Ministerul Muncii,

Familiei şi EgalităŃii de Şanse

Scurt ghid de comunicare

RelaŃiile cu mass-media

Bucureşti
2007

1
 Prezentul ghid a fost elaborat de Iulia Buttu şi Cristian Ionescu, experŃi în comunicare.

Proiectul Phare 2004 „Întărirea capacităŃii Ministerului Muncii, Familiei şi EgalităŃii de Şanse în domeniul
asistenŃei sociale. AsistenŃă tehnică pentru promovarea şi implementarea schemelor de finanŃări
nerambursabile pentru servicii sociale”

Numărul proiectului: 2004/016 – 772.04.02.03.02.03

Beneficiar: Ministerul Muncii, Familiei şi EgalităŃii de Şanse

Autoritate contractantă: Autoritatea de Management pentru Programul OperaŃional Sectorial pentru
Dezvoltarea Resurselor Umane

Consultant: B&S Europe (Belgia) în consorŃiu cu Bernard Brunhes International (FranŃa)

ConŃinutul acestui material nu reprezintă în mod necesar poziŃia oficială a Uniunii Europene.

2
 Cuprins

Cuvânt înainte ...................................................................................................... 4

1.Introducere: principii de bază ale comunicării ............................................................ 5
1.1. Comunicarea: definiŃie.............................................................................. 5
1.2. Comunicarea internă ................................................................................ 6
1.3 Comunicarea externă................................................................................. 9
1.4 Beneficiile comunicării ............................................................................... 9
1.5. Universul relaŃiilor publice ........................................................................ 10
2. RelaŃiile cu mass-media.......................................................................................12
2.1. Redactarea comunicatului de presă............................................................13
1. Structura comunicatului de presă................................................................... 13
3. Forma comunicatului de presă ...................................................................... 15
4. Difuzarea comunicatului de presă .................................................................. 16
5. Monitorizare............................................................................................ 16
2.2 Organizarea conferinŃei de presă................................................................17
1. Programare ............................................................................................. 18
2. Locul de desfăşurare .................................................................................. 18
3. FacilităŃi tehnice ...................................................................................... 19
4. InvitaŃiile ............................................................................................... 19
5. Mapa de presă.......................................................................................... 20
6. Moderatorul ............................................................................................ 21
7. Monitorizarea presei .................................................................................. 21
3. Scrierea unei strategii de comunicare .....................................................................24

Anexa 1 .............................................................................................................. 30
Anexa 2 .............................................................................................................. 31
Anexa 3 .............................................................................................................. 32
Anexa 4 .............................................................................................................. 33

3
 Cuvânt înainte
Cuvânt înainte

Prezentul Ghid de comunicare a fost elaborat în cadrul Proiectului Phare 2004 „Întărirea
capacităŃii Ministerului Muncii, Familiei şi EgalităŃii de Şanse în domeniul asistenŃei sociale. AsistenŃă
tehnică pentru promovarea şi implementarea schemelor de finanŃări nerambursabile pentru servicii
sociale”. Ghidul se adresează personalului din Organismele Intermediare Regionale ale AutoritatăŃii de
Management pentru Programul OperaŃional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane (AMPOSDRU)
şi Compartimentelor judeŃene subordonate acestora. În acelaşi timp şi în egală măsură, pentru a crea
practici de comunicare unitare în raport cu proiectele de dezvoltare a serviciilor sociale finanŃate prin
schema de finanŃare merambursabilă Phare 2004 /016-772.04.02, pe care Organismele Intermediare
Regionale le monitorizează, Ghidul vizează personalul celor 91 de proiecte de servicii sociale aflate în
derulare la data publicării.
Ghidul nu îşi propune să creeze standarde, ci să ofere modele posibile, structuri şi soluŃii pentru
organizarea activităŃilor de comunicare viitoare. Alegerea celor trei mari subiecte tratate pe scurt aici a
fost influenŃată de schimbul de idei mijlocit de seminarele de comunicare organizate de proiectul nostru
în lunile aprilie şi mai 2007. Dorim să le mulŃumim tuturor participanŃilor la aceste seminare pentru
deschiderea şi interesul faŃă de comunicare pe care le-au dovedit. De asemenea, subiectele sunt
adaptate priorităŃilor de acŃiune identificate de echipele proiectelor de dezvoltare a serviciilor sociale
finanŃate prin schema Phare 2004 /016-772.04.02, cu ajutorul unui sondaj pe bază de chestionar realizat
în august-septembrie 2007.
Sperăm ca Ghidul de comunicare să vă consolideze preocuparea pentru domeniul comunicării şi,
mai ales, să vă fie util în munca de zi cu zi.

Iulia Buttu şi Cristian Ionescu

Septembrie 2007

4
1.Introducere: principiide bază ale comunicării
1. Introducere: principii de bază ale comunicării

1.1. Comunicarea: definiŃie

1.1. Comunicarea: definiŃie

Există foarte multe definiŃii ale comunicării în general şi ale actului de comunicare în special,
dar, în esenŃă, din punct de vedere semantic, a comunica înseamnă a informa, a aduce la cunoştinŃă, a
pune în discuŃie, a Ńine la curent, a relata. Acesta ar fi sensul „de dicŃionar” al termenului care a
născut, la începutul secolului XX, o nouă ştiinŃă: ştiinŃa comunicării, fără de care organizaŃiile moderne
nu ar fi avut forma lor actuală. Ca act, comunicarea se produce printr-un contact verbal sau nonverbal
în cadrul unui grup, prin care interlocutorii fac schimb de idei, opinii şi perspective.
Comunicarea este, prin natura sa, un proces legat inseparabil de informaŃie şi de schimbul de
informaŃii, iniŃiat de persoana care intenŃionează să comunice, deci să transmită un anumit mesaj prin
canalul/canalele alese în prealabil. Mesajul emiŃătorului se adresează interlocutorului (publicului), care,
la rândul său, reacŃionează şi îi trimite, implicit sau explicit, un răspuns celui dintâi. EmiŃătorul
evaluează apoi reacŃia publicului, pentru a descifra dacă mesajul a avut efectul scontat şi pentru a-şi
adapta sau îmbunătăŃi următorul act de comunicare. În urma succesiunii permanente de stimuli şi
reacŃii, procesul comunicării capătă un caracter circular. Acest lucru este evident la toate nivelurile,
pornind de la comunicarea interpersonală directă la comunicarea organizaŃională. Încruntarea unui
partener de discuŃie este, păstrând proporŃiile, echivalentul unui eşec în distribuirea unui milion de
pliante şi postere la scară naŃională. Motivul e acelaşi: emiŃătorul informaŃiei, în ambele cazuri, nu a
observat sau nu a ştiut să anticipeze şi să interpreteze „încruntarea” receptorului. OrganizaŃiile, ca şi
oamenii, trebuie să înveŃe nu numai să transmită mesaje, ci şi să asculte. Ascultarea activă e o
componentă esenŃială a comunicării, a cărei absenŃă explică în multe cazuri insuccesul în relaŃiile cu
beneficiarii, cu jurnaliştii sau într-o campanie de informare publică.

Schema actului de comunicare

informaŃie informaŃie
emiŃător canal receptor

Comunicarea este un proces a cărui esenŃă este transferul de informaŃie între unul sau mai
mulŃi participanŃi implicaŃi în mod direct sau indirect.

5
Efectul comunicării

DefiniŃia de mai sus înglobează doar o parte din ce înseamnă comunicarea. Producerea
transferului unui mesaj, în sine, nu e suficientă. Orice emiŃător aşteaptă, în mod conştient sau nu, o
reacŃie din partea interlocutorului său, prin urmare, comunicarea trebuie să fie rezultatul unui proces
intenŃional bine definit. IntenŃia oricărui autor al unui act de comunicare scrisă, verbală, nonverbală
etc. este întotdeauna de a avea un efect asupra celeilalte părŃi, pe care o poate convinge, cuceri sau
enerva. (AŃi putea remarca aici, desigur, că uneori reuşim să enervăm fără să vrem, dar acest lucru nu
contrazice definiŃia de mai jos, ci doar demonstrează o dată în plus că actul de comunicare are
întotdeauna două sensuri, în care emiterea şi percepŃia asupra unui mesaj sunt la fel de importante.)

informaŃie informaŃie
emiŃător canal receptor

efect

Pe scurt, comunicarea este un proces prin care un emiŃător transmite o informaŃie unui
receptor, folosind un canal de comunicare adecvat, cu scopul de a genera un anumit efect asupra
receptorului mesajului.

