-Portofoliu-

M7-Corespondenţă în administraţie
şi
secretariat

Elevă: Penciuci Cristina

Clasa: a XI – a I

1
 CAP. I: Noţiuni introductive

1.1.Definiţie:

 Corespondenţa include forma scrisă (de regulă sub forma scrisorilor), pe care o îmbracă
o relaţie stabilită între persoane juridice sau între persoane fizice şi juridice.
 Corespondenţa oficială cuprinde ansamblul scrisorilor şi documentelor care circulă între
persoane juridice sau între acestea şi persoane fizice, în scopul rezolvării unor interese
comune.

Sfera corespondenţei oficiale cuprinde probleme de ordin: administrativ, juridic, organizatoric,

diplomatic, de personal, etc.

1.2.Importanţa corespondenţei oficiale:

 Contribuie la stabilirea de relaţii între persoane juridice şi persoane fizice, pentru a

rezolva probleme comune.
 Constituie un element de înregistrări contabile.
 Serveşte ca mijloc de probă în justiţie.
 Constituie o bază de documentare (prin arhivarea corespondenţei).
 Oferă posibilitatea însemnării scriptice a unei activităţi.

1.3.Clasificarea corespondenţei:

1.3.1.După domeniul de activitate, sunt patru tipuri de corespondenţă:

a) Administrativă (ex: referatul, raportul, procesul verbal)

b) Juridică (ex: contestaţia, plângerea, întâmpinarea)

c) Protocolară (ex: invitaţii, scrisori de felicitare)

d) Comercială (ex: cerea de ofertă, oferta, comanda)

1.3.2.După scop, există, corespondenţă:

a)De solicitare (ex: cererea)

2
 b)De informare (ex: oferta)

c) De constatare (ex: procesul verbal)

d)De reclamaţie (ex: juridică, economică)

e) De îndrumare, decizie şi control (ex: ordinul, decizia)

1.3.3.După criteriul accesibilităţii, sunt urmatoarele forme de corespondenţă:

a)Deschisă

b) Secretă

1.3.4.După numărul şi destinaţia exemplarelor, corespondenţa se găseşte sub

următoarele forme:

a) Originalul (se trimite destinatarului, conţinând număr de înregistrare,

semnătură şi ştampilă în original.

b) Copia (se scrie o dată cu originalul – la indigo – neavând semnătura şi

ştampila în original)

c) Duplicatul originalului ( se eliberează numai în condiţiile şi formele prevăzute

de lege)

1.3.5.După iniţiativă, corespondenşa îmbracă următoarele forme:

a) Scrisoare iniţială

b)De răspuns

c) De revenire

1.3.6.După suportul ce depozitează informaţia, întâlnim corepondenţă:

a) Pe hârtie

b) Optico – magnetic (CD, DVD)

1.3.7.Dupâ modul de întocmire, cunoaştem corespondenţă:

a) Tipizată ( majoritatea textului este tipărit)

3
 b) Netipizată

Model cerere personală

- 8 – 10 cm (aproximativ o palmă în
lăţime)
- Spaţiu pentru numărul de
înregistrare şi rezoluţie (răspuns)
petentului.

Domnule Director,

- Spaţiu de 3 cm
(aproximatov 2 degete)
Alineat
Subsemnata Penciuc Cristina, elevă în clasa a XI-a I, la Colegiul Economic „Dimitrie
Cantemir” Suceava, domiciliată în sat Mihoveni, comuna Şcheia; solicit prin prezenta
elaborarea unei adeverinţe din care să reiasă că sunt elevă la acest liceu.
Alineat
Respectiva adeverinţă îmi este necesară pentru obţinerea unei consultaţii oftalmologice
gratuite, în cadrul Policlinicii Judeţene.

- Spaţiu de 3 cm
(aproximativ 2 degete)

(Localitatea) Suceava (Semnătura)

(Data) 13.06.2011 Penciuc Cristina

- Spaţiu de 3 cm
(aproximativ 2 degete)

Domnului Director

Al Colegiului Economic „Dimitrie Cantemir”Suceava

4
Model cerere ofertă

S.C. A S.R.L.

