MODULUL I

MANAGEMENT, CONTROL ŞI LEGISLAŢIE

TEMA I.1. MANAGEMENT SCOLAR

1. MANAGEMENTUL ORGANIZAŢIEI ŞCOLARE

1.1. Management organizaţional, management educaţional, management şcolar
1.2. Definirea funcţiilor manageriale
2. MANAGEMENTUL RESURSELOR ÎN INSTITUŢIILE DE ÎNVĂŢĂMÂNT
2.1. Definirea resurselor specifice sistemului de învăţământ
2.2. Managementul resurselor umane din învăţământ
2.3. Gestionarea resurselor materiale
2.4. Gestionarea resurselor financiare
2.5. Managementul resurselor informaţionale
2.6. Tipuri de acte de studii, documente școlare și financiar contabile
Întrebări și aplicații
Bibliografie

1
 1. MANAGEMENTUL ORGANIZAŢIEI ŞCOLARE

1.1 Management organizaţional, management educaţional, management şcolar

Managementul este o funcţie profesională care înseamnă a conduce, într-un context dat,
un grup de persoane care au de atins un obiectiv comun, în conformitate cu finalităţile organizaţiei
din care fac parte.
În raport cu alte funcţii şi profesii, funcţia managerială are două caracteristici proprii:
a) Se exercită cu şi asupra altor persoane (colegi, colaboratori, superiori ierarhic), deci nu este
o meserie solitară;
b) Se învaţă nu numai în şcoală, fie ea universitate de management, ci mai ales în contact cu
terenul, cu practica.
În ceea priveşte managementul educaţional, acesta poate fi definit ca fiind „activitatea
angajată la nivelul sistemului şi al procesului de învăţământ în vederea realizării funcţiilor
manageriale (planificare-organizare; orientare-îndrumare metodologică; reglare-autoreglare) ale
instituţiilor specializate în formarea-dezvoltarea permanentă a personalităţii elevului, studentului
etc, prin intermediul unor structuri manageriale corespunzătoare, angajate în plan central
(Ministerul învăţământului), teritorial (inspectoratele şcolare) şi local (unităţile şcolare de bază:
grădiniţa, şcoala, liceul, colegiul, universitatea etc)” (Cristea, 1998).
În sens tradiţional, activitatea de conducere a şcolii vizează următoarele obiective şi domenii de
referinţă (vezi Dicţionar de pedagogie, 1979, pag.89):
 îndrumarea, controlul şi administrarea tuturor activităţilor din învăţământ, realizate la nivel
naţional, teritorial şi local;
 reglementarea principalelor probleme de organizare, conţinut, metodologie, evaluare într-o
manieră centralizată sau descentralizată, stabilită la nivel de politică a educaţiei;
 elaborarea deciziilor cu valoare administrativă şi pedagogică necesare pentru perfecţionarea
continuă a activităţii la nivel de sistem şi de proces, în raport cu legislaţia curentă şi cu
principiile conducerii ştiinţifice.
În sens managerial, conducerea şcolii reprezintă activitatea de orientare sistemică, optimă şi
strategică a instituţiilor specializate în formarea-dezvoltarea permanentă a preşcolarului, elevului,
studentului etc. Ca activitate de management pedagogic, conducerea şcolii presupune proiectarea
şi realizarea următoarelor acţiuni (vezi Cristea, Sorin, 1996, B, D):
 informarea managerială (cantitativă, stocată; calitativă/prelucrată, rafinată, procesată);
 evaluarea managerială: cantitativă (bazată pe operaţii de control care vizează măsurarea
activităţii); calitativă (bazată pe operaţii care vizează aprecierea activităţii); operaţională

2
 (bazată pe operaţii care vizează decizia pedagogică);
 comunicarea managerială: constatativă (bazată pe operaţii de consemnare a rezultatelor);
anticipativă (bazată pe operaţii de îndrumare metodică a viitoarei activităţi, pentru corecţie,
amelioarare, perfecţionare, ajustare structurală, restructurare si reformă).

1.2 Definirea funcţiilor manageriale

1. Decizia

Decizia este un element esenţial al managementului, fiind instrumentul său specific de

exprimare, prin care conducătorul (individual sau colectiv) hotărăşte în legătură cu modalităţile
concrete de acţiune practică menite să conducă la realizarea obiectivelor proiectate şi declanşează,
dezvoltă aceste acţiuni. Decizia de conducere reprezintă procesul de alegere a unei linii de acţiune
în scopul realizării unor obiective, prin a cărei aplicare se influenţează activitatea a cel puţin unei
alte persoane decât decidentul (Nicolescu, 98).
Caracteristicile deciziei:
a) Fundamentarea ştiinţifică a deciziei. Aceasta conduce la evitarea improvizaţiilor şi a
subiectivismului în procesul de luare a deciziilor.
b) Legalitatea deciziei. Adoptarea deciziei trebuie făcută doar de către persoane care sunt investite
cu împuternicire în acest sens.
c) Completitudinea deciziei. Decizia trebuie să cuprindă toate elementele necesare înţelegerii
corecte şi implementării acesteia.
d) Oportunitatea deciziei. Este de preferat o decizie bună luată în timp util unei decizii foarte bune
luate cu întârziere.
e) Eficienţa deciziei. Se urmăreşte obţinerea unui efect cât mai bun pentru un anumit efort.
f) Coordonarea deciziei. Deciziile privind diferitele departamente ale organizaţiei trebuie să fie
compatibile între ele şi să conducă la realizarea obiectivului de ansamblu al organizaţiei

2.Planificarea

Planificarea este o activitate complexă prin care se stabileşte cum vor fi utilizate resursele
umane şi materiale, financiare, informaţionale şi de timp de care dispune organizaţia şcolară, pentru
atingerea obiectivelor proiectate. „Planificarea îndeplineşte o serie de funcţii cum ar fi: de orientare
(a organizaţiei în ansamblu şi a diferitelor ei componente), de raţionalizare a resurselor, de motivare
a personalului.”(I. Jinga).
„Odată cu accentuarea importanţei pe care planificarea o are în organizaţii, apar tot mai multe tipuri
de planuri. Patru dimensiuni ale planurilor utilizate de manageri sunt ilustrate în figura de mai jos.
3
(Selecţie din "Management de la teorie la practică”- Cornescu, V., Marinescu, P., Curteanu, D,
Toma, S., , Editura Universităţii din Bucureşti)

Orizontul temporal pentru care este conceput un plan este important, managerii folosind de la
planuri concepute pentru cel mult un an (planuri pe termen scurt) până la planuri concepute pentru
cel puţin cinci ani (planuri pe termen lung).
a Planificarea pe termen lung
Planurile pe termen lung sunt cele care acoperă aspecte competitive, tehnologice şi
strategice complexe ale conducerii unei organizaţii şi care implică şi alocarea resurselor.
Planificarea pe termen lung cuprinde cercetarea şi dezvoltarea, expansiunea de capital, dezvoltarea
organizaţională şi managerială şi satisfacerea cerinţelor financiare ale organizaţiei.
b Planificarea pe termen mediu
Planurile pe termen mediu sunt concepute de obicei pentru unu până la trei ani. În timp ce
planurile pe termen lung servesc drept îndrumare, fiind derivate din procesul planificării strategice,
planurile pe termen mediu sunt de obicei mai detaliate şi au mai multă relevanţă pentru managerii
de pe nivel mediu şi inferior. Planurile pe termen mediu se referă de obicei la funcţiile organice ale
organizatiei, cum ar fi finanţele, marketingul sau producţia. Datorită faptului că planurile pe termen
lung trebuie să ia în calcul un mare număr de variabile, accentul cade în multe organizaţii pe
planurile pe termen mediu.
c Planificarea pe termen scurt
Planurile pe termen scurt, la fel ca şi cele pe termen mediu, derivă din cele pe termen lung.

