Modelarea proceselor Procese manageriale Procese operaționale Procese suport

Modelarea proceselor organizaționale

Repere teoretice
Modelarea proceselor organizaționale
Repere teoretice
Organizarea structurală vs
organizarea procesuală
 Procese și procese organizaționale

PROCES = un ansamblu de activitati, coordonate prin intermediul informatiei, care:

- produc un rezultat (bun/serviciu)

- satisfac o nevoie
- consuma resurse

Procese organizationale

Procese manageriale Procese operationale Procese suport

Permit elaborarea strategiei si
realizarea obiectivelor
(Informatii decizionale)
Furnizeaza un rezultat/ bun/
serviciu/ informatii
Corespund activitatii de baza a
organizatiei
(Informatii operationale)
Asigura functionarea proceselor
operationale
Alimenteaza proceselor
operationale cu resurse
(Informatii operationale)
Procese și procese organizaționale

Procese delimitate in cadrul ariilor Procese transversale, respectiv

(domeniilor) functionale intersecteaza diferite arii functionale si
necesita coordonare interdepartamentala
Harta proceselor organizaționale

Procese suport

Prevedere
Procese Organizare
manageriale Antrenare
Coordonare
Evaluare

Procese operaționale - SCM

 Modelarea proceselor organizaționale
Integrarea proceselor și obiectivele stakeholderilor
Stakeholderii procesului

Categorii de stakeholderi:

Stakeholderii - indivizi sau Ex. Stakeholderi Ex. Stakeholderi

grupuri care influențează sau interni: externi:
sunt influențați de procesele ▪ Acționari ▪ Furnizori
din cadrul unei organizații ▪ Manageri funcționali ▪ Distribuitori
▪ Manageri de process ▪ Clienţi
▪ Manageri de proiect ▪ Autorităţi publice
▪ Salariați ▪ Finanțatori
▪ Etc. ▪ Etc.
Integrarea proceselor – Achiziții

OBIECTIVE PRINCIPALE:

▪ Continuitate aprovizionare
▪ Planificare/ asigurare
ritmicitate aprovizionări
▪ Realizare target achiziții

PROVOCĂRI:

▪ Disponibilitate produse /
materii prime
▪ Calitate furnizori
▪ Restricții buget
Integrarea proceselor – Producție

OBIECTIVE PRINCIPALE:

▪ Programare optimă a
producției
▪ Costuri reduse de fabricație
▪ Optimizare mentenanță
echipamente

PROVOCĂRI:

▪ Fluctuații încărcare linii

producție
▪ Standardizare
▪ Diversificarea producției
Integrarea proceselor – Distribuție

OBIECTIVE PRINCIPALE:

▪ Realizare plan vânzări

▪ Realizare plan marjă
▪ Atragere noi clienți
▪ Fidelizare clienți

PROVOCĂRI:

▪ Cerere fluctuantă
▪ Dificultăți în planificarea
livrărilor
▪ Disponibilitate marfă
Integrarea proceselor - Transport

OBIECTIVE PRINCIPALE:

▪ Optimizare rute
▪ Livrări la timp
▪ Optimizare cost per km

PROVOCĂRI:

▪ Marja redusă
profitabilitate
▪ Livrări complexe (ex:
puncta descarcare
multiple)
▪ Sectorul de transport
Integrarea proceselor – Depozitare

OBIECTIVE PRINCIPALE:

▪ Optimizare stocuri
▪ Programare intrări/ieșiri
de marfă
▪ Optimizare costuri
logistice

PROVOCĂRI:

▪ Programarea activitatii
▪ Organizarea receptiei
▪ Organizarea expeditiei
Integrarea proceselor – Marketing

OBIECTIVE PRINCIPALE:

▪ Implementare campanii
de brand
▪ Implementare campanii
de produs

PROVOCĂRI:

▪ Dimensionare stocuri
marfa
▪ Integrarea fluxurilor de
marketing
Integrarea proceselor – Calitate

OBIECTIVE PRINCIPALE:

▪ Respectare standarde
calitate (ex.: proceduri
producție, selecție
furnizori, logistică etc.)

