oamenilor
pe niște valori bine definite: transparență, solidaritate, perfecționare continuă, implicare și
competență pentru a identifica cu success viitori colaboratori, dar și de a motiva oamenii să
rămână în companie și de a lucra sub presiunea unui obiectiv de îndeplinit.

Pe lângă populația comercială, restul angajaților sunt preponderenți contabili, ei

reprezentând totuși o parte importantă a domeniului de activitate a firmei. Însă ca și
caracteristică dominantă printre aceștia, pe lângă inteligența nativă și pasiunea pentru cifre ei
sunt niște oameni introvertiți.

Un rol important în cadrul companiei îl are departamentul de resurse umane atât datorită
activității lor cât și a numărului angajați în cadrul acestui departament. Astfel, departamentul
de resurse umane este organizat în: mai multe echipe care sunt împărțite în funcție de misiunile
pe care le au acestea.

 O echipă de sourcing care caută prin site propriu, Facebook, LinkedIn, site-uri
specializate, CV-uri depuse, bază de date proprie și recomandări și contactează
telefonic posibili candidați pentru a-i programa la evenimentele de recrutare;
 O altă echipă care se ocupă doar cu pregătirea noilor angajați care au fost selectați în
urma evenimentului de recrutare;
 O echipă care se ocupă cu organizarea si desfășurarea evenimentelor interne din cadrul
companiei

De menționat că în fiecare sediu există un specialist de resurse umane propriu. Spre

exemplu, se ocupă de zilele tematice, acordarea cardurilor de valori, exit interviul, etc.
 Compania are dezvoltat intern o echipă mare de resurse umane, care nu se ocupă doar
de partea de recrutare și alte aspecte administrative, ci și de partea de comunicare internă și vin
cu activități și proiecte care vin în ajutorul angajaților. Toate acestea vin să se contureze în jurul
viziunii: happy clients, happy people at work si happy business, ele fiind legate și
interdependente unele de altele.

Angajații lucrează în echipe de 5-7 membri, fiecare dintre ei având câte un manager de
echipă achiziții.

Multe activități de bază din domeniul resurselor umane cad în atribuțiile managerilor de
echipă(team-leader) și a seniorilor din echipele acestora.

Managerul de echipă are următoarele responsabilități:

 Recrutarea directă. În cazul în care prin formula de recrutare clasică ( acele

evenimentele de recrutare a companiei) nu se găsesc oameni pentru ocuparea posturilor
vacante, cade în sarcina managerului să-și găsească personalul necesar. Prin colaborarea
cu departamentul de HR care îi va pune la dispoziție CV-urile ”atrăgătoare” acesta va
intervieva și selecta potențialii candidați.
 Formarea noilor angajați. Acesta va creea planul de formare și planul de acțiune pentru
noii angajați și îi va pune în grija unui senior pentru mentorat și îi va superviza și
îndruma activitatea zilnică a acestora.
 Evaluarea angajaților. Managerul este responsabil să realizeze evaluările lunare și
trimestriale. În cadrul firmei se urmăresc două axe de evaluare, performanța și
implicarea. Managerul va avea în vedere aceste două aspecte în cadrul evaluărilor sale
pe care le va prezenta ulterior și angajaților și va discuta pe baz lor posibilitățile de
dezvoltare personală și evoluție în cadrul companiei.
 Motivarea angajaților. În cadrul proiectelor pe care lucrează managerii trebuie să se
întâlnească și să realizeze o serie de challange-uri care pot să aducă o serie de
recompense angajaților. Ele au ca obiectiv creșterea productivității angajaților, iar
managerii sunt responsabili de animarea ”întrecerii între angajați”.
 Medierea conflictelor. Managerii de primă linie sunt direct responsabili de identificarea
și aplanarea conflictelor între membrii echipei lui.
 Participarea la evenimente de recrutare. Având în vedere experiența acestora, aceștia
participă la evenimentele de recrutare în calitate de evaluatori chiar dacă n-au poziții
libere în echipele lor.

Seniorii au următoarele responsabilități:

  Formarea noilor angajați. Acesta este un model de urmat și un punct de reper pentru
noii angajați, atât din punctul de vedere al comportamentului organizațional cât și al
aplicării valorilor companiei. Totodată, aceștia sunt responsabili cu pregătirea noilor
angajați cu privire la învățarea programelor de lucru, procedurilor și a tuturor
activităților zilnice.
 Motivarea angajaților. Seniorii trebuie să se implice în animarea challange-urilor lansate
de către manageri și motivarea noilor angajați în participarea în această competiție
internă.
 Integrarea noilor angajați. Împreună cu departamentul de resurse umane aceștia sunt
responsabili de noii veniți din cadrul organizației pentru ai ajuta pe aceștia să se
acomodeze căt mai ușor și pentru a-i insufla valorile companiei.
 Evaluările lingvistice. În cadrul evenimentelor de recrutare, seniorii de echipă sunt
desemnați pentru evaluarea candidaților din punct de vedere lingvistic.

Seniorii sunt angajați care de obicei au o vechime mai mare de doi ani în cadrul
companiei. În medie, în cadrul companiei cam aceasta este perioada necesară unui angajat să
ajungă la o autonomie deplină pe poziția sa și să-și eficientizeze timpul de muncă. Astfel,
compania vine în motivarea acestora prin oferirea de noi oportunități de dezvoltare. Astfel,
seniorii au oportunitatea de a se face remarcați prin implicarea și feedback-ul oferit cu privire
la noii candiați și angajați bazată pe experiența proprie. Aceste atribuții/responsabilități
suplimentare li se acordă fiecărui senior în parte pe rând, în funcție de disponibilitatea acestora,
dar și de axa pe care vor să se evolueze. Îndeplinirea atribuțiilor este urmărită îndeaproape de
catre managerul direct și evaluate în mod constant împreună cu seniorul pentru a vedea dacă
ele se pretează și dacă le poate desfășura la o performanță înaltă. Dacă seniorii consideră că s-
ar descurca mai bine pe alte activități, precum cele mențonate mai sus, acestea pot fi schimbate
tocmai în vederea îndeplinirii cât mai eficiente a activităților. Putem constata astfel că
responsabilitățile legate de sfera resurselor umane atribuite seniorilor aduc în general rezultate
de calitate de care sunt mulțumiți atât ei cât și compania.

Una din cele mai importante atribuții ale managerilor de echipă constă în evaluarea
subordonaților lui. Putem afirma faptul că nu este o sarcină ușoară (acesta evaluând în funcție
de performanță și implicare), deoarece poate apărea subiectivismul cu privirea implicarea
angajaților prin prisma viziunii sale. Măsura pentru a evita asemenea derapaje este consultarea
tuturor managerilor de pe proiect în realizarea evaluării trimestriale pentru a ajunge la o
evaluare cât mai corectă. Chiar dacă managerii trebuie să-și animeze echipele în diverse situații,
depinde foarte mult de caracterul și personalitatea fiecărui manager în parte. Motivația
angajaților presupune o muncă foarte grea din partea managerilor deoarece aceștia trebuie să-
și cunoască foarte bine echipa, să identifice în permanență nevoile angajaților pentru a obține
rezultatatele dorite. Așadar, ținând cont de faptul că în marea majoritate a acțiunilor importante
și activităților ce îi implică pe manageri sunt realizate în colaborare cu ceilalți manageri,
deciziile și rezultatele sunt calitative.

În continuare dorim să prezentăm una din practicile de resurse umane desfășurate ca

un proiect de avengură în cadrul companiei.
 VEOnboarder face referire la contribuția angajaților existenți ai companiilor în vederea
integrării mai ușoară a noilor veniți în organizație, aceștia oferindu-le suport și ghidaj în timpul
și după perioada de integrare. În acest sens, aceștia vor fi acel prieten la nevoie.

Obiectivul general al proiectului este acela de a încuraja și sprijini punerea în aplicare a

”mentoratului” între angajați, și, în acest fel, de a contribui la progresul profesional al acestora.

Practic acest tutore încredințat noilor angajați este o persoană capabilă să identifice
proactiv și să soluționeze eventualele inconveniente și bariere care pot interveni în procesul de
integrare al noilor angajați. Astfel, aceștia devin autonomi într-un timp mult mai scurt decât în
mod obișnuit.

Considerăm că implementarea unui astfel de proiect contribuie extrem de mult la buna

perpetuarea exemplelor de bună practică în cadrul organizației, ajutând în același timp și
departamentul de resurse umane să identifice mult mai ușor punctele de interes/preocupare în
procesul de integrare a noilor veniți și nu în ultimul rând, să găsească soluții pentru a îmbunătăți
mediul de lucru și să rețină angajații pe o perioadă îndelungată.

Cu alte cuvinte, prezenţa unui tutore/prieten în organizație este deosbit de importantă

pentru cei care se găsesc la începutul vieţii profesionale. Companiile din toate categoriile ar
trebui să ştie că această practică reprezintă instrument puternic care încurajează creşterea
profesională a angajaţilor şi ajută la formarea tinerelor talente care vor fi ”oamenii cheie de
mâine”.

Știm cu toții că primele săptămâni la un job nou pot fi prilej de stres și singurătate.
Angajatul nou nu cunoaște pe nimeni, mediul de lucru îi este nafamiliar, la fel și procesele și
regulile generale. Senzația de vertigo e la fiecare pas. Sa aibă pe cineva alături în procesul de
integrare îi poate fi un ajutor real.

Din aceeast motiv consideram oportun implementarea unui astfel de concept/proiect in

orice companie mare.

Avem convingerea că alocarea unui VEOnboarder pentru un nou membru al echipei

poate să facă diferență pentru succesul integrării acestuia.
 Pentru noul recrut, VEOnboarderul este acea figură prietenoasă catre care știe că se
poate îndrepta pentru spijin în înțelegerea mersului lucrurilor și pentru răspunsuri la întrebările
pe care le are. Îl poate ajuta să își ocupe noul rol mai repede, iar probabilitatea de a se simți
izolat și fără spijin este redusă.

Am definit rolul de VEOnboarder cu gândul că acesta ar trebui să încurajeze noul

angajat să își exprime gândurile și îngrijorările, astfel identificând eventuale provocări și
ajutând noul colaborator să le depășească.

VEOnboarderul trebuie să fie cineva care lucrează în proximitatea noului venit (ideal ar
fi pe același etaj), astfel încât să fie disponibil atunci când apar întrebări. În același timp,
VEOnboarderul trebuie să fie în măsură să înțeleagă activitatea noului angajat – deși nu va avea
ca misiune să ofere sprijin direct pentru job, ar trebui să înțeleagă cu ce se confruntă.

Atunci când un nou angajat începe la VEO, vrea să învețe cât mai repede ”cum se petrec
lucrurile pe aici”: poate fi vorba despre informații despre organizație sau lucruri specifice
despre cum își poate face bine treaba.

Una dintre modalitățile prin care integrarea sa poate fi mai facilă este să primească spijin
și ghidaj în perioada de început. Tutoratul îi poate oferi noului recrut imaginea de ansamblu
asupra mediului VEO, informații din interior sau reguli și convenții informale care se pot dovedi
cruciale pentru succesul integrării sale. Aria tutoriatului nu se suprapune cu aspectele
procedurale sau operaționale, care sunt în responsabilitatea managerului direct.

VEOnboarder poate fi responsabil pentru angajatul alocat pe toată perioada de integrare,

cu următoarele scopuri și obicetive:

Primul contact – este responsabil pentru a contacta și a întâlni recrutul cât mai devreme
posibil. HR Departamentul de resurse umane va intermedia întâlnirea pe parcursul sesiunii de
Induction săptămânal pentru noii angajați.. După ce contactul inițial a fost realizat,
VEOnboarderul va urmări un program recomandat pentru interacțiunile cu acesta.

Încredere și confidențialitate – VEOnboarder trebuie să comunice deschis în spiritul

încrederii și confidențialității, astfel încât noul venit sa se simtă comfortabil și în siguranță când
adrsează întrebări și ridică problematici.

Ghidează – VEOnboarderul trebuie sa ofere informații despre politicile generale și

procedurile existente, ghidându-l pe acesta prin normele și cultura companiei.

