2

Calcul tabelar cu
Microsoft Excel

O categorie importantă de aplicaţii software o reprezintă programele de calcul tabelar (engl.

spreadsheet). Un program de calcul tabelar este un instrument software cu ajutorul căruia un
utilizator obişnuit poate să-şi rezolve practic in întregime necesităţile de prelucrare numerică a
datelor. Un reprezentant al acestei categorii de aplicaţii este Microsoft Excel care face parte din
pachetul integrat Microsoft Office. Capitolul este dedicat prezentării cunoştinţelor de bază
necesare pentru a lucra cu acest spreadsheet.

Conţinutul capitolului

Prezentare generală a programului Excel  Comenzi de formatare  Formule  Copiere,

mutare, umplere. Meniurile Edit şi Insert  Referinţe relative, referinţe absolute  Grafice 
Exerciţii  Temă pentru referat
25
În cuprinsul acestui capitol au fost abordate doar noţiunile de maximă generalitate, rămânând
ca cititorul să se folosească de acest punct de plecare pentru o instruire în elementele de
utilizare avansată a aplicaţiei.

Microsoft Excel este, incontestabil, programul de calcul tabelar cel mai popular printre
utilizatorii de calculatoare din familia PC. Cel mai frecvent, datele pe care le are de prelucrat
sunt cele care se organizează sub formă de tabelă: date de tip economico-financiar, date
statistice, colecţii de rezultate ale unor măsurători, experimente etc. Rămâne însă valabilă
afirmaţia că majoritatea covârşitoare a problemelor de calcul, indiferent de natura lor, se pot
rezolva folosind Excel. Ca orice spreadsheet, Excel oferă şi posibilitatea reprezentării grafice sub
formă de diagrame a rezultatelor obţinute.

Pe lângă caracteristicile generale ale unui spreadsheet, programul Excel mai include şi facilităţi
care, până la un anumit nivel de complexitate oferă posibilitatea prelucrării colecţiilor de date
(listelor) într-o manieră care în mod normal este specifică bazelor de date relaţionale.

În plus, un utilizator cu experienţă al programului Excel poate folosi limbajul de programare

VBA (Visual Basic for Applications) care este ataşat componentelor pachetului Microsoft Office
ca limbaj unificat, menit să ofere un suport pentru dezvoltarea de aplicaţii complexe.

Între versiunile 95 şi 2003, interfaţa cu utilizatorul a rămas, în linii mari, aceeaşi. Organizarea
meniurilor este în mare parte asemănătoare, designul ferestrei suferind modificări mai degrabă
estetice. De la versiunea 2007, aşa cum s-a întâmplat cu toate componentele pachetului
Microsoft Office, interfaţa cu utilizatorul a fost reorganizată. Elementele de bază ale
funcţionării şi utilizării unui spreadsheet, cele care sunt prezentate în acest capitol, rămân
aceleaşi. De aceea, am considerat că nu este de importanţă covârşitoare utilizarea în figurile din
capitol, care ilustrează aceste elemente de bază, a unor capturi de ecran provenind neapărat de
la ultima versiune a produsului.

Prezentare generală a programului Excel

Fereastra aplicaţiei MS Excel
În figura 6.1.1 este prezentat aspectul general al unei ferestre Excel. Pe lîngă componentele
comune tuturor ferestrelor Windows şi aspectul general caracteristic aplicaţiilor din pachetul

26
Office, se disting o serie elemente distinctive ale spreadsheet-ului. Acestea vor fi comentate în
continuare.

Documentul de bază în lucrul cu Microsoft Excel este registrul de calcul (workbook). La lansarea
în lucru a programului apare un astfel de registru de calcul nou cu numele Book1. Acest nume
va putea fi schimbat cu altul mai convenabil în momentul primei salvări a documentului.
Registrul este format din mai multe foi de calcul. Un registru de calcul are iniţial 16 foi, dar se
pot adăuga sau şterge foi în timpul lucrului. Fiecare foaie de calcul are un nume: Sheet1,
Sheet2, etc. Numele foii pe apare eticheta aflată în partea de jos a acesteia şi poate fi schimbat
printr-o comandă cu altul mai sugestiv. Elementele descrise pînă aici, precum şi cele care
urmează, sunt ilustrate în figura 6.1.1.

O foaie este împărţită în linii şi coloane. Coloanele sunt notate cu litere aflate pe etichete
dispuse în partea superioară a foii, iar liniile sunt numerotate, având etichetele în partea
stângă. Foaia de calcul are cel mult 256 coloane şi 16384 linii. La intersecţiile liniilor cu
coloanele rezultă celule. Celula este unitatea elementară pentru stocarea de date în foaie şi
este identificată prin coloană şi linie, ca poziţiile de pe tabla de şah. Această identificare se
numeşte referinţă la celulă. Deci se vorbeşte, de exemplu, de o "referinţă la celula B3".

Fig. 2.1 - Elementele ferestrei Excel

27
În orice moment, una din celule este marcată printr-un chenar îngroşat. Ea se numeşte celula
selectată, semnificaţia fiind că asupra ei se poate acţiona în momentul respectiv pentru a
introduce date, a face modificări de conţinut sau format etc. În figura 6.1.1 celula selectată este
A1, iar în ea a fost introdus textul Iasi-6600. Selectarea unei anumite celule se face mutând
marcajul pe ea folosind mouse-ul (click) sau tastele cu săgeţile direcţionale. Numele celulei
selectate apare afişat în caseta de denumire (name box) aflată imediat deasupra foii. În caseta
de denumire se poate intra cu mouse-ul şi se poate completa o referinţă la celulă, iar selecţia se
va muta pe aceasta. O altă zonă importantă aflată în vecinătatea casetei de denumire este bara
de formule (formula bar). În bara de formule se vede conţinutul celulei selectate. Dacă, de
exemplu, un text este prea lung pentru a-l putea vedea pe tot în celulă, el va apărea afişat în
întregime în bara de formule. În figura 2.1, în bara de formule se vede textul conţinut în celula
selectată A1: Iasi-6600.

Introducerea şi modificarea datelor

Pentru a introduce date într-o celulă trebuie selectată celula respectivă, după care se tastează
conţinutul dorit. Introducerea trebuie încheiată cu Enter. În loc de Enter se poate acţiona cu
mouse-ul butonul pentru acceptare a datelor, marcat cu  şi care se găseşte între caseta de
denumire şi bara de formule (figura 6.1.1). Lângă butonul pentru acceptarea datelor se află
butonul pentru respingerea datelor marcat cu . El poate fi acţionat dacă utilizatorul se
hotărăşte să renunţe la introducerea datelor în celulă; echivalent, el poate actiona Esc de la
tastatură pentru anularea introducerii. Tot lîngă aceste butoane, se află un al treilea, marcat fx.
Acesta poate fi folosit atunci când urmează introducerea unei funcţii. Despre funcţii se vor da
detalii în secţiunea 6.3.

Dacă în celulă exista deja ceva, la introducere noul conţinut îl înlocuieşte pe cel vechi. Această
observaţie poate fi considerată şi o primă modalitate de modificare: se introduce noul conţinut,
iar acesta îl va înlocui pe cel vechi. Dacă în celula selectată trebuie făcute modificări minore,
cum ar fi introducerea unei litere lipsă într-un text lung, nu este convenabilă reintroducerea
întregului conţinut. În această astfel de situaţie se poate acţiona într-unul din modurile descrise
mai jos.

* Se intră, făcând click, în bara de formule, acolo unde se vede în întregime conţinutul
celulei; cursorul va apărea în această bară. Se efectuează modificările ca în orice text, după care
se acţionează Enter sau butonul de acceptare a datelor.
* Se face dublu click în celula vizată. Se intră astfel, pentru modificări, direct în celulă; la
sfârşit se acţionează Enter sau butonul de acceptare a datelor.
* Fără a folosi mouse-ul se poate intra în procedura de modificare acţionând F2.
28
Tipuri de date în foaia de calcul
Într-o celulă dintr-o foaie de calcul Excel se poate introduce una următoarele categorii de
informaţii: text, număr, dată calendaristică, oră exactă, formulă. Primele patru sunt descrise în
continuare, iar pentru formule este rezervată o secţiune specială. Este util să se reţină două
elemente. Pe de o parte, alinierea în cadrul celulei diferă de la un tip de dată la altul. Pe de alta,
în funcţie de tipul de dată apar efecte diferite atunci când în celulă se introduc mai multe
caractere decât încap în aceasta. În legătură cu acest ultim aspect, trebuie reamintit că Excel
permite modificarea lăţimii coloanelor foii pentru ca ceea ce este încărcat în celule să apară
afişat în întregime.

Fig. 2.2 - Diferite tipuri de date într-o foiae de calcul

Textele
Un text poate avea un număr maxim de 255 de caractere. La introducere textul este aliniat la
stânga în cadrul celulei. Bineînţeles, această aliniere poate fi schimbată printr-o comandă
ulterioară.În figura 2.2 se vede textul Iasi care a fost introdus în celula C3 a foii; el apare cadrat
la stânga.

