Principalele modificari

Editiile standardelor ISO 9001 si ISO 14001 din 2015 si timpul schimbarii: principalele modificari in cele
doua standarde si ce nu se cere conform acestor noi editii (partea 1)
Elementul esential care a influentat semnificativ schimbarile in editiile din 2015 ale standardelor ISO 9001 si ISO
14001 este documentul publicat in 2012 “ISO/IEC Directives, Part 1 Consolidated ISO Supplement - Procedures
specific to ISO (2012)” si in special Anexa SL, care a devenit cunoscuta si sub denumirea “High-level structure”.
Acesta presupune o structura identica, un text de baza identic, precum si un set de 21 de termeni si definitii de
baza comune pentru toate standardele pentru sistemele de management.

Aceasta abordare comuna la noile standarde pentru sistemul de management si revizuirile ulterioare ale
standardelor existente va creste valoarea acestor standarde pentru utilizatori (organizatii dar si auditori). Va fi
deosebit de util pentru acele organizatii care aleg sa opereze un singur (uneori numit "integrat") sistem de
management, care poate indeplini cerintele a doua sau mai multe standarde de sistem de management simultan.
Noile clauze intentioneaza sa se intrepatrunda cu cerintele afacerii si sa opreasca devalorizarea standardelor
sistemelor de management prin cresterea valorii adaugate atat de implementarea lor cat si audit si certificare.

Principalele modificari in ISO 9001:2015 si ISO 14001:2015

Modificarile incluse in ISO 9001:2015 si ISO 14001:2015 pot fi  in esenta: 
 cele care au aparut ca urmare a adoptarii anexei SL si
 cele care au aparut ca rezultat al dorintei de a modifica cerintele specifice ale standardelor pentru
sistemele de management curente. 
Pentru auditorii sistemelor de management, adoptarea anexei SL inseamna ca va exista un set generic de cerinte
care trebuie sa fie evaluate in cadrul auditurilor sistemelor de management indiferent de disciplina care este
auditata. 
Impactul este probabil sa fie mai mare pentru auditorii  sistemelor de management mai degraba decat pentru
organizatii. 
Diferenta va fi ca unele activitati pe care oricum organizatiile le desfasurau vor trebui sa fie transparente si
demonstrabile.
Pentru organizatiile care lucreaza deja in spiritul ISO 9001: 2008 si ISO 14001:2004 trecerea la noile editii ar trebui
sa se dovedeasca relativ simpla. 
Pentru acele organizatii ale caror activitati sunt doar conforme cu cerintele ISO 9001:2008 si ISO 14001:2004 la
nivelul de baza, va fi necesar sa se abordeze problema culturii actuale a organizatiei.

Chiar daca cultura organizatiei poate fi descrisa ca "modul in care lucrurile sunt facute aici " aceasta cultura va
trebui sa se schimbe ca urmare a adoptarii anexei SL. Aceasta include comportamentul intregului personal in
legatura cu sistemele de management si  in special al celor care formeaza managementul de varf. Schimbarea
culturii poate fi foarte dificila si in special din acest motiv se considera ca noile editii ale standardelor  reprezinta o
revizuire semnificativa. 

Editiile din 2015 ale celor doua standarde ne vor ajuta acum sa desfasuram activitatile in modul in care editiile
precedente l-a sugerat intotdeauna, dar nu l-am facut in special din cauza rezistentei manifestata de unele parti
interesate. 

Noile standarde adopta “high-level structure” si terminologia din anexa SL. Anexa SL a fost dezvoltata pentru a se
asigura ca toate viitoarele standarde ISO pentru  sistemele de management vor avea un format comun indiferent
de disciplina specifica la care se refera, o structura si un text de baza identice, cat si termeni si definitii comune.  
Acest lucru inseamna ca si in situatiile in care cerintele sunt, in esenta, neschimbate intre editiile anterioare si
editiile din 2015, acestea sunt adesea regasite sub un nou titlu al clauzei / sub-clauzei.

Au fost  introduse doua clauze noi (4.1 si 4.2) referitoare la contextul organizatiei. Organizatiile vor trebui sa
identifice in mod explicit orice probleme interne si externe care pot avea impact asupra abilitatii sistemului de
management al calitatii de a livra rezultatele scontate. De asemenea trebuie sa se inteleaga nevoile si asteptarile
relevante ale "partilor interesate relevante" - acele persoane fizice si organizatii care fie pot afecta, fie sa fie
afectate, sau au perceptia ca sunt afectate de deciziile sau activitatile organizatiei. 