PROVOCĂRI:

▪ Implementarea
standardelor de calitate
▪ Asigurarea trasabilității
Integrarea proceselor – Resurse umane

OBIECTIVE PRINCIPALE:

▪ Personal calificat
▪ Fluctuație redusă
▪ Management performanțe
▪ Backup de personal

PROVOCĂRI:

▪ Lipsa forței de muncă

▪ Nivel redus de calificare al
forței de muncă
▪ Salarizare și motivare
Integrarea proceselor – Financiar

OBIECTIVE PRINCIPALE:

▪ Optimizare cash-flow
▪ Durată redusă de încasare
a facturilor
▪ Termen ridicat de plată a
facturilor la furnizori

PROVOCĂRI:

▪ Încasarea cu întârziere a
facturilor
▪ Respectarea bugetelor
Integrarea proceselor – IT

OBIECTIVE PRINCIPALE:

▪ Procese modelate si
optimizate
▪ Standardizarea fluxurilor
de lucru
▪ Automatizare procese

PROVOCĂRI:

▪ Rezistenta la schimbare
▪ Solutii IT standard
▪ Adaptarea proceselor in
functie de functionalitatile
solutiei IT
Integrarea proceselor – Alte procese

OBIECTIVE PRINCIPALE:

▪ Asigurarea conformității
cu legislația și
reglementările în vigoare
▪ Optimizare procese și
costuri administrative

PROVOCĂRI:

▪ Protecția datelor,
asigurarea securității
informațiilor (GDPR, Legea
NIS, etc.)
▪ Informatizarea proceselor
Integrarea proceselor

INTEGRAREA OBIECTIVELOR STAKEHOLDERILOR EXTERNI

Exemplu: Proiect finanțat din fonduri europene nerambursabile

Criteriu de analiză Interese ale stakeholderilor interni Interese ale stakeholderilor externi

Autoritatea de Management şi Organismul de

Stakeholderi Manager proiect, Echipă de proiect etc.
Implementare

1.Natura obiectivelor Economice Ec onomice, sociale, de mediu

2.Responsabilitate Ridicată Moderată

Cheltuieli realizate)/ (Cheltuieli bugetate) - (Cheltuieli realizate)/ (Cheltuieli bugetate) -

3.Eficacitate
> Optim >100%

4.Stil de management aplicat

Orientat către profit Birocratic
proiectului

5.Forma de organizare impusă În general funcţională Echipă de proiect

6.Resursele umane Optimizarea costurilor de personal Crearea şi menţinerea de locuri de muncă

7.Resursele materiale Optimizarea raportului calitate-preţ Respectarea procedurilor de achiziţie publică

Modelarea proceselor organizaționale
Descrierea grafică a proceselor
– diagrama de flux simplă
Modelarea grafică a proceselor

Diagramă de flux simplă Diagramă BPMN*

Bloc de început/
sfârșit al procesului

Activitate

Subproces

Bloc de decizie

Conector

* Business Process Model and Notation

 Modelarea proceselor
Exemplu: achiziție echipamente hardware
Ex. Proces: Achiziție
echipamente hardware

1. Descrierea generală a procesului (A)

❑ Achiziția de echipamente hardware este demarată de Departamentul

Infrastructură IT, care definește cerințele tehnice ale echipamentelor propuse spre
achiziționare

❑ Cerințele tehnice sunt transmise spre validare Departamentului Dezvoltare IT,

care analizează compatibilitatea cu infrastructura software existentă, precum și cu
cerințele tehnice impuse de viitoarele proiecte de dezvoltare software

❑ În situația în care există incompatibilități, se solicită Departamentului

Infrastructură IT actualizarea cerințelor tehnice, de o manieră care să asigure
compatibilitatea cu sistemul informatic existent

❑ După validarea cerințelor tehnice, Departamentul Infrastructură IT elaborează

caietul de sarcini, respectiv documentul care va defini criteriile de selecție (tehnice,
economice etc.) a celei mai avantajoase oferte din partea furnizorilor de
echipamente hardware

❑ Pe baza caietului de sarcini, Departamentul Achiziții (unica entitate cu

reasponsabilități în realizarea achizițiilor la nivelul organizației analizate), derulează
procedura de cerere de oferte (această procedură este un sub-proces distinct,
întrucât structurează mai multe roluri, responsabilități și faze de derulare)

❑ În urma aplicării procedurii cererii de oferte, Departamentul Achiziții selectează

una sau mai multe oferte pe care le înaintează pentru analiză departamentului de
Infrastructură IT
Ex. Proces: Achiziție
echipamente hardware

1. Descrierea generală a procesului (B)

❑ În situația în care, în urma analizei, departamentul Infrastructură IT aprecieză că

niciuna dintre ofertele analizate nu este satisfăcătoare, Departamentul Achiziții
reia procedura de cerere de oferte, până la identificarea unei oferte câștigătoare

❑ După validarea ofertei câștigătoare, Departamentul Achiziții, împreună cu

ofertantul câștigător, procedează la întocmirea contractului de achiziție

❑ Draftul contractului de achiziție este trimis spre analiză Departamentului

Financiar, în vedere avizării

❑ În situația în care Departamentul Financiar constată că sunt necesare modificări

ale unor clauze contractuale (ex: termene și condiții de plată), contractul este
retransmis Departamentului Achiziții, care efectuează modificările necesare de
comun acord cu furnizorul

