Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
ORIENTARE
STRATEGICÃ
GÂNDIRE
METODOLOGICÃ
METODÃ
TEHNICI SI
INSTRUMENTE
Fig. 8.1
Procesul de implementare a proiectelor de organizare.
ECONOMIE
Cost de realizare
Exploatare
CONFORMANTÃ TERMENE
Specificatia produsului Durata totalã
Nivelul calitãtii Scadente
CADRUL
PROIECTULUI
Fig.8.2
Definirea obiectivelor
Un proiect de organizare este complex prin însăşi natura sa, cu alte cuvinte
cuprinde aspecte care ne pot scăpa sau pe care le putem înţelege greşit. Putem pune
acest fapt pe seama a trei motive principale:
• Multitudinea participanţilor: cum construirea unei case implică
intervenţia unui arhitect, a unui zidar, a unui finanţator, a unui funcţionar de la
cadastru, etc., realizarea unui proiect face apel la numeroase persoane fizice sau
juridice, cu roluri foarte variate (executarea anumitor sarcini, furnizare de
materiale sau servicii, consultanţă tehnică, financiară etc.), de unde apare
necesitatea unei foarte bune coordonări. Trebuie îmbinate, pe de o parte, atât
aspectul tehnic (ordonarea eficientă a diferitelor intervenţii), cât şi aspectul
psihologic (armonizarea relaţiilor între participanţii), pentru a garanta reuşita
ansamblului.
Psihologic, complexitatea situaţiei (şi deci şi efortul de organizare ce i se
consacră) este resimţită ca o funcţie exponenţială de numărul celor care lucrează la
proiecte.
• Partea de necunoscut: chiar dacă producţia prezintă un caracter repetitiv
(dezvoltarea software-ului, de exemplu), nici un proiect nu seamănă în totalitate cu
altul şi partea aleatoare, care riscă să afecteze realizarea, poate fi importantă în
anumite domenii (cercetare ştiinţifică). Chiar dacă se ia precauţia de a defrişa
terenul prin studii pregătitoare, nu putem fi siguri că stăpânim toţi factorii. Un
incident imprevizibil poate întotdeauna să se producă, stagnând derularea
operaţiilor, obligând la revizuirea ipotezelor de lucru şi chiar la reluarea unor
sarcini considerate ca realizate: un virus la un program, o grevă, pierderea unui
furnizor, pot face, dacă nu să eşueze complet un proiect, cel puţin să-i perturbe
grav execuţia.
• Dificultatea de acces la resurse: într-o întreprindere, structura, mijloacele
de producţie, procedurile sunt organizate în funcţie de activităţile de rutină, în
mijlocul cărora un proiect apare dinainte ca un factor perturbator, dăunător pentru
productivitatea generală. O operaţiune de acest gen mobilizează oameni, maşini,
diverse spaţii din diferite sectoare ale întreprinderii, pe perioade mai mult sau mai
puţin importante, acestea fiind reintegrate apoi în circuitul obişnuit al fabricaţiei
atunci când obiectivele sunt atinse. Acest caracter "transversal" ridică probleme
practice susceptibile de a repune în discuţie principiile de organizare existente în
numeroase cazuri, pentru că nu este întotdeauna uşor să împaci caracterul pasager
al proiectelor de organizare cu perenitatea mecanismelor de bază ale întreprinderii.
Aceşti diferiţi factori de complexitate fac greu de controlat un proiect de
organizare, oricare ar fi contextul în care se desfăşoară, cu toate semnificaţiile
pozitive (motivaţie, libertate, inovaţie) şi negative (instabilitate, risc, frică) pe care
le incumbă acest termen.
Reperaj
MEMORIE
MEDIU
COMANDÃ
Organizare
EXECUTIE
NEPREVÃZUT
Observare
MÃSURARE
Fig. 8.3
Sistem instruibil
INTREPRINDERE EXTERIOR
COORDONARE
PROIECT DE ORGANIZARE
Sarcina Sarcina
Functiuni Functiuni
Sarcina
Functiuni
FINALITATE
Fig.8.4
Problema coordonării proiectelor de organizare.
