Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Pașii următori
Importul unei foi de lucru Excel ca tabel într-o bază de date nouă
Utilizarea unei baze de date dintr-o versiune anterioară în mai multe versiuni de
Access
Utilizarea unui fișier bază de date Access în mai multe versiuni de Access
Pasul 1: Efectuarea unei copii a bazei de date existente și salvarea ei într-un format
nou
Pasul 2: Scindarea copiei bazei de date și utilizarea fișierului original ca bază de date
back-end
Multe persoane încep să utilizeze Access când programul pe care îl utilizează pentru a urmări
ceva devine din ce în ce mai puțin potrivit pentru activitatea respectivă. De exemplu, să
presupunem că sunteți organizator de evenimente și doriți să urmăriți toate detaliile pe care
trebuie să le gestionați pentru a organiza evenimente de succes. Dacă utilizați un procesor de
text sau un program de calcul tabelar pentru acest lucru, este posibil să întâmpinați curând
probleme cu date dublură sau neuniforme. Aveți posibilitatea să utilizați software de
planificare, însă urmărirea informațiilor financiare într-un calendar nu este o alegere bună.
Uneori aveți nevoie de o bază de date relațională pentru a urmări astfel de informații: un
depozit de date care a fost împărțit în colecții mai mici de date (numite tabele) pentru a
elimina redundanța și apoi au fost asociate pe baza unor informații comune (numite câmpuri).
De exemplu, o bază de date relațională pentru planificarea unui eveniment poate conține un
tabel cu informații particularizate, un tabel cu informații despre furnizori și un tabel cu
informații despre evenimente. Tabelul cu informații despre evenimente poate avea un câmp
care să-l asocieze la tabelul despre clienți și un câmp care să-l asocieze la tabelul despre
furnizori. În acest fel, de exemplu, dacă s-a modificat numărul de telefon al furnizorului,
informațiile se pot modifica în tabelul despre furnizori, în loc să se modifice în fiecare
eveniment care implică furnizorul.
Access este un instrument care se poate utiliza pentru a dezvolta ușor și rapid aplicații de baze
de date relaționale care vă ajută să gestionați informații. Aveți posibilitatea să creați o bază de
date care să vă ajute să urmăriți aproape orice tip de informații, cum ar fi inventare, persoane
de contact de afaceri sau procese care țin de afaceri. De fapt, Access vine echipat cu șabloane
pe care aveți posibilitatea să le utilizați imediat pentru a urmări o varietate de informații,
facilitând lucrul chiar și pentru un începător.
Când porniți Access 2010, vedeți vizualizarea Backstage din Microsoft Office, unde este
posibil să obțineți informații despre baza de date curentă, să creați o bază de date nouă, să
deschideți o bază de date existentă și să vizualizați conținutul disponibil în Office.com.
De asemenea, vizualizarea Backstage conține și multe alte comenzi pe care aveți posibilitatea
să le utilizați pentru a ajusta, a întreține sau a partaja bazele de date. Comenzile din
vizualizarea Backstage se aplică în general bazelor de date întregi, iar nu obiectelor din
interiorul unei baze de date.
Notă : Este posibil să accesați vizualizarea Backstage în orice moment, dacă faceți clic pe fila
Fișier.
3. Opțional, faceți clic pe pictograma de folder de lângă caseta Nume fișier pentru a
răsfoi la o locație în care doriți să creați baza de date. Dacă nu indicați spre o anumită
locație, Access creează baza de date în locația implicită afișată sub caseta Nume
fișier.
4. Faceți clic pe Creare.
Dacă niciun șablon nu se potrivește nevoilor dvs. sau aveți datele în alt program pe care doriți
să-l utilizați în Access, este posibil să luați decizia că este mai bine să creați o bază de date de
la zero. În Access 2010, aveți de unde alege: o bază de date desktop standard sau o bază de
date Web.
Pentru mai multe informații despre bazele de date web, consultați articolul Construirea unei
baze de date pentru partajare pe web.
1. Porniți Access.
2. Pe fila Nou din vizualizarea Backstage, faceți clic pe Bază de date necompletată sau
Bază de date Web necompletată.