❑ După avizul Departamentului Financiar, contractul ajunge în mapa Managerului

general, pentru ultima semnătură

❑ Managerul general poate de asemenea să dispună reevlauarea și modificarea unor

clauze contractuale
Ex. Proces: Achiziție
echipamente hardware (2) ADUNAREA GENERALĂ A
ACȚIONARILOR

2. Definirea rolurilor

CONSILIUL DE
ADMINISTRAȚIE

MANAGER GENERAL/ CEO

(CHIEF EXECUTIVE OFFICER)

MANAGER IT MANAGER TEHNIC MANAGER COMERCIAL MANAGER ECONOMIC

CERCETARE - DEZVOLTARE

ASIGURAREA CALITĂȚII
INFRASTRUCTURA IT

SUPORT TEHNIC

CONTABILITATE
DEZVOLTARE IT

MARKETING
PRODUCȚIE

FINANCIAR
VÂNZAĂRI
ACHIZIȚII
SECȚIA 1 SECȚIA 2 SECȚIA 3 SECȚIA 4 SECȚIA 5
PRODUCȚIE PRODUCȚIE PRODUCȚIE PRODUCȚIE PRODUCȚIE
Ex. Proces: Achiziție Proces: Achiziție echipamente hardware
echipamente hardware (3) Dezvoltare IT Infrastructură IT Achiziții Financiar Manager General

3. Elaborarea diagramei de flux START

Definire cerințe
NU

Compati
bil?

DA
Caiet de sarcini

Cerere de oferte
NU

Ofertă
satisf.?
DA

Contractare
NU

DA NU

Aviz
Aviz final
financiar

DA
Semnatura

STOP
Temă de lucru laborator – modelare proces
Timp de lucru: 30 min.
Ex.Temă de lucru:
Proces: modelare proces
Achiziție
echipamente hardware
Proces recepție marfă în depozit (A)
Temă de lucru: să se elaboreze diagrama de flux pentru următorul proces:

❑ Procesul de recepție marfă este demarat la nivelul Depozitului în momentul

primirii mărfurilor de la furnizor

❑ Depozitul analizează conformitatea documentelor de recepție (factură, aviz de

însoțire a mărfii, etc.). În cazul în care documentele nu sunt conforme, recepția este
anulată

❑ În situația în care documentele sunt conforme, se solicită Departamentului

Achiziții confirmarea că marfa a fost comandată.

❑ Departamentul Achiziții verifică corespondența dintre produsele și cantitățile

livrate de furnizor și cele comandate. În situația în care se constată diferențe majore
(ex: marfă livrată fără comandă), Departamentul de Achiziții poate dispune anularea
recepției.

❑ În cazul în care comanda este confirmată, Depozitul procedează la analiza

termenelor de valabilitate ale produselor livrate. Dacă durata rămasă până la
expirare este mai mică decât 50% din perioada de valabilitate a produsului, recepția
este anulată.

❑ Dacă durata rămasă până la expirare este mai mică decât 75% din perioada de
valabilitate a produsului, se solicită aprobarea Departamentului Calitate pentru
recepția produselor.
Ex.Temă de lucru:
Proces: modelare proces
Achiziție
echipamente hardware
Proces recepție marfă în depozit (B)

❑ Departamentul Calitate poate dispune, după caz, anularea recepției, sau

continuarea recepției, existînd situații în care marfa este acceptată chiar dacă dacă
durata rămasă până la expirare este mai mică decât 75% din perioada de
valabilitate

❑ În situația în care se primește acceptul Departamentului Calitate, sau dacă durata

rămasă până la expirare este mai mare decât 75% din perioada de valabilitate a
produselor, Depozitul procedează la recepția cantitativă și calitativă a mărfii

❑ În situația în care se constată că marfa nu corespunde cantitativ sau calitativ

criteriilor de recepție, Depozitul anulează procedura de recepție, iar marfa este
returnată furnizorului

❑ Dacă marfa recepționată este conformă cantitativ și calitativ, se trece la procesul de

depozitare (această procedură este un sub-proces distinct, întrucât structurează
mai multe roluri, responsabilități și faze de derulare, cum ar fi: gruparea mărfurilor
recepționate, alegerea zonelor și celulelor de depozitare, încărcarea mărfii în
celulele alocate etc.)

❑ În final, documentele de recepție (ex: factură, NIR etc.) sunt transmise

Departamentului Gestiune pentru a fi procesat în sistemul informatic