Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
-Corespondenţă-
-În-
-administraţie-
-şi-
-secretariat-
1
CAP. I: Noţiuni introductive
1.Definiţie:
Corespondenţa include forma scrisă (de regulă sub forma scrisorilor), pe care o îmbracă o relaţie
stabilită între persoane juridice sau între persoane fizice şi juridice.
Corespondenţa oficială cuprinde ansamblul scrisorilor şi documentelor care circulă între
persoane juridice sau între acestea şi persoane fizice, în scopul rezolvării unor interese comune.
Contribuie la stabilirea de relaţii între persoane juridice şi persoane fizice, pentru a rezolva
probleme comune.
Constituie un element de înregistrări contabile.
Serveşte ca mijloc de probă în justiţie.
Constituie o bază de documentare (prin arhivarea corespondenţei).
Oferă posibilitatea însemnării scriptice a unei activităţi.
3.Clasificarea corespondenţei:
2
a)De solicitare (ex: cererea)
a)Deschisă
b) Secretă
a) Scrisoare iniţială
b)De răspuns
c) De revenire
a) Pe hârtie
3
a) Tipizată ( majoritatea textului este tipărit)
b) Netipizată
1.Cerea personală
2.Cererea de ofertă
3.Oferta
4.Reclamaţia
5.Darea de seamă
6.Referat
7.Minuta
8.Proces verbal
9.Adeverinţă
10.Ordin
11.Delegaţie
12.Scrisoare oficială
13.Circulară
14.Întâmpinare
15.Plângere
16. Sesizare
4
1.Model cerere personală
- 8 – 10 cm (aproximativ o palmă în
lăţime)
- Spaţiu pentru numărul de
înregistrare şi rezoluţie (răspuns)
petentului.
Domnule Director,
- Spaţiu de 3 cm
(aproximatov 2 degete)
Alineat
Subsemnata Ieremie Ioana, elevă în clasa a XI-a I, la Colegiul Economic „Dimitrie Cantemir”
Suceava, domiciliată în Suceava, sat Bosanci, comuna Bosanci solicit prin prezenta elaborarea unei
adeverinţe din care să reiasă că sunt elevă la acest liceu.
Alineat
Respectiva adeverinţă îmi este necesară pentru obţinerea unei consultaţii oftalmologice
gratuite, în cadrul Policlinicii Judeţene.
- Spaţiu de 3 cm
(aproximativ 2 degete)
- Spaţiu de 3 cm
(aproximativ 2 degete)
5
Domnului Director
202/15 februarie
Către
Suceava
6
Director general, Contabil şef,
3.Model ofertă:
Suceava
Către
202/15 februarie
Ne face plăcere să anexăm prezentei, catalogul nsotru, împreună cu lista noastră de preţuri,
pentru sortimentele de produse pe care le-aţi solicitat.
7
Datorită faptului că stocurile sunt limitate, dacă oferta noastră corespunde cerinţelor
dumneavoastră, vă rugăm să ne trimiteţi comanda dumneavoastră, cât mai repede, pentru a vă putea
livra cât mai repede produsele solicitate.
Cu deosebit respect,
Ieremie Ioana
4.Model reclamaţie:
RECLAMAŢIE
DATE INIŢIALE:
Nume: Ieremie
Prenume: Ioana
Denumirea şi adresa agentului economic care a comercializat produsul sau prestat serviciul: S.C. DISOLIT
S.A., Str. Ungherului, nr. 34, Suceava.
Detalii cu privire la deficienţele reclamate: În reclama, produl prezenta trei tipuri diferite de
capuri,pentru aparatul de masaj. Acesta prezintă doar unul.
Produse predate pentru efectuarea cercetării şi starea calitativă a acestuia: aparatul de masaj,
încărcător, un cap pentru masaj.
8
Semnătură reprezentant ce preia fişa: Bucovei Silvia
Darea de seamă
Subsemnata Onofrei Emilia Sînziana, în calitate de contabil şef al intreprinderii S.C. IUNICA S.R.L.,
declar că în data de 12.06.2011, materialele cumpărate în data de 11.06.2011, de la furnizorul S.C. HIDA
S.A., în valoare de 10 000 lei, au ars, împreună cu depozitul de pe strada Universităţii, nr.2.
9
6.Model referat:
Referat
Subsemnatul Ieremie Ioan, în calitate de gardian şef al Colegiului Economic „Dimitrie Cantemir”
Suceava, ţin să precizez, că astăzi 16.06.2011, la ora 10.20, elevul Iron Claudiu, din clasa a XI-a A, a fost
prins, fumând în baia băieţilor.