Pentru a modifica locația în care creați fișierul, faceți clic pe Răsfoire lângă caseta
Nume fișier, navigați și selectați noua locație, apoi faceți clic pe OK.
Access creează baza de date, apoi deschide un tabel necompletat (denumit Tabel1) în
vizualizare Foaie de date.
5. Access plasează cursorul în prima celulă goală din coloana Faceți clic pentru
adăugare din tabelul nou.
Pentru a adăuga date, începeți să tastați sau să lipiți datele din altă sursă, după cum
este descris în secțiunea Lipirea datelor dintr-o altă sursă într-un tabel Access mai jos
în acest articol.
Note :
1. În caseta de dialog Deschidere, faceți clic pe comanda rapidă Computerul meu sau,
în caseta Privire în, faceți clic pe Computerul meu.
2. În lista de unități, faceți clic cu butonul din dreapta pe unitatea care credeți că conține
baza de date, apoi faceți clic pe Căutare.
3. Introduceți criteriile de căutare, apoi apăsați ENTER pentru a căuta în baza de date.
4. Dacă se găsește baza de date, deschideți-o făcând dublu clic pe caseta de dialog
Rezultate căutare.
Deoarece căutarea a fost inițiată din caseta de dialog Deschidere, trebuie să faceți clic
pe Revocare în acea casetă de dialog înainte să se deschidă baza de date.
Aveți posibilitatea să deschideți direct un fișier de date într-un format de fișier extern (cum ar
fi dBASE, Paradox, Microsoft Exchange sau Excel). De asemenea, aveți posibilitatea să
deschideți direct orice sursă de date ODBC, cum ar fi Microsoft SQL Server sau Microsoft
FoxPro. Access creează automat o bază de date Access nouă în același folder cu fișierul de
date și adaugă linkuri la fiecare tabel din baza de date externă.
Dacă Access afișează o casetă de dialog Login cu o listă de utilizatori goală, utilizați
următoarea procedură pentru a începe:
a. Faceți clic pe Utilizator nou.
b. Completați formularul Detalii utilizator.
c. Faceți clic pe Salvare și închidere.
d. Selectați numele de utilizator pe care tocmai l-ați introdus, apoi faceți clic pe
Login.
Dacă Access afișează o foaie de date necompletată, este posibil să începeți să tastați
date direct în foaia de date respectivă sau să faceți clic pe alte butoane și file pentru a
explora baza de date.
Dacă Access afișează o pagină Introducere, aveți posibilitatea să faceți clic pe
linkurile de pe pagina respectivă pentru a afla mai multe despre baza de date sau să
faceți clic pe alte butoane și file pentru a explora baza de date.
Dacă Access afișează un mesaj Avertisment de securitate în bara de mesaje și aveți
încredere în sursa șablonului, faceți clic pe Activare conținut. Dacă baza de date
necesită un login, va trebui să faceți din nou log in.
În cazul bazelor de date desktop și Web, puteți să începeți, de asemenea, cu unul dintre pașii
următori:
Aveți posibilitatea să adăugați un tabel nou la o bază de date existentă dacă utilizați
instrumentele din grupul Tabele din fila Creare.
Notă : Într-o bază de date Web, este disponibilă numai comanda Tabel în grupul Tabele.
Sfat : Dați un nume semnificativ fiecărui câmp, astfel încât să vă dați seama ce
conține, fără a trebui să vă uitați la date.
o Pentru a muta o coloană, selectați-o făcând clic pe titlul ei, apoi glisați-o acolo
unde doriți. De asemenea, aveți posibilitatea să selectați mai multe coloane
alăturate și să le glisați pe toate într-o locație nouă.
Pentru a adăuga mai multe câmpuri la tabel, fie începeți să tastați în coloana
Faceți clic pentru adăugare din vizualizarea Foaie de date, fie adăugați
câmpuri noi, utilizând comenzile din grupul Adăugare și ștergere, de pe fila
Câmpuri.
Vizualizarea Proiectare nu este disponibilă pentru tabele, într-o bază de date Web.
