Sisteme Informatice de

Management

C05
Sisteme Informatice pentru
Management
(SIM)
 Tematică
 Aspecte generale
 Intrările sistemelor informatice de management
 Ieșirile sistemelor informatice de management
 Caracteristici ale sistemelor informatice de management
 Avantaje competitive
 Tipologia sistemelor informatice de management
 Sisteme informatice pentru finanțe-contabilitate
 Sisteme informatice de management pentru producție
 Sisteme informatice de management pentru marketing
 Sisteme informatice de management pentru resurse
umane
 Aspecte generale
 Noțiunea de sistem informatic de management a apărut
încă din anii '60 dar până în prezent nu există o acceptare
unică a definiției acestui termen.
 O definiție posibilă consideră sistemul informatic de
management ca fiind o metodă organizată de
asigurare cu informații interne și externe referitoare la
operațiunile trecute și prezente ale organizației, cu
orientare spre viitor, pentru a facilita luarea și
aplicarea deciziilor.
 Deoarece sistemul informatic de management este o
componentă de legătură între sistemul decizional și cel
operațional, o astfel de metodă organizată presupune
proceduri, echipamente și oameni implicați în culegerea,
prelucrarea și transmiterea informațiilor.
 Sistemele pentru procesarea tranzacțiilor (SPT) colectează și
stochează datele despre tranzacțiile zilnice ale afacerilor.
 Datele produse de SPT și sistemele birotice sunt utilizate ca
intrări de către sistemele informatice de management pentru a
dezvolta noi rapoarte utilizate în procesul decizional.
 Scopul principal al sistemelor informatice de management
(SIM) este acela de a ajuta organizația să-și atingă obiectivele,
oferind managerilor datele necesare controlului, organizării și
planificării activităților. Pe scurt, aceste sisteme oferă informația
utilizată ca feedback pentru diversele operații ale afacerii.
 De exemplu, un sistem informatic destinat producției poate ajuta
managerii să monitorizeze un anume proces de producție.
 În mare măsură, monitorizarea este realizată prin intermediul
rapoartelor de sinteză create de SIM prin filtrarea și analiza
datelor detaliate provenite din cadrul procesului. Aceste rapoarte
sunt utilizate de manageri în procesul decizional.
 Sursele de informație pentru manageri

 Sistemul informatic de management reprezintă doar

una din sursele de informație pentru manageri.
 Diferențele dintre rapoartele generate de SIM și cele
generate de sistemele pentru procesarea tranzacțiilor
(SPT) sunt datorate nivelurilor cărora acestea se
adresează.
 În timp ce rapoartele sistemului pentru procesarea
tranzacțiilor sunt utilizate pentru rezolvarea
problemelor de rutină de la nivelurile inferioare,
rapoartele SIM sunt direcționate către nivelele
superioare manageriale, unde deciziile sunt mai puțin
structurate și mai puțin de rutină.
 Astfel, dacă SPT urmărește eficiența,
SIM urmărește eficacitatea.
 În conformitate cu structura clasică de management a unei organizații,
sistemul informatic de management se adresează și oferă ajutor tuturor
nivelurilor manageriale.

SE/IA = Sisteme expert/Inteligență artificială, SSD=Sisteme pentru suport decizional,

SIM = Sisteme Informaționale de Management,
TPS= Sisteme pentru procesarea tranzacțiilor
 Diversele poziții manageriale utilizează în
general aceleași rapoarte dar pentru scopuri
diverse și în formate diferite.
 SIM este o colecție integrată de subsisteme
care pot fi organizate fiecare de-a lungul liniilor
funcționale din cadrul organizației, deoarece, în
majoritate, acestea împart resurse comune.
 Concluzie:
 Deși în dezvoltarea SIM eficiența este importantă,
rolul SIM este de a oferi informația adecvată,
persoanei adecvate și la momentul potrivit.
 Intrările sistemelor informatice de management
 Din punct de vedere tehnic, toate datele care intră în SIM sunt
catalogate ca date interne, deoarece acestea, deși pot proveni din
exteriorul organizației, au fost preluate mai întâi și eventual prelucrate
în alte sisteme informatice.
 Principala sursă de date pentru SIM o reprezintă SPT.
 O altă mare sursă internă este reprezentată de către misiunea și
planul strategic al organizației.
 La acestea se adaugă datele provenite din diversele departamente
ale organizației precum și datele externe despre clienți, furnizori,
competitori, acționari, etc.
