Accesul la documentele istorice in Romania prin prisma

recomandarilor europene

„Arhivele reprezintă un element cultural esenţial şi de neînlocuit ce asigură perenitatea

memoriei umanităţii”, fiind păstrate pentru a fi utilizate de către toate generațiile, fie prezente fie
viitoare. Instituțiile ce dețin arhivă istorică sunt strâns legate de public printr-un Serviciu ce oferă
acces la documente. Acest acces este essential pentru o societate informată.
Arhiviștii sprijină o cultură a deschiderii, dar accepta restricții în conformitate cu legile și alte
documente de referință, de etică sau cu cerințele donatorilor. Atunci când restricțiile sunt
inevitabile, acestea trebuie să fie clare și limitate ca domeniu de aplicare și durată. Arhiviștii
încurajează părțile responsabile să formuleze mandate clare și reguli uniforme de acces.

PRINCIPIILE ACCESULUI LA ARHIVE

1.Publicul are drept de acces la arhivele organismelor publice.

Atât entităţile publice, cât şi cele private ar trebui să-şi deschidă arhivele în cea mai mare
măsură posibilă. Instituțiile, indiferent dacă sunt publice sau private , care dețin arhive private nu
au obligația legală de a le deschide către utilizatorii externi, cu excepția cazului în care legislația
specifică, cerință legală sau alte reglementări le impun această responsabilitate. Cu toate acestea,
multe arhive private dețin acte instituționale și documente personale care au o valoare deosebită
pentru înțelegerea istoriei sociale, economice, religioase, a comunității și a persoanei, precum și
pentru generarea de idei și sprijinirea dezvoltării. Dreptul de acces al tuturor persoanelor este
reglementat si prin legea 16/1996 la art. 28 al. 2 ,, Documentele care fac parte din Fondul
Arhivistic Național al României pot fi consultate, la cerere, de către cetățeni români și străini,
după 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen,
cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unității creatoare sau deținătoare.”

2. Instituțiile care dețin arhive fac cunoscută existența acestora, inclusiv existența
materialelor închise și dezvăluie existența unor restricții care afectează accesul la arhive.
Acest lucru este enuanțat de asemenea și în Regulamentul Sălilor de Studiu în capitolul 5
punctul 2 , unde este stipulată existența unor Liste a fondurilor și colecțiilor date spre cercetare,
inventare, fișe de inventar etc. , indifferent de suportul grafic a acestora. Aceste instrumente de
evidența facilitează găsirea unitățiilor arhivistice.

3. Instituțiile care dețin arhive istorice adoptă o abordare pro-activă față de acces.
Pe lângă atribuțiile profesionale pe care un arhivist trebuie să le îndeplinească, acesta trebuie să
promoveze documentele care sunt de mare interes prin diferite mijloacele : internet, mass-media,
expoziții, și diferite activități cu publicul. Aceștia colaborează cu alte Arhive, fie ele naționale
dar și internaționale. Promovarea arhivei istorice s-a mai făcut si prin contribuirea la anumite
proiecte cum ar fi:
• Apex– Archives Portal Europe network of excellence und ICARUS (International Centre for
Archival Research);
• Monasterium: care oferă acces gratuit la documentele medieval
• ”Digitizarea documentelor medievale din Arhivele Naționale ale României”.

4. Instituțiile care dețin arhive istorice se asigură că restricțiile privind accesul sunt clare și
de durată declarată, se bazează pe legislația pertinentă, recunosc dreptul la intimitate și la
respectarea dreptului proprietarilor asupra documentelor particulare.
Chiar dacă Arhivele trebuie să ofere un acces cât mai larg la documentele pe care le posedă,
acestea sunt „restricționate” de către lege. Arhiviștii trebuie să se asigure că regulile de acces
pentru instituția lor sunt făcute publice pentru ca restricțiile să fie clarepublicului. Acest lucru
este regăsit și în Legea Arhivelor la articolul 30
(1)  Documentele a căror cercetare poate afecta interesele naționale, drepturile și libertățile
cetățenilor, prin datele și informațiile pe care le conțin, sau cele a căror integritate fizică este în
pericol nu se dau în cercetare.
(2)  Fac parte din această categorie documentele care:
a)  privesc siguranța, integritatea teritorială și independența statului român, potrivit
prevederilor constituționale și ale legislației în vigoare;
b)  pot leza drepturile și libertățile individuale ale cetățeanului;
c) sunt într-o stare necorespunzătoare de conservare, situație stabilită de comisia de specialitate
și consemnată într-un proces-verbal;
d)  nu sunt prelucrate arhivistic.
(3)  Stabilirea documentelor respective se face de către deținătorul legal al acestora,
potrivit anexei nr. 6. De asemenea, un impediment îl constituir și GDPR-ul privind prelucrarea
datelor cu caracter personal.

