Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos

Cristea

Capitolul 2
Noile tehnologii ale informaţiei - suport pentru
activitatea de management a firmelor

2.1. Conceptul de sistem informaţional de management

2.2. Sistemul Informatic de Management
2.2.1. Definiţia Sistemului Informatic de Management
2.2.2. Funcţiile Sistemului Informatic de Management
2.2. Evoluţia sistemelor informaţionale din cadrul firmelor
2.4. Funcţiile suport ale noilor tehnologii ale informaţiei în cadrul
firmelor
2.4.1. Noile tehnologii ale informaţiei, suport al operaţiunilor
de afaceri internaţionale
2.4.2. Tehnologia informaţiei suport al luării deciziilor privind
restructurarea proceselor de afaceri
2.4.2. Rolul tehnologiei informaţiei în crearea flexibilităţii
organizaţionale şi a unor noi tipuri de organizaţii
2.4.4. Tehnologia informaţiei suport al obţinerii avantajului
strategic

58
Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos
Cristea

Capitolul 2
Noile tehnologii ale informaţiei - suport pentru
activitatea de management a firmelor

2.1. Conceptul de sistem informaţional de management

Pentru a înţelege noţiunea de sistem informatic managerial,
trebuie mai întâi prezentat conceptul de sistem informaţional de
management.
Aşa după cum s-a putut vedea si in capitolul nr. 2, un sistem
informaţional de management este format din totalitatea datelor,
informaţiilor, fluxurilor şi circuitelor informaţionale, precum şi din
metodele de tratare şi prelucrare a cestor informaţii în vederea
realizării obiectivelor unei organizaţii.
Prin sistem informaţional de management se asigură legătura
între sistemul de conducere (de management) şi sistemul executiv, în
dublu sens: prin transmiterea deciziilor de la sistemul de management
la sistemul executiv „de sus în jos” şi prin transmiterea informaţiilor
în sens invers, de la sistemul executiv la cel de management „de jos în
sus”.
Se observă astfel că toate cele trei sisteme sunt sisteme
deschise în sensul că datele pot intra şi ieşi în mod liber. În cazul
sistemului de management, intrările se prezintă sub forma
obiectivelor ce trebuie îndeplinite, iar ieşirile sub forma rezultatelor
obţinute. În cazul sistemului informaţional, intrările sunt
reprezentate de informaţiile primare iar ieşirile de informaţiile
prelucrate de acest sistem. La sistemul executiv, intrările sunt
reprezentate de resursele se toate tipurile (materiale financiare,
umane), iar ieşirile de bunurile sau serviciile firmei. (a se vedea figura
nr. 2.1.)
Informaţiile provin în principal din trei surse, care sunt de fapt
trei subsisteme ale sistemului informaţional: subsistemul
înregistrărilor interne, subsistemul de supraveghere al pieţei şi
subsistemul cercetărilor de marketing.

59
Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos
Cristea

SISTEMUL DE
MANAGEMENT
• previziuni de marketing;
OBIECTIVE • luarea deciziilor de DECIZII
marketing;
• coordonarea activităţilor de
marketing;
• control-evaluare.

Informaţii
Decizii

SISTEMUL
INFORMAŢIONAL
• culegerea informaţiilor din
INFORMAŢII micromediu şi macromediu; INFORMAŢII
PRIMARE • preluare informaţii; PRELUCRATE
• stocare informaţii;
• transmitere informaţii.
Informaţii
Decizii

SISTEMUL EXECUTIV
RESURSE • desfăşurarea activităţilor REZULTATE
operaţionale

Figura nr. 2.1.- Rolul sistemului informaţional în cadrul unui compartiment

Subsistemul înregistrărilor interne1 include rapoarte asupra

comenzilor, vânzărilor, preţurilor, stocurilor, facturilor de plată şi de
1
Ph. Kotler – „Managementul marketingului”, Editura Teora 1999;
60
Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos
Cristea

încasat, etc. Pe baza informaţiilor prezente în cadrul acestor rapoarte,

managerii pot identifica punctele forte şi punctele slabe ale firmei,
oportunităţile sau ameninţările provenite din mediul de marketing în
care firma operează. Rapiditatea cu care aceste informaţii circulă între
compartimentele unei firme reprezintă un factor cheie de succes.
Subsistemul de supraveghere al pieţei2 reprezintă un set de
procedee şi surse prin care persoanele de conducere obţin informaţii
zilnice referitoare la evoluţiile relevante ale mediului extern al firmei.
Unele firme şi-au creat propriile centre informaţionale care colectează
şi distribuie informaţiile către toate compartimentele şi nivelurile
ierarhice ale firmei.
Subsistemul cercetărilor de marketing3 ca obiect culegerea,
analizarea şi reportarea sistematică a datelor şi concluziilor referitoare
la diferitele situaţii cu care o firmă se confruntă pe piaţă.
Cercetările de marketing sunt realizate în cadrul firmelor mici
şi mijlocii de către proprii angajaţi, în timp ce firmele mari apelează
de obicei la firme de consultanţă specializate în cercetări de
marketing. În mod obişnuit, bugetele alocate cercetărilor de marketing
reprezintă între 1% şi 5% din valoarea vânzărilor realizate de o firmă,
deci procent din cifra de afaceri a firmei.

2.2. Sistemul informatic de Management

2.2.1. Definiţia Sistemului Informatic de Management

Sistemul informatic este de fapt sistemul informaţional

informatizat. Între sistemul informaţional şi sistemul informatic din
cadrul unui compartiment de marketing există un raport de
apartenenţă, prin care ultimul este o parte a primului şi un raport de
coordonare cu partea sistemului informaţional rămasă neinformatizată.
Cu alte cuvinte, raportul sistemului informatic – sistem informaţional
este de la parte la întreg.