1.2.
1.2. Comunicarea
Comunicarea internă internă

Responsabilii de comunicare planifică şi pun în aplicare activităŃile de comunicare pentru o

organizaŃie atât în interiorul ei cât şi în relaŃiile cu publicul sau publicurile externe. Ei asigură circulaŃia
corectă, fluentă şi rapidă a informaŃiei între diferitele subsisteme ale organizaŃiei (prin comunicare
internă), între public şi organizaŃie (prin cercetarea tendinŃelor publicului) şi între organizaŃie şi public
(prin promovarea politicii acesteia în mediu), iar în acest circuit elementul-cheie este „reciprocitatea”.
Comunicarea internă merită un loc central în orice instituŃie şi implicit în realizarea şi
implementarea unui plan de comunicare eficient. Publicul intern este cel puŃin la fel de important ca
cel extern. AngajaŃii unei instituŃii reprezintă atât o sursă de informaŃii, cât şi un public Ńintă al unei
campanii de informare publică, de exemplu. Ei sunt sau ar trebui să fie cei mai buni promotori ai
valorilor şi realizărilor instituŃiei. Un sistem de comunicare internă bun duce la gestionarea eficientă a
situaŃilor de criză, a schimbărilor de orice tip şi deschide drumul către activităŃi de comunicare externă
cu efecte pozitive. Dar pentru ca angajaŃii să devină promotori veritabili ai instituŃiei, ei au nevoie să
cunoască şi să adere la valorile după care este guvernată şi să fie cât mai bine familiarizaŃi cu
activităŃile curente şi viitoare, cu punctele de vedere ale instituŃiei şi eventualele schimbări de la nivel
administrativ. Este, de asemenea, important să aibă încredere în conducerea instituŃiei, să facă parte
dintr-o echipă unită şi să fie motivaŃi.

6
 Componente şi conŃinuturi

Cultura administrativă
Mediu înconjurător
Împrejurări practice ParticipanŃi
Comunicare de la vârf

InfluenŃa asupra muncii InteracŃiunea şi atmosfera

şi a carierei mele de la locul de munca

Comunicarea
profesională

Probleme de interes Probleme de

pentru echipa mea interes personal

Probleme de interes comun

la locul de muncă

Cultura comunicaŃională

Figura 1: Componente şi conŃinuturi

ale comunicării interne

Comunicarea internă beneficiază de mai multe instrumente, care trebuie alese în funcŃie de
nevoile organizaŃiei şi de posibilităŃile de a aloca resurse umane şi financiare.
Instrumente de comunicare:

Scrise:
Dintre instrumentele de comunicare scrise, pentru un volum mai mare de informaŃii, puteŃi
alege buletinul informativ, broşurile sau pliantele sau, dacă preferaŃi instrumentele electronice,
Intranetul este un canal de comunicare rapid şi eficient. Intranetul, ca şi celelalte canale menŃionate
mai sus, are nevoie de editare şi permanentă actualizare.
Pentru nevoi urgente de comunicare puteŃi trimite colegilor un mesaj de poştă electronică sau o
scrisoare de informare internă.

Audio-vizuale:
Dacă aŃi filmat un eveniment organizat de instituŃia dumneavoastră sau aŃi realizat alte
materiale video, acestea pot fi folosite în cadrul unor întâlniri cu colegii sau pot fi încărcate pe pagina
de Internet a instituŃiei sau pe Intranet.
De asemenea, puteŃi folosi avizierele pentru mesaje mai scurte sau anunŃuri, iar pentru o
consultare sau comunicare urgentă puteŃi organiza conferinŃe telefonice sau conferinŃe prin sisteme de
mesagerie instantanee, cum ar fi „Skype”, care pe lângă conexiunea la internet nu presupune alte
costuri şi în plus are beneficiul că pot vorbi până la 5 persoane simultan.

Personale:
Pentru problemele care necesită o discuŃie, şedinŃele sau alte întâlniri interne sunt cele mai
indicate.

7

Nonformale:
Nu este un secret că discuŃiile colegiale, petrecerile, zilele de naştere, întâlnirile de consolidare
a echipei sunt de multe ori mai eficiente pentru schimbul de informaŃii, opinii şi puncte de vedere.

Canale de comunicare internă:

 Scrise: buletine informative interne, broşuri etc.
 Audio-vizuale: materiale video, aviziere
 Personale: şedinŃe/ alte întâlniri interne
 Electronice: intranet
 Nonformale: discuŃii colegiale, zvonuri, petreceri

Indiferent ce mijloace dintre cele prezentate sumar mai sus veŃi alege, este important ca ele să
fie folosite cu regularitate. ExperienŃa arată că, de multe ori, comunicarea internă este lăsată pe locul
secund, în avantajul – aparent – al celei externe. MotivaŃiile cele mai răspândite sunt lipsa de timp,
aglomerarea de atribuŃii puse în sarcina unui personal insuficient sau lipsa de deschidere a conducerii
organizaŃiei, care nu face decât să transmită „ordine”, nu şi informaŃii. Subliniem însă că sistemul de
comunicare internă nu este în mod obligatoriu unul ierarhic şi că iniŃiativa schimbului de informaŃii
poate aparŃine oricărui angajat, de la orice nivel. Marile organizaŃii sau corporaŃii au departamente de
comunicare internă specializate. Acestea sunt cazurile ideale. Dar când nu avem un departament avem
libertatea de a comunica noi înşine. De exemplu, când elaborăm şi trimitem un comunicat de presă,
trebuie să avem grijă să transmitem înainte documentul, spre informare, colegilor noştri. Astfel ei se
vor simŃi respectaŃi şi conectaŃi la evenimentele din organizaŃie. Mai mult, prin acest gest vom evita
momentele neplăcute în care un angajat află din presă ce se petrece la locul său de muncă sau
surprizele la fel de neplăcute în care un jurnalist îi telefonează unui coleg pentru a-i cere detalii
suplimentare, iar colegul respectiv nu are nici cea mai vagă idee la ce anume se referă. La fel, nu e
nevoie să aşteptăm să fim „convocaŃi” la o şedinŃă „de sus”, putem să ne întâlnim în cadrul echipelor de
lucru pentru a îi informa pe toŃi membrii echipei cu privire la stadiul activităŃilor sau pentru a ne
consulta înainte de luarea unor decizii importante. Uneori, o întâlnire este mai eficientă decât un
schimb interminabil de mesaje de poştă electronică, dar în anumite condiŃii: întâlnirile trebuie să fie
organizate la intervale regulate, în funcŃie de volumul activităŃilor, trebuie să fie moderate de o
persoană desemnată în prealabil şi să faciliteze intervenŃia tuturor. Redactarea şi transmiterea în scurt
timp a unei minute a întâlnirii îi va ajuta pe participanŃi să îşi stabilească priorităŃile şi să respecte
termenele limită stabilite de comun acord.
Poate niciodată neajunsurile din sistemul de comunicare internă nu ies mai bine în evidenŃă
decât în situaŃiile de criză. AbsenŃa unui plan dedicat comunicării de criză, conjugată cu lipsa de
informaŃii în rândul personalului, va avea cu certitudine rezultate negative în ceea ce priveşte imaginea
şi credibilitatea organizaŃiei. Ca atare, comunicarea internă şi cea externă trebuie abordate şi
gestionate împreună, pentru că realizările uneia sunt de fapt succesul amândurora.

8
 1.3
1.3 Comunicarea
Comunicarea externă externă

Comunicarea externă include toate mesajele pe care instituŃia le transmite în afara ei. Ele
reflectă identitatea organizaŃiei din care faceŃi parte şi o promovează. Prin comunicarea externă
trebuie să furnizaŃi informaŃii corecte şi suficiente, în urma cărora să nu rămână goluri care pot fi uşor
umplute de persoane care nu sunt în cunoştinŃă de cauză.
Selectarea mesajelor şi a canalelor de comunicare trebuie să se bazeze pe criterii unitare şi
coerente. Spre exemplu, când oferiŃi informaŃii unui jurnalist, faceŃi tot posibilul să oferiŃi aceeaşi
informaŃie şi celorlalŃi jurnalişti pentru a nu crea, fără voie, efecte de discriminare care pot duce la
interpretări neplăcute.Pe de altă parte, când vă contactează un jurnalist care a făcut o investigaŃie
proprie şi vă cere un punct de vedere oficial sau detalii suplimentare, nu trimiteŃi aceste informaŃii
tuturor jurnaliştilor din lista dumneavoastră de presă, deoarece îi veŃi compromite investigaŃia şi
dreptul la exclusivitate pe care jurnalistul respectiv l-a obŃinut prin munca sa.
Atât timp cât reuşiŃi să vă creaŃi reputaŃia că transmiteŃi mesaje complete şi corecte, furnizate
pe criterii unitare, puteŃi beneficia de un element foarte important în comunicarea cu publicul
dumneavoastră şi anume: relaŃia de încredere reciprocă.

Canale de comunicare externă:

 Scrise: publicaŃii, rapoarte, comunicate de presă, scrisori,
buletine informative, materiale promoŃionale (poster,
pliant, broşură etc.)
 Audio-vizuale: radio/TV, materiale video
 Personale: interviuri, întruniri, conferinŃe, discursuri,
evenimente, prezentări
 Electronice: web, e-mail, intranet, CD-ROM

1.4 Beneficiile
1.4 Beneficiile comunicării
comunicării

Aduce prestigiu şi „imagine favorabilă” şi capitalizează beneficiile acestora;

Promovează produse sau servicii;

Detectează şi abordează problemele şi ocaziile favorabile;

Determină poziŃia organizaŃiei în abordarea publicurilor;

Stimulează bunăvoinŃa angajaŃilor / membrilor / beneficiarilor de servicii;

Previne şi rezolvă problemele de muncă şi potenŃialele scurtcircuite în fluxul de comunicare
externă şi internă;

Stimulează bunăvoinŃa comunităŃilor în care e reprezentată organizaŃia;

Depăşeşte concepŃiile greşite şi prejudecăŃile;

Previne atacurile;

9

Educă publicul cu privire la un punct de vedere/ perspectivă/ mentalitate/ schimbare de
atitudine;

Întăreşte capacitatea instituŃiei de a atrage personal cu înaltă calificare;

Cercetează atitudinile diverselor grupuri faŃă de organizaŃie;

DirecŃionează cursul schimbării

1.5.
1.5. Universul
Universul relaŃiilor relaŃiilor
publice publice

RelaŃiile publice sunt, adeseori, percepute într-un mod simplificator. Pe de o parte, sunt
confundate, într-un mod eronat, cu relaŃiile cu publicul – care fac obiectul unei activităŃi subordonate
biroului de relaŃii publice (acolo unde acesta există). Pe de altă parte, aria lor de cuprindere este
limitată în special la relaŃiile cu mass-media. În realitate, universul relaŃiilor publice este mult mai larg,
aşa cum o ilustrează graficul următor. PuteŃi testa dacă aveŃi o înŃelegere de ansamblu asupra acestui
domeniu aruncând o privire pe lista de invitaŃi la ultimul eveniment important organizat de instituŃia
dumneavoastră. Să presupunem că aŃi organizat o gală de premiere a performanŃelor, urmată de un mic
spectacol şi o strângere de fonduri. În mod normal, ar trebui să aveŃi în sală lideri de opinie (primar,
director de liceu, inspector şcolar, ierarh bisericesc sau vedetă de muzică sau de televiziune care s-a
implicat în cauza pentru care pledează evenimentul etc.), parteneri din domeniu (de exemplu,
organizaŃii guvernamentale sau neguvernamentale, locale sau internaŃionale), oameni de afaceri
importanŃi, beneficiari ai programelor dumneavoastră, jurnalişti, angajaŃi, potenŃiali finanŃatori
ş.a.m.d., în funcŃie de specificul evenimentului. Publicurile la care se expune o organizaŃie trebuie
variate în permanenŃă, pentru a îi creşte gradul de vizibilitate. Dacă o instituŃie nu variază niciodată,
nici măcar parŃial, lista de invitaŃi la o gală, de exemplu, ceea ce pare un succes deplin („da, am avut
sala plină!”), nu este decât un succes pe jumătate, pentru că mesajul a fost transmis între „noi şi-ai
noştri”. ÎncercaŃi de fiecare dată să aduceŃi ceva nou.

10
 Comunitatea
financiară

AcŃionari
Lideri de
opinie

Publicuri
RelaŃii
internaŃionale
cu
presa

RelaŃii cu
parteneri din
RelaŃii cu domeniu
consumatorii

Comunicări RelaŃii
de guvernamentale
marketing RelaŃii cu
angaj aŃii

RelaŃii RelaŃii
Afaceri
comunitare politice
publice

RelaŃii
cu minorităŃi

După Lesly, Philip, Lesly's Handbook of Public Relations and

Communications, McGraw-Hill, New-York, 1998

Figura 2: Universul relaŃiilor publice

O distincŃie terminologică necesară:

Elefantul

 “…Dacă vine un circ ambulant în oraş, iar tu inscripŃionezi o pancartă cu textul

“Circul vine la târg duminică”, aceasta e reclamă.
 Dacă pui pancarta în spatele unui elefant pe care îl plimbi prin oraş, aceasta e
promovare.
 Dacă elefantul trece prin rondul de flori al primăriei, aceasta e publicitate.
 Şi dacă reuşeşti să-l faci pe primar să râdă de asta, acestea sunt relaŃii publice.”

11
2. RelaŃiile cu mass-media
2. RelaŃiile cu mass-media

Moto:

„Indiferent de domeniu, politica de informare publică a organizaŃiilor poate fi reactivă (de

simplă reacŃie la informaŃiile aflate în circulaŃie în mass-media, în mediile publice) sau activă
(organizaŃiile având în permanenŃă iniŃiativa preparării şi difuzării mesajelor prin canalele interne şi
externe). O politică ofensivă, activă în relaŃiile cu mass-media presupune: cunoaşterea profilului mass-
media; stabilirea contactului şi menŃinerea unui flux informaŃional continuu către mass-media (prin
tehnici specifice de relaŃii publice); monitorizarea şi evaluarea mesajelor mass-media.”1

„În relaŃiile lor cu presa, majoritatea organizaŃiilor îşi construiesc strategii de comunicare
bazate pe un model asimetric: ele transmit informaŃii presei şi urmăresc felul în care aceste mesaje
sunt preluate şi prelucrate de instituŃiile mass-media; uneori, nemulŃumite de comportamentul presei,
ele transmit noi mesaje, de tip <drept la replică>, fără să efectueze însă o evaluare internă a propriului
sistem de comunicare cu presa şi, în general, cu mediul extern. ExperienŃa arată că organizaŃiile au
tendinŃa de a învinui factorii externi pentru imaginea lor negativă şi că ele nu caută, în urma
evaluărilor, să îşi modifice politica de comunicare internă şi externă, să îşi schimbe structura
organizatorică ori strategiile manageriale.”2

RelaŃiile cu presa trebuie să se bazeze pe un schimb de informaŃii consecvent, deschis, la

intervale regulate, întreŃinut cu jurnaliştii de la toate organizaŃiile de media indiferent de suportul de
comunicare al acestora (audio-vizual, scris, electronic) sau de nivelul de audienŃă (regional, naŃional sau
specializate pe un domeniu anume).
Jurnaliştii preferă contactul direct cu reprezentanŃii instituŃiilor de care sunt interesaŃi, pentru
a obŃine informaŃii complexe, comentarii sau clarificări. CorespondenŃa o folosesc pentru informaŃii
simple, concise, factuale.
Pentru a ajunge la o relaŃie de încredere reciprocă şi colaborare cu presa, trebuie să acŃionaŃi
cu profesionalism, promptitudine, într-un mod corect şi transparent.

1
Iacob, Dumitru şi Cismaru, Diana-Maria, RelaŃiile publice: eficienŃă prin comunicare, Bucureşti, Editura
Comunicare.ro, 2003, p. 25
2
Coman, Cristina, RelaŃiile publice: principii şi strategii, Iaşi, Editura Polirom, 2001, p. 145

12
2.1. Redactarea comunicatului de presă
2.1. Redactarea comunicatului de presă

Comunicatul de presă este un instrument prin care informaŃi presa cu privire la activităŃile
instituŃiei, iar prin intermediul presei, informaŃi publicul larg. Pentru a fi publicat, comunicatul trebuie
să conŃină o informaŃie nouă şi care să fie de interes pentru o categorie importantă de public.
Jurnalistul este cel care hotărăşte dacă va publica sau nu comunicatul, dacă îl va publica integral sau
parŃial, dacă îl va modifica sau nu. Pentru a creşte şansele unui comunicat de a apărea în presă,
informaŃia pe care o prezintă trebuie să fie relevantă pentru public, să aducă un element de noutate, să
fie clară, uşor de citit şi de înŃeles, să includă maximum de informaŃie în cât mai puŃine cuvinte şi să fie
adaptată contextului local şi general. Cu alte cuvinte, caracteristicile principale ale ştirii de presă
trebuie să se regăsească în comunicatele remise presei. Materialele trebuie concepute de la bun început
astfel încât să corespundă acestor cerinŃe şi, în plus, să respecte stilul jurnalistic. Nu în ultimul rând,
este foarte important să respectaŃi regulile de identitate vizuală ale instituŃiei (logo, antet etc). În
cazul proiectelor finanŃate de Uniunea Europeană, e obligatoriu să respectaŃi Manualul de identitate
vizuală disponibil pe site-ul ReprezentanŃei Comisiei Europene în România, la adresa:
http://www.infoeuropa.ro/manualdeidentitate/.
Notă: Odată cu intrarea in vigoare a sistemului de descentralizare extinsă, în decembrie 2006,
contractarea, monitorizarea şi implementarea fondurilor europene se realizează de către AutorităŃile contractante
române prin sistemele proprii de control şi verificare. În acest context, AutorităŃilor române le revine şi
responsabilitatea verificării şi monitorizarea aplicării regulilor de identitate vizuală folosite în activităŃile de
informare şi comunicare derulate cu fonduri Phare, Ispa şi Fonduri Structurale.