Str. Ion Creangă, nr.3

Cod poştal: 123 456

Tel: 0230 123 456

Capital social: 500 lei

RCJ: J33/202 456

Cod fiscal: RO 556 789

Cont:123 4567 8912

BRD Societe General

202/15 februarie

Către

S.C. B S.R.L

Str. Mihai Viteazu, nr.38

Suceava

Ref: Produse îmbrăcăminte şi încălţăminte

Suntem o firmă care comercializează produse de îmbrăcăminte şi încălţăminte, atât în

sistem en-gross , cât şi cu amănuntul, printr-o reţea de distribuţie proprie. V-am fi recunoscători
dacă ne-aţi trimite catalogul dumneavoastră şi listele de preţuri pentru articolele pe care le
produceţi.

Vă mulţumim şi aşteptăm răspunsul dumneavoastră!

Director general, Contabil şef,

Penciuc Cristina Iriciuc Adelina

5
Model ofertă:

S.C. B S.R.L

StrMihai Viteazu, nr.38

Suceava

Tel: 0230 123 455

Către

S.C. A S.R.L.

Str.Ion Creangă, nr.3

Cod poştal: 123 456

Tel: 0230 123 456

Capital social: 500 lei

RCJ: J33/202 456

Cod fiscal: RO 556 789

Cont:123 4567 8912

BRD Societe General

202/15 februarie

Vă mulţumim pentru scrisoarea dumneavoastră din data de 12 februarie 2011.

Ne face plăcere să anexăm prezentei, catalogul nsotru, împreună cu lista noastră de

preţuri, pentru sortimentele de produse pe care le-aţi solicitat.

Vă rugam să ne informaţi ce articole vă interesează, pentru a vă putea furniza detaliiile

necesare.

Datorită faptului că stocurile sunt limitate, dacă oferta noastră corespunde cerinţelor
dumneavoastră, vă rugăm să ne trimiteţi comanda dumneavoastră, cât mai repede, pentru a vă
putea livra cât mai repede produsele solicitate.

Cu deosebit respect,

Director Departament Marketing,

6
 Penciuc Cristina

Model reclamaţie:

RECLAMAŢIE

DATE INIŢIALE:

Nume: Penciuc

Prenume: Cristina

Adresa: sat Mihoveni, comuna Şcheia

Denumirea şi adresa agentului economic care a comercializat produsul sau prestat serviciul:
S.C. D S.A., Str. Ungherului, nr. 34, Suceava.

Produsul sau serviciul reclamat: Aparat de masaj

Data achiziţionării produsului sau serviciului: 12.06.2011

Detalii cu privire la deficienţele reclamate: În reclama, produl prezentat, avea proprietatea de a

relaxa muschii, dar acesta este ineficient. Menţionez că l-am folosit timp de o lună.

Documente probatorii anexate: Factură fiscală, certificat garanţie.

Produse predate pentru efectuarea cercetării şi starea calitativă a acestuia: aparatul de masaj,
încărcător, un cap pentru masaj.

Semnătură reprezentant ce preia fişa: Ghinescu Dana

Semnătura reclamantei: Penciuc Cristina

7
Model dare de seamă:

S.C. A S.R.L.

Cod: 123 456, Loc: Suceava

Str. Mihail Viteazu nr.1

Tel: 0230 123 456

Darea de seamă

Subsemnata Penciuc Cristina, în calitate de contabil şef al intreprinderii S.C. A S.R.L.,

declar că în data de 12.06.2011, materialele cumpărate în data de 11.06.2011, de la furnizorul
S.C. B S.A., în valoare de 10 000 lei, au ars, împreună cu depozitul de pe strada Universităţii,
nr.2.

Director general, Contabil şef,

Bucovei Dana Penciuc Cristina

8
Model referat:

Referat

Subsemnatul Gavrilovici Daniel, în calitate de gardian şef al Colegiului Economic

„Dimitrie Cantemir” Suceava, ţin să precizez, că astăzi 16.06.2011, la ora 10.20, elevul Iron
Claudiu, din clasa a XI-a A, a fost prins, fumând în baia băieţilor.