2
Ph. Kotler – „Managementul marketingului”, Editura Teora 1999;
3
Ph. Kotler – „Managementul marketingului”, Editura Teora 1999;
61
Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos
Cristea

Un sistem informatic poate fi definit ca fiind o combinaţie

organizată de echipamente hardware, pachete software, resurse
brainware (persoane care implementează şi care utilizează
sistemul informatic), reţele de calculatoare şi comunicaţii care au
rolul de a colecta, prelucra, transmite, şi distribui informaţiile în
format electronic.
La nivel operaţional, sistemul informatic este format din punct
de vedere fizic din reţele de calculatoare instalate în cadrul
departamentului şi din punct de vedere logic din baze de date şi
cunoştinţe, manipulate prin intermediul unor sisteme de gestiune a
bazelor de date şi cunoştinţelor.

2.2.2. Functiile Sistemului Informatic de Management

Un sistemul informatic are ca principale funcţii:

a) generarea de informaţii în format electronic;
b) stocarea de informaţii în baze de date create cu ajutorul
sistemelor de gestiune a bazelor de date (SGBD-urile); capacitatea de
stocare a informaţiei şi viteza de acces la date constituie criterii de
apreciere a performanţelor unui sistem informatic;
c) prelucrarea informaţiilor care se referă la operaţiuni precum:
conversia informaţiilor din formă analogică în formă digitală şi invers;
crearea şi încărcarea bazelor de date; actualizarea bazelor de date
(„update”) ce presupune ştergerea informaţiilor devenite inutile şi
introducerea de informaţii de ultimă oră care să satisfacă nevoile
utilizatorilor sistemului informatic; interogarea bazelor de date, care
echivalentă cu selectarea anumitor informaţii pe baza unor criterii; în
acest caz, limbajul SQL (“Structured Querry Language”) este cel mai
cunoscut limbaj de interogare a băncilor de date.
d) comunicare, care asigură transferul informaţiilor în cadrul
reţelei de calculatoare şi/sau între calculatoare şi reţele de
telecomunicaţii. Comunicarea în interiorul sistemului informatic se
realizează prin consultarea directă de la terminalele reţelei iar în
exteriorul sistemului prin transmiterea de informaţii multimedia la
distanţă, utilizând de cele mai multe ori tehnologii web;
e) folosirea de mijloace de comunicare adecvate pentru
realizarea ieşirilor de informaţii din sistem;

62
Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos
Cristea

f) controlul sau verificarea resursele sistemului cu referire la

echipamente, baza informaţională, baza de programare şi modul lor de
alocare. Extrem de importantă este verificarea existenţei ieşirilor de
informaţii neautorizate din sistem, informaţii care dacă ajung la
concurenţi pot provoca daune mari firmei. În general, accesul la
informaţii este restricţionat prin parolare, dreptul de acces la
informaţii fiind autorizat doar de către administratorul sistemului
informatic de marketing.
Orice persoană care foloseşte sistemul informatic este
considerată drept utilizator final. Cei mai importanţi beneficiari ai
sistemelor informatice sunt directorii care-şi pot fundamenta eficient
deciziile pe baza rapoartelor furnizate de sistemele informatice.

2.3. Evoluţia sistemelor informaţionale din cadrul

firmelor
În ultimele cinci decenii s-au înregistrat schimbări
semnificative (a se vedea figura nr. 2.1.) în configuraţia structurilor
informaţionale ale firmelor care au devenit în ultima perioadă de timp
mai informatizate.
Până în anii 1960, rolul sistemelor informaţionale era unul
foarte simplu. Acestea erau utilizate pentru înregistrarea operaţiunilor
legate de funcţiuni critice ale firmei si pentru procesarea tranzacţiilor.
La sfârşitul anilor 1960 apare conceptul de sistem informaţional
managerial, care se va transforma cu timpul în sistem informatic
managerial. Rolul acestuia era de a furniza rapoarte predefinite
managerilor, rapoarte care conţin informaţiile de care aceştia au
nevoie în procesul de fundamentare a deciziilor.

63
Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos
Cristea

Figura nr. 2.2.- Evoluţia sistemelor informaţionale

Între anii 1970-1980, rapoartele predefinite furnizate de

sistemele informaţionale (“Management Information System”-MIS)
erau insuficiente pentru luarea deciziilor de catre beneficiarii acestora,
în condiţiile în care au intervenit schimbări semnificative în condiţiile
de mediu, inclusiv la nivelul pieţelor de referinţă. Astfel a apărut
conceptul de sisteme de suport a deciziilor (“Decision Suport System-
DSS“). Aceste sisteme ofereau utilizatorilor finali, în special
managerilor, un suport interactiv în procesul de luare a deciziilor. În
plus, aceste sisteme erau mai bine adaptate diferitelor stiluri
manageriale.
In perioada 1980-1990 s-au evidenţiat noi roluri ale sistemelor
informaţionale. Această perioadă este caracterizată de dezvoltarea
microcomputerelor, a pachetelor de aplicaţii software, şi a reţelelor de
telecomunicaţii. Acum, utilizatorii finali pot folosi resursele
informaţionale informatizate ca suport necesar îndeplinirii sarcinilor,
în loc să aştepte un suport indirect al serviciilor informatice din cadrul
departamentelor.

Figura nr. 2.2.- Tipuri de sisteme informatice raportate la ierarhia

structurii organizatorice
64
Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos
Cristea

S-a constatat că majoritatea managerilor nu utilizau în mod

direct nici rapoartele furnizate de sistemele informatice manageriale
(“Management Information System”-MIS), si nici modelele analitice
de suport a deciziilor furnizate de sistemele suport a deciziilor
(“Decision Suport System-DSS). Astfel a apărut conceptul de sisteme
informatice executive (“Executiv Information System“-EIS). Aceste
sisteme informatice furnizează managerilor informaţiile critice exact
cum le doresc aceştia şi în formatul pe care îl preferă.
Tot în această perioadă şi în special la sfârşitul anilor 1980 au
apărut şi s-au dezvoltat aplicaţii ale inteligenţei artificiale (AI) în
procesele de afaceri şi astfel au apărut sistemele expert pentru afaceri
(“Business Expert System“). Astăzi, sistemele expert joacă rolul de
consultanţi în problemele de natură economică a oricărei firme.
Ultimul deceniu al mileniului este caracterizat de dezvoltarea
sistemelor informatice strategice (“Strategic Information System“-
SIS). Acestea joacă un rol direct în obţinerea avantajului competitiv al
unei firme. Modelul lui Michael Porter a stat la baza creării a
numeroase astfel de sisteme informatice strategice. Firmele de astăzi
trebuie să se bazeze pe tehnologia informaţiei pentru a fi competitive
pe pieţe puternic concurenţiale.

