PASI IN CONSTRUIREA RELATIEI CU PRESA

C.2.I. Baza de date

Nici un comunicat/informatie/nota de presa nu va fi trimisa la intamplare.
Trebuie identificate din timp presoanele de contact, numerele de telefon si fax,
adresa si numele redactorilor sefi de la fiecare institutie de presa in parte. Baza
de date va contine si ora de inchidere a editiei si data limita pana la care poate
fi trimis un material pentru ca el sa poata fi publicat/difuzat.
Este foarte important ca de la fiecare ziar/post de televiziune/post de
radio/agentie de presa sa fie identificat un reporter anume de pe domeniul
caruia i se adreseaza mesajul. Cu acel reporter va fi pastrata relatie cat mai
stransa, el va fi permanent informat, el va fi invitat la evenimente. Niciodata nu
va veni redactorul sef al unei publicatii la un eveniment obijnuit. De aceea,
invitatia trebuie sa fie pe numele persoanei despre care vom sti sigur ca va
veni.
Baza de date trebuie permanent reactualizata.

C.2.II. Cunoasterea personala a jurnalistilor vizati

Poate fi oragnizata o “vizita de lucru” la sediul biroului sau pot fi invitati pe
rand jurnalistii identificati la “o cafea”. Cunoasterea personala a unor oameni
care, la inceput, reprezinta doar niste nume intr-o baza de date, ajuta foarte mult
la consolidarea relatiei. Discutiile se poarta apoi altfel, favorurile pot fi cerute
altfel.
Dup ace acesti pasi au fost parcursi, coordonatorul biroului de presa va sti
exat ui trebuie sa ii trimita un omunicat de presa si pe cine sa invite la un
eveniment.

C.2.III. Informarea corecta si complete

Informarea corecta si coerenta inseamna a da informatii jurnalistilor, in mod
egal si cu promptitudine. Inseamna si respectul fata de presa, careia nu trebuie
sa-I fie facute promisiuni daca ele nu sunt si respectate.
 Niciodata un ziarist nu va fi refuzat cand cere o informative. Daca
informatia nu ii poate fi data pe loc, biroul de presa va cere ziaristului un numar
de telefon/fax la care sa poata fi contactat imediat ce informatia e disponibila;
 Niciodata un ziarist nu va neglija atunci cand vine in vizita la biroul de
presasau cand vine la un eveniment;
  Ziaristul nu va fi niciodata dat afara; daca prezenta lui nu este dorita in
acel moment, I se va explica in mod politicos ca lucrurile discutate sunt
confidential si ca presa nu are acces la discutii, dar ca un comunicat de presa va
fi facut public de indata ce va exista posibilitatea.

C.2.IV Comunicatul de presa

Comunicatul de presa este forma cea mai utilizata de transmitere a
informatiei de la organizatie catre presa. Trimiterea unui comunicat de
presa se justifica atunci cand comunicatul are informatii pe care ziaristul sa
le considere sufficient de interesante pentru a le publica.

Un comunicat de presa este foarte util in urmatoarele situatii:

 anuntarea unui eveniment;
 comunicarea unei informatii importante legate de o institutie
(cooptarea unui nou membru important, o decizie politica etc.);
 luare de pozitie (institutia isi precizeaza pozitia in legatura cu un
eveniment current, de impact; luarea de pozitie nu are sens decat daca
evenimentul afecteaza interesele institutiei, creandu-se conditiile unei
dispute. Nu se recurge la luari de pozitie din senin);
 replica (o institutie uzeaza de dreptul la replica pentru a da raspunsul
sau la eventuale acuzatii vehiculate de un adversar politic sau de un
lider de opinie).

Un comunicat de presa nu va fi niciodata trimis daca el nu contine intr-

adevar o informatie. Agasarea ziaristilor cu mesaje doar intitulate “comunicate
de presa” , dar care defapt nu contin nimic interesant si demn de a fi publicat
duce la pierderea increderii ziaristilor si la ignorarea chiar sia a mesajelor
importante: ele vor merge direct la cos, fara ca macar sa fie citite.
Redactarea comunicatului de presa este un aspect foarte important al unei
bune comunicari cu presa. Comunicatul de presa nu se scrie la intamplare, ci el
trebuie sa respecte anumite reguli de redactare jurnalistica, de la elemente
specific si asezare in pagina, pana la ierarhizarea informatiei si a limbajului
folosit.
Comunicatul de presa trebuie sa prezinte punctul de vedere al organizatiei,
dar trebuie sa fie redactat intr-un limbaj neutru (comunicatul de presa nu va
spune “Partidul nostru a facut” , ci “Partidul Umanist Democrat-Socialist-Liberal
din Romania a facut”). Comunicatul trebuie in asa fel scris, incat ziaristul sa il
poata lua de pe fax si pune in ziar, fara sa ii mai aduca nici o modificare.

C.2.V. Dosarul de presa

Alcatuirea dosarului de presa este cel de-al patrulea pas in construirea
relatiei cu presa.
Dosarul de presa inseamna monitorizarea tuturor articolelor de presa si
emisiunilor (radio si TV) despre institutie, despre evenimentele organizate de
institutie si informatiile trimise de acesta si chiar despre simpla mentionare a
numelui institutiei.
Dosaru de presa si monitorizarea zilnica a stirilor (atat despre institutie, cat si
despre ceilalti actori ai vietii politice,sociale, economoce are ne intereseaza) va
ajuta Biroul de comunicare sa identifice in orice moment orice problema, sa
reactioneze prompt atunci cand este atacat sis a ia imediat pozitie.
Concret, dosarul de presa se alcatuieste decupand din ziar articolele care ne
intereseaza. Articolele vor fi apoi lipite fiecare pe o alta foaie si se va specifica
numele ziarului in care a aparut, ziua si pagina. Pentru detalii despre
departamentul de monitorizare media si analiza, vezi mai sus.

C.2.VI. Comunicarea
Comunicarea cuprinde vectorii de comunicare, modalitatile de comunicare,
tipurile de mesaj.

C.2.VII. Purtatorul de cuvant

Orice institutie trebuie sa aiba un purtator de cuvant, care e bine cunoscut
de presa, care in general negociaza cu presa si pastreaza permanent contactul
cu ea.
In foarte multe cazuri, Purtatorul de cuvant coincide cu coordonatorul
biroului de comunicare/ofiterul de presa/ofiterul de relatii publice/directorul
de campanie. In oricare din aceste cazuri, purtatorul de cuvant trebuie sa fie o
persoana charismatica, foarte bine informata, care stapaneste foarte bine
limba romana si este un foarte bun communicator.
Purtatorul de cuvant este “gazda” unei conferinte de presa, este cel care
prezinta invitatii, care invita ziaristi sa puna intrebari. Purtatorul de cuvant
trebuie sa fie in orice moment la dispozitia presei, sa poata raspunde la
intrebari si trebuie sa cunoasca in orie moment situatia.