DOSARUL EXERCIȚIULUI ȘI DOSARUL PERMANENT

Documentarea unei misiuni de audit reprezinta probe de audit adecvate si

suficiente obtinute de auditor de la client, de la terte parti sau intocmite de acesta.
Documentele auditorului despre clientul de audit justifica desfasurarea misiunii si
sustine concluziile, opinia auditorului si fiecare raport emis in conformitate cu
Standardele Internationale de Audit.
Documentarea unei misiuni de audit incepe cu obtinerea informatiilor
preliminare despre client (ramura de activitate, structura actionariatului, actionari,
probleme cu care se confrunta entitatea auditata) si analiza riscurilor in vederea
stabilirii daca auditorului poate accepta sau nu misiunea din diverse motive : daca
are suficient timp pentru a putea realiza misiunea, experienta in domeniul
clientului, posibilitatea de a apela la colaboratori, specialisti in domeniu, daca
clientul se confrunta cu probleme legate de schimbari frecvente ale auditorilor,
contabililor, managerilor, situatie de faliment, incapacitate de a continua
activitatea, etc.
O data acceptata misiunea de audit prin semnarea contractului de prestari
servicii intocmit in conformitate cu prevederile ISA 210 Termenii misiunii de
audit, auditorul isi planifica si organizeaza misiunea de audit. Astfel, auditorul
realizeaza documente precum bugetul de timp, planul de activitate cu rol multiplu :
in organizarea misiunii de audit, utile drept suport pentru verificarea calitatii
misiunii, baza pentru comunicarea cu clientul prin informarea asupra vizitelor pe
teren ale auditorului si a documentelor solicitate de acesta in cadrul fiecarei etape,
a pragului de semnificatie preliminar si analiza si evaluarea riscurilor entitatii
auditate.
Derularea unei misiuni de audit inseamna aplicarea procedurilor de audit si
obtinerea de probe care sa conţină raţionamentul auditorului asupra concluziilor
formulate de auditor in ceea ce priveste situatiile financiare in raport cu cadrul
general de raportare financiara.
Desfasurarea misiunii de audit se face atat la sediul clientului auditat atunci
cand se aplica anumite proceduri specifice cum ar fi : observarea, inspectia,
intervievarea, etc precum si la firma de audit atunci cand se realizeaza reefectuari,
recalculari, proceduri analitice, cand se intocmesc foi de lucru si se asambleaza
dosarele de audit sau cand se intocmeste raportul de audit.
Documentele intocmite de auditor pe etape trebuie sa acopere toate etapele
unei misiuni de audit financiar :
 Activităţi preliminare misiunii – analiză asupra entităţii auditate
 Obţinerea informaţiilor necesare înţelegerii clientului : informaţii privind
ramura de activitate, vizitarea entităţii analizate şi a spaţiilor de
 producţie, identificarea părţilor afiliate, identificarea litigiilor, informaţii
privind obligaţiile juridice
 Efectuarea procedurilor analitice preliminare
 Întocmirea şi semnarea scrisorilor de misiune
 Realizarea strategiei de audit şi a planului de misiune
 Planificarea misiunii de audit
 Bugetul de timp al misiunii
 Stabilirea pragului de semnificaţie
 Repartizarea pragului de semnificaţie pe conturi
 Evaluarea controlului intern şi auditului intern
 Evaluarea riscului de audit acceptabil şi a riscului inerent
 Colectarea de probe adecvate şi suficiente privind : active imobilizate
necorporale; active imobilizate corporale; active imobilizate financiare;
stocuri; clienţi; personal şi decontări cu salariaţii; decontări cu bugetul;
alte obligaţii; trezorerie; capitaluri proprii; cheltuieli; venituri; impozite şi
taxe; grup şi asociaţi; conturi în afara bilanţului; etc - prin aplicarea
procedurilor : verificarea documentelor / înregistrărilor, observarea,
intervievarea / chestionarea, reefectuarea, recalcularea, revizuirea
(verificarea)
 Intocmirea scrisorilor de recomandare
 Confirmarea directă: clienţi, furnizori, bănci şi asigurări
 Aplicarea de teste de audit : ale operaţiunilor, ale detaliilor soldurilor, ale
mecanismelor de control
 Implicarea în operaţiunea de inventariere
 Verificarea situaţiilor financiare şi a balanţelor de verificare
 Revizuirea pragului de semnificaţie
 Verificarea evenimentelor ulterioare
 Verificarea respectării continuităţii activităţii
 Revederea dosarelor de audit şi a foilor de lucru, a concluziilor desprinse
 Stabilirea opiniei de audit şi redactarea raportului
 Lucrări de sfârşit de misiune şi întâlnirea cu clientul (consultaţii, discuţii)
 Stabilirea obiectivelor mandatului următor
Documentele solicitate de auditor clientului auditat se refera in principal la :
registrul jurnal, balantele de verificare, declaratii fiscale, registrul fiscal, fisa
analitica furnizori, furnizori externi, furnizori de imobilizari si furnizori de
imobilizari externi, fisa furnizori pe vechimi, fisa clienti pe vechimi, situatie
imprumuturi pe termen scurt si lung si garantiile solicitate de banca, situatie
contracte leasing, lista imprumuturilor primite, lista imprumuturilor acordate in
interiorul societatii, lista cu stocurile tertilor detinute de societate, decizie inventar,
proces verbal inventariere, liste inventar, lista investitiilor, situatie intrari de
mijloace fixe obtinute prin inchiriere sau leasing, situatia reparatiilor si a
modernizarilor de active, situatia activelor cedate, procese verbale de control
intern, procese verbale sedinte AGA si CA, raportul auditorului intern, rapoarte
reevaluare, confirmari, state de plata, etc.
Documentatia reprezinta baza pentru revizuiri, inclusiv pentru controlul calităţii
muncii echipei de audit si totodata reprezintă informatiile din dosarele de audit
(permanent, curent) privind procedurile aplicate şi probele obţinute.
Documentele de lucru sunt organizate, grupate pentru a respecta atât cerinţele
normelor CAFR, a Standardelor Internationale de Audit cât şi pentru a usura
munca auditorului in elaborarea concluziilor, in revizuirea documentelor.
Utilizarea unor documente de audit standardizate contribuie la cresterea
eficienţei misiunii de audit, facilitarea procesului si contribuie la realizarea unor
misiuni de audit de calitate.
Documentarea se realizează pe întreaga perioadă a unei misiuni de audit si se
separa in doua dosare : dosarul curent (anual sau al exercitiului) si dosarul
permanent.
Dosarul permanent cuprinde documente si informatii generale despre clientul
de audit (capital social, structura actionariatului, organigrama, numar de angajati,
etc.), informatii despre misiune, informatii si contracte sau alte acte cerute de lege,
informatii despre situatia fiscala, sistemul contabil, sistemul de control intern.
Dosarul exercitiului trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele elemente:
 Scrisoarea de misiune, scrisoarea de declaratii, scrisorile de comunicare a
deficientelor catre management/persoanele insarcinate cu guvernanta,
scrisoarea cu auditorul precedent;
 Contractul de prestari servicii intre auditor si entitatea auditata;
 Copii ale situatiilor financiare ale entitatii auditate semnate si stampilate,
cu recipisa (bilant, cont de profit si pierdere, situatia fluxurilor de
numerar, situatia capitalurilor proprii, note explicative);
 Politicile contabile intocmite in conformitate cu OMFP 1802/2014
 Informaţii şi foi de lucru privind părţile afiliate, tranzacţii între părţi
 Lista imprumuturilor acordate in interiorul entitatii, avansuri acordate
personalului
 Situatie imprumuturi pe termen scurt, lung, leasing.uri in ceea ce priveste
perioada de timp, valoarea, acte aditionale la contracte etc
 Verificarea impozitelor si taxelor : impozit pe venituri din salarii, impozit
pe profit, TVA, etc prin recalculare si reconcilierea documentelor : stat de
plata - ordine de plata - balanta de verificare, registru fiscal - declaratie
impozit pe profit – balanta de verificare, decont TVA – balanta de
verificare
  Modul de evaluare a productiei in curs : costurilor semnificative, alocarea
corecta a cheltuielilor de regie, raportarea corecta a veniturilor si
profitului pentru productia pe termen lung
 Verificarea şi documentarea caracterului adecvat al provizioanelor
 Reevaluarea imobilizărilor corporale - foi de lucru ale auditorului si
existenta rapoartelor de reevaluare
 Participarea auditorului la inventariere sau neparticipare si aplicarea de
proceduri alternative
 Foi de lucru cu verificarea unor gestiuni de catre auditor, alegerea
esantionului si documentele aferente declasarii, efectuarii si finalizarii
inventarierii : decizia de inventariere, declaratia gestionarului, liste de
inventariere, proces verbal privind rezultatele inventarierii, etc
 Foi de lucru pentru toate procedurile aferente sectiunilor A-U din Ghidul
calitatii
 Rapoarte/foi de lucru realizare de persoana responsabila pentru controlul
calitatii privind monitorizarea misiunilor de audit, respectarea politicilor si
procedurilor de control a calitatii
 Foi de lucru asupra modului in care a fost aplicat rationamentul
profesional al auditorului prin alegerea metodei de esantionare, a
esantionului utilizat, a pragului de semnificatie stabilit
 Verificarea modului de înregistrare a penalităţilor, cheltuieli de judecată şi
cheltuieli de executare de la agenţi economici în stare de insolvenţă pentru
care societatea s-a înscris la masa credală dar şi de la alţi agenţi economici
rău platnici
 Declaratia de independenta a auditorului, declaratia de confidentialitate
 Foi de lucru cu rezolvarea conflictelor de interese, a luarii masurilor de
siguranta pentru eliminarea incompatibilitatilor etice, a solutionarii
divergentelor de opinie;
 Planul de audit si bugetul de timp aferent echipei misiunii de audit ;
 Foi de lucru privind modul de organizare a controlui intern, rezultatele
controlului intern, teste de control
 Foi de lucru privind modul de organizare a auditului intern, proceduri
aplicate de auditorul intern, rapoarte ale auditorului intern, constatari si
recomandari
 Note ale discuţiilor cu conducerea
Documentele de lucru obţinute din desfasurarea misiunii de audit sunt
proprietatea auditorului şi trebuie păstrate în conditii de siguranţă respectand
principiul confidenţialitatii. In situatia in care clientul doreste anumite foi de lucru,
proceduri, teste aplicate sau extrase din documente, acestea pot fi puse la dispoziţia
entităţii auditate daca exista acordul scris al firmei de audit.
Finalizarea misiunii de audit este reprezentata de intocmirea raportului de
audit, verificarea la rece si la cald a misiunii de audit de catre controlul calitatii si
finalizarea dosarelor de audit.
Firmele de audit trebuie sa aiba politici şi proceduri scirse privind
elementele sistemului de control al calitatii, politici si proceduri asupra
documentelor ce trebuie intocmite auditori pentru fiecare etapa derulata in
cadrul unei misiuni.
Fiecare firma de audit trebuie sa aiba politici şi proceduri pentru a asigura
integritatea, confidenţialitatea, accesibilitatea şi recuperarea documentaţiei
misiunii.
Conform politicilor si procedurilor de control al calitatii, firmele de audit
trebuie sa aiba documentatie scrisa inclusiv in ceea ce priveste :
- modul in care s-a derulat revizuirea calității misiunilor de audit financiar
- declaratia privind politica generala a firmei de audit
- un manual de control al calitatii cu politici si proceduri
- responsabilitatea conducerii privind calitatea la nivelul firmei
- detaliile ameninţărilor identificate in ceea ce priveste respectarea principiilor
etice şi măsurile de siguranţă aplicate
- acceptarea şi continuarea relaţiilor cu clienţii
- imposibilitatea exprimarii unei opinii
- opiniei contrara sau cu rezerve
- retragerea din relatia cu un client
- desemnarea membrilor echipei de audit
- dezvoltarea profesionala continua
- consultarea cu alti auditori sau apelarea la colaboratori
- fundamentarea deciziei atunci cand exista diferente de opinie
Potrivit ISA, asamblarea finală a dosarului misiunii să fie realizată în
termen de 60 zile de la emiterea raportului, iar documentele de lucru si dosarul
permanent trebuie păstrate pentru o perioadă de cel puţin 7 ani pentru a permite
celor care realizează procedurile de verificare si monitorizare să evalueze
calitatea misiunilor.