 SIM utilizează datele obținute din aceste surse producând informație
utilă managerilor mai ales prin intermediul rapoartelor.
 De exemplu, un manager din cadrul departamentului de vânzări poate
obține rapoarte săptămânale asupra vânzărilor pe regiuni, pe vânzător,
pe produs împreună cu comparații cu date precedente, în locul unei
simple liste cronologice.
 Ieșirile sistemelor informatice de management
 În general, ieșirile sistemelor informatice pentru
management sunt reprezentate de rapoartele distribuite
managerilor. Aceste rapoarte pot include:
 rapoarte programate, care reprezintă rapoartele
produse periodic sau pe baza unui program prestabilit
(zilnic, săptămânal, lunar, etc.).
• de exemplu, statele de plată se întocmesc lunar pentru a se
stabili costurile cu personalul.
 rapoarte la cerere, ce sunt rapoartele comandate de
către manageri privind anumite informații,
• de exemplu situația curentă a stocurilor unui anumit produs;
 rapoarte excepționale, sunt rapoarte produse în
situații neuzuale sau care necesită imediata acțiune a
managerilor
• de exemplu atunci când stocul unui produs scade sub un
anumit nivel.
 Aceste rapoarte pot ajuta managerii să dezvolte planuri
de acțiune mai bune, să ia decizii în condiții mai mici
de incertitudine și să obțină un mai mare control asupra
operațiilor firmei.
 Pentru a sprijini activitățile de conducere și pentru ca aceste rapoarte
să nu se suprapună în conținut, în procesul de dezvoltare al
rapoartelor pentru SIM se recomandă :
 adaptarea raportului la cerințelor utilizatorilor, ceea ce conduce la
implicarea acestora în dezvoltarea formatului raportului;
 afișarea informației concludente și necesare într-o manieră
adecvată care să ușureze atât găsirea cât și înțelegerea
informației cuprinse în raport;
 stabilirea atentă a parametrilor cuprinși în rapoarte, deoarece un
număr mic poate conduce la crearea unui mare număr de
rapoarte, în timp ce un număr mare de parametri poate crește atât
complexitatea cât și timpul necesar însușirii informației din raport;
 alocarea de timp și efort numai pentru rapoartele care vor fi
utilizate și eliminarea rapoartelor generice (fără un anume
destinatar);
 generarea unor rapoarte numai atunci când este necesar, pentru
rezolvarea unei probleme sau luarea unei acțiuni;
 generarea rapoartelor atunci când este nevoie de ele, deoarece
rapoartele vechi pot să nu mai aibă nici o valoare.
 Caracteristici ale sistemelor informatice de
management
 Indiferent de nivelul căruia i se adresează, sistemele
informatice de management prezintă caracteristici comune
și anume:
 produc rapoarte programate, la cerere și excepționale;
 generează rapoarte cu formate standard sau predefinite,
astfel încât o aceeași informație se regăsește în aceeași
poziție în mai multe rapoarte (manageri diferiți pot utiliza
aceeași informație pentru scopuri diferite);
 permit generarea de rapoarte la cererea formală a
utilizatorilor
 utilizează datele interne stocate în diverse sisteme
informatice;
 rapoartele sunt realizate și dezvoltate de către personal
specializat (analiști și programatori);
 Avantaje competitive
 Analiza caracteristicilor sistemelor informatice de management indică
faptul că acestea oferă suport managerilor spre atingerea obiectivelor
organizației.
 Astfel, managerii de la nivelurile medii utilizează rapoartele SIM pentru a
compara obiectivele cu rezultatele curente.
 Managerii de la vârf utilizează aceste rapoarte pentru a dezvolta strategii.
 Prin oferirea feedback-ului asupra activităților organizației, SIM permit
definirea mai ușoară a punctelor tari care susțin avantajul competitiv
al organizației și stabilirea obiectivelor pe termen lung.
 Trebuie menționat însă că dezvoltarea unui sistem informatic de
management nou sau modificarea unuia existent nu produce în sine
un avantaj competițional. Aceste avantaj este datorat numai utilizării
lui efective.
 Avantajul competițional este dobândit de acele firme care utilizează
SIM, care știu foarte bine ce anume date doresc să obțină, când, în
ce formă și cui să fie prezentate rezultatele.
 Dezvoltarea SIM trebuie făcută în concordanță cu obiectivele afacerii,
unele caracteristici prelevând în raport cu altele. Astfel, ca și pentru
sistemul de prelucrare a tranzacțiilor, se pot obține avantaje
competiționale prin utilizarea SIM numai prin balansarea costurilor,
controlului și complexității în contextul susținerii obiectivelor.