Iniţial acesta a negat totul, dar asupra sa au fost găsite un pachet de ţigări şi o brichetă,
ce au fost confiscate.

Propun ca această situaţie, să de discute în Consiliul Profesoral, deoarecem conform

„Regulamentului de ordine şi funcţionare”, aceasta este o abatere de la acesta.

Data, Gardian şef,

16.06.2011 Gavrilovici Daniel

9
Model minută:

S.C. A S.R.L

Cod: 123 456, Loc: Suceava

Str. Mihai Eminescu, nr.1

Tel: 0230 123 456

Minuta de şedinţă

16.06.2011

Deschiderea:

Şedinţa de lucru a S.C. A S.R.L., s-a convocat pentru ora 10:00, la data de 16.06.2011,
în sediul firmei de pe str. Ghencea, nr.1, de către Directorul General al firmei, Penciuc Cristina.

Prezenţi:

Director general: Penciuc Cristina

Contabil Şef: Ionela Aghiuşă

Director Merketing: Monea Marina

A.Aprobarea agendei:

Agenda a fost aprobată în unanimitate.

B.Probleme puse în discuţie:

Înfiinţarea unui nou compartiment, cel de resurse umane.

Fluidizarea comenzilor.

10
 C.Aprobarea minutei:

Minuta a fost aprobată în unanimitate.

D.Activităţi noi:

S-au prezentat, pe scurt, discursurile prinvind problemele noi apărute şi metodele de

rezolvare a acestora.

E.Agenda următoarei şedinţe:

Îmbunătăţirea sistemului de plată şi coplată.

Concedierea salariatului Movilă Gabi.

Suspendare:

Şedinţa s-a suspendat la ora 12:15, de către Monea Marina, în calitate de Director de
Marketing. Următoarea şedinţă va avea loc, în data de 20.06.2011, în sediul firmei.

Minută remisă de: Contabil şef,

Dana Palaghianu

Minută aprobată de: Director general,

Penciuc Cristina

11
Model proces verbal:

COLEGIUL ECONOMIC „DIMITRIE CANTEMIR” SUCEAVA

Cod: 456 789, Loc: Suceava

Str. Prof. Leca Morariu, nr.17 A

Proces verbal,

Încheiat astăzi, 16.06.2011, în cadrul şedinţei cu părinţii, elevilor clasei a XI-a I.

Profesorul diriginte Iacobescu Fabiola deschide şedinţa prezentând cei doi invitaţi,
profesorul Istocescu Cătălin – profesor de specialitate- şi profesorul Romaşcu Corneliu –
profesor de matematică.

La şedinţă sunt prezenţi 15 părinţi din totalul de 20, un număr de trei lipsind motivat, iar
restul de doi, nemotivat.

Profesorul diriginte Iacobescu Fabiola, prezintă ordinea de zi:

1)Situaţia şcolară

2)Uniforme Şcolare

3)Fondul şcolii

Este discutată situaţia şcolară a elevilor, împreună cu părinţii, profesorul Istocescu

Cătălin, intervine şi aduce mustrări la adresa elevilor Popescu Nicuşor şi Gâlcă Ionuţ. Profesorul
Romaşcu Corneliu, atrage atenţia asupra nivelului clasei, la matematică.

Se pun în discuţie, adoptarea uniformei şi plătirea fondului şcolii. În afară, de părinţii

elevei Şutu Doina, care s-au opus, ceilalţi au fost deacord.

Drept pentru care a fost încheiat prezentul proces verbal în prezenţa profesorului
diriginte Iacobescu Fabiola şi a profesorilor Istocescu Cătălin şi Romaşcu Corneliu.

