Registrul general de evidenţă a salariaţilor

Reglementare:
- Legea 53/2003 republicata - Codul muncii, art.34;
- Hotărârea nr. 500 din 18 mai 2011 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor;
- Ordinul MMFPS nr. 1918 din 25 iulie 2011 pentru aprobarea procedurii si actelor pe care
angajatorii sunt obligati sa le prezinte la inspectoratul teritorial de munca pentru obtinerea
parolei, precum si a procedurii privind transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor
în format electronic;
-Hotărâre nr. 1105 din 2 noiembrie 2011 pentru modificarea Hotărârii Guvernului nr.
500/2011 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor;
- Ordinul MMFPS nr. 2822 din 20 decembrie 2011 privind modificarea anexei la Ordinul
ministrului muncii, familiei şi protecţiei sociale nr. 1.918/2011 pentru aprobarea procedurii şi
actelor pe care angajatorii sunt obligaţi să le prezinte la inspectoratul teritorial de muncă pentru
obţinerea parolei, precum şi a procedurii privind transmiterea registrului general de evidenţă a
salariaţilor în format electronic.
- H.G.877/2016 – pt modificarea şi completarea H.G.500/2011

Componenţa registrului general de evidenţă a salariaţilor:

1. Registrul privat, care se întocmeşte, completează şi transmite de către angajatori,
persoane fizice sau persoane juridice de drept privat. În acest registru se înregistrează
persoanele cu contract individual de muncă.
2. Registrul public, care se întocmeşte, completează şi transmite de către
instituţiile/autorităţile publice cărora le sunt aplicabile dispoziţiile Legii-cadru nr.
284/2010 privind salarizarea unitară a personalului plătit din fonduri publice.În acesta se
înregistrează persoanele plătite din fonduri publice, care exercită o funcţie în baza unui
contract individual de muncă, a unui act administrative de numire ori a unui alt fel de act
emis în condiţiile legii.
Obligativitatea înființării și transmiterii registrului la inspectoratul teritorial de muncă şi
prezentarii acestuia inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora, revine urmatoarelor categorii:
- angajatori, inclusiv cei care au înfiinţat sucursale, agenţii, reprezentanţe sau alte
asemenea unităţi fără personalitate juridică, cărora le-au delegat competenţa încadrării
personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă si carora le-a fost delegate
competenta infiintarii registrului;
- misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale altor state în România, respectiv, după caz,
institutele culturale şi reprezentanţele comerciale şi economice ale altor state în România,
pentru personalul angajat local care are cetăţenia română sau reşedinţa permanentă în
România.

Cine poate completa si transmite registrul:

Registrul public se poate întocmi, completa și transmite de către una sau mai multe
persoane care au atribuţii stabilite în fişa postului;
Registrul privat se poate întocmi, completa și transmite de către:
1
 - una sau mai multe persoane ce au calitatea de salariați, nominalizate prin decizie scrisă de
către angajator;
- prestatorii de servicii înregistraţi la inspectoratele teritoriale de muncă. Angajatorul are
obligaţia informării inspectoratului teritorial de muncă despre încheierea contractului de
prestări servicii, în termen de 3 zile lucratoare de la data încheierii acestuia, printr-o
adresa care va cuprinde:
- denumirea prestatorului de servicii;
- certificatul de înregistrare al prestatorului, eliberat de registrul comertului;
- dovada înregistrarii prestatorului ca operator de date cu caracter personal, conform
prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificarile si completarile ulterioare;
- data de la care s-a contractat serviciul de completare si transmitere a registrului.
În cazul încetarii sau rezilierii contractului de prestari de servicii, angajatorul va
comunica inspectoratului teritorial de munca acest fapt cel mai târziu la data încetarii sau
rezilierii, în vederea eliberarii unei noi parole angajatorului.
Obligația respectării reglementărilor legale privind registrul general de evidență a
salariaților revine angajatorului. Serviciile de completare şi transmitere a registrului încredinţate
de angajator nu pot fi subcontractate, la rândul lor, de prestatorul de servicii.

Ce date cuprinde registrul:

Registrul privat şi registrul public se întocmesc în format electronic.
Registrul privat se completează în ordinea încheierii contractelor individuale de muncă
și cuprinde următoarele date:
a) elementele de identificare ale angajatorului – pers.juridică/fizică (denumire/nume prenume,
sediu, CUI, CIF, CNP);
b) elementele de identificare ale tuturor salariaţilor: numele, prenumele, codul numeric personal -
CNP, cetăţenia şi ţara de provenienţă - Uniunea Europeană - UE, non-UE, Spaţiul Economic
European - SEE;
c) data angajării;
d) perioada detaşării şi denumirea angajatorului /statul la care se face detaşarea/detaşarea
transnaţională/detaşarea într-un stat ce nu e membru U.E. sau S.E.E;
e) funcţia/ocupaţia conform specificaţiei Clasificării Ocupaţiilor din România (COR) sau altor
acte normative;
e)tipul contractului individual de muncă;
f)durata normală a timpului de muncă şi repartizarea acestuia;
g)salariul și sporurile așa cum sunt ele prevăzute în contractul individual de muncă;
h)perioada şi cauzele de suspendare a contractului individual de muncă, cu excepţia cazurilor de
suspendare în baza certificatelor medicale;
i)data încetării contractului individual de muncă;
j) datele privind studiile / calificarea, specializarea;
k) datele de identificare ale utilizatorului, în cazul contractelor de muncă temporară.
Registrul public se completează în ordinea încheierii contractelor individuale de
muncă/actelor administrative de numire pentru funcţionarii publici/altor acte privind exercitarea
funcţiei de către personalul plătit din fonduri publice şi cuprinde următoarele elemente:
a)elementele de identificare ale instituţiei/autorităţii publice: denumire, cod unic de identificare -
CUI/codul de identificare fiscală - CIF, sediu;
b)elementele de identificare ale tuturor persoanelor plătite din fonduri publice: numele şi
prenumele, codul numeric personal - CNP;
c)funcţia persoanei, conform Legii-cadru nr. 284/2010, cu modificările şi completările ulterioare;

2
d)datele din actele de studii de lungă durată/studii medii ale persoanei, precum şi datele
privitoare la profilul/specializarea/calificarea, conform actelor/certificatelor de calificare;
e)numărul anexei la Legea-cadru nr. 284/2010, cu modificările şi completările ulterioare, în care
este prevăzută funcţia, capitolul, litera şi numărul curent;
f)gradul/treapta profesională, potrivit Legii-cadru nr. 284/2010, cu modificările şi completările
ulterioare;
g)gradaţia aferentă tranşei de vechime în muncă;
h)clasa de salarizare corespunzătoare funcţiei, potrivit Legii-cadru nr. 284/2010, cu modificările
şi completările ulterioare;
i)salariul de bază lunar/indemnizaţia lunară din care clase de salarizare suplimentare, astfel cum
sunt prevăzute în contractul individual de muncă, respectiv în actul în baza căruia este exercitată
funcţia respectivă;
j)sporurile şi cuantumul acestora;
k)indemnizaţiile/compensaţiile;
l)salariul brut;
m)data angajării/începerii exercitării funcţiei;
n)tipul contractului individual de muncă/actului administrativ de numire în funcţia publică/alt fel
de acte emise în condiţiile legii, privind exercitarea funcţiei;
o)durata contractului individual de muncă, respectiv durata exercitării funcţiei, nedeterminată sau
determinată;
p)durata timpului de muncă şi repartizarea acestuia;
q)perioada suspendării, cauzele de suspendare şi data încetării suspendării contractului individual
de muncă/raportului de serviciu/exercitării funcţiei, cu excepţia cazurilor de suspendare în baza
certificatelor medicale;
r)data la care începe şi data la care încetează detaşarea, precum şi denumirea angajatorului la
care se face detaşarea;
s)data încetării contractului individual de muncă/raportului de serviciu/exercitării funcţiei.

Data/perioada în care se realizează completarea și transmiterea registrului

Angajatorii sau, după caz, prestatorii de servicii au obligaţia de a completa şi transmite
registrul la inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială îşi au angajatorii sediul sau
domiciliul, după caz, cel târziu în ziua lucrătoare anterioară începerii activităţii de către primul
salariat.

Registru privat:
1. Angajarea fiecărui salariat se înregistrează în registru cel târziu în ziua lucrătoare
anterioară începerii activităţii de către salariatul în cauză.
2. Modificarea elementelor contractului individual de muncă se înregistrează în termen de 20
de zile lucrătoare de la data apariției modificării.
3. Suspendarea – perioada şi cauza, cu excepţia concediilor medicale se înregistrează în registru
în termen de maximum 20 de zile lucrătoare de la data suspendării/ încetării suspendării.
4 Detașarea - angajatorul de bază completează perioada detaşării şi denumirea angajatorului la
care se face detaşarea, anterior începerii detaşării.
5. Încetarea contractului individual de muncă se înregistrează în ziua încetării acestuia, sau la
data luării la cunoştinţă a evenimentului ce a determinat, în condiţiile legii, încetarea contractului
individual de muncă.
Orice corecţie a erorilor survenite în completarea registrului se face la data la care
angajatorul a luat cunoştinţă de acestea.
3
Registrul public:
1. Pentru persoanele angajate cu CIM, transmiterea datelor către ITM se face în termenele
prevăzute mai sus (registru privat);
2. Pentru persoanele plătite din fonduri publice, transmiterea datelor către ITM se face la fel
ca în registrul privat, excepţie făcând începerea activităţii - în maximum 3 zile
lucrătoare de la data comunicării actului de numire sau de exercitare a funcţiei;

Completarea registrului
Registrul general de evidenta a salariatilor se completeaza în ordinea încheierii, modificării,
suspendării sau încetării contractelor individuale de muncă.
Completarea se realizează cu ajutorul :
- aplicației informatice distribuite gratuit de Inspectia Muncii, folosind instructiunile de
utilizare obtinute de pe pagina de internet a Inspectiei Muncii www.inspectiamuncii.ro
ori de la sediul inspectoratelor teritoriale de munca;
- aplicatiilor informatice proprii ale angajatorilor.

