Sunteți pe pagina 1din 25

RAPORT DE AUDIT INTERN

PROIECT

STRUCTURA AUDITATĂ:
OCOLUL SILVIC COMARNIC RA ALBA - IULIA

Misiunea de audit:

Activitatea desfășurată de Ocolul Silvic Comarnic RA Alba - Iulia

2016

1
I. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost formată din:
· Găgăuță (Piloiu) Adnana Maria
· Moldovanu Vladislav
auditori interni in cadrul Compartimentului Audit Public Intern al Consiliului Local Alba –
Iulia.
Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr. 25/01.09.2016.
Structura auditată a fost notificată prin adresa nr. 1154/05.09.2016.

Bază legală a acţiunii de auditare:


Ü Planul de audit intern pe anul 2016;
Ü Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;
Ü H.G. nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor Metodologice de Exercitare a Auditului
Public Intern;
Ü O.M.F.P. nr. 252/2004, privind aprobarea Codului Etic al Auditorului Intern;
Ü Normele proprii de exercitare a auditului public intern în cadrul entităţii publice.
Durata acţiunii de auditare: 17.09.2016-03.11.2016.

Perioada supusă auditării: anii 2014 și 2015.

Obiectivele misiunii de audit:

ð De a da asigurări cu privire la mediul de control intern, modul de organizare si functionare a


activitatilor, stabilirea sarcinilor si responsabilitatilor;

Se va audita:
 Contractul de administrare dintre Ocolul Silvic Comarnic RA Alba - Iulia si C.L.Alba - Iulia;
 Regulamentul de organizare si functionare al ocolului silvic;
 Statutul entitatii;
 Registrele privind deciziile consiliului de administratie;
 Organigrama;
 Statul de functii si de personal;
 Contracul colectiv de munca;
 Contractele individuale de munca;
 Fisele posturilor;
 Proceduri de sistem si operationale.

ð De a da asigurări cu privire la executia bugetului de venituri si cheltuieli;


Se va audita:
 Numirea responsabililor cu angajarea cheltuielilor;
 Stabilirea procedurilor scrise de angajare a cheltuielilor;
 Controlul cheltuielilor angajate;
 Numirea responsabililor cu lichidarea cheltuielilor;
 Stabilirea procedurilor scrise de lichidare a cheltuielilor;
 Controlul cheltuielilor în faza lichidării, respectiv existenţa documentelor justificative;
 Procedurile scrise de ordonanţare a cheltuielilor;
 Întocmirea corectă şi la timp a ordonanţărilor;
 Controlul ordonanţărilor;
 Stabilirea responsabililor cu plata cheltuielilor;
 Procedurile de plată;
2
 Controlul plăţilor aferente cheltuielilor materiale si de capital/investitiilor;
 Numirea responsabililor cu controlul financiar preventiv;
 Stabilirea cadrului specific al operaţiunilor supuse controlului financiar preventiv;
 Procedurile scrise de exercitare a controlului financiar preventiv;
 Operaţiunile vizate de control financiar preventiv;
 Incompatibilităţi în exercitarea controlului financiar preventiv;
 Proceduri operationale de lucru privind controlul activitatilor/operatiunilor economico-
financiare;

ð De a da asigurări cu privire la achizitiile si investitiile efectuate;


Se va audita:
§ Modul de organizare şi funcţionare al procesului de achiziţii publice din instituţie, respectiv:
numirea responsabililor cu efectuarea achiziţiilor publice; stabilirea procedurilor scrise cu privire la
efectuarea achiziţiilor; numirea comisiilor de selecţie a ofertelor; numirea comisiilor de recepţie a
bunurilor, lucrărilor şi serviciilor achiziţionate;
§ Prospectele de piaţă în vederea efectuării unor achiziţii economicoase;
§ Referatele de necesitate şi oportunitate în vederea achiziţiilor oportune;
§ Eficacitatea achiziţiilor efectuate;
§ Programul anual de achiziţii publice;
§ Derularea procedurilor de achiziţii publice;
§ Dosarele de achiziţii;
§ Desemnarea ofertelor câştigătoare;
§ Încheierea contractelor de achiziţii publice şi urmărirea acestora;
§ Recepţia bunurilor, lucrărilor şi serviciilor şi dovezile (documentele justificative) ale efectuării
acestora;
§ Eficienţa şi eficacitatea achiziţiilor;
§ Intocmirea si aprobarea listelor de investitii;
§ Obtinerea documentatiilor tehnico economice aferente investitiilor, inainte de cuprinderea
acestora in lista de investitii;

ð De a da asigurări cu privire la determinarea, calculul corect al profitului brut si net si virarea


cotelor legale catre consiliul local;
Se va audita:
§ Determinarea corecta pe baza situatiilor financiare a profitului brut si a profitului net;
§ Calculul corect al cotei aferente cuvenite Consiliului Local Alba - Iulia;
§ Virarea cotelor aferente catre bugetul local;

ð De a da asigurări cu privire la evaluarea sistemului de control intern managerial;


Se va audita:
§ Organizarea sistemului de control intern managerial;
§ Elaborarea programului de dezvoltare a sistemului de control intern managerial;
§ Stabilirea activitatilor si actiunilor atasate activitatilor;
§ Stabilirea indicatorilor si criteriilor de performanta;
§ Gestionarea riscurilor;
§ Elaborarea procedurilor formalizate;
§ Implementarea standardelor de control intern managerial.

ð De a da asigurări cu privire la efectuarea corectă și la timp a inventarierii generale a


patrimoniului;
Se va audita:
§ Numirea comisiilor și subcomisiilor de inventariere;
§ Inventarierea tuturor elementelor patrimoniale de activ și de pasiv;
§ Casarea mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar;
§ Corecta desfășurare a procesului de inventariere;

3
§ Înregistrarea rezultatelor inventarierii în contabilitate;
§ Întocmirea registrului inventar;

Tipul de auditare: Audit de regularitate.

Tehnici utilizate:
a) verificarea: se realizează în vederea asigurării validităţii, realităţii şi acurateţei activităţilor în
concordanţă cu legile şi regulamentele în vigoare, precum şi a eficacităţii controlului intern prin
următoarele tehnici de verificare:
§ comparaţia: pentru confirmarea identităţii unor informaţii, după obţinerea lor din două sau mai
multe surse diferite;
§ examinarea: pentru detectarea erorilor şi/sau iregularităţilor;
§ recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul şi a calculelor matematice;
§ punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a două categorii diferite de înregistrări;
§ confirmarea: pentru solicitarea informaţiilor din mai multe surse independente cu scopul validării
acestora;
§ garantarea: pentru verificarea realităţii tranzacţiilor înregistrate pornind de la examinarea
înregistrărilor spre documentele justificative;
§ urmărirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul înregistrat
în vederea stabilirii realităţii înregistrării în totalitate a tranzacţiilor.

b) interviul pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea şi desfăşurarea activităţilor;

c) eşantionarea pentru analiza modului de întocmire al documentelor;

d) observarea fizică în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire şi emitere a
documentelor.

Instrumente de audit:
§ chestionarele;
§ liste de verificare pentru a stabili condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească fiecare obiectiv
auditabil.

Documente şi materiale examinate în timpul desfăşurării misiunii:


 Decizii ale conducerii entitatii;
 Decizii ale Consiliului de Administratie;
 Registrul operaţiunilor supuse vizei de Control Financiar Preventiv;
 Dosare de achiziţii publice;
 Facturi;
 Contracte de achiziţii;
 Propuneri de angajări a cheltuielilor;
 Referate de necesitate şi oportunitate;
 Ordine de plată;
 Bugetele aprobate;
 Detalierea cheltuielilor;
 Stabilirea indicatorilor si criteriilor de performanta;
 Raportari ale indeplinirii indicatorilor si criteriilor de performanta;
 Program de reducere a creantelor si datoriilor;
 Corespondenţa internă şi externă;
 Registrul de intrări ieşiri;
 Balanţe de verificare;
 Note de recepţii;
 Devize estimative de lucrări;
 Procese verbale de recepţie şi de punere în funcţiune;

4
 Bonuri de consum;
 Rapoarte de activitate;
 Registrul mijloacelor fixe;
 Liste ale obiectivelor de investiții;
 Programe anuale de achiziții publice;
 Alte situaţii şi documente justificative;

Materiale întocmite pe timpul auditării:


§ Declaraţie de independenţă;
§ Lista obiectelor auditabile;
§ Foi de lucru privind descrierea activităţilor auditate;
§ Liste de verificare pe obiective (LV);
§ Chestionare de control intern;
§ Fişe de identificare şi analiză a problemelor constatate (FIAP);
§ Documente de lucru;
§ Analiza riscurilor;
§ Tabel puncte tari şi puncte slabe;
§ Interviuri;
§ Minutele şedinţelor de deschidere, de închidere, etc.

Auditul a presupus efectuarea unor teste cu privire la legalitatea şi regularitatea


operaţiunilor, precum şi teste ale controalelor interne.
Testele s-au făcut prin sondaj, fiind solicitate aleatoriu dosare şi documente justificative.

II. CONSTATĂRI GENERALE PRIVIND


ORGANIZAREA ACTIVITĂȚILOR.
Conducerea instituției
În perioada auditării, Ocolul Silvic Comarnic RA Alba - Iulia a fost condus de seful de ocol,
Domnul Crisan Radu Daniel.

Număr de personal angajat


Conform organigramei si statului de functii, ocolul silvic functioneaza cu un numar de 27 de
functionari plus seful de ocol. Posturile sunt împărțite pe următoarele compartimente funcționale:
Fond forestier si protectia padurii - 1 post; Paza padurii, vanatoare, contracte de administrare,
prestari servicii silvice, protectia muncii si relatia cu mediul - 1 post; Cultura si refacerea
padurilor, investitii drumuri forestiere - 4 posturi; Financiar-contabil, resurse umane, achizitii
publice - 3 posturi; Administrativ - 2 posturi (sofer si femeie de serviciu); District Vinerea - 7
posturi; District Raul Mare - 4 posturi; District Raul Mic - 5 posturi.
Personalul angajat își desfășoară activitatea conform cerințelor sarcinilor și
responsabilităților prezentate în contractele individuale de munca si in fișele de post, pe care le-au
semnat de luare la cunoștință.
Seful de ocol a stabilit si implementat si proceduri operationale de lucru privind unele dintre
activitatile specifice, de asemenea este intocmit la nivelul entitatii regulementul de organizare si
functionare aprobat prin HCL nr.7/2004 si revizuit prin HCL nr. 113/2013. Regulamentul de ordine
interioara poarta numarul 500/30.04.2011 si cuprinde aspecte referitoare la drepturile si obligatiile
angajatorului si a salariatilor, reguli generale de disciplina a muncii, abateri disciplinare si sanctiuni,
protectia si igiena la locul de munca, securitatea muncii, aspecte privind respectarea principiului
nediscriminarii, protectia maternitatii, criteriile si procedurile de evaluare profesionala, solutionarea
cererilor si reclamatiilor, munca cu personalul zilier, etc.