2.4. Funcţiile suport ale noilor tehnologii ale informaţiei

în cadrul firmelor

Obiectivele strategice ale organizaţiilor indiferent de sectorul

lor de activitate (alegerea pieţelor ţintă, strategiei de produs, venituri
aşteptate etc) precum şi procesele care se desfăşoară în
compartimentele firmelor (cercetare-dezvoltare, producţie, resurse
umane, comercial, finanţe-contabilitate) sunt supuse unor schimbări
semnificative, care determină necesitatea de adaptare la acestea din
partea managementului firmelor.
Tehnologiile informatice au devenit o parte integrantă a
mediului de afaceri actual. Luarea deciziilor manageriale, elaborarea
strategiilor, realizarea operaţiunilor financiare, a service-ul acordat

65
Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos
Cristea

clienţilor sunt doar câteva elemente care depind într-o mare măsură de
introducerea noilor tehnologii ale informaţiei în firmă.
Managerii firmelor performante trebuie să deţină cunoştinţe
despre planificarea, implementarea şi controlul sistemelor informatice,
precum şi despre posibilitatea securizării informaţiilor. Procesul de
management al tehnologiei informaţiei poate fi prezentat ca o
succesiune de operatii aşa cu se poate vedea şi în figura nr. 2.4. de mai
jos.
Managerii firmelor trebuie să adopte politici şi strategii pentru
implementarea tehnologiilor informatice. În baza strategiilor, se va
trece la dezvoltarea unui plan pentru crearea de sisteme informatice,
care să determine o regândire a structurilor organizatorice a
întreprinderii. Acest plan va avea un impact major asupra
operaţiunilor de afaceri. De exemplu, un plan care include “conexiuni
electrotehnice” cu clienţii va schimba radical modul în care sunt
procesate tranzacţiile.
Planul va identifica noi domenii de aplicare ale tehnologiei şi
va indica noi oportunităţi în procesul de utilizare a tehnologiei
informaţiei. Planul trebuie să acorde prioritate aplicaţiilor informatice
care vin în sprijinul clienţilor sau cele care automatizează procesele
vitale din cadrul organizaţiilor. Acesta va conţine idei privind
încurajarea utilizatorilor finali de a aplica tehnologiile informatice cu
scopul rezolvării mai eficiente a sarcinilor care le revin.

66
Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos
Cristea
Politici şi strategii
manageriale în domeniul IT

O
P Planificare Tip de structură
E organizaţională
R
A Aplicaţii informatice
Ţ Încurajarea Arhitectura
I utilizatorilor sistemelor
U Crearea unui informatice
N sistem informatic Baze de date
I
Impactul asupra organizaţiei
Evaluare şi
control

Figura nr.2.4.- Procesul de management al tehnologiei informaţiei 4

Arhitectura sistemelor informatice manageriale va fi strâns

legată de structura organizatorică a firmei. Primul pas în
implementarea unui sistem informatic în cadrul unei firme va fi
crearea unei reţele de calculatoare. Administratorul de reţea va avea
un rol important în realizarea reţelei şi în fundamentarea viitoarelor
strategii informatice ale firmei. El este cel care va autoriza
transmiterea informaţiei între diferiţi utilizatori ai reţelei. În această
etapă va fi necesară implementarea unor tehnologii care să furnizeze
conexiunea diferitelor locaţii şi utilizatorii. Se pot crea astfel condiţiile
implementării unei reţele “Intranet” în cadrul firmei, serviciile de
mesagerie electronică facilitând schimbul de informaţii dintre angajaţi.
Prin adoptarea unor astfel de masuri, timpul de reacţie al unei firme la
schimbările intervenite pe piaţă este scurtat.
Tipurile de sisteme informatice şi arhitectura acestora vor avea
o influenţă semnificativă asupra funcţionării organizaţiei în ansamblul
ei. Firmele care vor dezvolta aplicaţii creative vor observa că şi-au
îmbunătăţit aspecte importante ale proceselor de afaceri care au
contribuit în final la creşterea eficienţei şi eficacităţii activitaţii
desfaşutate la toate nivelele organizatorice.
Pentru a putea obţine un avantaj competitiv în aria de afaceri în
care funcţionează, conducerea firmei trebuie să susţină implementarea

4
H. C. Lucas Jr -Information Technology for Management”, Mc Graw-Hill;
67
Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos
Cristea