Schimbarea materialului
Schimbarea furnizorilor
MODIFICARE Schimbarea metodei
......
Adaptarea mijloacelor
Relansarea cererilor
CONDUCERE P aleative pentru incidente
perturbatoare
......
Fig.8.5
Nivele de acţiune asupra sarcinilor unui proiect de organizare.
8.8 Proceduri de conducere
DIRECTIONARE REVIZIE
STRATEGIE
ASISTENTA
DECIZIE
CONDUCERE
REGLARE
PRODUCTIE
NIVEL DE
COORDONARE
Fig. 8.6
Instanţe de coordonare pentru un proiect de organizare.
În practică, aceste instanţe pot lua forme diferite, după cum şeful de proiect
joacă rolul unui simplu coordonator, sau, din contră, îşi asumă toate
responsabilităţile pentru echipa sa, sau îşi împarte puterea de conducere cu şefii
compartimentelor implicate.
O formă frecvent utilizată, încununată de succes, constă în crearea unor
comitete pe trei nivele de legătură, care să se reunească periodic pentru a studia
problemele ridicate de proiect, structura intermediară permiţând canalizarea
litigiilor şi acceptarea fără dificultăţi a unei activităţi transversale coerente în
întreprindere.
MATERIALE
SECURITATE CO MPETENTE
PRO IECT
EVO LUTIE DE CO O RDO NARE
O RGANIZARE
CO NTINUITATE
CO MUNICARE
Fig. 8.7
Factorii de reuşită a proiectelor de organizare
8.11 Detalierea mecanismelor
ECHIPAMENTE PARTICIPANTI
FOND COMPETENTE
FURNITURI DOCUMENTAR
MODULARIZARE INSTRUIRE
PLANIFICARE DELEGARE
COORDONARE
IERARHIZARE STIMULARE
COM UNICARE
ANIMARE -
CONTRACTARE MOTIVARE
PERCEPTIE RELATII
PRELUCRALE EVALUARE
INFORMARE
MEMORARE DEFALCARE ECONOMIE
DIFUZARE JUSTIFICARE
REDACTARE OBSERVARE
ASIMILARE ADAPTARE
PROTECTIE
SECURITATE
SALVGARDARE
Fig. 8.8
Mecanisme de conducere a unui proiect de organizare.
EXPLORARE
MATURIZARE
PROIECTARE
FEZABILITATE
PREGÃTIRE
BUCLA
DE EXECUTIE
REGLARE
VALIDARE
ÎNCHEIRERE
URMÃRIRE ABANDON
Fig. 8.9
Desfăşurarea unui proiect de organizare.
De-abia începută realizarea unui proiect, evenimente mai mult sau mai puţin
surprinzătoare apar în fiecare zi, producând efecte perturbatoare, care impun reacţii
pertinente, conform principiilor metodologice prezentate mai sus, pentru a conduce
operaţiunea spre reuşită în ciuda acestor perturbări.
Oricum, va fi o pierdere de timp şi un risc să se dorească tratarea izolată a
fiecărui incident imediat cum se manifestă, pentru că ne vom lansa în multiple
modificări dezordonate, fără a putea discerne ansamblul factorilor implicaţi. Se
regăseşte aici problema clasică a "timpului de răspuns" al unui regulator, care nu
trebuie să fie prea scurt, pentru ca diferitele acţiuni corective să nu conducă la
crearea unei situaţii instabile, în loc să atenueze dezechilibrele.
Iată motivul pentru care, datorită accidentelor majore care trebuie studiate
foarte repede, se doreşte organizarea intervenţiilor de conducere în conformitate cu
un calendar periodic, care să le permită regruparea; iată pentru ce urgenţa unei
bucle de reglare.
RESURSE PLAN
METODE
REEVALUARE URMÃRIRE
SFÂRSIT
Fig. 8.10
Bucla de reglare a unui proiect de organizare.