Purtătorul de cuvânt

 Rolul purtătorului de cuvânt în activitatea de relații publice

LEGEA nr. 544 din 12 octombrie 2001 privind liberul acces la informatiile de
interes public stipuleaza cat se poate de clar in Art. 16:
"Pentru asigurarea accesului mijloacelor de informare in masa la informatiile de
interes public autoritatile si institutiile publice au obligatia sa desemneze un purtator de
cuvant, de regula din cadrul compartimentelor de informare si relatii publice".
Potrivit "Dictionary of English language and Culture. Ed. Logman", purtatorul de
cuvant este "Persoana aleasa sa vorbeasca in calitate oficiala pentru un grup"
Prin excelenta, purtătorul de cuvant a oricarei institutii de stat sau private este un
"om al relatiilor", pe care le realizeaza in cadrul dialogului cotidian. Este vorba despre
raporturile stabilite cu angajatii sau managerii interni, cu actionarii, investitorii sau clienii
externi, precum si despre legaturile permanente cu ziaristii si reprezentantii autoritatilor
locale si centrale, raporturi menite sa asigure derularea normala a relatiilor publice si
promovarea imaginii propriei organizatii.
Purtatorul de cuvant este persoana care exprima punctele de vedere oficiale al
conducerii companiei si care reprezinta compania in fata presei. Aceasta persoana va fi
singura autorizata sa comunice informatii la solicitarea mass-media.
Datorita specificului activitatii sale, purtatorul de cuvant reprezinta principala
sursa de informare a jurnalistilor. El trebuie sa aiba abilitati speciale de comunicare,
trebuie sa reziste presiunilor presei, oferind informatiile solicitate intr-un mod clar si
coerent. In vederea indeplinirii cu succes a acestei misuni, purtatorul de cuvant trebuie
sa cunoasca foarte bine informatiile pe care le prezinta, istoricul si traditiile companiei,
dar si sa aiba notiuni temeinice despre tehnicile de comunicare ale companiei,
structurile si mijloacele mass-media. Spontaneitea, capacitatea de sinteza a
informatiilor, de analiza si elaborare a mesajelor sunt atribute esentiale pentru un
purtator de cuvant.  
Alegerea persoanei care sa transmita mesajele companiei este o decizie de
maxima importanta. Existenta unui purtator de cuvant cu o pozitie bine definita,
consolidata este foarte importanta pentru promovarea unei imagini generale pozitive a
companiei.
Pentru a fi un bun purtator de cuvant ,o persoana trebuie:
-sa aiba capacitatea de a exprima clar si convingator mesajul cerut de
organizatie si de seful acesteia
 -sa detina abilitati de bun comunicator
-sa denote sinceritate
-sa fie devotat institutiei sau organizatiei
-sa aiba o buna perceptie a lucrurilor si de realtionare
-sa detina cunostinte solide de redactare
-sa fie cunoscut de reporteri
-sa vorbeasca in numele institutiei si sa nu dea curs unor orgolii personale
-sa aiba abilitatea de a depasi cu succes situatiile conflictuale cu jurnalistii
-sa fie disponibila la orice ora pentru a oferi informatii reprezentantilor mass-
media, car nu iarta niciodata institutia pentru faptul ca purtatorul de cuvant nu raspunde
la telefon
-sa cunoasca foarte bine organizatia din care face parte pentru a fi convingator
atunci cand transmite un mesaj si sa stie cui sa se adreseze pentru a obtine informatiile
de care jurnalistii au nevoie
-sa isi respecte mereu promisiunile facute jurnalistilor
-sa intretina o relatie de conlucrare permanenta cu structura de relatii publice
-sa cunoasca foarte bine regulile de desfasurare ale unor activitati cu
participarea presei: conferintele de presa, briefing-urile etc.
Existenta unui purtator de cuvant unic ofera un control foarte bun al informatiei
care pleaca din interiorul companiei. In acest fel se evita suprapunerea de mesaje, sau
existenta unor nuante. Concomitent cu desemnarea purtatorului de cuvant este
necesara instituirea unui control strict asupra comunicarii externe, purtatorul de cuvant
alaturi de directorul general sau reprezentanti ai conducerii sunt singurii care vor
gestiona comunicarea cu exteriorul, dupa ce a obtinut aprobarea conducerii companiei
in privinta mesajelor care vor fi transmise.
Relația cu mass media
Rolul mass-media in societate a devenit foarte important. Informatiile reprezinta o
sursa vitala pentru orice tip de decizie, iar mass-media este principalul mediu de
difuzare a acestora. Dincolo de rolul de informare, prin intermediul mass-media se
contureaza opinii, ideii si se formeaza atitudini.
Relatia unei institutii sau persoane publice cu presa trebuie in asa fel construita
incat corpusul de informatii ce devin publice in legatura cu acea institutie sa provina intr-
o cat mai mare masura, direct sau indirect, din interiorul institutie. Este vorba de
controlul institutiei intr-o mai mica sau mai mare masura asupra informatiei, iar o relatie
buna cu presa este indispensabila pentru realizarea acestui scop. Nu se pune problema
de a detine monopolul informarii publicului asupra evenimentelor legate de institutie; tot
timpul vor exista si alte cai prin care informatia poate ajunge in atentia publicului. O
relatie buna cu mass-media duce la castigarea bunavointei societatii aupra unei
institutii.   
In virtutea influentei pe care o are asupra publicului larg, presa poate genera o
criza mediatica, de multe ori fara suport real intr-o companie. O acuzatie sau o stire
transmisa de o sursa credibila poate dauna companiei, chiar daca aceasta informatie nu
este adevarata, cu atat mai mult cu cat pare credibila. Nu trebuie neglijat faptul ca
reprezentantii presei adora crizele intrucat acestea sunt surse de stiri. Mass-media
incearca sa elucideze motivele, cauzele care au contribuit la generarea crizei. Jurnalistii
influenteaza mersul investigatiilor prin blocarea procesului, prin accelerarea cercetarilor
sau prin deturnarea investigatiilor pe piste false. Intrucat presa este principalul formator
al opiniei publice, in situatiile de criza, mass-media devine principalul evaluator al
evenimentelor: controleaza si dirijeaza perceptiile publicului.
Rolul principal in activitatea de relatii publice ale oricarei oganizatii trebuie sa-i
revina purtatorului de cuvant, a carui sarcina esentiala este aceea de a actiona in
directia satisfacerii nevoii de informare in continua crestere a oamenilor din perimetrul
institutiei pe care o reprezinta, dar mai ales a celor din afara ei. In acest scop, firmele de
succes angajeaza purtatori de cuvant capabili sa transmita corect si cu profesionalism
mesajele si informatiile publice, prin care institutiile, organizatiile sau companiile
incearca sa castige increderea si bunavointa celor cu care intra in contact direct sau
mediat.
Din punct de vedere al gradului lor de independenta si relationare cu compania,
puratorii de cuvant se imparin trei categorii:
  Angajatii permanenti
  Firmele de relatii publice
  Purtatorii de cuvant independenti (freelance)
Prima categorie este preferata de autoritatile publice centrale si locale, precum si
de companiile mici, care aunevoi de comunicare intensa dar nu isi permit angajarea
unei firme de relatii publice saua unui expert independent.
In  cazul celei de-a doua categorii, situatia este mult mai simpla. In practica
internationala, problemele de comunicare sunt gestionate de firme de relatii
publice.Avantajele utilizarii unei firme de relatii  publice sunt numeroase: dispun de
profesionisti cu o mare experienta practica in domeniu si ale caror experiente anterioare
pot fi de un real folos in gestionarea unor evenimente si comunicari eficiente; exista
posibilitatea ca, pe baza contractului intocmit, in caz de nereusita, firma de relatii
publice sa poata fi trasa la raspundere, putandu-i-se imputa pagubele create;
mediatizarea evenimentului este mult mai reusita, daorita legaturilor stranse de
colaborare dintre firma de relatii publice si reprezentantii mass-media; riscul unor
capcane venite din partea reprezentantilor mass-media este evitat, datorita mandatului
clar pe care il are firma de relatii publice;  Jurnalistii nu pot emite pretentii de a primi pe
loc orice lamurire, termenele fixate pentru raspunsuri documentate fiind, de obicei,
acceptate.
In a treia categorie a purtatorilor de cuvant intra fie persoanele cu o mare
experienta in comunicare, consultanti de prestigiu ai unor firme de succes, fie actori,
oameni de cultura sau sportivi care pot fi folositi pentru a se realiza un transfer de
imagine. Acestia sunt purtatori de cuvant ocazionali si sunt folositi de obicei cu prilejul
lansarii anumitor campanii sau produse, pentru a induce o nota de seriozitate si
incredere.
