NOMENCLATORUL ARHIVISTIC

aprobat prin HoHirarea Senatului nr. 197 din 13 Martie 2013"

Denumire~a dosarului, registrulu(

TermeDul
etc. Observatii
Directia Serviciile de
(Continutul pe scurt al
pastrare
problemelor la care se"refera)
1. Ordine, regulamente, instructiuni,
circulare cu caracter normativ
privind organizarea ~i desfa~urarea
P
procesului instructiv-educativ,
precum ~i a altor domenii de
activitate din cadrul Universitatii.
2. Decizii, ordine ~i alte dispozitii
emise de rector, aprobate 'in ~edinte P
de Senat.
3. Documente referitoare la alegerea
Senatului, a Consilului de
administratie, a Decanilor, a
conducerii Departamentelor,
P
I. Consiliilor faculHitilor, hotar'iri,
SENATUL procese verbak, stenograme ale
UNIVERSIT AR ~edintelor de Senat ~i ale .conducerii
universitatii.
4. Programul de activitate al
Senatului, al Consilului de P
administratie, rapoarte, stenograme.
5. Calendar general al Conferintelor
~I Workshopurilor organizate in
cadrul Universitatii Spiru Haret
P
(centralizat), care sa fie supus
abrobarii Senatului 'in luna ianuarie a
fiecarui an.
6. Inventarele ~i procesele verbale de
predare\primire a documentelor
P
create de compartiment la depozitul
arhiva.
7. Extras din Nomenclatorul dela
2 ani
arhivistic. Inlocuire
 Denumirea dosarului, registrului
.Termenul
etc. Observatii
Directia Serviciile de
(Continutul pe scurt aJ
pastrare
problemelor la care se referal
I.Decizii, ordine ~i dispozipi cu
P
caracter special emise de Rector.
2. Inventarele ~i procesele ·verbale de
predare\primire a documentelor
P
create de compartiment la depozitul
arhiva.
3.Registre de intrare-ie~ire a
10 ani C.s.
II. corespondentei.
RECTOR 4.Decizii ale rectorului privind
componenta comisiilor de licenta,
disertatie, definitivare cursuri 5 ani
postuniversitare, inrnatriculare,
exmatriculare - copii.
5. Copii ale cererilor cu caracter
5 ani
special aprobate de Rector.
6. Extras din Nomenc1atorul dela
2 ani
arhivistic. inlocuire
1. Planuri de inva!amant, programe
analitice, fi~e ale disciplinelor,
indrumari metodice, propunen ~i
corespondente aferente privind P
organizarea ~i desta~;urarea
programelor de studii universitare de
licenta/masterat.
2. Planuri, rapoarte anuale, infonnari
~i corespondentii privind activitatea P
III. ~tiintifica a cadrelor didactice.
FACULTATII A. 3. Sesiuni ~tiintifice, programe ~i
DEPARTAMEN FACULTATI teme de cercetare, rapoarte
P
-TE semestriale/anuale privind realizarea
programelor de cercetare.
4. Deciziile Rectorului privind
inrnatricularea studentilor,
componenta comisiilor de licenta, P
disertatie ~i atestare a cursurilor
postuniversitare - originale.
5.Statistici anuale privind cifra de
~colarizare, numarul studentilorl
masteranzilor, promovabilitatea
studentilor/masteranzilor, numarul P
absolventi1or, numarul promovatilor
ai examenuluide finalizare a
studiilor.