În cazul în care textul nu încape în celulă afişarea sa va fi continuată în celula din dreapta, dacă
aceasta este liberă. În figura 2.2, în celula C4 a fost introdus textul San Francisco; pentru că el
29
nu încape în întregime în C4, afişarea sa a fost continuată în celula D4 pentru că ea este liberă.
Aceasta nu înseamnă însă că D4 a fost ocupată! Textul a fost atribuit în întregime celulei C4, iar
de acest lucru ne putem convinge selectând pe rând celulele C4 şi D4 şi privind în bara de
formule.

În cazul în care textul nu încape în celulă dar celula din dreapta este ocupată, el va apărea
trunchiat. El este însă acceptat în memorie, atribuit celulei în care a fost introdus şi poate fi
văzut în întregime în bara de formule. Şi acest lucru este ilustrat în figura 2.2. textul Sighetu
Marmatiei nu a încăput în celula B4, iar alături C4 este ocupată. Textul a fost trunchiat, dar îl
vedem în bara de formule (pentru că selecţia este pe celula B4).

Numerele
Numerele sunt o categorie foarte importantă de date care se folosesc în cadrul spreadsheet-
urilor. În definitiv, rolul unei foi de calcul tabelar este să calculeze, iar asta implică numere. De
aceea există o gamă largă de formate de introducere şi afişare a valorilor numerice în foaie. În
cel mai comun dintre acestea, numit formatul general, un număr este compus din cifre, marcă
zecimală (când este cazul) şi poate fi precedat, dacă este nevoie, de semn.

În formatul general numărul este aliniat la dreapta în cadrul celulei. Acest lucru se observă în
figura 2.2 unde în celulele E6 şi C6 au fost introduse, respectiv, numerele 12.3 şi 2001.

Ca marcă zecimală se poate folosi punctul sau virgula. Ea trebuie sa fie, însă, în concordanţă cu
setarea generală care s-a facut pentru întregul sistem Windows de pe pe calculatorul respectiv,
iar aceasta se stabileşte folosind aplicaţia Control Panel, funcţiunea Regional Settings. Dacă nu
se foloseşte corect marca zecimală, Excel nu va trata data respectivă ca pe un număr, ci ca pe
un text. Figura 2.2 ilustrează acest lucru. În celula E6 a fost introdus 12.3. Setarea sistemului pe
care se lucrează fiind cea clasică (punctul ca marcă zecimală), valoarea introdusă a fost
considerată de către Excel număr, iar alinierea în celulă este la dreapta. În celula E7 a fost
introdus 12,3 care a fost interpretat, din cauza mărcii zecimale incorecte, ca un şir de caractere
oarecare (un text) şi aliniat la stânga în cadrul celulei. În legătură cu aceasta, deşi în România
marca zecimală oficială este virgula, recomandăm păstrarea setării Windows originale, anglo-
saxone, care foloseşte punctul, deoarece în cadrul Excel s-au remarcat anumite anomalii de
tratare a numerelor atunci când se apelează la varianta cu virgulă.

Faptul că o celulă conţine un număr înseamnă că acel conţinut poate fi implicat în calcule. Dacă
dorim însă ca un şir de cifre să fie tratat de către Excel ca text trebuie ca introducerea acestuia
să înceapă cu caracterul apostrof ('). Acest caracter nu face parte din şir (nu va apărea afişat în
celulă, ci doar în bara de formule) dar el îi semnalează lui Excel că ceea ce urmează trebuie
tratat ca text, nu ca număr. În figura 2.2, în celula C6 a fost introdus numărul 2001. Cu el se pot
30
face operaţii aritmetice (adunare, împarţire, radical etc.); se observă, de altfel, că este aliniat la
dreapta în celulă. În celula C8 s-a dorit tratarea acesuti şir de cifre ca un text (ca fiind, de
exemplu, numele anului respectiv). De aceea, la introducere, acesta a fost precedat de semnul
apostrof; acesta nu apare în celulă, dar alinierea este la stânga, ceea ce denotă tratarea sa ca
text.

Dacă un număr nu încape în celulă Excel va încerca afişarea sa în format ştiinţific; dacă nici aşa
nu încape, în celulă va apărea un şir de semne ###### (diez). Oricum, numărul va fi acceptat în
memorie şi afişat în bara de formule. Despre formatul ştiinţific se va discuta în partea dedicată
comenzii Format Cells. În figura 2.2, în celula A8 a fost introdus numărul 765498762345. Fiind
prea lung pentru a fi afişat, Excel l-a convertit în formatul ştiinţific 7.65E+11, ceea ce înseamnă
7.65  1011 , adică 765000000000.

Datele calendaristice şi orele exacte

Pentru data calendaristică sunt acceptate diverse forme de introducere şi afişare. Trecerea de
la o formă la alta se face cu comanda Format Cells care va fi discutată mai pe larg. Iată o aceeaşi
dată calendaristică introdusă în două din formatele acceptate:

12-Aug-1998

8/12/98
Se observă că în al doilea format pe prima poziţie este luna, urmează apoi ziua şi la urmă anul.
Acest format englez poate deruta pe un utilizator român care ar fi tentat să o interpreteze ca 8
Decembrie, în loc de 12 August. Trebuie deci verificată setarea formatului de afişare a datei în
celula respectivă, pentru că Excel acceptă atât formatul lună-zi-an, cât şi pe cel an-lună-zi.
Această verificare se face prin caseta de dialog a comenzii Format Cells. În figura 2.2 se remarcă
celulele D10 şi D11 care au fost setate pentru formatul an-lună-zi. Data calendaristică din D10
este acceptată ca atare deoarece a fost introdusă în conformitate cu fomatul stabilit, în timp ce
conţinutul lui D11 este interpretat ca un text oarecare şi aliniat la stânga.

Pentru manipularea datelor calendaristice este importantă cunoaşterea modului în care acestea
sunt reprezentate în memorie. Astfel, o dată calendaristică este reprezentată ca un număr
întreg pozitiv. El este numărul de ordine al zilei respective în cadrul calendarului intern pe care
îl întreţine sistemul de operare. În această numărătoare valoarea 1 corespunde datei de 1
Ianuarie 1900. De exemplu, datei de 13 Decembrie 2001 îi corespunde numărul 37238. Această
reprezentare este utilă în efectuarea de calcule cu date calendaristice. De exemplu, se poate
calcula un interval de timp în zile pentru a stabili dobânda la un împrumut, penalizarea la

31
întârzierea achitării unei taxe etc. Pentru aceasta este suficient să se scadă data de inceput a
intervalului din cea de sfârşit.

Pentru ora exactă există, de asemenea diferite formate de introducere şi afişare în celulă. Iată
câteva formate:

14:25

14:25:09

2:25 PM

2:25:09 PM.
Ca şi data calendaristică, ora exactă este convertită într-o valoare numerică ce se încadrează
în intervalul [0.00000; 0.99999]. Valoarea 0.00000 corespunde orei 00:00:00, iar 0.99999
corespunde orei 23:59:59. Se poate folosi această proprietate pentru a calcula intervale orare.

În concluzie, se poate spune că un număr pozitiv cu întregi şi zecimale poate fi considerat ca

reprezentând o dată calendaristică şi o oră exactă, precum şi invers. Conversia de afişare se
poate face folosind comanda Format Cells.

Domenii
Pentru a acţiona asupra unei celule trebuie selectată în prealabil acea celulă. Există însă
numeroase situaţii când se doreşte a se efectua aceeaşi acţiune asupra unui întreg grup de
celule. De exemplu, trebuie schimbat fontul dintr-o porţiune mai mare a foii. Este normal să
dorim a acţiona printr-o singură comandă asupra întregii porţiuni (şi nu celulă cu celulă), iar
aceasta va trebui selectată. Într-o foaie de calcul tabelar se pot selecta porţiuni dreptunghiulare
formate din mai multe celule. O astfel de regiune se numeşte domeniu (engl. range).

Un domeniu este identificat printr-o referinţă formată din celulele din două colţuri opuse ale
sale: stânga-sus şi dreapta-jos; între acestea trebuie plasat semnul : (două puncte). De exemplu,
domeniul A2:D5 este porţiunea dreptunghiulară din foaie care are colţurile opuse A2 şi D5.
Pentru a selecta un domeniu sau mai multe domenii se poate proceda în mai multe moduri,
enumerate în continuare. Regiunea selectată va avea celulele înnegrite, cu excepţia celulei din
stânga-sus.

 Pentru selectare cu mouse-ul, se face click pe unul din colţuri (oricare), se ţine
apăsat butonul şi se trage mouse-ul până în colţul opus.
 Se pot selecta mai multe domenii folosind mouse-ul astfel:
- se selectează primul domeniu cu mouse-ul, aşa cum s-a arătat mai sus;
32
 - se ţine apăsată tasta Ctrl şi se selectează rând pe rând celelalte domenii.

 Pentru a selecta un domeniu de la tastatură, se plasează din tastatură selecţia pe

celula dintr-unul din colţuri (oricare), se ţine apăsată tasta Shift şi, folosind tastele
direcţionale, se trage marcajul până în colţul opus.
 Se pot selecta mai multe domenii folosind tastatura astfel:
- se selectează primul domeniu cu tastatura, aşa cum s-a arătat mai sus

- se apasă combinaţia Shift+F8; pe bara de stare va apărea indicatorul ADD

semnificând că se poate adăuga o nouă selecţie;

- se trece la colţul următorului domeniu şi se face selecţia acestuia;

- se repetă cei doi paşi de mai sus până la selectarea tuturor domeniilor vizate.