Crearea unui tabel pe baza unei liste SharePoint Cu o listă SharePoint, datele se pot
utiliza de către persoane care nu au Access. Mai mult, datele din listă sunt stocate pe un
server, care oferă, în general, o protecție mai bună împotriva pierderii datelor decât fișierele
stocate pe un computer desktop. Aveți posibilitatea să începeți cu o listă nouă sau să creați o
legătură la o listă existentă. Trebuie să aveți permisiuni suficiente pe site-ul SharePoint unde
doriți să creați lista; aceasta poate varia în funcție de site, așadar contactați administratorul
SharePoint pentru detalii despre opțiunile dvs.
3. Dacă alegeți oricare dintre șabloanele de listă sau pentru a crea o listă particularizată,
se deschide caseta de dialog Creare listă nouă pentru a vă ghida pe parcursul
procesului. Dacă alegeți să utilizați o listă existentă, se deschide caseta de dialog
Preluare date externe pentru a vă ajuta.
Pentru mai multe informații despre tabele, consultați articolul Introducere în tabele.
Dacă datele dvs. sunt stocate în alt program, cum ar fi Excel, aveți posibilitatea să copiați și să
lipiți datele într-un tabel Access. În general, acest lucru funcționează cel mai bine dacă datele
dvs. sunt deja separate în coloane, cum se întâmplă într-o foaie de lucru Excel. Dacă datele
dvs. sunt într-un program de procesare de text, se recomandă să le separați mai întâi în
coloane de date utilizând tabulatori sau să ordonați datele într-un tabel în programul de
procesare de text, apoi să le copiați. Dacă datele dvs. necesită editare sau manipulare (de
exemplu, separarea numelor complete în nume și prenume), efectuați aceste operațiuni înainte
să copiați datele, mai ales dacă nu sunteți obișnuit cu Access.
Când lipiți datele într-un tabel necompletat, Access setează tipul de date pentru fiecare câmp
în funcție de tipul de date pe care le întâlnește. De exemplu, dacă lipește un câmp care conține
numai valori, Access aplică tipul de date Dată/oră pentru câmpul respectiv. Dacă lipește un
câmp care conține numai cuvintele "da" și "nu", Access va aplica tipul de date Da/Nu.
Access denumește câmpurile în funcție de ce găsește în primul rând al datelor lipite. Dacă
primul rând de date lipite este similar cu rândurile care urmează, Access determină că primul
rând face parte din datele efective și denumește câmpurile în mod generic (Câmp1, Câmp2,
etc.), Dacă primul rând de date lipite nu este similar cu cele care urmează, Access utilizează
primul rând ca nume de câmp și exclude primul rând din datele efective.
Dacă Access atribuie nume de câmp generice, trebuie să le redenumiți cât de curând, pentru a
evita încurcăturile. Utilizați următoarea procedură:
Un scenariu posibil este acela în care colectați date în alt program și doriți să le utilizați în
Access. Poate doriți să lucrați cu persoane care stochează datele în alte programe și doriți să
lucrați cu datele lor în Access. Sau, este posibil să aveți mai multe surse disparate de date și să
aveți nevoie de un panou de comandă unde să strângeți la un loc toate datele pentru o analiză
mai aprofundată.
Access simplifică importul datelor din alte programe și legarea la datele din alte programe.
Aveți posibilitatea să aduceți date dintr-o foaie de lucru Excel, dintr-un tabel din altă bază de
date Access, dintr-o listă SharePoint sau din diverse alte surse. Procesul diferă un pic în
funcție de sursa datelor, dar aceste instrucțiuni vă vor ajuta să începeți:
1. În fila Date externe, în grupul Import și legare, faceți clic pe comanda pentru tipul
de fișier din care importați.
De exemplu, dacă importați date dintr-o foaie de lucru Excel, faceți clic pe Excel.
Dacă nu vedeți tipul corect de program, faceți clic pe Mai multe.
Notă : Dacă nu găsiți tipul de format corect în grupul Import și legare, este posibil să
fie nevoie să porniți programul în care ați creat datele inițial și să utilizați programul
pentru a salva datele într-un format de fișier acceptat de Access (cum ar fi un fișier
text delimitat) și apoi să importați date sau să creați o legătură la date.
