Cum Se Creează o Factură Utilizând SAP Crystal Reports - Contabilitate - 2021

2/21/2021 Cum se creează o factură utilizând SAP Crystal Reports - Contabilitate - 2021
SAP Crystal Reports este un instrument universal de raportare care poate citi date din mai multe formate de baze
de date diferite și le poate prezenta într-o manieră organizată și profesională. Pentru majoritatea formatelor de
baze de date utilizate pe scară largă, Crystal Reports include driverele necesare pentru a le citi; și dacă nu,
majoritatea furnizorilor de baze de date le pot furniza. , vă vom arăta cum să utilizați rapoartele Crystal Reports
pentru a crea facturi pentru afacerea dvs.
Crystal Reports este un instrument puternic care vă permite să extrageți date din bazele de date și să generați
rapoarte. De exemplu, puteți extrage toate datele de vânzări pentru a crea un rezumat trimestrial sau pentru clienți
individuali și date despre vânzări dintr-o tranzacție pentru a crea o factură.
Acest ghid acoperă câteva concepte de bază importante în rapoartele Crystal Reports, cum ar fi crearea de noi
câmpuri de formulare, gruparea înregistrărilor, sortarea și rezumarea. În scopul acestui ghid, vom folosi Crystal
Reports 2013, Service Pack 7.
Conectați rapoartele Crystal la baza dvs. de date

Aceste instrucțiuni încep prin conectarea Crystal Reports la baza de date care stochează datele sursă pentru factura
dvs. Datele dintr-o bază de date relațională sunt stocate în secțiuni numite tabele, care sunt organizate în mod
similar cu foile de calcul Excel. Datele din fiecare tabel sunt grupate în funcție de tipul de informații pe care le
conține. De exemplu, unele ar putea conține informații despre clienți, altele ar putea conține informații despre
furnizori, iar altele ar putea conține informații despre inventar.
Aplicații precum QuickBooks, SAP, Sage, JobBoss și toate sistemele MRP / ERP au două fețe - unul pentru
introducerea informațiilor și altul pentru stocare. Aplicația va folosi apoi datele din baza de date în funcție de
modul de flux al informației stabilit în aplicație.
Prin utilizarea rapoartelor Crystal Reports, aveți flexibilitatea de a afișa datele și de a genera un raport care are un
flux de date diferit față de cele date în aplicația sursă. Acest lucru este posibil prin minimizarea nevoii de scriere a
codului prin stabilirea vizuală a legăturilor dintre datele din diferite tabele și prin plasarea câmpurilor în rapoarte
ca piesele într-un puzzle.
Când deschideți Crystal Reports pentru prima dată, veți vedea următorul ecran:
https://ro.zpbusiness.com/23819-sap-crystal-reports-14 1/20
Pentru a începe raportarea, accesați File - New - Standard Report:
Apoi, Crystal Reports vă va întreba unde sunt stocate datele pe care doriți să le conectați. Faceți clic pe dosarul
Creare conexiune nouă și veți vedea mai multe subdosare, permițându-vă să vă conectați la diferite surse.
Tipul de conexiune va varia în funcție de locul în care sunt stocate datele dvs. De exemplu, sursa datelor dvs.
poate fi Microsoft Access, Microsoft Excel, o bază de date SQL sau orice alt program. Cel puțin trebuie să știți
unde sunt stocate datele sursă și ce tip de conexiune trebuie citit. Cele mai utilizate pe scară largă sunt ODBC,
care este un tip de conexiune mai vechi, și OLE DB, care este un tip de conexiune mai nou.
Majoritatea aplicațiilor de afaceri moderne utilizează baze de date SQL, la care vă puteți conecta fie prin
intermediul protocoalelor ODBC, fie OLE. În acest exemplu, vă vom arăta cum să vă conectați la o bază de date
SQL folosind protocolul OLE.
Faceți clic pe folderul OLE DB, apoi pe ecranul următor defilați în jos și faceți clic pe opțiunea evidențiată
Microsoft OLE DB Provider pentru SQL Server.
Faceți clic pe butonul Următorul și veți vedea ecranul de mai jos:
Aici veți introduce numele și baza de date ale serverului. Vedeți mai jos parametrii de conectare necesari pentru
exemplul nostru.
Dacă nu sunteți sigur sau nu știți ce parametri de conectare la serverul din compania dvs. sunt, atunci va trebui să
consultați departamentul IT pentru a confirma.
După ce introduceți parametrii de conectare, faceți clic pe butonul Următor și veți vedea ecranul de mai jos. Faceți
clic pe butonul Terminare de pe acest ecran.
Odată ce conexiunea este stabilită, veți vedea ecranul de mai jos. Se afișează numele serverului SQL (cp-sql01
m1) și numele bazei de date (M1_OS). Dacă faceți clic pe M1_OS (sau numele corespunzător în cazul dvs.) și
navigați la dbo, atunci puteți vedea toate tabelele din baza de date unde sunt stocate datele.
Apoi, trebuie să găsim tabelele unde vor fi stocate datele care vor fi utilizate în rapoarte. Acest lucru necesită
cunoașterea aplicației și a bazei de date și să aibă o idee generală despre ce date ar trebui să meargă acolo. Este de
așteptat ca datele pentru facturile să fie stocate în modulul / tabelul de baze de date privind clienții.
După cum sa menționat mai sus, primul pas este de a localiza tabelul (tabelele) în care sunt stocate informațiile.
Pentru facturare, vom avea nevoie de tabelele care conțin informațiile generale pentru factură (cine vom factura -
clienții) și detaliile (ce vom factura pentru - bunuri sau servicii). În exemplul nostru, informațiile pentru facturi
sunt stocate în următoarele tabele:
AR factura
AR linii de facturare
organizaţii
Vom localiza fiecare tabel, faceți clic pe masă pentru ao evidenția și apoi faceți clic pe săgeata din mijlocul
ecranului pentru a marca acea tabelă ca una selectată. Apoi, în colțul din stânga sus al ecranului, faceți clic pe fila
Legături.
Apare următorul ecran:
Pe acest ecran puteți să faceți clic pe fiecare masă, să o mutați și să o extindeți astfel încât să puteți vedea
câmpurile individuale în ea după cum se arată mai jos:
Aceste câmpuri din tabelele afișate sunt echivalente cu informațiile din antetul din coloanele din baza de date.
Înregistrările reale sunt stocate sub fiecare dintre aceste etichete de câmp.
Adăugarea de date din baza de date

Pentru a face un raport semnificativ, veți avea nevoie de informațiile din mai multe tabele. Pentru ca Crystal
Reports să tragă datele din aceste tabele, trebuie să fie legate astfel încât să poată "vorbi" unul cu celălalt. Un
raport poate fi făcut numai cu informațiile dintr-un singur tabel; cu toate acestea, informațiile din mai multe tabele
vor crea un raport mai complet.
Modul în care conectăm va afecta modul în care datele sunt prezentate în raport. La nivel de bază, potriviți
câmpurile cheie dintr-o masă principală cu câmpurile cheie dintr-un alt tabel. Informațiile intră întotdeauna de la o
masă principală spre restul mesei și este întotdeauna într-o singură direcție.
Pentru a conecta tabele, alegeți un câmp care conține informații importante și unice (cum ar fi numărul facturii)
pentru a le conecta la tabelul secundar pentru linii de facturare. Faceți clic pe câmp, trageți-l și eliberați-l peste
corespondența depusă în tabelul secundar. În același mod, legăm informațiile din tabelul AR factual cu tabelul
organizațiilor.
Acum, dați clic dreapta pe link-ul însuși și alegeți opțiunile de legătură, apoi alegeți Alăturarea exterioară la
stânga și faceți clic pe butonul OK. Repetați acești pași pentru celelalte linkuri. Rețineți că tipul de link a fost
modificat acum și este indicat cu săgețile orientate spre tabelele țintă. Faceți clic pe butonul OK din colțul din
dreapta jos al ecranului și veți fi consultat pe ecranul de mai jos.
Dacă dați clic pe câmpurile bazei de date din câmpul Explorer Explorer (în partea de sus a panoului din dreapta pe
ecran), puteți vedea cele trei tabele pe care tocmai le-am conectat. Făcând clic pe fiecare dintre tabele, puteți
extinde mai departe vizualizarea și puteți vedea câmpurile individuale din fiecare dintre acestea.
Următorul pas este să trageți câmpurile pe care dorim să le afișăm în raport din tabelele din panoul din partea
dreaptă. Pur și simplu faceți clic pe câmp, glisați-l în secțiunea de detalii a raportului și eliberați-l pentru al plasa.
Este important să eliberați câmpurile în locul corect în secțiunea detaliilor din raport. Etichetele (descrierile)
câmpurilor sunt plasate automat deasupra câmpurilor din secțiunea Header Page din raport. Fiecare câmp care este
inserat în raport poate fi redimensionat făcând clic pe punctele de pe marginea câmpului și trăgând-o.
Dacă rămâneți lipsit de spațiu în pagină și intenționați să adăugați mai multe câmpuri, puteți să faceți clic pe File -
Page Setup și să modificați aspectul ecranului pe peisaj sau să alegeți o altă dimensiune a hârtiei. Dimensiunea
implicită a hârtiei este Letter 8.5 "x 11".
Dacă actualizați ecranul, puteți previzualiza raportul. După cum puteți vedea în exemplul nostru de mai jos,
raportul arată toate facturile generate vreodată pentru toți clienții noștri.
Formatarea facturii
Datele din câmp nu sunt încă formatate pentru a fi prezentate. Aș dori, de asemenea, să tipărim o factură
individuală sau să imprimați mai multe dintre ele folosind sigla companiei noastre.
Pentru a formata datele pentru date, faceți clic dreapta pe câmpul real (orice câmp care are date în coloana
respectivă) și alegeți câmpul Formatare. În ecranul următor, puteți alege formatul de aspect al datelor pe care îl
preferați. Puteți să formatați restul câmpurilor utilizând aceiași pași.
Acum, am dori să creați o factură individuală. O factură poate avea unul sau mai multe elemente rând care
enumeră produsele sau serviciile pentru care facturați clientul. În acest exemplu, vom alege o factură care are două
elemente rând pe ea. Rețineți că în exemplul nostru numărul de factură 4276P9 este afișat de două ori. Aceasta se
datorează faptului că această factură este legată de tabelul cu detaliile facturii din baza de date și în care există
două linii pentru cele două elemente pentru care este facturat clientul.
Pentru a selecta o factură individuală care urmează să fie tipărită, faceți clic pe câmpul care conține numărul de
factură din acesta și dați clic pe butonul Select Expert (pictogramă canal) din meniul de sus. Din meniul derulant,
alegeți "egal cu" și introduceți numărul de factură pe care îl veți selecta și faceți clic pe butonul Ok. Raportul
arată acum doar factura numărul 4276P9.
Pentru a face ca exemplul nostru să arate mai mult ca o factură, vom muta elementele afișate pe pagină pentru a se
aseamănă mai mult cu o factură tipică. Mutați articolele care trebuie imprimate o singură dată - cum ar fi numele
clientului, numărul facturii, data facturii etc. - din secțiunea Detalii din raport în secțiunea Header Page.
În acest proces putem șterge etichetele câmpului. Acest lucru nu va șterge câmpurile de date așa cum ar fi fost
anterior. De asemenea, rețineți că, deoarece am mutat numărul facturii, data facturii și câmpul clientului din
secțiunea de detalii, în secțiunea antet a raportului, înregistrările nu mai sunt duplicate. Vom păstra elementele
rând în secțiunea de detalii, deoarece există două dintre ele și am dori ca ambele să fie afișate clientului pentru a
furniza defalcarea costurilor.
Dacă faceți clic pe fila Design (Design) din extrema stângă a ecranului, puteți vedea ecranul după cum se arată
mai jos.
Glisați liniile orizontale pentru a crea mai mult spațiu în secțiunea Antet de raport. În partea stângă a ecranului, în
meniul de sus se află pictograma pentru introducerea obiectelor text.Faceți clic pe acesta și, utilizând crucea,
trageți dreptunghiul în care vom introduce textul INVOICE în secțiunea Header raport.
În colțul din dreapta al aceleiași secțiuni, puteți insera logo-ul companiei noastre. Faceți clic pe pictograma de
inserare a imaginii, navigați la locul unde fișierul este localizat pe computer și introduceți-l în raport. Aveți
posibilitatea să-l redimensionați pentru a se potrivi spațiului disponibil și forma care vă place.
Următorul pas este să organizați restul datelor din formularul de facturare. Vom muta câmpul pentru numărul de
factură și data facturii la o nouă poziție. De asemenea, vom introduce o linie care separă sigla și restul datelor de
sub ea. Pictogramele pentru desenarea liniilor și a formelor sunt amplasate în meniul de sus.
Acum putem introduce datele statice despre compania noastră, cum ar fi numele, adresa etc. Facem acest lucru în
același mod în care am adăugat "FACTURA". În exemplul nostru, vom adăuga acest lucru sub sigla companiei.
Acum, să organizăm datele dinamice, cum ar fi adresa clientului, în aceeași secțiune din partea stângă.
Informațiile de aici vor fi modificate în funcție de numărul facturii pe care o vom tipări. Din acest motiv, vom
plasa câmpurile din baza de date. Toate câmpurile utilizate din baza de date sunt marcate cu un marcaj verde în
câmpul Explorer din panoul din dreapta.
Rețineți că în acest exemplu, câmpurile de date sunt înnegrite, deoarece am folosit date live de la clienți reali într-
o bază de date.
Apoi, vom aranja secțiunea de detalii. Vom muta câmpurile care descriu ceea ce facturați clientului și părțile sau
serviciile care sunt detaliate pe fiecare linie. Putem introduce linii care separă fiecare element de teren adăuga
orice informații suplimentare relevante.
Adăugarea de calcule la factura dvs.

Apoi, vom arăta cum să inserați un câmp calculat pe factură. Să presupunem că suma pe linie "Preț extins" nu se
află în niciunul dintre câmpurile din baza de date. Putem calcula acest lucru creând un câmp de formulă pentru el.
Pentru a face acest lucru, vom merge la Field Explorer, faceți clic dreapta pe câmpul formula și alegeți Nou. În
ecranul următor, introduceți numele câmpului nou și faceți clic pe OK.
Acum vi se va cere să construiți o formulă pentru câmpul de calcul nou adăugat. În acest caz, vom introduce o
formulă simplă care calculează prețul subtotal utilizând cantitatea facturată și prețul unitar. Atât valorile facturate,
cât și câmpurile cu prețuri unitare sunt trase și scoase din fereastra de mai sus unde sunt afișate câmpurile din
tabelele la care am legat-o anterior.
Dacă extindeți secțiunile din diferitele ferestre de mai sus, acestea au diferite funcții și operatori. Funcțiile pot fi
utilizate pentru manipularea cu diferite tipuri de date. Pentru scopurile noastre, putem salva și închide acest nou
domeniu calculat pe care tocmai l-am creat dând clic pe Salvați și pe Închidere în colțul din stânga sus.
Acum trebuie să arătăm suma totală a facturii pe care o facturăm clientului. Pentru a face acest lucru, faceți clic
dreapta pe câmpul care urmează să fie rezumat - în acest caz, "Preț extins" și alegeți "Rezumat". În ecranul
următor, alegeți opțiunile implicite și faceți clic pe butonul OK pentru a insera rezumatul.
Dacă doriți să imprimați o altă factură, atunci trebuie doar să selectați un nou număr de factură cu pictograma
canalului așa cum a fost afișat la începutul acestei secțiuni.
Imprimarea facturilor multiple

