Fişa de documentare 5.

Prezentarea evenimentelor şi tranzacţiilor din

contabilitate cu ajutorul softului specializat
Pasul 1. Arhivarea documentelor contabile justificative în ordine cronologică.
Pasul 2. Trecerea pe o ciornă a datelor de pe documentele contabile justificative şi a conturilor de
înregistrare. (Este un pas pe care îl recomand.)
Pasul 3. Introducerea datelor de pe documentele contabile justificative folosind ciorna sau direct
documentele.
Se recomandă ciorna pentru că este mai uşor de lucrat şi de depistat eventualele greşeli de
interpretare.
Toate celelalte situații şi rapoarte contabile, fişele conturilor, situația stocurilor, register sunt
generate automat de aplicaţie pe baza documentelor contabile justificativeînregistrate.
Rolul contabilităţii este de a codifica toate mişcările ce au loc în cadrul patrimoniului, sau
altfel spus cu bunurile societăţii, numite şi active. La baza întregii evidenţe contabile stau
documentele contabile justificative. Aceste documente sunt cele care arată natura mişcărilor ce au
loc în cadrul patrimoniului.
Aşadar, evidenţa contabilă începe cu arhivarea documentelor contabile justificative, în
ordine cronologică.
De reținut. Documentele contabile justificative sunt cele care stau la baza înregistrărilor contabile. În
spatele fiecărei înregistrări contabile stă un document contabil justificativ. Uneori pot face mai
multe înregistrări pe baza unui document contabil justificativ.
Fiecărei înregistrări sau grup de înregistrări îi este asociată o notă contabilă.
Ce este nota contabilă? Nimic mai mult decât o notă. Nota contabilă este un centralizator pe
care sunt consemnate înregistrările contabile şi sumele aferente conform documentelor contabile
anexate.
De ce note contabile avem nevoie? În general de acelea pentru înregistrările făcute automat de
aplicație, cum ar fi nota contabilă de închidere a veniturilor şi cheltuielilor, şi nota contabilă de
înregistrare a amortizarilor.

Pentru fiecare document este necesară o înregistrare contabilă. Ai 25

de documente justificative? Vei avea 25 de înregistrări de făcut. Ai 100 de documente, vei face 100 de
înregistrări.
Ce înregistrezi de pe fiecare document?  Următoarele date:– data emiterii, tipul documentului
şi numarul lui, conturile de debit şi credit, sumă şi observaţii privind operațiunea. Aceste date se
găsesc pe document, mai puțin conturile corespondente ale înregistrării.
Pentru fiecare înregistrare există o corespondență între două conturi, unul pe debit şi al
doilea pe credit.
Pentru fiecare tip de document (chitanţă, bon fiscal, factură, referat de decontare etc.) există
una sau mai multe corespondente din care alegem pe cea potrivită. De pildă,
– achiziție materii prime (factură de la furnizor) 301 D – 401 C
– achiziție marfuri (factură de la furnizor) 371 D – 401 C
– plata unei facturi (documentul justificativ este chitanţa sau bonul fiscal primit) 401 D – 5311 C
– vânzare marfă 4111 D – 707 C
– încasare factură marfă vândută (documentul justificativ este chitanţa sau bonul fiscal emis de tine)
5311 D – 4111 C
Ai taiat 10 facturi de vânzare marfă? Faci 10 înregistrări asemănătoare pe corespondența
4111 D – 707 C
Ai tăiat 7 chitanțe de încasare facturi emise? Faci 7 înregistrări asemănătoare pe corespondența
5311 D – 4111 C
 Cum înregistrăm TVA în SAGA C? Să vedem cum lucrează SAGA C cu TVA-ul.
Pentru început mergem în „Administrare/Configurare societăți” și deschidem tabul„Conturi
automate”, așa cum se vede în imaginea de mai jos.

Pe coloana a patra observăm conturile de TVA cu care lucrează SAGA C. Sunt conturile

despre care am mai discuutat și pe care le găsim în planul de conturi. Remarcăm că pentru
contul 4428 avem trei analitice speciale 4428.M, 4428.TP și 44428 TI.
Dacă înregistrăm corect documentele contabile justificative SAGA C știe cum să țină evidența
TVA.
Pentru a înțelege mai bine, exemplificăm astfel:

1. Vom înregistra o factură de achiziții marfă și una de livrare marfă. Prețurile sunt fictive și
doar pentru exerciții.
a) achiziție: factura nr 147/04.04.2018, SC ABC SRL
– faină albă 100 kg, preț unitar (fără TVA) 2 lei/kg, Valoarea 200 lei, Valoarea TVA 38
lei.
– zahăr tos 100 kg, preț unitar (fără TVA) 3 lei/kg, Valoarea 300 lei, Valoarea TVA 57 lei.
b) livrare/vânzare: fact001/04.04.2018, SC XYZ SRL
– făină albă 25 kg, preț unitar (fără TVA) 2,50 lei/kg, Valoarea 62,50 lei, Valoarea TVA
11,87 lei.
– zahăr tos 10 kg, preț unitar (fără TVA) 3,50 lei/kg, Valoarea 35,00 lei, Valoarea TVA
6,65 lei.
Pentru înregistrarea primei facturi vom folosi freastra „Intrări”, iar pentru a doua factură
fereastra „Ieșiri”.
Dar mai întâi definim furnizorul și clientul, folosind ferestrele „Furnizori” și „Clienți”. Modul de
operare este identic. Se introduc datele solicitate.