2. În caseta de dialog Preluare date externe, faceți clic pe Răsfoire pentru a găsi
fișierul de date sursă sau tastați calea completă către fișierul de date sursă în caseta
Nume fișier.
3. Faceți clic pe opțiunea pe care o doriți sub Specificați cum și unde se stochează
datele în baza de date curentă. Aveți posibilitatea să creați un tabel nou care
utilizează date importate sau să creați un tabel legat care menține o legătură la sursa de
date.
4. Faceți clic pe OK.
În funcție de alegerea dvs., se deschide caseta de dialog Legare obiecte sau caseta de
dialog Import obiecte.
5. Utilizați caseta de dialog pentru a termina procesul. Pașii exacți de urmat depind de
opțiunile de import sau de legare pe care le alegeți.
6. În ultima pagină a acestui expert, faceți clic pe Terminare.
7. Dacă credeți că veți efectua aceeași operațiune din nou, faceți clic pe Salvare pași de
import, apoi introduceți detaliile.
Access importă datele într-un tabel nou, apoi afișează tabelul sub Tabele în Panoul de
navigare.
Pentru a afla mai multe despre modul în care se importă date în Access, urmați linkurile din
secțiunea Consultați și.
Următorii pași
Restul procesului de proiectare variază în funcție de scopurile dvs., dar probabil doriți să luați
în considerare crearea de interogări, formulare, rapoarte și macrocomenzi. Acest articol nu
furnizează informații despre crearea obiectelor pentru bazele de date suplimentare.
Introducere în interogări
Introducere în formulare
Introducere în rapoarte
Multe persoane încep să lucreze cu Access după ce creează mai întâi o listă în Excel. Excel
este un mediu foarte bun pentru construirea de liste, dar pe măsură ce lista crește, devine mai
greu de organizat și de menținut într-o stare actuală. Mutarea listei în Access este următorul
pas logic.
O bază de date este similară în structură cu o foaie de lucru, în sensul că datele sunt stocate în
rânduri și coloane. Drept rezultat, este de obicei ușor de importat o foaie de lucru într-un tabel
dintr-o bază de date. Principala diferență dintre stocarea datelor într-o foaie de lucru și
stocarea lor într-o bază de date este modul în care sunt organizate datele. Simpla importare a
întregii foi de lucru ca un tabel nou nu va rezolva problemele legate de organizarea și
actualizarea datelor, mai ales dacă foaia de lucru conține date redundante. Pentru a rezolva
aceste probleme, trebuie să divizați datele din foaia de lucru în tabele separate, fiecare cu
datele sale asociate. Pentru mai multe informații despre cum se aranjează datele în tabele,
consultați articolul Noțiuni elementare despre proiectarea bazelor de date.
Access prezintă caracteristica Expert Analizor de tabel, care ajută la rularea acestui proces.
După ce importați date într-un tabel, expertul vă ajută să divizați tabelul în tabele separate,
fiecare conținând date care nu sunt dubluri în niciun alt tabel. Expertul creează de asemenea
relațiile necesare între tabele.
Importul unei foi de lucru Excel ca tabel într-o bază de date nouă
1. Pe fila Fișier, faceți clic pe Nou, apoi pe Bază de date necompletată.
2. Tastați un nume pentru baza de date nouă în caseta Nume fișier, apoi faceți clic pe
Creare.
Se deschide noua bază de date, iar Access creează un tabel nou necompletat, Tabel1.
3. Închideți Tabel1.
Pornește expertul Import foaie de calcul și vă solicită câteva întrebări despre datele
dvs.
10. Urmați instrucțiunile făcând clic pe Următorul sau Înapoi pentru a naviga în pagini.
În ultima pagină a expertului, faceți clic pe Terminare.
Notă : Access vă solicită să salvați detaliile operațiunii de import pe care tocmai ați
terminat-o. Dacă credeți că veți efectua aceeași operațiune din nou, faceți clic pe Da,
apoi introduceți detaliile. Aveți posibilitatea să reproduceți operațiunea în viitor făcând
clic pe Importuri salvate în grupul Import din fila Date externe. Dacă nu doriți să
salvați detaliile operațiunii, faceți clic pe Închidere.
Access importă datele într-un tabel nou, apoi îl afișează sub Toate tabelele în Panoul de
navigare.
După ce datele au fost importate într-un tabel Access, aveți posibilitatea să utilizați expertul
Analizor de tabel pentru a identifica rapid datele redundante. Expertul furnizează apoi un mod
simplu de a organiza datele în tabele separate, astfel încât să se stocheze în cel mai eficient
mod. Access păstrează tabelul original pe post de copie de rezervă, apoi creează tabele noi
care se pot utiliza ca bază pentru aplicația de bază de date.
1. Deschideți baza de date Access care conține tabelul pe care doriți să-l analizați
2. Pe fila Instrumente bază de date, în grupul Analiză, faceți clic pe Analizare tabel.
Expertul creează tabelele noi după cum s-a specificat, apoi le deschide. Închideți-le
când ați terminat de examinat rezultatele.
Access 2010 oferă caracteristici pentru lucrul cu date stocate în alte programe.
Crearea unei baze de date noi Access care se leagă la date în alt format de fișier Aveți
posibilitatea să utilizați Access pentru a deschide un fișier în alt format de fișier, cum ar fi
text, dBASE sau o foaie de lucru. Access creează automat un o bază de date Access și leagă
fișierul pentru dvs.
1. Porniți Access.
2. Pe fila Fișier, faceți clic pe Deschidere.
3. În caseta de dialog Deschidere, faceți clic pe tipul de fișier pe care doriți să-l
deschideți în listă. Dacă nu sunteți sigur de tipul fișierului, faceți clic pe Toate
fișierele (*.*).
4. Dacă este necesar, navigați la folderul care conține fișierul pe care doriți să-l
deschideți. Când îl găsiți, faceți dublu clic pe el pentru a-l deschide.
5. Urmați instrucțiunile din expert. În ultima pagină a expertului, faceți clic pe
Terminare.
Importul datelor sau legarea la date dintr-o bază de date existentă Access Aveți
posibilitatea să importați date din alte surse și programe în tabelele din Access, astfel încât
datele să fie conținute în fișierul Access, sau să creați legături la date din Access, astfel încât
datele să rămână în fișierul original (în afara fișierului Access).
1. În fila Date externe, în grupul Import și legare, faceți clic pe formatul în care se
stochează datele.
Aveți posibilitatea să importați datele sau să creați legături la date din următoarele
surse:
Access va importa sau va crea legături la datele din baza dvs. de date. Pentru
majoritatea formatelor, trebuie să specificați locația datelor, apoi să alegeți cum doriți
să se stocheze datele în baza dvs. de date.
Este posibil să întâlniți o situație în care doriți să păstrați datele într-o versiune anterioară de
Access, dar aveți utilizatori cu o versiune mai recentă de Access, care doresc să creeze
legături la date dar păstreze avantajele anumitor caracteristici din versiunea nouă. Soluția este
de a crea o bază de date nouă, "front-end", în versiunea recentă (cu formulare, rapoarte,
interogări, macrocomenzi, dar nu tabele) și să o legați la tabelele din fișierul de versiune
anterioară. Utilizați una din următoarele proceduri, în funcție de situația în care se află baza de
date, dacă este conținută într-un fișier sau este divizată deja într-o aplicații front-end/back-
end.
Utilizarea unui fișier de bază de date Access în mai multe versiuni de Access
Dacă toate tabelele, formularele și celelalte obiecte din baza de date dintr-o versiune
anterioară de Access sunt cuprinse într-un singur fișier .mdb și doriți să utilizați baza de date
în mai multe versiuni de Access, aveți posibilitatea să creați o bază de date nouă front-end
într-o versiune mai recentă și să o legați la fișierul original. Utilizatorii cu versiuni anterioare
de Access vor avea în continuare posibilitatea să utilizeze baza de date originală. Utilizatorii
care au versiunea mai recentă pot utiliza noua bază de date front-end pentru a crea legături la
aceleași date. Aveți posibilitatea să creați mai multe versiuni front-end, dacă trebuie să
permiteți mai multe versiuni de Access.