noilor tehnologii ale informaţiei. Obţine organizaţia un feed-back

satisfăcător la investiţiile sale în tehnologie? Sunt sistemele
informatice corect administrate şi controlate? Dacă răspunsul este
afirmativ la aceste întrebări înseamnă că politicile şi strategiile
manageriale în domeniul tehnologiei informaţiei au fost încununate de
succes.
În secolul XXI pe care îl parcurgem, firmele ale căror
manageri nu vor conştientiza importanţa utilizării noilor tehnologii ale
informaţiei şi a sistemelor informatice vor fi nevoite să părăsească
piaţa. În acest sens, managerii sunt confruntaţi cu luarea deciziilor
privind:
utilizarea tehnologiilor informatice în crearea unor
structuri organizatorice inovative şi flexibile;
crearea alianţelor şi parteneriatelor care să includă
legături electronice. Există o tendinţă de creşterea interesului
firmelor de a se conecta şi a dezvolta relaţii cu furnizorii,
respectiv clienţii lor (integrare în amonte şi în aval). Sunt
create astfel numeroase reţele interconectate;
selectarea sistemelor informatice care trebuie să devină
suport pentru diferitele compartimente ale firmei şi a
aplicaţiilor informatice şi care să faciliteze luarea deciziilor
managerilor, indiferent de nivelul la care se află;
adoptarea proiectelor groupware adică a sistemelor
suport, a deciziilor de grup;
determinarea unei strategii WorldWideWeb. Internetul,
„reţeaua reţelelor” oferă noi moduri de a furniza informaţii şi
de a realiza afaceri. Internetul este la ora actuală cel mai
modern şi mai ieftin mijloc de comunicare. Un manager
trebuie să determine dacă şi cum firma sa poate beneficia de
avantajele şi oportunităţile oferite de Web;
selectarea sistemelor de procesare automată a
tranzacţiilor curente. Managerii trebuie să elimine pe cât
posibil documentele şi să le înlocuiască cu documente în
format electronic care pot fi transmise rapid şi ieftin prin
intermediul reţelelor de calculatoare;
selectarea sistemelor de automatizare şi informatizare a
producţiei, prin intermediul cărora se urmăreşte creşterea
eficienţei şi a calităţii produselor rezultate.

68
Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos
Cristea

Noile tehnologii ale informaţiei şi sistemele informatice

aferente acestora îndeplinesc trei funcţii suport deosebit de importante
în cadrul organizaţiilor.
- suport al operaţiunilor de afaceri internaţionale (1);
- suport al luării deciziilor privind restructurarea proceselor de
afaceri (2);
- suport al obţinerii unui avantaj strategic (3);

Figura nr. 2.5.- Funcţiile suport ale noilor tehnologii ale infomaţiei în
cadrul firmelor

69
Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos
Cristea

2.4.1. Noile tehnologii ale informaţiei, suport al

operaţiunilor de afaceri internaţionale

Globalizarea a devenit unul din fenomenele caracteristice

perioadei contemporane cu consecinţe economice importante la nivel
micro şi macro economic. Globalizarea prin amplitudinea si
importanta fenomenelor pe care le declanşează, este un proces care
trebuie avut în vedere de managementul tuturor firmelor care doresc
să aibă succes în aria lor de afaceri.
Afacerile se dezvoltă din ce în ce mai mult la nivel
internaţional, fiind influenţate de realizarea de alianţe cu parteneri
străini iar concurenţa devine globală. Adaptarea firmelor la aceste
schimbări este practic imposibilă fără conectarea ei la reţelele de
comunicaţii internaţionale.
Figura nr. 2.6. de mai jos, este ilustrat modul în care
tehnologiile informaţiei sprijină firmele în contextul globalizarii
(tehnologia informaţiei ca instrument de atac, de apărare sau de
menţinere pe o anumită piaţă).

Factorul Afaceri Metode de Implementarea

schimbării globale management noilor tehnologii
informaţionale internaţionale

Globalizare Aliante Firme

Crearea de multinaţionale
joint- Piaţă conectate la
ventures globală reţele
Noile Alianţe
Tehnologii ale Parteneriate internaţionale
Informaţiei

Figura nr.2.6. - Noile tehnologii ale informaţiei -suport al afacerilor

internaţionale

In zilele noastre, cea mai importantă componentă a tehnologiei

informaţiei este Internetul, prezent pe scară largă în ţările dezvoltate şi
folosit din ce în ce mai mult şi în celelalte ţări (inclusiv în ţările în
curs de dezvoltare), însoţit şi de celelalte tehnologii ale informaţiei.
Toate acestea vor deschide noi canale de comunicaţii, noi posibilităţi
de afaceri pentru un public din ce în ce mai larg.
70
Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos
Cristea

Practica economică ne-a demonstrat că există două posibilităţi

practice de a avea acces pe pieţele externe: transferul de tehnologie şi
know-how şi crearea de joint-ventures. În ulmul deceniu, în
implementarea acestor două strategii un rol deosebit de important l-a
avut Internet-ul. Transferul de tehnologie şi de know-how reprezintă o
soluţie mai viabilă decât aceea de localizare a producţiei, atât pentru
firmă, cât şi pentru ţara care va beneficia de pe urma sa.
Transferul de tehnologie permite intrarea si aclimatizarea
rapidă pe o piaţă externă, deoarece astfel sunt transferate noi metode
manageriale; noi modalităţi de pregătire si de formare a resurselor
umane etc. Datorită Internetului şi Intranetului (reţele interne în cadrul
firmelor multinaţionalelor bazate pe tehnologii Internet) aceste
transferuri au loc cu o viteză extrem de ridicată, ceea ce se
repercutează pozitiv asupra costurilor acestora, care sunt diminuate
semnificativ.
Prin constituirea de societăţi joint-ventures, o firmă locală
va beneficia de sprijinul financiar dar şi de know-how-ul unui partener
străin, în timp ce acesta din urmă încearcă să profite de competenţele
partenerului său local în ceea ce priveşte cunoaşterea si stăpânirea
particularităţile pieţei ţintă. În acest caz tehnologia Internet şi
sistemele de baze de date distribuite sunt absolut indispensabile. De
fiecare dată când este nevoie, se pot consulta sau actualiza informaţiile
conţinute de aceste baze de date, utilizând reţelele Intranet dezvoltate
de participanţii la firma mixtă (joint-ventures).
Afacerile internaţionale şi comerţul electronic promovate de
companiile multinaţionale favorizează ţările de origine a acestora, în
general naţiunile dezvoltate, culturile şi valorile lor. Utilizând însă
reţeaua Web există posibilitatea de a transmitea valori locale unei
audienţe internaţionale.
Firmele multinaţionale acţionează într-un mediu concurenţial
în care sistemele de computere conectate în reţele internaţionale fac
posibile tranzacţiile într-un timp foarte scurt (timp real). Astăzi,
companiile multinaţionale conectate la asemenea reţele pot exploata
cu uşurinţă nişe de piaţă externe care sunt prea mici pentru ca o firmă
locală de dimensiuni mici (cu resurse financiare; umane şi materiale
limitate) să le poată deservi. Datorită acestor tehnologii informatice,
managerii unor astfel de companii pot recruta cu uşurinţă persoane cu