 Se mai poate selecta un domeniu intrând cu mouse-ul în caseta de denumire şi

introducând în ea, de la tastatură, referinţa la domuniul dorit.
 Se poate selecta cu mouse-ul o coloană făcând click pe eticheta sa (figura 2.1). Se
pot selecta mai multe coloane vecine făcând click pe eticheta primeia şi trăgând
selecţia peste etichetele următoarelor. Similar se pot selecta una sau mai multe linii
alăturate.
 Se pot selecta mai multe coloane şi/sau linii nealăturate astfel: se selectează
prima făcând click pe eticheta sa, se ţine Ctrl apăsat şi se face click pe etichetele
celorlalte.
 Se poate selecta întreaga foaie făcând click pe butonul de selecţie a foii aflat în
colţul din stânga-sus al acesteia (figura 2.1).
Pentru a anularea unei selecţii de domenii se face click pe o celulă oarecare sau se apasă o tastă
direcţională oarecare.

Formule
Aşa cum s-a arătat, atunci când este nevoie, într-o celulă a foii se poate introduce o formulă.
Formulele sunt cele care dau puterea unui spreadsheet. Cu ajutorul formulelor se fac de fapt
calculele. Fără ele, programul de calcul tabelar nu şi-ar mai justifica numele.

O formulă este o expresie în care sunt implicate referinţe la celule sau domenii din foaie. De
cele mai multe ori este vorba de o expresii matematice de calcul, iar la aceste situaţii ne vom
limita discuţia în continuare. Se pot însă construi, de exemplu, formule care să acţioneze asupra
unor şiruri de caractere (texte).

33
 Fig. 2.3 - Utilizarea formulelor în foaia de calcul

O formulă trebuie să înceapă obligatoriu cu semnul egal (=), cu semnul plus (+) sau cu semnul (-
), altfel ea va fi considerată un text oarecare. La sfârşitul introducerii trebuie dat Enter; abia
atunci formula este preluată şi executată de către Excel. După introducerea formulei, în celula
respectivă vom vedea rezultatul calculării sale, în timp ce formula însăşi va apărea afişată în
bara de formule. În foaia de calcul din figura 2.3 este selectată celula F4 (aşa cum arată şi caseta
de denumire). Această celulă conţine o formulă care se vede în bara de formule, în timp ce în
celulă se vede rezultatul calculării ei. Semnificaţia acestei formule simple este clară: ea sumează
valorile din celulele corespunzătoare tuturor trimestrelor pentru primul magazin al societăţii
comerciale. Este de aşteptat (aşa şi este) ca şi valorile din celulele F5 şi F6 să fie calculate cu
nişte formule.

O caracteristică importantă a formulelor este următoarea: ori de câte ori se modifică o valoare
dintr-o celulă oarecare, toate formulele din foaie în care e folosită celula respectivă sunt
recalculate automat. Dacă, de exemplu, în foaia din figura 2.3 se corectează valoarea din celula
C4 (valoarea vânzărilor din trimestrul al doilea la primul magazin), formula de total din celula F4
va fi recalculată automat. Această proprietate de actualizare automată a calculelor permite
construirea unor modele de tip "WHAT IF...?" (ce se întâmplă dacă ...?) care sunt foarte
frecvente în prelucrările de tip economic.

34
În exemplul din figura 2.4 sunt scoase în evidenţă tipurile de elemente care intervin în scrierea
unei formule. Pe lângă componentele despre care s-a mai discutat până acum, semnul = (sau +
sau -) cu care trebuie să înceapă formula, constante numerice şi referinţe la celule şi domenii,
se mai remarcă două: operatori şi funcţii. Ele vor fi discutate mai jos.

O remarcă specială trebuie făcută în legătură cu constantele numerice. Ele se pot prezenta în
forma obişnuită, aşa cum se vede în figura 2.4 sau pot fi date calendaristice şi ore exacte: după
cum s-a arătat, Excel permite efectuarea de operaţii aritmetice cu astfel de mărimi. În cazul în
care într-o formulă se folosesc constante de acest tip, ele trebuie încadrate în ghilimele pentru
ca semnele din sintaxa lor să nu fie interpretate ca operaţii ce trebuie executate. De exemplu,
pentru a calcula câte zile are intervalul 25 Martie 1998 - 17 Decembrie 1999 se va scrie formula
astfel: ="12/17/99"-"3/25/98".

Semnul = (obligatoriu la începutul formulei)

Constantă

Operatori aritmetici

= 7.3 - B2 + SQRT(A3) + SUM(A4:C7)

Referinţe la celule şi domenii

Funcţii

Fig. 2.4 - Elemente într-o formulă

Utilizarea operatorilor
Operatorii sunt semne care indică operaţii şi sunt împărţiţi în mai multe categorii. Două dintre
acestea, mai des folosite, sunt descrise în continuare.

Operatori aritmetici
Operatorii aritmetici sunt următorii:

+ adunare
- scădere
* înmulţire
/ împărţire
35
 % procent
^ ridicare la putere
Ordinea în care sunt efectuate operaţiile este cea cunoscută din aritmetică. Ordinea de
efectuare a mai multor operaţii ne nivel de prioritate egal este de la stânga spre dreapta.
Ordinea operaţiilor poate fi modificată folosind paranteze; se folosesc numai paranteze
rotunde.

Operatori de comparaţie
Operatorii de comparaţie sunt următorii:

= egal
< mai mic
<= mai mic sau egal
> mai mare
>= mai mare sau egal
<> diferit

Folosind operatori de comparaţie se crează formule al căror rezultat pot fi valorile logice TRUE
(adevărat) sau FALSE (fals). De exemplu, formula =B5>16 va avea rezultatul TRUE dacă valoarea
din B5 este mai mare decât 16; în caz contrar, va returna FALSE. Dacă într-o formulă intervin
atât operatori aritmetici cât şi de comparare, atunci operaţiile aritmetice vor fi efectuate
primele, după care se vor efectua comparaţiile.

Utilizarea funcţiilor
În formula din figura 2.4 se remarcă utilizarea a două funcţii. La fiecare dintre ele se remarcă
două părţi componente: numele funcţiei, urmat, între paranteze, de argument. De fapt,
depinzând de natura lor, anumite funcţii au mai mai multe argumente; întâmplător, în figura
2.4 s-au folosit funcţii care au doar câte un singur argument. Prezenţa funcţiilor în formulele
dintr-un spreadsheet este similară cu ceea ce se poate întâlni în orice carte de matematiocă.
Astfel, în scrierea formulelor apar adesea funcţii ca, de exemplu, sin x, ex, f(x), g(x,y). Ultimele
două exemple din enumerare ilustrează sintaxa generală pentru scrierea funcţiilor: nume (f,
respectiv g), urmat, între paranteze, de unul sau mai multe argumente (x, respectiv x şi y).

Ca şi în orice expresie matematică, pentru a utiliza o funcţie se dau valori argumentelor sale, iar
funcţia calculează o valoare folosind aceste argumente. Se spune că funcţia returnează (sau
întoarce) valoarea calculată. Funcţia SQRT din figura 2.4 calculează (deci returnează, întoarce)
radicalul valorii folosite ca argument (SQRT este prescurtarea de la square root - rădăcina
pătrată). În cazul considerat, se calculează radicalul valorii aflate în celula A3. Bineînţeles, ori ce
36
câte se va modifica conţinutul lui A3, radicalul va fi recalculat automat. Argumentul unei funcţii
poate fi, în general, orice expresie, simplă sau mai complicată. De exemplu SQRT(9) va returma
3, în timp ce SQRT(D5^2+E5^2) va calcula (mai corect spus, va evalua) întâi expresia folosită ca
argument (suma pătratelor celulelor D5 şi E5), iar apoi va extrage radicalul şi va returna
rezultatul. Funcţia SUM din figura 2.4 are un singur argument, domeniul A4:C7. Ea returnează
suma valorilor din celulele domeniului. După se va vedea mai jos, această funcţie admite un
număr variabil de argumene.

Excel oferă o colecţie de peste 200 de funţii predefinite care pot fi încorporate în formule
pentru efectuarea de calcule complexe. Două dintre acestea au fost date ca exemplu mai sus.
Este clar că un utilizator nu le poate memora pe toate şi nici nu va avea întotdeauna la
îndemână o ducumentaţie în care să găsească indicaţii de utilizare. De aceea, Excel pune la
dispoziţie o aplicaţie ataşată, numită Function Wizard care poate fi activată prin simpla
acţionare a butonului fx care se găseşte fie lângă bara de formule, fie pe una din barele de
instrumente din partea superioară a ferestrei. Activarea lui Function Wizard se mai poate face
şi folosind, din meniul Insert, comanda Function.

"Function Wizard" este tradus în majoritatea cărţilor româneşti ca "Asistentul

pentru funcţii". De fapt, wizard nu înseamnă asistent, ci vrăjitor. Denumirea a
fost aleasăde către creatori pentru a sugera utilizatorului că un "vrăjitor bun"
îl ajută să ducă la îndeplinire o treabă complicată. Un astfel de program, un
wizard, îi ghidează pas cu pas acţiunile, dându-i şi explicaţiile necesare, astfel
încât operaţiunea respectivă să poată fi dusă la bun sfârşit uşor şi fără greşeli.
Fiecare pas este concretizat într-o fereastră ale cărei opţiuni trebuie
completată. În partea de jos a ferestrelor apar butoanele de navigare: Next -
trecere la pasul următor, Back - întoarcere la pasul precedent pentru corecţii,
Finish - încheierea procesului, Cancel - anularea acţiunii începute, Help -
informaţii de ajutor. Multe firme de software includ în prezent astfel de
programe de asistenţă în produsele lor, tocmai pentru a le face mai uşor de
utilizat.