Indiferent de variantele adoptate pentru realizarea unei comunicari cat mai
eficiente, atat compania cat si puratorul de cuvant trebuie sa respecte cu strictete
principiile care stau la baza relatiilor publice. Unul dintre cele mai importante principii il
constituie credibilitatea., care trebuie sa se regaseasca in toate elementele
cominicarii.Un asemenea principiu se bazeaza pe relatiile create printr-un comporament
adecvat si perceptiie favorabile ale celorlalti asupra persoanei in cauza[5]. Uneori,
purtatorul de cuvant trebuie sa faca eforturi deosebite pentru pastrarea nivelului de
credibilitate, mai ales in mediile profund eterogene din punct de vedere cultural, etnic
sau politic. De regula, credibilitatea se castiga foare greu, prin eforturi sustinute si de
lunga durata, dar se poate pierde la prima greseala.
Responsabilitatea este un alt principiu imporant al relatiilor publice, care incumba
purtatorul de cuvant obligatia unei cunoasteri aprofundate a domeniului pe care il
reprezinta. Liderul unei organizatii nu-si permite sa trimita o persoana nepregatita in fata
presei sau a unei comunitati specializate intr-u anumit domeniu.
Revenind la purtatorul de cuvant, "elementul motor a comunicarii", trebuie
precizat ca acesta este necesar sa dovedeasca in acelasi timp, un barometru al
evolutiei  opiniei publice, al modului in  care ea se dezvolta de la un grup restrans de
persoane la o mare colectivitate umana, in legatura cu problemele de larg interes pentru
comunitate.
Importanta purtatorului de cuvant iese in evidenta mai ales in situatii
exceptionale, atunci cand opinia publica este foarte fluctuanta, putandu-se schimba de
la o ora la alta, in functie de diferitele atitudini ale persoanelor implicate. La baza
tehnicilor folosie in efortul sau de a convinge publicul tinta in incercarea de schimbare
afectiva si comportamentala a acestuia, purtatorul de cuvant trebuie sa se plieze pe
cerintele opiniei publice, pe care, in prealabil trebuie sa le inteleaga in suficienta
masura. Cu alte cuvinte trebuie sa-si cunoasca foarte bine audienta.
Oricat de abil si de experimentat s-ar dovedi in actiunile pe care le intreprinde
pentru influentarea opiniei publice, purtatorul de cuvant se poate trezi in fata unor
surprize deloc placute. Pentru a evita orice situatii dezagrabile, purtatorul de cuvant
trebuie sa adopte intotdeauna politica cea mai sigura, si anume politica adevarului.
Astfel isi asuma riscuri mari si neprevazute, fiindca, de indata ce va sesiza  si cea mai
vaga incercare prin care poate fi indus in eroare, publicul vizat isi va pierde increderea
in cel care-l informeaza.
Respectarea cu strictete a regulilor jocului il poate face pe purtatorul de cuvant
sa iasa cu fruntea sus din orice situatie si, chiar daca imaginea personala apare uneori
"sifonata", important este ca prestigiul organizatiei sa nu aiba de suferit.
Evaluarea interactiunii cu diversele categorii pentru public, inclusiv cu mass-
media, este deosebit de importanta pentru o cuantificare corecta a rezulatatelor obtinute
de purtatorul de cuvant in activitatea de relatii publice. Evaluand intotdeauna corect
rezultatele, asumandu-si partea de vina in cazul unui esec, purtatorul de cuvant
profesionist va reausi sa invete din lectiile trecutului si sa se prezinte mult mai bine
pregatit in campaniile de informare care vor urma.
Necesitatea existentei purtatorului de cuvant intr-o organizatie
Exista organizatii unde conducerea sustine ca nu este evoie de prezenta unui
purtator de cuvant, ceea ce este gresit.
Un purtator de cuvant trebuie sa existe in orice organizatie, datorita mai
multor factori[6]:
-directorul organizatiei nu poate fi intotdeauna ladispozitia jurnalistilor, datorita
programului sau de activitati - spre deosebire de acesta, purtatorul de cuvant este
disponibil 24 de ore din 24;
-conducatorul organizatiei nu poseda acele tehnici de comunicare ce il pot face un bun
comunicator - un avantaj al purtatorului de cuvant este faptul ca, in cazul unor situatii
neclare, acesta poate declaraca nu cunoaste decizia conducerii;
-purtatorul de cuvant il protejeaza pe directorul organizatiei, neexpunandu-l permanent
mass media - conducerea organizatiei va aparea astfel numai in anumite momente.