4
Au un orizont temporal de cel mult un an şi au un impact mai mare asupra activităţii zilnice a
managerilor decât planurile pe termen mediu sau lung. Includ anumite planuri de atingere a
obiectivelor financiare (bugetul), inventar, publicitate, instruirea angajaţilor.
d Planurile strategice
Acestea influenţează întreaga organizaţie, sunt elaborate de obicei de managerii de pe nivele
ierarhice superioare şi sunt prin definiţie pe termen lung. Planurile strategice descriu misiunea şi
scopul organizaţiei şi decid care trebuie să fie obiectivele organizaţionale.
Procesul planificării începe cu declararea formală a misiunii, care stabileşte direcţia şi
premisele planificării firmei. Sunt determinate apoi obiective strategice ale companiei şi este creată
baza pentru planurile operaţionale ale organizaţiei. Stabilirea misiunii şi a planurilor strategice ale
organizaţiei reprezintă punctul de plecare pentru procesul de planificare la nivelul întregii
organizaţii.
e Planurile operaţionale
În timp ce planurile strategice stabilesc cadrul general al planificării în organizaţie, planurile
operaţionale acoperă un domeniu mai restrâns, fiind orientate spre activităţile zilnice sau lunare ce
trebuie efectuate pentru îndeplinirea planurilor strategice şi atingerea obiectivelor strategice.
Planurile operaţionale sunt numite uneori planuri tactice şi au în general drept obiect alocarea de
resurse şi programarea activităţilor.

3. Organizarea

Odată stabilite obiectivele şi căile prin care acestea vor fi atinse, managerii trebuie sã
proiecteze sau sã reproiecteze structura care sã fie capabilã sã le îndeplineascã. Astfel, scopul
organizãrii este sã creeze o structurã, care sã îndeplineascã sarcinile propuse şi sã cuprindã relaţiile
ierarhice necesare.
În cadrul organizării, managerii preiau sarcinile identificate în timpul planificãrii şi le
repartizeazã indivizilor, grupurilor de persoane şi sectoarelor din firma respectivã care le pot
îndeplini. De asemenea, ei stabilesc şi regulamentul funcţionării organizaţiei şi asigură aplicarea lui.

4. Coordonarea

Funcţia de coordonare permite ,,armonizarea" intereselor individuale sau de grup cu

scopurile organizaţiei. Indiferent de tipul organizaţiei (de producţie, comercialã, financiarã etc),
fiecare individ interpreteazã în felul sãu bunul mers al companiei. Astfel, aceastã funcţie intervine în
,,aducerea la acelaşi numitor" a interpretãrilor respective, plasându-le pe direcţia atingerii
obiectivelor de bază ale organizaţiei.

5
5. Controlul

Funcţia de control a managementului permite managerul trebuie sã verifice dacã

performanţa actualã a instituției este conformă cu cea planificată. Funcția de control reclamă trei
elemente:
a) stabilirea standardului (limitei, pragului) performanţei;
b) informaţia care indică diferenţele dintre nivelul de performanţă atins şi cel planificat;
c) acţiunea pentru a corecta abaterile care apar.

2. MANAGEMENTUL RESURSELOR ÎN INSTITUŢIILE DE ÎNVĂŢĂMÂNT

2.1 Definirea resurselor specifice sistemului de învăţământ

Datorită complexităţii acestora, resursele specifice sistemului educaţional solicită celor care
le gestionează responsabilitate, competenţă, profesionalism; sistemul acestor resurse include
următoarele subcategorii:
 resurse umane: cadre didactice, personal didactic auxiliar, personal administrativ, elevi,
studenţi, reprezentanţi ai comunităţii educative;
 resurse materiale: baza didactico-materială, spaţiul şcolar, spaţiul extraşcolar folosit la
nivelul educaţiei nonformale;
 resurse financiare: bugetul, contribuţiile comunităţii educative: familie, agenţi sociali;
 resurse informaţionale: planuri, programe de învăţământ, concepute în sens curricular,
materiale curriculare, baza de date existentă în bibliotecă, videotecă, laborator de instruire
asistată pe calculator etc; de asemenea, resursele informaţionale sunt preluate din legi,
hotărâri, ordine, dispoziţii, regulamente, norme, instrucţiuni, previziuni, statistici
 resurse de timp: timpul şcolar şi extraşcolar.
În gestionare acestor tipuri de resurse din învăţământ, s-a trecut treptat prin următoarele
etape de dezvoltare (cf. Cristea, 1998):
 administraţia tradiţională a resurselor - dezvoltată în secolul al XIX lea, presupune o
gestiune artizanală, bazată pe aplicarea integrală şi "servilă" a unor reguli care sunt mai mult
implicite decât explicite),
 administraţia industrială a resurselor, dezvoltată la începutul secolului al XX-lea,
presupune o gestiune a organizaţiei cu o anumită bază ştiinţifică de organizare care
urmăreşte creşterea randamentului în muncă, realizarea sarcinilor de producţie în etape
precise, transformarea omului dintr-un simplu executant într-un "om-maşină"
 administraţia umanistă, dezvoltată pe fondul elanului democratic al anilor 1930,

6
 presupune o gestiune a muncii care angajează participarea omului la alegerea obiectivelor şi
a mijloacelor tehnice adecvate, o transformare a sa dintr-un executant într-un iniţiator.
 administraţia de tip structuralist, dezvoltată în anii 1950, presupune o gestiune a
sistemului bazată pe: definirea operaţională a problemelor - elaborarea soluţiilor ipotetice -
aplicarea soluţiilor ipotetice - realizarea acţiunilor necesare pentru rezolvarea problemelor -
evaluarea rezultatelor.
 administraţia realizată în sistem deschis, dezvoltată după 1960-1970, presupune gestiunea
competenţelor afirmate individual şi în reţea în condiţii specifice întreprinderilor complexe
de tip postindustrial. În acest context decizia se bazează nu numai pe rezultatele factuale ale
executanţilor, ci şi pe calităţile creative ale iniţiatorilor (capacitate de comunicare-
organizare-flexibilizare-activare în echipă) valabile în condiţii de descentralizare şi de
autonomie funcţională.
 administraţia în condiţiile societăţii postindustriale de tip informaţional, evidenţiază
tendinţa transformării organismelor de conducere executivă în servicii de conducere
managerială, care implică abordarea globală a problemelor educaţiei; se asigură astfel căile
de acţiune necesare pentru comanda şi execuţia corectă a sarcinilor în termeni de autoritate
politică şi de responsabilitate juridică, revelatori la nivelul funcţionării organizaţiei şcolare
în ansamblul său (vezi Dictionnaire encyclopedique de l'education et de la formation, 1994.
pag. 37-39).

2.2 Managementul resurselor umane din învăţământ

În ceea ce priveşte, gestiunea resurselor umane din învăţământ se pot stabili două direcţii de
analiză:
 Managementul strategic al resurselor umane, care înseamnă stimularea eficienţei
profesionale a membrilor echipei prin conducerea procesului de schimbare a serviciului,
dezvoltarea unei politici de comunicare internă, gestiunea strategică a competenţelor;
 Managementul operaţional al resurselor umane, care reprezintă managementul relaţional
(animarea echipelor, conducerea reuniunilor de lucru, negociere, gestiunea timpului,
comunicarea cotidiană).
La intersecţia acestor direcţii, capătă contur următoarele teme de reflecţie:
A. Motivarea personalului
Motivarea este un termen general ce descrie procesul începerii, orientãrii şi menţinerii unor
activitãţi fizice şi psihologice. El este un concept larg ce cuprinde o serie de mecanisme interne cum
ar fi:

7
  preferinţa pentru o activitate faţã de alta;
 entuziasmul şi vigoarea reacţiilor unei persoane;
 persistenţa unor modele (tipare) organizate de acţiune pentru îndeplinirea unor obiective
relevante
B. Mixul abilităţilor manageriale
Setul de abilităţi de care au nevoie managerii pentru a avea succes depinde de nivelul
managerial la care sunt situaţi. Privind abilităţile manageriale drept un amestec de abilităţi
interpersonale, cognitive şi tehnice, Katz a elaborat un model al mixajului abilităţilor
manageriale.

Abilităţile din dreapta diagonalei reprezintă mixul abilităţilor unui manager de pe primele
nivele, sau ale unui supraveghetor. Sunt de observat orientarea către aspectele tehnice ale
postului şi accentul pus pe abilităţile interpersonale, în condiţiile scăderii rolului abilităţilor
cognitive (care includ rezolvarea aspectelor administrative, cum ar fi determinarea misiunii
organizaţiei, stabilirea relaţiei cu mediul economic şi planificarea pieţelor, finanţelor şi altor resurse
şi servicii).