Pasul 1: Faceți o copie a bazei de date existente și salvați-o într-un nou format
Utilizați următoarea procedură pentru a efectua conversia bazei de date în oricare dintre cele
mai recente trei formate: Access 2000, Access 2002-2003 sau Access 2007. Această comandă
păstrează baza de date originală în formatul său și creează o copie în formatul pe care îl
specificați.
1. Închideți fișierul Access. Dacă fișierul este o bază de date multi-utilizator Access de
pe un server sau dintr-un folder partajat, asigurați-vă că nu mai este deschisă de
nimeni altcineva.
2. Porniți Access 2010.
3. Pe fila Fișier, faceți clic pe Deschidere.
4. Navigați la locația fișierului pe care doriți să îl convertiți, apoi faceți dublu clic pentru
a-l deschide.
Dacă se afișează caseta de dialog Îmbunătățire bază de date întrebând dacă doriți să
îmbunătățiți baza de date, faceți clic pe Nu.
Notă : În afara cazului în care veți salva baza de date nouă într-o altă locație, numele
său trebuie să fie diferit de cel al bazei de date originale. Oricum, se recomandă să
utilizați alt nume, astfel încât să se poată face diferența cu ușurință între baza de date
front-end și cea back-end. Cu toate acestea, dacă efectuați conversia la formatul
Access 2007, extensia de nume de fișier se modifică din .mdb în .accdb, astfel încât să
aveți posibilitatea să utilizați același nume de fișier.
Pasul 2: Scindarea copiei bazei de date și utilizarea fișierului original ca bază de date
back-end
Dacă doriți, este posibil să efectuați o copie de rezervă, dar și numai să creați din nou
copia, utilizând baza de date originală.
Tastați un nume pentru baza de date back-end, apoi faceți clic pe Scindare.
1. Ștergeți baza de date back-end care a fost creată de instrumentul Divizor bază de date,
cu grijă să nu ștergeți baza de date originală.
2. Creați o legătură între baza de date nouă front-end și tabelele din baza de date
originală: pe fila Date externe, în grupul Import și legătură, faceți clic pe Manager
de tabele legate.
3. Faceți clic pe Selectare totală, apoi bifați caseta de selectare Se solicită întotdeauna
noua locație.
4. Faceți clic pe OK, navigați la baza de date de versiune anterioară, apoi faceți dublu
clic pe ea.
Dacă totul merge bine, Access afișează un mesaj în care anunță că toate tabelele legate
selectate au fost reîmprospătate cu succes.
Acum, aveți posibilitatea să îmbunătățiți baza de date front-end nouă pentru a accepta
caracteristicile noi, pentru utilizatorii care au versiuni mai noi de Access. Utilizatorii care au
versiuni anterioare pot continua să utilizeze versiunea anterioară a bazei de date.
Dacă baza dvs. de date Access este deja o aplicații front-end/back-end, aveți posibilitatea să
efectuați conversia bazei de date front-end la un format nou de fișier. Nu sunt necesare
modificări pentru baza de date back-end.
Următoarea procedură afișează cum se utilizează comanda Salvare bază de date ca pentru a
efectua conversia bazei de date front-end la oricare din cele mai recente trei formate: Access
2000, Access 2002-2003 sau Access 2007. Această comandă păstrează baza de date originală
în formatul său și creează o copie în formatul pe care îl specificați.
1. Închideți baza de date front-end. Dacă fișierul este o bază de date multi-utilizator
Access de pe un server sau dintr-un folder partajat, asigurați-vă că nu mai este
deschisă de nimeni altcineva.
2. Porniți Access 2010.
3. Pe fila Fișier, faceți clic pe Deschidere.
4. Navigați la locația bazei de date front-end, apoi faceți dublu clic pentru a o deschide.
Dacă se afișează caseta de dialog Îmbunătățire bază de date întrebând dacă doriți să
îmbunătățiți baza de date, faceți clic pe Nu.
Acum, aveți posibilitatea să îmbunătățiți baza de date front-end pentru a accepta caracteristici
noi.