37
 Fig. 2.5 - Primul pas al vrăjitorului pentru funcţii

Function Wizard operează în doi paşi. În primul pas oferă lista completă a funcţiilor Excel
grupate pe categorii. Utilizatorul selectează funcţia dorită şi vede afişată în partea de jos a
casetei forma ei generală (nume şi argumente), precum şi o explicaţie scurtă în legătură cu ceea
ce execută. În figura 2.5 este ilustrat primul pas în utilizarea funcţiei SQRT.

Fig. 2.6 - Al doilea pas al vrăjitorului pentru funcţii

38
În pasul al doilea trebuie completate valorile pentru argumentele funcţiei. Caseta din figura 2.6
are o singură rubrică de completat pentru că funcţia SQRT are un singur argument (numărul din
care se extrage radicalul). Se obserrvă că argumentul este exprimat în acest exemplu ca o
expresie (A4+7). Lângă rubrică apare deja valoarea calculată a argumentului (egală cu 25,
pentru că în A4 se află introdus numărul 18). În partea din dreapta-sus, în rubrica Value apare
deja rezultatul pe care îl returnează funcţia pentru valoarea actuală a argumentului ( 25  5 ).

În figura 2.5 se observă, în lista derulantă Function Category, o parte dintre categoriile de
funcţii pe care le oferă Excel. Se remarcă: Financial - funcţii financiare, Statistical - funcţii
statistice, Math&Trig - funcţii matematice şi trigonometrice şi altele. Rămâne în sarcina
utilizatorului să investigheze în detaliu această listă pentru a şti ce colecţie are la dispoziţie.

Introducerea formulelor în foaia de calcul

Metoda imediată pentru a introduce o formulă este scrierea acesteia la tastatură. Această
soluţie este însă prea laborioasă pentru formule complicate şi sporeşte posibilitatea de a face
gerşeli de introducere. De exemplu, dacă într-o formulă trebuie folosită celula Y132, iar
operatorul introduce din greşeală Y123, referinţa greşită va fi folosită în calcul şi rezultatul va fi
eronat. Pentru a uşura introducerea formulelor şi pentru a minimiza posibilităţile de a greşi,
Excel procedura care este descrisă în continuare şi care va fi ilustrată folosind ca exemplu
formula din figura 2.4.

 Se tastează formula până la prima referinţă sau până la prima funcţie. În exemplul
luat, se introduce =7.3-.
 Dacă urmează o referinţă la celulă sau la un domeniu, se selectează cu mouse-ul
elementul respectiv. În exemplu, se selectează celula B2.
 Dacă urmează să fie introdusă o funcţie, se acţionează butonul fx care declanşează
Function Wizard şi se efectuează paşii pentru introducerea funcţiei dorite. În
exemplul considerat, aşa se va proceda când se va ajunge la radical şi apoi la sumă.
 Se continuă introducerea de la tastatură până la intervenţia unei noi referinţe sau
a unei noi funcţii şi aşa mai departe până la sfârşitul formulei, care se încheie cu
Enter.
În legătură cu procedura de mai sus trebuie făcute următoarele remarci:

a) Posibilităţile de eroare la introducerea referinţelor se reduc prin selecţia acestora

direct din foaie: se plasează mouse-ul direct pe locul dorit (celulă sau domeniu), iar
referinţa este preluată automat. Şi Function Wizard oferă aceeaşi facilitate în pasul
2, acolo unde trebuie completate rubricile argumentele. De exemplu, în figura 2.6,

39
 pentru a introduce ca argument expresia A4+7, operatorul a făcut click în foaie pe
celula A4, apoi a tastat în continuare +7.
b) Anticipând problema tipurilor de referinţe, care va fi abordată mai târziu, să
menţionăm aici că, prin procedura descrisă se introtroduc automat în formulă aşa
numite referinţe relative. Există însă şi alte trei tipuri de referinţe: referinţa absolută
şi două variante de referinţe mixte. Dacă în formulă este nevoie ca o anumită
referinţă să fie altfel decât relativă, după selecţia descrisă la pasul al doilea al
procedurii operatorul va apăsa succesiv tasta F4. Excel va parcurce circular toate cele
patru tipuri de referinţe, iar utilizatorul se va opri la cea dorită. Ca şi precedenta, şi
această observaţie este valabilă şi la introducerea argumentelor unei funcţii. Într-o
secţiuneulterioară se va discuta de ce sunt mai multe tipuri de referinţe şi când
trebuie folosit fiecare tip.

Mesaje de eroare la introducerea unei formule

În cazul în care formula este introdusă greşit din punct de vedere sintactic sau dacă Excel
detectează operaţii pe care nu le poate efectua, în loc de rezultatul formulei în celulă vom
vedea un mesaj de eroare. O listă a acestor mesaje împreună cu semnificaţiile lor este dată în
continuare.

#DIV/0! - în formulă există o operaţie de împărţire la zero

#N/A - în formulă se face referire la o valoare care nu există

#NAME în cadrul formulei s-a folosit o denumire pe care Excel nu o cunoaşte.

#NUM (numeric) s-a folosit incorect o valoare numerică

#REF! (referinţă) semnalizează faptul că s-a folosit o referinţă incorectă la o celulă

#VALUE! (valoare) un argument sau operator din cadrul formulei este incorect.
După cum era şi de aşteptat, Excel semnalează doar lucrurile care sunt incorecte din punctul
său de vedere. Programul nu are cum să sesizeze, însă, dacă utilizatorul a scris o altă formulă
decât cea care ar fi trebuit. Deci nu va semnala nimic dacă, în loc de formula corectă =D5-F5,
operatorul a introdus greşit =E5+F5. Pentru a nu comite o astfel de eroare, care ar duce la nişte
rezultate greşite, singura soluţie este să deschidem bine ochii atunci când introducem formula!

40
Copiere, mutare, umplere. Meniurile Edit şi Insert
Copierea şi mutarea
Ca în orice aplicaţie Windows copierea şi mutarea se face folosind comenzile Cut, Copy, Paste şi
Paste Special din meniul Edit:

 Se selectează domeniul (sau poate doar celula) de copiat/mutat;

 Se selectează Edit Copy (pentru copiere) sau Edit Cut (pentru mutare);
 Se selectează în foaie celula din colţul din stânga-sus al locului de destinaţie (nu
este nevoie să se selecteze tot domeniul!)
 Se selectează Edit Paste sau Edit Paste Special pentru situaţii deosebite. Lipirea
poate fi repetată în mai multe locuri.
Aşa cum se ştie, situaţiile speciale se tratează folosind comanda Paste Special care afişează o
casetă de dialog din rubricile căreia alegem variantele dorite. În figura 2.7 estei lustrată această
casetă. Semnificaţiile sunt următoarele:

Din grupul de butoane Paste se selectează una din variantele de lipire:

* All - toate atributele; acţionează ca un Paste obişnuit

* Formulas - se lipesc la destinaţie doar formulele;
* Values - se lipesc doar valorile calculate, nu şi formulele din care provin;
* Formats - se lipesc doar formatările celulelor de provenienţă, nu şi valorile;
* Notes - se lipesc doar adnotările;
* All Except Borders - toate atributele, cu excepţia chenarelor.

Fig. 2.7 - Caseta de dialog a comenzii Paste Special

41
Din grupul de butoane Operation al casetei se selectează una din variantele de lipire:

* None - nici o operaţie specială;

* Add - adună valorile din celulele de origine la cele din celulele de destinaţie;
* Subtract - scade celulele de origine din cele de destinaţie;
* Multiply - înmulţeşte celulele de origine cu cele de destinaţie;
* Divide - împarte celulele de origine la cele de destinaţie.
Skip Blanks - omite spaţiile din celulele domeniului de origine.

Transpose - face transpusa domeniului de origine: transformă liniile în coloane.

Umplerea
Un tip special de copiere automată se poate face cu comanda Edit Fill (fill = umple,
completează). Folosind această comandă se pot completa automat linii şi coloane întregi în
cadrul foii. Ea este foarte utilă pentru completarea de formule care, altfel, ar trebui reproduse
cu Copy/Paste în zeci sau sute de exemplare.

Ea are următoarele subcomenzi (variante):

* Down - în jos,
* Right - la dreapta,
* Up - în sus,
* Left - la stânga,
* Across Worksheets - prin foile de calcul, în adâncime
* Series - completează o serie.

