EUROPE DIRECT

(2021 – 2025)

Ghid pentru solicitanți

30 iunie 2020
AVIZ IMPORTANT

Ghidul pentru solicitanți este un ghid de utilizare generală care urmărește să le explice
solicitanților normele principale care se aplică trimiterii propunerilor lor.

El acoperă granturile pentru acțiuni acordate în cadrul procedurii de atribuire a granturilor

EUROPE DIRECT, gestionată de Direcția Generală Comunicare prin intermediul portalului UE
pentru oportunități de finanțare și ofertare („portalul”).
Ghidul este conceput astfel încât să fie principala referință practică pentru pregătirea și trimiterea
propunerii dumneavoastră.

În măsura în care este posibil, vă rugăm să încercați să găsiți singur răspunsurile de care aveți
nevoie (dispunem de resurse limitate și nu putem gestiona întrebările directe).

Toți termenii sunt explicați în glosar.

Detaliile privind procesele și procedurile sunt descrise în manualul online, disponibil pe portalul
privind finanțarea și ofertarea. Manualul online conține, de asemenea, o secțiune de întrebări și
răspunsuri, precum și instrucțiuni detaliate privind sistemul de schimb electronic .
O listă completă a documentelor de referință (legislație, program de lucru, modele etc.) poate fi
găsită pe pagina dedicată de pe portal.
Contactați-ne direct

Dacă este necesar, ne puteți scrie la adresa COMM-REP-BUH-TENDERS@ec.europa.eu Pentru

întrebări tehnice, contactați serviciul de asistență IT.
 Granturi UE: EUROPE DIRECT – Ghid pentru solicitanți

CUPRINS

1. Cum se trimite propunerea ..................................................................................................... 4

1.1 Pregătirea trimiterii ..................................................................................................... 5
1.2 Cum se completează formularul .................................................................................... 6
1.3 Ajutor .......................................................................................................................10
1.4 Trimiterea propunerii – confirmarea primirii ..................................................................10
2. Informații cu privire la rezultatele evaluării ......................................................................... 11
3. Verificări juridice finale ........................................................................................................ 11
4. Solicitanții: ce sunt entitățile afiliate și solicitanții unici ....................................................... 12
1.1 Entități afiliate ................................................................................................................12
1.2 Solicitant unic ................................................................................................................12

3 din 12
 Granturi UE: EUROPE DIRECT – Ghid pentru solicitanți

1. Cum se trimite propunerea

Toate propunerile trebuie trimise direct online, prin intermediul sistemului de

transmitere online de pe portal. Nu se acceptă propunerile pe suport de hârtie.

Interfața sistemului de transmitere online de pe portal este disponibilă doar în limba

engleză. Cu toate acestea, trebuie să vă trimiteți propunerea în limba română.
Procesul de trimitere este explicat în manualul online disponibil pe portalul privind
finanțarea și ofertarea (împreună cu instrucțiunile detaliate pentru instrumentul
informatic).

Transmiterea este un proces în 2 etape:

1. înregistrarea organizației
2. trimiterea propunerii – după cum urmează:
 Partea A include informații administrative despre solicitant
Completați-le direct online.
 Partea B (descrierea acțiunii) acoperă conținutul tehnic al propunerii.
Completați modelul de formular și încărcați-l ca fișier PDF (obligatoriu)
 Partea B (anexe și documente justificative)
Încărcați fișierele în format PDF:
o Semnați declarația pe propria răspundere și încărcați-o în format PDF.
(obligatoriu)
o Încărcați eventualele documente justificative ca fișiere în format PDF.
(dacă este cazul, a se vedea secțiunea 8.2 din cererea de propuneri)
Propunerea trebuie trimisă înainte de expirarea termenului-limită al cererii
(specificat în textul cererii de propuneri). În cazul în care ați depășit termenul-limită,
propunerea dumneavoastră va fi automat respinsă de sistem și considerată ca nefiind
transmisă.
Propunerea trebuie să respecte numărul-limită de pagini (specificat în modelul de
formular); paginile în plus nu vor fi luate în considerare.
Documentele obligatorii – formularul, declarația pe propria răspundere – trebuie
să fie încărcate în categoria corespunzătoare (în caz contrar, propunerea
dumneavoastră ar putea fi considerată incompletă și, prin urmare, inadmisibilă). Orice
document justificativ (dacă este cazul, a se vedea secțiunea 8.2 din cererea de
propuneri) ar trebui să fie încărcat la categoria sa – document justificativ 1,
document justificativ 2 etc.