Dacă dorim să tipărim simultan mai multe facturi, trebuie să facem câteva modificări ale raportului. În primul
rând, vom introduce un grup pentru numărul facturii; pentru a face acest lucru, dați clic pe câmpul cu numărul real
al facturilor, mergeți la Insert - Group și faceți clic pe OK.
Apoi faceți clic pe fila Design, faceți clic dreapta pe secțiunea Header Group # 1 și selectați Section Expert. În
ecranul următor, bifați casetele "Suprimați" și "Ascundeți" și faceți clic pe OK. Secțiunea va schimba aspectul
(vezi mai jos) și nu va apărea pe factură. De asemenea, vom muta câmpul total al facturii din secțiunea Semnătură
raport la secțiunea Footerul grupului # 1.
Faceți clic dreapta pe secțiunea Footer Group # 1 și alegeți Section Expert. Faceți clic pe fila Paging și faceți clic
pe casetele de selectare "Resetați numărul paginii După" și "Noua pagină după". Faceți clic pe butonul "X + 2"
care se află lângă "Noua pagină după". În ecranul următor, introduceți "not onlastrecord" și faceți clic pe Salvați și
închideți. Acum puteți vedea că butonul sa schimbat pentru a arăta că are un șir de comandă în spatele acestuia.
Faceți clic pe OK pe acest ecran pentru a reveni la raport.
Aceste etape au permis ca mai multe facturi să fie tipărite simultan. Cu comenzile pe care le-am introdus, am
instruit Crystal Reports să introducă și să imprime fiecare număr de factură pe o pagină nouă - dar să se oprească
odată ce ultima factură a fost tipărită, nu introduce o pagină nouă.
Folosind pictograma pâlnie și selectând opțiunea "unul din", puteți selecta mai multe facturi care să fie imprimate
simultan și fiecare dintre acestea va fi tipărită pe o pagină separată.
Puteți vedea mai jos că avem două facturi separate nu. 4276P3 și 4276P9 imprimate pe pagini separate. Dacă
mergeți la File - Print, puteți să le imprimați în același timp. Cu pictograma canalului puteți selecta să imprimați
cât doriți sau puteți selecta pentru a imprima un număr de numere de factură.
Linia de fund
Puteți adăuga la factura dvs. cât mai multe detalii pe cât este nevoie de afacerea dvs. Odată ce sunteți mulțumit de
aceasta, asigurați-vă că ați salvat fișierul - astfel, data viitoare când doriți să imprimați o factură, trebuie doar să
deschideți fișierul Crystal Reports și să selectați numărul de factură care urmează să fie tipărită.
Avantajul acestei metode și al Crystal Reports în general este că minimizați nevoia de a scrie coduri și puteți
personaliza factura sau orice alt raport pentru a se potrivi nevoilor afacerii dvs.

Cum Se Creează o Factură Utilizând SAP Crystal Reports - Contabilitate - 2021

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Cum Se Creează o Factură Utilizând SAP Crystal Reports - Contabilitate - 2021

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

2/21/2021 Cum se creează o factură utilizând SAP Crystal Reports - Contabilitate - 2021

Conectați rapoartele Crystal la baza dvs. de date

Pentru a începe raportarea, accesați File - New - Standard Report:

Faceți clic pe butonul Următorul și veți vedea ecranul de mai jos:

Apare următorul ecran:

Adăugarea de date din baza de date

Adăugarea de calcule la factura dvs.

Imprimarea facturilor multiple

S-ar putea să vă placă și