2
 Denumirea dosarului, registrului
Termenul
etc. Observatii
Directia ServiciiJe de
(Continutul pe scurJ al
pastrare
problemelor la care se referal
6. Corespondente referitoare la
deplasari peste hotare ~iprimiri de
oaspeti (invitati la reuniuni
internationale, relatii cultural- P
~tiintifice, contracte de colaborare,
schimburi de experienta, specializare,
parteneriate de cercetare etcJ
7. Conventii de colaborare cu
institulii din strainatate, schimb de P
experientA intre studenti.
8. Acte normative, ordine,
instructiuni ~i dispozitii ale
Ministerului Educatiei Nationale in
- ...-- -Iegatura- cu admiterea la studii a
cetalenilor romani ~I straini, cu P
finalizarea studiilor, structura
universitatilor ~i alte acte nonnative
care au legatura cu activitatea
Universitatii S..£iru Haret.
III. 9. Documente referitoare la alegerea
FACULTA.TII A. Consiliului facultatii ,
DEPARTAMEN FACULTA.TI Departamente!.or, Decanului
-TE (convocator cadre didactice, rapoarte
de activitate la nivelul
P
Departamentelor, procese verbale la
nivel de Departamente ~i faculHiti ,
procese verbale de numarare a
voturilor la nivel de Departamente ~i
facultati , cereri, cv-uri) .
10. Planuri ~i rapoarte anuale de
P
activitate ale Consiliului facultatii.
11. Cataloage de exam ene, proiecte
~i aIte forme de verificare a pregatirii P
studentilorl masteranzilor.
12. Registre matricole pentru studenti
P
~i masteranzi ..
13. Cataloage examen de
licenta/disertatie, documente
P
privitoare la sol utionarea
contestatiilor.
14. Comunicari privind aprobarea de
catre Ministerul Educatiei Nationale P
a studentilor straini.
15. Metodologia organizarii ~i
desIa~urarii admiterii la nive) de P
facultate.
16 Lista absolventilor inscri~i la
P
examenul de licentaldisertatie.
3
 Denumirea dosarului, registrului
Termenul
etc. Observatii
Dir~ctia Serviciile de
(Continutul pe scurt al
pastrare
problemelor la care se refera)
17. Inventarele ~i procesele verba Ie
de predare\primire a documentelor
P
create de compartiment la depozitul
arhiva.
18. Registre de intrare-ie~ire a
10 ani C.S.
corespondentei.
19. Planuri, informari, rapoarte,
procese verbale ~i corespondenta ale
cadrelor privind desfii~urarea 10 ani
procesului de invatamiint ~i
activitatea de cercetare ~tiintifica.
20. Planuri de organizare ~I
desfii~urare a cercurilor ~i sesiunilor
studente~ti, programe de desfii~urare, 10 ani
rapoarte, sinteza privind
evenimentele ~tiintifice organizate.
21. Planul editorial pentru cursuri Ie
universitare ~i alte materiale editate 10 ani
A. in sprijinul studentilor.
Ill. FACULT.4TI 22. Registre de evidenta a achitarii
10 ani
FACULTATIJ taxelor ~colare.
DEPARTAMEN 23. Dosare personale ale candidatilor
-TE la admitere ~i dosare persona Ie ale 10 ani
studentilor/masteranzilor.
24. Centralizatoare ale rezultatelor
obtinute de studenti/masteranzi in 5 ani
sesiunile de examene.
25. Corespondenta generala cu
Rectoratul U.S.H., ministere ~i alte 5 ani
institutii.
26. Corespondenta referitoare la Se pastreaza
examene, restante, sesiuni prelungite, 5 ani ~i pe suport
presesiuni. electronic
27. Lucrari de licenta ~i referatele Se pastreaza
lucrarilor de licenta, lucrari de 4 ani ~i pe suport
disertatie. electronic.
28. Propuneri nominale privind
2 ani
acordarea burselor de merit.
29. Extras din N omenclatorul dela
2 ani
arhivistic. inlocuire
30. Caiete de practica. 1 an
31. Orare de desfii~urare a Se pastreaza
activitatilor universitare. I an ~i pe suport
electronic.
Se pastreaza
32. Lucrarile scrise la proba I,
I an ~i pe suport
exam en de licenta.
electronic