Variantele Down, Right, Up, Left se folosesc astfel: se selectează domeniul care trebuie
completat (umplut), având grijă ca una dintre laturile acestuia să fie formată din celulele al
căror conţinut va fi copiat în celelalte. Apoi se introduce varianta corespunzătoare a comenzii.
De exemplu, Edit Fill Down completează în jos un întreg domeniu cu datele care se află în
celulele din prima linie a acestuia. Aceste patru variante ale comenzii de umplere fiind intens
folosite, în special pentru introducerea de formule, a fost prevăzută şi o modalitate rapidă de
introducere a lor cu mouse-ul. Astfel, marcajul de celulă selectată, chenarul respectiv, are în
colţul din stânga-jos un punct dreptunghiular care iese în evidenţă. Acesta este tocmai marcajul
care poate fi acţionat pentru a face o operaţie de umplere şi se foloseşte astfel: se încarcă în
celulă ceea ce trebuie completat pe o întreagă linie sau coloană de date, apoi se agaţă cu
mouse-ul de marcajul amintit şi se trage în sensul în care se doreşte umplerea.

42
Pentru comanda Edit Fill Across Worksheets se procedează astfel: se selectează domeniul care
trebuie copiat "în adâncime" pe mai multe foi, se selectează foile ţinând Shift apăsat şi făcând
click pe etichetele foilor dorite, apoi se introduce comanda.

Fig. 2.8 - Caseta de dialog a comenzii Edit Fill Series

Comanda Edit Fill Series permite completarea unei serii. Este utilă, de exemplu, pentru a
introduce o numerotări într-o serie de celule sau pentru a introduce o suită de date
calendaristice. Pentru ao folosi se parcurg următorii paşi: se introduce valoarea de start a seriei
în prima celulă, se selectează celulele care vor fi completate având grijă ca prima celulă din
selecţie să fie cea cu valoarea de start, iar la sfârşit se introduce comanda. Aceasta afişează o
casetă de dialog în care pot fi setate anumite caracteristici ale seriei. Caseta are structura
ilustrată în figura 2.8. Cele mai utilizate elemente ale casetei sunt:

* Rows - seria este în linii;

* Columns - seria este în coloane;
* Linear - seria este liniară (cu creştere constantă);
* Date - seria este de date calendaristice;
Grupul Date Unit stabileşte tipul pasului pentru seriile de date calendaristice

* Day - pasul este ziua;

* Weekday - pasul este ziua din săptămână ("din joi în joi");
* Month - pasul este luna;
* Year - pasul este anul;
În rubrica Step Value se introduce pasul de creştere. Poate fi şi negativ.

În rubrica Stop Value se introduce valoarea la care să se oprească numărătoarea.

43
Alte comenzi din meniul Edit
În afara comenzilor descrise până acum, din meniul Edit mai trebuie comentate şi următoarele
comenzi care sunt specifice lucrului cu spreadsheet-ul.

Comanda Clear
Această comandă sterge conţinutul celulelor selectate (dar lasă celulele pe loc). Are
următoarele variante:

* All - şterge conţinutul şi toate elementele de formatare a acestuia;

* Formats - şterge (anulează) formatările, dar lasă conţinutul;
* Contents - şterge conţinutul dar menţine formatările;
* Notes - şterge adnotările ataşate celulelor selectate;
Comanda Delete

Această comandă elimină celulele selectate din foaie. În urma eliminării se fac deplasări de
celule pentru a umple locul rămas gol în foaie. Comanda are o casetă prin care se alege varianta
de acoperire a locului rămas liber. Aceste opţiuni sunt:

* Shift cells left - se împing celulele rămase spre stânga;

* Shift cells up - se împing celulele rămase în sus;
* Entire Row -se elimiă în întregime liniile acoperite de domeniul selectat;
* Entire Column - se elimiă coloanele acoperite de domeniul selectat;

Comanda Delete Sheet

Prin această comandă se elimită întreaga foaie din registrul de calcul. Eliminarea este
ireversibilă! De aceea se cere încă o confirmare a intenţiei de stergere.

Comanda Move or Copy Sheet

Prin această comandă se mută sau se copie foaia de calcul într-un alt loc al registrului sau chiar
într-un alt registru aflat deschis în acel moment. Printr-o casetă de dialog se precizează dacă se
doreşte mutare sau copiere şi unde este locul de destinaţie.

Comenzi din meniul Insert

În finalul acestei secţiuni sunt trecute în revistă câteva comenzi foarte des folosite din meniul
Insert. Inserările de celule sunt operaţii complementare celor de eliminare.

Comanda Cells
Inserarea de celule este complementara eliminării (Delete) din meniul Edit. Printre celulele foii
se introduc celule noi, în număr egal cu dimensiunea domeniului selectat. Într-o casetă de
44
dialog se precizează cum să se deplaseze celulele existente pentru a face loc celor noi. Opţiunile
sunt:

* Shift cells right - se împing celulele spre dreapta pentru a face loc;
* Shift cells down - se împing celulele în jos pentru a face loc;
* Entire Row - se introduc linii întregi prin împingerea celorlalte în jos;
* Entire Column - introduce coloane prin împingerea celorlalte spre dreapta;

Comanda Rows
Prin această comandă se introduc linii întregi libere, în număr egal cu cele acoperite de
domeniul selectat în prealabil. Inserarea se face prin împingerea celorlalte în jos.

Comanda Columns
Prin această comandă se introduc coloane întregi libere, în număr egal cu cele acoperite de
domeniul selectat în prealabil. Inserarea se face prin împingerea celorlalte spre dreapta.

Comanda Worksheet
Prin această comandă se introduce o foaie nouă în registrul de calcul. Introducerea se face
înaintea foii curente.

Comanda Chart
Prin această comandă se declanşează activitatea aplicaţiei auxiliare Chart Wizard (vrăjitorul
pentru grafice) în vederea creerii unui grafic nou care să fie inclus în foaia de calcul curentă sau
pe o foaie separată. Despre crearea graficelor se va discuta în secţiunea 6.6.

Comanda Function
Aceasta este comanda care pune în funcţiune Function Wizard în vederea introducerii unei
funcţii într-o formulă. După cum s-a arătat, acest lucru se poate face şi acţionând butonul fx.

Referinţe relative, referinţe absolute

În formule se folosesc referinţe la celule şi la domenii. Acestea sunt însă de mai multe tipuri.
Există două tipuri de bază care pot fi combinate dând alte două tipuri mixte. Înţelegerea
modului de funcţionare a fiecărui tip de referinţă şi a situaţiilor în care se foloseşte un tip sau
altul sunt esenţiale pentru a lucra eficient corect cu formulele. Pentru un utilizator care înţelege
45
corect funcţionarea referinţelor va fi foarte simplu să completeze sute de formule într-o foaie
de calcul. El va trebui să introducă doar formulele din capetele liniilor şi coloanelor respective
folosind corect tipurile de referinţe necesare. Apoi, prin Fill Down/Right/Left/Up va copia din
câteva mişcări sute de formule umplând coloane şi linii întregi.

Vom începe printr-un exemplu, ilustrat în figura 2.9. Creatorul tabelei de calcul a introdus
datele privind vânzările de la fiecare magazin, pe fiecare trimestru. În coloana F şi-a propus să
calculeze totalul anual pe fiecare magazin, apoi un total general în celula F7, iar în coloana G
procentul cu care a participat fiecare magazin în încasările totale ale societăţii comerciale.
Pentru a realiza ce şi-a propus, el a procedat astfel:

* a introdus în celula F4 formula =B4+C4+D4+E4;

* a făcut Fill Down în domeniul F4:F6 pentru a umple şi formulele pentru
celelalte magazine;
* a introdus în F7 formula =SUM(F4:F6) pentru totalul general;
* a introdus în G4 formula =F4/F7*100 care calculează procentu primului
magazin din totalul general;
* a făcut Fill Down în domeniul G4:G6 pentru a umple şi formulele pentru
celelalte magazine; DAR A PRIMIT MESAJE DE EROARE!

Fig. 2.9 - Un efect al utilizării greşite a referinţelor în formule

46
Pentru a înţelege de ce au apărut erori şi pentru a vedea cum trebuie remediată situaţia trebuie
examinate tipurile de referinţă existente şi cum funcţionează ele. De asemenea, trebuie reţinut
permanent în vedere că umplerile (Fill Down/Right/Left/Up) nu sunt altceva decât nişte copieri
automate pe linii şi coloane întregi de celule.

Tipurile de referinţe sunt următoarele:

* Referinţa relativă. Exemplu de scriere: A1.

* Referinţa absolută: Exemplu de scriere: $A$1.
* Două tipuri de referinţe mixte. Exemple: $A1 şi A$1.
Cele de mai sus induc următoarele remarci:

a) În toate exemplele de până acum s-au folosit referinţe relative (fără să se

comenteze acest aspect).
b) Pentru a scrie cu referinţă absolută se introduce sermnul $ atât înaintea coloanei
cât şi a liniei.
c) Calitatea de absolut sau de relativ acţionează separat asupra liniei şi coloanei din
referinţa respectivă. De aceea apar şi cele două variante mixte: $A1 înseamnă
referinţă absolută la coloană şi relativă la linie, iar A$1 înseamnă referinţă relativă la
coloană şi absolută la linie.
Atunci o formulă se foloseşte într-un singur exemplar, nu are importanţă cu ce fel de referinţe
este scrisă: rezultatul este acelaşi. Diferenţele între tipuri vor apărea atunci când se va copia
fomula (cu Copy/Paste sau cu Fill...). În exemplul luat, dacă formulele introduse de la tastatură
în celulele F4 şi G4 nu ar mai fi trebuit copiate, n-ar fi contat ce fel de referinţe se utilizau în
cadrul lor. Dar la operaţiile de Fill Down au apărut problemele tocmai pentru că utilizatorul nu a
ţinut cont de tipurile de referinţe când a scris primele formule (în special pe cea din G4). Pentru
a înţelege, în figura 2.10 s-a făcut o afişare în celulele foii chiar a formulelor de calcul, nu a
rezultatelor acestora aşa cum se întâmplă de obicei. Pentru acest lucru s-a folosit comanda
Tools Options a cărei casetă de dialog are mai multe secţiuni. În secţiunea View, în grupul
Window Options, s-a activat opţiunea Formulas.