2.3 Gestionarea resurselor materiale

Resursele materiale ale învăţământului reprezintă o categorie de resurse pedagogice

specifice, determinate la nivel de sistem şi de proces; sunt incluse aici următoarele tipuri de resurse
pedagogice valorificabile la nivelul activităţii pedagogice:
 mijloacele de învăţământ - reprezintă "un ansamblu de instrumente, materiale, produse,
adaptate şi selecţionate în mod intenţionat pentru a servi nevoilor organizării şi desfăşurării
procesului instructiv-educativ din şcoală". (Cerghit, Ioan, 1988, pag. 203)
 spaţiul şcolar - reprezintă mediul care valorifică resursele pedagogice existente la niveluri

8
 de funcţionalitate optimă pentru stimularea activităţii, mobilităţii şi securităţii "actorilor
educaţiei" (vezi Mialaret, Gaston, 1991, pag.308-325).
 arhitectura şcolară - reprezintă obiectivarea integrală a modelului de proiectare pedagogică
a spaţiului şcolar. Această obiectivare angajează "o valoare de folosire pedagogică" -
rezultată din construcţie, stil, estetică - semnificativă pentru elevi, profesori, administratori,
reprezentanţi ai comunităţii educative locale.
Calitatea spaţiului şcolar este determinată de o serie de factori, prezentaţi în continuare
printr-o sinteză realizată de S. Cristea (1998). Instituţia şcolară modernă vizează delimitarea unui
spaţiu adecvat pentru valorificarea proiectelor şi a strategiilor pedagogice angajate la nivel de
sistem şi de proces, în strânsă legătură cu oportunităţile şi constrângerile dependente de raporturile
existente cu comunitatea educativă locală. O asemenea instituţie modernă devine funcţională prin
relaţiile stabilite între următoarele spaţii şcolare:
 clase şcolare, care asigură realizarea activităţii didactice de bază (lecţia):
 cabinete şcolare, care asigură realizarea unor activităţi didactice pe bază de documentare;
 laboratoare şcolare, care asigură realizarea unor activităţi pe bază de experiment;
 ateliere, loturi şcolare, care asigură realizarea activităţii pe baza unor acţiuni practice;
 sală de sport şcolară, bazin de înot şcolar, care asigură realizarea în condiţii optime a
activităţilor de educaţie fizică şi sport;
 locuri de recreere, care asigură petrecerea corespunzătoare a timpului liber al elevilor şi al
profesorilor, în perioada programului şcolar;
 cabinete metodice pentru profesori, care asigură informarea complexă a acestora, în
termenii unor cerinţe de perfecţionare şi de cercetare pedagogică;
 bibliotecă şcolară sau C.D.I. la dispoziţia tuturor "actorilor educaţiei", cu valorificarea
tehnologiilor informatizate, în mod individual şi în condiţii de reţea;
 spaţii şcolare speciale pentru realizarea serviciilor de management, gestiune,
contabilitate, administraţie, secretariat etc;
 spaţii şcolare speciale pentru organizarea unor activităţi festive, spectacole, întâlniri cu
părinţii, cu alţi factori educaţionali etc.
 spaţii şcolare speciale pentru funcţionarea internatului şcolar şi a cantinei şcolare.
În ceea ce priveşte arhitectura şcolară, se observă că acest concept operaţional evidenţiază
raporturile dintre mijloacele de învăţământ existente şi spaţiul şcolar care asigură valorificarea
efectivă a acestora, în cadrul unei dinamici pedagogice specifice, realizabilă la nivel de:
 adaptabilitate: o construcţie şcolară care permite finisări, înlocuiri, deplasări, anexe,
schimbări calitative şi cantitative la nivelul mijloacelor de învăţământ, la nivelul gestiunii

9
resurselor etc;
 flexibilitate: o construcţie şcolară care permite schimbări la nivelul orarului, efectivelor de
elevi şi profesori, indicelui de şcolarizare şi de frecvenţă etc;
 comunitate: o construcţie şcolară aflată în centrul comunităţii educative, care permite
stabilirea unor corelaţii funcţionale cu serviciile culturale, sportive, manageriale,
administrative, politice, economice etc. ale comunităţii locale (vezi Mialaret, Gaston, 1991,
pag.312-315).

2.4 Gestionarea resurselor financiare

Repere de analiză:
 managementul financiar în contextul descentralizării;
 evaluarea financiară;
 luarea de decizii şi colectarea de fonduri;
 definitivate la nivel de decizie politică centrală, teritorială sau locală;
 bugetarea şi monitorizarea bugetului.

2.5 Managementul resurselor informaţionale

Informaţia devine din ce în ce mai importantă în zilele noastre. Ca urmare, având în vedere
cantitatea mare de informaţii cu care se confruntă directorii de şcoli, creşte şi necesitatea gestionării
informaţiei.
Managementul informatic al documentelor reprezintă un sistem informatic care permite
circulația (pentru informări, aprobări sau modificări), stocarea și regăsirea documentelor aflate în
orice format electronic, cu facilități de conectare Ia alte sisteme informatice sau dispozitive
electronice (de exemplu, prin conectarea Ia dispozitive de scanare pot fi introduse automat în sistem
documentele pe hârtie).
Managementul informatic al documentelor prezintă anumite avantaje:
 rularea automată a documentelor;
 sistem integrat;
 monitorizarea activităților desfășurate pentru finalizarea lucrărilor;
 notificarea automată a problemelor;
 ușurință în urmărirea documentelor;
 ușurință în arhivarea documentelor finalizate.
Tehnologiile integrate, puternice, pe care le avem permit o redefinire a documentului: “orice

10
pachet de date structurate care poate fi folosit ca informație”. Adică un document poate fi aproape
orice: holograme, CD/DVD-uri, secvențe video. Documentul poate fi citit, vizualizat, auzit simultan
pe dispozitive wireless portabile sau pe echipamente de birou. Cu ajutorul documentului se pot
realiza tranzacții de oriunde, fără constrângeri de spațiu și timp.
Un sistem performant de management al documentelor presupune:
 implementarea rapidă de fluxuri de documente;
 flexibilitate Ia orice structură organizațională;
 grad înalt de securitate;
 adaptabilitate la orice tip de document;
 conectabilitate la alte aplicații;
 ușurință în exploatare
 up-gradare la dezvoltări ulterioare
Sistemul informatizat de management al documentelor asigură:
 alocarea unui număr unic de înregistrare fiecărui document
 stabilirea locației documentului activ
 urmărirea întregului ciclu de viață al documentului
 persoana/persoanele responsabile cu recepția acestuia
 momentul Ia care a fost recepționat
 persoana care răspunde de avizarea/răspunsul formulat
 data Ia care răspunsul/avizarea au fost finalizate
Spre deosebire de sistemele manuale de management al documentelor, sistemele
informatizate de management prezintă anumite avantaje:
 stochează informațiile legate de document intr-un singur loc;
 permit accesul rapid Ia locul în care se află documentul în organizație;
 informează privind stadiul de avizare (rezoluție) în care se afla acesta;
 urmăresc timpul necesar finalizării precum și depășirea acestui termen;
 vizualizează numărul de documente intrate zilnic, săptămânal și lunar;
Proiectarea şi implementarea unui sistem de gestiune şi arhivare electronică a documentelor
în cadrul unei firmei sau instituţii este o activitate complexa şi consumatoare de resurse financiare,
în special pe linia achiziţiei de tehnică de calcul, însă eforturile vor fi răsplătite din plin de eficienţa
accesului la informaţie şi de eliminarea timpilor morţi în circuitul documentelor.
Arhivarea electronică a documentelor poate fi văzută ca parte componenta a unui sistem de
gestiune a documentelor, dar poate constitui şi o activitatea de sine stătătoare, mai ales în cadrul
instituţiilor publice deţinătoare de arhive impresionante ca volum şi valoare a conţinutului. Datele
şi informaţiile existente în arhive se află sub cele mai diverse forme, cum ar fi hârtie, fişiere
electronice, înregistrări audio, clipuri video, microfilme.
Preluarea acestora într-un sistem de prelucrare automată a datelor presupune, în principal,
scanarea/importarea, indexarea, stocarea lor pe suporţi de memorare de mare capacitate şi
caracterizaţi de o fiabilitate foarte ridicată şi regăsirea lor după diferite criterii. Înainte de a intra în

11
amănuntele procesului de arhivare electronică este necesară definirea exactă a noţiunii de arhivă.
Concluzionând, poate deveni foarte dificil de organizat şi conservat în bune condiţii
informaţia existentă într-o arhivă. Soluţia la aceste probleme este transferul informaţiilor existente
pe suporţi de memorare mai puţin vulnerabili şi care să ocupe spaţiu fizic de stocare cât mai mic.
Arhivarea electronică a documentelor presupune existenţa unui echipament electronic
minimal care să conțină un PC cu un hard disk de capacitate mare, pe post de server, un scanner
performant, cu viteză de scanare mare, 40 pag./min și un PC utilizat pentru căutare interogare
documente. Pe cele două computere trebuie instalat un software de arhivare va trebui să permită o
anumită ritmicitate a operațiilor mai sus menționate, astfel încât să nu apară supraîncărcări ale
rețelei de arhivare și totodată să permită consultarea facilă a documentelor electronice introduse.
O schemă conceptuală a unui sistem electronic de arhivare a documentelor este prezentată în
figura de mai jos1:

Problematica arhivării electronice a documentelor este veche însă odată cu evoluția tehnicii
de calcul pot fi identificate soluții din ce în ce mai fiabile. La ora actuală există pe piața românească
câteva soluții software integrate însă pentru ca acestea să poată fi implementate cu succes trebuie
particularizate funcție de specificul și istoricul documentelor ce vor face obiectul arhivarii

1
Romeo Mihai Pavelescu ”Arhivarea electronica a documentelor”, Revista ”Informatică Economică”, nr. 10/1999

12
electronice. Arhivarea electronică a documentelor prin scanare este o activitate foarte mare
consumatoare de resurse și de aceea, în paralel cu aceasta ar trebui să funcționeze un sistem de
gestiune electronică a documentelor care va minimiza crearea de documente sub forma de hârtie sau
film.
Piața soft-urilor, a aplicațiilor de management a documentelor este foarte dinamică, mai ales
în ultima vreme, datorita faptului că în acest moment există din punct de vedere hardware soluții
viabile însă din punct de vedere software mai sunt multe de pus la punct.
Semnătura electronică reprezintă informații în format electronic și care sunt atașate sau logic
asociate unor documente în forma de asemenea electronică. Semnătura electronica servește ca
metoda de identificare a semnatarului și este înmagazinată pe suport magnetic securizat. O
semnătură electronică extinsă trebuie să îndeplinească cumulativ, următoarele condiții:
 este legată în mod unic de semnatar.
 asigură identificarea semnatarului.
 este creată prin mijloace controlate exclusiv de semnatar.
 este legată de documentul în forma electronică la care se raportează în așa fel încât
orice modificare a documentului, ulterioară semnării, să ducă automat la invalidarea
semnăturii.
Semnatarul este definit ca fiind acea persoană care deține un dispozitiv de creare a
semnăturii electronice și care acționează fie în nume propriu (persoana fizică) fie în numele unui
terț (de exemplu, persoană juridică).
Pentru ca o persoană să poată folosi semnătura electronică, este necesară ca în prealabil să
dobândească un certificat care ii atestă identitatea. Certificatul reprezintă o colecție de date în formă
electronică și care atestă legătura dintre datele de verificare a semnăturii electronice și semnatarul
ca persoană, confirmând identitatea acelei persoane. Certificatul calificat este eliberat de către un
furnizor de servicii de certificare, legal constituit.
Certificatul calificat va cuprinde următoarele mențiuni, conform legii2:
 indicarea faptului că certificatul a fost eliberat cu titlu de certificat calificat;
 datele de identificare a furnizorului de servicii de certificare, respectiv numele semnatarului
sau pseudonimul acestuia, identificat ca atare, precum și alte atribute specifice ale
semnatarului, dacă sunt relevante, în funcție de scopul pentru care este eliberat certificatul
calificat;
 numele semnatarului sau pseudonimul acestuia, identificat ca atare, precum şi alte atribute
specifice ale semnatarului, dacă sunt relevante, în funcţie de scopul pentru care este eliberat
certificatul calificat.
 codul personal de identificare a semnatarului;

2,3
Legea nr. 455 din 18 iulie 2001, privind semnătură electronică

13
  datele de verificare a semnăturii, care corespund datelor de creare a semnăturii aflate sub
controlul exclusiv al semnatarului;
 indicarea începutului și sfârșitului perioadei de valabilitate a certificatului calificat;
 codul de identificare a certificatului calificat;
 semnătura electronică extinsă a furnizorului de servicii de certificare care eliberează
certificatul calificat;
 limitele utilizării certificatului calificat sau limitele valorice ale operațiunilor pentru care
acesta poate fi utilizat;
 orice alte informații stabilite de autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în
domeniu.
Fiecărui semnatar i se va atribui de către furnizorul de servicii de certificare un cod personal
care sa asigure identificarea unica a semnatarului. Generarea codului personal de identificare și a
codului de identificare a certificatului calificat se face pe baza reglementărilor stabilite de
autoritatea de reglementare și supraveghere specializată în domeniu3.
La solicitarea titularului, furnizorul de servicii de certificare va putea înscrie în certificatul
calificat și alte informații decât cele menționate anterior, cu condiția ca acestea să nu fie contrare
legii, bunelor moravuri sau ordinii publice, și numai după o prealabilă verificare a exactității acestor
informații.
Certificatul calificat va indica în mod expres faptul că este utilizat un pseudonim, atunci
când titularul se identifică printr-un pseudonim.
Certificatele eliberate de către autoritatea de certificare sunt menținute într-un registru
electronic de evidență a certificatelor eliberate și conțin informații asupra perioadei de valabilitate a
acestora, cât și cazurile de suspendare sau revocare și motivația acestor demersuri.
După cum rezulta din articolele Legii nr. 455 din 18 iulie 2001 privind semnătura
electronică, semnătura electronică se aplică unui document în format electronic, redactat sau obținut
prin intermediul programelor informatice, ca de exemplu:
 Documente MS Word (contracte, documente, notificări, etc. )
 Spread-sheet Excel (rapoarte financiare, state de plată a salariilor, note de comandă,
etc.)
 Documente Adobe Acrobat superioare ca și aspect și securitate a integrității
informațiilor celor în MS Word)
 Fotografii digitale (constatări, mostre, comanda de produse, etc.)
 Programe expert de gestiune a documentelor (documente ale administrației
publice și locale, documente care urmează să fie arhivate în cadrul arhivelor
electronice din cadrul unor Data Centre, etc. )
 Documente rezultate din prelucrarea datelor contabile și fiscale (declarații de
impunere, documente de plată către Bugetul de Stat, etc.)

14
 Efectul produs prin aplicarea semnăturii electronice este asimilat semnăturii olografe și
ștampilei (daca e cazul) aplicate unui document în forma fizică. Semnătura electronică este un
instrument deosebit de util și puternic totodată, care oferă următoarele facilități:
 permite semnatarilor unui document să oficializeze acest act chiar dacă se afla la
mare distanță geografică față de locul unde trebuie semnat documentul.
 un document semnat electronic se supune clauzei juridice de nonrepudiere, adică
semnatarul nu poate susține că nu a semnat acel document.
 prin faptul că orice modificare, cât de mică a documentului semnat digital duce
automat la anularea semnăturii, destinatarul are convingerea că documentul a ajuns
în stare nealterată.
 orice document semnat digital poate fi tipărit la imprimantă, putând conține
informația că documentul original e cel electronic și că acesta poartă semnătura
electronică a semnatarului.
Prin aplicarea semnăturii electronice pe documentele care impun autentificarea prin
semnătura și sigiliu (celebrul SS de pe documentele tipizate), se realizează trecerea la noua eră
informațională.
Conform legii, pentru ca certificatul să fie calificat, ceea ce conferă siguranță maximă în
utilizarea semnăturii electronice, sunt necesare dispozitive de creare a semnăturii electronice care
îndeplinesc cumulativ următoarele condiții4:
a) datele de creare a semnăturii, utilizate pentru generarea acesteia, să poată apărea
numai o singură dată și confidențialitatea acestora să poată fi asigurată;
b) datele de creare a semnăturii, utilizate pentru generarea acesteia, să nu poată fi
deduse;
c) semnătura să fie protejată împotriva falsificării prin mijloacele tehnice disponibile la
momentul generării acesteia;
d) datele de creare a semnăturii să poată fi protejate în mod efectiv de către semnatar
împotriva utilizării acestora de către persoane neautorizate;
e) să nu modifice datele în formă electronică, care trebuie să fie semnate, și nici să nu
împiedice ca acestea să fie prezentate semnatarului înainte de finalizarea procesului
de semnare;
Dispozitive de creare a semnăturii electronice:
 SmartCard-urilor, dispozitive asemănătoare cardurilor bancare, care însă au
înmagazinate informațiile necesare utilizării semnăturii electronice.
 e-Token, mai mic și mai ușor de transportat. E util celor care posedă un laptop si
care se deplasează frecvent. Ambele dispozitive se conectează la portul USB al
calculatorului.