 Tipologia sistemelor informatice de
management
 Multe organizații sunt structurate, de-a lungul liniilor funcționale, în
departamente cum sunt financiar-contabilitate, marketing, personal,
cercetare-dezvoltare, producție, juridic etc. În plus, în fiecare din
acestea se regăsesc nivelele manageriale strategice, tactice și
operaționale.
 Fiecare departament utilizează propriul subsistem informatic care se
interconectează cu sistemul de prelucrare a tranzacțiilor și cu
sistemul informatic de management din cadrul organizației
economice.
 Exemplu: O parte a sistemului informatic pentru management este
organizată să susțină departamentul finanțe/contabilitate, alta cel de
marketing, alta de producție, etc.
 Rapoartele sunt generate pentru a fi utilizate în comun de toate
nivelele manageriale ale departamentelor, dar au și specificitatea
fiecărui nivel managerial.
 Acest mod de abordare necesită unificarea și integrarea diverselor
sisteme informatice astfel încât acestea să utilizeze o bază de date
comună, care are și rolul de a conecta și sistemul de prelucrare a
tranzacțiilor la sistemul informatic de management. În caz contrar,
valoarea întregului SIM este redusă considerabil.
 Sisteme informatice pentru finanțe-contabilitate

 Activitatea financiar-contabilă reprezintă un domeniu

important al oricărei afaceri. Prin aceasta se
monitorizează fluxul de numerar și profitabilitatea.
 Un sistem financiar-contabil oferă informații din cadrul
acestei arii tuturor managerilor din organizație.
 Aceste sisteme oferă informație de sinteză (de
exemplu privind conturile active, pasive, plățile, etc.)
dar cel mai adesea sunt utilizate pentru:
 analiza activității financiar-contabile prezente și
trecute a firmei;
 proiecția viitoarelor necesități financiare;
 monitorizarea și controlul utilizării fondurilor.
 Principalele intrările ale unui SIM pentru finanțe sunt:
 Planul strategic și politica organizației, care cuprind
adesea obiectivele financiare, datoriile, indicatorii
financiari și veniturile prognozate;
 Sistemul de procesare a tranzacțiilor, care
surprinde activitățile privind gestiunea materialelor,
mijloacele fixe, gestiunea producției, facturări, plăți,
încasări, contabilitate generală, de personal etc.
 Surse externe, precum informațiile despre
competiție descrise de rapoartele și declarațiile
financiare anuale. Totodată elemente cum sunt
inflația, indexul prețurilor de consum, reglementările
privind taxele și impozitele sau alți indicatori
economici trebuie luați în considerare.
 În funcție de necesitățile organizației, SIM pentru finanțe pot include
atât sisteme interne cât și sisteme externe care să:
 asiste în utilizarea și controlul lichidităților, fondurilor și a altor
resurse financiare, oferind indicații pertinente privind
managementul fondurilor interne și externe.
• Utilizarea internă a fondurilor include stocurile suplimentare,
echipamentele noi, forța de muncă suplimentară, achiziționarea de
noi companii, investiții în noi produse, marketing, noi materii prime,
etc.
• Utilizarea externă se referă în special la investițiile în acțiuni,
obligațiuni etc.;
 genereze prognoze financiare, pe baza activităților anterioare;
 efectueze analize ale profiturilor/pierderilor, precum și ale
costurilor;
 audit contabil și financiar. Auditul implică analizarea condițiilor
financiar-contabile ale unei organizații și determinarea faptului că
declarațiile financiare și rapoartele produse de către SIM pentru
finanțe sunt exacte și reflectă realitatea.
 Sisteme informatice de management pentru
producție
 Ca rezultat al progreselor tehnologice, din ce în ce mai mult producția
utilizează sisteme informatice în vederea îmbunătățirii productivității
și calității producției.
 Intrările unui SIM pentru producție provin în principal de la operațiile
care participă la convertirea materialelor în produse finite, la care se
adaugă și alte surse interne și externe. Astfel, principalele surse
pentru aceste sisteme sunt:
 Planul strategic și politica organizației, care cuprind indicații privind
calitatea, producția, serviciile ș.a.m.d.
 Sistemele de procesare a tranzacțiilor și în principal subsistemele care
generează date:
• privind recepția și inspecția materiilor prime și materialelor;
• de personal;
• privind procesele de producție, cum sunt liniile de asamblare, prelucrări
mecanice, control și întreținere;
• în urma procesării comenzilor.