12
Participanţi la şedinţă:

Nume şi prenume Semnătura

Buceschi Raluca

Bucovei Silviu

Cenuşă Diana

Gherasim Ana-Maria

Gâlcă Ionuţ

Iriciuc Adrian

Irimesi Dana

Luca Ionuţ

Lucaş Marinela

Neacşu Mara

Nichifor Marian

Palaghianu Leontina

Penciuc Maria

Popescu Nicuşor

Şchiopeţi Mariana

Şutu Dorina

Ţabrea Miron

Ţugui Mircea

Zamfir Oana

Zimbru Cecilia

Întocmit,

Preşedinte părinţi, Penciuc Cristina

Model adeverinţă:

13
 MINISTERUL EDUCAŢIEI ŞI CERCETĂRIIŞI SPORTULUI

Colegiul Economic „Dimitrie Cantemir” Suceava

Str. Prof. Leca Morariu, nr.17A, cod 720 174

Tel: 0230 520 462, e- mail: economic.suceava@yahoo.com, http://www.cedcsv.ro

Adeverinţă

Se adevereşte prin prezenta că eleva Onofrei Emilia Sînziana este înscrisă la colegiul
nsotru în anul şcolar 2010 – 2011 în clasa a XI – a I, nr matricol 21/144.

Eliberăm adeverinţa pentru a – i servi la: TPL.

Director, Secretar şef,

Prof. Romaşcu Corneliu Pântea Cristina

Model ordin:

14
 MINISTERUL ÎVĂŢĂMÂNTULUI

ORDIN

Nr. 1 din 22.06.2011

Priveşte încadrarea doamnei Penciuc Cristina în funcţia de

Referent de specialitate IV.

Având în vedere rezultatul concursului organizat la data de 12.06.2011 şi acordul de

transfer în interesul serviciului comunicat de S.C. MONA S.A., cu adresa nr.123456 din
12.06.2011.

În temeiul art. 1 din legea nr.123/12.03.1990 privind încadrarea şi promvarea

personalului şi art.2 din Codul Muncii.

În baza legii nr.2/12.03.1990 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului

Învăţământului şi a decretului prezidenţial nr.1 privin numirea ministrului.

MINISTERUL ÎNVĂŢĂMÂNTULUI

DISPUNE:

Art.1.Doamna Penciuc Cristina se numeşte pe data de 12.06.2011 prin transfer în interesul

serviciului, în funcţia de referent de specialitate IV, gradaţia I, la Direcţia Progrnoză, Creativitate
şi Bânci de date (poy. 178 din Statul de funcţiune), cu un salariu lunar brut de 1000 lei la care
se adaugă un spor de 25%, respectiv 250 lei, pentru vechime neîntreruptă în muncă.

Art.2. Direcţia Organizare, Dezvoltare, Salarizare şi Statistică şi Direcţia Buget, Finanţe,

Contabilitate vor aduce la îndeplinire dispoziţiile prezentului ordin.

MINISTRU,

Elena Udrea

Model delegaţie:

15
 DELEGAŢIA PERMANENTĂ A CONSILIULUI LOCAL

AL MUNICIPIULUI SUCEAVA

Decizia nr.1/13.02.2011

privind constituirea comisiei pentru ocrotirea minorilor

de pe lângă Consiliul Local al Municpiului Suceava

Delegaţia permanentă a Consiliului Local al Municpiului Suceava, în executarea

articlolului 2 şi următoarele din legea privind ocrotirea unor categorii de minori.

Decide:

Art.1.Se înfiinţează Comisia pentru corotirea unro categorii de minori pe lângă Consiliul
Local al Municipiului Suceava în următoarea componenţă:

1. Penciuc Cristina, şeful comisiei de autoritate tutelară – preşedintele comisiei

2. Nichifor Ioana, şef de birou – membru

3. Gâlcă Ionuţ, şef de oficiu – membru

4. Ieremie Ioana, locotenent major din I.G.P.M.B. – membru

5. Buceschi Raluca– secretar

Art.2.Secretarul comisiei este însărcinat cu ducerea la îndeplinire a prezentei decizii.

Dată în Suceava,astăzi 12.06.2011.