1. Structura comunicatului de presă

1. Structura comunicatului de presă

Titlul trebuie să fie scurt, de impact, explicit, să stârnească interesul jurnalistului, să atragă
atenŃia asupra unor acŃiuni, decizii, realizări, idei noi. Titlul trebuie să fie simplu, direct, cu verbe la
moduri ale diatezei active şi trebuie să ofere o perspectivă clară asupra subiectului tratat de
comunicatul de presă.
Primul paragraf constituie esenŃa informaŃiei şi trebuie să răspundă la întrebările: cine, ce,
unde, când, cum şi de ce. E bine ca acest paragraf să nu depăşească 5 sau 6 rânduri.
Al doilea paragraf detaliază ideile expuse în primul paragraf. Dacă acesta prezintă faptele noi şi
importante, al doilea prezintă circumstanŃele, motivele, explicaŃiile, consecinŃele, deci argumentează.
Al treilea paragraf poate să conŃină o declaraŃie a directorului sau a altui oficial relevant, dacă
subiectul se pretează la un citat. În general, o declaraŃie dă culoare, dar şi greutate textului, iar
datorită exprimării orale adaugă o nuanŃă de naturaleŃe.
În încheiere se trec datele de contact pentru informaŃii suplimentare (persoană de contact,
funcŃie, număr de telefon, fax şi adresa de poştă electronică).

13
2. 2. Stilul
Stilul comunicatului
comunicatului de presă de presă

Pentru a fi uşor de înŃeles căutaŃi să scrieŃi cât mai simplu şi concis, utilizând fraze scurte.
Textul trebuie să fie limpede şi să conŃină cuvinte concrete; evitaŃi jargonul administrativ. De
asemenea, evitaŃi enumerările lungi şi inversarea ordinii cuvintelor pentru a diminua confuziile şi tonul
preŃios. Este important pentru jurnalişti să folosiŃi date şi cifre care se pot verifica uşor în prealabil.
ScrieŃi corect şi complet numele de persoane, funcŃii, instituŃii şi localităŃi.
Tonul comunicatului trebuie să fie factual şi neutru. Cel mai bine este să evitaŃi elementele
stilistice care sugerează o atitudine părtinitoare; ocoliŃi judecăŃile de valoare, superlativele sau
comparaŃiile flatante, cu alte cuvinte, evitaŃi tonul publicitar.
Nu în ultimul rând, acordaŃi mare atenŃie redactării textului, din punct de vedere ortografic.
RecitiŃi textul pentru verificare.
PuteŃi anexa fotografii relevante pentru ştirea în cauză. Redactorii le vor aprecia.

Caracteristicile mesajului:

 clar, concis, convingător, puternic, relevant

 apropiat valorilor şi culturii audienŃei
 concentrat pe nevoia audienŃei
 răspunde la întrebarea: “Şi la ce-mi foloseşte?”

14
 3. 3. Forma
Forma comunicatului
comunicatului de presă de presă

Margine: 2,5 cm

Sigla instituŃiei / antet

Număr de înregistrare
PENTRU DIFUZARE IMEDIATĂ sau
Margine: EMBARGO până la data..., ora...
2,5 cm Data emiterii
Margine:
2,5 cm
Comunicat de presă

Titlu (informativ)

Primul paragraf – mesajul esenŃial, maximum 5-6 rânduri

ScrieŃi la
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- două
rânduri
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- pentru ca
textul să
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- fie uşor de
citit, iar
jurnaliştii
Al doilea paragraf – detaliază ideile, să aibă
spaŃiu
prezintă circumstanŃele, motivele, explicaŃiile, consecinŃele... pentru
notiŃe,
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- modificări
etc
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

AtenŃie:
DeclaraŃie “.................” a directorului sau a altui oficial relevant (scrieŃi corect şi
• nu se
complet numele, funcŃia şi instituŃia pe care o reprezintă persoana) subliniază
cuvinte, fraze,
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ titlu
• se scriu cu
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ majuscule numai
titlurile,
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ începuturile de
fraze şi numele
proprii
Pentru informaŃii suplimentare, vă rugăm să contactaŃi (nume, funcŃie, instituŃie, •nu se pun
puncte între
număr de telefon, fax, adresă de poştă electronică) iniŃialele care
compun o
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- abreviere

Margine: 2,5 cm

15
 Vezi 3 exemple de comunicate de presă în Anexele 1, 2 şi 3!

Comunicatele pot fi:

 de tip anunŃ: lansarea unui proiect, adoptarea unei noi strategii noi etc.
 de tipul „ştiri create”: evenimente organizate pentru atragerea atenŃiei mass-media - recepŃii,
ceremonii oficiale, concerte etc.;
 de tipul ştiri scurte: evenimente neprevăzute - prezentaŃi faptele aşa cum se petrec; reveniŃi
cu informaŃii despre soluŃionarea problemelor apărute;
 de tip replică: enunŃuri scurte sau comunicate de presă în care poziŃia instituŃiei faŃă de o
anumită problemă este prezentată detaliat şi argumentat; însoŃite de alte acŃiuni.

4. Difuzarea
4. Difuzarea comunicatului
comunicatului de presă de presă

În primul rând, consultaŃi lista de contacte de presă (fişierul de presă), verificaŃi dacă lista este
actualizată şi transmiteŃi comunicatul tuturor canalelor de presă, fără a favoriza anumite canale pe
motiv că ar fi mai importante sau mai influente decât altele. ToŃi jurnaliştii trebuie informaŃi la timp, în
mod egal şi simultan, în măsura în care este posibil. Astfel veŃi câştiga încrederea, respectul şi
cooperarea presei.
Când trimiteŃi un comunicat, luaŃi în considerare termenele de predare ale jurnaliştilor, pe
principiul „cu cât mai devreme de dimineaŃă, cu atât mai bine”, pentru că jurnalistul are nevoie de
timp pentru transformarea comunicatului în ştire. Zilele recomandate sunt zilele de luni şi marŃi, dat
fiind că sunt mai puŃin aglomerate. E bine să cunoaşteŃi modalitatea de corespondenŃă preferată de
fiecare jurnalist în parte (poştă electronică, fax sau ambele). Deşi în România nu este o metodă foarte
răspândită, comunicatele de presă pot fi transmise la redacŃie cu precizarea „embargou până la ora X”,
unde „X” e ora până la care jurnalistului i se cere să nu publice materialul.

5. Monitorizare
5. Monitorizare

După transmiterea comunicatului de presă, monitorizaŃi toate canalele de presă o perioadă

determinată de timp. În realizarea revistei presei faceŃi o analiză cantitativă: în câte publicaŃii a apărut
textul, câte posturi de radio şi televiziune au preluat materialul, dar şi o analiză calitativă: ce fel de
canale de presă au preluat comunicatul, în publicaŃiile scrise - la ce pagină şi la ce rubrică a apărut,
cum a fost difuzat: integral, modificat, parŃial, deformat, dacă a fost reprodus ca atare sau a fost
însoŃit de comentarii şi informaŃii suplimentare aparŃinând redacŃiei.
De asemenea, faceŃi o analiză a tonului jurnalistic: neutru, negativ sau pozitiv.În acest fel veŃi
putea vedea dacă efectul a fost cel dorit, vă veŃi cunoaşte interlocutorii din presă mai bine, pentru că
veŃi afla cum a tratat fiecare subiectul pe care l-aŃi promovat şi vă veŃi da seama ce anume trebuie să
îmbunătăŃiŃi data următoare.

16
 2.2 Organizarea conferinŃei de presă
2.2 Organizarea conferinŃei de presă

Înainte de a vă pregăti pentru o conferinŃă de presă puneŃi în balanŃă daca subiectul va trezi
suficient interes pentru ca jurnaliştii să vină la conferinŃă şi apoi să scrie despre subiectul pe care l-aŃi
prezentat sau dacă nu cumva subiectul respectiv poate fi dat publicităŃii doar prin transmiterea unui
comunicat de presă sau prin publicarea unei ştiri pe pagina de internet a instituŃiei.
Mai întâi de toate, trebuie să stabiliŃi care este mesajul pe care organizaŃia doreşte să îl lanseze
prin intermediul conferinŃei de presă. ConsultaŃi-vă colegii şi evaluaŃi în mod obiectiv interesul pentru
public al mesajului. Nu e suficient, de exemplu, să marcaŃi un pas important pe care îl face organizaŃia,
ci trebuie să prezentaŃi ce consecinŃe şi ce impact va avea schimbarea respectivă asupra partenerilor şi
a beneficiarilor instituŃiei. ConferinŃa de presă este un bun exerciŃiu de empatie: e necesar nu doar să
vă formulaŃi mesajele şi să alegeŃi cele mai potrivite canale, ci şi să încercaŃi să anticipaŃi cum vor
reacŃiona jurnaliştii şi publicul la ele. Trebuie să ştiŃi nu doar ce vreŃi să spuneŃi, ci şi ce aşteaptă presa
de la o prezentare: cifre, date concrete, elemente senzaŃionale, factorul uman ş.a.m.d. E necesar să
ştiŃi tot ceea ce puteŃi spune, dar şi ceea ce nu puteŃi spune, din motive obiective (de exemplu, pentru
că ar încălca prevederile Legii nr. 677/ 2001 pentru protecŃia persoanelor cu privire la prelucrarea
datelor cu caracter personal şi libera circulaŃie a acestor date).
Până la organizarea propriu-zisă a conferinŃei de presă, scrieŃi comunicatul de presă, astfel
încât să vă stabiliŃi foarte clar şi mesajul pe care vreŃi să îl transmiteŃi presei şi implicit publicului larg.
Comunicatul de presă se va păstra până în momentul în care începe conferinŃa. DistribuiŃi-l jurnaliştilor
direct, la conferinŃa de presă şi, în plus, trimiteŃi-l prin fax sau e-mail la redacŃii la ora de deschidere a
conferinŃei.

În acest moment puteŃi demara pregătirile pentru organizarea conferinŃei de presă! Cel mai bine
este să vă faceŃi o listă cu toate etapele pe care trebuie să le parcurgeŃi

Ce trebuie să avem în vedere la organizarea conferinŃei:

1. Programare
2. Loc de desfăşurare
3. FacilităŃi tehnice
4. InvitaŃii
5. Mapă de presă
6. Moderator
7. Monitorizare de presă

17
1. 1. Programare
Programare

Când stabiliŃi data şi ora conferinŃei de presă, aveŃi în vedere evenimentele „concurente”.
InteresaŃi-vă ce evenimente sunt programate de instituŃiile partenere sau concurente, cercetaŃi paginile
de internet ale instituŃiilor din domeniu sau ale agenŃiilor de presă.
LuaŃi în considerare termenele de predare a materialelor din punctul de vedere al jurnaliştilor!
E recomandabil să organizaŃi conferinŃa de presă în zilele de luni până joi, la orele 10.00 sau 11.00, iar
conferinŃa să nu dureze mai mult de o oră astfel încât jurnaliştii să aibă timp să ia interviuri în
exclusivitate, să facă fotografii, să monteze imaginile luate în timpul conferinŃei, să obŃină clarificări
sau informaŃii suplimentare (dacă este cazul) şi să scrie materialul.

2. Locul de desfăşurare
2. Locul de desfăşurare

Cel mai bine ar fi să organizaŃi conferinŃa de presă în sala de întâlniri a instituŃiei

dumneavoastră, dacă spaŃiul respectiv vă permite. Dacă nu, sala pe care o veŃi alege trebuie să
îndeplinească următoarele cerinŃe minime:
• Să fie uşor accesibilă (un loc suficient de cunoscut în oraş, eventual în centru) –
oferiŃi informaŃii clare referitoare la adresă şi opŃiunile de transport
• Să fie iluminată adecvat (să aibă lumină naturală, în nici un caz lumină de
neon), să aveŃi spaŃiu în care să instalaŃi prezidiul (să nu fie în faŃa unei ferestre, astfel încât
imaginile video şi fotografiile să nu fie luate contra luminii)
• Să aibă suficiente prize atât pentru aparatura dumneavoastră (instalaŃie de
sunet, microfoane, laptop, videoproiector) cât şi pentru aparatura jurnaliştilor
• Să aveŃi posibilitatea sau permisiunea, în cazul unei săli închiriate, să marcaŃi
accesul către sală cu indicatoare, afişe etc.

Organizarea spaŃiului din sala de conferinŃe:

Sala se poate aranja tip amfiteatru. În acest caz, trebuie să aveŃi grijă ca rândurile de scaune să
fie despărŃite de un culoar central, astfel încât cameramanii şi fotografii să poată avea acces pentru a
filma vorbitorii din faŃă.
A doua modalitate de a aranja sala este în formă de U, de această dată trebuie permis accesul
în interior al echipelor TV, pentru filmare frontală.

Este convenabil să aveŃi un spaŃiu de primire, o încăpere suplimentară pentru întâmpinarea şi

înregistrarea jurnaliştilor, unde după conferinŃă puteŃi organiza interviuri sau întâlniri neoficiale cu un
mic bufet (cafea, apă minerală etc).

18
 Atât sala de conferinŃă cât şi spaŃiul de primire trebuie personalizate: utilizaŃi imaginea
instituŃiei (logo, poster, drapel, banner, publicaŃii etc.), semnalizaŃi accesul.

3. FacilităŃi
3. FacilităŃi tehnice
tehnice

Ideal este să puteŃi închiria echipament de sunet profesionist, inclusiv pupitru (pentru captarea
sunetului de către jurnaliştii din presa audio-video). Trebuie să vă asiguraŃi că aveŃi în jur de trei
microfoane fixe la “prezidiu” sau “tribuna” pentru vorbitori şi două sau mai multe microfoane mobile
pentru public în funcŃie de mărimea sălii şi numărul de persoane invitate.
Dacă vreŃi să prezentaŃi materiale în format electronic, asiguraŃi-vă că aveŃi la îndemână un
laptop şi un videoproiector cu ecran. Dacă materialele de prezentat sunt pe CD, memory stick sau
dischetă, copiaŃi-le în memoria calculatorului, ca să nu vă facă surpriza să nu se deschidă sau să se
blocheze.
Dacă participă şi persoane care au nevoie de traducere, aveŃi nevoie de instalaŃie de traducere
simultană, microfoane şi căşti.
Nu uitaŃi să contractaŃi un fotograf sau, dacă nu aveŃi resurse pentru asta, rugaŃi un coleg să
facă fotografii pentru arhiva instituŃiei.
Toate echipamentele tehnice trebuie închiriate în timp util, aşa că nu lăsaŃi comandarea şi
contractarea lor pe ultimul moment.

VerificaŃi
Cu cel puŃin o oră înainte verificaŃi dacă: lumina funcŃionează, prizele merg,
legătura dintre videoproiector şi laptop funcŃionează fără probleme, materialele de prezentat se
deschid pe calculator şi se văd bine din diferite unghiuri pe ecran, toŃi cei care au un rol în organizarea
sau desfăşurarea conferinŃei ştiu ce au de făcut şi sunt pregătiŃi.

4. InvitaŃiile
4. InvitaŃiile

AnunŃurile privind conferinŃa de presă trebuie transmise către jurnalişti cu o săptămână înainte
de conferinŃă. PropoziŃia / sintagma din anunŃ referitoare la subiect trebuie să fie similară cu titlul
comunicatului de presă ulterior.
InvitaŃiile trebuie să conŃină toate detaliile relevante despre subiect, ora şi locul de
desfăşurare, astfel încât să stârnească interesul presei şi să stimuleze jurnaliştii să participe la
conferinŃă pentru a primi toate informaŃiile. În ceea ce priveşte conŃinutul, nu e nevoie de prea multe
detalii, pentru că „grosul” informaŃiei urmează a fi livrat prin comunicatul de presă şi la conferinŃa de
presă.

InvitaŃiile pot fi personale sau nenominale. Dacă nu cunoaşteŃi nume, adresaŃi-le redactorului-
şef şi/sau şefului de departament (social, actualitate, după caz), identificat în caseta redacŃională sau

19
pe site-ul de internet. Cu două trei zile înainte de eveniment contactaŃi jurnaliştii, pentru confirmările
de participare. Confirmările sunt baza eliberării de acreditări (unde este cazul) - acreditările sunt
legitimaŃiile de acces în instituŃiile care au reguli stricte de securitate, cum ar fi ministerele,
parlamentul şi altele.

Pe invitaŃie, ca şi pe comunicatul de presă, este trecută o persoană de contact care urmează să

ofere detalii referitoare la eveniment. Persoana de contact indicată în invitaŃie trebuie să fie pregătită
pentru solicitările de informaŃii suplimentare. E bine să arate deschidere şi amabilitate, dar să nu ofere
mai multe informaŃii decât e nevoie la momentul respectiv despre subiectul conferinŃei, ci să se axeze
mai mult pe detaliile logistice. Este posibil să fie nevoie să retransmiteŃi anumite informaŃii la scurt
timp înaintea conferinŃei dacă o invitaŃie nu a ajuns la timp, nu a ajuns unde trebuie etc. Tot persoana
de contact, care de obicei este persoana responsabilă cu comunicarea, poate să programeze declaraŃii
colaterale sau interviuri în exclusivitate. Nu uitaŃi să ŃineŃi evidenŃa tuturor invitaŃiilor trimise: aceasta
vă va ajuta la monitorizarea participării la conferinŃă.
Vezi un exemplu de invitaŃie de presă în Anexa 4!

5. Mapa
5. Mapa de presă
de presă

Mapa de presă reprezintă imaginea instituŃiei. Poate fi inscripŃionată cu titlul conferinŃei, dacă
resursele financiare vă permit acest lucru. În caz contrar, pot fi utilizate alte mape personalizate cu
numele/ logoul organizaŃiei.

Mapa de presă trebuie să conŃină cópii ale materialelor prezentate pe durata conferinŃei de
presă:
 Comunicat de presă (acesta trebuie transmis către mass-media în momentul în care începe
conferinŃa)
 Lista vorbitorilor şi a organizatorilor (nume complet, funcŃie, instituŃie)
 Prezentări ale programelor/ activităŃilor organizaŃiei
 Materiale promoŃionale (pix şi carnet inscripŃionate)
 Ecuson nominal (lista participanŃilor)

AveŃi grijă să aveŃi suficiente materiale multiplicate, broşuri, pliante, CD-uri pentru toŃi
participanŃii, numărul lor ar trebui cunoscut în funcŃie de confirmările de participare, plus câteva
materiale de rezervă.

20
6. 6. Moderatorul
Moderatorul

Moderatorul este ofiŃerul de presă sau persoana care conduce conferinŃa, adică persoana cu cea
mai înaltă funcŃie dintre vorbitori.
Ar fi bine ca moderatorul să organizeze, cu o zi înaintea conferinŃei o întâlnire cu vorbitorii
pentru a stabili împreună desfăşurătorul evenimentului. Moderatorul întâmpină invitaŃii în sală şi
deschide conferinŃa prezentând subiectul acesteia şi pe vorbitori. Face o scurtă introducere şi dă
cuvântul vorbitorilor pe rând, conform planului prestabilit. După discursurile vorbitorilor, care nu
trebuie sa depăşească 10 minute de fiecare, moderatorul invită jurnaliştii să pună întrebări, clarifică
întrebările neclare, mediază relaŃia între vorbitori şi auditoriu şi stopează devierile de la subiect.
Moderatorul este cel care face invitaŃia de încheiere a conferinŃei şi invită publicul în sala
adiacentă, în care de obicei este pregătit un mic bufet organizat în funcŃie de resurse. Moderatorul
stimulează contactele personale, interviurile colaterale şi cele viitoare etc.

7. Monitorizarea presei
7. Monitorizarea presei

Monitorizarea de presă trebuie începută din ziua în care sunt trimise invitaŃiile. Ea va continua
cinci zile după eveniment, în cazul presei cotidiene, şi treizeci de zile pentru revistele cu apariŃie
lunară şi în unele cazuri chiar mai mult timp pentru mass-media de specialitate.

21
 De verificat:

Înainte
 Redactarea comunicatul de presă √
 Verificarea şi actualizarea listei de contacte de presă √
 Mapa de presă (obŃinerea şi pregătirea tuturor documentelor din mapă, plus câteva foi √
albe şi pixuri)
 Contractarea fotografului √
 Actualizarea listei invitaŃilor/ mass-media în funcŃie de confirmări √
 Realizarea comunicării cu presa/ invitaŃii (definirea interesului, aranjarea de interviuri √
colaterale)
 Contractarea şi organizarea locaŃiei (banner, poster, afişaje, materiale promoŃionale √
etc.)
 Verificarea disponibilităŃii şi funcŃionării tuturor echipamentelor tehnice (instalaŃie de √
sunet, microfoane fixe, microfoane mobile, video-proiector, ecran, laptop etc)
 Retransmiterea unor comunicări √

În timpul
 Livrarea de materiale suficiente (prevedeŃi neprevăzutul) √
 Aranjamente privind locaŃia (prezidiu, acces pentru jurnalişti, afişare simboluri √
organizaŃionale, mapele de presă la locul lor)
 Birou recepŃie (cărŃi de vizită; listă de înregistrare cuprinzând: numele, instituŃia, data √
publicării/difuzării)
 ÎntâmpinaŃi invitaŃii √
 Angajarea de interviuri colaterale √
 Transmiterea prin e-mail sau fax a comunicatului de presă √
 DaŃi instrucŃiuni precise fotografului √
 ÎncepeŃi monitorizarea de presă √

După
 ContinuaŃi monitorizarea de presă √
 AlcătuiŃi un dosar de presă şi un raport de evaluare a reflectării subiectului/ √
subiectelor în presă
 UrmăriŃi proactiv prezenŃa în presă: publicaŃiile săptămânale/ lunare, emisiunile radio √
şi TV pot avea nevoie de informaŃii suplimentare, specifice fiecărui canal
 Parteneri, donatori, sponsori, suporteri √

22
Câteva îndrumări practice:

• Ar fi bine ca numărul vorbitorilor să nu depăşească trei persoane. AlŃi colegi din sală pot răspunde la
întrebări specifice, tehnice.
• RugaŃi-i pe vorbitori să nu depăşească şapte minute pentru prezentări, cel mult zece.
• PregătiŃi-vă notiŃe care să vă reamintească toate punctele de discuŃie şi alte informaŃii de care
aveŃi nevoie şi ŃineŃi-le la îndemână.
• ÎncurajaŃi dialogul liber, deschis, dar rămâneŃi la subiectul principal al conferinŃei.
• Nu încercaŃi să acoperiŃi toate aspectele colaterale care pot apărea în timpul sesiunii de întrebări şi
răspunsuri. Acestea pot fi abordate separat, cu jurnalistul interesat, după încheierea conferinŃei.
• Nu permiteŃi devierile de la subiectul conferinŃei de presă.
• Dacă aşteptaŃi echipe de televiziune, evitaŃi să purtaŃi prea mult alb, dungi subŃiri sau picăŃele, sau
culori contrastante.

23
 3. Elaborarea unei strategii de comunicare
3. Scrierea unei strategii de comunicare

Înainte de a începe să redactaŃi o strategie de comunicare, răspundeŃi la următoarele întrebări:

 Are comunitatea cu adevărat nevoie să afle despre iniŃiativa, strategia sau programul pe care îl
comunicaŃi?
 Care este perspectiva comunităŃii asupra acestora, prin comparaŃie cu perspectiva instituŃiei
dvs.?
 Există un motiv clar definit pentru care să implementaŃi campania?
 Ce beneficii va avea publicul prin expunerea la mesaj?
 Face campania parte integrantă dintr-un plan de dezvoltare strategică sau un program?
 Propune un “apel la acŃiune”, prin care i se cere comunităŃii să facă ceva concret ca reacŃie la
efortul de comunicare?

O campanie de informare trebuie:

 Să nu fie iniŃiată dacă însăşi necesitatea ei nu este demonstrată cu argumente;
 Să identifice cu precizie grupurile Ńintă;
 Să se bazeze pe o cercetare adecvată, special concepută pentru a servi scopurilor campaniei.

Ce putem realiza printr-o campanie de informare?

GândiŃi obiectivele campaniei în următorul cadru:

 Ce doriŃi să ştie publicul Ńintă?
 Ce doriŃi să simtă cu privire la subiect?
 Ce doriŃi să facă, practic, publicul Ńintă?

Cum ne ajută cercetarea?

 E nevoie sau nu de o campanie de informare;

 Ce poate realiza campania, în mod realist;
 Cine sunt oamenii la care vrem să ajungem (publicul Ńintă) şi unde sunt poziŃionaŃi;
 Care sunt cunoştinŃele, atitudinile şi comportamentele actuale ale publicului Ńintă;
 Care sunt mesajele adecvate pe care să le lansăm;
 Cum (prin ce canale) pot fi transmise în mod optim mesajele;
 Care sunt factorii de motivare şi barierele publicului faŃă de subiect, precum şi atitudinile şi
comportamentele dezirabile.

24
 Să începem!

Înainte de a declanşa strategia de comunicare, trebuie să puteŃi răspunde cu “DA” la următoarele

întrebări:
 ŞtiŃi cu adevărat ce vreŃi să facă publicul Ńintă ca rezultat al receptării mesajului?
 AnticipaŃi cum va reacŃiona publicul la mesaj?
 AŃi fixat obiective clare, realiste şi măsurabile?
 AŃi desfăşurat o cercetare pentru fundamentarea strategiei?
 V-aŃi însuşit rezultatele cercetării şi implicaŃiile acestora?
 ŞtiŃi exact cu cine vreŃi să comunicaŃi (puteŃi descrie publicul/ publicurile Ńintă)?
 ŞtiŃi cum să ajustaŃi mesajele de campanie, astfel încât să aveŃi încredere că vor fi interesante
şi convingătoare pentru publicul Ńintă?
 AŃi luat în considerare nevoile categoriilor de public speciale?
 AŃi stabilit bugetul campaniei?
 SunteŃi conştienŃi şi înŃelegeŃi factorii sau evenimentele care ar putea afecta desfăşurarea
campaniei?
 V-aŃi format o idee precisă cu privire la procesul de aprobare internă şi externă a strategiei de
comunicare, de selectare a consultanŃilor (dacă este cazul) şi de aprobare a conceptelor
creative?
 AŃi planificat perioada în care va fi implementată campania?
 AveŃi aşteptări realiste de la rezultatele campaniei, în raport cu perioada de desfăşurare şi
bugetul acesteia?