 De aceea, existenta unui purtator de cuvant in orice organizatie este extrem de
necesara, el reprezentand principala sursa de informare a jurnalistilor si, poate, cel mai
important lucru, imaginea organizatiei.
Sfera de competenta a purtatorului de cuvant in institutiile publice si private.
In ultimii ani, asistam la o dezvoltare impresionanta a sectorului de comunicare, atat
in mediul privat cat si in cel al institutiilor publice. Nu este vorba doar de
proliferarea  serviciilor de de comunicare din cadrul organizatiilor publice ori particulare,
de dotarea cu aparatura necesara de receptie si de transmitere a informatiilor, dar si de
incadrarea lor cu personal adecvat, figura reprezentativa in acest sens constituind-o
purtatorul de cuvant.
Purtatorul de cuvant al institutiei publice
In momentul de fata aproape toate institutiile publice si-au desemnat un purtator
de cuvant, de regula un membru al Biroului de presa. De multe ori, purtatorul de cuvant
are un statut special, nefiind subordonat decat conducatorului organizatiei. Acest lucru
este de dorit in limitele unui mandat pe care acesta trebuie sa-l respecte.De obicei,
purtatorul de cuvant al institutiei publice este un membru vechi al organizatiei, care
cunoaste foarte bine activitatea instiutiei si are abilitati de comunicare si nu in ultimul
rand, un aspect fizic placut. Din pacate, in unele cazuri, se acorda mai putina
importanta pregatirii de specialitate, mizandu-se pe cunostintele si experienta dobandite
de persoana respectiva in cadrul organizatiei.
In institutiile  centrale, purtatorii de cuvant sunt alesi si apoi numiti de catre seful
insiutiei respective. Daca acesta este numit pe criterii politice, se subintelege ca si
puratorul de cuvant este simpatizant, poate chiar membru al partidului din care face
parte seful sau.
Prin prisma subordonarii politice, institutiile publice se impart in trei categorii:
  Institutii publice de rang national;
  Institutii aflate in subordinea autoritatilor locale;
  Institutii relativ autonome si independene din punct de vedere politic.
Aceasta clasificare este importanta deoarece rolul si pozitia purtatorului de
cuvant depind foarte mult de libertatea de miscare pe care acesta o are in cadrul
institutiei. In prima categorie se incadreaza Presedentia, Guvernul, Camera Deputatilor,
Senatul, ministere, comisii nationale. In cazul institutiilor mai sus amintite, purtatorii de
cuvant sunt aruncati in focul luptei si uneori supraexpusi. Astfel, punctul de vedere
exprimat de purtatorul de cuvant, chiar daca reprezinta pozitia oficiala a organizatiei,
are un impact redus in comparatie cu cel exprimat direct de liderul institutiei. In anumite
cazuri, uilizarea purtatorului de cuvant da o nota de echidistanta, de echilibru si duce la
evitarea intrebarilor incomode.
In cazul institutiilor aflate in subordinea autoritatilor locale, pozitia purtatorului de
cuvant depinde de relatia de incredere pe care acesta si-o stabileste cu conducatorul
institutiei. De multe ori, acesta din urma intelege importanta reprezentarii cat mai
profesioniste a imaginii organizatiei, precum si avantajele colaterale ce decurg din
aceasta, lasandu-l pe purtatorul de cuvant sa-si desfasoare activitatea fara prea multe
ingerinte.
In cadrul ultimei categorii de institutii se includ cele relativ independente din punct
de vedere politic. Aceste institutii functioneaza pe principii diferite, unele dintre ele
aducand bani la buget, fapt care le apropie foarte mult de institutiile private. Multe dintre
ele functioneaza pe o piata concurentiala, unde nu mai detin monopolul. In cazul
acestor organizatii, imaginea este deosebit de importantasi se reflecta in cotele de
piata.
Rolul directiei de relatii publice (si al purtatorului de cuvant) este de a induce si de a
mentine in randul publicului organizatiei o stare de incredere si intelegere reciproca.