71
Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos
Cristea

anumite competenţe şi abilităţi în vederea realizării unor proiecte

internaţionale.
În ceea ce priveşte managementul tehnologiei informaţiei la
nivel internaţional, managerii marilor companii prezente în diferite arii
geografice sunt implicaţi în dezvoltarea unor sisteme care să poată fi
utilizate de diviziunile prezente în diferite ţări.
E. Roche, în lucrarea sa „Managing IT in Multinational
Corporations”, New York 1992, prezintă o serie de strategii privind
managementul tehnologiilor informatice într-un mediu de afaceri
globalizat, strategii care pot fi sintetizate după cum urmează:
concentrarea pe legături inter-organizaţionale ceea ce
presupune că firmele să-şi standardizeze datele şi să-şi
consolideze şi securizeze centralele de baze de date;
firmele multinaţionale trebuie să-şi dezvolte
infrastructura pentru comunicaţiile din sfera afacerilor
(infrastructura este partea din tehnologie care nu oferă un
beneficiu pe termen scurt);
stabilirea competentelor celor care conduc proiecte din
domeniul tehnologiei informaţiei internaţionale. Coordonarea
unor echipe multinaţionale reprezintă un adevărat „challenge”.
Lipsa unor abilităţi în acest sens poate fi un impediment major
în dezvoltarea unor sisteme informatice internaţionale;
firmele pot beneficia de avantajele comunicaţiilor
electronice liberalizate;
dezvoltarea sistemelor de baze de date distribuite, care
permit obţinerea de economii de scară şi abilitatea de a
distribui informaţiile rapid, acolo unde este nevoie.
Astăzi, din ce în ce mai multe firme îşi construiesc
reţelele de comunicaţii în lumea întreagă şi beneficiază de
avantajele acestora. Coordonarea devine o problemă majoră în
firmele multinaţionale. Tehnologia informaţiei oferă o serie de
instrumente pentru a îmbunătăţi comunicaţiile şi coordonarea
printre care metoda “groupware“ şi mesageria electronică.

2.4.2. Tehnologia informaţiei, suport al luării deciziilor

privind restructurarea proceselor de afaceri

72
Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos
Cristea

Astăzi, in condiţiile in care tehnologia informaţiei se dezvoltă

într-un ritm exponenţial, iar concurenţa a devenit din ce în ce mai
puternică, atât pe plan intern cât şi internaţional, una dintre cele mai
importante decizii cu care se confruntă managerii firmelor este cea
privind restructurarea proceselor de afaceri.
Un proces de afaceri constă într-un set de activităţi necesare
producerii unor produse sau servicii, destinate unei anumite pieţe
ţintă.
Restructurarea proceselor de afaceri (“Business Process
Reengineering” - BPR) este un exemplu care arată cum poate fi
utilizată tehnologia informaţiei în proiectarea unor noi procese de
afaceri şi în gestionarea unor modificări organizaţionale. Michael
Hammer defineşte restructurarea proceselor de afaceri (BPR) ca fiind
„o regândire radicală a proceselor de afaceri” pentru ca acestea să se
poată adapta noilor cerinţe privind scăderea preţurilor, îmbunătăţirea
calităţii produselor şi serviciilor oferite clienţilor.
Restructurarea proceselor de afaceri trebuie abordata ca fiind o
necesitate legata de creşterea vitezei de realizare a tranzacţiilor
datorită utilizării pe scară largă a tehnologiilor informaţiei si a
schimbării “regulilor jocului” impuse de globalizarea afacerilor.
Tabelele de mai jos5 ilustrează modul în care noile tehnologii
ale informaţiei devin suport al procesului de restructurare şi de
reproiectare a proceselor de afaceri.
Dezvoltarea tehnologiilor hardware, software şi a celor din
domeniul telecomunicaţiilor face posibilă coordonarea capabilităţilor
firmelor prezente pe arii geografice extinse şi formarea unor corporaţii
virtuale care pot obţine avantaje competitive semnificative.
Tehnologia informaţiei este indispensabilă firmelor care doresc
să devină “competitori agili” pe segmentele de piaţă pe care operează.
Aceste companii au nevoie de o capabilitate de „răspuns rapid” pentru
a putea identifica nevoile clienţilor şi pentru a le răspunde rapid.

I
Vechea regulă Managerii iau toate deciziile;
IT Acces la bazele de date şi soft suport pentru luarea deciziilor;

5
M. Hammer şi J. Champy – „Reengieering the Corporation”, New York,
Harper Collins, 1995;

73
Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos
Cristea

Noua regulă Luarea deciziilor devine o sarcină din fişa postului fiecărui
angajat;

II
Vechea regulă Doar experţii pot realiza activităţi complexe ce presupun
anumite cunoştinţe;
IT Sisteme expert bazate pe cunoştinţe şi inteligenţă artificială;
Noua regulă Orice persoană poate îndeplini sarcina unui expert utilizând
sistemele expert;

III
Vechea regulă Informaţiile pot apărea într-un singur loc o singură dată;
IT Sistemele de baze de date distribuite;
Noua regulă Informaţiile pot apărea simultan în mai multe locuri, acolo
unde este nevoie de ele;

IV
Vechea regulă Personalul firmei are nevoie de birouri unde să poată culege,
înregistra, prelucra şi transmite informaţii;
IT Telefonie mobilă şi calculatoare portatile (laptop-uri şi
notebook-uri);
Noua regulă Personalul firmei poate primi şi transmite informaţii
indiferent unde se află, în birouri sau pe teren;

V
Vechea regulă Managerii firmelor trebuie să se deplaseze pentru a negocia şi
a încheia contracte de afaceri;
IT Internet şi facilităţi oferite de reţeaua Web (ex:
videoconferinţe);
Noua regulă Managerii pot negocia şi încheia contracte de la birourile
personale;

Aceasta înseamnă că, utilizând sistemele de telecomunicaţii, pachetele

de software specializate şi sistemele de computere interconectate, se
măreşte viteza derulării cercetărilor de piaţă, se dezvoltă noi produse,
noi modalitati de distribuţie, de procesare a tranzacţiilor şi se
îmbunătăţeşte semnificativ service-ul acordat clienţilor. Aceasta
capabilitate de „răspuns rapid completează principiile
managementului calităţii totale şi furnizează clienţilor produse şi
servicii de cea mai înaltă calitate.