Iniţial acesta a negat totul, dar asupra sa au fost găsite un pachet de ţigări şi o brichetă, ce au
fost confiscate.
10
7.Model minută:
S.C. MN S.R.L
Minuta de şedinţă
16.06.2011
Deschiderea:
Şedinţa de lucru a S.C. MN S.R.L., s-a convocat pentru ora 10:00, la data de 16.06.2011, în sediul
firmei de pe str. Gheea, nr.1, de către Directorul General al firmei, Ieremie Ioana.
Prezenţi:
A.Aprobarea agendei:
11
B.Probleme puse în discuţie:
Fluidizarea comenzilor.
C.Aprobarea minutei:
D.Activităţi noi:
S-au prezentat, pe scurt, discursurile prinvind problemele noi apărute şi metodele de rezolvare a
acestora.
Suspendare:
Şedinţa s-a suspendat la ora 12:15, de către Monea Marina, în calitate de Director de Marketing.
Următoarea şedinţă va avea loc, în data de 20.06.2011, în sediul firmei.
Ionela Aghiuşă
12
Minută aprobată de: Director general,
Ieremie Ioana
Proces verbal,
Profesorul diriginte Iacobescu Fabiola deschide şedinţa prezentând cei doi invitaţi, profesorul
Istocescu Cătălin – profesor de specialitate- şi profesorul Romaşcu Corneliu – profesor de matematică.
La şedinţă sunt prezenţi 15 părinţi din totalul de 20, un număr de trei lipsind motivat, iar restul
de doi, nemotivat.
1)Situaţia şcolară
2)Uniforme Şcolare
3)Fondul şcolii
Este discutată situaţia şcolară a elevilor, împreună cu părinţii, profesorul Istocescu Cătălin,
intervine şi aduce mustrări la adresa elevilor Popescu Nicuşor şi Gâlcă Ionuţ. Profesorul Romaşcu
Corneliu, atrage atenţia asupra nivelului clasei, la matematică.
13
Se pun în discuţie, adoptarea uniformei şi plătirea fondului şcolii. În afară, de părinţii elevei Şutu
Doina, care s-au opus, ceilalţi au fost deacord.
Drept pentru care a fost încheiat prezentul proces verbal în prezenţa profesorului diriginte
Iacobescu Fabiola şi a profesorilor Istocescu Cătălin şi Romaşcu Corneliu.
Participanţi la şedinţă:
Buceschi Raluca
Bucovei Silviu
Curca Dana
Gandu Mara
Gâlcă Ionuţ
Iriciuc Adriana
Irimesi Dana
Luca Ioana
Lucaş Marinela
Neacşu Mara
Nichifor Marian
Popovici Liviu
Penciuc Maria
Popescu Nicuşor
Şchiopeţi Mariana
Şutu Dorina
Tigru Ana
Titi Oana
Zamfir Oana
14
Zimbru Cecilia
Întocmit,
9.Model adeverinţă:
Adeverinţă
Se adevereşte prin prezenta că eleva Ieremie Ioana este înscrisă la colegiul nsotru în anul şcolar
2010 – 2011 în clasa a XI – a I, nr matricol 23/144.
15
10.Model ordin:
MINISTERUL ÎVĂŢĂMÂNTULUI
ORDIN
MINISTERUL ÎNVĂŢĂMÂNTULUI
DISPUNE:
Art.1.Doamna Ieremie Ioana se numeşte pe data de 12.06.2011 prin transfer în interesul serviciului, în
funcţia de referent de specialitate IV, gradaţia I, la Direcţia Progrnoză, Creativitate şi Bânci de date (poy.
178 din Statul de funcţiune), cu un salariu lunar brut de 1000 lei la care se adaugă un spor de 25%,
respectiv 250 lei, pentru vechime neîntreruptă în muncă.
16
Art.2. Direcţia Organizare, Dezvoltare, Salarizare şi Statistică şi Direcţia Buget, Finanţe,
Contabilitate vor aduce la îndeplinire dispoziţiile prezentului ordin.
MINISTRU,
Elena Udrea
11.Model delegaţie:
AL MUNICIPIULUI SUCEAVA
Decizia nr.1/13.02.2011
Decide:
Art.1.Se înfiinţează Comisia pentru corotirea unro categorii de minori pe lângă Consiliul Local al
Municipiului Suceava în următoarea componenţă:
17
PREŞEDINTE,
Ieremie Ioana
Către
S.C. MIRVANA SRL
18
Cu stimă,
Director General
Ieremie Ioana
13.Model circulară
S.C. N S.R.L.
Suceava, cod 123 456
CIRCULARĂ Nr.1/16.06.11
Către
Avem onoarea a vă face cunoscut că am deschis în oraş, str.Murei, nr.1 un 19orporal datorită
cererii foarte mari de produse din macaroane.
19
ŞEF SERVICIU ,
Ieremie Ioana
14.Model întâmpinare:
DOMNULE MINISTRU,
Formulez:
ÎNTÂMPINARE
şi pe baza probelor ce vor fi administrate, vă rog să respingeţi acţiunea reclamantului şi să-l obligaţi să-
mi plătească cheltuielile de judecată pe care le voi face.
Motivele întâmpinării:
Cu probele pe care le voi administra, voi dovedi că acţiunea reclamantului este neîntemeiată şi
trebuie respinsă. Astfel (se expun excepţiile şi dovezile ce conduc la respingerea acţiunii).
20
15.Model plângere:
Domnule Judecător,
Subsemnata, Ieremie Ioana, domiciliată în Suceava, sat Bosanci, comuna Bosanci, formulez
prezenta plângere penală împotriva făptuitorului Marin Ion, domiciliat în Suceava, str.Calea Unirii, nr. 4,
bl. 56, ap. 13, judeţul Suceava, pentru săvârşirea infracţiunii de furt, prevăzută şi pedepsită de art. 321 C.
penal.
Motivele plângerii:
În fapt, la data de 15.06.2011, oră 23:00, locul;Cartier Burdujeni, făptuitorul Marin Ion, a săvârşit
infracțiunea de furt .
Prejudiciul pe care făptuitorul mi l-a creat prin săvârşirea infracţiunii este de furt şi se compune
din furtul autovehicolului personal .
În drept, fapta constituie infracţiunea de furt, prevăzută şi pedepsită de art. 321C. penal.
În dovedirea plângerii, înţeleg să mă folosesc de următoarele probe: proba cu acte şi următorii
martori:
- Murariu Andreea, domiciliată în Suceava, str. Iacob Zadik, nr. 3, bl. 76, ap. 3, judeţul Suceava;
- Buliga Eliza, domiciliată în Suceava, str. Calea Unirii, nr. 15, bl. 2, ap. 1, judeţul Suceava.
Ieremie Ioana
21
16. Model sesizare:
SESIZARE
Subsemnata Ieremie Ioana, domiciliată în localitatea Suceava, sat Bosanci, comuna Bosanci,
telefon 0712 345 678 posesor al cărţi de indentitate cu seria SV nr. 123 456, declar următoarele:
În această perioadă nu am avut încheiat un contract individual de muncă cu S.C. NESTEA S.R.L.
şi nu am avut semnat stat de plată la acest angajator.
- iar pentru unui angajaţi nu li se acordat nici un salariu pentru 3 luni lucrate
Data, Semnătura,
22
17. Model de protocol:
Nr. 1/12.06.2011
PROTOCOL
Încheiat azi 12.06.2011 între Intreprinderea Comercială pentru Legume şi Fructe Gostat în
calitate de primitor.
Predătorul este reprezentat de Dl. Miron Costin director si de SUceveanu Ana, contabil şef.
Primitorul este reprezentat de Dl.Gigi Cutanatul director si de Viorica Mititica contabil şef.
În urma iventarierii faptice s-au predat mărfuri în valoare de 10000 lei şi ambalaje în valoare de
1000 lei.
Ulterior, ca urmare a dispozitiilor Primăriei Judeţului Suceava şi acordului ambelor unităţi s-au
mai predate un număr de 6 magazine cu mărfuri în valoare de 100000 lei şi ambalaje în valoare de 1000
lei.
În urma acestor operaţiuni s-a trecut la întocmirea bilanţului de desprindere, ce face parte din
rpezentul, cu activ şi pasiv în valoarea de 1000000 lei din care rezultă:
- Mijloace fixe în valoare de 657 lei, cu un amortisment în baza cotelor legale, în sumă de 100
lei şi o valoare rămasă de 456 lei.
- Mijloace circulante în sumă de 123 lei reprezentând mărfuri, ambalaje, clienţi şi debitori.
23
Clienţii sunt în sumă de 15 459 lei I.V.V. Buzău pentru ambalaje livrate de magazinul 275 Gherla
cu confirmare de primire şi totuşi beneficiarul plata.
Debitorii în sumă de 12 345 lei reprezintă suma ce urmează a se livra la I.L.F. Cluj, ca
diferenţă între activ şi pasiv, deoare pe baza Hotărârii Guvernului nr. 1/1990 I.C.S.L.F a furnizat
cu I.L.F. Cluj care a preluat conturile I.G.S.L.F. Cluj.
Director, Director,
AVIZAT
Director, Director,
24
Contabil şef, Contabil şef,
3.1.Înregistrea corespondenţei
3.Verificarea conţinutului corespondenţei:-se verifică existenţa tuturor filelor scrisorii, iar dacă
una lipseşte se menţionează pe plic.În cazul lipsei anexelor se anunţă expeditorul.
3.2.Modalităţi de expediere:
25
3.2.1.Serviciul poştal
Prin trimiteri poştale se înţeleg comunicările scrise, documentele, valorile şi bunurile material
care se încredinţează unităţilor poştale pentru a fi transportate şi înmânate la destinaţie. Trimiterile
poştale se impart în:
- Mandatele ce sunt trimiteri poştale sau telegrafice în baza cărora unităţile poştale execută
remiterea la destinaţie a sumelor de bani încredinţate de expeditor.
- Timbre poştale
- Maşini de francat
- Numerar
- Instrumente de paltă
- Cont – avans
- POSTMESAGER PLUS
- POSTRĂSPUNS
26
- INFADRES
- PROMOPLIC
- POSTAMP
- VOLUMINOS ce se foloseşte la coletele care depăşesc 700 mm pe una din laturi sau au un
volum disproporţionat în raport cu greutatea.
3.2.2.Serviciul telegrafic
Telegrama este comunicarea scrisă destinată a fi transmisă prin serviciul telegrafic. Acest termen
cuprinde şi radio telegram.
- Adresa destinatarului
- Textul (cuprinsul)
- Semnătura expeditorului
- Adresa expeditorului
3.2.3.Serviciul telephonic
Serviciul telephonic constituie un mijloc rapid de informare, care pune în legătură aproape
imediat doi interlocutori, indifferent de distanţa la care aceştia se află, permiţând astfel un schimb
imediat de informaţii.
3.2.4.Serviciul telex
Telex este un mijloc de comunicare rapidă, pusă la dispoziţia instituţiilor şi unităţilor şi care
trebuie cunoscut de personalul secretariatelor.
27
Cu ajutorul serviciului telex se pot face comunicări atât în ţară cât şi în străinătate, prin reţeaua
în continuă creştere a centralelor automate telex.
Construcţia unui post telex prin care se pot primi şi transmite comunicări altor abonaţi telex, se
compune din următorul echipament telgrafic:
- Cutie de comandă
- Transmiţător automat
- Receptor perforator
3.2.5.Serviciul telefax
Ca şi serviciul telex, tefaxul este un mijloc de comunicaţie rapidă, plus la dispoziţia utilizatorilor.
Transmisiunile fax se realizează cu ajutorul unui aparat fax conectat la o linie telefonică
individuală.
3.2.6.Serviciul e-mail
E-mail-ul este un serviciu, nou apărut ce oferă accesibilitate tuturor unităţilor ce prezintă
calculatoare concetate la internet. Cu ajutorul acestuia se pot transmite documete (copiii), imagini, text
altor unităţi. Acesta este cel mai rapid mod de a comunica. Imaginile, filmele sau suntele trimise nu
trebuie să depăşească 1G.
3.3.Clasare şi Arhivare:
Arhivarea este operaţiunea prin care documentele clasate, constituite în dosare, după norme
prestabilite, se depun şi se păstrează în depozite special amenajate şi organizate, denumite arhive.
Documentele se arhivează pentru un viitor control, pentru întocmirea unei gestiuni sau pentru
accesarea unor anumite informaţii.
28
1.După obiectivul său (după conţinut) corespondenţa poate fi economică, juridică,
administrativă, protoculara şi publicitară.
5.După natură şi destinaţia exemplarelor corspondenta poate fi clasificată în: original, copie
simplă, duplicatul, copia certificată, fotocopia, copia, extrasul.
· Pentru a scurta timpul necesar identificării unui document într-o arhivă pot fi utilizate
următoarele criterii de arhivare:
1.ordinea alfabetică
2.ordinea numerică
3.ideologică
4.zecimală
5.cronologică
29