Vă recomandăm să vă completați propunerea cu suficient timp înainte

de expirarea termenului-limită, pentru a evita orice probleme care ar putea
apărea în ultimul moment. În caz contrar, riscați să vă confruntați cu
probleme tehnice cauzate de transmiterile de ultim moment (blocaje etc.).
Termenul-limită al cererii de propuneri NU va fi prelungit.

Chiar dacă puteți salva versiuni succesive ale propunerii dumneavoastră,

vă încurajăm să previzualizați modelele de propunere înainte de a începe
procesul de trimitere online (modelul de text poate fi descărcat pe portal
(pagina „Documente de referință”).

Pentru a putea completa partea A, toți solicitanții trebuie să fie înscriși

în Registrul participanților și să fi comunicat coordonatorului codul lor de
identificare. Entitățile afiliate și entitățile care formează împreună un
solicitant unic trebuie, de asemenea, să se înregistreze, dar mai târziu pe 4 din 12
parcursul pregătirii granturilor.
 Granturi UE: EUROPE DIRECT – Ghid pentru solicitanți

1.1 Pregătirea trimiterii

Înainte de a trimite cererea, trebuie să:

1) Citiți documentele de referință

Verificați dacă:
 organizația/propunerea dumneavoastră îndeplinește criteriile de eligibilitate
și informați-vă cu privire la:
 criteriile de atribuire;
 cerințele privind capacitatea financiară și operațională;
 criteriile de excludere;
 condițiile de admisibilitate (de exemplu, termenul-limită,
numărul de pagini etc.);
 alte aspecte relevante (de exemplu, mecanismele de
cofinanțare).

2) Creați un cont de utilizator

Pentru a utiliza sistemul de transmitere online de pe portalul privind finanțarea și
ofertarea (singura modalitate de trimitere a cererilor), toți solicitanții trebuie să își
creeze un cont de utilizator EU Login, dacă nu au deja unul. Este vorba despre
vechiul cont ECAS.

3) Înscrieți organizația în Registrul participanților

Odată creat contul EU Login, vă puteți înscrie organizația în Registrul

participanților.

După finalizarea înregistrării, veți primi un cod de identificare al participantului,

format din 9 cifre (numărul PIC). Veți avea nevoie de numărul PIC pentru a
completa partea A a cererii.

Veți avea nevoie de numerele PIC ale entităților afiliate (dacă este cazul) și ale
entităților care formează împreună un solicitant unic (dacă este cazul) pentru a
completa partea B a cererii (formularul de cerere). Aceasta înseamnă că și aceste
entități trebuie să se înscrie în Registrul participanților.

Nu este necesar să finalizați procesul de înscriere într-o singură sesiune. Puteți introduce
o parte din informații, să le salvați și să continuați mai târziu.
.

5 din 12
 Granturi UE: EUROPE DIRECT – Ghid pentru solicitanți

1.2 Cum se completează formularul

Pentru a-i da propunerii dumneavoastră cât mai multe șanse de a fi selectată în

vederea finanțării, asigurați-vă că aceasta este:
 relevantă – abordează obiectivele relevante ale cererii de propuneri
 completă – include toate informațiile relevante; urmăriți cu atenție formatul
modelului din partea B și asigurați-vă că încărcați toate informațiile solicitate
 clară și concisă – prin „completă” nu se înțelege însă cerința de a include cât
mai multe informații cu putință sau de a scrie cât mai mult; propunerea
Partea A dumneavoastră
– Formulare administrative
trebuie să fie ușor de înțeles, precisă și bine motivată; să
respecte numărul-limită de pagini; să nu repete informații.

Partea A a modelului de propunere din sistemul de transmitere online de pe

portal trebuie completată direct online.

Explicația completă privind modul de completare a formularului este disponibilă la

rubrica Visit our How to user guide în partea stângă a modelului de propunere. Mai
jos veți găsi instrucțiuni suplimentare cu privire la informațiile care trebuie
introduse în anumite câmpuri.

După ce introduceți numărul PIC (a se vedea secțiunea 1.1 de mai sus, pentru mai
multe informații despre numărul PIC):

1. Selectați rolul care vă revine – Main contact (persoană principală de contact) sau
Contact person (persoană de contact). În mod normal, ar trebui să selectați rolul
de persoană principală de contact. În cazul în care optați pentru rolul de
persoană de contact, asigurați-vă că în etapele următoare, înainte de a trimite
propunerea, îl atribuiți altei persoane din organizația dumneavoastră rolul de
persoană principală de contact.
2. Completați câmpul Acronym. Trebuie să alegeți acronimul care vă reprezintă cel
mai bine și vă ajută să identificați propunerea dumneavoastră dacă depuneți o
cerere pentru un alt grant prin intermediul sistemului online de transmitere de pe
portal.
3. Completați câmpul Summary. În acest câmp se includ informații despre
regiunea pentru care depuneți cererea. Trebuie să alegeți una din regiunile
incluse pe lista din caseta „Aspectele principale” din cererea de propuneri.
4. Faceți clic pe butonul Next. Pentru a continua, vi se va cere să acceptați o
declarație de declinare a responsabilității. În următoarea etapă va trebui să
confirmați organizația din care faceți parte și să faceți clic pe butonul Next.

6 din 12
 Granturi UE: EUROPE DIRECT – Ghid pentru solicitanți

5. Apoi trebuie să completați câmpul Administrative Forms (Formulare

administrative). Faceți clic pe butonul edit forms (modificați formularele).

Pentru a putea completa formularul, utilizați butoanele de navigare din banner pentru
a avansa de la o secțiune la alta.

7 din 12
 Granturi UE: EUROPE DIRECT – Ghid pentru solicitanți

6. Faceți clic pe butonul Show (Afișează) pentru a completa câmpurile

corespunzătoare din secțiunea „General information” (Informații generale).

7. Câmpul Acronym este copiat automat din secțiunea anterioară.

8. Proposal title (Titlul propunerii) trebuie să fie numele centrului EUROPE DIRECT
pe care îl propuneți. Numele trebuie să fie „EUROPE DIRECT”, urmat de o locație

8 din 12
 Granturi UE: EUROPE DIRECT – Ghid pentru solicitanți

recunoscută pe scară largă, și anume orașul, regiunea sau zona deservită (de
exemplu EUROPE DIRECT Berlin, EUROPE DIRECT Kärnten, EUROPE DIRECT Valle
d’Aosta).
9. Întrucât durata în luni este fixă, în câmpul Duration in months trebuie să scrieți
„56” de luni, deoarece aceasta este durata acordului-cadru de parteneriat care
urmează să fie semnat cu solicitanții selecționați.
10. Free keywords (cuvinte-cheie alese liber)– orice cuvinte pe care le puteți adăuga
(de exemplu, „comunicare”, „angajament”, „cetățeni”, „informare”).
11. La secțiunea Abstract (rezumat) puteți introduce un rezumat al propunerii în
limba romana, de exemplu: EUROPE DIRECT va colabora cu cetățenii din zona
mea, în mod proactiv, pentru a le permite să facă alegeri în cunoștință de cauză
cu privire la viitorul UE participând activ la procesul democratic european.
12. Faceți clic pe butonul Show pentru a completa câmpurile din secțiunea
„Participants & contacts” (Participanți și contacte).
13. Apăsați din nou pe butonul Show. Datele dumneavoastră administrative sunt
copiate automat din secțiunea precedentă.

14. Dacă trimiteți cererea în numele unui anumit departament al organizației

dumneavoastră, îl puteți menționa aici. Dacă nu este cazul, bifați căsuța „not
applicable ”(nu se aplică).
15. Mai jos, completați datele de contact ale persoanei responsabile cu propunerea
(„persoană principală de contact” – a se vedea etapa 1).

Date de contact

Vă rugăm să vă asigurați că adresa de e-mail pe care o furnizați este corectă,

funcțională și verificată periodic – în momentul evaluării propunerii dumneavoastră,
este posibil să fim nevoiți să vă contactăm pentru mai multe informații.

9 din 12
 Granturi UE: EUROPE DIRECT – Ghid pentru solicitanți

Partea B a modelului de propunere din sistemul de transmitere al portalului –

Descrierea acțiunii.

Trebuie să încărcați documentele completate de dumneavoastră:

Formularul de cerere

Declarație pe propria răspundere, semnată și scanată

Orice alte documente justificative solicitate în secțiunea 8.2 din cererea de

propuneri, de exemplu, CV-ul coordonatorului EUROPE DIRECT (dacă
acesta este necesar în conformitate cu secțiunea 8.2 din cererea de
propuneri) etc.

1.3 Ajutor

Pe cât posibil, vă rugăm să încercați să găsiți singur răspunsurile de care aveți

nevoie în acest ghid și în alte documente:

 Manual online

 Secțiunea „Întrebări și răspunsuri” de pe site-ul Reprezentanței

https://ec.europa.eu/romania/services/contact-
points/cerere_propuneri_ED

 Secțiunea „Întrebări și răspunsuri” de pe portal (pentru întrebări generale)

În cazul în care considerați că nu aveți altă opțiune, ne puteți contacta după cum
urmează:

 Serviciul de asistență IT – pentru întrebări tehnice referitoare la sistemul

online de transmitere de pe portal (parole uitate, drepturi de acces și
roluri, aspecte tehnice privind trimiterea propunerilor etc.).

 Pentru alte întrebări, ne puteți contacta prin e-mail: COMM-REP-BUH-

TENDERS@ec.europa.eu

Întrebările referitoare la trimiterea propunerii trebuie să indice clar numărul de referință

al cererii de propuneri: ED-RO-2020

1.4 Trimiterea propunerii – confirmarea primirii

După ce trimiteți propunerea, veți primi un e-mail de confirmare (cu data și ora la
care ați trimis propunerea).

Dacă nu primiți acest e-mail, înseamnă că propunerea dumneavoastră NU a fost trimisă.

În cazul în care considerați că acest lucru este cauzat de o defecțiune a sistemului de
transmitere electronică, ar trebui să depuneți imediat o plângere prin intermediul serviciului
de asistență IT, explicând circumstanțele și anexând o copie a propunerii (și, dacă este
posibil, capturi de ecran pentru a arăta ce s-a întâmplat).
10 din 12
 Granturi UE: EUROPE DIRECT – Ghid pentru solicitanți

2. Informații cu privire la rezultatele evaluării

Odată trimisă propunerea, nu vă vom contacta, în mod normal, decât după efectuarea
evaluării – cu excepția cazului în care trebuie să clarificăm anumite aspecte, cum ar fi
eligibilitatea sau să vă solicităm informații suplimentare.

Vom verifica eligibilitatea și admisibilitatea și vom evalua propunerea dumneavoastră

în raport cu criteriile de atribuire stabilite în cererea de propuneri.

Dacă propunerea nu trece de etapa de evaluare, veți primi o scrisoare la sfârșitul

perioadei de evaluare.

Pentru a asigura egalitatea de tratament pentru toți solicitanții, NU putem răspunde la

întrebări cu privire la rezultatul cererii de propuneri înainte de finalizarea evaluării.

3. Verificări juridice finale

În orice moment pe parcursul procedurii de acordare a grantului, serviciile de validare

ale Agenției Executive pentru Cercetare (denumite în continuare „ serviciile de
validare ale UE ”) pot contacta solicitantul, inclusiv entitățile afiliate (dacă există) și
entitățile care formează împreună un solicitant unic (dacă sunt relevante) și solicita
documente justificative privind existența și statutul juridic. Cererile vor fi trimise prin
intermediul sistemului de mesagerie al registrului către adresa de e-mail a persoanei
de contact a solicitantului, așa cum este indicată în registru. Solicitantul are obligația
de a furniza o adresă de e-mail valabilă și de a o verifica periodic.

Documentele care pot fi solicitate prin intermediul serviciilor de validare ale UE sunt
enumerate în textele referitoare la normele UE privind granturile și procedurile de
ofertare referitoare la validarea entităților juridice, numirea LEAR și evaluarea
capacității financiare.

În același timp, vi se va solicita să desemnați un LEAR (reprezentant al entității

juridice) și vom finaliza verificările juridice obligatorii (validarea entității juridice,
capacitatea operațională și financiară, excluderea și dubla finanțare).

Dacă propunerea dumneavoastră trece de etapa de evaluare și toate cerințele sunt

îndeplinite, veți primi invitația de a semna un acord-cadru de parteneriat și un acord
de grant specific, pe baza planului anual de comunicare pentru 2021 (semnat de
solicitant și apoi de Comisie).

Cererea de documente justificative nu implică în niciun caz faptul că solicitantul a fost

selectat.

Modelele noastre de acorduri de grant (acord-cadru de parteneriat și acord specific de

grant) sunt obligatorii și sunt aceleași pentru toți beneficiarii. Ele vor fi puse la dispoziția
solicitanților selectați în timp util.

11 din 12
 Granturi UE: EUROPE DIRECT – Ghid pentru solicitanți

4. Solicitanții: ce sunt entitățile afiliate și solicitanții unici

Solicitanții eligibili (a se vedea secțiunea 6.1 din cererea de propuneri) pot depune o
cerere de grant:

- singuri

- cu entități afiliate

- cu mai multe entități care formează un solicitant unic

Dacă participați împreună cu entități afiliate sau ca solicitant unic, trebuie să

identificați entitățile respective în partea relevantă a formularului. După semnarea
grantului, acestea devin răspunzătoare în comun pentru activitățile EUROPE
DIRECT (în conformitate cu planul anual de comunicare din formularul de cerere, care
devine anexă la acordul de finanțare în cazul în care proiectul este selectat pentru
finanțare).

1.1 Entități afiliate

O entitate afiliată unui beneficiar este o entitate care îndeplinește criteriile de

eligibilitate și de neexcludere aplicabile solicitanților. Are o legătură structurală cu un
beneficiar, în special o legătură juridică sau de capital care nu este nici limitată la
acțiune, nici stabilită exclusiv în scopul punerii sale în aplicare. Aceasta înseamnă că
legătura respectivă ar exista independent de acordarea sau neacordarea grantului;
legătura ar trebui să fi existat înainte de lansarea cererii de propuneri și să rămână
valabilă după încheierea acțiunii.

Prin urmare, entitățile afiliate unui beneficiar pot fi: - entități controlate direct sau
indirect de beneficiar (filiale de nivel 1 sau societăți-fiice). De asemenea, acestea pot
fi entități controlate de o entitate controlată de beneficiar (filiale de nivel 2 sau filiale
ale unor filiale) și același lucru este valabil și pentru alte niveluri de control; - entități
care controlează direct sau indirect beneficiarul (societăți-mamă). De asemenea,
acestea pot fi entități care controlează o entitate care controlează beneficiarul; -
entități sub același control direct sau indirect ca și beneficiarul (societăți-surori).

Această legătură poate fi definită și prin calitatea de membru, adică beneficiarul este,
din punct de vedere juridic, o rețea, o federație, o asociație la care participă și
entitățile afiliate propuse sau beneficiarul participă la aceeași entitate (de exemplu,
rețea, federație, asociație) ca și entitățile afiliate propuse.

1.2 Solicitant unic

Un solicitant unic (care devine, în cazul în care este selectat, beneficiar unic) este o
entitate formată din mai multe entități (un grup de entități) care îndeplinesc împreună
criteriile de atribuire a grantului: trebuie să respecte criteriile de eligibilitate și de
neexcludere ca orice entitate afiliată, dar și criteriile de selecție; iar propunerea sa
respectă criteriile de atribuire. O legătură structurală între entități poate fi stabilită în
mod specific exclusiv în scopul punerii în aplicare a acțiunii care face obiectul cererii
de grant.

12 din 12
 Granturi UE: EUROPE DIRECT – Ghid pentru solicitanți

Entitățile afiliate și entitățile care alcătuiesc împreună solicitantul unic trebuie să fie
identificate în partea B a propunerii (Formular de cerere), alături de numele lor și numărul
PIC. În acest scop, entitățile afiliate și entitățile care formează împreună un solicitant unic
trebuie, de asemenea, să se înscrie în registrul participanților (a se vedea secțiunea 1.1,
punctul 3) de mai sus).

Entitățile afiliate trebuie să respecte criteriile de eligibilitate și de neexcludere. Entitățile

care formează împreună solicitantul unic trebuie să respecte, de asemenea, criteriile de
selecție. În acest scop, entitățile afiliate și entitățile care formează împreună solicitantul
unic trebuie să semneze declarația pe propria răspundere (anexa 2 la cererea de
propuneri).

13 din 12