ISO 9001: 2015 si ISO 14001:2015 pun un accent mai mare pe definirea domeniului de aplicare al sistemului de
management decat o faceau editiile anterioare. Domeniul de aplicare stabileste limitele si identifica aplicabilitatea
sistemului de management. 

Clauza 4.3 cere ca domeniul de aplicare fie stabilit luand in considerare contextului organizatiei. 
In timp ce ISO 9001: 2008 a promovat adoptarea unei abordari procesuale la dezvoltarea, implementarea si
imbunatatirea eficacitatii sistemului de management al calitatii, clauza 4.4 din ISO 9001: 2015 cat si din ISO
14001:2015 stabileste cerintele specifice, menite sa puna in aplicare aceasta abordare.

pag. 1/4
Trimiterile la actiuni preventive au disparut.  Cu toate acestea, conceptul de baza de identificare  si abordare a
potentialelor greseli inainte ca acestea sa se intample ramane prezent. Cele doua standarde vorbesc acum in
termeni de risc si oportunitati. Organizatiile trebuie sa dovedeasca ca au determinat, luat in considerare si acolo
unde este necesar au intreprins masurile necesare pentru a aborda orice riscuri sau oportunitati care pot avea un
impact (pozitiv sau negativ) asupra capacitatii sistemului de management de a realiza rezultate dorite sau care ar
putea avea un impact asupra satisfactiei clientilor organizatiei sau asupra mediului.

Clauza aferenta, "Responsabilitatea conducerii", devine acum "Leadership". Managementul de varf trebuie sa isi
asume raspunderea si sa demonstreze ca se angajeaza in activitati cheie ale sistemului de management al calitatii
spre deosebire de  a se asigura ca pur si simplu aceste activitati au loc. Aceasta inseamna ca este nevoie ca top
managementul sa se implice in mod activ in functionarea sistemului de management.

Termenii de "procedura documentata" si "inregistrare" au fost inlocuiti cu termenul "informatii documentate".

Termenul "produs" a fost  inlocuit cu "produse si servicii".  Anterior, includerea  serviciilor in termenul generic
produse a fost implicita. Prin referirea explicita la servicii, se reconfirma faptul ca standardele sunt aplicabile tuturor
organizatiilor, nu doar a celor care ofera produse fizice.
 
Expresia "produse si servicii furnizate din exterior" inlocuieste "Aprovizionarea". Noua clauza se adreseaza tuturor
formelor de furnizare externa, fie ca este vorba de cumparare de la un furnizor, printr-un aranjament cu o companie
asociata, prin externalizarea proceselor si functiilor organizatiei, sau prin orice alte mijloace. 

Clauza 10 recunoaste ca imbunatatirea pas cu pas (continua) nu este singura posibilitate de imbunatatire.
Imbunatatirea poate aparea, de asemenea, ca rezultat al descoperirilor / inovatiilor, schimbarilor sau reorganizarii.
Astfel, titlul aceastei clauze este acum "Imbunatatire" .

S-a urmarit in timpul reviziei ca cerintele sa fie mai usor de inteles inclusiv pentru a ajuta la traducerea lui. In cazul
cerintelor vechi pastrate, modul de redactare a standardului a fost modificat pentru a le face mai explicite. 

Ambele standarde solicita organizatiilor sa determine competenta necesara pentru personalul care lucreaza sub
controlul lor si care afecteaza performanta sistemului de management dar si sa constientizeze acest personal de
contributia lor la eficacitatea sistemului de management, inclusiv beneficiile pentru imbunatatirea performantei
precum si de implicatiile neconformitatilor asupra satisfacerii cerintelor sistemului de management.

In ISO 14001:2015 se adauga conceptul de "perspectiva a ciclului de viata", care impune organizatiei sa
stabileasca controale care sa asigure ca cerintele de mediu sunt luate in considerare in cadrul procesului de
proiectare pentru: dezvoltarea, livrarea, utilizarea si  tratarea produselor si serviciilor sale la sfarsitul duratei de
viata, dar si sa comunice cerintele de mediu relevante care se refera la furnizori si contractori, precum si sa
furnizeze informatii despre impactul potential asupra mediului in timpul livrarii produselor sau serviciilor in timpul
utilizarii si tratarii  produsului la sfarsitul duratei de viata a acestuia. 