74
Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos
Cristea

Modul în care tehnologiile informaţionale restructurează

procesele de afaceri la diferite niveluri ierarhice dintr-o organizaţie,
poate fi sintetizat ca în figura nr. 2.7. de mai jos.

Iniţiativă Procesul vizat Beneficiul adus

Tehnologia de tehnologia
informaţiei informaţiei
Angajat al Utilizarea unui Angajat al forţei de Creşterea vânzărilor
firmei laptop vânzare pe teren
Crearea si Produse, preturi, Creşterea gradului de
Departament gestionarea unei furnizori, clienţi, satisfacere a clienţilor
de marketing baze de date de forţă de vânzare
marketing
Implementarea Canale de Îmbunătăţirea poziţiei
Unitate de unui sistem comunicaţie competitive pe piaţă
afaceri informatic
managerial

Figura nr. 2.7. - Noile tehnologii ale Informaţiei - suport al

restructurării unor procese de afaceri6

2.4.3. Rolul tehnologiei informaţiei în crearea flexibilităţii

organizaţionale şi a unor noi tipuri de organizaţii

In ultimele decenii, unul dintre factorii majori care

influenţează organizaţiile de pretutindeni si indiferent de domeniul de
activitate in care operează, este incertitudine. Pentru a putea face fata
incertitudinii din mediul extern al firmei, este necesar ca firmele sa fie
flexibile, sa se treacă la proiectarea unor noi tipuri de structuri
organizatorice utilizând suporturi oferite de tehnologia informaţiei.
Flexibilitatea reprezintă abilitatea / capacitatea unei organizaţii
de a se adapta la schimbările de mediu intern şi extern, schimbări
intervenite într-o anumită perioadă de timp. O organizaţie flexibilă se
apără rapid de ameninţările din mediul extern şi valorifică mai bine
oportunităţile care apar.
Tehnologia informaţiei se caracterizează prin aceea ca poate
contribui la creşterea capacitaţii unei organizaţii de a procesa

6
J. O’Brien – “Management Information Systems”, Mc GramHill, 1996;

75
Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos
Cristea

informaţiile. Tehnologia informaţiei determină creşterea vitezei

comunicaţiilor şi creează premizele creşterii performanţelor la toate
nivelurile ierarhice ale unei firme. Tehnologia informaţiei poate fi
utilizată de către conducătorii firmelor pentru a reduce unele etape ale
ciclurilor de viaţă ale produselor. Utilizarea mesageriei electronice şi a
videoconferinţelor care fac posibil ca persoanele implicate într-un
proiect să nu se afle în acelaşi timp în aceeaşi locaţie.
Utilizând de sisteme informatice bine concepute şi
implementate, o organizaţia îşi poate spori capacitatea de a răspunde
in timp util clienţilor, furnizorilor şi mediului de afaceri în general. În
tabelul nr. 2.1. de mai jos, sunt prezentate variabile ale tehnologiei
informaţiei care determină noi tipuri de organizaţii7.
Variabile IT utilizate in procesul de creare a unor structuri
organizaţionale inovative şi flexibile, sunt: componentele virtuale;
legături electronice; comunicaţii privind tehnologiile informatice;
Automatizarea producţiei şi a proceselor de muncă; Fluxurile
electronice; matricele tehnologice; Relaţiile electronice cu furnizorii şi
clienţii.
(a) Componentele virtuale - organizaţia poate beneficia de avantajele
oferite de tehnologia informaţiei pentru a crea componente care nu
există în structura organizaţională formală. De exemplu, unii
producători doresc ca furnizorii lor să-i substituie în procesul de
inventariere a stocurilor de materii prime şi materiale necesare
producţiei. In acest caz specific, furnizorul va fi „legat” electronic prin
intermediul reţelelor de computere de producător.

Tabelul nr. 2.1. – Variabilele tehnologiei informaţiei care determină

noi tipuri de organizaţii

Variabile IT pentru crearea unor structuri Procesul vizat de aceste variabile

organizaţionale inovative şi flexibile IT
a) componente virtuale; Structura organizatorică;
b) legături electronice;
c) comunicaţii privind tehnologiile
informaţiei;
d) automatizarea producţiei; Procese de muncă;
e) fluxuri electronice;

7
Lucaş & Baroudi- „ Management IT ” 1994;

76
Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos
Cristea

f) comunicaţii electronice; Comunicaţii;

g) matrici tehnologice;
h) relaţii electronice cu furnizorii şi clienţii; Relaţii interorganizaţionale;