Creatorul tabelei a introdus în F4 formula =B4+C4+D4+E4 cu referinţe relative (pentru că de

altele nici nu ştia că există). Dar când a făcut Fill Down în F5 şi F6, Excel nu a copiat pur şi simplu
formula, ci a adaptat-o: B4 a devenit B5 şi, mai jos, B6, iar C4, D4, E4 au fost adaptate şi ele.
Asta este bine, pentru că, dacă s-ar fi făcut o simplă copiere "la indigo", în celulele F5 şi F6 am fi
obţinut tot =B4+C4+D4+E4, adică totalul pentru primul magazin, nu pentru următoarele două.
Adaptarea s-a făcut datorită semnificaţiei referinţelor relative folosite. Povestind în cuvinte,
formula de mai sus nu înseamnă, aşa cum s-ar părea la prima vedere: "adună B4 cu C4, cu D4 şi
cu E4". Semnificaţia reală este următoarea: "adună celula care este cu patru coloane mai la
47
stânga cu celula care este cu trei coloane mai la stânga, cu celula care este cu două coloane
mai la stânga şi cu celula care este cu o coloană mai la stânga". Adică celulele care se află
plasate pe anumite poziţii determinate relativ faţă de locul în care e formula. La prima vedere
pare complicat, dar beneficiul este incontestabil: nu va mai trebui să introducem, celulă cu
celulă, sute de formule. O introducem pe prima, folosim comanda Fill adecvată, iar referinţa
relativă determină efectuarea adaptărilor necesare.

Fig. 2.10 - Formulele folosite în exemplul luat

În concluzie, referinţa relativă "priveşte", relativ faţă de poziţia în care se află, peste un anumit
număr de linii şi de coloane. Acest lucru este reţinut de câtre Excel la copierea formulei în alt
loc, determinând-ul să opereze adaptările necesare.

Toate cele descrise mai sus s-au repetat şi pe coloana G a tabelei, dar adaptările formulei nu au
mai fost în totalitate binevenite! Într-adevăr, formula din G4, =F4/F7*100, introdusă de la
tastatură, ar putea fi "povestită" în termenii referinţelor relative astfel: "împarte celula care
este cu o coloană mai la stânga la celula care este cu o coloană mai la stânga şi trei linii mai
jos, apoi înmulţeşte cu 100". Consecvent cu ideea, Excel adaptează formula la copierea ei în G5,
transformând F4 în F5 şi F7 în F8. Dar în F8 nu este nimic! Rezultă o împărţire la zero care este,
de altfel, semnalată ca eroare, aşa cum arată figura 2.9. Este bine că F4 a devenit F5, dar F7 ar fi
trebuit să rămână la nemodificat! Pentru aceasta, F7 ar fi trebuit scris cu referinţă absolută.
48
Aceasta, pentru că referinţa absolută "priveşte" fix, absolut, spre celula specificată, indiferent
unde ar mai fi copiată formula.

Fig. 2.11 - Prin scrierea corectă a referinţelor din celula G4

sau obţinut formule corecte la umplerea în jos

Fig. 2.12 - Rezultatele corecte ale calculelor

49
Din cele spuse despre referinţa absolută rezultă că, pentru ca umplerea în jos să dea rezultate
corecte, formula din G4 ar fi trebuit scrisă =F4/$F$7*100, ceea ce s-ar putea "povesti" astfel:
"împarte celula care este cu o coloană mai la stânga la celula F7, apoi înmulţeşte cu 100".
Figura 2.11 ilustrează efectele lui Fill Down pe coloana G în acest caz, iar figura 2.12. Arată
rezultatele numerice care se obţin.

Grafice
După ce tabela de calcul este finalizată, în cele mai multe cazuri va fi utilă şi o reprezentare
grafică a rezultatelor. De exemplu, pentru tabela din figura 2.13 este utilă trasarea unei
diagrame pentru vânzările din fiecare trimestru, de la fiecare magazin, adică valorile din
domeniul B4:E6.

Fig. 2.13 - Porţiunea din foaie care va fi reprezentată grafic

Ca orice spreadsheet Excel are o componentă pentru reprezentarea grafică a datelor din foaie.
Tipurile de diagrame disponibile formează o gamă variată, în două şi trei dimensiuni.
Majoritatea sunt diagrame de tip statistico-economic, aceasta însemnând că, deşi sunt
50
reprezentate într-un sistem de axe X-Y (cele bidimensioale), de fapt doar valorile Y au
semnificaţie, ele fiind reprezentări ale valorilor din foaie. Există însă şi un tip de grafic aplicabil
în prelucrări ştiinţifice. Este graficul de tip Scatter (sau X-Y) prin care se reprezintă în plan
perechi (x, y), adică puncte în coordonate carteziene.

În figurile 2.14 şi 2.15 sunt ilustrate două grafice realizate folosind datele luate ca exemplu şi
care sunt de acelaşi tip: grafice cu coloane. La ambele se vede că doar înălţimile coloanelor
contează, ele reprezentând valorile din tabel. În legătură cu aceasta, mai trebuie menţionat că
graficele urmăresc permanent valorile din celulele care le-au generat: orice modificare a
valorilor din aceste celule determină o modificare a elementelor corespunzătoare din diagramă
(înălţimile coloanelor, în exemplul luat).

Diferenţa majoră între graficele din figurile 2.14 şi 2.15 este modul în care au fost grupate
barele. Acesta este elementul cel mai important care trebuie avut în vedere pentru ca graficul
să reprezinte corect datele selectate din foaie. În figura 2.14 graficul reprezintă grupări pe
trimestre şi a fost intitulat, fără legătură cu semnificaţia datelor, "Seriile pe linii". Titlul a fost
ales pentru a ilustra ideea generală care trebuie evidenţiată aici: graficul are trei serii Y. Prima
serie Y este reprezentată aici de primul magazin, a doua de al doilea magazin, iar a treia de al
treilea magazin. Un mănunchi de coloane (reprezentând un trimestru) formează o categorie.
Prin urmare, prima serie Y are un reprezentant în fiecare categorie (în exemplu, barele pentru
Magazin 1) şi acest lucru este valabil pentru toate seriile Y. Nu întotdeauna va fi vorba de
coloane sau de bare, dar ideea rămâne, indiferent de tipul de grafic: un grafic are mai multe
serii Y, iar fiecare serie Y are câte în reprezentant în fiecare categorie. Graficul a fost intitulat
"Seriile pe linii" pentru că seriile Y au fost generate de liniile domeniului B4:E6.

Fig 2.14 - Graficul pe trimestre

51
Graficul din figura 2.15 reprezintă aceleaşi date, dar dispuse diferit. Seriile reprezintă
trimestrele, iar coloanele reprezintă magazinele. El are, prin urmare, patru serii Y, iar fiecare
serie a fost generată de către o coloană a domeniului B4:E6. Din acest motiv l-am intitulat
"Seriile pe coloane"

2133
1788

989

Fig. 2.15 - Graficul pe magazine

Pe lângă stabilirea corectă a seriilor şi categoriilor, un element de importanţă hotărâtoare în

generarea unui grafic este însăşi selectarea corectă a celulelor care îl vor genera. Dacă, de
exemplu, la crearea graficului utilizatorul ar fi inclus în selecţia celulelor, din neglijenţă, şi
coloana de totaluri, precum şi pe cea de procente, în diagrama rezultată ar fi intervenit şi nişte
coloane disproporţionat de lungi (cele reprezentând totaluri), precum şi unele foarte scurte,
practic invizibile în comparaţie cu celelalte, reprezentând procente.

Tot în legătură cu selectarea domeniului, să mai remarcăm la fiecare din cele două grafice
prezenţa unei legende în partea dreaptă, care explică semnificaţiile coloanelor. De asemenea,
fiecare grafic are sub fiecare categorie o etichetă de categorie care explică ce reprezintă
aceasta. Evident, legenda primului se transformă în etichete de categorie la cel de-al doilea şi
invers. Se remarcă, însă, că textele legendei şi ale etichetelor de categorie sunt preluate din
foaia de calcul, mai precis din linia şi coloana care bordează deasupra şi în stânga domeniul
B4:E6 din care provin coloanele. Legenda şi etichetele de categorie au fost adăugate automat
graficelor respective pentru că operatorul a inclus în selecţia domeniului şi linia de deasupra
valorilor numerice, precum şi coloana din stânga acestora. Prin urmare, selecţia făcută a fost,
nu B4:E6, ci A3:E6.