4
 Denumirea dosaruJui, registruJui
TermenuJ
Directia etc. Observatii
ServiciiJe de
(ContinutuJ pe scurt aJ
pastrare
probJemeJor Ja care se refera)
III. A.
33. Planificarea examenelor de Se pastreaza
FACULTATII FACULTATI
licenta/disertatie ~i finalizare a 1 an ~i pe suport
DEPARTAMEN
cursurilor postuniversitare. electronic
-TE
I.Regulamentul de organizare
interioara, inclusiv al unitatilor 'in P
subordine.
2. A vize ~i autorizatii de constructii
P
date de autoriHiti.
3. Documentatii tehnice constructii ~i
P
dotare cu mobilier.
4. Inventarele ~i procesele verbale de
predare\primire a documentelor . P - ___
-- -- --- - - - .
create- de compartiment la depozittil
arhiva.
5. Procese verbale de receptie
A. provizorie ~i definitiva a lucrarilor; 15 ani
DIRECTIA situatii de lichidare.
GENERALA 6. Corespondenta privind metrologia,
ADMINISTRA- frigidere, gaze, ascensoare, 10 ani C.S
TIVA climatizare.
7. Autorizatii sanitare de functionare,
10 ani
protectia muncii ~i proteqie la foc .
8. Registre de intrare - ie~ire . 10 ani
IV.
DIRECTII ~I 9.Propuneri de casare a
5 ani
DEPARTAMEN autovehiculelor.
-TE 10. Referate ~i procese verbale
referitoare la serviciul de paza, 5 ani
protectia muncii ~i P.S .1.
11. Instructiuni, situatii, comunidiri
~i inventare privind stocurile de 5 ani
materiale.
12. Fi~e de evidenta tehnico-
5 ani
operativa.
13. Tabele ~i situatii privind evidenta
5 ani
mij loacelor fixe.
I4.Foi de parcurs auto 5 ani
15. Procese verbale de termene
3 ani
pentru executarea lucrarilor.
16. Contracte privind aprovizionarea
3 ani
Cll materiale (lntretinere, reparatii)
17. Referate trimestriale de
3 ani
aprovizionare.
18.Cereri, tabele, propuneri pentru
3 ani
reparatii cladiri ~i mijloace tehnice.
19. Fi~a activitatii zilnice. 2 ani

5
 Denumirea dosarului, registrului
Termenul
etc. Observatii
Directia Serviciile de
(Continutul pe scurt al
pastrare
problemelor la care se refera)
20. Fi~e de eliberarea bonurilor de
benzina pe autovehicul ~i primirea 2 ani
cotoarelor bonurilor.
A. 21. Extras din Nomenclatorul dela
2 ani
DIRECTIA arhivistic. Inlocuire
GENERAL.\ 22. Referate ~i ordine In probleme
1 an
ADMINISTRA- administrative.
TIVA 23.Fi~e de instruire individual a
pe durata
privind securitatea ~i sanatatea in
angajarii .
munca .
I . Ordine ~i instructiuni primite din
parte a Ministerului de Finante,
Bancii Nationale a Romaniei. ~i P
Ministerului Educatiei , Cercetarii,
Tineretului ~i Sportului.
2. Buget de venituri ~i cheltuieli. P
3. Contracte economice pentru
P
materiale, aparate ~i utilaje.
4. Rapoarte privind verifidirile
P
contabile anuale.
5. Inventarele ~i procesele verbale de
predare\primire a documenteIor
P
IV. create de compartiment la depozitul
DJRECTII ~I arhiva .
DEPARTAMEN 6. ~tate de plata a salariilot. 50 ani
-TE 7. Procese verbale de casare a
B.
mij loacelor fixe ~i a obiectelor de 15 ani
DIRECTIA
inventar.
ECONOMICA
8. Contracte de utilitati (electricitate,
apa, canal, telefon etc) ~i
15 ani
corespondenta in legatura cu
consumurile.
9. BalC),nte de verificare sintetica ~i
10 ani
analitica.
10. Fi~e analitice de evidenta
10 ani
contabila la mijloacele fixe.
11. Procese-verbale, liste ~i rapoarte
ale comisiei privind inventarierea 10 ani
bunurilor ~i valorilor.
12. Documente financiar contabile
privind dotarea cu mij loace fixe ~i 10 ani
circulante.
13. Acte de primire-predare a
gestiunilor. Garantii gestionari ~i 10 ani
ordine de num ire.

6
 Denumirea dosarului, registrului
Termenul
etc. Observatii
Directia Serviciile de
(Continutul pe scurt al
. pastrare
problemelor la care se refera)
14. Acte justificative, documente
primare §i contabile ce stau la baza
'inregistrarilor de conturi contabile
(note de contabiltate, extrase de cont, 10 ani
centralizatoare de materiale §i
cheltuieli, facturi) care se pastreaza
anexate la notele contabile.
15. Procese verbale, decizii, accepUiri
§i negatii privind scaderi din inventar
10 ani
§i casari ale materialelor scoase din
uz.
16. Registru - inventar. 10 ani
177 Registru - jumal- _. - 10 ani