Utilizând tehnologia informaţiei, furnizorul este în măsură să

pună la dispoziţia producătorului, materii prime în cantitatea necesară
pentru producţia curentă, eliminând posibilitatea creării unor stocuri la
producător. Producătorul are astfel un inventar de materii prime
virtual gestionat de furnizor;
(b) Legături electronice - prin intermediul poştei electronice,
a faxului şi a videoconferinţelor se pot realiza legături între numeroase
organizaţii. Prin intermediul acestor legături se pot forma grupuri de
lucru care pot participa la realizarea unor proiecte specifice;
(c) Comunicaţiile privind tehnologiile informatice-
tehnologiile informatice creează noi posibilităţi de comunicaţii în
cadrul firmei. Informaţia înseamnă putere pentru persoană care o
deţine. Există grupuri în organizaţii care deţin o resursă de putere
reală, deţinând informaţii strategice şi managerii care au autoritate dar
nu deţin resurse de putere reale. Canalele de comunicaţii din interiorul
firmei trebuie securizate; orice scurgere de informaţii în mediul extern
reprezintă un câştig pentru concurenţă.
In majoritatea firmelor nu există un departament informatic
specializat drept pentru care este necesar sa fie cunoscute de catre
angajaţi beneficiile aduse de tehnologii şi în primul rând modul de
utilizare a acestora. Sunt necesare programe de pregătire profesională
a resurselor umane pentru a şti să utilizeze aceste tehnologii
informatice;
(d) Automatizarea producţiei şi a proceselor de muncă -
automatizarea şi informatizarea proceselor de producţie sunt necesare
organizaţiilor pentru a putea obţine un avantaj competitiv asupra
concurenţei. Implementarea unor pachete de aplicaţii (soft-uri) pentru
crearea de prototipuri de produs şi crearea unor linii de producţie
informatizată sunt doar două exemple de soluţii oferite de tehnologia
informaţiei din acest domeniu;
(e) Fluxurile electronice - interesul pentru restructurarea
proceselor de afaceri a determinat dezvoltarea fluxurilor tehnologice
(“workflows”). Pentru ca organizaţiile să poată elimina hârtiile şi să
proceseze şi stocheze date pe suporturi electronice, aceste fluxuri

77
Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos
Cristea

informaţionale în format digital vor ajuta persoanele care au nevoie de

informaţii în timp real;
(f) Matricile tehnologice - utilizează ca suport mesageria
electronică, faxul şi videoconferinţele pentru a crea structuri
organizatorice matriciale. De exemplu, o firmă poate crea o structură
temporară formată din angajaţi aparţinând departamentului de
marketing, celui de vânzări şi tehnic pentru a pregăti o prezentare
comercială. Participanţii la această structură vor avea de transmis
informaţii şi de primit decizii atât de la managerii departamentelor din
care fac parte, cât şi de la liderul echipei din care fac parte; este creată
astfel o organizare matricială bazată pe tehnologie;
(g) Relaţiile electronice cu furnizorii şi clienţii - firmele au
adoptat rapid schimburile de date electronice (EDE–“Electronic Data
Exchange”) şi alte forme de comunicaţii electronice pentru a mari
viteza de derulare a afacerilor. În ultima perioadă au apărut
numeroase soluţii oferite de tehnologia informaţiei pentru crearea unor
relaţii strânse cu furnizorii şi cu clienţii, de tipul e-SRM (“Electronic
Supplier Relationship Management”) sau e-CRM (“Electronic
Customer Relationship Management”).
Variabilele tehnologiei informaţionale pe care le-am prezentat,
determină noi tipuri de structuri organizatorice. Organizaţia rezultantă
a interacţiunii acestor variabile este cunoscută sub denumirea de T-
Form Organisation. Figura nr. 2.8. de mai jos, prezintă caracteristicile
de bază ale unei organizaţii T-Form.

78
Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos
Cristea

Figura nr.2.8.- Organizaţia T-Form8

O astfel de organizaţie are o structură flexibilă care oferă

posibilitatea participării la anumite proiecte a angajaţilor diferitelor
compartimente, utilizând soluţii din domeniul tehnologiei informaţiei
privind lucrul în echipa (‘groupware’). În acest fel se reduce ierarhia
managerială, iar angajaţii îşi coordonează munca cu ajutorul
comunicaţiilor şi legăturilor electronice.
Relaţiile cu angajaţii sunt bazate pe încredere, deoarece există
din ce în ce mai puţine contacte directe între manageri şi angajaţi.
Managerii deleagă unele sarcini subordonaţilor, iar sistemele
informatice furnizează datele la nivelul ierarhic unde se adopta
decizia. Descentralizarea luării deciziilor este o altă trăsătură de bază a
unei organizaţii T-Form, acestea având rolul de a reduce numărul de
niveluri ierarhice.
Infrastructura tehnologică a unei organizaţii T-Form se
caracterizează prin existenţa reţelelor de calculatoare. Staţiile de lucru

8
Lucaş- “T-Form Organisation”, 1996;

79
Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos
Cristea

individuale sunt conectate la computere performante care acţionează

ca servere. Reţeaua internă are legături cu reţelele internaţionale şi
astfel membrii organizaţiei pot intra rapid în contact cu furnizorii de
care au nevoie, cu clienţii pe care trebuie să îi cucerească (interni şi-
sau externi). Toate tipurile de informaţii (text, imagine, sunete) pot fi
transpuse în formă digitală, astfel încât pot fi accesate şi redate de
orice calculator conectat la reţea. Angajaţii care lucrează cu aceste
informaţii sunt denumiţi generic „knowledge workers”.
Organizaţiile T-Form utilizează sisteme informatice pentru a
crea echipe de lucru virtuale, constituite din angajaţi aparţinând
diferitelor compartimente / departamente, care să poată comunica în
timp real, chiar dacă se află în locaţii diferite.
Într-o organizaţie T-Form sunt eliminate posturile în care un
angajat face un singur tip de activitate. Se oferă astfel posibilitatea
angajaţilor să desfăşoare o muncă de creaţie, accesând informaţiile din
„memoria” organizaţională.
Cu ajutorul sistemelor de comunicaţii digitale se pot redefini
procesele de afaceri. O organizaţie T-Form îşi poate extinde afacerile
când condiţiile sunt favorabile sau se poate specializa pe un grup de
clienţi cărora se poate adresa cu produse personalizate.