Principalii indicatori economico financiari (la 31.12.2015)


Conform situatiilor financiare anuale, ale balantelor de verificare de la sfarsitul anului,
5
principalii indicatori economico financiari ai entitatii se prezinta astfel:
- venituri totale: 2.272.505 lei;
- cheltuieli totale: 1.915.396 lei;
- profit brut: 357.109 lei;
- profit net: 300.657 lei;
- impozit pe profit: 56.452 lei;
- capitaluri proprii: 908.796 lei;
- active imobilizate: 982.877 lei;
- active circulante: 1.313.225 lei;
- datorii totale: 79.486 lei;

Funcționarea și organizarea instituției


Înfiinţarea Ocolului Silvic Comarnic RA Alba - Iulia a fost aprobată prin HCL Alba - Iulia, nr.
7/29.01.2004 si a avizului nr. 1003/26.02.2004 a Inspectoratului Teitorial de Regim Silvic si
Cinegetic Hunedoara. Conform statutului, Ocolul Silvic Comarnic RA Alba - Iulia este persoana
juridica si functioneaza pe baza de gestiune economica si autonomie financiara, exercitand atributii
de servicii silvice. Este inregistrat la Registrul Comertului sub nr. J01/177/2004. Ocolul Silvic
Comarnic RA are ca scop gospodarirea durabila si unitara in conformitate cu prevederile
angajamentelor silvice si normelor de regim silvic, a fondului forestier avut in administrarea sa. La
modul general, Ocolul Silvic Comarnic RA aplica strategia nationala in vederea silviculturii,
actionand pentru apararea, conservarea si dezvoltarea durabila a fondului forestier pe care il
administreaza, pentru recoltarea si valorificarea prin acte si fapte de comert a produselor specifice
fondului forestier administrat, potrivit prevederilor legale, in conditii de eficienta economica.
În baza contractului de comodat nr. 2665/23.02.2004, Regia Autonomă Ocolul Silvic Comarnic
se obligă a administra fondul forestier proprietatea Consiliului Local Alba - Iulia, după toate
prevederile legale în vigoare referitoare la regimul silvic, în condiţii de eficienţă maximă. Prin
respectivul contract, spaţiul din Strada Serelor nr. 6, proprietatea C.L. Alba - Iulia a fost dat în
folosinţă Regiei Autonome pentru a-şi putea realiza obiectivul.
Suprafaţa administrată este de 4853,55 ha, proprietatea C.L. Alba - Iulia.
Obiectivul principal al înfiinţării Ocolului Silvic îl constituie gospodărirea suprafeţei de 4853,55
ha, în conformitate cu prevederile şi normele cu regim silvic.

Pentru aceasta principalele atribuţii ale Ocolului Silvic sunt:


Ü Suportarea finanţărilor lucrărilor în vederea gospodăririi raţionale a fondului forestier;
Ü Organizarea şi exercitarea pazei fondului forestier împotriva tăierilor ilegale de arbori,
furturilor, distrugerilor, etc;
Ü Amplasează şi pune în valoare masa lemnoasă în conformitate cu posibilitatea pădurilor
stabilite prin amenajamentele silvice;
Ü Exercită controlul respectării regulilor silvice de exploatare a lemnului pentru prevenirea
prejudiciilor sau a altor fapte dăunătoare, sancţionând abaterile constatate;
Ü Asigură valorificarea masei lemnoase aprobate;
Ü Recoltează, achiziţionează, prelucrează şi valorifică, în condiţii de eficienţă economică
produsele lemnoase şi nelemnoase;
Ü Stabileşte tarife pentru lucrări, produse şi servicii din domeniul său de activitate, potrivit
legii;
În ceea ce priveşte controlul intern privind respectarea obligaţiilor şi termenelor silvice, acesta
este asigurat de către D.T.R.S.V. Cluj.
Înfiinţarea Regiei Autonome s-a realizat ţinând seama de prevederile legii nr.15/90, privind
înfiinţarea societăţilor comerciale şi regiilor autonome, iar in organizarea si functionarea entitatii de
tine seama si de prevederile OUG nr. 109/2011.
Anual ocolului silvic ii sunt stabiliti indicatori si criterii de performanta, precum si programe de
recuperare a creantelor si datoriilor, prin hotarari ale C.L. Alba - Iulia. Monitorizarea respectarii
indicatorilor si criteriilor de performanta, precum si a gradului de incasare a creantelor si de plata a
datoriilor se face de catre Primaria Alba - Iulia care a numit un responsabil cu aceste atributii.
6
De asemenea, bugetul de venituri si cheltuieli si executia bugetara se aproba prin hotarari ale
C.L. Alba – Iulia.
Prin HCL nr.86/2016 s-a aprobat de catre C.L. Alba - Iulia executia bugetara pentru anul 2015 si
virarea sumei de 225.493 lei, reprezentand varsaminte din profitul net obtinut de ocolul silvic.
S-a constatat existenta la nivelul entitatii a unor comisii necesare bunei functionari a
activitatilor, astfel:
- comisie de licitatie pentru achizitiile publice;
- comisie de receptie a bunurilor materiale;
- comisie de receptie a mijloacelor fixe;
- comisie de preselectie, licitatie sau negociere pentru vanzarea masei lemnoase pe picior sau
fasonata;
- comisie de preselectie, licitatie sau negociere a ciupercilor si a fructelor comestibile de padure
din flora spontana;
- comisie centrala numita cu ocazia inventarierilor anuale, precum si comisii si subcomisii pentru
inventarierea mijloacelor fixe, obiectelor de inventar, a masei lemnoase in depozite si a altor
elemente de activ si de pasiv patrimonial;
- comisie de verificare al controlului anual al regenerarilor;
- comisie in scopul verificarii anuale a competentei profesionale a angajatilor;
- subcomisia tehnica de prevenire a incendiilor, etc.
S-a regasit de asemenea la nivelul entitatii un grafic cu circuitul tuturor documentelor in care
sunt prezentate aspecte cu privire la numele/denumirea formularului/documentului, momentul
intocmirii, responsabilul cu intocmirea, destinatia si parcursul documentului, locul de arhivare, etc.
La data auditului suprafata totala administrata de Ocolul Silvic Comarnic RA Alba - Iulia este
de 10.634,44 ha, structurata astfel:
 4.853,55 ha – Consiliul Local Alba – Iulia ;
 1.121,60 ha – Asociatia Forestiera Santimbru ;
 954,55 ha – Consiliul Local Oarda de Jos ;
 840,13 ha – Asociatia Forestiera Blandus Blandiana ;
 821,50 ha – Asociatia Forestiera Magura Blandiana ;
 552,90 ha – Asociatia Forestiera Dealu Mare Tartaria ;
 324,8 ha – APPPVinerea ;
 254,35 ha – Asociatia Forestiera Paraul Oasii Acmariu ;
 168,70 ha – Parohia Ortodoxa Blandiana ;
 167,40 ha – Parohia Ortodoxa Tartaria ;
 134,06 ha – PF Ionescu Traian ;
 119,43 ha – Composesoratul Graniceresc Alba – Iulia ;
 114,38 ha – Composesoratul Alunei Cioara ;
 80,77 ha – Asociatia Forestiera Ghibau Acmariu ;
 45,96 ha – Composesoratul Dosul Mare Racatau ;
 38,48 ha – Primaria Teius ;
 17,80 ha – Asociatia Proprietarilor Tartareana ;
 17,05 ha – Asociatia Proprietarilor Dumbrava Salistea ;
 4,03 ha – Parohia Ortodoxa Lancram ;
 1 ha – PF Luca Emanuel ;
 1 ha – PF Lupea Ioan ;
 1 ha – PF Necsa Gheorghe.
TOTAL – 10.634,44 ha

7
Suparafata administrata in ultimii 3 ani se prezinta astfel:
An/Ha

2013 2014 2015

Se constata ca cel putin in utlimii 3 ani suprafata administrata a fost de peste 10.000 de
hectare.

Aspecte negative:
PROBLEMA: organizarea si functionarea entitatii.
CONSTATAREA: Statul de functii si de personal al unitatii este neactualizat, acesta cuprinde
persoane care in prezent nu mai lucreaza in cadrul ocolului silvic.
CONSECINŢE: neconcordanta intre statul de functii si de personal si statul de plata.
Statul de functii si de personal este documentul legal in baza caruia se face salarizarea lunara a
fiecarui angajat al entitatii.
RECOMANDĂRI: Revizuirea/actualizarea statului de functii si de personal al unitatii si aprobarea
acestuia de catre persoanele autorizate.

II.1. Executia bugetului de venituri si cheltuieli.

Situația veniturilor incasate si a cheltuielilor efectuate în cursul anilor 2014 și 2015, este
redată în tabelul de mai jos, astfel :

An 2014 An 2015
Cheltuieli totale 1.752.398 1.915.396
Cheltuieli din exploatare 1.751.459 1.912.847
Cheltuieli financiare 939 2.549
Cheltuieli extraordinare 0 0
Venituri totale 1.998.221 2.272.505
Venituri din exploatare 1.976.528 2.256.368
Venituri financiare 21.693 16.137
Venituri extraordinare 0 0

Detalierea cheltuielilor si veniturilor se prezinta astfel:


An 2014 An 2015
Cheltuieli totale 1.752.398 1.915.396
Cheltuieli cu amortizarea 68.610 77.545
imobilizarilor corporale si
necorporale
Cheltuieli privind provizioane 7.334 13.500
8
An 2014 An 2015
Cheltuieli cu personalul si obligatiile 668.646 748.881
fata de bugetul general consolidat
Cheltuieli cu tichete de masa 50.661 51.937
Cheltuieli cu materialele 195.366
Alte cheltuieli 957147 828.167
Venituri totale 1.998.221 2.272.505
Venituri din valorificarea masei 1.606.590 1.912.489
lemnoase
Venituri rezultate din prestari servicii 210.682 222.751
Venituri din chirii pasuni 1.548 1.470
Alte venituri 177.931 135.795

Din datele de mai sus se constata o crestere a veniturilor in anul 2015 fata de anul 2014 cu
14%, iar a cheltuielilor cu 9% fata de anul 2014.
Cu ocazia misiunii de audit au fost efectuate teste cu privire la corecta executie a cheltuielilor
si incasare a veniturilor. Testele s-au realizat prin sondaj asupra unor operatiuni economico
financiare cu valoare mai mare si diferentiat pe categorii de cheltuieli si venituri.