18. Cartea mare. 10 ani

19. Registru de casiL 10 ani

20. Procese verbale de verificare ale
organelor de control financiar
'impreuna cu toate actele ce se 10 ani
pastreaza 'in legatura cu constatarile
IV. din procesele verbale respective.
DIRECTIISI 21. Nota de receptie §i constatare
DEPARTAMEN B.
DIRECTIA diferente; bon de predare, transfer §i
-TE restituire; bon de consum; dispozitie
ECONOMIC.\.
de livrare; fi§a de magazie; lista de
inventariere; chitanta; dispozitie de
platMncasare catre casierie; decont
pentru operatiuni 'in participatie; 5 ani
ordin de deplasare; decont de
cheltuieli; nota de debitare/creditare;
extras de cont; fi§a · de cont pentru
operatiuni diverse; document
cumulativ; decizie de imputare;
angajament de plata.
22. Corespondenta 'in legatura cu
actele §i operatiunile contabile care 5 ani
nu se anexeaza la actele contabile.
23. Referate aprovizionare. 5 ani
24. Cereri, acte justificative, referate,
procese verbale de predare-primire §i
5 ani
transferul de mijloace fixe 'intre
unitati.

25. Extras din Nomenclatorul dela

2 ani
arhivistic. 'inlocuire

7
 Denumirea dosarului, registrului
Termenul
etc. Observatii
Directia Serviciile de
(Continutul pe scurt al
pastrare
problemelor la care se refera)
1. State de functiuni pe facultati. P
2. Inventarele ~i procesele verbale de
predare\primire a documentelor p
create de compartiment la depozitul
arhiva .
Se pastreaza
3.Registru de evidenta p pe suport
salariati/personal.
cJasic.
4. Registru camete de munca. 70 ani
5. Registru decizii privind .Incadrarea
de personal, transferul, deta~area,
desfacerea contractului de munea, 70 ani
pensionarea, modifiearea de salariu
sau funqie.
6. Registru eu dosarele personalului
70 ani
plecat din unitate.
7. Contracte de colaborare. 70 ani
8. Dosare personal. 70 ani
IV. 9. Deeizii de numire, Incadrare,
DIRECTn SI transfer, desfacere contraete de
DEPARTAMEN 10 ani C.S.
C. munea - Universitatea Spiru Haret ~i
-TE Fundatia Romania de Maine.
DIRECTIA
RESURSE UMANE 10. Registru de adeverinte privind
salariul ~i vechimea In munea 10 ani
eliberate a~alatilor.
11. State de plata a salariilor - eopii,
10 ani
flutura~i.
12.DecJaratii lunare privind
obligatiile de plata la bugetul 10 ani
statului.
13. Fi~e centralizatoare privind plata
eu ora a cadrelor didaetice ~i a
10 ani ·C.S.
speeiali~tilor care au prestat activitate
didactiea.
14. Fi~e de prezentl\. 10 ani
15. Fi~e fiscale. 10 ani
16. Liste prime. 10 ani
17. Registru de evidenta a
5 ani
legitimatiilor.
18. Liste banca salari i - Tiriae §i
5 ani
Raiffeisen Bank.
19. Extras din Nomenclatorul dela
2 ani
arhivistic. Inlocuire