4
Legea nr. 455 din 18 iulie 2001, privind semnatură electronică

15
 2.6 Tipuri de acte de studii, documente școlare și financiar contabile

La nivelul unității de învățământ se deosebesc două tipuri de documente manageriale care

asigură un management eficient al unității școlare:
a) documente de diagnoză;
b) documente de prognoză.
Documentele de diagnoză ale unităţii de învăţământ sunt:
a) rapoartele semestriale asupra activităţii desfăşurate;
b) raportul anual asupra activităţii desfăşurate;
c) rapoartele ale comisiilor şi compartimentelor din unitatea de învăţământ preuniversitar;
d) raportul de autoevaluare internă a calităţii;
Documentele de prognoză ale unităţii de învăţământ sunt:
a) proiectul de dezvoltare instituţională (PDI);
b) programul managerial (PM);
c) planul operaţional (PO);
d) programul de dezvoltare a sistemului de control managerial intern (SCMI).
Este important de știut că proiectul de dezvoltare instituţională, PDI, se realizează pe o
durată de 5 ani, programul managerial, PM, se realizează pe o durată de un an școlar, planul
operațional, PO, se realizează semestrial iar programul de dezvoltare a sistemului de control
managerial intern SCMI anual.
În scopul optimizării managementului unităţii de învăţământ, directorul poate elabora și alte
documente.
Proiectul de dezvoltare instituţională constituie documentul de prognoză pe termen lung al
unităţilor din învăţământul preşcolar, primar, gimnazial, liceal – filiera teoretică şi vocaţională şi se
elaborează de către o echipă coordonată de către director și va conţine:
a) prezentarea unităţii de învăţământ preuniversitar: istoric şi starea actuală a resurselor umane,
materiale, relaţia cu comunitatea locală şi schema organizatorică;
b) analiza de nevoi alcătuită din analiza mediului intern (SWOT) şi analiza mediului extern
(PEST);
c) viziunea, misiunea şi obiectivele strategice ale unităţii de învăţământ preuniversitar;
d) planul de dezvoltare conţine planificarea tuturor activităţilor unităţii de învăţământ
preuniversitar, fiind structurat astfel: funcţia managerială, obiective, termen, stadiu de
realizare, resurse necesare, responsabilităţi, indicatori de performanţă şi evaluarea anuală;
e) planul operaţional al etapei curente.
Proiectul de dezvoltare instituţională se avizează de către consiliul profesoral şi se aprobă de

16
consiliul de administraţie.
Pentru unitățile de învăţământ preuniversitar profesional şi tehnic, în baza ghidului de
elaborare emis de către Centrul Naţional de Dezvoltare al Învăţământului Profesional şi Tehnic, se
elaborează planul de acţiune al şcolii, PAS, care este parte a proiectului de dezvoltare al unităţii de
învăţământ preuniversitar profesional şi tehnic. Acest plan are ca scop corelarea ofertei în educaţie
şi formare profesională cu nevoile de dezvoltare socio-economică la nivelul ariei de acţiune.
Programul managerial se elaborează de către director și constituie documentul de prognoză
pe termen scurt de un an. Acesta conţine adaptarea direcţiilor de acţiune ale ministerului şi
inspectoratului şcolar judeţean/ inspectoratul şcolar al municipiului Bucureşti, precum şi a
obiectivelor strategice ale proiectului de dezvoltare instituţională, la contextul unităţii de învăţământ
preuniversitar Programul managerial se avizează de către consiliul de administraţie şi se prezintă
consiliului profesoral.
În cazul unităților de învățământ preuniversitar la care există prevăzut și postul de directorul
adjunct, ocupantul acestuia va întocmi propriul plan managerial conform fişei postului în
concordanţă cu planul managerial al directorului şi cu proiectul de dezvoltare instituţională.
Planul operaţional este elaborat de către director, pentru o perioadă de un semestru şi conţine
operaţionalizarea obiectivelor programului managerial precum corecțiile/îmbunătăţirile aduse
acestuia, corespunzător etapei respective. În mod asemănător, directorul adjunct va întocmi propriul
plan operaţional conform fişei postului în concordanţă cu planul operaţional al directorului.
Programul de dezvoltare a sistemului de control managerial este realizat anual de către
director şi conţine atribuţii concrete de control: cine controlează, ce controlează, când controlează,
cum se finalizează controlul şi termenul de raportare către consiliul de administraţie.
În conformitate cu prevederile Ordinului 946/2005 privind aprobarea codului controlului
intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru
dezvoltarea sistemelor de control managerial, modificat şi actualizat, controlul intern reprezintă
ansamblul politicilor şi procedurilor concepute şi implementate de către managementul şi
personalul entităţii publice, în vederea furnizării unei asigurări rezonabile pentru: atingerea
obiectivelor entităţii publice într-un mod economic, eficient şi eficace; respectarea regulilor externe
şi a politicilor şi regulilor managementului; protejarea bunurilor şi a informaţiilor; prevenirea şi
depistarea fraudelor şi greşelilor; calitatea documentelor de contabilitate şi producerea în timp util
de informaţii de încredere, referitoare la segmentul financiar şi de management.
Rolul controlului intern este de a contribui la buna desfășurare a activității unității de
învățământ, asigurarea unei gestiuni financiare, cu respectarea legalității, regularității,
economicității, eficacității și eficienței în utilizarea fondurilor publice precum și în administrarea
patrimoniului public.

17
 Aportul SCMI constă în promovarea unei culturi privind realizarea unui management efectiv
şi eficient în cadrul entităţii publice.
Activitățile de control intern se structurează pe obiectivele acțiunii stabilite de management,
în scopul de a evalua eficacitatea implementării politicilor, programelor şi acţiunilor în vederea
îmbunătăţirii continue a acestora.
Programul de dezvoltare a sistemului de control managerial este prezentat consiliului
profesoral. Activitatea de control intern este organizată şi funcţionează în cadrul comisiei de control
managerial intern, subordonată directorului unităţii de învăţământ preuniversitar.
În scopul optimizării managementului unităţii de învăţământ preuniversitar, directorul poate
elabora și alte documente:
a) Proceduri operaționale prin care se stabilesc etapele ce trebuie parcurse, succesiv şi
obligatoriu de către personalul unităţii de învăţământ preuniversitar, cu privire la o anumită
activitate;
b) Decizii care sunt instrumentele de exercitare a managementului cu caracter obligatoriu,
normativ cu urmări imediate asupra activităţii personalului din subordine;
c) Note de serviciu emise de către director şi înregistrate în secretariatul unităţii de învăţământ
preuniversitar, pentru îndeplinirea unei sarcini, în afara celor prevăzute în fişa postului şi a
anexelor acesteia.
În activitatea managerială desfășurată de către conducerea unității de învățământ pe lângă
documentele enumerate anterior, directorul utilizează și alte documentele manageriale:
a) statul de funcţii/de personal;
b) organigrama unităţii de învăţământ preuniversitar;
c) regulamentul intern al unităţii de învățământ;
d) schemele orare ale unităţii de învăţământ;
e) fișele de evaluare a activităţii personalului didactic în vederea acordării calificativelor anuale;
f) planul de şcolarizare aprobat;
g) dosarul cu instrumentele interne de lucru ale directorului pentru îndrumare şi control/programe
operative săptămânale;
h) dosarul privind siguranţa în muncă;
i) dosarul privind protecţia civilă;
j) programele de cooperare şi parteneriat locale, naţionale şi internaţionale.
Consiliului de administraţie al unității de învățământ în activitatea derulată, utilizează o serie
de documente. Acestea sunt:
a) tematica şi graficul şedinţelor consiliului de administraţie;
b) convocatoarele consiliului de administraţie;