După ce am înregistrat furnizorul, vom înregistra clientul nostru SC XYZ SRL.

 Dacă nu avem definite articolele de marfă ce urmează a fi înregistrate le vom defini acum
folosind fereastra „Articole”. Definim cele două articole, „făină albă” și „zahăr tos”.
Introducem denumirea, unitate de măsură și tipul, în cazul nostru „Mărfuri”.

În imaginea de mai sus putem vedea cele două articole definite. Mergem în fereastra „Gestiuni” și
definim gestiunea „Mărfuri”.
În continuare trecem la înregistrarea primei facturi în fereastra „Intrări”

Mai întâi introducem nr. facură și furnizorul și salvăm. Mergem în partea de jos a ferestrei și

introducem pe rând articolele. Introducem datele solicitate: tip, gestiune, denumire articol,
cantitatea și prețul unitar, apoi salvăm. După ce am introdus cele două articole de pe factură
apăsăm butonul „Validez” din partea stângă jos a ferestrei. Cu aceste operațiuni avem
și gestiunea stocurilor pusă la punct (actualizată).
Despchidem fereastra „Articole contabile”. 

Observă că aplicația a înregistrat factura noastră folosind corespondenţa conturilor în locul nostru.

– 371 – 401.00001 = 500 lei
– 4428.TP – 401.00001 = 95 lei
Iată că aplicația a contabilizat TVA-ul de pe factură fără să ne batem noi capul cu conturile. A fost
înregistrat ca TVA neexigibil. SAGA C știe ce să facă cu TVA de pe factura noastră de achiziție
mărfuri.
Dacă doriți, puteți genera şi balanța de verificare apoi să o vizualizați pentru a vedea cu se reflectă
în balanța de verificare înregistrarea noastră.
Pentru că am înregistrat factura noastră de achiziție în fereastra „Intrări”, articol cu articol, avem și
gestiunea actualizată așa cum se vede în fereastra de mai jos.

Aplicaţia lucrează pentru noi, dacă înregistrăm cu atenție și unde trebuie documentele contabile
justificative.
Mergem mai departe şi înregistrăm factura de vânzare marfă către clientul nostru SC XYZ SRL.
Procedăm exact cum am facut şi cu prima factură, doar că vom folosi fereastra„Ieșiri” și avem grijă
să trecem corect preţul de vânzare. La urmă validăm înregistrarea.

Putem vedea în imaginea de mai sus cum arată factura înregistrată.

Deschidem din nou fereastra „Articole contabile”.  Au apărut două înregistrări noi
aferente celei de a doua facturi înregistrate. Observăm că a fost contabilizat şi TVA-ul în
contul 4428.TI.
Noi am înregistrat două facturi, iar aplicația a efectuat pentru noi 4 înregistrări şi a contabilizat şi
TVA fără să ne batem capul prea mult.
Verificând acum şi balanța de verificare,  observăm că apar toate conturile cu care am lucrat.
Contul  4428 din balanța de verificare.  
Dacă în „Articole contabile” am lucrat cu 4428.TP și 4428.TI, în balanță apare doar4428.
Verificândi acum situația stocurilor.

Observăm că au fost actualizate şi stocurile. Și doar am înregistrat două facturi. Restul a făcut
aplicația pentru noi.

Ce se va întâmpla legat de aceste înregistrări când vom face închiderea de lună?

Deschidem fereastra „Închidere lună”.
 - Observăm 4 butoane de validare. La apăsarea fiecărui buton aplicația face o serie de
înregistrări pentru noi:
– scoaterea din gestiune a produselor și mărfurilor vândute
– închidere TVA
- înregistrare amortizare imobilizări
– închiderea conturilor de cheltuieli și venituri.

Acum avem în „Articole contabile” 4 înregistrări. După ce am apăsat cele 4 butoane de validare
au mai fost efectuate automat 6 înregistrări, după cum se poate vedea în imaginea de mai jos.
Explicaţii:
Avem două înregistrări
– 607 – 371 aferente descărcării gestiunii cu marfa vândută (facturată).
Apoi avem 4 înregistrări aferente închiderii de lună, a conturilor de venituri și cheltuieli. De fapt sunt
două operațiuni:
– 121 – 607 = 80 lei
– 707 – 121 = 97,50 lei
În cazul de față este ușor să calculăm profitul 97,50 lei – 80 lei = 17,50 lei. Așadar, profitul
contabilizat este de 17,50 lei.
Verificăm şi în balanța de verificare.
Dacă ne uităm la contul 121, la solduri finale, vedem pe credit 17,50. Acesta este profitul brut
obținut în urma tranzacției noastre. Am închis luna aprilie și după cum putem observa, singurul cont
de TVA cu care s-a lucrat este 4428. Avem 76,47 lei TVA neexigibil. Nu avem nici de plătit, nici de
recuperat.
În concluzie, oricâte facturi de achiziție sau de vânzare avem, le vom înregistra în același mod arătat.