Modalități de transmitere a registrului

Registrul se transmite la inspectoratul teritorial de muncă în format electronic, prin:
1) completarea on-line a bazei de date existente pe portalul Inspecţiei Muncii. Transmiterea on-
line se face dupa solicitarea si obtinerea de catre angajator a numelui de utilizator si a parolei,
indiferent daca angajatorul presteaza serviciul de completare si transmitere a registrului sau are
încheiat un contract de prestari de servicii, si activarea accesului la portalul Inspectiei Muncii
http://itmonline.inspectiamuncii.ro.
Obtinerea numelui de utilizator si a parolei se face la sediul ITM în a carui raza teritoriala
angajatorul îsi are sediul sau domiciliul, în baza prezentarii urmatoarelor documente:
a)solicitare scrisa pentru eliberarea numelui de utilizator si a parolei;
b)împuternicire semnata si stampilata de angajator, în cazul în care persoana care solicita
obtinerea numelui de utilizator si a parolei este alta decât reprezentantul legal al angajatorului;
c)copie de pe certificatul de înmatriculare;
d)copie a actului de identitate al persoanei împuternicite.

2) Transmiterea registrului prin e-mail, pe bază de semnătură electronică

Angajatorii care detin semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat, obtinut de
la un furnizor de servicii de certificare în conditiile Legii nr. 455/2001 privind semnatura
electronica, pot depune registrul general de evidenta a salariatilor la adresa de e-mail pusa la
dispozitie de Inspectia Muncii.
Modalitatea de transmitere prin e-mail si adresa de e-mail pot fi obtinute de pe pagina de internet
a Inspectiei Muncii.

c) Transmiterea prin depunerea registrului la sediul ITM în format electronic, însoţit de o

adresă de înaintare semnată de angajator se face pe suport CD, discheta 3,5 inch/1,44 MB sau
medii de stocare USB cu sistem de fisiere FAT/FAT32.
Registrul, însotit de o adresa de înaintare semnata si stampilata de catre reprezentantul
legal, se depune dupa cum urmeaza:
a)la sediul inspectoratului teritorial de munca în a carui raza teritoriala persoanele fizice sau
juridice îsi au domiciliul, respectiv sediul;

4
b)la sediul inspectoratului teritorial de munca în a carui raza teritoriala îsi desfasoara activitatea
unitatile fara personalitate juridica.
Pentru prima depunere la sediul ITM a registrului, adresa de înaintare este însotita de o
copie a certificatului de înmatriculare la registrul comertului, a certificatului de înregistrare
fiscala, respectiv o copie a actului de identitate - în cazul angajatorului persoana fizica.

Dosarul personal:
Angajatorul are obligaţia de a întocmi un dosar personal/profesional pentru fiecare dintre
salariaţi//persoană plătită din fonduri publice, de a-l păstra în bune condiţii la sediu, precum şi de
a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.
Dosarul personal/profesional cuprinde cel puţin următoarele documente:
- actele necesare angajării,
- contractul individual de muncă,
- actele adiţionale şi celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea şi încetarea
contractelor individuale de muncă,
- acte de studii/certificate de calificare,
- orice alte documente care certifică legalitatea şi corectitudinea completării în registru.
La încetarea activităţii salariatului/persoanei plătite din fonduri publice, angajatorii au
obligaţia să îi elibereze acestuia o adeverinţă care să ateste activitatea desfăşurată de acesta,
durata activităţii, salariul, vechimea în muncă şi în specialitate.
La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat angajatorul este obligat să îi
elibereze acestuia:
a) copii ale documentelor existente în dosarul personal certificate de reprezentantul legal al
angajatorului sau de persoana împuternicită de angajator pentru conformitate cu originalul;
b) extras din registrul privat/public, datat şi certificat pentru conformitate, sau o adeverinţă care
să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă şi în
specialitate, în termen de cel mult 15 zile de la data solicitării.

Registrul electronic şi dosarele personale ale fiecărui salariat se vor păstra în condiţii care să
asigure securitatea datelor, precum şi păstrarea lor îndelungată şi corespunzătoare.