18
 c) registrul de procese - verbale al consiliului de administraţie;
d) documentele privind evaluarea personalului;
e) dosarul privind răspunderea disciplinară şi materială a personalului.
f) dosarul hotărârilor adoptate, semnate de preşedintele de şedinţă şi înregistrate la secretariat.
Documentele utilizate de către Consiliului profesoral al unității de învățământ în activitatea
derulată sunt:
a) tematica şi graficul şedinţelor consiliului profesoral; opiniile cadrelor didactice privind
problematica abordată de consiliul profesoral;
b) convocatoare ale consiliului profesoral;
c) registrul de procese - verbale al consiliului profesoral, însoţit de dosarul cu anexele proceselor-
verbale.
De menționat este faptul că toate aceste documente trebuie să respecte prevederile art.7 din
Legea Arhivelor nr. 16/1996 care afirmă: ”Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să
înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern,
precum şi a celor ieşite, potrivit legii.”. Anual documentele se grupează în unităţi arhivistice,
potrivit problematicii şi termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă,
care se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele proprii. Documentele se depun la
depozitul arhivei creatorilor de documente în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar şi
proces-verbal de predare-primire, potrivit Legii Arhivelor nr. 16/1996.
În sistemul naţional de învăţământ, actele de studii şi documentele şcolare oficiale,
nominalizate prin Regulamentul privind regimul actelor de studii şi al documentelor şcolare
gestionate de unităţile de învăţământ preuniversitar, aprobat prin OMECTS nr. 5565 /07.10.2011, se
întocmesc numai în limba română, folosindu-se alfabetul latin, în conformitate cu prevederile art.
10 alin. (4) din Legea educaţiei naţionale nr. 1/2011. Este interzis să se facă ştersături, răzuiri,
acoperire cu pastă corectoare, prescurtări şi/sau adăugări în actele de studii şi în documentele
şcolare.
Conform prevederilor Regulamentului privind regimul actelor de studii şi al documentelor
şcolare gestionate de unităţile de învăţământ preuniversitar, în sistemul naţional de învăţământ
preuniversitar se emit, începând cu anul şcolar 2011 - 2012, următoarele acte de studii:
a) certificat de echivalare a examenului de capacitate, pentru absolvenţii învăţământului de 8
ani, promoţiile de până în anul 1998 inclusiv, care doresc continuarea studiilor liceale -
învăţământ seral/frecvenţă redusă;
b) certificat de absolvire a şcolii de arte şi meserii, pentru absolvenţii învăţământului special şi
pentru absolvenţii Programului educaţional tip "A doua şansă";
c) certificat de calificare profesională nivel 1;

19
 d) certificat de absolvire a anului de completare;
e) certificat de calificare profesională nivel 2;
f) certificat de calificare profesională, pentru absolvenţii învăţământului profesional;
g) certificat de absolvire a ciclului inferior al liceului;
h) certificat de absolvire a liceului;
i) diplomă de bacalaureat;
j) diplomă de merit, pentru absolvenţii care au promovat toate clasele din intervalul IX -
XII/XIII cu medii generale de minimum 9,50, iar la examenul de bacalaureat au obţinut
media 10;
k) certificat de calificare profesională nivel 3;
l) certificat de competenţă lingvistică de comunicare orală în limba română;
m) certificat de competenţă lingvistică de comunicare orală în limba maternă;
n) certificat de competenţă lingvistică într-o limbă de circulaţie internaţională;
o) certificat de competenţe digitale însoţit de suplimentul descriptiv;
p) atestat de competenţe profesionale, pentru absolvenţii ciclului superior al liceului - filiera
teoretică şi vocaţională;
q) certificat de competenţe profesionale, pentru absolvenţii şcolii postliceale/de maiştri;
r) atestat de pregătire psiho-pedagogică;
s) diplomă de absolvire a învăţământului gimnazial, începând cu absolvenţii învăţământului
gimnazial promoţia 2016.
Actele de studii menţionate anterior sunt eliberate numai de către unităţile de învăţământ
acreditate.
Responsabilitatea completării, eliberării şi anulării actelor de studii şi a duplicatelor revine
directorului şi secretarului-şef/secretarului unităţii de învăţământ acreditate . Actele de studii se
eliberează în original sau duplicat. Actele de studii eliberate sunt trecute în Registrul unic de
evidenţă a formularelor actelor de studii, care devine document şcolar cu regim special, după
completarea cu datele de identificare ale elevului, atât la nivelul inspectoratelor şcolare, cât şi al
unităţilor de învăţământ care gestionează acte de studii.
Conform prevederilor aceluiași regulament, documentele şcolare sunt:
a) registrul matricol;
b) catalogul clasei;
c) cataloagele pentru examenele de finalizare a studiilor;
d) cataloagele pentru examenele de corigenţe şi diferenţe;
e) portofoliul educaţional al elevului;
f) suplimentul descriptiv;

20
 g) foaia matricolă, care se eliberează numai la cerere;
h) adeverinţa de studii/adeverinţa de absolvire;
i) registrul unic de evidenţă a formularelor actelor de studii.
j) carnetul de elev care reprezintă documentul de corespondenţă între unitatea de învăţământ
şi familia elevului.
Unităţile de învăţământ care au autorizaţie de funcţionare provizorie gestionează
documentele şcolare menţionate pe formulare tipizate eliberate de inspectoratele şcolare.
Responsabilitatea întocmirii, modificării, eliberării şi anulării documentelor şcolare revine
directorului şi secretarului-şef/secretarului unităţii de învăţământ acreditate sau cu autorizaţie de
funcţionare provizorie, dirigintelui sau titularului de disciplină, în condiţiile prevăzute de
Regulamentul privind regimul actelor de studii şi al documentelor şcolare gestionate de unităţile de
învăţământ preuniversitar. După încheierea anului şcolar, toate documentele şcolare se păstrează şi
se arhivează la unitatea de învăţământ cu personalitate juridică.
Registrul matricol, după completarea procesului-verbal, tipărit pe ultima sa pagină, se
arhivează la unitatea de învăţământ preuniversitar emitentă, cu termen de păstrare permanent.
Catalogul clasei, după completarea procesului-verbal, tipărit pe ultima sa pagină, se
arhivează la unitatea de învăţământ preuniversitar emitentă, cu termen de păstrare permanent.
Catalogul pentru examenele de finalizare a studiilor devine document şcolar cu regim
special, după completare se arhivează la unitatea de învăţământ preuniversitar
organizatoare/emitentă, cu termen de păstrare permanent.
Aceleași prevederi se aplică în mod corespunzător în cazul cataloagelor pentru examenele de
corigenţă şi de diferenţe, care au rubricații specifice. Termenul de păstrare în arhiva unităţii de
învăţământ cuprinde toată durata studiilor elevului.
Foaia matricolă se întocmeşte, pe baza înregistrărilor din registrul matricol, prin copierea
exactă a datelor, fără rotunjiri iar eliberarea acestora se consemnează în Registrul unic de evidenţă a
formularelor actelor de studii.
Unităţile de învăţământ preuniversitar particular acreditate sau cu autorizaţie de funcţionare
provizorie eliberează foi matricole întocmite şi semnate de conducerea acestora, pe care se aplică
ştampila proprie.
Adeverinţele de studii şi adeverinţele de absolvire sunt documente şcolare care se deosebesc
de celelalte documente prin faptul că se eliberează solicitanţilor pe bază de cerere, cu specificarea
destinaţiei şi a termenului de valabilitate, şi nu au caracter de regim special.
Adeverinţele de studii şi adeverinţele de absolvire se completează pe baza datelor din
registrul matricol, se semnează de către directorul/directorul-adjunct şi de secretarul-şef/secretarul
unităţii de învăţământ, se ştampilează, primesc număr şi se înregistrează în registrul de intrare-ieşire