52
În concluzie, pentru a face un grafic util trebuie să plecăm de la ideea că acesta trebuie să
reprezinte ce vrem noi, nu ce vrea el. Pentru aceasta trebuie să selectăm cu grijă exact acele
celule pe care le dorim reprezentate în grafic, nici una în plus, şi să stabilim corect dacă seriile Y
vor fi generate de liniile domeniului selectat sau de coloanele acestuia. În rest, ţine de
imaginaţie utilizarea multiplelor facilităţi pe care le pune la dispoziţie Excel în această direcţie.

Fig. 2.16 - Primul pas al lui Chart Wizard

Crearea unui grafic este dirijată pas cu pas de către Chart Wizard, vrăjitorul pentru grafice.
Acesta se pune în funcţiune cu comanda Insert Chart sau acţionând butonul Chart Wizard de pe
bara de instrumente Standard. Vrăjitorul pentru grafice ghidează în patru paşi realizarea
graficului.

În primul pas (figura 2.16) se alege tipul de grafic dorit. Se observă ca gama de tipuri variante
ale acestora este foarte bogată.

În pasul al doilea se precizează domeniul ale cărui valori vor genera graficul. Acesta poate fi
introdus de la tastatură în rubrica Data Range sau, după poziţionarea cursorului în rubrică,
poate fi selectat direct din foaie cu ajutorul mouse-ului. Dacă se doreşte ca graficul să
primească automat legendă şi etichete de categorie, domeniul care conţine valorile numerice
53
trbuie să fie bordat în partea superioară şi pe latura stângă de o linie şi o coloană de texte. Tot
în pasul al doilea se stabileşte dacă seriile Y vor fi generate de liniile sau de coloanele
domeniului de valori. În figura 2.17 apar setările făcute pentru graficul din figura 2.14. După
cum se observă, în caseta de dialog a pasului al doilea apare şi o primă previzualizare a
graficului aflat în construcţie.

Fig. 2.17 - Al doilea pas al lui Chart Wizard

În pasul al treilea se setează opţiunile de afişare a graficului. Caseta este organizată pe secţiuni
şi oferă, ca şi precedenta, o previzualizare a graficului cu elementele adăugate până în acel
moment

 Secţiunea Titles (titluri). În rubricile acesteia se introduc textele care vor

constitui titlul şi inscripţiile de pe axele graficului. În figura 2.18 se vede această
secţiune completată.
 Secţiunea Axes (axe). În rubricile acesteia se introduc informaţii despre axele
graficului; de cele mai multe ori setările făcute automat sunt suficiente.
 Secţiunea Gridlines (linii ajutătoare). În această secţiune se stabileşte dacă
graficul va avea linii ajutătoare verticale şi/sau orizontale. Acestea sunt repere care
înlesnesc aprecierea dimensiunilor elementelor diagramei. Graficele din figurile 2.14
54
 şi 2.15 au linii ajutătoare orizontale la fiecare marcaj de pe axa Y. Datorită acestora
se pot aprecia mai exact înălţimile coloanelor.
 Secţiunea Legend (legenda). În această secţiune se stabileşte dacă graficul va
avea legendă şi unde să fie poziţionată aceasta.
 Secţiunea Data Labels (etichete de date). În această secţiune se stabileşte dacă
seriile graficului vor avea etichete de date şi ce să reprezinte acestea (valorile
numerice din foaie sau altceva). Etichetele de date sunt ataşate elementelor
graficului (coloane, linii etc.) şi oferă informaţii suplimentare. De exemplu, graficul
din figura 2.15 a primit etichete de date pentru seria corespunzătoare trimestrului al
patrulea. Ele arată valoarea exactă (înălţimea coloanelor).
 Secţiunea Data Table (tabela de date). În această secţiune se stabileşte dacă în
diagramă sa apară, imediat sub reprezentarea grafică, tabela de date (domeniul)
care este reprezentat.

Fig. 2.18 - Al treilea pas al lui Chart Wizard

În pasul al patrulea se stabileşte locul unde să apară graficul nou creat: într-o foaie nouă a
registrului de calcul sau ca obiect în foaia curentă (ori poate în alta).La sfârşitul pasului al
patrulea se acţionează butonul Finish, iar graficul este generat.

Fig. 2.19 - Al patrulea pas al lui Chart Wizard

55
Graficul creat poate fi modificat ulterior şi i se pot aduce îmbunătăţiri. Astfel, el trebuie
considerat ca fiind un obiect complex care este compus din mai multe obiecte mai simple (axe,
coloane, titluri, legendă etc.). Pentru a selecta graficul se face click cu mouse-ul pe suprafaţa
acestuia. În acel moment, pe bara de meniu apare meniul Chart. Primele patru comenzi din
acest meniu sunt: Chart Type, Source Data, Chart Options şi Location. Ele corespund celor
patru paşi enumeraţi mai sus şi prin selectarea lor se deschid casetele corespunzătoare. Pentru
a face modificări ale unui obiect din grafic, se face dublu click pe acesta; efectul este
deschiderea unei casete de dialog în care se pot seta după dorinţă toate proprietăţile
obiectului. De exemplu, dacă utilizatorul doreşte să schimbe culoarea coloanelor pentru o
anumită serie, va face dublu click pe o coloană din seria respectivă, iar din caseta de dialog care
se deschide va alege culoarea dorită.

Exerciţii
Exerciţiul 1

Deschideţi fişierul 80.xls din folderul E80.

Utilizând funcţia Help căutaţi informaţii despre Columns.

Afişaţi pe ecran bara de instrumente Chart.

Ştergeţi rândul 7.

Introduceţi în registrul 80.xls în celula B3 valoarea 2500.

Selectaţi toată foaia de calcul şi modificaţi dimensiunea caracterelor la 9.

Selectaţi primul rând şi aliniaţi-l la dreapta.

Schimbaţi fontul primului rând in Comic Sans MS.

Modificaţi culoarea caracterelor de pe coloana a doua în albastru închis.

Selectaţi celulele A1:E4 şi încadraţi-le într-un chenar maro.

Introduceţi în celula C5 o formulă cu ajutorul căreia calculaţi minimul celulelor C1:C4.

56
Formaţi grupul de celule B1:E4 astfel încât cifrele să apară cu 2 cifre după semnul ce desparte
unităţile de zecimale.

Modificaţi orientarea textului din celula A3 astfel încât aceasta să apară înclinat cu 23 de grade.

Introduceţi în celula B5 o formulă cu ajutorul căreia realizaţi media valorilor din celulele B1:B4.

Imprimaţi foaia de calcul.

Salvaţi documentul.

Închideţi aplicaţia de calcul tabelar.

Exerciţiul 2

Deschideţi fişierul 81,xls din folderul E81.

Introduceţi 70000 în celula B2.

Mutaţi tabelul în foaia 2 de calcul începând cu celula A2.

Selectaţi celulele B1:E4 şi modificaţi fontul acestora în Arial Black, modificaţi dimensiunea
fontului la 12.

Creaţi în celula F2 o referinţă relativă către celula A3.

Introduceţi în celula F1 semnificaţia erorii #VALUE!.

Selectaţi celula D1 şi adăugaţi-i un chenar albastru.

Transformaţi culoarea cuvintelor din celula A2 în negru.

Creaţi un grafic coloană cu datele cuprinse în celulele B1:E4.

Adăugaţi graficului titlul Pondere.

Copiaţi graficul în prima foaie de calcul.

Modificaţi formatul graficului din grafic coloană în grafic linie.

Adăugaţi un fond deschis graficului.

Modificaţi formatul paginii din Portrait în Landscape.

Salvaţi documentul.

Închideţi aplicaţia de calcul tabelar.

57
Exerciţiul 3

Deschideţi fişierul 82.xls din folderul E82.

Utilizând funcţia Help, căutaţi informaţii despre Header and Footer.

Folosind instrumentele de mărire şi micşorare stabiliţi dimensiunea paginii la 97%.

Utilizaţi instrumentul de căutare pentru a găsi valoarea 500.

Sortaţi crescător coloana B.

Selectaţi coloana A din tabel şi scrieţi subliniat de două ori textul din celule.

Schimbaţi culoarea cuvintelor din coloana A în galben.

Copiaţi foaia 1 de calcul în cadrul registrului de calcul.

Adăugaţi un chenar coloanelor A1:E4.

Creaţi în celula F1 o referinţă absolută către celula B2.

Selectaţi datele din celulele B1:E4 şi formataţi-le astfel încât să conţină semnul ce desparte
miile şi semnul lirei britanice.

Modificaţi orientarea textului din celula A3 astfel încât aceasta să apară înclinat cu 23 de grade.

Introduceţi în celula B5 o formulă cu ajutorul căreia număraţi câte elemente se află în celulele
B1:B4.

Selectaţi rândul 1 şi modificaţi culoarea de umplere în roşu.

Adăugaţi un chenar galben imaginii din foaia a doua de calcul.

Salvaţi registrul de calcul creat.

Închideţi aplicaţia de calcul tabelar.

Exerciţiul 4

Selectaţi întreaga foaie de calcul şi stabiliţi dimensiunea fontului la 8.

Afişaţi pe ecran bara de instrumente Clipboard.

Scrieţi doua celule din coloana J subliniate cu o linie dubla.

58
Salvaţi documentul în directorul E83 cu denumirea excel83.xls.

Salvaţi documentul din nou dar acum se va numi excel.html.

Modificaţi numele utilizatorului ca fiind Liviu.

Introduceţi o coloana intre J şi K.