Purtatorul de cuvant va sustine conferinte de presa ori de cate ori este nevoie. De
obicei, reprezentatii institutiilor publice si chiar purtatorii de cuvant, au o anumita stare
de teama fata de ziaristi, fapt care ii face sa vorbeasca foarte mult, sa se piarda in
detalii, pentru ca, in final , timpul alocat sectiunii de intrebari si rasounsuri sa fie foarte
scurt. Aceasta constituie o diferenta majora intre conferintele de presa organizate de
firmele private si cele ale institutiilor de stat. In timp ce primele pun accent pe intrebari,
pentru a demonstra o totala deschidere si bunavointa, institutiile de stat adopta politica
informarilor publice.
Purtatorul de cuvant al institutiei private
Succesul unei organizatii depinde, in mare masura, de modul in care reuseste
sa-si promoveze produsele si serviciile, de calitatea acestora si de stabilirea  unei relatii
cat mai bune cu mediul de afaceri.
In acest sens, purtatorul de cuvant are rolul de a reflecta cat mai bine imaginea
organizatiei pe care o reprezinta.
Conform unei recente lucrari de specialitate, un bun purtator de cuvant este
acela care cunoaste, in detaliu, activitatea organizatiei si care a beneficiat de o
pregatire de specialitate in domeniul comunicarii. In timp ce purtatorul de cuvant al
institutiei publice este, de obicei, defensiv (acesta fiind pregatit sa apere imaginea
institutiei), cel al institutiei private trebuie sa fie pregatit sa faca fata si situatiei ofensive
(aceea care impune ridicarea imaginii propriei societati ). Exista deosebiri si in privinta
conferintelor de presa.
Astfel, cele organizate de institutiile publice pot fi catalogate drept justificative, pe cand
in cazul institutiilor private acest principiu nu se aplica. Cei care doresc un punct de
vedere oficial al companiei vor fi indrumati spre purtatorul de cuvant, pentru ca el este
acela care trebuie sa protejeze atat imaginea companiei cat si pe aceea a directorului
general. Conducatorul organizatiei trebuie sa apara foarte rar, doar atunci cand este
absolut necesara participarea sa la un eveniment.
            Chiar daca purtatorul de cuvant intruchipeaza imaginea publica a organizatiei,
nu inseamna ca el este persoana care se pricepe sa solutioneze absolut toate
problemele ce apar in activitatea practica. Pentru intrebarile la care nu are raspuns pe
loc, fiind in afara spatiului de stricta competenta, purtatorul de cuvant trebuie sa ceara
un ragaz ca sa se documenteze, promitand ca va furniza raspunsul in cel mai scut
termen cu putinta. Astfel aparitia purtatorului de cuvant in locul directorului general este
mai avantajoasa, intrucat cel dintai are dreptul sa ceara un termen de informare si
documentare. In cazul sau este un lucru de apreciat si anume ca nu vrea sa
dezinformeze. In cazul directorului general, acest lucru ar fi apreciat ca o necunoastere
si ar fi sanctionat de catre reprezentantii mass-media.
            In concluzie, s-ar putea spune ca purtatorul de cuvant trebuie sa actioneze ca
un paravan pentru conducerea organizatiei, rolul sau fiind acele de a informa si nu a
dezinforma.
Relatiile purtatorului de cuvant cu membrii conducerii organizatiei
Purtatorul de cuvant al oricarei organizatii publice se subordoneaza direct doar
conducatorului institutiei. Chiar daca la inceputul carierei sale purtatorul de cuvat poate
fi "plasat" intr-un serviciu sau directie subordonata secretarului general, el va trebui sa-i
dmonstreze conducatorului institutiei nu numai utilitatea, dar si necesitatea existentei
unui astfel de angajat in preajma sa. Mai mult, pe masura ce ajunge sa cunoasca
activitatea institutiei, purtatorul de cuvant are datoria sa realizeze o cat mai stransa si
permanenta colaborare cu conducatorul institutiei pe care trebuie sa o reprezinte
onorabil in relatiile cu mass-media. Din situatiile analizate la nivelul institutiilor centrale
rezulta ca un eficient sistem de colaborare se poate realiza in conditiile in care zilnic, la
inceputul programului purtatorul de cuvant ii prezinta sefului organizatiei revista presei.
Aceste intalniri zilnice cu seful organizatiei prezinta multiple avantaje atat pentru
purtatorul de cuvant cat si pentru insitutie. Astfel:
   Purtatorul de cuvant are posibilitatea sa cunoasca zi de zi, de la cea mai
avizata persoana, conducatorul institutiei, probleme curente si de
perspectiva care intervin in activiatea organizatiei.