Referitor la execuția cheltuielilor au fost contatate urmatoarele aspecte pozitive:


 Toate situatiile financiare au fost intocmite in conformitate cu prevederile legii contabilitatii nr.
82/1991 (republicata) si ale reglementarilor contabile conforme cu directivele europene,
aprobate prin O.M.F.P. nr.3055/2009;
 Situatiile financiare, bilantul si contul de profit si pierdere, situatia fluxurilor de numerar
aferente exercitiului financiar al anului 2015 au fost auditate de catre un auditor financiar
independent;
 Imobilizarile corporale si necorporale achizitionate au fost incluse in situatiile financiare la
costul istoric de achizitie;
 Pentru calculul cheltuielilor cu amortizarea imobilizarilor corporale si necorporale s-a folosit
metoda liniara de amortizare;
 Au fost desemnate persoanele autorizate de a efectua plata cheltuielilor si de a efectua operatiuni
cu banca;
 Facturile reprezentand lucrarile, bunurile si serviciile achizitionate impreuna cu situatiile de
lucrari aferente, poarta mentiunea bun de plata ceea ce certifica faptul ca acele documente
corespund cheltuielilor angajate si aprobate;
 Documentele contabile si actele justificative sunt tinute in dosare si bibliorafturi clasate pe
categorii (dosare lunare privind relatiile cu furnizorii, dosare lunare privind intrarile/iesirile de
materiale, dosare lunare privind clientii, dosare lunare privind operatiunile bancare, dosare
lunare privind operatiunile de casa) si pe ani si luni. Documentele sunt semnate de persoanele
autorizate si responsabile pentru activitatile reflectate in documentele justificative. Exista la
nivelul entitatii un circuit al documentelor financiar contabile, semnat si aprobat de seful de
ocol. Documentele arhivate se depun la arhiva entitatii.
 Referitor la cheltuielile de personal, s-a constatat intocmirea corecta a statelor de plata si a
centralizatoarelor de salarii;
 Salarizarea sefului de ocol s-a facut in baza contractului de mandat aprobat de C.L. Alba - Iulia,
iar indemnizatiile membrilor CA si ale comisiei de cenzori au respectat cotele procentuale din
remuneratia sefului de ocol;
 La baza statelor de plata au stat pontajele intocmite lunar de sefii de districte pentru angajatii din
subordine si de contabil pentru personalul administrativ;
 Contributiile salariale au fost corect calculate si platite la timp catre bugetele de stat;
 Salariile au fost virate la timp in conturile salariatilor;
 Salariile se acorda in conformitate cu actele si deciziile de incadrare (tinand seama de
contractele individuale de munca, contractul colectiv de munca, deciziile de acordare a unor
drepturi de personal emise de seful de ocol cu privire la prime, spor de vechime, etc);
 Entitatea a incheiat contracte pentru furnizarea principalelor servicii de functionare:
9
servicii de internet - contract cu RDS nr. 95890000910/20.02.2014; servicii de telefonie -
contract cu Romtelecom, nr. 52614716/12.03.2014; servicii de salubrizare - contract cu SC GE
Invest SRL, nr. 88/06.01.2011; servicii de intretinere, reparatii si revizii a instalatiilor si retelelor
de utilitati - contract cu SC UM Alba - Iulia, nr. 1214/10.12.2012; servicii de furnizare a energiei
electrice - contract cu SC UM Alba – Iulia, nr. 507/12.01.2011; servicii de energie electrica -
contract cu SC Electrica Transilvania SUD, nr. 1925/26.10.2006; servicii de apa si canalizare -
contract cu SC Apa CTTA Alba, nr. 114/09.02.2005;
 Cantitatile facturate corespund cu cele indicate de aparatele de masura iar tarifele aplicate si
facturate de furnizorii de mai sus, sunt in concordanta cu tarifele stabilite prin contractele dintre
parti.
 Entitatea a implementat un sistem de control intern bun al cheltuielilor telefonice, lunar fiind
urmarite incadrarea convorbirilor telefonice in plafonul stabilit, iar in caz contrar se procedeaza
la imputarea si recuperarea sumelor reprezentand cheltuieli telefonice peste plafonul stabilit. De
asemenea un control intern bun cu privire la gestiunea padurarilor, in cazul identificarii lipsei
din gestiune, s-au aplicat imputatii cioate in suma de 7.889,10 lei in cei 2 ani auditati.
 Referitor la consumul de carburant entitatea intocmeste foi de parcurs zilnic pentru fiecare
autoturism sau utilaj;

Referitor la executia cheltuielilor au fost identificate urmatoarele aspecte negative:


PROBLEMA: angajarea, lichidarea si plata unor cheltuieli materiale.
CONSTATAREA: In cazul achizitiei unor bunuri materiale si servicii (materiale pentru curatenie,
piese de schimb, servicii de intretinere auto, servicii medicale, IT, transport, etc) nu se efectueaza in
prealabil un prospect de piata, in vederea alegerii furnizorului in functie de pretul cel mai mic oferit.
De asemenea in cazul prestarii unor servicii de mentenanta IT nu se justifica prin documente
prestarea serviciilor angajate si platite.
Exemple constatate:
- F.F nr.9694/26.09.2014, furnizor, SC Agroservice SA - achizitie cauciuc si camera auto, valoare:
1.695 lei. Lipsa prospect de piata.
- F.F nr. 10420/22.03.2014, furnizor SC Tour Impex SRL - reparatii motofierastrau, valoare 703,30
lei. Lipsa prospect de piata.
- F.F. Nr. 140/18.12.2014, furnizor PFA Uritescu Traian - realizare rafturi pentru arhiva, valoare
6.933 lei. Lipsa prospect de piata.
- F.F. Nr.229/03.07.2014, furnizor SC Full Conecting SRL - achizitie statie radio, valoare 1.782,18
lei. Lipsa prospect de piata.
- F.F. Nr.3804/29.05.2014, furnizor SC Elisa Med SRL - factura ca urmare a contractului incheiat,
valoare factura 750 lei. Lipsa prospect de piata cu ocazia incheierii contractului.
- F.F. Nr. 535/16.05.2014, furnizor Universitatea Babes Bolyai Cluj Napoca - produse silvice,
valoare 2.208,69 lei. Lipsa prospect de piata.
- F.F. Nr. 1723228/30.03.2014, furnizor SC Eurodisel SRL - reparatie IFRON, valoare 25.056,05 lei.
Lipsa prospect de piata. Lipsa deviz de lucrari, situatie de lucrari si proces verbal de receptie a
lucrarilor.
- F.F. Nr.0206964/07.08.2014, furnizor SC RMB Inter Auto SRL - reparatie auto, valoare 3.179,53
lei. Lipsa prospect de piata. Lipsa deviz de lucrari, situatie de lucrari si proces verbal de receptie a
lucrarilor.
- Contract de prestari servicii de mentenanta IT cu SC Terainfo SRL, in valoare de 3.240 lei (anii
2014 si 2015), fara prospect de piata si fara document justificativ cu privire la prestarea serviciilor de
mentenanta.
- F.F. Nr.10397/27.04.2014, furnizor SC Posteiu Service SRL - servicii de spalare auto, in valoare de
533 lei, fara prospect de piata.
- F.F. Nr.27/13.04.2014, furnizor SC Konstantinos SRL - servicii de transport, valoare 6.001,6 lei,
fara prospect de piata si fara document justificativ cu privire la prestarea serviciilor.
- F.F. nr. 10820/19.09.2015 si FF nr. 10958/19.11.2015, furnizor SC Posteiu Service SRL - achizitie
anvelope auto, cate 4 buc, pret total: 5.936 lei (2.920 lei si respectiv 3.016 lei). Lipsa prospect de
piata.

10
- F.F. Nr.213/09.09.2015, furnizor SC Konstantinos SRL - lucrari de decolmatare Paraul Daianului si
drum axial aferent, ca urmare a ploilor puternice cu aluviuni, in suma de 8.432 lei. Lipsa prospect de
piata si proces verbal de receptie a lucrarilor.
- F.F. Nr.4589708/04.09.2015, furnizor SC Terainfo SRL - achizitie calculator intel si imprimanta,
valoare 1.806,45 lei. Lipsa prospect de piata.
CONSECINŢE: Prin achizitia bunurilor materiale si a serviciilor de la anumiti furnizori in lipsa unor
prospecte si studii de piata, nu se respecta principiul economicitatii, eficientei si a tratamentului egal
in procesul de achizitii publice.
De asemenea o consecinta de natura financiara o reprezinta plata in total a sumei de 45.909,18 lei
reprezentand achizitii de servicii de reparatii si mentenanta fara documente justificative cu privire la
studiu de piata (economicitate) si cu privire la prestarea efectiva a serviciilor.
Cauza este determinata de controlul intern slab cu privire la plata cheltuielilor si de faptul ca
persoana responsabila cu controlul financiar preventiv este aceeasi cu cea care aproba si efectueaza
plata cheltuielilor.
Nerespectarea prevederilor L nr.82/1991, si a prevederilor HG nr.44/2004, punctul 48, respectiv L
nr.571/2003, art. 21, alin. 4, lit.m.
Nerespectarea procedurii operationale aprobata de conducatorul entitatii cu privire la achizitia
directa de bunuri, lucrai si servicii, cod PO 01-02.
RECOMANDĂRI: Intarirea controlului intern cu privire la plata unor cheltuieli determinate de
prestarea unor servicii, solicitandu-se la plata, ca ducment justificativ situatii de lucrari, rapoarte de
activitate, procese verbale de receptie, sau orice alte documente din care sa rezulte prestarea efectiva
a serviciilor.
Inaintea efectuarii unor achizitii de bunuri sa se tina seama de respectarea principiului
economicitatii, eficientei si egalitatii de sanse respectiv efectuarea unor studii de piata in vederea
alegerii ofertei celei mai fezabile.
Eliminarea incompatibilitatii, daca este posibil astfel incat persoana responsabila cu viza de control
financar preventiv sa nu fie implicata in operatiunile supuse vizei cfp.

PROBLEMA: Decontarea lucrarilor anuale specifice silviculturii (activitati de pepiniere, lucrari de


cultura si refacere, activitati de solarii, activitati de protectie a padurilor, activitati de punere in
valoare, marcari si inventarieri si refacere a limitelor amenajistice).
CONSTATAREA: In anul 2014 s-a constatat ca firma care a castigat procedura de achizitie si cu care
s-a semnat contractul pentru aceste lucrari (SC Aminstal SRL) nu a realizat toate lucrarile asumate
prin contract, mai mult fiindu-i decontate lucrari suplimentare nejustificate, astfel:
- in cazul lucrarilor de punere in valoare (marcari si inventarieri) si refacere a limitelor
amenajistice, executantul nu a realizat 6 categorii de lucrari (de marcare si inventariere) stabilite
conform contractului, executand in plus fata de ce a fost stabilit in contract un numar de 12 categorii
de lucrari. Cele 12 categorii de lucrari efectuate in plus fata de cele contractate, in suma de 7.933,74
lei au fost decontate fara justificare. Aceste lucrari nu au fost considerate necesare la elaborarea
documentatiei de atribuire, respectiv a devizului de lucrari anexa la contract.
- in cazul lucrarilor de cultura si refacere executantul nu a mai realizat 3 categorii de lucrari si a
realizat in plus o categorie de lucrari necuprinsa in devizul care a stat la baza contractului, in suma
totala de 2.216 lei. Chiar daca aceasta lucrare nu a figurat in devizul anexa la contract, aceasta a fost
decontata si platita de Ocolul Silvic.
- in cazul activitatii de pepiniere executantul nu a mai realizat 11 dintre categoriile de lucrari, 18
dintre categoriile de lucrari nu au fost realizate in totalitate, iar in cazul a 6 categorii de lucrari s-au
efectuat in plus fata de necesarul stabilit de catre Ocolul Silvic, in suma de 268 lei.
- in cazul activitatii de protectie a padurilor nu s-au mai realizat 19 categorii de lucrari din cele 24
cuprinse in devizul anexa la contractul de executie.
In anul 2015, situatia lucrarilor prestate de SC Pahoil SRL, se prezinta astfel:
- in cazul lucrarilor de punere in valoare (marcari si inventarieri) si refacere a limitelor
amenajistice, executantul nu a realizat 6 categorii de lucrari (de marcare si inventariere) stabilite
conform contractului, executand in plus fata de ce a fost stabilit in contract un numar de 23 categorii
de lucrari. Cele 23 de categorii de lucrari efectuate in plus fata de cele contractate, in suma de

11
11.791,61 lei au fost decontate fara justificare. Aceste lucrari nu au fost considerate necesare la
elaborarea documentatiei de atribuire, respectiv a devizului de lucrari anexa la contract.
Tot fara justificare prestatorul SC Pahoil SRL nu a respectat intocmai contractul cu devizul
asumat, neefectuand o serie de lucrari din urmatoarele categorii:
- lucrari in pepiniera, din cele 32 de tipuri de lucrari, doar 11 au fost realizate in totalitate;
- lucrari de cultura si refacere din cele 24 de tipuri de lucrari 2 nu au fost executate, iar 2 nu au fost
finalizate;
- lucrari de protectie din cele 21 de tipuri de lucrari, doar 2 au fost executate, 5 nu au fost executate
in totalitate, iar 14 nu au mai fost executate;
- lucrari in solar, din cele 17 tipuri de lucrari, doar 9 au fost executate, 5 executate partial, iar 3
neexecutate;
CONSECINŢE: Consecintele pot fi apreciate din punctul de vedere al celor 2 aspecte: tehnice si
financiare.
Din punct de vedere tehnic, administrarea si intretinerea corecta a padurilor din proprietatea C.L.
Alba - Iulia prezinta asigurari foarte slabe ca urmare a neindeplinirii unor lucrari silvice specifice.
Renuntarile la anumite lucrari considerate necesare initial, nu au fost justificate corespunzator, pe
baza unor note de renuntare sau procese verbale semnate de o comisie de specialitate. De asemenea
lucrarile suplimentare efectuate nu se justifica din punct de vedere a necesitatii si oportunitatii,
nefiind considerate necesare la intocmirea devizului de lucrari initial. Necesitatea (inerenta) aparuta
pe parcurs nu a fost justificata prin note/devize de lucrari suplimentare sau alte documente intocmite
de specialisti in acest sens. Nu au fost respectate nici clauzele contractuale care precizau ca orice
situatie care conduce la nerealizarea contractului in conditiile stabilite se va consemna in scris.
Din punct de vedere financiar, au fost decontate lucrari suplimentare si nejustificate in valoare de
22.214,35 lei (10.417,74 lei in anul 2014 si 11.791,61 lei in anul 2015).
Mentionez ca valoarea totala a contractului nu a fost depasita, insa problema se refera la excluderea
unor categorii de lucrari (cu impact tehnic) si efectuarea altor lucrari decontate si platite decat cele
contractate (cu impact financiar).
Unele din cauzele aparitiei acestor neconformitati sunt membrii comisiei de receptie care au
receptionat lucrari suplimentare sau lucrari lipsa fata de devizul anexa la contract, fara a se
autosesiza si controlul financiar preventiv nefunctional care nu a depistat aceste neconformitati.
RECOMANDĂRI: Tinand seama de aspectele de mai sus din care rezulta ca la lucrarile anuale de
intretinere si administrare a padurii proprietate a C.L. Alba - Iulia exista neconformitati in ceea ce
priveste neefectuarea tuturor lucrarilor stabilite, si efectuarea unor plati a unor lucrari suplimentare
nestabilite contractual, recomand urmatoarele:
- Orice lucrare de intretinere cu specific silvic sau nu, a padurii proprietatea C.L. Alba - Iulia se va
efectua doar daca C.L. Alba - Iulia este instiintat despre aceste lucrari, iar devizul care va sta la baza
contractului de executie este aprobat si de primar sau reprezentantul consiliului local in consiliul de
administratie. In prezent, C.L. Alba - Iulia nu are cunostinta in mod oficial despre lucrarile periodice
care se efectueaza asupra padurii din proprietatea sa. Ocolul Silvic transmite anual o situatie in acest
sens, insa din acea situatie nu rezulta lucrarile la care s-a renuntat, ci reprezinta o informare asupra
lucrarilor care s-au efectuat.
- Cu ocazia receptiei lucrarilor de intretinere a padurilor, se va solicita si se va desemna un
reprezentat din partea primariei, care va face parte din comisia de receptie a lucrarilor. Aceasta
pentru a intari controlul C.L. in ceea ce priveste efectuarea corecta, completa si la timp a lucrarilor
de intretinere a padurilor din proprietatea C.L. Alba - Iulia.
- Intarirea functiei de control financiar preventiv, prin separarea atributiilor de plata cu cele de
control financiar preventiv, tinand seama de faptul ca in cadrul compartimentului financiar contabil
sunt incadrate 3 persoane.
- Cu ocazia receptiei lucrarilor se va tine seama de contractul de executie si devizul anexat. Procesul
verbal de receptie va fi semnat doar daca lucrarile au fost executate in totalitate si din punct de
vedere calitativ. In cazul aparitiei unor situatii ce determina renuntarea la unele lucrari sau executia
unor lucrari suplimentare se vor intocmi documentele justificative specifice semnate de persoanele
responsabile.

12
PROBLEMA: Incasarea creantelor unitatii.
CONSTATAREA: In fiecare an Ocolul Silvic isi asuma un program de reducere a creantelor din care
rezulta ca in anul respectiv va recupera toate creantele.
Nici in anul 2014 si nici in anul 2015 Ocolul Silvic nu a indeplinit programul de recuperare a
creantelor. La finele anului 2014 creantele au fost incasate in procent de 62%, iar la finele anului
2015 ponderea incasarii creantelor a fost de 64%.
Daca la finele anului 2014 totalul creantelor de incasat de la clienti erau in suma de 369.757,39 lei,
la finele anului 2015 acestea s-au majorat la suma de 376.154,33 lei.
CONSECINŢE: Nerespectarea programului de reducere a creantelor asumat.
Cauza acestei neindepliniri este determinata si de faptul ca unitatea nu aplica intru-totul masurile de
constrangere legale debitorilor/clientilor rau platnici. Uneori se limiteaza doar la transmiterea
somatiilor de plata. Din situatia prezentata de Ocolul Silvic rezulta existenta unor debitori care aveau
termen scadent de plata 31.01.2011 si doar in anul 2016 au fost luate masuri de recuperare, sau
clienti cu termene scadente expirate la data de 31.12.2015 fata de care nu au fost luate masuri de
recuperare.
Un alt aspect care contribuie la neindeplinirea programului de recuperare a creantelor este
determinat de faptul ca procedura de recuperare in cazul celor 5 agenti economici actionati in
instanta (in perioada 2008-2016) este foarte greoaie, procedurile fiind in curs de executie.
RECOMANDĂRI: Trimestrial, odata cu depunerea situatiilor financiare catre C.L. Alba - Iulia,
Ocolul Silvic COMARNIC RA va depune si situatia debitelor de incasat pentru fiecare agent
economic care nu si-a achitat debitul la scadenta, precum si o situatie cu masurile luate in vederea
recuperarii acestui debit. Prin aceasta se va intari controlul intern cu privire la incasarea la timp a
debitelor aferente agentilor economici.

PROBLEMA: Arhivarea documentelor financiar contabile ale entitatii.


CONSTATAREA: Spatiul de arhivare a documentelor entitatii nu este dotat corespunzator, astfel
incat sa fie asigurata protectia documentelor impotriva distrugerii ca urmare a unor incendii.
CONSECINŢE: Urmare a unor evenimente nedorite, toata arhiva entitatii este supusa unui risc
major.
RECOMANDĂRI: Respectarea prevederilor L nr.16/1996 cu privire la arhivele nationale, respectiv
sectiunea III, art.12. Astfel se vor lua masuri de dotare a arhivei cu mijloace adecvate de alarmare
impotriva incendiilor.

Referitor la incasarea veniturilor au fost constatate urmatoarele aspecte pozitive:


 Veniturile incasate sunt determinate de vanzarea produselor finite, respectiv a masei lemnoase,
din vanzarea produselor reziduale, din prestarile de servicii catre diversi clienti, precum si din
activitati diverse, reprezentand diverse taxe stabilite de catre entitate ;
 S-a constatat ca veniturile se incaseaza, se administreaza, se utilizeaza si se contabilizeaza
conform prevederilor legale. Veniturile se inregistreaza in contabilitate in conturile
corespunzatoare la momentul crearii si incasarii;
 Ponderea cea mai mare a veniturilor este rezultatul licitatiilor pentru valorificarea produselor
obtinute din fondul forestier avut in administrare, respectiv din valorificare masei lemnoase. In
acest sens s-a efectuat si o evaluare cu privire la desfasurarea activitatii de vanzare a masei
lemnoase prin licitatie. S-a constata ca:
 se stabilesc corect partizile/loturile/suprafetele care se liciteaza;
 se publica anunturile cu ocazia licitatiilor in cotidian local;
 se foloseste un contract cadru de vanzare - cumparare;
 anunturile privind organizarea licitatiilor se publica cu cel putin 30 de zile inainte, intr-un
cotidian local si la sediul ocolului;
 in vederea acceptarii la licitatie a solicitantilor, entitatea organizeaza o preselectie cu minim 5
zile lucratoare inainte de data desfasurarii licitatiei;
 seful de ocol a numit o comisie de preselectie care va analiza existenta la dosarul solicitantului:
actul constitutiv, certificatul de inregistrare la registrul comertului, declaratia pe proprie