8
 Deoumirea dosarului, registrului
Termeoul
etc. Observatii
Directia Serviciile
(Cootioutul pe scurt at . de
pastrare
problemelor la care se refera)
I. Documente privind organizarea ~i
desta~urarea concursurilor pentru P
ocuparea posturilor didactice .
2. Documente privind concursurile
P
pentru obtinerea titlurilor didactice.
3. Copii ale dosarelor de titularizare
Cia pentru gradele de conferentiar ~i P
BIROUL profesor.
CONCURSURI 4. Dosarele, In original, ale
candidatilor pentru gradul de P
preparator, asistent ~ i lector.
5. Inventarele ~i procesele verbale de
- -- -predare\primire-- a documentelor
P
create de compartiment la depozitul
arhiva.
6. Extras din NomencJatorul dela
2 ani
- arhivistic. Inlocuire
I. Procese verbale, oferte, achizitii,
P
inventare etc. ale cartilor.
2. Registru-inventar. P
IV. 3. Registru de organizare ~i mi~care a
P
DlRECTII ~I fondului bibliotecii.
DEPARTAMEN 4. Cataloage: alfabetic, sistematic,
-TE tematic, colectiv, tip, topografic, de P
titluri, de dictionare.
D. 5. Procese verbale de predare-primire
P
DIRECTIA a patrimoniului bibliotecii.
BIBLIOTECILOR 6. Inventarele ~i procesele verbale de
predare\primire a documentelor
P
create de compartiment la depozitul
arhiva.
7. Procese verbale de inventariere a
15 ani
patrimonului bibliotecii.
Se pastreaza
8. Situatii statistice privind evoJutia
5 ani ~i pe suport
numarului de dirti In biblioteca..
electronic
9. Extras din Nomenclatorul dela
2 ani
arhivistic. Inlocuire
1. Registru pentru actiuni
P
E. judecatore~ti.
DIRECTIA 2. Inventarele ~i procesele verbale de
JURIDICA, DE predare\primire a documentelor
P
CONTENCIOS SI
DE COMUNICARE
create de compartiment la depozitul
arhiva.
.
3.Dosare privind actiunile
15 ani
j udecatore~ti.

9
 Denumirea dosarului, registrului
Termenul
etc. Observatii'
Directia Serviciile de
. (Continutul pe scurt al
pastrare
problemelor la care se refera)
4. Dosare privind acte normative pe
10 ani
materii.
E. 5. Dosare privind contracte de
DIRECTIA 10 ani .C.S.
achizitie avizate.
JURIDICA., DE 6. Dosare cu privire la activitatea de
CONTENCIOS SI 10 ani C.S.
avizare juridica.
DE COMUNICARE 7. Registre de evidenta
10 ani
corespondentiL
8. Tabele cu privire la evidenta ~i
10 ani C.S.
urmarire termene.
9. Extras din NomencIatorul dela
2 ani
arhivistic. 'inlocuire
1. Carta Universitatii Spiru Haret. P
2. Regulamente, Metodologii,
Proceduri cu privire la organizarea ~i
P
functionarea procesului de
'invatamant.
3.Cereri de evaluare ~I acreditare
P
academica.
F.
4. Deciziile Rectorului de
DIRECTIA
IV. SECRETARIATU-
'inmatriculare a studentilor ~i
DIRECTII ~I masteranzilor, listele nominale P
LUI GENERAL
DEPARTAMEN corespunzatoare, deciziile comisiilor
-TE de licenta/disertatie.
5.0rdine ~i dispozitii ale Rectorului,
hotarari ale senatului U.S.H., ale
Consilului de administratie, P
F/a reglementari privind taxele de
SECRETARIAT 3.colarizare.
GENERAL 6. Reglementari legale privind
admiterea la studii a cetatenilor P
straini.
7. Aprobari ale Ministerului
Educatiei Nationale privind
P
admiterea la studii a cetatenilor
straini, comunicari catre facultati .
8.Documente privind organizarea
examenelor de licentiVdisertatie
(metodologie, comisiile de P
licentiVdisertatie ~i de solutionare a
contestatiilor, cataloage finale).
9. Inventarele ~i procesele verbale de
predare\primire a documentelor
P
create de compartiment la depozitul
arhiva.
10. Duplicate ale actelor d~ studii. P

10
 Denumirea dosarului, registrului
Termenul
etc. Observatii
Directia Serviciile de
(Continutul pe scurt al
pastrare
problemelor la care se refera)
II. Metodologia admiterii;
F/a formularistica aprobata de Senatul 5 ani
SECRETARIAT U.S.H. (fi~e-chestionar, fi~ de
GENERAL inscriere, contracte).
12. Cereri ale studentilor straini
3 ani
pentru vize de ~edere in Romania.
13. Extras din NomencJatorul de la
2 ani
arhivistic. inlocuire
1. Cotoare Diplome de licenta. P
2. Cotoare Diplome de masterat. P
3. Cotoare Certificat de profesor. P
4. Registre de evidenta a
- -- --- - forrnularelor ~i de eliberare a actelor P
de studii.
FIb 5.Copii ale dosarelor personale ale
SERVICIUL ACTE absolventilor, licentiati, masteranzi, P
DE STUDII profesori.
6. Inventarele ~i procesele verbale de
predare\prim ire a documentelor p
create de compartiment la depozitul
IV. arhiva.
DIRECTII SI 7. Extras din NomencJa!orul dela
2 ani
DEPARTAMEN arhivistic. inlocuire
-TE I. Nomenclatorul arhivistic. P
2. Inventarele docum~ntelor ~i
procesele verbale de predare primire p
de la compartimente la achiva
unitatii.
3. Lucrarile Comisiei de seleqionare,
corespondenta cu Arhivele Nationale P
~i unitatile de co!ectare a hartiei.
4. Registrul de evidenta curenta a
Fie
intrarilor - ie~irilor unitatilor P
SERVICIUL
arhivistice.
ARHIVA.
5. Registrul de depozit P
6. Registrul pentru evidenta sigiliilor p
~i ~tampilelor.
7. Inventarele ~i procesele verbale de
predare \prim ire a documentelor p
create de compartimente la depozitul
arhiva.
8.Extras din NomencJatorul dela
2 ani
arhivistic. inlocuire