21
al corespondenţei din unitatea de învăţământ. În registru trebuie să apară în clar numele şi
prenumele/denumirea solicitantului, data solicitării, numărul, data şi persoana pe numele căreia se
eliberează adeverinţa, numele în clar şi semnătura persoanei care a completat şi a eliberat
documentul.
Prin adeverinţa de studii se precizează faptul că titularul a finalizat unul sau mai multe/mulţi
semestre/ani de studiu, că a parcurs anumite materii şi se indică mediile obţinute.
Adeverinţa de studii se eliberează elevilor, părinţilor/reprezentanţilor legali, împuterniciţilor
acestora sau la solicitarea scrisă a unor unităţi de învăţământ ori a altor persoane juridice, aprobată
de directorul unităţii de învăţământ. Pentru orice alte solicitări, conducerea unităţii de învăţământ va
elibera o adeverinţă simplă. Termenul de valabilitate al adeverinţei de absolvire este de 15 zile de la
data eliberării.
Documentele şcolare pot fi tipărite numai pe hârtie de calitate, astfel încât să asigure
păstrarea înscrisurilor o perioadă de timp foarte îndelungată, de regulă 70 - 100 de ani, cu
respectarea, în mod obligatoriu, a modelului şi conţinutului aprobate anual de minister.
Inspectorii şcolari generali sunt obligaţi să asigure controlul sistematic al activităţii de
gestionare, întocmire, eliberare a actelor de studii şi a celorlalte documente şcolare, păstrare şi
arhivare a acestora. Inspectoratul şcolar, prin gestionar, predă pe baza unui proces-verbal de
predare-primire, delegaţilor împuterniciţi ai unităţilor de învăţământ formularele actelor de studii, în
concordanţă cu necesarul de imprimate pentru promoţia anului respectiv.
La nivelul unităţii de învăţământ, pe baza aceluiaşi proces-verbal de predare-primire,
secretarul/secretarul-şef înregistrează toate formularele actelor de studii primite în Registrul unic de
evidenţă a formularelor actelor de studii.
Păstrarea formularelor actelor de studii necompletate, a actelor de studii completate şi
neridicate de titulari, a celor anulate, a registrelor de evidenţă, precum şi a documentelor -
împuterniciri speciale, delegaţii, procese-verbale etc. - pe baza cărora au fost primite/predate sau
eliberate imprimatele se face în dulapuri metalice, în condiţii de securitate deplină, cu termen de
păstrare permanent.
Diplomele, certificatele, atestatele, foile matricole sau alte documente referitoare la situaţia
şcolară a titularilor decedaţi se păstrează în arhiva şcolii.
Directorii unităţilor de învăţământ asigură baza materială necesară şi răspund de organizarea
şi desfăşurarea corespunzătoare a activităţii de întocmire şi păstrare a documentelor şcolare, precum
şi de eliberare a actelor de studii.
Formularele actelor de studii necompletate existente în unităţile de învăţământ de stat sau
particular, care nu au fost procurate prin inspectoratele şcolare, achiziţionate după 1995, se anulează
şi se casează.

22
 La schimbarea directorului sau a persoanei împuternicite cu gestionarea actelor de studii
dintr-o unitate de învăţământ în cadrul căreia sunt gestionate formulare ale actelor de studii, toate
aceste tipizate, inclusiv documentele de evidenţă, se predau cu proces-verbal noului director şi
persoanei numite pentru a îndeplini sarcinile prevăzute de prezentul regulament, menţionându-se, în
mod obligatoriu, denumirea actelor aflate în gestiune, seria şi numărul lor, împreună cu procesele-
verbale de predare-primire anterioare.
Predarea-primirea se face prin redactarea unui proces-verbal, în două exemplare, în prezenţa
unui reprezentant al inspectoratului şcolar, desemnat de către inspectorul şcolar general. Un
exemplar al procesului-verbal se înaintează inspectoratului şcolar.
La sfârşitul fiecărui an şcolar, dar nu mai târziu de 1 octombrie, directorul unităţii de
învăţământ verifică modul de eliberare şi gestionare a actelor de studii şi stabileşte stocul acestora.
Toate aceste elemente sunt menţionate într-un proces-verbal, a cărui copie este înaintată
inspectoratului şcolar.
Unităţile de învăţământ preuniversitar particulare autorizate comandă documentele şcolare
numai prin intermediul inspectoratului şcolar în a cărui rază de activitate funcţionează.
La intervale de timp de 10 ani, la nivelul inspectoratelor şcolare se constituie, prin decizie a
inspectorului şcolar general, comisii care pot hotărî, pe bază de proces-verbal, casarea formularelor
pentru actele de studii necompletate aflate în stoc. Unităţile de învăţământ prezintă la inspectoratele
şcolare actele de studii necompletate propuse pentru casare, pe bază de proces-verbal, în baza căruia
se descarcă de gestiune.
Procesele-verbale de casare se întocmesc în 3 exemplare şi cuprind, în mod obligatoriu,
următoarele date: felul formularului actului de studii, seria şi numărul fiecărui formular sau act
propus pentru casare, modul în care a fost casat, data întocmirii, semnăturile descifrabile ale
membrilor comisiei.
Termenul de păstrare a documentelor şcolare menţionate poate fi modificat prin
nomenclatorul documentelor create şi deţinute de unităţile de învăţământ aprobat de direcţia
judeţeană a Arhivelor Naţionale.
Termenul de păstrare a documentelor şcolare menţionat în prezentul regulament poate fi modificat
prin nomenclatorul documentelor create şi deţinute de unităţile de învăţământ din cadrul
inspectoratului şcolar aprobat de direcţia judeţeană a Arhivelor Naţionale.
Ministerul Educaţiei, Cercetării, Tineretului şi Sportului organizează anual instruiri, precum şi
acţiuni de control privind modul în care sunt procurate, înregistrate, păstrate, completate şi eliberate
actele de studii şi documentele şcolare.
Societăţile comerciale, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome, institutele
naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţile cooperatiste, instituţiile publice, asociaţiile şi celelalte

23
persoane juridice cu şi fără scop patrimonial, precum şi persoanele fizice care desfăşoară activităţi
producătoare de venituri subunităţile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care aparţin
persoanelor cu sediul sau domiciliul în România, precum şi subunităţile fără personalitate juridică
din România care aparţin unor persoane juridice cu sediul sau domiciliul în străinătate, conform
prevederilor art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată au obligaţia păstrării în arhiva lor
a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum şi a documentelor
justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate.
Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, consemnează
operaţiunile economico-financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative, pe baza
cărora se fac înregistrări în contabilitate (jurnale, fişe şi alte documente contabile, după caz).
Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:
 denumirea documentului;
 denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care
întocmeşte documentul;
 numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
 menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este
cazul);
 conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al
efectuării acesteia;
 datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;
 numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea
operaţiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv
şi ale persoanelor în drept să aprobe operaţiunile respective, după caz;
 alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate.
Documentele justificative sunt acele documente care stau la baza înregistrărilor în
contabilitate și pot dobândi calitatea de document numai în condiţiile în care furnizează toate
informaţiile prevăzute de normele legale în vigoare.
În cuprinsul oricărui document emis de către o societate comercială trebuie să se menţioneze şi
elementele prevăzute de legislaţia din domeniu, respectiv forma juridică, codul unic de înregistrare
şi capitalul social, după caz.
Documentele justificative provenite din tranzacţii/operaţiuni de cumpărare a unor bunuri de
la persoane fizice, pe bază de borderouri de achiziţii, pot fi înregistrate în contabilitate numai în
cazul în care se face dovada intrării în gestiune a bunurilor respective5. În conformitate cu
prevederile Legii nr. 82/1991, republicată, contabilitatea se ţine în limba română şi în moneda
naţională. Documentele contabile, jurnale, fişe etc., care servesc la prelucrarea, centralizarea şi
înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor consemnate în documentele justificative, întocmite

5
Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată

24
manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, trebuie să
cuprindă elemente cu privire la:
 felul, numărul şi data documentului justificativ;
 sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate;
 conturile sintetice şi analitice debitoare şi creditoare;
 semnăturile pentru întocmire şi verificare, după caz.
Regimul juridic al documentelor în formă electronică, ce conţin date privind operaţiunile
economice de schimb sau vânzare de bunuri ori servicii între persoane care emit şi primesc facturi,
bonuri fiscale sau chitanţe în formă electronică, este stabilit de Legea nr. 260/2007 privind
înregistrarea operaţiunilor comerciale prin mijloace electronice. Facturile şi chitanţele în formă
electronică, emise fără îndeplinirea condiţiilor prevăzute de legea mai sus menţionată, nu au
calitatea de document justificativ, în înţelesul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată.
În documentele justificative şi în cele contabile nu sunt admise ştersături, modificări sau alte
asemenea procedee, precum şi lăsarea de spaţii libere între operaţiunile înscrise în acestea sau file
lipsă. Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pix cu pastă sau prin utilizarea
sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, după caz. Erorile se corectează prin tăierea
cu o linie a textului sau a cifrei greşite, pentru ca acestea să poată fi citite, iar deasupra lor se scrie
textul sau cifra corectă. Corectarea se face în toate exemplarele documentului şi se confirmă prin
semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul justificativ, menţionându-se şi data
efectuării corecturii. În cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele
pe baza cărora se primeşte, se eliberează sau se justifică numerarul, ori al altor documente pentru
care normele de utilizare prevăd asemenea restricţii, documentul întocmit greşit se anulează şi
rămâne în carnetul respectiv. La corectarea documentului justificativ în care se consemnează
operaţii de predare-primire a valorilor materiale şi a mijloacelor fixe este necesară confirmarea, prin
semnătură, atât a predătorului, cât şi a primitorului. În cazul completării documentelor prin
utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, corecturile sunt admise numai
înainte de prelucrarea acestora, menţionându-se data rectificării şi semnătura celui care a făcut
modificarea. Documentele prezentate în listele de erori, anulări sau completări (pe baza cărora se
fac modificări în fişiere sau în baza de date a unităţii) trebuie să fie semnate de persoanele
împuternicite de conducerea unităţii.
În vederea înregistrării în jurnale, fişe şi în celelalte documente contabile a operaţiunilor
economico-financiare consemnate în documentele justificative, potrivit formelor de înregistrare în
contabilitate utilizate de unităţi, se poate face contarea documentelor justificative, indicându-se
simbolurile conturilor sintetice şi analitice, debitoare şi creditoare, în conformitate cu planul de
conturi general aplicabil.
Înregistrările în contabilitatea sintetică şi analitică se fac pe bază de documente justificative,