    Purtatorul de cuvant asigura in acest mod o comunicare directa cu
conducerea organizatiei si, pe acesta baza, se ajunge la o incredere
reciproca.
   Purtatorul de cuvant poate sa abordeze si unele probleme din interiorul
organizatiei nesesizate de presa, dar care, nerezolvate la timp, ar putea
afecta imaginea institutiei.
In general, purtatorul de cuvant il insoteste pe conducatorul organizatiei la toate
intalnirile oficiale unde reprezentantii mass-media sunt nelipsiti intrucat el este cel care
asigura materialele informative si documentare solicitate de ziaristi si tot lui ii revine
sarcina de a organiza scurtele declaratii de presa pe care le face seful institutiei. In
aceste conditii, comunicarea dintre conducerea institutiei si purtatorul de cuvant trebuie
sa fie directa si sa se bazeze pe incredere reciproca.
Pentru o buna colaborare cu conducerea, purtatorul de cuvant trebuie sa fie
acceptat ca partener de discutie si nu ca simplu angajat care transpune un ordin in
practica. Un purtator de cuvant care nu reuseste sa-si dezvolte o relatie de colaborare
informala cu conducerea organizatiei are sanse reduse sa reziste in cazul aparitiei unei
crize in care are nevoie de suportul si increderea sefului.
Comunicarea informala
Comunicarea informala are loc in afara canalelor oficiale de comunicare. Ea
merge in paralel cu canalele formale de comunicare si le suplineste atunci cand acestea
nu sunt in masura sa prezinte informatii complete. In acelasi timp, comunicarea
informala joaca un rol important in managementul schimbarii de ordin economic, tehnic
sau atitudinal, aceasta din urma reprezentand una dintre misiunile importante ale
purtatorului de cuvant, aceea de a-l transforma pe liderul organizatiei intr-un factor
eficient de dialog cu mass-media. Schimbarea atitudinii conducerii fata de mass-media
si de public va ajuta mult organizatia pe termen mediu si lung. O atitudine de tip "PR",
public relations, trebuie sa se regaseasca in cadrul tuturor organizatiilor care se vor
eficiente.
Comunicarea formala           
Retelele formale de comunicare sunt prescrise prin organigrama, document care
reprezinta organizarea functionala a activitatilor si natura relatiilor de subordonare si
coordonare dintre compartimente si persoane. Derularea comunicarii formale scrise sau
orale este guvernata de o serie de reguli implicite si explicite privind continutul (ce fel de
informatie se transmite), responsabilitatea (cine emite si cine controleaza si semneaza -
in cazul mesajelor scrise), forma (orala / scrisa, modul de structurarea a mesajului,
continutul partii de identificare, formulele de adresare), momentul (ocazii, termene) si
destinatia mesajelor (cui sunt adresate).
            Comunicarea poate fi unidirectionala, mai facila si mai rapida, sau bidirectionala,
mai lenta, necesitand rabdare, timp alocat, abilitati comunicationale, dar ducand la
decizii mai bune si la acceptarea mai larga a acestora de catre executanti. Tehnicile de
comunicare difera dupa sensul de circulatie al informatiei:
Comunicare descendenta poate avea loc in sensul cererii de situatii, date, etc.
sau al emiterii de decizii, dispozitii, instructiuni, informatii. Formele concrete folosite de o
organizatie pot fi decizii, circulare de informare, brosuri sau manuale cu norme si
instructiuni, ziare de intreprindere, scrisori catre fiecare angajat, mesaje la statia radio,
dari de seama, rapoarte in fata adunarii generale a salariatilor sau actionarilor.
Comunicarea ascendenta poate fi un raspuns la cererile de situatii si date ale
conducerii sau emiterea unor cereri, plangeri, opinii. Formele folosite pot fi note de
serviciu, rapoarte, dari de seama, reglementate prin normele de organizare si
functionare. Pe langa acestea conducerea poate folosi la fundamentarea deciziilor sale
date furnizate de chestionare de opinie sau atitudini, forme de colectare a propunerilor
si sugestiilor salariatilor. Tehnici recente de canalizare a insatisfactiilor salariatilor sunt
asa-numitele "hot-lines" si "usa deschisa".
            Comunicarea organizationala nu se limiteaza insa doar la aceste forme; exista
modalitati specifice de comunicare operativa, bidirectionala, intre niveluri ierarhice,
compartimente diferite ca sedintele, comitetele, interviurile, grupurile de discutie.