Managementul organizaţiei

REFERAT

Instituţia descrisă: Primarie de sector

Direcţia: Servicii Publice
Numar total de angajaţi: 300
Număr de angajaţi în cadrul direcţiei: 50
Managerul acestei direcţii este directorul executiv.
În această structură el se subordonează direct primarului, ca manager de nivel superior si are în
subordine 3 şefi de serviciu si 5 şefi de birou ca manageri de nivel inferior.

Atribuțiile și responsabilitățile postului:

Directorul planifică întreg procesul muncii, stabileşte obiectivele, resursele si mijloacele principale
necesare pentru realizarea obiectivelor direcţiei pe care o conduce.

Planificarea, ca funcţie a procesului de conducere, e tratată de Taylor ca un rezultat al diviziunii muncii –

intelectuale şi fizice. In cartea sa „Principiile conducerii ştiinţifice” (1911) el scria: “între lucrători şi
conducător există diviziunea muncii şi a răspunderii. Conducătorul îndeplineşte lucrul pentru care este
mai pregătit, decât muncitorii care vor lucra mai efectiv, productiv dacă lucrul lor va fi din timp
planificat de către conducător

(1) planificare

Identifică activitățile care trebuie desfășurate de structura condusă, delimitează atribuțiile și stabilește
obiectivele;

Planifică și administrează activitatea compartimentelor din cadrul direcției, creează o viziune realistă
asupra rolului Direcției, o transpune în practică și o susține;

Armonizează deciziile și acțiunile personalului, activitățile desfășurate în cadrul diferitelor servicii din
subordine, în vederea realizării obiectivelor propuse;

Stabilește, împreună cu șefii de compartimente, planul de acțiune pentru perioada următoare;

Planifică și administrează eficient activitatea personalului din subordine, asigurând sprijinul și motivarea
corespunzătoare, creează, implementează și menține politici de personal eficiente

Aceasta functie raspunde la intrebarea “Ce trebuie si ce poate fi realizat in cadrul institutiei?”,
determinandu-se simultan si resursele necesare pentru aceasta.

1
(2) organizare

Organizarea constă în definirea poziţiei şi a rolului fiecărui compartiment, in precizarea scopurilor,

sarcinilor, responsabilităţilor şi autorităţilor fiecărui post, in repartizarea echitabilă a sarcinilor; in
stabilirea relaţiilor între compartimente, in stabilirea gradului optim de delegare a autorităţii şi
responsabilităţii, in repartizarea resurselor pe obiective.

In organizarea răspunde la întrebările: cine anume şi ce trebuie să facă, cine răspunde şi de cine
răspunde, de canalele de comunicare, de gruparea concretă a activităţilor omogene şi specializate.

Studiază, analizează și orientează corespondența direcției către persoanele apte și abilitate să emită
răspunsuri la problemele cuprinse în conținutul acesteia

Elaborează rapoarte și referate de specialitate pentru proiecte de dispoziții și hotărâri care vizează direct sau
colateral activitatea specifică direcției.

Ia măsuri pentru utilizarea eficientă a resurselor materiale și financiare alocate;

(3) coordonare

Repartizează echilibrat și echitabil atribuțiile și obiectivele, în funcție de nivelul, categoria, clasa și gradul
funcționarului public

Ia decizii în activitatea desfășurată de salariații din structura condusă atunci când se ivesc probleme de
ansamblu, complexe sau ori de câte ori se solicită;

Urmărește utilizarea și gestionarea eficientă a echipamentelor de tehnică de calcul existente în cadrul

structurilor direcției.

Contrasemnează documentele (avize, răspunsuri, somații, cereri, informări, rapoarte, etc.) emise de
salariații din structura condusă;

Depistează deficiențele apărute în cadrul direcției și ia măsurile necesare pentru corectarea în timp util a
acestora

Promovează respectul reciproc, colaborarea și transparență în interiorul direcției, în raporturile cu alte

compartimente, precum și în relațiile cu personale din afara instituției.

Adaptează stilul propriu de conducere la situații diferite, și acționează pentru gestionarea și rezolvarea
conflictelor.

Adoptă o ținută morală și vestimentară decentă, atât în relațiile cu colegii de serviciu, cât și în relațiile
profesionale cu persoanele din afara instituției.

Acţiunea de coordonare poate fi bilaterală, atunci când ea derulează între manager şi subordonat
sau poate fi multilaterală, când derulează între manager şi mai mulţi subordonaţi.

Pentru ca acţiunea de coordonare să se realizeze continuu şi eficient, este necesar ca la nivel de

organizaţie între diferitele elemente structurale, cît şi între oameni, să existe comunicaţii eficiente,
iar salariaţii să fie receptivi la modificările care se impun.