Intermediază prezentări – în perioada de orientare, VEOnboarderul trebuie să se asigure

că recrutul a avut parte de turul sediului ( cu persoana responsabilă) și să îl prezinte colegilor
cu care are contact în mod informal, ajutând la stabilirea și construirea de legători cu colegii.

Răspunde la întrebări – nu în ultimul rând, VEOnboarderul trebuie să fie persoana la

care noul angajat poate apela pentru orice întrebări, fie ele de rutină, generale sau specifice
funcției, în acest sens VEOnboarderul trebuie să știe să îl potă direcționa pe acesta către resursa
sau persoana potrivită când este necesar.
 Desigur și modalitățile prin care care VEOnboarderul poate sprijini integrarea noului
coleg sunt foarte importate.

Oferă (creează) oportunități de interacțiune cu celelalte echipe din site. În acest mod,
are ocazia să relaționeze cu alți colegi și să afle despre interdependențele dintre ariile de
business. Această parte trebuie făcută într-o manieră cât mai naturală;

Promovează valorile, regulile și cultura VEO oferind exemple din viața reală, încurajând
implicarea noului angajat în evenimentele VEO și acționând în permanență în spiritul valorilor;

Organizează regulat (cel puțin o dată pe săptămână) o interacțiune față în față pentru a
discuta evoluția și nevoile imediate ale noului venit – de exemplu, job, dezvoltarea
competențelor, dinamica echipei și incluziune. Stabilește zonele pentru care este necesară
asistența adițională și oferă sprijin sau identifică cine l-ar putea oferi;

Face contacte regulate și discuții informale ( la telefon sau față în față) pentru a afla cum
se descurcă noul coleg;

Dacă noul coleg s-a mutat din alt oraș, îi oferă informații utile: restaurante, locuri de
shopping și de relaxare etc.

Afișează o atitudine deschisă și prietenoasă față de noul coleg pentru a-l încuraja să
ceară ajutor sau sprijin cu privire la orice aspect care l-ar putea ajuta sa facă o treabă excelentă
sau să se integreze mai repede;

Procesează, categorisește și pune în context informațiile strânse de la noii anajați pentru

a obține oportunități de dezvoltare și alerte specifice, verificate și care pot fi implementate;

Colaborează cu HR, manageri superiori angajat sau alți parteneri de business relevanți
pentru a facilita implementarea și/sau pentru a elimina alertele: de exemplu, o alertă despre
purtarea neconformă a managerului direct trebuie raportată către HR pentru verificare și pentru
escaladare către managerul superior sau comitetul relevant.

În cele ce urmează dorim să prezentăm cum s-ar desfășura treptat activitatea și

comunicarea între cei doi angajați, fiind un mini ghid sau putând să-l numim un plan de acțiune.

Ca VEOnboarder alocat unui nou angajat, se prezinta un rol important în succesul

integrării sale în VEO.

În prima zi a noului coleg

În primul rând, VEOnboarderul se întâlnește cu novicele în ziua de introducere, imediat

după General Induction din prima parte a zilei.

În al doilea rând, VEOnboarderul trebuie să încerce să afle cât mi multe despre

noul său coleg, spunând câteva lucruri despre el. De exemplu, să-i spună de cât timp este la
VEO, jobul actual, departamentul în care lucrează, etc. Confirmă planul de a se întâlni în cursul
acelei săptămâni cu noul venit și să-i ofere datele sale de contact.

În prima săptămână

Aici, lucrurile deja iau contur. Aceștia vor lua prânzul împreună în timp ce împărtășesc
informații mai detaliate, cum ar fi: de cât timp este VEOnboarderul în companie; cum a fost
când a început, ce rol are, care îi sunt hobby-urile sale etc, în timp ce află despre istoricul noului
său coleg și ce îl interesează.

După toate acestea, aceștia stabilesc un ”contract” informal prin care clarifică așteptările
pe care le au unul de la celălalt;

Imediat ce se clarifică acest aspect, aceștia vor face cunoștință și voi interacționa cu alți
colegi.