Ce nu se cere conform editiilor din 2015 ale standardelor ISO 9001 si ISO 14001
Renuntarea la reprezentantul managementului. Desi nu exista nicio cerinta de a numi un reprezentant al
managementului, acest lucru nu impiedica organizatiile de a alege sa pastreze acest rol. Trebuie sa fim constienti,
insa, ca unele dintre sarcinile atribuite in mod traditional  reprezentantului  managementului vor trebui  asumate in
viitor, direct de catre top management. 

Renuntarea la Manual si la procedurile documentate.  In timp ce standardele noi  nu stabilesc nici o cerinta pentru
organizatii sa detina un manual sau proceduri documentate, in cazul in care aceasta documentatie exista, este
necesara si  functioneaza, nu este nevoie ca aceasta sa fie retrasa.
 
Recodificarea documentatiei existente pentru a corespunde noilor clauze ale standardelor. Organizatiile pot alege
sa efectueze o recodificare. Aceasta ar fi utila doar in situatia in care beneficiile obtinute in urma renumerotarii ar
depasi efortul necesar pentru aceasta schimbare. Cu toate acestea, trimiterile trebuie sa se faca in conformitate cu
noile editii ale standardelor, in cazul in care organizatia doreste sa demonstreze conformitatea cu aceste
standarde. Structura clauzelor din cele doua standarde este menita sa ofere o prezentare coerenta a cerintelor,
mai degraba decat un model pentru documentarea politicii, obiectivelor si proceselor unei organizatii. Acest lucru
este valabil si pentru modul de a efectua auditul fata de aceste noi standarde. Nu se va mai audita clauza cu
clauza ci intregul sistem fata de ansamblul clauzelor.

Restructurarea sistemului de management pentru a respecta ordinea cerintelor din editiile noi ale standardelor.
Daca toate cerintele cuprinse in cele doua standarde sunt indeplinite, sistemul de management este conform cu
acestea.

Refacerea documentatiei sistemului de management existenta pentru a utiliza noii termenii si definitii. Nu exista nici
o cerinta pentru ca structura documentatiei sistemului de management al unei organizatii sa reflecte structura
standardelor. Nu exista nici o cerinta ca termenii utilizati de catre o organizatie sa fie inlocuiti cu termenii utilizati in
pag. 2/4
cele doua standarde pentru a specifica / preciza cerintele sistemului de management. Organizatiile vor aprecia
daca acest efort ar fi util.

Cum va fi afectat procesul de certificare de schimbarile din noile editii ale standardelor ISO 9001 si ISO
14001? 
Organismele de certificare vor fi obligate sa reconsidere "ce inseamna o aplicare acceptabila sau la limita a
standardelor aferente sistemului de management " pentru ca standardele vor necesita o abordare mai holistica,
care ar trebui sa faca mai dificila stabilirea unor domenii de aplicare deliberat limitate.
Unele organisme de certificare ar putea fi tentate sa nu doreasca sa schimbe ceva, pentru ca schimbarile pot face
mai dificila acordarea certificatelor pentru organizatiile care aplica cerintele standardelor superficial.
Dar, daca vor lua in considerare considerare riscurile și oportunitatile precum si contextul certificarii in prezent, in
care se constata ca un numar important de organizatii au renuntat complet la standardele clasice ale sistemelor de
management si la certificarea fata de acestea, pe motiv ca ceea ce le este oferit de certificare nu este de fapt ceea
ce au nevoie, iar metodele curente ale auditului extern contribuie intr-o mare masura la aceasta, in mod sigur cei
care doresc sa ramana pe piata sau  sa se pozitioneze ca lider pe piata vor face schimbari semnificative in
abordare.

Cum vor fi afectati auditorii?