Etapele cuprinse de textul strategiei de comunicare

1. Introducere
2. Context
3. Justificarea campaniei
4. Cercetări curente sau anterioare
5. AcŃiuni de comunicare anterioare
6. Considerente esenŃiale
7. Scopul programului
8. Scopul comunicării
9. Obiectivele de comunicare
10. Publicuri Ńintă
11. Mesaje-cheie
12. Instrumente de comunicare
13. Rezolvarea situaŃiilor de criză
14. Rolul consultanŃilor
15. Cercetare şi evaluare

25
16. Managementul proiectului
17. Buget
18. Calendar de activităŃi

Ce scriem la fiecare dintre etapele / capitolele menŃionate mai sus?

1. Introducere
 MenŃionaŃi în termeni generali de ce dezvoltaŃi strategia de comunicare, la ce se
referă şi cine este responsabil pentru program şi strategia de comunicare.
2. Context
 OferiŃi un cadru cuprinzător al circumstanŃelor care au generat nevoia de a
comunica cu privire la subiect, de exemplu: iniŃiativa a rezultat dintr-o hotărâre
guvernamentală sau o cercetare; răspunde cererilor din partea clienŃilor; face parte
dintr-o nouă propunere de strategie etc.
3. Justificarea campaniei
 ExplicaŃi motivaŃia campaniei de comunicare.
 AduceŃi argumente privind necesitatea campaniei şi descrieŃi acŃiunile aşteptate din
partea publicului Ńintă ca rezultat al receptării mesajelor.
 Cum beneficiază publicul de pe urma campaniei?
4. Cercetări curente sau anterioare
 Cercetare primară, realizată special pentru campanie;
 Cercetare de marketing pentru evaluarea impactului unor campanii anterioare pe
aceeaşi temă;
 Cercetare întreprinsă pentru a sprijini dezvoltarea unei strategii/ unui program;
 Cercetare de la altă instituŃie sau departament cu privire la un subiect colateral;
 Statistici relevante sau date demografice;
 Analiza proceselor consultative;
 AnexaŃi cópii sau rezumate ale rapoartelor de cercetare citate.
5. AcŃiuni de comunicare anterioare
 Dacă aŃi mai organizat campanii de informare despre acelaşi subiect, oferiŃi detalii
privind:
o publicurile Ńintă;
o obiectivele de comunicare;
o mesajele cheie;
o când şi cum aŃi comunicat;
o eficienŃa respectivei campanii de comunicare.
6. Considerente esenŃiale
o SintetizaŃi orice alte aspecte care trebuie luate în considerare în implementarea
campaniei:
o Probleme privind furnizarea de servicii;

26
 o Managementul instituŃiilor partenere implicate;
o Reflectarea în presă a subiectului;
o Procese de consultări;
o Contextul social şi economic; sau
o Abordarea şi gestionarea punctelor de vedere opuse.
7. Scopul programului
 Aduce o perspectivă integratoare asupra campaniei şi va arăta cum se încadrează
aceasta în program, astfel încât să îndeplinească rezultatele dorite.
8. Scopul comunicării
 Scurtă descriere a rezultatelor prevăzute ale strategiei de comunicare.
 FiŃi realişti cu privire la ce poate realiza campania, în raport cu durata, bugetul şi
resursele disponibile.
9. Obiective de comunicare
 Obiectivele clare, specifice şi măsurabile sunt cheia succesului activităŃilor de
informare;
 Sarcinile (responsabilităŃile) sunt ceea ce dumneavoastră (sau consultanŃii) faceŃi pentru
realizarea obiectivelor şi descrierea lor începe de obicei cu “Să dezvolte…”, “Să
implementeze…” etc.
 Obiectivele sunt ceea ce speraŃi să realizaŃi prin activităŃile de informare (şi anume, ce
rezultate) şi descrierea lor începe de obicei cu “Să consolideze…”, “Să informeze…” etc.
10. Publicuri Ńintă
 Comportament actual;
 Nivel de conştientizare;
 Nivel de cunoaştere;
 Metode preferate de receptare a informaŃiei;
 MotivaŃie/bariere faŃă de receptarea, înŃelegerea şi acceptarea informaŃiei (NE CRED?).
 Public Ńintă primar / Public Ńintă secundar / Parteneri/ Publicuri cu nevoi speciale
11. Mesaje-cheie
 Un mesaj-cheie eficient trebuie să conŃină detalii despre programul şi strategia pe care
le promovează, despre beneficiile iniŃiativei pentru publicul-Ńintă, precum şi un “apel la
acŃiune” adresat receptorilor.
 Mesajul-cheie trebuie să sintetizeze scopul comunicării în cât mai puŃine cuvinte posibil.
 În această etapă, mesajul-cheie nu trebuie confundat cu sloganul campaniei care va
urma.
12. Instrumente de comunicare
 O combinaŃie de reclame în presă, promovare în presă, relaŃii publice, acŃiuni de
informare directă, evenimente, relaŃii comunitare etc. Pot fi identificate alternative, în
funcŃie de bugetul disponibil, de specificul descris în capitolul “Context”, dar înainte de
a trece la acŃiune.
13. Rezolvarea situaŃiilor de criză

27
  Cum să facem faŃă problemelor neprevăzute care necesită o atenŃie imediată şi o
abordare eficientă.
14. Rolul consultanŃilor: Beneficii
15. Cercetare şi evaluare
 Testare de concepte (pentru a fundamenta selecŃia agenŃiilor de publicitate şi a rafina
forma finală a conceptelor creative şi a produselor);
 Monitorizarea campaniei (testare de strategii, rapoarte privind acoperirea subiectului în
presă, număr de persoane expuse la mesaj etc.);
 Postevalurea rezultatelor campaniei (modificări de atitudine în rândul publicului Ńintă,
de comportament etc.)
16. Managementul proiectului
 roluri şi responsabilităŃi ale membrilor echipei manageriale a campaniei, inclusiv ale
altor departamente din instituŃie.
17. Buget
 fiŃi specifici
18. Calendar de activităŃi
 planificaŃi cu atenŃie faŃă de factorii externi şi fiŃi specifici

28
 ANEXE

Anexa 1
Comunicat de presă – Ministerul Afacerilor Sociale şi SănătăŃii, Finlanda
Anexa 2
Comunicat de presă – Lansare magazin „La Strada Deco”
Anexa 3
Comunicat de presă – Ministerul Muncii, Familiei şi EgalităŃii de Şanse, România
Anexa 4
InvitaŃie de presă - Ministerul Muncii, Familiei şi EgalităŃii de Şanse, România

29
 Anexa 1
Anexa 1

▀ ▀
MINISTERUL AFACERILOR PB 33, 00023 Government
SOCIALE ŞI SĂNĂTĂłII Telephone (09) 160 74176
Telefax (09) 160 74328
e-mail: tiedote@stm.fi

COMUNICAT DE PRESĂ
Helsinki, 7 aprilie, 2004 117 / 2004
Embargou până la ora 13.30

FinanŃarea proiectelor de reformă a sistemului de asigurări sociale

Guvernul Finlandei a alocat patru milioane de euro pentru a sprijini 39 de proiecte care sunt
planificate în cadrul reformei sistemului de asigurări sociale.
Principalul obiectiv al reformei este să asigure accesul la servicii sociale pentru beneficiarii din
toată Ńara, prin sporirea cooperării regionale în producŃia de servicii. Unul dintre scopurile pe
termen lung este ca fiecare regiune să poată oferi un centru de îngrijire de zi, un centru de servicii
pentru persoanele vârstnice, un birou de servicii sociale sau un centru de asistenŃă pentru copii sau
un centru pentru tratarea abuzului de substanŃe interzise.
Proiectele finanŃate acoperă 250 din cele 444 de municipalităŃi din Finlanda, pentru o perioadă de
doi ani.
Proiectele finanŃate prin Decizia de Guvern includ scheme generale pentru oferta de servicii
sociale la nivel districtual, servicii de asistenŃă pentru copii, servicii pentru persoanele vârstnice,
persoanele cu handicap, şi alte servicii sociale.
Fondurile au fost distribuite conform priorităŃilor stabilite de Guvern şi de AsociaŃia Finlandeză a
MunicipalităŃilor: (1) dezvoltarea serviciilor sociale la nivel regional; (2) dezvoltarea protecŃiei
copilului; (3) dezvoltarea serviciilor pentru persoanele vârstnice şi persoanele cu handicap; (4)
consolidarea metodologiei în domeniul serviciilor sociale.

Pentru informaŃii suplimentare, vă rugăm să vizitaŃi: www.kunnat.net şi www.stm.fi sau

contactaŃi: Pirjo Marjamäki, cercetător, la numărul de telefon (09) 160 73228, mobil: 050 380
6524, e-mail: pirjo.marjamaki@stm.fi.

