PROCEDURA TEHNICA DE EXECUTIE

Participarea la licitatii

ELABORAT: Resp. Calitate –

VERIFICAT: Dir. Calitate –

APROBAT: Administrator –

REVIZIE …….
 1. SCOPUL

Prezenta procedură are drept scop stabilirea condcadrului organizatoric și metodologia în

vederea participării societății la licitații.

2. DOMENIUL DE APLICARE

Prevederile prezentei proceduri se aplică în cadrul societății privind participarea la licitații, în

funcție de obiectul de activitate al organizației.

3. DEFINITII ȘI PRESCURTĂRI

 Contract de achiziție publică = contract, încheiat în formă scrisă, între autoritatea

contractantă și contractant;
 Contract de servicii = contract de achiziție publică care are ca obiect prestarea unuia sau
mai
multor servicii, așa cum sunt acestea cuprinse în clasificările statistice oficiale;
 Contractant = ofertantul căruia i se atribuie contractul de achiziție publică;
 Ofertant = oricare furnizor, executant sau prestator, persoană fizică sau juridică, care a
depus
oferta;
 Ofertă = documentație care cuprinde propunerea tehnică și propunerea financiară;
 Propunere tehnică = document al ofertei, elaborat pe baza cerințelor din caietul de sarcini,
stabilite de autoritatea contractantă;
 Propunere financiară = document al ofertei prin care se furnizează informațiile cerute prin
documentația pentru elaborarea și prezentarea ofertei cu privire la pret, tarif, alte condiții
financiare și comerciale;
 Specificații tehnice = cerințe de natură tehnică ale autorității contractante, care defines
caracteristici ale unui set de produse, servicii sau lucrări și care permit fiecărui produs,
serviciu
sau lucrare să fie descris în mod obiectiv într-o astfel de manieră încât să corespundă acelei
necesități care este în intenția autorității contractante;
 Garanție pentru participare = depozit valoric, titluri de credit sau alte forme de garanție
acceptate de către Autoritatea Contractantă, puse la dispoziție autorității contractante de către
ofertant înainte de deschiderea ofertei;
 Garanție de bună execuție a contractului = depozit valoric, titluri de credit sau alte forme
de garanție acceptate de către autoritatea contractantă, puse la dispoziție Autorității
Contractante de către ofertantul invitat să încheie contractul de achiziție publică.
Prescurtări:
 PAQ = Planul Calității;
 PCCVI = Plan de Control Calitate, Verificări și Încercări;
 PTE = Procedură Tehnică de Execuție;
 DGI = Director General Infrastructură;
 DT = Director Tehnic;

4. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

 SR EN ISO 9000:2015 “Sisteme de management al calității. Principii fundamentale și

vocabular”
 SR EN ISO 9001:2015 “Sisteme de management al calității. Cerințe”
 SR EN ISO 9004 :2010 “ Sisteme de management al calității. Ghid pentru îmbunătățirea
calității”
 Documentație pentru elaborarea și prezentarea ofertei (informații generale; fișa de date a
achiziției; caiet de sarcini și tema lucrării; formulare; proiect de contract);
 Legislația aplicabilă (Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice cu modificările
ulterioare etc.)
 Legea 10/95 privind calitatea în construcții, actualizată.

5. DESCRIERE PROCEDURĂ

Întocmirea documentației pentru elaborarea și prezentarea ofertei în vederea participării

la
licitații
DT urmărește în partea a VI-a a Monitorului Oficial, anunțurile de intenție sau anunțurile de
licitație, întocmește un centralizator cu cererile de ofertă care sunt interesante pentru
organizație;
În cazul în care se primesc invitații de participare la licitație, acestea se înregistrează în
registrul de intrări, după ce au fost prezentate DGI;
DT analizează cererile de oferta, respectiv anunțurile și stabilește strategia de abordare;
Se procură caietul de sarcini pentru licitație (poștă, personal);
Se evaluează tema lucrării, gradul de complexitate al lucrării solicitate, disponibilitatea
tehnică,
umană și financiară din momentul respectiv;
Se culeg date și informații cu privire la elementele noi ce pot apărea; se solicită clarificări la
caietul de sarcini, în cazul în care apar;
În cazul în care se decide că lucrarea prezintă interes și există condiții optime de realizare se
trece la întocmirea propriu-zisă a documentației de ofertare, care cuprinde parcurgerea
următoarelor etape:
- se solicită de la instituțiile abilitate - documentele de eligibilitate;
- se întocmesc formularele solicitate în fișa de date, caietul de sarcini (dotare tehnică, dotare
personal; declarație de eligibilitate, ofertă tehnică, ofertă financiară);
- se sigilează plicurile și se trimit în termen la autoritatea contractantă sau se încarcă pe
platformă, în funcție de tipul licitației.
Întocmirea contractelor
În cazul adjudecării licitației, urmează contractarea lucrării:
 întocmirea contractului;
 semnarea contractului.
La analiza contractului se stabilesc, printre altele, urmatoarele elemente:
 criteriile de acceptare;
 tratarea problemelor depistate după recepție, incluzând revendicările referitoare la calitate;
 activitățile efectuate de client, în special rolul acestuia în specificarea condițiilor și
acceptare;
 documentele care urmează să fie furnizate de către client și alte facilități;
 standardele și metodologia care urmează să fie utilizate;
 condiții referitoare la confidențialitate.
Toate condițiile rezultate în urma analizei contractului sunt puse de acord cu clientul de către
DT.
Elaboratorul contractului îi alocă documentului un numar de ordine din Registrul evidență
oferte.
RP emite contractul către client numai cu aprobarea DGI.
Eventualele divergențe la contract se pun de acord cu clientul și rezultatele discuțiilor se
înregistrează într-un proces verbal.
Fiecare contract se întocmește, în două exemplare originale (unul pentru client și unul pentru
furnizor) și se supune aprobării conducerilor ambelor părți.
Orice modificare la contract se face pe un document (act adițional) atașat contractului și este
analizată în același mod ca și documentul inițial.
Pe parcursul derulării contractului se întocmesc situații de lucrări cuprinzând:
 întocmirea raportului cantitativ și cronologic cu privire la lucrările executate sau etapele
parcurse;
 elaborarea procesului verbal de recepție a situației de lucrări.
Dosarele de licitații și ofertare precum și contractele se păstrează în condiții corespunzătoare,
pe toată perioadă derulării acestora dar nu mai puțin de cinci ani.

6. RESPONSABILITĂȚILE PERSONALULUI

6.1 Director General Infrastructură are următoarele responsabilități:

 stabilește strategia de marketing;
 aprobă documentația de licitație (oferta tehnică și financiară);
 întocmește planul de marketing al organizației;
 negociază contractele cu beneficiarul;
 semnează contractele, actele aditionale, procesele-verbale.
6.2 Directorul Tehnic are următoarele responsabilități:
 studiază anunțurile de participare la licitații; cererile de ofertă; caietul de sarcini;
întocmește documentația pentru licitație; propune oferta financiară pe care o înaintează spre
aprobare DGI;
 analizează nevoile clienților;
 propune soluții, face prezentări ale firmei și pregătește oferte.

7. ÎNREGISTRĂRI

Înregistrările cerute de legislația în vigoare conform normelor:

7.1 Dosarele/folderele de licitații și ofertare;
7.2 Lista comenzilor/contractelor.