5. Arhivele sunt puse la dispoziție în condiții egale și în mod corect.

Arhivele și Instituțiile private care dețin arhive istorice trebuie să ofere cercetătorilor acces
egal, correct și prompt fără a discrimina pe cineva. Acest principiu este înscris și în
Regulamentul sălilor de studiu, mai exact în Capitolul 3 Principii de acces la cercetare, punctul 1
Accesul la arhive este egal şi nediscriminatoriu pentru toţi cercetătorii. Printre „cercetători” se
pot înscrie mai multe categorii de persoane care vor spre cercetare documente în diferite
scopuri ştiinţifice/jurnalistice, în vederea documentării, informării şi elaborării de lucrări de
specialitate, studii, articole, comunicări, expoziţii, emisiuni radio, TV, și din motive personale.
De asemenea, la acest principiu se referă și Capitolul 4 din legea 16/1996 art.28 al.2
„Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României pot fi consultate, la
cerere, de către cetățeni români și straini după 30 de ani de la crearea lor”. Pentre Dacă un
document „închis” se dă spre cercatre unui utilizator, acesta va deveni public si pentru restul
publicului respectând aceeași termini și condiții.

6. Instituțiile deținătoare de arhive istorice se asigură că victimele infracțiunilor grave, în

temeiul dreptului internațional, au acces la arhivele care furnizează dovezile necesare
pentru a-și afirma drepturile omului și a documenta încălcări ale acestora, chiar dacă
aceste arhive sunt închise pentru publicul larg.
Cum am specificat și mai sus , prin cercetători se pot înscrie mai multe categorii de persoane
iar aici putem enumera și victimele infracțiunilor grave sau victime ale încălcărilor drepturilor
omului. Persoanelor care doresc să aibă acces la arhive în scopuri legate de drepturile omului li
se acordă acces la arhivele relevante, chiar dacă aceste arhive sunt închise pentru publicul larg.

7 Utilizatorii au dreptul de a ataca în instanță un refuz de acordare a accesului.

Fiecare instituție arhivistică are o procedura clară de recurs față de refuzurile inițiale de
acordare a accesului. Atunci când o cerere de acces la arhive este refuzată, motivele pentru refuz
sunt indicate în scris, în mod clar și transmise solicitantului cât mai curând posibil. Utilizatorii
cărora li s-a refuzat acordarea accesului sunt informați cu privire la dreptul lor de a face apel,
procedura de a iniția o cale de atac și termenul-limită, dacă este cazul.

8. Instituțiile care dețin arhive istorice se asigura că accesul la arhive nu este împiedicat de
constrângerile operaționale
Aceste constrângeri operaționele vizează următoarele aspecte :
- în cazul persoanelor cu dizabilități, analfabeți sau defavorizați sau care ar avea altfel dificultăți
semnificative, personalul arhivei oferă sprijin în folosirea documentelor;
- în cazul în care un document deține informații confidențiale în câteva propoziții sau într-un
număr limitat de pagini, acea informație este anonimizată și restul documentului este liber-
accesibil publicului cu acces parțial;
- Instituțile arhivistice publice nu percep taxă de cercetare. Instituțiile pot impune taxe
rezonabile pentru serviciul de copiere la cerere, cum este specificat și în Regulamentul sălilor
de studiu Capitolul 6.

9. Arhiviștii au acces la toate arhivele închise și efectuează prelucrarea arhivistică necesară

asupra lor.
 Arhiviștii au acces la toate arhivele închise aflate în custodia lor, cu scopul de a le analiza,
păstra, ordona și descrie, pentru ca existența lor, precum și motivele pentru restricționările
impuse să fie cunoscute. Această muncă arhivistică ajută la prevenirea distrugerii sau uitării,
intenționate sau neintenționate și ajută la asigurarea integrității arhivelor. În cazul în care
arhivele închise au clasificări naționale de securitate sau alte restricții care necesită autorizațiile
speciale, arhiviștii se conformează procedurilor de autorizare cerute pentru a avea acces.

10. Arhiviștii participa la procesul de luare a deciziilor cu privire la acces.

Arhiviștii colaborează cu juriști și alți parteneri pentru a decide cu privire la cadrul de bază și la
interpretarea restricțiilor pe care arhiviștii le aplică. Ei cunosc documentele, restricțiile de acces,
nevoile și cerințele părților interesate și ce informații aparțin deja domeniului public în tema la
care se referă documentele; arhiviștii aplică aceste cunoștințe în luarea deciziilor de acces.