II
 ·.
Denumirea dosarului, registrului
Termenul
etc. Observatii
Directia Serviciile de
(Continutul pe scurt al
pastrare
problemelor la care se' refera)
I. Inventarele ~i procesele verbale de
predare\primire a documentelor
P
create de compartiment la depozitul
arhiva.
2. Registre de intrare-ie~ire a
10 ani C.S.
F/d corespondentei.
REGISTRA TURA 3.Raspunsuri la cereri. 5 ani
GENERAL~ 4.Cereri ale studentilor privind
eliberare, refacere, duplicate acte de
studii, scutiri de penalizare, amanare 2 ani
la plata taxe, etc . - copii . (Originalele
se afla la facuIHiti.)
5. Extras din Nomenc1atorul dela
2 ani
arhivistic. Inlocuire
Creeaza
IV. acelea~i
FIe
DIRECfrr ~I documente
SECRETARIATE
DEPARTAMEN ca cele de la
FACULTATI
-TE Secretariatul
General
1. Legi, ordine ~i alte prevederi
legale privind organizarea ~i P
functionarea Departamentului .
2. Regulament de organizare ~i
P
functionare a Departamentului.
3. Programe de activitate anuale ~i
P
rapoarte privind realizarea lor.
4. Planuri de Invatamant ale
Departamentului ~i programe
V.
analitice privind formarea initial a a P
DEPARTA- A.
personalului didactic ale disciplinelor
lV(ENTULDE ~EF
incluse in .planurile de Invatamant.
STIINTE DEPARTAMENT
PSIHO- 5. Registru matricol. P
PEDAGOGICE
6. Cataloage pentru disciplinele din
planul de invatamant al activitatilor Se pastreaza
comasate organizate in regim P ~i pe suport
postuniversitar de pregatire pentru electronic
cariera didactica.
7. Cataloage privind evaluarea finala
Se pastreaza
la absolvirea activitatilor comasa.t e,
P ~i pe suport
organizate In regim postuniversitar
electronic
de pregatire pentru cariera didactica.

12
. \

Denumirea dosarului, registrului

Termenul
etc. Observatii
Directia Serviciile de
. (Continutul pe scurt al
pastrare
problemelor la care se refera)
8. Dosar de evaluare a cadrelor
didactice, lista proiectelor de
P
cercetare ~tiintifica nationala ~i
A. internationala.
SEF 9. Inventarele ~i procesele verbale de
DEPARTAMENT predare\primire a documentelor
P
create de compartiment la depbzitul
arhiva.
10. Programe ~i documente ale
5 ani
manifestarilor ~tiintifice .
V. II. Grafice-orar ale activitatilor
DEPARTA- comasate organizate in regim 5 ani
MENTULDE postuniversitar.
STIINTE 12. Extras din NomencIatorul dela
psmo- arhivistic.
2 ani
inlocuire
PEDAGOGICE
I. Corespondenta generala. P

2. Inventarele ~i procesele verbale de

predare\primire a documentelor
P
create de compartiment la depozitul
B. arhiva.
SECRETARIAT
3.Registre de intrare-ie~ire a
10 ani C.S.
corespondentei.
4.Condici de expediere a
3 ani
corespondentei.
5. Extras din NomencIatorul dela
2 ani
arhivistic. inlocuire

13