13
raspundere ca nu are datorii restante fata de RNP Romsilva si fata de unitatile acesteia, atestat de
exploatare valabil, cazier tehnic completat si valabil, etc ;
 la sfarsitul fiecarei sedinte de preselectie se incheie un proces verbal, care se comunica
participantilor;
 Tarifele de vanzare a masei lemnoase catre populatie au fost aprobate de catre CA al Ocolului
Silvic, astfel:
 HCA nr. 3/2013 privind aprobarea preturilor la cherestea (pe cele 3 tipuri A,B si C) si a
profilelor patrate sau dreptunghiulare (la fel pe cele 3 clase);
 HCA nr. 7/2014 privind aprobarea preturior de vanzare pentru puieti forestieri si ornamentali din
pepinierele ocolului;
 HCA nr. 17/2014 privind aprobarea preturilor de vanzare a pomilor pentru craciun;
 HCA nr. 8/2012 privind aprobarea pretului la materialul lemnos valorificat catre populatie, la
drum auto, fasonat loco, cioata si depozit;
 De asemenea CA al Ocolului Silvic a mai stabilit si aprobat conform atributiilor, tarifele si
taxele de participare la licitatie/negociere masa lemnoasa si prestari servicii exploatare masa
lemnoasa in cazul agentilor economici, taxa pentru primirea caieteleor de sarcini aferente
procedurii de licitatie, taxa de participare la licitatie/negociere a ciupercilor comestibile din flora
spontana, etc.
 Listele de partizi au fost intocmite tinand seama de cotele anale de taiere aprobate prin
amenajamentul silvic;
 Listele de partizi intocmite s-au incadrat in volumul prevazut in cota de taiere aprobata;
 S-a constata faptul ca la licitatiile organizate au participat doar agenti economic atestati;
 Toti agentii economici participanti la licitatii au achitat tarifele de participare precum si garantia
de participare de 5% din valoarea de incepere a licitatiei;
 In cazul trecerii la procedura de negociere directa a masei lemnoase, seful de ocol a numit o
comisie de negociere prin Decizia nr. 130/12.05.2012.
 S-a constatat preocuparea sefului de ocol cu privire la luarea unor masuri asiguratorii in vederea
diminuarii riscurilor de neincasare a sumelor provenite din valorificarea masei lemnoase. In
acest sens, contractele au fost modificate, fiind introduse clauze prin care “predarea spre
exploatare a masei lemnoase se realizeaza doar dupa achitarea facturilor emise”. Astfel, Ocolul
Silvic emite factura pentru cantitatea de masa lemnoasa anticipat emiterii autorizatiei de
exploatare care ii confera dreptul agentului economic de a incepe exploatarea in locatia
respectiva.
 Predarea partidei spre exploatare se face doar dupa intocmirea actelor de punere in valoare,
intocmite de catre personalul silvic si avizate de seful de ocol. In timpul exploatarii masei
lemnoase de catre agentii economici autorizati, personalul silvic efectueaza controale la partida
exploatata, iar la finalul exploatarii intocmeste procs verbal de control pentru a se asigura cu
privire la corecta exploatare a partidei atribuita conform contractului. De asemenea se intocmesc
si planuri de paza si de control cu privire la buna administrare a fondului forestier. Urmare a
controlalelor efectuate se intocmesc procese verbale de control iar atunci cand se impune se
aplica imputatii personalului silvic raspunzator.
 Garantia de buna executie se restitutie agentului economic doar dupa intocmirea procesului
verbal de catre personalul silvic si aprobat de seful de ocol din care rezulta ca exploatarea
parchetului s-a realizat fara a fi produse pagube.

Situatia licitatiilor organizate de Ocolul Silvic Comarnic RA Alba - Iulia in anii 2014 si 2015 se
prezinta astfel:

14
Indicator/An 2014 2015
Masa Masa Prestari Masa Masa Prestari
lemnoasa lemnoasa servicii de lemnoasa lemnoasa servicii de
pe picior fasonata exploatare pe picior fasonata exploatare
forestiera forestiera
Licitatii principale 1 0 0 0 0 0
Licitatii 19 16 16 24 16 15
intermediare
Negociere directa 7 19 19 39 18 23

Se constata o crestere a procedurii de negociere directa in cazul vanzarii de masa lemnoasa pe


picior in anul 2015 fata de anul 2014 de aproximativ 2,5 ori.
Unul dintre motive poate fi determinat de faptul ca agentii economici sunt constienti de faptul ca
daca nu se prezinta la licitatii, legislatia prevede aplicarera procedurii de negociere directa unde
conform legii tariful de plecare poate sa fie diminuat fata de tariful aplicat in cazul licitatiei.

Referitor la incasarea veniturilor au fost constatate urmatoarele aspecte negative:


PROBLEMA: tarifele practicate catre terti.
CONSTATAREA: Tarifele pentru paza padurilor, tarifele de inchiriere a pasunilor, tarifele de
prestare a serviciului de derogare amenajament, nu sunt aprobate de catre CA, acestea variind de la
un contract la altul, in functie de factori neidentificati.
CONSECINŢE: Nerespectarea prevederilor actelor interne (statut, regulament de organizare si
functionare).
RECOMANDĂRI: Tarifele (diferentiate sau nediferentiate) pentru prestari servicii executate de
catre ocolul silvic tertilor se vor aproba de CA al ocolului. In acest sens se vor identifica toate
serviciile posibile de prestat de catre unitate si se vor stabilii tarifele aferente. Se va intocmi un
document ce va contine toate tarifele la zi cu privire la serviciile prestate de ocolul silvic, semnat de
seful de ocol si aprobat de CA. Pentru tarifele care se pot negocia, CA va fixa un pret minim sub care
nu se poate cobori in urma negocierii.

PROBLEMA: licitatiile de atribuire a masei lemnoase.


CONSTATAREA: Nu se intocmeste corespunzator caietul de sarcini pentru vanzarea masei
lemnoase. Acesta nu cuprinde lista partizilor care se scot la licitatie si termenul de incheiere a
contractului de vanzare cumparare cu agentul castigator.
Nu exista dovezi (procese verbale de afisare) cu privire la afisarea anuntului de vanzare de masa
lemnoasa, la sediul entitatii.
Anunturile afisate la sediul ocolului nu cuprind informatii cu privire la lista partizilor care se
liciteaza, preturile de incepere a licitatiilor si treapta de licitare pentru fiecare partida licitata.
In urma preselectiilor, agentilor economici participanti nu li se comunica in scris cantitatea maxima
de masa lemnoasa ce va putea fi adjudecata, conform prevederilor HG nr.85/2004, art. 13 (4) lit.a.
Dosarele de licitatii nu sunt complete. Nu se regasesc dovezile cu privire la dovada achitarii taxei de
participare la licitatie (copie dupa chitanta), procesele verbale ale comisiei de negociere si contractul
incheiat. Aceste documente se afla rasfirate prin alte dosare, si nu intr-un singur dosar, cel al
licitatiei, ingreunandu-se astfel trasabilitatea si gasirea tuturor documentelor care au stat la baza unei
licitatii.
Actele depuse in fotocopii la dosar de catre agentii economici participanti la licitatii in vederea
atribuirii contractelor de vanzare-cumparare masa lemnoasa sau a contractelor de exploatare masa
lemnoasa, nu sunt conforme cu originalul (certificatele de atestare fiscala, certificatele de atestare a
activitatii de exploatare forestiera).
CONSECINŢE: Nerespectarea prevederilor HG nr.85/2004.
RECOMANDĂRI: Intocmirea caietelor de sarcini cu toate informatiile prevazute de actele
normative, pentru fiecare licitatie.

15
Anunturile la sediul entitatii trebuie sa contina toate informatiile prevazute de regulamentul specific
(lista partizilor care se liciteaza, preturile de incepere a licitatiilor si treapta de licitare pentru fiecare
partida licitata).
Afisarea anunturilor de vanzare a masei lemnoase se face pe baza proceselor verbale de afisare,
semnate de cel putin 2 persoane (o persoana de intocmire si o persoana ca martor);
Intocmirea dosarelor de licitatii de masa lemnoasa in care sa fie cuprinse toate documentele aferente
licitatiei, de la anunturi si pana la contractul final incheiat.
Comunicarea catre agentii economici participanti la procedura de atribuire a masei lemnoase
informatiile prevazute de HG nr. 85/2004 (respectiv cantitatea maxima de masa lemnoasa ce va
putea fi adjudecata).
Toate documentele apartinand tertilor prin care se justifica sau se acorda dreptul de a participa la o
procedura de achizitie sau de prestare a unor servicii, si care se depun in fotocopie, vor purta
mentiunea conform cu originalul si semnatura aplicata de catre functionarul care preia/inregistreaza
documentele respective.

II.2 Respectarea procedurilor de achizitii. Efectuarea investitiilor.

In ceea ce priveste efectuarea procesului de achizitii de bunuri, lucrari si servicii s-a urmarit
respectarea principiului economicitatii, eficacitatii si eficientei in achizitiile efectuate, tinandu-se
seama si de necesitatea si oportunitatea achizitiilor, dar si de respectarea principiilor legale
referitoare la tratamentul egal si egalitatea de sanse.
S-a urmarit existenta referatelor de necesitate si oportunitate inainte de demararea procesului
de achizitii, iar in cazul investitiilor, de existenta documentatiilor tehnico economice aferente
acestora. S-a verificat daca investitiile efectuate sunt cuprinse in lista de investitii, iar daca aceasta
lista este aprobata de catre CA si de catre CL Alba - Iulia pentru investitiile efectuate cu impact
patrimonial.
S-a urmarit de asemenea existenta documentelor justificative privind achizitiile efectuate
precum si intocmirea dosarelor de achizitii.
S-a verificat daca s-a elaborat un plan anual de achizitii publice si daca acesta este corelat cu
bugetul de venituri si cheltuieli aprobat de catre CL Alba - Iulia si CA.
Conform programului de investitii pentru anul 2014, au fost aprobate urmatoarele investitii:
- imprejmuirea sediului ocolului - 30.000 lei;
- modernizarea cantonului Vinerea - 56.000 lei;
- modernizarea cantonului paraul Daianului - 60.000 lei;
- executarea unei magazii de lemne - 3.000 lei;
- modernizare arhiva ocol - 20.000 lei;
- imprejmuire pepiniera canton Grosi - 2.500 lei;
- reparatie capitala utilaj Ifron - 25.000 lei;
- reparatie capitala drum forestier Vinerea-Archis - 26.500 lei;
- centrala termica pe lemne - 13.000 lei;
- achizitie arma de vanatoare - 4.000 lei;
In anul 2015 programul de investitii cuprindea urmatoarele obiective aprobate:
- modernizare canton Vinerea - 40.000 lei;
- platforma betonata pentru deseuri rezultate de la instalatia de debitat - 5.000 lei;
- modernizare canton Paraul Daianului - 60.000 lei;
- Reparatie drum forestier Comarnic - 35.179 lei;
- amenajament silvic - 70.000 lei;
- studiu de fezabilitate cabana de vanatoare - 5.000 lei.

Aspecte pozitive constatate:


 Toate investitiile cuprinse in lista de investitii au fost aprobate de CL Alba - Iulia si de catre CA
al Ocolului Silvic Comarnic RA;
 Pentru toate investitiile efectuate exista documente cu privire la necesitate si oportunitate,
precum si prospecte si studii de piata;

16
 In cazul tuturor investitiilor exista contracte de achizitie, executie sau de prestari servicii;
 Pentru lucrarile executate de furnizori au fost depuse la plata devize si situatii de lucrari;
 Situatiile si cantitatile de lucrari au fost avizate de catre seful de ocol;
 Pentru toate investitiile exista procese verbale de receptie care atesta executia acestora din punct
de vedere cantitativ si calitativ ;
 Comisiile de evaluare a ofertelor si de receptie a bunurilor, lucrarilor si serviciilor au fost numite
prin decizie scrisa a sefului de ocol;
 Pentru fiecare achizitie a fost intocmita nota justificativa privind alegerea procedurii de
atribuire;
 Procedurile de achizitie directa publicate prin SEAP si de cerere de oferte cu finalizare prin
procedura (licitatie) electronica in SEAP s-au realizat conform prevederilor legale in acest sens;
 Agentii economici participanti la atribuirea lucrarilor de exploatare masa lemnoasa depun la
sediul ocolului (unde li se intocmeste un dosar distinct) toate documentele care le permit aceasta
activitate, respectiv: certificate de atestare fiscala, scrisori de bonitate, atestate de exploatare a
masei lemnoase, cazier tehnic de exploatare, etc.
 Contractele de prestare servicii exploatare masa lemnoasa se intocmesc avand la baza
urmatoarele:
- carnetele de inventariere care contin informatii cu privire la partida data in exploatare,
codul ciocanului de marcat, parioada inventarierii partidei;
- fisa inaltimilor, cu informatii despre numarul arborilor, diametrul si inaltimea;
- fisa de despuiere - cu clasele de calitate;
- actul de punere in valoare;
- procesul verbal incheiat cu ocazia terminarii lucrarilor de evaluare a masei lemnoase
semnat de conducatorul echipei de marcat si padurarul gestionar;
Aspecte negative constatate:
PROBLEMA: achizitii publice.
CONSTATAREA: Nu s-a intocmit programul anual de achizitii publice conform prevederilor legale.
Bugetul de venituri si cheltuieli nu este fundamentat pe baza necesitatilor regasite in programul
anual de achizitii publice.
CONSECINŢE:
Riscuri cu privire la procedurile de achizitii aplicate;
Lipsa responsabililor de contracte de achizitie de bunuri, lucrari si servicii.
Contracte neonorate la timp;
Achizitii de bunuri si servicii necuprinse in planul de achizitii.
Nerespectarea procedurilor de achizitii publice;
Lipsa dosarelor de achizitie publica pentru fiecare tip de achizitie ;
Nerespectarea prevederilor Ordinului nr. 34/2006;
Nerespectarea prevederilor HG nr. 925/2006.
RECOMANDĂRI:
Elaborarea corecta a planului anual de achizitii conform prevederilor HG nr. 925/2006.
Intocmirea dosarelor de achizitii publice pentru fiecare achizitie in parte.
Numirea unui responsabil pentru fiecare achizitie contractata (responsabil de contract).

PROBLEMA: Decontarea lucrarilor de investitii.


CONSTATAREA: In anul 2016, inspectorii curtii de conturi au depistat neconcordante intre devizul
initial de lucrari la obiectivul de investitii “Reabilitare Canton Vinerea -2015” si situatiile de lucrari
inaintate la plata de catre executant (SC LG Gala Construct SRL) in suma de 5.311,46 lei.
CONSECINŢE: Control intern slab cu privire la decontarea si plata unor lucrari de investitii, nefiind
sesizate neconcordantele dintre devizul de lucrari anexa la contract si situatiile de lucrari inaintate la
plata. Acest control intern slab determina riscuri financiare in continuare, astfel incat aceasta situatie
poate fi reintalnita in viitor.
Unele din cauzele aparitiei acestor neconformitati sunt membrii comisiei de receptie care au
receptionat lucrarile efectuate chiar daca au existat abateri fata de devizul initial anexat la contract

17
fara a se autosesiza si controlul financiar preventiv nefunctional care nu a depistat aceste
neconformitati.
RECOMANDĂRI: In comisia de receptie a lucrarilor aferente obiectivelor de investitii se va solicita
primariei, desemnarea unui reprezentant care sa faca parte din comisia de receptie a lucrarilor de
investitii efectuate asupra bunurilor proprietate a C.L. Alba - Iulia Prin aceasta se va intari controlul
cu privire la realizarea intocmai, corect, complet si la timp a lucrarilor de investitii, si va aduce un
plus cu privire la asigurarea realizarii investitiei intocmai cu devizele anexate la contracte.

II.3 Virarea cotelor legale catre Consiliul Local Alba - Iulia.

Cu ocazia auditului au fost verificate aspectele cu privire la modul de calcul si plata a


varsamintelor catre bugetul local tinand seama de prevederile OG nr. 26/2015 privind intarirea
disciplinei financiare la nivelul unor operatori economici la care statul sau unitatile administrativ
teritoriale sunt actionari unici ori majoritari sau detin direct ori indirect o participatie majoritara, ale
OG nr. 64/2001 privind repartizarea profitului la societatile nationale, companiile nationale si
societatile comerciale cu capital integral sau majoritar de stat, precum si la regiile autonome,
coroborate cu dispozitiile OUG nr. 109/2013 privind guvernanta corporatista. S-a urmarit de
asemenea daca calculul a avut la baza situatia reala regasita in situatiile financiare de la finele
exercitiului financiar.
Urmare a testelor efectuate s-a constatat calculul corect si plata integrala a varsamintelor
catre bugetul local atat in anul 2014 cat si in anul 2015.
Sumele cuvenite bugetului local in urma calculelor au fost de 158.104 lei pentru anul 2014 si
179.071 lei pentru anul 2015.
Sumele au fost achitate in contul bugetului local cu urmatoare documente de plata:
Pentru anul 2015: OP nr. 284/15.07.2015 si OP nr. 305/29.07.2015
Pentru anul 2014: OP nr. 14/11.04.2014, OP nr. 188/21.05.2014; OP nr. 208/08.06.2014, OP
nr. 230/03.07.2014 si OP nr.259/18.07.2014.

Ca aspecte pozitive:
 profitul brut si profitul net a fost corect calculat, pe baza indicatorilor regasiti in situatiile
financiare anuale;
 virarea in totalitate a sumelor cuvenite bugetului local;

II.4 Evaluarea sistemului de control intern managerial.

Referitor la organizarea, implementarea si functionarea sistemului de control intern


managerial, in anii auditati nu s-au constatat demersuri cu privire la intentia de a demara actiunile si
activitatile pentru organizarea sistemului de control intern managerial. In cursul anului 2016
conducerea a manifestat un interes major in acest sens, astfel ca la finele anului 2016 sistemul de
control intern managerial a fost implementat foarte rapid in unitate.
Astfel entitatea a procedat la stabilirea obiectivelor generale si specifice, a stabilit masuri si
actiuni, a numit comisia de implementare a sistemului de control intern managerial (Decizia nr.
190/17.01.2016), a elaborat programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial, a
stabilit resurse, responsabili, termene, indicatori de performanta, actiuni si activitati de monitorizare,
etc. La nivelul entitatii a fost intocmit si registrul riscurilor, cu identificarea corecta a zonelor de risc
aferente fiecarui obiectiv specific, descrierea riscului, circumstantele care favorizeaza aparitia
riscului, responsabilii de risc, evaluarea si reevaluarea riscurilor precum si strategiile de actiune
pentru tratarea acestora, instrumentele de control intern aferente. In vederea diminuarii riscurilor au
fost stabilite termene de actiune si rezultatele obtinute ca urmare a aplicarii sistemelor si
mecanismelor de control intern si de tratare a riscurilor.
Prin decizia nr.192/2016, conducatorul entitatii a numit responsabil cu identificarea si
evaluarea riscurilor, existand in acest sens si un manual de management al riscurilor.
Prin decizia nr. 194/2016 s-a procedat la inventarierea functiilor sensibile din cadrul entitatii.
Conducatorul entitatii a elaborat un regulament de organizare si functionare a comisiei de
18
monitorizare, coordonare si indrumare metodologica.
Lista functiilor sensibile a fost intocmitala nivelul entitatii.
Tot formalizat s-a intocmit un program de controale interne suplimentare, aferente functiilor
sensibile, prin care este stabilit: descrierea controlului suplimentar pe anumite activitati, frecventa
sau data planificata pentru controlul suplimentar, observatii, etc.
S-a constatat un mediu de control bun, confirmat prin existenta procedurilor operationale
privind principalele activitati desfasurate, pornind de la activitatile economico financiare si pana la
cele privind paza padurii.
Entitatea a realizat si procesul de autoevaluare a sistemului de control intern managerial din
care a rezultat urmatoarea situatie: 11 standarde implementate; 1 standard partial implementat; 8
standarde neimplementate; 5 standarde partial implementate.
S-a constatat organizarea activitatii de control financiar preventiv ca parte componenta a
sistemului de control intern, in acest sens fiind numiti responsabilii cu controlul financiar preventiv,
fiind elaborat cadrul operatiunilor specifice supuse vizei de control financiar preventiv. Operatiunile
supuse vizei de control financiar preventiv sunt consemnate in registrul operatiunilor inaintate la
viza, insa doar incepand cu anul 2016, in anii 2015 si 2014 nu s-a organizat controlul financiar
preventiv.

Aspecte negative privind controlul intern in cadrul entitatii:


PROBLEMA: implementarea, organizarea si functionarea sistemului de control intern managerial.
CONSTATAREA: Sistemul de control intern managerial este in mare masura implementat si
organizat corespunzator, insa acesta nu este intocmai functional. Din punct de vedere al
documentatiei, acesta cuprinde documentele si formularele completate, insa practic nu este respectat
si aplicat. Prin raportul anual cu privire la functionarea sistemului de control intern managerial,
entitatea, in ultimii doi ani se incadreaza la un sistem de control intern neconform cu standardele
legal prevazute.
CONSECINŢE: Entitatea prezinta in continuare riscuri de natura economico financiara si nu numai,
si sunt in continuare create premisele aparitiei unor abateri de la legalitate si regularitate, atat timp
cat sistemul este neconform.
RECOMANDĂRI: Seful de ocol va lua masurile necesare pentru ca sistemul de control intern
managerial sa ajunga la un stadiu de conformitate cu standardele si procedurile legale. Acest obiectiv
presupune analiza aplicata si detaliata a fiecarei cerinte a celor 25 de standarde de control intern.
Sistemul de control intern organizat in cadrul unitatii prin documentele si formularistica aferenta,
trebuie monitorizat si aplicat.

PROBLEMA: organizarea si functionarea controlului financiar preventiv.


CONSTATAREA: Nu este stabilit termenul maximal de aplicare a vizei de control financiar
preventiv.
Nu se intocmeste raportul privind activitatea de control financiar preventiv.
CONSECINŢE: Nerespectarea punctului 4 din OMFP nr. 522/2003 privind controlul financiar
preventiv, respectiv OMFP nr. 923/2014
RECOMANDĂRI: Emiterea deciziei de catre seful de ocol cu privire la termenul maximal de
acordare/refuz a vizei de control financiar preventiv aferent operatiunilor cuprinse in cadrul specific.
Intocmirea raportului anual cu privire la activitatea de control financiar preventiv, conform
prevederilor legale.
Se recomanda de asemenea conducatorului unitatii sa tina sema in ceea ce priveste activitatea de
control financiar preventiv de urmatoarele aspecte legale, OMF nr. 522/2003, respectiv OMFP nr.
923/2014: “Persoana desemnată să exercite activitatea de control financiar preventiv propriu nu
poate fi implicată, prin sarcinile de serviciu, în aprobarea şi efectuarea operaţiunilor supuse
controlului financiar preventiv propriu” si “Persoanele care exercită controlul financiar preventiv
propriu sunt, de regulă, numite din cadrul compartimentului financiar-contabil, putând însă face
parte şi din alte compartimente de specialitate; persoanele respective trebuie să fie altele decât cele
care aprobă şi efectuează operaţiunea/operatiunile supuse vizei”.

PROBLEMA: auditul intern.


19
CONSTATAREA: Unitatea nu a organizat activitatea de audit intern.
CONSECINŢE: Nerespectarea prevederilor Ordinului nr.109/2011 privind guvernanta corporativa a
intreprinderilor publice.
Lipsa aprecierii si evaluarii activitatilor si a sistemelor de control intern ale unitatii.
RECOMANDĂRI: Infiintarea activitatii de audit intern conform cerintelor prevederilor art. 50 din
Ordinul nr.109/2011.

II.V. ASPECTE REFERITOARE LA INVENTARIEREA GENERALĂ A


PATRIMONIULUI.

Referitor la obiectul auditabil cu privire la inventarierea generală a patrimoniului, s-a urmărit


respectarea prevederilor legale cu privire la efectuarea inventarierii patrimoniului.
Au fost constatate următoarele aspecte pozitive:
 Ordonatorul de credite a emis decizie cu privire la efectuarea inventarierii generale a
patrimoniului, numind în acest sens comisia de inventariere (decizia nr. 171/31.10.2014 si
respectiv 186/31.10.2015).
 Rezultatele inventarierii au fost consemnate în procesul verbal de inventariere incheiat cu ocazia
finalizarii inventarierii generale.
 Rezultatele inventarierii au fost preluate în contabilitate și au stat la baza întocmirii situațiilor
financiare anuale.
 Pe baza rezultatelor inventarierii a fost întocmit registrul inventar.
 Inventarierea s-a realizat prin compararea situației faptice cu cea scriptica, pe baza listelor de
inventariere, pentru mijloace fixe și obiecte de inventar.
 Toate listele de inventariere, procesele verbale de consemnare a rezultatelor inventarierii,
procesele verbale de scoatere din funcțiune a obiectelor de inventar, au fost semnate și aprobate
de persoanele responsabile, respectiv membrii comisiei de inventariere și conducatorul entitatii.
 S-a constatat evidențierea distinctă a bunurilor aparținând domeniului public și privat; Bunurile
primite in administrare de la CL Alba - Iulia si CL Teius au fost inventariate pe liste separate
conform prevederilor legale, evidenta lor contabila regasindu-se in conturi extrabilantiere.
 Disponibilitatile aflate in conturi bancare s-au inventariat prin confruntarea soldurilor din
extrasele de cont la 31.10.2012/2015 si cu sumele din balanta de verificare la sfarsitul lunii
octombrie 2012/2015.
 Listele de invenatariere pentru bunurile apartinand altor entitati au fost inaintate acestora spre
confirmare;
 S-a constatat concordanță dintre datele și rezultatele consemnate cu ocazia inventarierii și cele
din bilanțul contabil.
 Inventarierea creantelor si datoriilor s-a efectuat pe baza confirmarilor de la terti;
 Scoaterea din functiune a mijloacelor fixe si obiectelor de inventar (in valoare de 9.519,53 lei in
anul 2014 si 7.849,83 lei in anul 2014) s-a realizat pe baza procesului verbal de scoatere din
functiune, justificat si aprobat de catre comisia speciala numita in acest sens prin decizia
conducerii entitatii. Scoaterea bunurilor din gestiunea entitatii cu ocazia inventarierii generale a
patrimoiului s-a efectuat si cu aprobarea CA.
Cu ocazia misiunii de audit s-a procedat si la testarea modului de gestiune a materialului
lemnos din depozite. S-a urmarit daca la locul depozitarii materialului lemnos exista numit un
responsabil si daca se intocmesc la zi documentele de intrare si iesire din gestiune a materialului
lemnos. Datorita timpului limitat nu s-a procedat la compararea situatiei scriptice cu cea existenta in
depozit. Urmare a testelor cu privire la documentele intocmite si pastrate la locul depozitarii au fost
constatate urmatoarele aspecte:
Evidenta materialului lemnos se tine corect cu ajutorul registrului de intrare iesire de material
lemnos din depozit. Acesta este un document specific si obligatoriu de intocmit, conform
prevederilor legilor silvice (HG nr. 996/2008). Documentul este corect completat, fara stersaturi si
corecturi. Intrarile de material lemnos se inregistreaza in registru pe baza avizelor de insotire
eliberate de padurar, din padure de la fata locului, aviz la care odata cu intrarea materialului lemnos
in depozit se procedeaza la receptia calitativa si cantitativa (cu privire la tipul lemnului, daca acesta
20
corespunde cu cel de pe aviz, la partida exploatata, etc). Receptia este semnata de toti membrii
comisiei de receptie numita in acest scop de catre seful de ocol. Iesirile de material lemnos se
inregistreaza pe baza avizului de insotire intocmite de seful de depozit si avizate de seful de ocol.
Iesirie din depozit sunt urmare a vanzarii fie catre agentii economici, fie catre populatie. Vanzarile
catre populatie se fac pe baza bonurilor fiscale eliberate cumparatorilor, iar in cazul agentilor
economici pe baza facturilor si a dovezii platii acestora. Sumele incasate de catre gestionarii din
depozite, se depun la casieria ocolului pe baza de borderou centralizator care cuprinde informatii cu
privire la cantitatile vandute (eliberate din gestiune) si a avizelor de insotire. Nu a fost testata
conformitatea scripticului cu fapticul cu ocazia misiunii de audit, insa apreciez un controlul intern la
depozite functional, tinand seama ca prin decizie a sefului de ocol, trimestrial compartimentul
financiar contabil procedeaza la verificarea gestiunii depozitelor. Analizand procesele verbale de
control intocmite de catre compartimentul financiar contabil nu au fost constatate aspecte in care
situatiile scriptice nu au corespuns cu cele faptice, de asemenea cu ocazia celor 2 inventarieri
generale ale patrimoniului (2014 si 2015) nu au fost constatate nereguli.

PROBLEMA: inventarierea patrimoniului.


CONSTATAREA: Inventarierea districtelor s-a realizat de catre comisia de inventariere care
cuprinde angajatii si responsabilii districtului respectiv.
CONSECINŢE: Inventarierea nu se poate realiza obiectiv prin numirea in comisia de inventariere a
functionarilor care sunt gestionari sau care lucreaza sau raspund de aceea gestiune/district/canton,
etc.
RECOMANDĂRI: La numirea comisiilor de inventariere se va tine seama sa nu fie numiti in
comisii gestionarii/functionarii depozitului/locului/cantonului/districtului inventariat. Se va proceda
la efectuarea inventarierii incrucisate daca personalul entitatii este insuficient. Exemplu : functionarii
districtului nr. 1 vor efectua inventarierea districtului nr. 2 si viceversa. Astfel, se elimina gradul de
subiectivitate privind inventarierea patrimoniului. De asemenea se va avea in vedere faptul ca
gestionarul unei magazii/depozit nu poate face parte din comisia de inventariere a respectivei
magazii, conform prevederilor OMFP nr. 2861/2009, punctul 6, alin.5.

III. CONCLUZII GENERALE.


Prezentul raport de audit a fost întocmit în urma întocmirii următoarelor documentaţii:
§ Colectarea informaţiilor despre structura auditată;
§ Chestionarele de verificare;
§ Chestionarele de control intern;
§ Interviuri ale persoanelor responsabile;
§ Analiza, evaluarea şi clasarea riscurilor;
§ Programul intervenţiei la faţa locului elaborat în baza riscurilor semnificative;
§ Tabelul puncte tari şi puncte slabe, în funcţie de gradul de încredere al auditorilor în măsurile şi
procedurile de control intern stabilite la nivelul compartimentului;
§ Constatărilor rezultate din intervenţia la faţa locului, a interviurilor şi chestionărilor efectuate.

În urma auditului se desprind următoarele concluzii generale:

APRECIEREA CONTROLULUI INTERN PE


NR. ACTIVITĂŢI
OBIECTIVUL
CRT. DE
FUNCŢIONAL CRITIC
ÎMBUNĂTĂŢIT
1. Organizarea si functionarea
X
activitatilor .
2. Executia bugetului de venituri si
X
cheltuieli.
3. Achiziţiile publice de bunuri, lucrări
X
şi servicii/Investitii.
4. Determinarea, calculul corect al X
profitului brut si net si virarea

21
APRECIEREA CONTROLULUI INTERN PE
NR. ACTIVITĂŢI
OBIECTIVUL
CRT. DE
FUNCŢIONAL CRITIC
ÎMBUNĂTĂŢIT
cotelor legale catre consiliul local;
5. Organizarea şi funcţionarea
X
(exercitarea) controlului intern.
6. Inventarierea generală a
X
patrimoniului.

VI. RECOMANDĂRI.
1. Eliminarea neconcordantei dintre statul de functii si de personal si statul de plata lunar:
Revizuirea/actualizarea statului de functii si de personal al unitatii si aprobarea acestuia de catre
persoanele autorizate. Personalul si functiile din statul de plata trebuie sa concorde cu organigrama si
statul de functii si de personal aprobat de consiliul local, CA si seful de ocol.