25
fie document cu document, fie pe baza unui centralizator în care sunt înscrise mai multe documente
justificative al căror conţinut se referă la operaţiuni de aceeaşi natură şi perioadă. În cazul
operaţiunilor contabile pentru care nu se întocmesc documente justificative, înregistrările în
contabilitate se fac pe bază de note de contabilitate care au la bază note justificative sau note de
calcul, după caz.
În cazul stornărilor, pe documentul iniţial se menţionează numărul şi data notei de
contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operaţiunii, iar în nota de contabilitate de stornare se
menţionează documentul, data şi numărul de ordine ale operaţiunii care face obiectul stornării.
Corectarea înregistrărilor făcute în contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate
întocmite în acest scop.
Înregistrările în contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor
după data de întocmire sau de intrare a acestora în unitate şi sistematic, în conturi sintetice şi
analitice, în conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare formă de înregistrare în contabilitate.
Înregistrările în contabilitate se pot face manual sau utilizându-se sistemele informatice de
prelucrare automată a datelor.
Registrele de contabilitate şi formularele financiar-contabile pot fi adaptate în funcţie de
specificul şi necesităţile persoanelor prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, cu
condiţia respectării conţinutului de informaţii şi a normelor de întocmire şi utilizare a acestora.
Acestea pot fi pre - tipărite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a
datelor.
Numărul de exemplare al formularelor financiar-contabile poate fi diferit de cel prevăzut în
prezentele norme metodologice, în condiţiile în care procedurile proprii privind organizarea şi
conducerea contabilităţii impun acest lucru. În situaţia în care activitatea de întocmire a
documentelor justificative şi financiar-contabile este încredinţată în baza unui contract de prestări
de servicii unor persoane fizice sau juridice, normele proprii interne de întocmire şi utilizare a
formularelor respective se adaptează în mod corespunzător, fiind obligatoriu să se prevadă în
contract clauze referitoare la întocmirea şi utilizarea formularelor în aceste condiţii.
Se pot stabili norme proprii de întocmire şi utilizare a formularelor financiar-contabile, cu
condiţia ca acestea să nu contravină reglementărilor legale în vigoare.
Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, vor asigura un regim intern
de numerotare a formularelor financiar-contabile, astfel:
 persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii vor desemna, prin
decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuţii privind
alocarea şi gestionarea numerelor aferente;

26
  fiecare formular va avea un număr de ordine sau o serie, după caz, număr sau serie ce
trebuie să fie secvenţial(ă), stabilit(ă) de societate. În alocarea numerelor se va ţine cont de
structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;
 persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, vor emite proceduri proprii
de stabilire şi/sau alocare de numere ori serii, după caz, prin care se va menţiona, pentru
fiecare exerciţiu financiar, care este numărul sau seria de la care se emite primul document.
Registrele şi documentele justificative şi contabile sunt păstrate la domiciliul fiscal sau la
sediile secundare, după caz. Registrele şi documentele justificative şi contabile arhivează, în baza
unor contracte de prestări de servicii, de către alte persoane juridice române care dispun de condiţii
corespunzătoare.
Răspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile, în acest caz, revine
administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării unităţii
beneficiare.

ÎNTREBĂRI ȘI APLICAȚII

1. Enumerați resursele specifice sistemului de învăţământ.

2. Care sunt documente manageriale de diagnoză/prognoză dintr-o unitate de învățământ?
3. Care sunt, în opinia dumneavoastră diferențele dintre documentele școlare, definite conform
OMECTS nr. 5565/2011 și restul documentelor elaborate într-o unitate de învățământ?
4. Conform prevederilor Regulamentului privind regimul actelor de studii şi al documentelor
şcolare gestionate de unităţile de învăţământ preuniversitar, în sistemul naţional de
învăţământ preuniversitar se emit, începând cu anul şcolar 2011 - 2012, enumerați actele de
studii eliberate de o unitate de învățământ
5. Conform prevederilor Regulamentului privind regimul actelor de studii şi al documentelor
şcolare gestionate de unităţile de învăţământ preuniversitar, în sistemul naţional de
învăţământ preuniversitar se emit, începând cu anul şcolar 2011 - 2012, enumerați
documentele școlare într-o unitate de învățământ.
6. Ce elemente principale trebuie să cuprindă documentele justificative contabile?
7. Ce elemente trebuie să cuprindă documentele contabile, jurnale, fişe etc., care servesc la
prelucrarea, centralizarea şi înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor consemnate în

27
 documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de
prelucrare automată a datelor?
8. Elaborați un Plan de Dezvoltare Instituțională al unității de învățământ al cărei titular
sunteți.

BIBLIOGRAFIE

 Armstrong, M. ”Managementul resurselor umane”, Bucureşti, Ed. CODECS, 2003;

 Constantin, T., ”Evaluarea psihologică a personalului” Iaşi, Polirom, 2004;
 Cornescu, V., Mihăilescu, I., Stanciu, S., ”Management: pentru uzul studenţilor”, Bucureşti,
Editura Actomi, 1997;
 Cristea, S., ”Managementul organizaţiei şcolare”, Bucureşti, EDP, 1996;
 Jinga, I.”Managementul învăţământului”, Editura Aldin, Bucureşti, 2001;
 Lefter, V., Manolescu, A.,”Managementul resurselor umane” Bucureşti, EDP, 1995;
 Lefter, V., Marincaş,C., Nica Elvira., ”Fundamente ale managementului resurselor Umane”,
Bucureşti, Ed. Economică, 2007;
 Mathis, R.L., ”Managementul resurselor umane”, Bucureşti, Ed. Economică, 1997;
 Neacşu, I.”Profilul calitativ al managerului şcolar şi de resurse umane-repere orientative,
valori psihologice, instrumente”, 2005;
 Niculescu, Rodica., ”Managementul resurselor umane în educaţie. Teorie şi aplicaţie”, Alba
Iulia, Ed. Aeternitas, 2007;

28
 Zlate, M., ”Leadership şi management”, Iaşi, Polirom, 2004;
 Ezechil, L., ”Comunicarea educaţională în context şcolar”, Editura Didactică şi Pedagogică,
Bucureşti, 2002;
 Iucu, Romiţă, 2001, Instruirea şcolară,perspective teoretice şi aplicative, Editura Polirom,
Iaşi
 Marinescu, V., Introducere în teoria comunicării. Principii, modele, aplicaţii., Bucureşti,
Editura Tritonic, 2003;
 Şoitu, L., ”Pedagogia comunicării”, Iaşi, Institutul European, 2001;
 Sorin Cristea, ”Managementul organizaţiei şcolare” , Editura Polirom Iaşi, 2000;
 Regulamentului privind actele de studii şi al documentelor şcolare gestionate de
învățământul preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C.T.S. nr. 5565 din 31 octombrie 2011;
 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată;
 Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică;
 DECIZIE Nr. 1130 din 19 noiembrie 2008 privind normele tehnice şi metodologice pentru
aplicarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică;
 Legea nr. 260/2007 privind înregistrarea operaţiunilor comerciale prin mijloace electronice.
 James Boyle, ”A good Electronic Document Management System can bring together
document storage, workflow, and indexing”, 1997;
 Legea nr. 455 din 18 iulie 2001, privind semnătură electronică;
 Optical Digital Image Storage System, 1991, by National Archives and Records
Administration;
 Romeo Mihai Pavelescu, ”Metodologie de proiectare a unui sistem de gestiune si arhivare
electronica a documentelor”, Revista ”Informatică Economica”, nr. 2(26)/2003;
 Romeo Mihai Pavelescu,”Arhivarea electronica a documentelor”, Revista ”Informatică
Economică”, nr. 10/1999;

29