2
(4) antrenare/motivare

Identifică nevoile de instruire ale personalului din subordine și formulează propuneri privind tematica și
formele concrete de realizare a instruirii

Instruiește personalul din subordine în legătură cu noile reglementări legislative legate de activitatea structurii
pe care o conduce.

Participă la ședințele Comitetului Director al Calității în calitate de membru; prezintă, în cadrul acestor ședințe
informări privind funcționarea Sistemului de Management al Calității (SMC) în cadrul direcției pe care o
conduce, propune măsuri de îmbunătățire a SMC.

Asigură dezvoltarea și îmbogățirea permanentă a competențelor de comunicare, atât personale, cât și ale celor
din echipa de lucru prin participarea la traininguri/workshopuri.

Motivarea – (antrenarea). Managerii sunt în permanenţă preocupaţi de modul în care îşi pot motiva
(influenţa) oamenii să lucreze mai bine, plecându-se de la ideea că un manager poate lua măsuri
care vor avea un efect asupra cantităţii şi calităţii performanţelor angajaţilor. Motivarea este un
proces de stimulare personală şi a altor persoane pentru atingerea unui scop sau scopuri. Pentru a
lucra bine, oamenii trebuie să fie puternic implicaţi în munca lor şi dornici să-şi atingă anumite
scopuri: de la cele mai simple (cum ar fi dorinţa de a face rost de bani sau de a ajunge mai repede
acasă), până la cele mai complexe şi utile organizaţiei (a realiza lucruri importante, a găsi metode
noi eficiente, a face ceea ce le face plăcere).

“Motivarea este arta de a face oamenii să facă ceea ce vrei tu, pentru că
ei doresc să o facă”.

(5) control

Elaborează strategii pentru acțiunile de control specifice activității direcției, urmărind eficiența acestora și
derularea lor conform strategiei stabilite și informează pe coordonatorul direct asupra rezultatelor acțiunii;

Analizează eficiența activității salariaților din structura condusă și evaluează performanțele profesionale ale
subordonaților direcți

Verifică modul de rezolvare în termen a lucrărilor repartizate structurii conduse

Asigură funcționarea unor pârghii de control privind respectarea în cadrul direcției a cerințelor implementate
la nivelul Primăriei Sectorului.

Controlul presupune ansamblul proceselor de urmărire a modului în care

se desfăşoară diferite acţiuni sau întreg procesul de management, cât şi
de reglare a activităţilor organizaţiei prin găsirea unor soluţii eficiente de
identificare şi eliminare a efectelor negative apărute în funcţionarea
sistemului. Această funcţie se concentrează pe monitorizarea şi
evaluarea performanţelor angajaţilor cu scopul de o obţine şi menţine o
îmbunătăţire continuă a calităţii activităţii lor.

Acţiunile de control nu trebuie sa se limiteze numai la evaluarea rezultatelor în raport cu

obiectivele şi normele stabilite, ci să contribuie la prevenirea tendinţelor şi fenomenelor, care
necesită luarea unor decizii de corecţie.

3
 Deci, controlul nu acţionează numai pentru sesizarea abaterilor şi corectarea lor, ci, în primul
rând, pentru prevenirea acestora.

1. Adoptă hotărâri și decizii în timp util, cu simț de răspundere și conform competenței legale, cu
privire la desfășurarea activității structurii conduse;

2. Efectuează orice altă sarcină profesională care are legătură cu atribuțiile direcției, solicitate de
conducerea instituției.

Responsabilitățile postului:
a. Privind relațiile interpersonale/comunicarea
 Răspunde de corectitudinea și veridicitatea informațiilor transmise către Primarul Sectorului și
către personalul din subordine.
 Motivează și încurajează dezvoltarea performanțelor personalului prin: cunoașterea aspirațiilor
colectivului, asigurarea unei perspective de dezvoltare și a unei atitudini de încredere, receptivitate
și luarea în considerare a diferitelor opinii, acordarea sprijinului în vederea obținerii unor rezultate
pozitive, recunoașterea meritelor și cultivarea performanțelor.

b. Față de echipamentul din dotare

 Respectă normele interne privind circulația informațiilor în format electronic, accesul la acestea,
precum și modul de întreținere a tehnicii de calcul și a echipamentului din dotare.
 Răspunde de informarea imediată a persoanelor responsabile privind orice defecțiune în funcționare
a echipamentului cu care își desfășoară activitatea.