2. Întărirea controlului intern cu privire la economicitatea si eficienta cheltuielilor, in vederea


diminuarii riscului de risipa:
Intarirea controlului intern cu privire la plata unor cheltuieli determinate de prestarea unor
servicii, solicitandu-se la plata, ca document justificativ situatii de lucrari, rapoarte de activitate,
procese verbale de receptie, sau orice alte documente din care sa rezulte prestarea efectiva a
serviciilor, conform cerintelor HG nr. 44/2004, punctul 48, respectiv L nr.571/2003, art. 21, alin. 4,
lit.m.
Inaintea efectuarii unor achizitii de bunuri sa se tina seama de respectarea principiului
economicitatii, eficientei si egalitatii de sanse, respectiv efectuarea unor studii de piata in vederea
alegerii ofertei celei mai fezabile.

3. Întărirea controlului intern privind lucrarile silvice anuale executate.


Tinand seama de aspectele de mai sus din care rezulta ca la lucrarile anuale de intretinere si
administrare a padurii proprietate a C.L. Alba - Iulia exista neconformitati in ceea ce priveste
neefectuarea tuturor lucrarilor stabilite si efectuarea unor plati a unor lucrari suplimentare nestabilite
contractual, recomandam urmatoarele:
- Orice lucrare de intretinere cu specific silvic sau nu, a padurii proprietatea C.L. Alba - Iulia se va
efectua doar daca C.L. Alba - Iulia este instiintat despre aceste lucrari, iar devizul care va sta la baza
contractului de executie este aprobat si de primar sau reprezentantul consiliului local in consiliul de
administratie. In prezent, C.L. Alba - Iulia nu are cunostinta in mod oficial despre lucrarile periodice
care se efectueaza asupra padurii din proprietatea sa. Ocolul Silvic Comarnic RA Alba - Iulia
transmite anual o situatie in acest sens, insa din acea situatie nu rezulta lucrarile la care s-a renuntat,
ci reprezinta o informare asupra lucrarilor care s-au efectuat.
- Cu ocazia receptiei lucrarilor de intretinere a padurilor, se va solicita si se va desemna un
reprezentat din partea primariei, care va face parte din comisia de receptie a lucrarilor. Aceasta
pentru a intari controlul C.L. in ceea ce priveste efectuarea corecta, completa si la timp a lucrarilor
de intretinere a padurilor din proprietatea C.L. Alba - Iulia.
- Intarirea functiei de control financiar preventiv, prin separarea atributiilor de plata cu cele de
control financiar preventiv, tinand seama ca in cadrul compartimentului financiar-contabil sunt
incadrate 3 persoane.
- Cu ocazia receptiei lucrarilor se va tine seama de contractul de executie si devizul anexat. Procesul
verbal de receptie va fi semnat doar daca lucrarile au fost executate in totalitate si din punct de
vedere calitativ. In cazul aparitiei unor situatii ce determina renuntarea la unele lucrari sau executia
unor lucrari suplimentare se vor intocmi documentele justificative specifice semnate de persoanele
responsabile.

4. Îmbunătățirea activității de incasare a creantelor entitatii.


22
Trimestrial odata cu depunerea situatiilor financiare catre C.L. Alba - Iulia, Ocolul Silvic
Comarnic RA Alba – Iulia, va depune si situatia debitelor de incasat pentru fiecare agent economic
care nu si-a achitat debitul la scadenta, precum si o situatie cu masurile luate in vederea recuperarii
acestui debit. Prin aceasta se va intari controlul intern cu privire la incasarea la timp a debitelor
aferente agentilor economici.
Se recomanda diminuarea salariului sefului de ocol, proportional cu gradul de nerealizare a
programului de recuperare a creantelor, in functie de ponderea ce va fi alocata acestui indicator.

5. Diminuarea riscurilor privind pastrarea in siguranta, la arhiva, a documentelor financiar


contabile.
Respectarea prevederilor L nr.16/1996 cu privire la arhivele nationale, respectiv sectiunea III,
art.12. Astfel se vor lua masuri de dotare a arhivei cu mijloace adecvate de alarmare impotriva
incendiilor.

6. Intarirea controlului intern cu privire la corecta incasare a veniturilor.


Tarifele (diferentiate sau nediferentiate) pentru prestari servicii executate de catre ocolul silvic
tertilor, se vor aproba de CA al ocolului. In acest sens, se vor identifica toate serviciile posibile de
prestat de catre unitate si se vor stabili tarifele aferente. Se va intocmi un document ce va contine
toate tarifele la zi cu privire la serviciile prestate de ocolul silvic, semnat de seful de ocol si aprobat
de CA. Pentru tarifele care se pot negocia, CA va fixa un pret minim sub care nu se poate cobori in
urma negocierii.

7. Imbunatatirea si intarirea controlului intern privind vanzarea masei lemnoase.


Intocmirea caietelor de sarcini cu toate informatiile prevazute de actele normative, pentru fiecare
licitatie.
Anunturile la sediul entitatii trebuie sa contina toate informatiile prevazute de regulamentul
specific (lista partizilor care se liciteaza, preturile de incepere a licitatiilor si treapta de licitare pentru
fiecare partida licitata).
Afisarea anunturilor de vanzare a masei lemnoase se face pe baza proceselor verbale de afisare,
semnate de cel putin 2 persoane (o persoana de intocmire si o persoana ca martor);
Intocmirea dosarelor de licitatii de masa lemnoasa in care sa fie cuprinse toate documentele
aferente licitatiei, de la anunturi si pana la contractul final incheiat.
Comunicarea catre agentii economici participanti la procedura de atribuire a masei lemnoase
informatiile prevazute de HG nr. 85/2004 (respectiv cantitatea maxima de masa lemnoasa ce va
putea fi adjudecata).
Toate documentele apartinand tertilor prin care se justifica sau se acorda dreptul de a participa la
o procedura de achizitie sau de prestare a unor servicii, si care se depun in fotocopie, vor purta
mentiunea conform cu originalul si semnatura aplicata de catre functionarul care preia/inregistreaza
documentele respective.

8. Intarirea controlului intern privind achizitiile publice de bunuri, lucrari si servicii.


Elaborarea corecta a planului anual de achizitii, conform prevederilor HG nr. 925/2006.
Intocmirea dosarelor de achizitii publice pentru fiecare achizitie in parte.
Numirea unui responsabil pentru fiecare achizitie contractata (responsabil de contract).

9. Imbunatatirea controlului intern cu privire la decontarea investitiilor.


In comisia de receptie a lucrarilor aferente obiectivelor de investitii se va solicita primariei,
desemnarea unui reprezentant care sa faca parte din comisia de receptie a lucrarilor de investitii
efectuate asupra bunurilor proprietate a C.L. Alba - Iulia. Prin aceasta se va intari controlul cu privire
la realizarea intocmai, corect, complet si la timp a lucrarilor de investitii, si va aduce un plus cu
privire la asigurarea realizarii investitiei intocmai cu devizele anexate la contracte si cu
documentatiile tehnico-economice prevazute.

10. Imbunatatirea activitatii de control financiar preventiv.

23
Emiterea deciziei de catre seful de ocol cu privire la termenul maximal de acordare/refuz a
vizei de control financiar preventiv aferent operatiunilor cuprinse in cadrul specific.
Intocmirea raportului anual cu privire la activitatea de control financiar preventiv, conform
prevederilor legale.
Se recomanda de asemenea conducatorului unitatii sa tina sema in ceea ce priveste activitatea de
control financiar preventiv de urmatoarele aspecte legale, OMF nr. 522/2003, respective OMFP nr.
923/2014: “Persoana desemnată să exercite activitatea de control financiar preventiv propriu nu
poate fi implicată, prin sarcinile de serviciu, în aprobarea şi efectuarea operaţiunilor supuse
controlului financiar preventiv propriu” si “Persoanele care exercită controlul financiar preventiv
propriu sunt, de regulă, numite din cadrul compartimentului financiar-contabil, putând însă face
parte şi din alte compartimente de specialitate; persoanele respective trebuie să fie altele decât cele
care aprobă şi efectuează operaţiunea/operatiunile supuse vizei”. Se recomanda eliminarea
incompatibilitatii, daca este posibil astfel incat persoana responsabila cu viza de control financar
preventiv sa nu fie implicata in operatiunile supuse vizei cfp.

11. Imbunatatirea activitatii de control intern managerial.


Seful de ocol va lua masurile necesare pentru ca sistemul de control intern managerial sa ajunga
la un stadiu de conformitate cu standardele si procedurile legale. Acest obiectiv presupune analiza
aplicata si detaliata a fiecarei cerinte a celor 25 de standarde de control intern. Sistemul de control
intern organizat in cadrul unitatii prin documentele si formularistica aferenta, trebuie monitorizat si
aplicat.

12. Intarirea mediului de control intern.


Infiintarea activitatii de audit intern conform cerintelor prevederilor art. 50 din Ordinul nr.
109/2011.

13. Imbunatatirea activitatii de inventariere generala a patrimoniului si a gradului de


asigurare cu privire la rezultatul si eficienta procesului de inventariere.
La numirea comisiilor de inventariere se va tine seama sa nu fie numiti in comisii
gestionarii/functionarii depozitului/locului/cantonului/districtului inventariat. Se va proceda la
efectuarea inventarierii incrucisate daca personalul entitatii este insuficient. Exemplu : functionarii
districtului nr. 1 vor efectua inventarierea districtului nr. 2 si viceversa. Astfel se elimina gradul de
subiectivitate privind inventarierea patrimoniului. De asemenea se va avea in vedere faptul ca
gestionarul unei magazii/depozit nu poate face parte din comisia de inventariere a respectivei
magazii, conform prevederilor OMFP nr. 2861/2009, punctul 6, alin.5.

24
ÎNCHEIERE
Prezentul proiect al raportului de audit public intern a fost întocmit în baza listei
centralizatoare a obiectelor auditabile, a programului de audit şi a celor de intervenţie la fața locului,
a constatărilor efectuate în timpul colectării şi prelucrării informaţiilor şi în timpul muncii pe teren.
Toate constatările efectuate au la bază documente de lucru întocmite pe care se bazează susţinerile.
Structura auditată are dreptul de a-şi exprima către compartimentul audit intern eventualele
puncte de vedere diferite de cele ale auditorului. În aceste cazuri punctele de vedere diferite vor fi
însoţite de documente justificative care să confirme cele susţinute de către structura auditată.
Termenul de exprimare a opiniilor din partea structurii auditate în cazul diferendelor, este de 15
zile de la primirea prezentului proiect de raport. După expirarea celor 15 zile în care structura
auditată nu prezintă în scris puncte de vedere diferite însoţite de documentele justificative, se
consideră că nu au existat diferende de opinii între structura auditată şi auditor, fapt pentru care se va
încheia raportul de audit final.
Recomandările aprobate de către conducătorul instituţiei vor deveni obligatorii pentru cei
responsabili.
Răspunderea pentru luarea măsurilor în urma aspectelor constatate în rapoartele de audit
aparţine conducătorului instituţiei, conform legii.

25