Pe parcursul următoarei luni

VEOnboarderul planifică din timp, stabilindu-și întâlnirile pentru luna respectivă,

întâlnindu-se cu colegul nou la cafea sau la prânz.

VEOnborderul va discuta periodic cu colegul său în întâlnirile programate pentru a

vedea cum evoluează lucrurile și dacă acesta are întrebări.

VEOnboarderul va continua să prezinte noul coleg altor persoane atunci când aceștia se
vor afla împreună.

Întradevăr, un VEOnboarder trebuie să știe destul de bine lucrurile și detaliile din

companie, însă nu treuie să se preocupe în a se pozițona ca ”expert” sau să se gândească că
trebuie să știe toate răspunsurile. Cel mai semnificant lucru, în cele din urmă, pentru noul său
coleg este experiența sa VEO.

Indiferent cât de mut semănăm noi oamenii, fiecare dintre noi preferă un anumit
stil de comunicare. Astfel, aceștia vor vorbi despre preferințele fiecăruia, s-ar putea ca noul
venit să aibă un stil diferit față de alții.

Un VEOnboarder trebuie să recunoască că este nevoie de timp pentru a dezvolta o

relație. Consider că acesta trebuie să aibă răbdare, să fie pozitiv mai mereu și să-și ofere
sprijinul. Toate aceste lucruri se desfășoară pe o perioadă destul de îndelungată, nu trebuie ca
acesta sa încerce și nici să se aștepte să rezolve totul într-o perioadă scurtă de timp. Acesta
trebuie să fie o persoană cât mai deschisă și să nu judece.

Un ultim sfat, dar care este foarte important, este acela de a-și păstra confidențialitatea.
Este o linie subțire între bârfă și feedback constructiv, iar arta din rolul său constă în a le
distinge, direcționând către departamentul de resurse umane faptele și feedback-urile
constructive, în același timp spijinând noul angajat să se remonteze când este vorba de percepții
subiective.
4. Concluzii – sinteză a informaţiilor de mai sus şi prezentarea unor eventuale recomandări.

Multe dintre activitățile managementului resurselor umane sunt direct legate de

productivitatea individuală. Plata și sistemele de evaluare a resurselor umane, instruirea și
perfecționare sunt determinate direct de productivitate angajatului.

După luarea deciziei de angajare, un alt pas important este integrarea. Noul angajat trebuie
informat, ajutat și urmărit, în ideea de a ajunge mai repede la nivelul de performanță dorit și
de a avea mai puține pierderi datorate gafelor și rebuturilor din această perioadă. Practica de a
lăsa angajatul să se descurce pe cont propriu, este păguboasă pentru organizație, și din acest
motiv am creat programul VEOnboarder.

Integrarea noilor veniți poate fi scumpă dacă este lăsată la voia întâmplării. Studiile arată că
un nou-venit atinge productivitatea dorită în 3 luni dacă este aplicat un program coerent de
integrare, și 6-8 luni dacă este lăsat să se descurce singur, scrie Johns G. (1988). Chiar având
experiență în același tip de muncă, adaptarea la noua organizațieși la cultura ei este foarte
importantă.

Cei care se așteaptă la rezultate imediate și sigure în procesul de integrare, mai ales în planul
relațiilor umane, numai pe baza aducerii la cunoștința noului angajat a unor informații sau
principii de comportament, vor fi dezamăgiți. Cunoașterea noilor angajați cere timp, iar
integrarea lor va depinde de o serie de factori care vizează motivația, comportamentul,
relațiile interpersonale, performanța în muncă.

Forțarea ritmului de integrare profesioanlă poate duce la comiterea unor greșeli cu efecte
negative asupra rezultatelor firmei. Pentru a evita stresul și senzația traumatizantă a acestei
presiuni bruște asupra noilor recrutați, programul VEOnboarder oferă un sistem de îndrumare
a noului angajat de către un angajat cu experiență, dar cu aceeași pregătire. De asemenea, se
urmărește și armonizarea cât mai efectivă a aspirațiilor noilor angajați cu necesitățile
organizației, oferind acestora timpul necesar pentru o bună cunoaștere, atât a funcției ocupate,
cât și a afacerii.