2.4.4. Tehnologia informaţiei suport al obţinerii

avantajului strategic

Sistemele informatice manageriale sunt mai mult decât un set

de tehnologii care ajută la luarea deciziilor şi la realizarea condiţiilor
unor operaţiuni de afaceri eficiente. Sistemele informatice permit unei
firme să dezvolte baze de date care conţin informaţii strategice şi care
conferă acesteia un avantaj strategic. Informaţiile au reprezentat
dintotdeauna active valoroase în promovarea operaţiunilor de afaceri.
Informaţiile unei firme referitoare la furnizori, clienţi, concurenţi sunt
privite ca resurse strategice şi folosite pentru planificarea strategică şi
alte iniţiative strategice.
Michael E. Porter în celebra sa lucrare “Competitive
Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance” prezintă
cinci forţe competitive care determină profitabilitatea şi supravieţuirea
firmelor într-o industrie (ameninţarea noilor intraţi pe piaţă,
ameninţarea produselor de substituţie, puterea de negociere a

80
Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos
Cristea

clienţilor, puterea de negociere a furnizorilor şi rivalitatea dintre

competitorii existenţi) şi cinci strategii pentru obţinerea avantajului
strategic:
a) strategia lider prin costuri - o firmă care are cele mai mici
costuri dintr-o industrie, poate practica cele mai mici preţuri şi va
deveni astfel lider de piaţă. De asemenea, o firmă poate găsi soluţii
pentru ca furnizorii săi să-şi reducă costurile;
b) strategii de diferenţiere - diferenţierea produselor permite
unei firme să-şi impună respectivele produse pe anumite segmente sau
nişe de piaţă;
c) strategii inovative - acestea pot implica dezvoltarea unor
produse sau servicii unice sau realizarea unor schimbări radicale în
producerea şi distribuirea produselor sau serviciilor;
(d) strategii de creştere - aceste strategii pot îmbrăca forma
creşterii capacităţilor de producţie pentru a beneficia de avantajele
economiilor de scară, fie penetrării pe noi pieţe de desfacere;
(e) strategii de formare a alianţelor - stabilirea unor legături
de afaceri cu furnizorii, clienţii, chiar unii concurenţi de genul
achiziţii, joint-ventures permite unei firme obţinerea avantajului
strategic.
Tehnologia informaţiei poate fi utilizată în implementarea
strategiilor competitive, după cum urmează:
a) Lider prin costuri
utilizarea tehnologiei informaţiei pentru a reduce
substanţial costurile în procesele de afaceri;
utilizarea tehnologiei informaţiei pentru a reduce
costurile unor furnizori sau clienţi importanţi;
b) Strategii de diferenţiere
dezvoltarea unor tehnologii informatice pentru a
evidenţia produsele sau serviciile;
utilizarea tehnologiei informaţiei pentru a reduce
avantajele deţinute de concurenţi;
utilizarea unor soluţii oferite de tehnologiei informaţiei
pentru poziţionarea unor produse sau servicii pe nişele de
piaţă selectate;
c) Strategii inovative
crearea unor noi servicii sau produse care să
încorporeze componente ale tehnologiei informaţiei;

81
Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos
Cristea

realizarea unor schimburi radicale în procesele de

afaceri cu ajutorul tehnologiei informaţiei;
observarea unor nişe de piaţă utilizând soluţii oferite de
tehnologia informaţiei;
d) Promovarea strategiilor de creştere
utilizarea tehnologiei informaţiei în managementul
expansiunii afacerilor la nivel regional sau global;
utilizarea tehnologiei informaţiei în diversificarea
ofertei de produse şi servicii;
e) Dezvoltarea alianţelor:
utilizarea tehnologiei informaţiei pentru a crea
organizaţii virtuale şi legături cu partenerii de afaceri;
dezvoltarea unor sisteme informatice inter-
organizaţionale care să creeze relaţii de afaceri strategice cu
furnizorii, subcontractanţii etc;
f) Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei
utilizarea tehnologiei informaţiei pentru îmbunătăţirea
calităţii produselor sau serviciilor;
utilizarea tehnologiei informaţiei pentru realizarea unor
îmbunătăţiri a eficienţei proceselor de afaceri;
utilizarea tehnologiei informaţiei pentru a reduce
substanţial timpul necesar conceperii, producerii şi
distribuirii produselor;
g) Construirea unei platforme pentru tehnologiei
informaţiei
realizarea unor importante investiţii în hardware,
software şi retele dar şi în formarea personalului pentru
utilizarea tehnologiei informaţiei;
construirea unei baze de date strategice colectate şi
analizate cu sprijinul tehnologiei informaţiei;
h) Alte strategii
utilizarea tehnologiei informaţiei în crearea unor bariere
de intrare pentru cei care vor să intre pe o anumită piaţă;
utilizarea tehnologiei informaţiei pentru a determina
produsele substituibile să fie neatractive pentru consumatori.

82
Rozalia Nistor Alexandru Capatina Dragos
Cristea

În tabelul nr. 2.2. de mai jos sunt prezentate câteva exemple de

sisteme informatice strategice care ajută firmele în câştigarea
avantajului strategic9.
Rolul strategic al sistemelor informatice de management
implică utilizarea tehnologiei informaţiei în dezvoltarea produselor,
serviciilor şi capabilităţilor care conferă unei firme avantaje strategice
asupra forţelor competitive dintr-un mediu de afaceri globalizat.

Tabelul 2.2. –Tipuri de sisteme informatice şi avantajul competitiv

Strategie Sistem informatic strategic Beneficiu principal

adus afacerii
sisteme informatice de reducerea
Lider prin costuri monitorizare a utilajelor de costurilor
producţie
sisteme informatice de analiză a creşterea cotei de
Diferenţiere nevoilor clienţilor piaţă
sisteme informatice de lider de piaţă
Inovaţii administrare a conturilor
clienţilor
sisteme informatice de creşterea vânzărilor
Creştere înregistrare la punctele de
vânzare
sisteme informatice bazate pe creşterea cotei de
Alianţe schimbul electronic de date între piaţă
parteneri

9
James O’Brien – “Management Information Systems”, McGraw – Hill,
1996;
83