PREŞEDINTE,

Ailincăi Alex

Model scrisoare oficială

16
Model scrisoare oficială:
S.C. A S.R.L
Str.Victoriei,nr.8
Oradea 123
Ţel./fax: 0230 123 456
Nr.de înregistrare 24
Dată:15.06.2011

Către
S.C. B SRL

În atenţia Domnului Director,

Avem onoarea de a vă aduce la cunoştinţă că în urma Adunării Generale a

funcţionarilor firmei S.C. A S.R.L., Suceava, din 15 mai 2011, societatea noastră a fuzionat cu
S.C.B SRL Braşov, nouă firmă rezultată , S.C. C S.R.L. având sediu în Oradea, str. Victoriei,
nr.24.
În urma fuziunii, gama produselor noastre s-a diversificat în mod simţitor iar firma s-a
retehnologizat şi au intrat în funcţiune noile linii de fabricaţie.
În consecinţă, vă putem oferi produsele noastre şi în continuare cu o mai mare
prontitudine şi de o calitate superioară, afiliată la standardele europene (CE).
Aşteptăm cu interes răspunsul dvs., sperăm că veţi rămâne în continuare beneficiarii
noştrii.

Cu stimă,
Director General
Penciuc Cristina

Model circulară

17
S.C. N S.R.L.
Suceava, cod 123 456

CIRCULARĂ Nr.1/16.06.11

Către

sediile tuturor clienţilor

Avem onoarea a vă face cunoscut că am deschis în oraş, str.Murei, nr.1 un 18orporal

datorită cererii foarte mari de produse din macaroane.

Magazinul reprezintă o gamă variată de produse calitative la preţuri avantajoase, cea

ce ne da posibilitatea satisfacerii unui număr foarte mare de clienţi.

Cu speranţa că ne veţi contacta cât mai curând posibil, vă mulţumesc anticipat.

ŞEF
SERVICIU ,

Penciuc Cristina

Model întâmpinare:

18
 DOMNULE MINISTRU,

Subsemnata, Penciuc Cristina, domiciliată în Suceava,comuna Şcheia, sat Mihoveni

pârat în dosarul nr. 1 al acestei instanțe, reclamant Iorga Marian.

Formulez:

ÎNTÂMPINARE

şi pe baza probelor ce vor fi administrate, vă rog să respingeţi acţiunea reclamantului şi să-l

obligaţi să-mi plătească cheltuielile de judecată pe care le voi face.

Motivele întâmpinării:

În fapt, am fost chemat în judecată pentru vătămare corporală.

Cu probele pe care le voi administra, voi dovedi că acţiunea reclamantului este

neîntemeiată şi trebuie respinsă. Astfel (se expun excepţiile şi dovezile ce conduc la
respingerea acţiunii).

În drept, îmi întemeiez cererea pe dispoziţiile art. 1 – art. 1 J. proc. Civ.

Dovada o fac cu acte, expertiză, martori.

Depun întâmpinarea în dublu exemplar pentru a se comunica reclamantului.

Data: 15.06.2011 Semnătura: Penciuc Cristina

Model plângere:

19
 Domnule Judecător,

Subsemnata, Penciuc Cristina, domiciliată în Suceava, comuna Şcheia, sat Mihoveni,

formulez prezenta plângere penală împotriva făptuitorului Marin Ion, domiciliat în Suceava,
str.Calea Unirii, nr. 4, bl. 56, ap. 13, judeţul Suceava, pentru săvârşirea infracţiunii de furt,
prevăzută şi pedepsită de art. 321 C. penal.

Motivele plângerii:

În fapt, la data de 15.06.2011, oră 23:00, locul;Cartier Burdujeni, făptuitorul Marin Ion, a
săvârşit infracțiunea de furt .
Prejudiciul pe care făptuitorul mi l-a creat prin săvârşirea infracţiunii este de furt şi se
compune din furtul autovehicolului personal .
În drept, fapta constituie infracţiunea de furt, prevăzută şi pedepsită de art. 321C. penal.
În dovedirea plângerii, înţeleg să mă folosesc de următoarele probe: proba cu acte şi
următorii martori:
- Murariu Andreea, domiciliată în Suceava, str. Iacob Zadik, nr. 3, bl. 76, ap. 3, judeţul Suceava;
- Buliga Eliza, domiciliată în Suceava, str. Calea Unirii, nr. 15, bl. 2, ap. 1, judeţul Suceava.