 Surse externe, ca de exemplu date și informații despre noi procese și
tehnologii, date economice generale asupra inflației și forței de muncă
sau date obținute din diverse alte surse.
 Subsistemele SIM pentru producție monitorizează și controlează fluxul de materiale
și materii prime, produse și servicii de-a lungul organizației. Aceste sisteme au
scopul de a livra produsele și serviciile la calitatea necesară și la cele mai reduse
costuri, acestea susținând procesele prin care se adaugă valoare.
 Principalele subsisteme ale SIM pentru producție sunt:
 proiectare și inginerie, subsisteme și procese asistate de calculator (CAD, CAM,
PLC etc.);
 programarea producției, prin elaborarea de planuri de producție detaliate atât pe
termen scurt și lung.
 controlul stocurilor, sisteme care permit comandarea automată a stocurilor de
materii prime și materiale, previziunea stocurilor de produse în lucru și produse
finite, analize ale costurilor cu stocurile, precum și dezvoltarea de planuri de
aprovizionare și necesar de resurse.
 controlul proceselor, prin utilizarea tehnologiilor cum sunt:
• CAM – Computer Assisted Manufacturing (Producție asistată de calculator),
care implică controlul liniilor de producție sau utilajelor de către calculator;
• CIM – Computer Integrated Manufacturing (Producție integrată) care implică
conectarea componentelor procesului de producție într-un sistem informatic;
 controlul și testarea calității;
 Sisteme informatice de management pentru
marketing
 Un SIM pentru marketing susține activitatea în domenii
cum sunt dezvoltarea produselor, distribuție, stabilirea
prețurilor, eficiența și eficacitatea promovării și reclamei,
previzionarea vânzărilor.
 Mai mult decât orice alt departament, marketingul și SIM
pentru marketing se bazează pe surse externe.
 Acestea includ concurența, clienții, precum și diverse
resurse media.
 Principalele surse de intrare pentru SIM pentru marketing
sunt:
 Planul strategic și politica organizației, care cuprind
proiecții și previziuni privind vânzările;
 Sistemul de procesare a tranzacțiilor, care conține
cantități mari de date privind clienții, produsele și
resursele umane implicate în vânzări;
 Surse externe, dintre care se remarcă:
• concurența, sistemul preluând informații și date privind noile
produse și servicii oferite de concurență, strategiile de preț,
punctele tari și slabe ale concurenței în ceea ce privește
marketingul, liniile de producție, distribuția și ambalarea.
Sursele acestor date și informații sunt foarte diverse, mergând
de la surse legale cum sunt materialele promoționale sau
publicațiile și până la utilizarea mijloacelor ilegale cum sunt
furtul de informații, spionajul etc.;
• piața produselor și/sau serviciilor firmei, ca de exemplu
cunoașterea comportamentului și preferințelor consumatorului
 Subsistemele unui SIM pentru marketing includ sistemele
specifice produselor, localizării, promovării și prețului.
 Aceste subsisteme ajută managerii să crească vânzările,
să reducă cheltuielile de marketing și să dezvolte planuri
pentru dezvoltarea de noi produse și servicii care să
întrunească cerințele clienților. Aceste subsisteme susțin
și ele procesele de adăugare de valoare prin oferirea de
produse și servicii mai bune și oferirea acestora atunci
când sunt necesare pe piață și la prețuri adecvate.
 Subsistemele pentru marketing pot efectua analize ale
prețului (în funcție de diverse criterii) și analize ale datelor
de marketing culese din piață.
 Datele utilizate de subsistemele de marketing depind de
comportamentul și preferințele consumatorilor dar în
același timp acest de sisteme trebuie să susțină și
obiectivele strategice privind vânzările și profiturile.