c. În raport cu scopul principal al postului

 Asigură un climat de lucru echitabil, riguros și responsabil în compartimentul pe care îl
coordonează, caracterizat prin spirit de echipă și transparență.
 Identifică nevoile de instruire ale personalului din subordine și formulează propuneri privind
tematica și formele concrete de realizare a instruirii.
 Adoptă decizii optime, cu imparțialitate și corectitudine, în legătură cu evaluarea personalului din
subordine, acordarea recompenselor pentru rezultate deosebite în activitate sau sancționarea
pentru abateri disciplinare.
 Răspunde de cunoașterea, însușirea și respectarea prevederilor legale în vigoare cu privire la
acțiunile și activitățile specifice postului pe care îl ocupă.
 Se preocupă de cunoașterea legislației de către personalul din subordine.
 Răspunde personal de corectitudinea raportărilor, suportând măsuri disciplinare în caz de
dezinformare.
 Este interzisă folosirea informațiilor obținute în cursul activității desfășurate, în scop personal sau
într-o manieră care poate fi contrară legii.
 Răspunde de respectarea programului zilnic de lucru, a termenelor și etapelor intermediare de
realizare a sarcinilor.
 Răspunde direct – administrativ și material – în fața Primarului și a organelor abilitate să
controleze activitatea desfășurată în cazul în care nu a luat la timp măsurile legale ce se impun
pentru realizarea sarcinilor de serviciu.
 Verifică și aprobă pontajul lunar pentru personalul din subordine.
 Este responsabil pentru buna desfășurare a procesului de evaluarea a performanțelor angajaților și
pentru definirea clară și corectă a obiectivelor individuale.
 Răspunde de confidențialitatea datelor la care are acces.

4
d. Privind securitatea și sănătatea muncii și situațiile de urgență
 Respectă normele privind Securitatea și Sănătatea Muncii și din domeniul Situațiilor de Urgență și
răspunde de însușirea și respectarea acestora de către întregul personal din subordine.
 Răspunde de efectuarea instruirii la locul de muncă și a celei periodice a tuturor angajaților din
subordine.
 Contrasemnează rezultatul instruirii în fișele de instruire individuală, cu indicarea materialului
predat, a duratei și a datei instruirii.
 Răspunde de luarea la cunoștință și de aplicarea măsurilor stabilite în urma evaluării riscurilor în
zonele cu risc ridicat.
 Răspunde de luarea tuturor măsurilor tehnice, organizatorice, igienico-sanitare sau de altă natură
stabilite de angajator în Planul de prevenire și protecție în urma evaluării riscurilor, pentru
asigurarea securității și sănătății angajaților din subordine.

e. Privind regulamentele/procedurile de lucru

 Respectă și asigură cunoașterea și aplicarea Regulamentului de Ordine Internă al aparatului de
specialitate al Primarului Sectorului și al Direcției Publice de Evidență Persoane și Stare Civilă de
Sector și a Regulamentului de Organizare și Funcționare al aparatului de specialitate al Primarului
Sectorului de către subordonați.
 Respectă și asigură cunoașterea și aplicarea Codului de conduită al angajaților din cadrul Primăriei
și al Direcției Publice de Evidență Persoane și Stare Civilă de către subordonați.
 Răspunde de cunoașterea, însușirea și respectarea cerințelor specificate în documentația Sistemului
de management al calității implementat la nivelul Primăriei Sectorului conform Standardului ISO
9001:2008, la nivel strategic (Manualul de Management al Calității), tactic (Procedurile de Sistem)
și la nivel operațional (proceduri de lucru /fișe de proces, instrucțiuni de lucru specifice
activităților pe care le coordonează de la nivelul direcției).
 Verifică si semnează procedurile de lucru/fișele de proces/instrucțiunile de lucru cu privire la
activitățile pe care le coordonează din cadrul direcției.
 Furnizează informații, în vederea întocmirii înregistrărilor calității solicitate direcției de către
RMQ și Biroul Managementul Calității.
 .Inițiază acțiuni corective/preventive în vederea îmbunătățirii SMC implementat la nivelul
Primăriei, precum și măsuri de îmbunătățire în urma aplicării unor instrumente de diagnoză.
 .Colaborează cu echipa de auditori interni și externi în domeniul calității, punând la dispoziția
acestora dovezile solicitate, în cadrul procesului de audit intern/extern.
 Coordonează și se asigură că recomandările/Acțiunile preventive/Acțiunile corective/ măsurile de
îmbunătățire inițiate la nivelul direcției sunt implementate la termenele stabilite.
 Participă la procesul de instruire a angajaților din cadrul direcției și verifică cunoștințele acestora
în domeniul calității, alături de șefi de servicii/birouri și RAC-ul direcției; asigură diseminarea
informațiilor în domeniul calității la nivelul direcției pe care o coordonează.