Administrarea şi încheierea

achiziţiilor în proiecte
Administrarea achiziţiilor
 Este procesul de gestionare a relaţiilor de
achiziţie, monitorizare a execuţiei contractelor
şi de efectuare de schimbări conform
necesităţilor;

 Asigură că realizările furnizorului îndeplinesc

cerinţele de achiziţii şi cumpărătorul
acţionează conform termenilor contractului.
Administrarea achiziţiilor
 În multe organizaţii administrarea
achiziţiilor este separată de echipa de
proiect;

 În proiectele mari un aspecte cheie al

administrării contractelor este
gestionarea interfeţelor între mai mulţi
furnizori.
Componente ale managementului
proiectului afectate de administrarea
achiziţiilor

 Programul de execuţie;
 Raportarea realizărilor;
 Controlul calităţii;
 Monitorizarea şi controlul riscurilor;
 Managementul financiar al proiectului.
Elemente de intrare în procesul
de administrare a achiziţiilor
 Documentele de achiziţii;
 Planificarea proiectului;
 Contractul;
 Rapoartele de execuţie;
 Cererile de schimbare aprobate;
 Informaţii despre gradul de realizare a
lucrărilor.
Instrumente şi tehnici pentru
administrarea achiziţiilor
 Sistemul de control al schimbarilor
contractului;
 Revizuiri de executie a achizitiilor;
 Inspectii si audituri;
 Raportarea realizarilor;
 Sisteme de plata;
 Administrarea revendicarilor;
 Sistemul de management al inregistrarilor.
Sistemul de control al
înregistrărilor
 Defineşte procesul prin care pot fi
modificate achiziţiile;

 Include documentele, sistemele de

urmărire, procedurile de soluţionare a
litigiilor, nivelurile de aprobare necesare
pentru autorizarea schimbărilor.
Revizuiri de execuţie a
achiziţiilor
 Au ca obiect identificarea reuşitei sau a
nerealizărilor, a evoluţiei faţă de fişa de
date a achiziţiei şi neconformităţilor
contractuale;

 Permite cuantificarea modalităţii în care

furnizorul a realizat produsele, serviciile
sau lucrările.
Inspecţiile şi auditurile
 Pot fi efectuate în scopul verificării
conformităţii proceselor sau livrabilelor
furnizorului;

 Dacă se prevede prin contract auditurile

pot să cuprindă şi personalul implicat.
Raportarea realizărilor
 Furnizează managementului proiectului
informaţii cu privire la eficacitatea cu
care furnizorul îşi îndeplineşte obligaţiile
contractuale;

 Corelează şi integrează furnizarea

produselor, serviciilor, lucrărilor în
planificarea generală a proiectului.
Sisteme de plată
 Plăţile se efectuază conform graficelor
de rambursare sau de plată;

 Plăţile se efectuează după acceptarea

lucrărilor de către o persoană autorizată
din echipa de proiect.
Administrarea revendicărilor
 Revendicări – schimbări în derularea
contractului asupra cărora părţile nu
sunt de acord;

 Sunt soluţionate conform prevederilor

contractuale.
Sistemul de management al
înregistrărilor
 Conţine o arhivă cu posibilitate de
regăsire pentru documentele şi
corespondenţa legată de contracte;

 Este utilizat de managerul de proiect

pentru a gestiona documentaţia şi
înregistrările aferente achiziţiilor şi
contractelor.
Ieşiri din procesul de
administrare a achiziţiilor
 documentaţia achiziţiilor (contract, grafice de
execuţie, documentaţii tehnice, raportarea realizărilor,
garanţii, documente financiare, rezultatele
inspecţiilor);

 actualizări ale patrimoniului de procese

organizaţionale (corespondenţa, documentaţia
evaluării realizărilor furnizorilor);

 cererile de schimbare;

 actualizări ale planificării proiectului.

Încheierea contractului de
achiziţie
 Audituri pentru achiziţii;

 Actualizări ale patrimoniului de procese

organizaţionale:
 Fişier de achiziţii;
 Documentaţia lecţiilor învăţate.