Daca acceptam ca, in prezent, exista o multime de auditori care adauga putina valoare organizatiilor auditate,
deoarece auditurile se desfașoara cu  "ochii in jos", pe chestionarul utilizat pentru a „bifa” raspunsul la fiecare
intrebare, atunci putem spune ca se impune o creștere a competentei auditorilor, pentru a amplifica perceptia
beneficiului adus de certificare pentru afacerea organizatiilor.
Pentru auditori acest lucru ar putea sa insemne:
 concentrare mai mare asupra activitatii de realizare sau de sprijin a imbunatatirii afacerii,
 analizele de risc ale sectorului industrial / sectorului specific organizatiei,
 pre-evaluarea cerintelor legale si de reglementare,
 analize ale cauzei de baza, concentrandu-se pe problemele care conteaza,
 intelegerea contextului afacerii pentru auditat si discutarea problemelor critice pentru afacere, cu managerii
de la niveluri cat mai inalte posibil,
 concentrarea pe imbunatatirea proceselor si mai putin pe proceduri,
 concentrarea mai mult pe rezultate si mai putin pe inregistrari,
 proiectarea planurilor de audit astfel incat sa fie implicate cat mai multe din persoanele care au un interes
in succesul procesului sau in subiectul care face obiectul auditului respectiv,
 metode noi de colectare a datelor utile si mai multe analize ale acestora,
 abordare generala a dovezilor colectate in loc de concentrare pe clauze individuale ale standardelor de
referinta,
 realizarea unor rapoarte semnificative pentru managerii organizatiilor auditate (subliniind in special:
maturitatea organizatiei, nivelul de incredere al sistemului de management, riscurile ce pot sa apara,
atitudinea si angajamentul audiatului fata de sistemul de management si fata de procesul de audit),
 mai mare inţelegere a lucrurilor care fac ca organizatia lor sau organizatia pe care o auditeaza, sa
functioneze, transformandu-i pe auditori intr-o resursa mult mai valoroasa,
 legarea rezultatelor auditului de obiectivele organizatiei,
 deplasare de la colectarea datelor la gandirea strategica.
Acei auditori care se vor adapta la modificarile așteptate, care au inceput sa apara este adevarat timid
deocamdata, vor deveni o resursa valoroasa pentru a-si ajuta organizatiile sau pe clienti, sa-si atinga obiectivele
afacerii si sa realizeze imbunatatiri. 

Acei auditori care nu se vor adapta si se vor concentra, in continuare, doar pe conformitate, acest lucru nefiind
gresit, nu vor sesiza problemele care conteaza cu adevarat, pentru eficacitatea si eficienţa organizatorica si a
proceselor. De aceea, ei vor ramane o resursa tactica care vor urmari aspectele conformarii lasate din ce in ce mai
mult in urma de auditorii cu o gandire strategica, care au acceptat modificarile inevitabile si s-au adaptat la ele,
orientandu-se spre auditul care intr-adevar adauga valoare.

Cum vor fi afectate organizatiile si afacerile acestora?

Pentru organizatiile care au folosit standardele pentru sisteme de management pentru a dezvolta un sistem de
management care este integrat in modul lor de a face afaceri si le ajuta sa isi atinga obiectivele strategice ale
afacerii, cu alte cuvinte care au un sistem de management care adauga valoare pentru organizatie, schimbarile vor
fi minime si vor ajuta la optimizare si cresterea eficacitatii.

Opusul acestui caz il constituie acele organizatii care au creat pur si simplu, un sistem birocratic de proceduri si
inregistrari care nu reflecta modul real in care isi desfasoara activitatea organizatia. Acest sistem adauga costuri
fara a fi util, cu alte cuvinte el nu adauga valoare, dar le-a permis sa aiba doar un certificat. Pentru acestea va fi
dificila abordarea impusa de noile standarde pentru ca acea abordare a sistemului paralel cu afacerea practic a
disparut.  

pag. 3/4
In loc de concluzii
Vor fi necesare schimbari, pentru ca aceste noi, diferite si vaste abordari ale noilor standarde sa fie aplicate. Dar in
acelasi timp va exista si frica de schimbare. 

Cateva din intrebarile la care trebuie sa gasim raspunsuri, cat mai urgent, sunt:
 Cum vor reactiona la aceasta noua abordare organizatiile?
 Cum vor reactiona la aceasta noua abordare auditorii? 
 Care va fi feed-back-ul organismelor de certificare si acreditare? 
 Vor accepta acesta schimbarea sau vor lupta impotriva ei? 
 Isi pot permite sa nu se adapteze la timpurile schimbarii?

pag. 4/4