Data: 16.06.2011 Semnătura reclamantului,

Penciuc Cristina

Model sesizare:

20
 SESIZARE

Subsemnata Penciuc Cristina, domiciliată în Suceava, sat Mihoveni, comuna Şcheia

telefon 0712 345 678 posesor al cărţi de indentitate cu seria SV nr. 123 456, declar
următoarele:

În periada de la (luna+anul) 03-2003 până la (luna+anul) 05-2005 am lucrat la S.C.

NESTEA S.R.L. cu sediul în localitatea Cluj str. Zamfirescu, nr.26, telefon:0788965203,
administrator Lidia Georgeta.

În această perioadă nu am avut încheiat un contract individual de muncă cu S.C.

NESTEA S.R.L. şi nu am avut semnat stat de plată la acest angajator.

Mai precizez următoarele :

- mai există încă 5 angajaţi cu aceeaşi problemă

- iar pentru unui angajaţi nu li se acordat nici un salariu pentru 3 luni lucrate

- şi încalcă codul sănătăţi privind mizeria din clădire

Data, Semnătura,

12.06.2011 Penciuc Cristina

Model de protocol:

21
I.C.S. LEGUME FRUCTE SUCEAVA COMPLEX COMERCIAL

Nr. 1/12.06.2011 LEGUME FRUCTE GOSTAT

Nr. 1/12.06.2011

PROTOCOL

Încheiat azi 12.06.2011 între Intreprinderea Comercială pentru Legume şi Fructe Gostat
în calitate de primitor.

Predătorul este reprezentat de Dl. Miron Costin director si de SUceveanu Ana, contabil
şef.

Primitorul este reprezentat de Dl.Gigi Cutanatul director si de Viorica Mititica contabil

şef.

Predarea s-a făcut ca urmare a inventarelor faptice effectuate unilateral de comisii de

iventariere numite de Complexul Comercial Legume şi Fructe Gostat la un număr de 12
magazine.

În urma iventarierii faptice s-au predat mărfuri în valoare de 10000 lei şi ambalaje în
valoare de 1000 lei.

Contravaloarea acestor mijloace circulante a fost facturată şi încasată la preţul de

vânzare cu amânuntul minus rabatul commercial în sumă de 100 lei.

Ulterior, ca urmare a dispozitiilor Primăriei Judeţului Suceava şi acordului ambelor unităţi

s-au mai predate un număr de 6 magazine cu mărfuri în valoare de 100000 lei şi ambalaje în
valoare de 1000 lei.

În urma acestor operaţiuni s-a trecut la întocmirea bilanţului de desprindere, ce face

parte din rpezentul, cu activ şi pasiv în valoarea de 1000000 lei din care rezultă:

- Mijloace fixe în valoare de 657 lei, cu un amortisment în baza cotelor legale, în sumă
de 100 lei şi o valoare rămasă de 456 lei.

- Mijloace circulante în sumă de 123 lei reprezentând mărfuri, ambalaje, clienţi şi

debitori.

Clienţii sunt în sumă de 15 459 lei I.V.V. Buzău pentru ambalaje livrate de magazinul
275 Gherla cu confirmare de primire şi totuşi beneficiarul plata.

22
 Debitorii în sumă de 12 345 lei reprezintă suma ce urmează a se livra la I.L.F.
Cluj, ca diferenţă între activ şi pasiv, deoare pe baza Hotărârii Guvernului nr. 1/1990
I.C.S.L.F a furnizat cu I.L.F. Cluj care a preluat conturile I.G.S.L.F. Cluj.

Prezentul protocol s-a încheiat în şase exemplare din care:

- 2 exemplare pentru primitor

- 2 exemplare pentru predător

- 1 exemplar pentru Banca de Investiţii în vederea transferării creditelor şi a obligaţiilor

pentru societate

- 1 exemplar pentru I.L.F. Cluj pentru decontarea între activ şi pasiv

Am predat I.L.F. Cluj Am primit C.C.L.F. Gostat

Director, Director,

Irimesi Ana Palanciuc Adrian

Contabil şef, Contabil şef,

Irimesii Ancuţa Spoială Mihai

AVIZAT

Direcţia Comercială Cluj, Trustul I.A.S. Cluj

Director, Director,

Abălăuţă Doru Popovici Liviu

Contabil şef, Contabil şef,

Croitor Nela Ghemotoc Larisa

23
 Cap.III Expedierea corespondenţei

3.1.Înregistrea corespondenţei

1.Verificarea corespondenţei presupune indentificarea eventualelor greşeli de expediere,

verificarea numărul scrisorilor existenţe cu cele înregistrate.

2.Deschiderea corespondenţei se realizează de către secretară care vă grupa scrisorile

în funcţie de necesitatea rezolvări problemelor.Primele se deschid cu menţiunea urgent iar cele
personal, confidenţial, secret nu se deschid.

3.Verificarea conţinutului corespondenţei:-se verifică existenţa tuturor filelor scrisorii, iar

dacă una lipseşte se menţionează pe plic.În cazul lipsei anexelor se anunţă expeditorul.

4.Sortarea corespondenţei se realizează în funcţie de compartimentul căruia îi este

adresată managerului, secretarei sau a altei persoane din organizaţie.

5.Înregistrea corespondenţei este obligatorie şi se realizează în rubrică intrări în registrul

intrari-iesire.

6.Repartizarea pe compartimente se poate face astfel:

-se trimite o copie tuturor compartimentelor vizate de scrisoare
-se transmit fiecărui compartiment doar fragmentele din scrisoare care sunt adresate.
Distribuirea scrisorilor sau a copilor a acestora se face pe bază de semnătură .

3.2.Modalităţi de expediere:

3.2.1.Serviciul poştal

Prin trimiteri poştale se înţeleg comunicările scrise, documentele, valorile şi bunurile

material care se încredinţează unităţilor poştale pentru a fi transportate şi înmânate la
destinaţie. Trimiterile poştale se impart în:

- Obiecte de corespondenţă ce sunt comunicările scrise, încredinţate unităţilor poştale

pentru a fi transportate şi predate la destinaţie prin serviciile acestora (ex: scrisorile,
cărţile poştale, imprimatele)

- Mandatele ce sunt trimiteri poştale sau telegrafice în baza cărora unităţile poştale
execută remiterea la destinaţie a sumelor de bani încredinţate de expeditor.

- Obiectele de mesagerie ce sunt trimiteri poştale ce conţin documente, valori şi bunuri

materiale încredinşate unităţilor poştale pentru a fi trasportate şi înmânate la

24
 destinaţie prin serviciile poştale (ex:coletele, scrisorile cu valoare declarat, grupurile,
casetele, genţile colectoare, sacii şi pachetele presă).

Încasarea taxelor pentru serviciile poştale se face prin:

- Timbre poştale

- Maşini de francat

- Numerar

- Instrumente de paltă

- Cont – avans

Sunt servicii poştale special, organizate de “Poşta Română”

- Prioripost ce asigură expedierea documentelor şi mărfurilor, ce beneficiază de

prioritate în transport. Ajung la destinaţie astfel: 4 ore în aceeaşi localitate, 12 ore în
acelaşi judeţ, 24 ore în reşedinţă de judeţ şi în celelalte localităţii în 36 de ore.

- EMS este un serviciu ce asigură transportul internaţional în maxim 2 – 3 zile, în

peste 57 de ţări, în functie de ţara de destinaţie.

- POSTFAX asigură expedierea de faxuri.

- POSTMESAGER asigură distribuirea de imprimate, broşuri pliante, cataloage sau

alte material promoţionale.

- POSTMESAGER PLUS

- POSTRĂSPUNS

- INFADRES

- PROMOPLIC

- POSTAMP

- FRAGIL pentru asigurarea unei mai mari atenţii la prelucrarea coletelor

- VOLUMINOS ce se foloseşte la coletele care depăşesc 700 mm pe una din laturi

sau au un volum disproporţionat în raport cu greutatea.

3.2.2.Serviciul telegrafic

25
 Telegrafie reprezintă sistemul de telecomunicaţii care asigură trimiterea comunicărilor
prin folosirea unui cod de semne.

Telegrama este comunicarea scrisă destinată a fi transmisă prin serviciul telegrafic.

Acest termen cuprinde şi radio telegram.

Părţile component ale unei telegrame sunt:

- Indicatiile special (urgent, fulger).

- Adresa destinatarului

- Textul (cuprinsul)

- Semnătura expeditorului

- Adresa expeditorului

3.2.3.Serviciul telephonic

Serviciul telephonic constituie un mijloc rapid de informare, care pune în legătură

aproape imediat doi interlocutori, indifferent de distanţa la care aceştia se află, permiţând astfel
un schimb imediat de informaţii.

3.2.4.Serviciul telex

Telex este un mijloc de comunicare rapidă, pusă la dispoziţia instituţiilor şi unităţilor şi

care trebuie cunoscut de personalul secretariatelor.

Cu ajutorul serviciului telex se pot face comunicări atât în ţară cât şi în străinătate, prin
reţeaua în continuă creştere a centralelor automate telex.

Construcţia unui post telex prin care se pot primi şi transmite comunicări altor abonaţi
telex, se compune din următorul echipament telgrafic:

- Teleimprimator cu imprimare pe coală

- Cutie de comandă

La cerere se pot aăuga următoarele:

- Transmiţător automat

- Receptor perforator

- Dispozitiv acustic pentru semnalizarea apelurilor urgente

26
3.2.5.Serviciul telefax

Ca şi serviciul telex, tefaxul este un mijloc de comunicaţie rapidă, plus la dispoziţia

utilizatorilor.

Transmisiunile fax se realizează cu ajutorul unui aparat fax conectat la o linie telefonică
individuală.

3.2.6.Serviciul e-mail

E-mail-ul este un serviciu, nou apărut ce oferă accesibilitate tuturor unităţilor ce prezintă
calculatoare concetate la internet. Cu ajutorul acestuia se pot transmite documete (copiii),
imagini, text altor unităţi. Acesta este cel mai rapid mod de a comunica. Imaginile, filmele sau
suntele trimise nu trebuie să depăşească 1G.

3.3.Clasare şi Arhivare:

Arhivarea este operaţiunea prin care documentele clasate, constituite în dosare, după
norme prestabilite, se depun şi se păstrează în depozite special amenajate şi organizate,
denumite arhive.

Documentele se arhivează pentru un viitor control, pentru întocmirea unei gestiuni sau
pentru accesarea unor anumite informaţii.

În clasificarea corespondenţei se i-au în considerare următoarele criterii:

1.După obiectivul său (după conţinut) corespondenţa poate fi economică, juridică,

administrativă, protoculara şi publicitară.

2.După scopul său poate fi de : constatare (proces verbal), decizie (comanda),

internă(instrucţiuni de serviciu), reclamaţie(reclamaţie economică sau juridică), corespondenţa
însoţită de acte.

3.După iniţiativă trimiterii scrisorii: iniţiativă, de răspuns, de revenire.

4.După modul de întocmire poate fi : corespondenţa tipizată sau corespondenţa

netipizata.

5.După natură şi destinaţia exemplarelor corspondenta poate fi clasificată în: original,

copie simplă, duplicatul, copia certificată, fotocopia, copia, extrasul.

Modalităţi de arhivare a documentelor:

27
 1.Pe suport de hârtie(în dosare aşezate în mobilier special)

2.Electronice(în fişiere folosinduse anumite criterii şi accesibile tuturor)

3.Fotografiile(se organizează şi se păstrează într-un spaţiu numit fototecă)

· Pentru a scurta timpul necesar identificării unui document într-o arhivă pot fi utilizate
următoarele criterii de arhivare:

1.ordinea alfabetică

2.ordinea numerică

3.ideologică

4.zecimală

5.cronologică

28