În celula C1 introduceţi o formula care sa calculeze media celulelor J17:M17.

Redenumiţi foaia 1 cu denumirea Continente.

În celula F1 introduceţi o formula prin care înmulţiţi conţinutul celulei J17 cu conţinutul celulei
K17.

Copiaţi formula în celula F2:F4.

Creaţi o etichetă care să realizeze o referinţă fixă către celula M18.

Formataţi grupul de celule J17:M20 astfel încât cifrele să apară cu 2 cifre după virgulă.

Selectaţi coloana A si modificaţi culoarea de umplere în galben.

Selectaţi coloana B şi aliniaţi datele la stânga.

Selectaţi celulele J17:M20 şi adăugaţi-le un chenar punctat galben.

Salvaţi documentul şi închideţi aplicaţia de calcul tabelar.

Exerciţiul 5

Deschideţi documentul 84.xls din folderul E84.

Salvaţi fişierul 84.xls ca fişier cu numele dvs.

introduceţi in celula F1 valoarea 3500.

Selectaţi toată foaia de calcul şi modificaţi dimensiunea caracterelor la 14.

Copiaţi datele în foaia 2 de calcul şi puneţi-le începând cu celula F1.

Redenumiţi foaia 2 cu numele Informaţii.

Întoarceţi-vă la prima foaie de calcul şi transformaţi literele din celula A2 ca fiind exponent.

Introduceţi în celula G1 semnificaţia erorii #NAME?.

59
Întoarceţi-vă la a doua foaie de calcul şi introduceţi în celula H5 o formulă cu ajutorul căreia
calculaţi suma celulelor H1:H4 dacă în celula G1 se află valoarea 100 şi minimul celulelor H1:H4
dacă în celula G1 se află valoarea 236.

Formataţi celulele A1:A4 astfel încât textul sa se încadreze în interiorul unei singure celule.

Aplicaţi un fond de culoare deschisă întregii foi de calcul.

Selectaţi celulele G1:I5 şi adăugaţi-le un chenar cu linie dublă în jurul grupelor de celule dar şi
între celule.

Modificaţi marginile foii de calcul sus jos la 1,7 cm.

Imprimaţi fişierul la o imprimantă disponibilă.

Salvaţi registrul şi închide-ţi aplicaţia de calcul tabelar.

Exerciţiul 6

Deschideţi fişierul 85.xls din folderul E85.

Afişaţi pe ecran bara de instrumente Picture.

Introduceţi o nouă foaie de calcul, astfel încât sa fie ultima pagină.

În celula H1 introduceţi o formulă prin care adunaţi conţinutul celulelor E1:G1.

Selectaţi toată foaia de calcul şi modificaţi dimensiunea caracterelor la 18.

Schimbaţi culoarea existentă în foaia de calcul în galben.

Introduceţi în celula J1 semnificaţia erorii #NUM!.

Formataţi grupul de celula E1:G4 astfel încât cifrele să apară ca procent.

Îmbinaţi celulele A1 şi B1 astfel încât conţinutul celulei din E1 să apară într-o singură celulă.

Creaţi un grafi coloană cu datele cuprinse în celulele E1:G4.

Adăugaţi graficului titlul Informaţii pentru grafic.

Copiaţi graficul în a doua foaie de calcul.

Modificaţi formatul graficului din grafic coloană în grafic linie.

Modificaţi formatul paginii din Portrait în Landscape .

Introduceţi numărul dumneavoastră de telefon în locul textului: număr de telefon .

60
Imprimaţi registrul în fişier.

Salvaţi registrul.

Închideţi aplicaţia de calcul tabelar.

Exerciţiul 7

Deschideţi fişierul 86.xls din folderul E86.

Utilizând funcţia HELP căutaţi informaţii despre opţiunea Sheet.

Folosind instrumentele de mărire şi micşorare stabiliţi dimensiunea paginii la 90%.

Introduceţi 700 în celula B2.

Copiaţi datele în foaia 2 de calcul începând cu celula A5.

Redenumiţi foaia 1 cu numele Informaţii.

Creaţi o etichetă care să realizeze o referinţă fixă către celula B2.

Selectaţi celulele B1:D4 şi modificaţi fondul acestora în Courier New , modificaţi dimensiunea
fondului la 15.

Formataţi celulele A1:A4 astfel încât textul să se încadreze pe mai multe linii cadru unei celule
(wrap).

Setaţi marginile de sus-jos sau stânga dreapta ale paginii astfel încât înceapă de la 4 cm.

Introduceţi în celula E1 semnificaţia erorii #N/A!.

Utilizaţi instrumentul de căutare pentru a găsi valoarea 125.

Înlocuiţi această valoare cu valoarea 456.

Selectaţi 2 celule din coloana B şi încadraţi-le într-un chenar mov.

Adăugaţi culorile roşu galben şi portocaliu graficului din fişier.

Salvaţi registrul.

Închideţi aplicaţia de calcul tabelar.

61
Exerciţiul 8

Deschideţi fişierul 87.xls din folderul E87.

Ascundeţi bara standard de meniuri.

Introduceţi o săgeată in interiorul grupului de celule A9:D14.

Coloraţi săgeata in albastru.

Creaţi un nou document numit 871.xls.

Copiaţi foaia 1 de calcul din primul document in documentul 871.xls.

În documentul 871.xls. creaţi în celula F2 o referinţă absolută către celula A4.

Introduceţi în celula B5 o formulă cu ajutorul căreia realizaţi diferenţa din celulele B1:B4.

Selectaţi celulele B1:E4 şi formataţi-le astfel încât să aibă câte două zecimale şi semnul $.

Selectaţi celulele B1:E4 modificaţi fontul acestora in Veranda, modificaţi dimensiunea fontului
la 12.

Creaţi un registru de calcul nou şi copiaţi datele în noul registru de calcul creat.

Salvaţi fişierul nou cu denumirea back-up.xls ca fişier in format html.

Introduceţi în fişier în a treia pagină de calcul imaginea 87.jpg.

Modificaţi formatul paginii din A5 în A4.

Imprimaţi fişierul la o imprimantă disponibilă.

Salvaţi registrul de calcul.

Închideţi aplicaţia de calcul tabelar.

Exerciţiul 9

Deschideţi aplicaţia de calcul tabelar.

Deschideţi fişierul 88.xls din folderul E88.

Introduceţi următoarele date din figura alăturată.

62
 A B C D E

1 Avioane 425 45 188

2 Maşini 490.6 143 38.3

3 Motociclete 556.2 72.2 -111.4

4 Biciclete 621.8 1.4 -261.1

Fixaţi pe ecran în prima pagină a fişierului prima coloană.

Selectaţi coloana C şi aliniaţi datele la stânga.

Selectaţi 2 celule de pe rândul al treilea şi scrieţi datele din acestea îngroşat.

Ştergeţi rândul 6.

Modificaţi dimensiunea rândurilor la 17.

Sortaţi descrescător coloana D.

Căutaţi valoarea 1.4 şi înlocuiţi cu valoarea 1.2.

Selectaţi cuvântul Maşini şi scrieţi-l subliniat cu culoarea portocaliu.

Introduceţi in celula E1 semnificaţia erorii #NULL!.

Creaţi in celula E2 o referinţă relativă către celula A11.

Schimbaţi culoarea chenarului în albastru.

Formataţi grupul de celule B1:D4 astfel încât cifrele să apară cu 2 cifre după virgulă.

Printaţi în fişier cu numele dumneavoastră.

Salvaţi registrul de calcul şi închideţi aplicaţia de calcul tabelar.

Exerciţiul 10

Deschideţi fişierul 89.xls din folderul E89.

Utilizând funcţia Help căutaţi informaţii despre Insert Colums.

Afişaţi pe ecran bara de instrumente Picture.

Creaţi o etichetă care să realizeze o referinţă fixă către celula B2 din foaia a treia de calcul .
63
Introduceţi în foaia a doua de calcul imaginea 89.gif începând cu celula E7.

În prima foaie de calcul selectaţi tot textul şi modificaţi dimensiunea caracterelor la 14

Selectaţi coloana B din foaia a treia de calcul şi aliniaţi datele la dreapta.

Introduceţi in celula G5 din prima foaie de calcul o formulă cu ajutor căreia calculaţi suma
celulelor C1-C4 dacă în celula B3 se află valoarea 100 şi maximul celulelor C1:C4 dacă în celula
B3 nu se află valoarea 100.

Formaţi grupul celulelor B1:D4 din foaia a treia de calcul astfel încât cifrele să apară ca procent
cu două zecimale.

Modificaţi orientarea textului din celula A1 astfel încât aceasta să apară înclinat cu 15 grade.

Creaţi un grafic linie cu datele cuprinse în celulele B1:D4.

Adăugaţi graficul titlului Informaţii.

Modificaţi culorile graficului în nuanţe de verde.

Modificaţi formatul graficului din grafic linie în grafic coloană.

Mutaţi graficul în foaia de calcul astfel încât aceasta sapă cu celula A11.

Imprimaţi doar prima foaie de calcul a registrului.

Salvaţi registrul de calcul.

Închideţi aplicaţia de calcul tabelar.

Temă pentru referat

Trataţi o problemă de tip economic sau statistic utilizând programul de calcul tabelar MS Excel.
Reprezentaţi grafic o parte din rezultatele aplicaţiei.

64