30
 Anexa 2
Anexa 2

Magazin La Strada Deco

Str. Batişte nr. 23
Tel: 319 71 18
E-mail: deco@lastradadeco.ro
Internet: www.lastradadeco.ro

COMUNICAT DE PRESĂ

Nr. 1/ 10 octombrie 2006

Bucureşti, 10 octombrie 2006 – Grupul de companii La Strada inaugurează astăzi

primul magazin de decoraŃiuni interioare şi cadouri La Strada Deco. Magazinul va expune şi
va vinde produse din douăsprezece game: cadouri, decoraŃiuni, grădină, pentru baie,
business deco, lămpi, bucătărie, pentru masă, mic mobilier, pentru copii, hobby şi textile.

La Strada Deco propune obiecte create de designeri celebri pentru mărci europene
bine-cunoscute precum Labarère, Lexon sau Moulin Roty, pentru care compania deŃine
drepturi exclusive de distribuŃie în România. Prin varietatea categoriilor de produse, La
Strada Deco doreşte să lărgească interpretarea convenŃională şi restrictivă a decoraŃiunilor,
făcând loc unor obiecte aparent neaşteptate, considerate până nu demult „banale”. Calitatea
selecŃiei e asigurată de aceeaşi echipă care coordonează şi activitatea companiei La Strada
Promotional Objects, liderul pieŃei de cadouri de afaceri şi obiecte promoŃionale, cu o cifră de
afaceri de peste 5 milioane de euro în 2005.

„Ne dorim ca oamenii care ne vor vizita să fie surprinşi de conturul elegant al unui
scaun, de frumuseŃea şi calitatea unei lămpi de birou, dar şi de forma plină de graŃie a unui
set de tacâmuri, de pildă. Mai vrem ca obiectele pe care le vindem să nu ajungă exponate
intangibile în casa cuiva, folosite exclusiv pentru musafiri, ci să intre în viaŃa şi uzul de zi cu
zi ale cumpărătorilor. DecoraŃiunile interioare au căpătat deja o calitate personală şi trebuie
să pătrundă în toate colŃurile căminului. De aceea ne-am şi gândit la sloganul ‘Lucrurile mele
preferate’. Sper ca fiecare client să găsească aici cadoul potrivit, pentru sine sau pentru
altcineva.” – declară Cecilia Minculescu, directorul executiv al companiei La Strada.

Pentru informaŃii suplimentare, vă rugăm să contactaŃi: Irina Grigore – Head of Development,

La Strada Deco
Tel: 200 00 00; E-mail: deco@lastradadeco.ro

31
 Anexa 3
Anexa 3
Guvernul României

Ministerul Muncii, Familiei şi

EgalităŃii de Şanse
DOMENIU/SUB-DOMENIU

Comunicat de presă
28 mai 2007

Bucureşti, 28 mai 2007 – Ministerul Muncii, Familiei şi EgalităŃii de Şanse (MMFES) lansează apelul deschis pentru
propuneri de proiecte de dezvoltare a serviciilor sociale, în cadrul schemei de finanŃări nerambursabile Phare 2006/018-
147.04.02. Schema de finanŃări, pentru care MMFES, prin Autoritatea de Management pentru Programul OperaŃional
Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane (AMPOSDRU) este autoritate contractantă, dispune de fonduri de 7
milioane de euro. 5.250.000 de euro provin de la Uniunea Europeană, prin Programul Phare 2004-2006 „Coeziune
economică şi socială” şi 1,75 milioane de euro, de la bugetul de stat al României.

Obiectivul specific al acestei licitaŃii deschise constă în dezvoltarea capacităŃii autorităŃilor publice locale de a furniza
servicii sociale de calitate pentru grupurile aflate în situaŃii de risc social şi economic. De asemenea, licitaŃia vizează
creşterea gradului de implicare a membrilor comunităŃii şi a autorităŃilor locale în luarea deciziilor privind tipurile de servicii
sociale care trebuie propuse spre finanŃare pe plan local.

Sunt eligibile pentru a participa la selecŃia de proiecte următoarele entităŃi:

- direcŃiile generale de asistenŃă socială şi protecŃia copilului de la nivelul consiliilor judeŃene;
- serviciile publice de asistenŃă socială sau compartimentele de asistenŃă socială din cadrul consiliilor locale sau orice
altă structură creată la nivelul consiliului local cu responsabilităŃi în domeniul asistenŃei sociale;
- instituŃiile publice care au constituite compartimente/ unităŃi de asistenŃă socială, de exemplu: spitale, şcoli,
universităŃi, penitenciare, poliŃie, episcopii şi mitropolii.

MMFES încurajează autorităŃile locale să încheie parteneriate şi să lucreze în cooperare cu alte autorităŃi publice, cu
organizaŃii neguvernamentale, precum şi cu alte instituŃii cu atribuŃii în domeniul social, eligibile conform Ghidului
solicitantului de finanŃare nerambursabilă. Proiectele propuse trebuie să furnizeze servicii sociale cu caracter primar (care
au drept scop prevenirea sau limitarea unor situaŃii de dificultate ori vulnerabilitate) sau servicii sociale specializate (care
vizează menŃinerea, refacerea sau dezvoltarea capacităŃilor individuale pentru depăşirea unei situaŃii de nevoie socială).
Pentru prima categorie, finanŃarea va fi între 10.000 şi 75.000 de euro, iar pentru serviciile specializate solicitanŃii pot primi
minimum 100.000 şi maximum 200.000 de euro.

Termenul limită de depunere a propunerilor de proiecte este 3 septembrie 2007. Pentru a obŃine versiunea integrală a
Ghidului solicitantului pentru selecŃia de proiecte de servicii sociale în format electronic, vă rugăm să vizitaŃi pagina de
internet a MMFES/ AMPOSDRU/ AgenŃia de implementare Phare, la adresa:
http://www.mmssf.ro/website/ro/amposdru_a.jsp. Persoană de contact: nume, telefon, fax, e-mail.

Uniunea Europeană reprezintă o entitate politică, socială şi economică

compusă din 27 Ńări. Statele Membre au decis împreună, pe parcursul
unui proces de extindere ce a durat 50 de ani, să construiască o zonă
de stabilitate, democraŃie şi dezvoltare durabilă, menŃinând diversitatea
culturală, toleranŃa şi libertăŃile individuale. Uniunea Europeană îşi
Proiect finanŃat de propune să împărtăşească realizările şi valorile sale cu Ńările şi
UNIUNEA EUROPEANA popoarele de dincolo de graniŃele ei.

32
 Anexa 4
Anexa 4
Guvernul României

Ministerul Muncii, Familiei

şi EgalităŃii de Şanse

InvitaŃie de presă

3 septembrie 2007

Ministerul Muncii, Familiei şi EgalităŃii de Şanse lansează apelul pentru propuneri „Servicii sociale”
din cadrul Programului Phare 2006 „Coeziune economică şi socială”. Prezenta schemă de finanŃare
nerambursabilă este cofinanŃată din fonduri Phare şi de la bugetul de stat al României şi vizează
dezvoltarea serviciilor sociale în vederea promovării incluziunii sociale a grupurilor vulnerabile.

Ne face plăcere să vă invităm la o conferinŃă de presă dedicată acestei lansări, în care vom preciza
sumele disponibile şi condiŃiile de solicitare a fondurilor (instituŃii eligibile, tipuri de servicii care se pot
dezvolta şi categorii de beneficiari vizate).

ConferinŃa de presă va fi susŃinută de domnul Paul Păcuraru, Ministrul muncii, familiei şi egalităŃii de
şanse, domnul Valer Bindea, Secretar de stat, coordonator al departamentului afaceri europene şi
relaŃii externe şi doamna Theodora Bertzi, Secretar de stat, coordonator al departamentului afaceri
sociale şi egalitate de şanse.

ConferinŃa de presă va avea loc la sediul Ministerului Muncii, Familiei şi EgalităŃii de Şanse, sala
205, etajul 2, pe data de 7 septembrie 2007, la ora 11.00. Adresa: str. Dem. I. Dobrescu nr. 2-4,
Bucureşti.

Pentru confirmări de participare şi informaŃii suplimentare, vă rugăm să contactaŃi: Adina Croitoru,

OfiŃer de presă, tel.: 315 8812 int. 729, e-mail: presa@mmssf.ro.

Uniunea Europeană reprezintă o entitate politică, socială şi economică

compusă din 27 Ńări. Statele Membre au decis împreună, pe parcursul
unui proces de extindere ce a durat 50 de ani, să construiască o zonă
de stabilitate, democraŃie şi dezvoltare durabilă, menŃinând diversitatea
culturală, toleranŃa şi libertăŃile individuale. Uniunea Europeană îşi
Proiect finanŃat de propune să împărtăşească realizările şi valorile sale cu Ńările şi
UNIUNEA EUROPEANA popoarele de dincolo de graniŃele ei.

33