 Sistemele informatice pentru marketing trebuie să poată
asigura, prin instrumente specifice următoarele:
 cercetarea de marketing, sistemele preluând și analizând
date despre prețuri, canale de distribuție, garanții, atitudini și
servicii și producând rapoarte care surprind indicatori cheie
cum sunt satisfacția și mulțumirea clienților;
 dezvoltarea produselor, astfel încât prin analizarea
factorilor implicați în această activitate, cum sunt capacitatea
de producție, calificarea personalului, dotarea tehnologică,
materialele disponibile, etc., să se impună acele
condiții/restricții care să conducă la realizarea produsele
dorite de piață;
 planificarea localizării facilităților de producție și
distribuție, respectiv stabilirii locului și a modului în care
produsele și serviciile sunt puse la dispoziția consumatorilor;
 promovare și reclamă, sisteme care ajută la
stabilirea bugetelor și alocarea lor diverselor
campanii publicitare;
 prețul produselor, sistemele ajutând la
determinarea prețurilor și reducerilor de preț. Pentru
aceasta este generată și analizată curba cererii (pe
baza legii cererii și ofertei), care stabilește legătura
între preț și vânzări. Totodată analiza vânzărilor
oferă date importante privind produsele care se
vând și care nu, clienții cei mai buni și mai puțin
buni, cât și eficiența personalului implicat în vânzări;
 prognoza vânzărilor, prin care utilizând date
istorice și tehnici de prognoză, se stabilesc
tendințele și caracterul acestora.
 Sisteme informatice de management pentru resurse
umane
 Un SIM pentru resurse umane (SIM de personal) se
concentrează asupra activităților legate de angajații
organizației.
 Printre cele mai importante activități ale acestui sistem
se numără analiza și planificarea forței de muncă,
angajarea, instruirea și stabilirea sarcinilor și
atribuțiilor locurilor de muncă.
 Un sistem informatic dedicat va ajuta compania să-și
mențină scăzute costurile cu personalul dar în așa fel
încât fie susținute celelalte funcții și obiectivele
organizației.
 Intrările unui sistemului informatic de management pentru de
personal cuprind:
 Planul strategic și politica organizației, în care se regăsesc
obiectivele privind resursele umane și uneori programele
pentru asigurarea calității (în care un rol important îl joacă
instruirea suplimentară), delegarea de autoritate și utilizarea
echipelor inter-funcționale.
 Sistemul de procesare a tranzacțiilor și mai ales:
• sistemul de salarizare, care cuprinde costurile cu personalul,
planurile financiare privind sănătatea etc.;
• sistemul de procesare a comenzilor, care poate produce date
importante privind necesarul de personal pentru anumite activități;
• sistemul de personal, prin care personalul este alocat adecvat
activităților. Aceste sisteme includ și clasificări ale posturilor de lucru,
atribuțiilor acestora, calificările necesare, etc.
 Surse externe, printre care se numără informațiile privind
salarizarea și tratamentul angajaților în companiile
concurente, reglementările guvernamentale și locale,
activitățile sindicale, etc.
 Sistemele informatice de management pentru resurse
umane efectuează activități de asistență a managerilor
în planificarea forței de muncă, angajării și instruirii,
dezvoltării și pensionării personalului, stabilirii
caracteristicilor locurilor de muncă, administrării
salariilor și altor beneficii bănești sau de altă natură.
 Ieșirile acestor sisteme includ rapoarte privind
planificarea forței de muncă, aplicațiilor privind
posturile vacante, abilităților și calificărilor
personalului, dar și privind plata angajaților.
 Aria de influență se extinde însă mai departe de
departamentul resurselor umane, astfel încât, de
exemplu, aceste subsisteme pot ajuta managerii în
planificarea activităților curente ale afacerii în
momente critice (de exemplu în perioada sărbătorilor
de iarnă).
 Principalele activități ale sistemului informatic de management pentru
resurse umane sunt:
 planificarea resurselor umane, care implică evaluarea
necesarului de angajați pentru perioadele următoare și anticiparea
ofertei de forță de muncă pentru posturile oferite;
 selecția și recrutarea personalului, subsistemele fiind utilizate
în planificarea interviurilor, testarea calificării candidaților, selecția
automată a CV-urilor și scrisorilor de intenție, stabilirea profilului
candidaților etc.;
 inventarierea calificărilor și instruirea, prin testarea
personalului în vederea atribuirii adecvate a sarcinilor, precum și
asistență computerizată acordată în procesul de instruire;
 programarea și plasarea sarcinilor, ca de exemplu
programarea personalului în vederea realizării anumitor activități
și stabilirea încărcării locurilor de muncă în funcție de necesități și
de calificarea personalului;
 administrarea salariilor. Aceste subsisteme efectuează calculul
salariilor lunare, a beneficiilor, taxelor și impozitelor și al altor plăți
cum sunt plata asigurărilor de viață, a împrumuturilor, etc. Aceste
subsisteme generează adesea rapoarte privind salariile utilizate în
compararea bugetelor privind salarizarea, costurilor cu salariile,
comparării salariilor între locurile de muncă, între departamente
sau între companii.