Sisteme de gestiune a bazelor de date:

ACCESS
1.Prezentare generală
Def. O bază de date este o colecție organizată de informații sau de date structurate, stocate electronic într-un computer.
MS ACCESS este integrat în MS Office şi oferă următoarele facilităţi:
• dispune de o interfaţă uşor de utilizat care respectă principiile de bază ale aplicaţiilor din MS Office;
• “găseşte” rapid datele legate între ele prin interogarea BD (folosind o interfaţă grafică prietenoasă sau limbajul SQL);
• asigură afişarea pe ecran sau tipărirea la imprimantă a datelor într-un format uşor de înţeles - rapoarte;
• permite afişarea datelor sub formă de grafice sau ca pagini Web;
• are incluse mecanisme pentru importul sau exportul din /către alte aplicaţii din MS Office (Excel , Word ) sau alte
SGBD;
• automatizează unele acţiuni (operaţiile comune) prin realizarea de programe în VBA;
• oferă asistenţă în realizarea proiectelor şi utilizarea lor (prin componentele de tip Wizard sau sistemul Help specific).
Configurarea sesiunii de lucru în ACCESS
Access permite stabilirea unor parametrii de lucru pentru sesiunea curentă şi, eventual, sesiunile următoare.
De exemplu, pentru stabilirea unui director implicit:
• din meniul File se activează Options;
• din fereastra opţiunii General, în zona Creating Databases, în rubrica Default database folder, se declară directorul
implicit.

Fig. 1.Declararea directorului de lucru implicit

2.Crearea și actualizarea bazei de date
Orice proiect de lucru cu o BD demarează cu crearea tabelelor şi definirea restricţiilor.
La crearea tabelelor, pentru fiecare atribut (câmp) se declară:
– Numele – Field Name,
– Tipul – Data Type,
– Lungimea – Field Size şi/sau formatul (Field Properties),
– alte proprietăţi.
2.1.Tipuri de date
• Short Text – şiruri de cel mult 255 de caractere alfanumerice (litere, numere, simboluri etc.);
• Long Text (Memo) – şiruri care depăşesc 255 de caractere, nu sunt structurate şi /sau au un anumit caracter de
confidenţialitate;
• Number – date numerice (întregi sau cu zecimale);
• Date /Time General Date – date calendaristice şi/ sau timp;
• Currency – este asemănător datelor numerice; este conceput pentru a evita erorile de rotunjire, astfel încât calculele cu
valută să fie precise;
• AutoNumber – este o variantă specială a datelor Number. Este recomandat în procedura de stabilire a cheii primare,
atunci când din structura tabelei este dificil de ales un câmp reprezentativ;
• Yes /No - păstrează date de tip logic: True /False, On/Off;
• Ole Object –stocheză informaţii într-un format accesibil altor programe (documente Word, foi de calcul Excel, imagini,
fişiere cu muzică etc.)
• Hyperlink – tip de date text special conceput pentru a stoca hyperlink-uri către site-uri Web sau alte resurse Internet;
• Lookup Wizard – câmp special de căutare.
2.2.Crearea/construirea tabelelor

Fig. 2.1. Crearea unei baze de date

Tabelele, fiind obiecte componente ale BD, presupun, ca primă etapă, obţinerea bazei de date din care vor face parte.
Dacă se optează pentru Blank Database se pot preciza:
– locaţia (pentru salvare), – numele bazei de date,
– tipul fişierului.
Implicit, ACCESS atribuie unei BD:
• numele database (Access 2007) sau db (pâna la Access 2007) şi
• extensia .accdb (Access 2007, inclusive 2016) sau .mdb (pâna la Access 2007) .

Locația bazei de date

Alegerea locației de
salvare a noii baze
de date
Denumirea BD

Fig. 2.2. Crearea și salvarea bazei de date

Cea mai complexă modalitatea de obţinere a tabelelor unei BD o oferă opţiunea Design View (din meniul rapid) sau
optiunea Table Design (din meniul Create).

Fig. 2.3. Opțiunea Design View

2.2.1.Crearea tabelelor folosind Design View
• Prima operaţie constă în stabilirea numelui sub care va fi salvat tabelul.
• Numele implicit este de Table1.
• Sunt recomadate nume sugestive (conţinut informaţional, aplicaţie, utilizator etc.)

Fig. 2.4. Crearea unei tabele folosind Design View

Crearea unei tabele se realizează prin parcurgerea unor paşi prestabiliţi:
1. Definirea (stabilirea) atributelor (câmpurilor);
2. Stabilirea cheii primare;
3. Definirea valorilor implicite;
4. Definirea regulilor de validare la nivel de atribut (câmp);
5. Definirea regulei de validare la nivel de înregistrare (linie/tabelă);
6. Salvarea structurii tabelei.
În fereastra Design View pot fi stabilite:
• numele câmpurilor,
• tipul datelor şi proprietăţile acestora,
• cheia primară,
• reguli de validare etc.
2.2.2.Stabilirea cheii primare
• din linia cu instrumente Design

Fig. 2.5. Stabilirea cheii primare din meniul Design

• comanda Primary Key (din meniul rapid, activat de pe numele câmpului),

2.6. Stabilirea cheii primare din meniul rapid (click dr. pe numele câmpului)

2.2.3.Modificarea structurii unei tabele înseamnă:

• adăugarea de noi câmpuri;
Adăugarea unui câmp se realizează cu opţiunea Insert Rows din: meniul rapid sau meniul Design (ambele selectate
când cursorul este poziţionat pe câmpul deasupra căruia se va insera unul nou).
 Click dreapta pe atribut

Fig. 2.7. Adăugarea unui câmp nou

• ştergerea unor câmpuri;

Click dreapta pe atribut

Fig. 2.8. Ștergerea unui câmp

• modificarea atributelor (nume, tip, lungime) unor câmpuri.
3.Declararea restricţiilor/regulilor de validare
Este recomandabil ca declararea restricţiilor să fie făcută odată cu crearea tabelelor sau imediat după (în orice caz,
înainte de preluarea vreunei înregistrări în baza de date).
Declararea restricţiilor presupune ca tabela să fie deschisă cu Design View.
Exemple restrictii

Fig. 3.1. Restrictie la nivel de atribut 1

Fig. 3.2. Restrictie la nivel de atribut 2

 Fig. 3.3. Restrictie la nivel de atribut 3

Fig. 3.4.. Restricție la nivel de înregistrare (linie cu date)

Deoarece se stochează date despre subiecte diferite în tabele separate, este necesar un mod de a lega datele, astfel
încât să poată fi combinate cu ușurință datele corelate din două tabele separate. Pentru a conecta datele stocate în
tabele diferite, se pot crea relații. O relație este o conexiune logică între două tabele care specifică câmpurile pe care
tabelele le au în comun.
Câmpurile care fac parte dintr-o relație de tabel se numesc chei. O cheie constă de obicei dintr-un câmp, dar poate
consta din mai multe câmpuri. Există două tipuri de chei:
1.Cheia primară
• În Access cheia primară poate fi:
– naturală - când valorile atributului /atributelor care o compun se stabilesc de utilizator;
– artificială - când se foloseşte un câmp de tip AutoNumber (în acest caz ACCESS introduce automat o valoare
consecutivă la inserarea unei înregistrări (1 pentru prima înregistrare, 2 pentru a doua înregistrare ş.a.m.d.)
• Access -ul creează indecşi pentru fiecare tip de cheie primară sau alternativă pentru aceste tipuri de atribute
proprietatea Indexed este setată pe Yes (No Duplicates).
• Dacă o cheie primară este compusă(formată din mai multe câmpuri), pentru fiecare atribut component se alege
simbolul cheii.
2.Cheia străină
Un tabel poate avea una sau mai multe chei străine. O cheie străină conține valorile care corespund valorilor din cheia
primară a altui tabel.
De exemplu, este posibil să aveți un tabel Clienti în care fiecare client să aibă asociat un cod localitate care
corespunde cu o înregistrare din tabelul Localitati. Câmpul cod localitate este o cheie externă a tabelului Clienti.

Restricţia de integritate referenţială

• Definirea legăturilor permanente dintre tabele şi stabilirea restricţiilor de integritate referenţială se realizează prin
apelarea opţiunii Relationships din meniul Database Tools :

Fig. 3.5. Opțiunea Relationships din meniul database Tools

Enforce Referential Integrity (Restricția de Integritate Referențială)
• nu se permite modificarea valorii cheii primare din tabela părinte dacă există în tabela copil măcar o înregistrare cu
care este în legătură;
• nu poate fi introdusă nici o valoare a unei chei străine dacă respectiva valoare nu există deja ca şi cheie primară în
tabela părinte
Cascade Update Related Fileds
• orice modificare a unei chei primare în tabela părinte va atrage modificarea în cascadă a tuturor cheilor străine în
înregistrările copil.
Cascade Delete releted Records
• la ştergerea unei înregistrări din tabela părinte se vor elimina automat toate înregistrările copil.
La afişarea conţinutului unei tabele:

• Semnul + înregistrarea are cel puţin o înregistrare “înrudită” într-o altă tabelă,

• Semnul - sunt afişate înregistrările “înrudite”.

 Testarea restricțiilor
1. Testarea modificării în tabela părinte localitati(Cascadă)

Modificarea cheii primare din tabela părinte localitati, va atrage modificarea în cascadă a tuturor cheilor straine în
înregistrările copil (în cazul dat, tabela clienti).

Fig.3.3. Datele din tabelă înainte de modificarea codului localitate 1006

Fig.3.7. Datele din tabelă după modificarea codului localitate 1006 în 1040
2. Testarea ștergerii din tabela părinte localități(Restricție, ulterior Cascadă)
a) Inițial, se va încerca ștergerea unui câmp din tabela localități. Restricția Cascade Delete releted Records nu
este activă.
 Dacă se va încerca ștergerea înregistrării 1006 din tabela părinte localitati, va apărea următorul mesaj de eroare:

Click dr –
Delete Record

b) Ulterior, se va activa restricția Cascade Delete releted Records care va permite ștergerea înregistrării din
tabela părinte, precum și a înregistrărilor aferente din tabela copil.
 Înregistrările vor fi șterse ulterior atât din tabela părinte, cât și din tabela copil.
3. Testarea inserării în tabela copil client
Dacă se va încerca inserarea unei înregistrări noi în tabela copil clienți, folosind un cod localitate care nu se regăsește
în tabela părinte localități, va fi afișat următorul mesaj: