Ghid practic fonduri europene: procedura de

selecie de oferte
30 iulie 2013 - 1:29 pm | Financiar, Fonduri europene | de Drago erban
Etichete: dosare fonduri europene, fonduri europene, fonduri europene agricultura, ghid practic fonduri europene, proiecte fonduri
europene
DERULAREA PROCEDURII DE SELECIE DE OFERTE
n cadrul acestui capitol v vom prezenta etapele derulrii procedurii de selecie de oferte, aa cum sunt acestea descrise
n cadrul Instruciunii de achiziii pentru beneficiarii privaiai PNDR, respectiv anexa IV a Contractului de finanare.
2.1 Care sunt etapele procedurii de selecie de oferte?
Din perspectiva APDRP, o procedur de achiziii presupune 2 etape succesive de avizare i verificare a documentaiilor pe
care dumneavoastr le avei de pregtit n diferite etape ale respectivei proceduri, dup cum urmeaz:
Etapa 1: Pregtirea i depunerea la OJPDRP CA a Invitaiei de participare i a dosarului cererii de ofert pe suport hrtie
i n format electronic pe CD (punctele 2.1.1 2.1.3 de mai jos);
Etapa 2: Pregtirea i depunerea la OJPDRP CA a Anunului de adjudecare, a Raportlui de selecie i a Contractului de
achiziie, nsoite de anexele acestora pe suport hrtie i n format electronic pe CD (punctele 2.1.4 2.1.9 de mai jos).
Pregtirea caietului de sarcini / cererii de oferte.
Pentru implementare proiectului dumneavoastr, managerul echipei va trebui s pregteasc, sau delege un membru /
membrii din echip s analizeze bugetul, memoriul justificativ / studiul de feazbilitate / proiectul tehnic (dac acesta este
deja ntocmit) i s pregteasc dosarul cererii de ofert, pentru fiecare dintre achiziiile ce le avei de derulat, respectiv:
Instruciunile pentru ofertani;
Specificaiile tehnice pentru bunuri i lucrri sau termenii de referin pentru achiziii de servicii;
Garanii, dac este cazul.
Instruciunile pentru ofertani trebuie s prezinte cel puin urmtoarele precizri i / sau solicitri necesare pentru
ntocmirea corect a ofertelor:
fiecare ofertant va demonstra c are domeniul de activitate principal sau secundar nscris n certificatul
ORC, care rspunde cererii de oferte. Certificatul ORC (sau cele echivalente pentru furnizorii externi) in
original sau copie legalizata, trebuie prezentat de toate firmele participante la licitatie. In situaia n care
un ofertant subcontracteaza o parte din bunurile/serviciile/lucrrile pentru care oferteaz, sau se
asociaz cu alte persoane juridice pentru depunerea ofertei, va trebui sa prezinte certificatele ORC
inclusiv pentru subcontractanti/asociati precum i pentru persoanele juridice actionare n cadrul
ofertantului i subcontractanilor/asociailor acestuia (dac este cazul) pana la proprietarii finali ale
respectivelor persoane juridice pana la proprietarii finali ale acestora (persoane fizice). Certificatele ORC
pentru persoanele juridice romane sau cele echivalente pentru furnizorii externi nu trebuie sa aiba o
vechime mai mare de 6 luni de la data depunerii ofertelor.
fiecare ofertant trebuie s prezinte certificatul de nregistrare cu datele sale de identificare i declaraia
c nu se afl n conflict de interese conform art.15 din OUG 66/2011;
programul edintei comisiei de evaluare a ofertelor (termenul limit de depunere a ofertelor, data
sesiunii de deschidere a ofertelor, locaia);
dac se organizeaz sau nu o inspecie pe teren sau o ntlnire pentru clarificri; dac da, se va
meniona locul i data acestora;
redactarea ofertelor va fi n limba romn (sau traducere autorizat sau o traducere efectuat pe
responsabilitatea reprezentantului legal);
moneda folosit la ntocmirea ofertei financiare este RON sau EURO (cu precizarea cursului de schimb
din bugetul indicativ);
perioada minim de valabilitate a ofertelor, necesar pentru ca acestea s fie valabile pn la semnarea
contractului de achiziii;
criteriile de selecie a ofertelor. n cazul n care criteriul de selecie este oferta cea mai avantajoas din
punct de vedere economic se va meniona obligatoriu ponderea i algoritmul de calcul.
condiiile pentru semnarea contractului inclusiv durata de execuie a contractului;
modalitatea de soluionare a contestaiilor i termenul limit de depunere a eventualelor contestaii,
ulterior notificrii rezultatului procesului de selecie ctre operatorii economici participani.
n urma definitivrii acestor specificaii i instruciuni, pentru fiecare achiziie n parte, se poate iniia procedura de selecie
de oferte.
Lansarea / iniierea procedurii de selecie de oferte
Iniierea procedurilor de achiziie se face prin pregtirea invitaiei de participare (formular Anexa 2) care trebuie s conin
urmtoarele prevederi minimale:
Denumirea beneficiarului privat;
Cod unic de nregistrare (cu excepia persoanelor fizice);
Adresa;
Telefon/fax/e-mail;
Denumire invitaie se vor detalia serviciile/bunurile/lucrrile eligibile separat fa de cele neeligibile;
Criteriul de selecie: preul cel mai mic;
Ofertanii vor demonstra ca au domeniul de activitate principal sau secundar nscris n certificatul ORC/instituii echivalente
pentru furnizorii externi, care rspunde cererii de oferte;
Ofertanii vor trebui s prezinte ORC-ul n original sau copie legalizat, emis cu maxim 6 luni nainte de data depunerii
ofertelor i vor avea n vedere s depun ORC-ul i pentru subcontractanii/asociaii pe care i vor implica n efectuarea
serviciilor/prestarea lucrrilor (dac este cazul) precum i pentru toi acionarii lor ce au calitatea de persoane juridice,
pan la nivelul la care se pot identifica proprietarii finali persoane fizice ale respectivelor entiti juridice;
Tip contract (servicii, bunuri sau lucrri);
Termenul limit de depunere a ofertelor;
Adresa la care se trimit ofertele;
Data i ora deschiderii ofertelor;
Valoarea supusa licitaiei (eligibil + neeligibil).
Aceast etap presupune:
Descrcarea formularului INVITAIE DE PARTICIPARE de pe site-ul www.apdrp.ro
Completarea Invitaiei de participare i copierea acestui document pe CD
Printarea i semnarea Invitaiei de participare de ctre reprezentantul legal al beneficiarului i scanarea acesteia in format
PDF pentru a fi ulterior inscripionat pe CD
Pregatirea dosarului cererii de ofert cu cele 3 seciuni:
Instruciunile pentru ofertani;
Specificaiile tehnice pentru bunuri i lucrri sau termenii de referin pentru achiziii de servicii;
Garanii, dac este cazul.
Invitaia de participare i dosarul cererii de ofert trebuie s prezinte urmtoarele caracteristici:
s fie nregistrate n Registrul de intrri ieiri, personalizate, datate i semnate;
s precizeze perioada de valabilitate a ofertelor; aceast perioad trebuie s v permit s examinai ofertele, s aprobai
propunerile de adjudecare, s anunai ofertantul ctigtor i s semnai contractul.
s precizeze termenul limit pentru depunere ofertelor (minimum 10 zile de la data publicrii pe site-ul www.apdrp.ro, sau
minimum 15 zile de la data transmiterii spre avizare a Invitaiei ctre OJPDRP CA.)
termenii de referin / specificaiile tehnice s nu conin nominalizri de firme care s poat pune n avantaj anumite
tipuri de bunuri / lucrri sau servicii (s nu se regseasc referine la nume de firme furnizoare de bunuri / servicii /
lucrri);
n cazul achiziiei proiectrii cererea de ofert va trebui s fie explicit, detaliat, i suficient de clar pentru proiectant;
pentru achiziiile de bunuri ce nu necesit montaj, se vor avea n vedere solicitarea unor oferte prin detalierea unor
specificaii tehnice minimale;
pentru achiziiile de lucrri (construcii) i bunuri cu montaj, cererea de ofert trebuie s aib anexat caietul de sarcini
detaliat precum i proiectul tehnic conform legislaiei n vigoare; Proiectul tehnic de execuie va fi nsoit de: caietele de
sarcini pe specialiti (pentru achiziii de bunuri n situaia achiziiei de utilaje tehnologice n flux integrat se vor prezenta
piese scrise i desenate ale schemelor fluxului tehnologic, planul de amplasare a utilajelor i planuri pe specialiti dup
caz), listele de cantiti, graficul de execuie a lucrrilor (numai n cazul execuiei de lucrri construcii sau modernizri).
se vor detalia serviciile / bunurile / lucrrile eligibile separat fa de cele neeligibile.
Totodat va trebui s numii comisia de evaluare a ofertelor printr-o hotrre a Adunrii generale a asociailor /
acionarilor sau decizia asociatului unic / Decizia Consiliului de administraie / Administratorului sau orice alt act legal n
acest sens, conform statutului organizaiei dumneavoastr (excepie persoanele fizice autorizate). Comisia va fi format
din reprezentantul legal al proiectului i / sau ali specialiti n domeniul la care se refer respectiva achiziie.
Depunerea de ctre beneficiar la OJPDRP-CA a invitaiei de participare i a dosarului cererii
de ofert, n vederea verificrii i avizrii acestora (etapa 1)
Dup completarea invitaiei de participare i a dosarului cererii de ofert, avei obligaia de a depune spre verificare i
avizare la OJPDRP CA, respectivele documente.
n acest sens va trebui s pregtii un dosar, n 2 exemplare pe format de hrtie (un exemplar ORIGINAL i un exemplar
COPIE) i 1 exemplar pe suport electronic pe CD (formatul PDF al dosarului COPIE la care se adaug formatul editabil al
invitaiei de participare i al dosarului cererii de ofert, aa cum au fost ele completate de ctre dumneavoastr), cu
urmtoarele documente:
Opis;
Invitaia de participare;
Dosarul cererii de ofert;
Declaraia de conformitate Anexa 6 ( document ce certific faptul ca dosarul n format electronic i cel pe
suport pe hrtie ce se vor depune la OJPDRP CA sunt conforme cu originalul.
Exemplarul ORIGINAL va rmne la beneficiar iar exemplarul COPIE i exemplarul n format electronic se vor depune la
OJPDRP-CA.
Fiecare fil din dosar va fi numerotat i se va ntocmi un opis al dosarului. Exemplarele ce se depun la OJPDRP-CA (COPIE
i Dosarul n format electronic) vor trebui sa menioneze:
Numele beneficiarului;
Titlul proiectului;
Tipul de achiziie i procedura aplicat.
Invitaia descrcat de pe site i completat de ctre beneficiar cat i Invitaia scanat i dosarul cererii de oferte scanat n
format .pdf vor fi copiate pe CD-ul care se va depune la OJPDRP CA.
OJPDRP-CA verific i avizeaz Invitaia de participare i dosarul cererii de oferte n maxim 5 zile lucrtoare de la primirea
lor spre verificare.
n urma verificrii invitaiei i a dosarului cererii de oferte, experii OJPDRP-CA vor ntocmi Fia de verificare aferent
acestei etape respectiv formularul A0 Fia de verificare pentru Invitaia de participare i dosarul cererii de oferte i v
vor transmite acest document spre ntiinare n aceeai zi n care vor ncrca pe site-ul www.apdrp.ro invitaia de
participare i dosarul cereri de ofert transmise de dumneavoastr i verificate i avizate de ctre ei (corespunztoare
fiei).
Adiional, dup ce ai primit fia de avizare i ai verificat pe site-ul www.apdrp.ro c s-a ncrcat invitaia i dosarul cererii
de ofert, pentru procedur a achiziii ce ai iniiat-o, avei dreptul de a transmite invitaii de participare n mod direct
agenilor economici (n urma publicrii pe site-ul www.apdpr.ro), n vederea asigurrii unui grad de competiie adecvat.
Toate invitaiile ce le vei transmite trebuie nregistrate n registrul dvs. de ieiri/intrri. Toate cererile de oferte trebuie s
fie identice ntre ele i cu cea avizat de ctre OJPDRP-CA.
Termenul limita de depunere a ofertelor este de minim 10 zile lucrtoare de la data publicrii pe site-ul www.apdpr.ro.
Primirea i evaluarea ofertelor
Conform cererii de ofert, potenialii furnizori, care au primit aceste documente direct de la dumneavoastr sau le-au
vizionat pe site-ul www.apdrp.ro, v vor transmite ofertele lor, dumneavoastr urmnd s le nregistrai n registrul de
intrri ieiri pe msur ce la primii. Totodat, exist posibilitatea ca unii ofertani s solicite anumite informaii
suplimentare. n acest caz, va trebui s le rspundei n timp util pentru ca ei s i poat depune oferta n termenul limit
de depunere a ofertelor, aa cum a fost comunicat n cererea de ofert.
n ziua stabilit i la ora stabilit pentru ntrunirea comisiei de evaluare, membrii comisiei stabilii prin Hotrrea Adunrii
generale a asociailor / acionarilor sau Decizia Asociatului Unic / Consiliului de Administraie / Administratorului, membrii
comisiei trebuie s se ntlneasc n cadrul edinei de deschidere a ofertelor.
La edina de deschidere pot participa i reprezentanii ofertanilor, dac acetia i exprim aceast dorin.
n edina de deschidere a ofertelor, membrii comisiei vor analiza pentru fiecare ofert n parte conformitatea acestora,
avnd n vedere urmtoarele aspecte:
Dac ofertele au fost depuse n termenul limit comunicat n cererea de ofert. n acest sens se verific:
dac numrul i data de nregistrare dat de dumneavoastr ofertei, la primirea acesteia de la furnizor, sunt anterioare
datei limit de depunere comunicat n cererea de ofert / invitaia de participare:
dac data de nregistrare la furnizor este ulterioar sau coincide cu data avizrii publicrii invitaiei de participare pe site-ul
www.apdrp.ro:
dac data de nregistrare la furnizor este anterioar sau coincide cu data de nregistrare a ofertei n registrul
dumneavoastr de intrri ieiri;
Dac ofertele sunt depuse pe suport de hrtie i sunt semnate pe fiecare pagin de reprezentantul mputernicit al
ofertantului, menionndu-se cel puin pe una din pagini numele n clar al persoanei ce o semneaz;
Dac ofertele conin datele tehnico-financiare de identificare a achiziiei, date ce trebuie s fie n concordan cu cerinele
tehnico-financiare din proiectul selectat de APDRP; n acest sens se verific:
dac sunt compatibile din punct de vedere al performanelor i parametrilor tehnici, cu datele din caietele de sarcini,
proiectul tehnic i cererea de ofert, al obiectului cererii de ofert;
dac se ncadreaz n valoarea maxim estimat pentru respectiva achiziie, respectiv dac se ncadrez n valoarea licitat
(att eligibil ct i neeligibil corespunztoare cu cea din bugetul indicativ), comunicat n cererea de ofert. Ofertele
financiare cu valoarea (eligibil i neeligibil) mai mare dect valoarea (eligibil i neeligibil) supus licitaiei trebuie
respinse de comisiile de evaluare i se vor declara neconforme; serviciile/bunurile/lucrrile care se compun din cheltuieli
eligibile plus neeligibile i sunt inseparabile se supun achiziiei n cadrul unei singure proceduri de achiziii. n cazul n care
o ofert prezint un pre aparent neobinuit de sczut n raport cu ceea ce urmeaz a fi furnizat, executat sau prestat,
atunci cand preul ofertat, fr TVA, reprezint mai puin de 85% din valoarea licitat, comisia de evaluare are obligaia de
a efectua verificri detaliate n sensul c va solicita ofertantului inclusiv documente privind, dup caz, preurile la furnizori,
situaia stocurilor de materii prime i materiale, modul de organizare i metodele utilizate n cadrul procesului de lucru,
nivelul de salarizare a forei de munc, performanele i costurile implicate de anumite utilaje sau echipamente de lucru. n
cazul n care ofertantul nu prezint informaiile solicitate n termen de 3 zile lucrtoare sau aceste informaii nu pot justifica
preul aparent neobinuit de sczut, oferta va fi respins.
dac oferta economic este defalcat pe componentele prezentate n cererea de ofert i dac s-a menionat preul unitar
i total pentru toate componentele respective (ex. Dac am solicitat furnizarea a 3 tractoare, unul de 70 CP i dou de 100
CP fiecare, oferta trebuie s prezinte preurile pentru fiecare tractor n parte, precum i preul total al acestora).
Dac perioada de valabilitate a ofertelor este n concordan cu termenul minim de valabilitate al acestora, solicitat prin
cererea de ofert. Este recomandat ca perioada de valabilitate solicitat prin cererea de ofert s fie de minim 60 de zile
de la data depunerii ofertei, pentru a asigura valabilitatea acestora pn la data semnrii contractului de achiziii;
Dac pot fi verificate din punct de vedere al emitentului i al coninutului, respectiv dac exist date suficiente pentru
identificarea ofertantului i a produselor ofertate;
Dac sunt redactate n limba romn sau sunt nsoite de o traducere autorizat n limba romn n situaia n care ele nu
sunt redactate n limba romn. Exist i posibilitatea acceptrii unor oferte redactate n alt limb i nensoite de
traducere autorizat, doar dac vei realiza dumneavoastr traducerea, cu precizarea mi asum rspunderea privind
corectitudinea traducerii, nsoit de menionarea n clar a numelui reprezentantului legal i semntura acestuia;
Dac exist termene de livrare menionate de ofertant, acestea trebuie s se ncadreze n perioada de execuie a
contractului de finanare;
Dac ofertele sunt nsoie de un grafic de execuie, n cazul achiziiei de bunuri cu montaj i / sau lucrri; graficul de
execuie a lucrrilor trebuie s conin toate activitile care se vor derula prin contractul de lucrri (ex.: activiti de
construcii, instalare, montare, etc.), luna/lunile n care se vor desfura aceste activiti i costurile implicate de acestea
(programarea cash-flow-ului);
Dac ofertele sunt exprimate n Ron sau EURO;
Dac ofertele sunt nsoite de copia Certificatului de nregistrare fiscal i certificatul ORC al ofertantului, sau, pentru
ofertanii strini, orice alte documnete echivalente cu acestea din care s reias structura acionariatului / consiliului de
administraie precum i codul fiscal i domeniul de activitate pentru care este autorizat respectivul agent economic;
Dac ofertele firmelor participante implic subcontractarea unor subcontractani, ofertanii declar subcontractanii i
prezint precontractele / contractele de subcontractare nsoite de certificatele constatatoare ORC ale subcontractanilor;
Dac s-au prezentat certificatele ORC i pentru asociaii/subcontractanii ofertantului, precum i pentru acionarii persoane
juridice ai acestora, pan la nivelul la care asociai/acionari sunt doar persoane fizice;
Dac certificatele ORC prezentate sunt in original sau copii legalizate ale acestora i daca data emiterii lor este cu maxim 6
luni nainte de data depunerii ofertelor;
Dac oferta este nsoit de declaraia ofertantului c nu se afl n conflict de interese conform art. 15 din OUG 66/2011.
Aceste documente vor sta la baza verificrii conflictului de interese / incompatibilitate precum i a dreptului de a desfura
activitatea economic corespunztoare codului CAEN precizat n cererea de ofert.
Ofertele depuse nu se mai pot modifica i / sau completa dup depunerea acestora la spre a fi evaluate dect n situaia n
care comisia de evaluare solicit ofertanilor clarificri suplimentare, fr a afecta condiiile iniiale de concurenialitate
impuse ofertanilor i fr a da posibilitatea prezentrii unui avantaj/dezavantaj competitiv ofertanilor.
Orice rspuns/clarificare dat de ctre ofertani, ca urmare a primirii unei solicitri din partea comisiei de evaluare, n
situaia n care modific condiiile iniiale ofertate de ctre respectivul ofertant, nu trebuie s fie acceptat i luat n
considerare de ctre comisia de ofertare.
Pentru ca o ofert s poat fi considerat conform, aceasta trebuie s ndeplineasc minimum condiiile enumerate mai
sus.
Se consider c procedura de selecie de oferte a fost respectat, doar dac n urma verificrii conformitii, ai identificat
cel puin 3 oferte conforme din punct de vedere tehnic i financiar. Ofertele financiare cu valoarea (eligibil i neeligibil)
mai mare dect valoarea (eligibil i neeligibil) supus licitaiei se resping de comisiile de evaluare i sunt declarate
neconforme. Ofertele trebuie s se ncadreze n valoarea licitat (att eligibil ct i neligibil) corespunzatoare din bugetul
indicativ.
Conform instruciunilor de achiziii pentru beneficiarii privai ai PNDR, ofertele conforme reprezint oferte comparabile, care
rspund cerinelor eseniale din punct de vedere al performanelor i parametrilor tehnici din caietele de sarcini, proiectul
tehnic i cererea de oferte, al obiectului acestora i sunt transmise de ctre operatori economici reali i care ndeplinesc
condiiile de calificare, verificabile de ctre expertii evaluatori.
n urma verificrii conformitii ofertelor, cele declarate conforme merg mai departe n procesul de evaluare i selecie,
analizndu-se conform criteriilor de selecie stabilite i comunicate ofertanilor prin cererea de ofert.
ntocmirea Raportului de selecie
Procesul de evaluare i selecie se poate desfura n aceeai zi precum i n zilele urmtoare primei edine a comisie, n
funcie de complexitatea procedurii ce se analizeaz. Rezultatele acestui proces de evaluare i selecie vor trebui s se
regseasc n RAPORTUL DE SELECIE aferent respectivei proceduri de achiziii.
Toi membrii comisiei de evaluare vor trebui s dea declaraii de confidenialitate i imparialitate (Anexa 4 Instruciunile
de achiziii pentru beneficiarii private ai PNDR) din care s reias c nu au nici un fel de interese, de orice natur cu firmele
ofertante participante.
Criteriul de selecie a ofertelor este preul cel mai sczut.
Preul cel mai sczut presupune ca oferta ce va fi declarat ctigtoare de ctre comisia de evaluare o s aib cel mai
mic pre, fr a lua n calcul TVA-ul. n situaia n care se primesc oferte exprimate n valute diferite, (LEI, ) paritatea
celor 2 valute se va calcula la cursul de schimb comunicat n cererea de ofert.
n cazul aplicrii acestui criteriu, la o achiziie de bunuri ce nu necesit montaj ntr-un flux tehnologic, dac dumneavoastr
ai comunicat n cererea de ofert criteriul de selecie preul cel mai sczut, pentru fiecare utilaj n parte avei
posibilitatea ca n urma evalurii ofertelor s avei mai muli furnizori, ncheind cu fiecare dintre ei contracte de furnizare
pentru bunurile pentru care au ofertat preul cel mai sczut.
Nu este indicat s aplicai acest criteriu pentru:
achiziia unor bunuri cu sau fr montaj, dar care mpreun fac parte dintr-un flux tehnologic / linie tehnologic ce impune
o compatibilitate ridicat ntre caracteristicile tehnico funcionale ale fiecrui echipament n parte
achiziia de lucrri de construcii, care dei pot aparine unor specialiti diferite (structur, instalii sanitare, instalaii,
instalaii electrice etc.) ele devin faze de execuie succesive n cadrul aceleiasi contrucii, iar recepia unei faze
condiioneaz att momentul nceperii urmtoarei, constituind astfel suportul calitativ i cantitativ pentru urmtoarea faz.
Toate aceste verificri i mai ales concluziile verificrilor trebuiesc consemnate n RAPORTUL DE SELECIE. n acelai
raport va trebui s se fac referire la:
date referitoare la sedina comisiei de evaluare a ofertelor (nume ofertani, numrul de nregistrare al ofertelor, dac
pfertele au fost primite n termen);
cine a participat, n ce calitate, dac au participat (cine) sau nu i ofertani la edina de deschidere a ofertelor, dac au
existat observaii scrise din partea ofertanilor prezeni la deschiderea ofertelor;
dac se respect criteriile minime pentru conformite, pentru fiecare ofert n parte;
care e valoarea financiar a fiecrei oferte;
dac se constat ndeplinirea / nendeplinirea clauzei etice privind absena conflictului de interese;
concluzia comisiei de selecie a ofertelor, respectiv nominalizarea ofertantului / ofertanilor ctigtori i valoarea ofertei /
ofertelor ctigtoare.
Aprobarea raportului de selecie i comunicarea rezultatului procedurii
Fiecare raport de selecie a ofertelor (semnat de membrii comisiei de evaluare, format din reprezentantul legal al
proiectului i / sau ali specialiti n domeniu) va fi supus aprobrii la structurii decizionale legal constituit / autorizat s
ia decizii, la nivelul organizaiei dumneavoastr.
Aceast aprobare poate fi o Hotrre a Adunrii Generale a Asociailor / Acionarilor /sau Decizia Asociatului Unic /
Consiliului de Administraie / Administratorului sau orice alt act legal n acest sens (cu exceptia persoanelor fizice
autorizate), conform statutului organizaiei dumeavoastr.
n urma aprobrii Raportului de Selecie, va fi necesar s comunicai rezultatul procedurii tuturor ofertanilor.
n comunicarea ce o vei transmite ofertanilor ce nu au fost declarai ctigtori va trebui s precizai care au fost criteriile
pentru care oferta nu a fost considerat conform (dac este cazul) sau argumentul pentru care nu a fost selectat (dac a
fost conform dar neselectat), dndu-le posibilitatea de a depune contestaii ntr-un termen de maxim 6 zile de la
primirea notificrii privind rezultatul procedurii.
Pentru fiecare notificare transmis trebuie s avei confirmarea primirii acesteia de ctre ofertantul creia i-a fost adresat.
Soluionarea contestaiilor
Orice ofertant nemulumit de rezultatul procesului de adjudecare are dreptul de a depune contestaie ctre beneficiarul
privat. Termenul de ateptare n vederea depunerii unor eventuale contestaii este de minim 6 zile de la transmiterea
notificrilor ctre ofertantul ctigtor i ofertanii nectigtori. n caz contrar contestaiile nu se vor lua n consideraie.
n cazul primirii unei contestaii avei obligaia de a numi prin hotrre / decizie o comisie de soluionare a contestaiei
format obligatoriu din ali membri dect cei care au fcut parte din comisia de evaluare.
Comisia va analiza i soluiona contestaia n termen de maxim 10 zile de la primirea acesteia, finaliznd aceast analiz
printr-un Raport de soluionare a contestaiei. Comisia are dreptul de a solicita clarificri din partea contestatarului, caz n
care perioada de soluionare poate fi prelungit cu perioada n care se primesc clarificrile.
Raport de soluionare a contestaiei va fi semnat de ctre membrii comisiei i de ctre Reprezentantul legal al proiectului
dumneavoastr, spre luare la cunotin i va fi nregistrat n Registrul de intrri / ieiri. Rezultatul acestui raport va fi
comunicat contestatarului.
Reprezentantul legal de proiect nu are dreptul de a face parte din Comisia de soluionare a contestaiilor. n cazul n care
exist contestaii, Raportul de soluionare a contestaiilor va face parte din dosarul de achiziii care va fi depus la OJPDRP /
CRPDRP.
Att n perioada de ateptare n vederea depunerii unor eventuale contestaii de minim 6 zile ct i n perioada de
soluionare a contestaiilor, nu vei avea dreptul s ncheiai contractul de achiziie cu ofertantul ctigtor. n caz contrar,
contractul devine nul.
n cazul n care contestatarul nu este mulumit nici de rezultatul Raportului de soluionare a contestaiei acesta are dreptul
de a se adresa justiiei, n condiiile legii contenciosului administrativ dar dumneavoastr vei avea dreptul de a ncheia
contractul cu ofertantul ctigtor.
n perioada de soluionare a contestaiilor de ctre beneficiarul privat se suspend procesul de verificare i avizare a
documentaiei de achiziii depus la OJPDRP / CRPDRP.
Instruciunile pentru ofertani vor cuprinde n mod obligatoriu informaii privind termenul limit de depunere a eventualelor
contestaii, ulterior notificrii rezultatului procesului de selecie ctre operatorii economici participani.
Semnarea contractelor de achiziii
Dup un termen de minimum 6 zile de la comunicarea rezultatelor procedurii de achiziii ctre ofertanii ce au participat la
procedura respectiv, n situaia n care nu s-a depus nici o contestaie de ctre ofertanii nectigtori, putei semna
contractul / contractelor de achiziie cu ofertantul declarat ctigtor conform raportului de selecie.
Dac n termen de 6 zile dup ce vei comunica rezultatele evalurii ofertelor, vei primii contestaii din partea ofertanilor
declarai nectigtori, vei putea semna contractul / contractele de achiziie aferente respectivei proceduri dup
soluionarea contestaiilor.
Contractul de achiziie se va ncheia n mod obligatoriu cu ofertantul declarat ctigtor. Oferta declarat ctigtoare
devine anex la contract i va constitui parte integrant a acestuia n totalitatea ei sau parial, n situaia n care
respectivul ofertant a fost declarat ctigtor doar pentru anumite servici / bunuri dintre cele ofertate
Dac ofertantul ctigtor din anuminte motive nu dorete semnarea contractului de achiziii, n termenii asumai prin
oferta depus, beneficiarul poate relua procedura de achiziie.
Contractul de achiziii trebuie s menioneze minim urmtoarele informaii:
datele de identificare a celor dou pri semnatare (identificarea administrativ i identificarea financiar sediu social,
telefon, fax, e-mail, codul unic de nregistrare, banca, contul bancar);
obiectul contractului;
valoarea contractului;
documentele contractului;
durata i alte condiiile contractuale legate de termeni de livrare, recepie, punere n funciune (dac este cazul), garanii,
servicii postgaranie, etc.
Contractul trebuie s fie semnat de ambele pri i datat. Contractul trebuie s fie valabil pe o perioad suficient de mare,
astfel nct s se permit implementarea proiectului n conformitate cu datele din cererea de finanare, cu documentele
anexate acesteia.
Dac ofertantul castigator nu semneaz contractul n termenii stabiliti, beneficiarul poate relua procedura de achiziie.
De asemenea n cazul rezilierii contractului, beneficiarul poate relua procedura de achiziie iar dac termenul de depunere a
dosarului de achiziie este depit, este necesar ntocmirea unui act adiional la contractul de finanare.
Beneficiarul privat poate rezilia un contract ncheiat cu un furnizor de servicii, bunuri sau lucrri n cazul n care nu sunt
respectate condiiile contractuale, pe baza unei decizii de reziliere.
n cazul n care achiziiile necesit subcontractani, ofertele firmelor participante vor declara subcontractanii. Contractele
de subcontractare nsoite de certificatele constatatoare ORC se vor prezenta n dosarul de achiziie care se depune la
APDRP pentru verificare i avizare.
Pe parcursul derulrii contractului, contractantul nu are dreptul de a nlocui subcontractanii nominalizai n ofert fr
acceptul beneficiarului privat (prin act adiional), iar eventuala nlocuire a acestora nu trebuie s conduc la modificarea
condiiilor iniiale.
La finalizarea acestei proceduri, responsabilul legal al proiectului va da o declaraie din care s reias c procedura
derulat este conform cu prevederile instruciunilor pentru beneficiarii privai ai PNDR.
Totodat, beneficiarul va trebui s completeze Anunul de adjudecare Anexa 7 formular disponibil pe site-ul
www.apdrp.ro, inand cont de situaia final rezultat n urma derulrii procedurii de achiziii, inclusiv dup soluionarea
contestaiilor.
Depunerea Anunului de adjudecare, Raportului de selecie si Contractului de achiziie n
vederea verificrii si avizrii procedurii de achiziii de ctre OJPDRP CA (etapa 2).
Dup parcurgerea etapelor descrise la punctele 2.1.4 2.1.8 de mai sus, va trebui s pregtii un dosar n 2 exemplare pe
suport de hrtie (un exemplar ORIGINAL i un exemplar COPIE) i un exemplar pe suport electronic pe CD al
documentaiilor rezultate n urma parcurgerii etapelor procedurale ulterioare avizrii invitaiei de participare i dosarului
cererii de oferte de ctre OJPDRP CA.
Exemplarul ORIGINAL va rmne la beneficiar, iar exemplarul COPIE i exemplarul n format electronic, ce va conine
documentele originale scanate n format PDF, se vor depune la OJPDRP-CA.
Fiecare fil din dosar va fi numerotat i se va ntocmi un opis al dosarului. Exemplarele ce se depun la OJPDRP-CA (COPIE
i Dosarul n format electronic) vor trebui s menioneze: Numele beneficiarului; Titlul proiectului; Tipul de achiziie i
procedura aplicat. Acest dosar va trebui s conin:
OPIS;
Decizia de numire a comisiei de evaluare;
Declaraiile de confidenialitate i imparialitate semnate de ctre membrii comisiei de evaluare la data deschiderii ofertelor
(Anexa 3);
Raportul de selecie;
Hotrrea / Decizia de aprobare a Raportului de selecie;
Notificrile ctre ofertanii ctigtori i nectigtori (inclusiv dovada transmiterii);
Contractul cu oferta tehnic i financiar i celelalte oferte nectigtoare;
Declaraie pentru respectarea regulilor privind evitarea conflictului de interese (Anexa 4);
Declaraie privind respectarea procedurii de achiziie (Anexa 5);
Declaraia de conformitate (Anexa 6) document care certific faptul c dosarul n format electronic i cel pe suport de
hrtie ce se vor depune la OJPDRP CA sunt conforme cu originalul;
Anunul de adjudecare (Anexa 7);
Copie din fila Registrului de intrri ieiri al beneficiarului privat n care sunt nregistrate invitaiile de participare i cererile
de ofert transmise;
Un certificat ORC al beneficiarului privat care deruleaz respectiva procedur i al persoanelor juridice acionare ale
acestuia (dac este cazul), n original sau copie legalizat. Certificatele ORC pentru beneficiar i toate persoanele juridice
(firme) acionare ale acestuia pn la proprietarii finali ai acestuia (persoane fizice) nu trebuie s aib o vechime mai mare
de 6 luni de la data depunerii ofertelor. Beneficiarii pot depune aceste certificate doar la prima achiziie daca le finalizeaz
i pe celelalte n termenul de 6 luni. n caz contrar, beneficiarii vor trebui sa depun certificatele ORC actualizate.
Aceste documente vor fi verificate i avizate de ctre experii OJPDRP CA n termen de 5 zile lucrtoare de la data primirii
lor. n urma acestei verificri, experii OJPDRP CA vor ntocmi Fia de verificare a dosarelor de achiziii formularul A1
pentru Raportul de selecie i contract, iar n cazul avizrii favorabile, se va ntocmi i Fia de avizare A4
Ambele Fie vor fi transmise n aceeai zi beneficiarului privat i totodat se va publica pe site-ul www.apdrp.ro, n aceeai
zi, Anunul de adjudecare.
Anunul de adjudecare trebuie completat n formatul disponibil pe site-ul www.apdrp.ro, apoi va trebui printat i semnat de
ctre reprezentantul beneficiarului i ulterior scanat pentru a fi inclus pe CD alturi de celelalte documente. (acest
document va fi pus pe CD att n formatul editabil ct i n formatul .pdf scanat)
Ce documente trebuie s conin dosarul ce se depune spre avizare, dup finalizarea
procedurii de achiziii?
La finalizarea procedurii de achiziii trebuie s v asigurai c avei toate documentele originale ce le-ai ntocmit/primit pe
parcursul fiecrei etape procedural, dup cum urmeaz:
Nr.
crt.
DOCUMENTAIA COMPLET A PROCEDURII DE ACHIZIII
Documente aferente dosarului de achiziii:
Achiziii de:
Lucrri Bunuri Servicii
1
Invitaia de participare i Cererea de ofert care trebuie s cuprind date referitoare
la: a) instruciunile pentru ofertanti; b) specificaiile tehnice pentru bunuri i lucrri
sau termenii de referin pentru achiziii de servicii; c) garanii, daca este cazul.

2
Dosarul cererii de ofert. Cererea de ofert transmis ofertanilor, ce va cuprinde date
referitoare la:
a) instruciunile pentru ofertani;
b) specificaiile tehnice pentru bunuri i lucrri sau termenii de referin pentru
achiziii de servicii;
c) garanii, dac este cazul.

3
Proiectul tehnic de execuie nsoit de caietele de sarcini pe specialiti (pentru achiziii
de bunuri n situaia achiziiei de utilaje tehnologice n flux integrat se vor prezenta
piese scrise i desenate ale schemelor aferente fluxului tehnologic, planul de
amplasare a utilajelor i planuri pe specialiti dup caz), listele de cantiti i graficul
de execuie a lucrrilor (numai n cazul execuiei de lucrri construcii sau
modernizri).

4
Cte un original i o copie din ofertele primite i orice alte clarificri / informaii
depuse de ofertani la solicitrile de informaii suplimentare adresate de comisia de
evaluare, dac a fost cazul.

5
Raportul de selecie a ofertelor, semnat de membrii comisiei de evaluare i aprobat
prin Hotrrea AGA sau decizia asociatului unic sau decizia consiliului de administraie
al beneficiarului.

6
Contractul de achiziii i anexele la acesta, semnate de ambele pri, precum i
celelalte oferte nectigtoare.

7
Certificatele ORC pentru beneficiar i toate persoanele juridice (firme) acionare ale
acestuia, pn la proprietarii finali persoane fizice.

8
Decizia de numire a comisiei de evaluare (Hotrre AGA / asociat unic / consiliu de
administraie, dup caz) plus declaraiile de confidenialitate i imparialitate ale
membrilor comisiei de evaluare.

9
Certificatul ORC pentru firmele participante (minimum 3) i certificatele ORC (sau
echivalente pentru furnizorii externi) pentru subcontractani i toate persoanele
juridice (firme) acionare pn la proprietarii finali ai acestora (persoane
fizice).Declaraia pentru respectarea regulilor privind evitarea conflictului de interese
(Anexa 4). Declaraia privind respectarea procedurii de achiziie (Anexa 5) i
Declaraia de conformitate (Anexa 6).

10 Precontractele / contractele cu subcontractanii declarai prin ofert.

11
Certificatul de nregistrare pentru toi participanii, inclus n oferta tehnic (minimum
3).

12
Notificrile transmise ctre ofertani pentru comunicarea rezultatului procedurii,
nsoite de confirmarea primirii acestora de ctre ofertani, plus contestaiile primite
din partea ofertanilor asupra rezultatului evalurii ofertelor (dac este cazul) i
Raportul de soluionare a contestaiilor (dac este cazul).

13
Anunul de adjudecare (formatl editabil completat pe formatul disponibil pe
www.apdrp.ro i formatul scanat (.pdf) al acestuia.

14
Copii ale filelor din Registrul de intrri ieiri n care s se evidenieze n mod
obligatoriu nregistrarea cererilor de ofert, ofertele primite, notificrile privind
comunicarea rezultatului evalurii ofertelor, ctre ofertani, eventualele contestaii
primite i alte documente interne aferente derulrii procedurii.

15 Raport de soluionare a contestaiilor (dac este cazul).

Dosarul astfel constituit, cu documentele menionate n tabelul de mai sus, reprezint DOSARUL ORIGINAL AL PROCEDURII
DE ACHIZIII i va rmne n posesia dumneavoastr pn la finalizarea proiectului, avnd obligaia s l pstrai i pe
perioada de monitorizare a proiectului, conform contractului de finanare.
2.3 Cum i unde depun dosarul procedurii de achiziii finalizate?
n cazul achiziiilor simple, n maximum 3 luni de la semnarea Contractului de Finanare este necesar s depunei la
OJPDRP CA toate dosarele de achiziii. n dou exemplare.
Pentru fiecare procedur de achiziie exist 2 etape de verificare i avizare a documentaiilor i etapelor parcurse de
dumneavoastr, aa cum au fost ele descrise la punctul anterior.
Beneficiarul depune 2 exemplare copii la OJPDRP CA (un exemplar pe suport de hrtie i un exemplar pe suport
electronic pe CD), att n cazul primei etape de verificare ct i n etapa a doua, prin intermediul reprezentantului legal sau
de de ctre un mputernicit al acestuia.
Pentru susinerea conformitii dosarului dosarelor COPIE ce se depun n cele 2 etape de verificare la OJPDRP CA, n
calitate de beneficiar al proiectului, avei obligaia de a certifica conformitatea celor 2 copii ale dosarului original, prin
semntur aplicat pe fiecare fil din cadrul fiecrui dosar copie.
Fiecare fil din dosarele aferente celor 2 etepe de verificare, pe care le vei depune pentru o procedur de achiziii, trebuie
numerotat, iar pe coperta fiecrui exemplar al dosarului de achiziii pe care l vei depune se va meniona:
Numele beneficiarului;
Titlul proiectului;
Tipul de achiziie i procedura aplicat.
Care este opinia ta?
NUME
MAIL

Trimite

PE ACELASI SUBIECT:
Fonduri europene pentru agricultur: S-a mizat foarte mult pe simplificare
Fonduri europene pentru fermieri: Astzi se deschide masura 121 Modernizarea exploataiilor agricole
Victor Ponta: ncepem s ctigm pariul cu agricultura , oamenii primesc banii la timp
Fonduri europene 2014: Beneficiarii vor avea la dispoziie 20 de proiecte model
Cte fonduri europene pentru agricultur a absorbit Romnia
PUBLICITATE- Agromonitor ofera publicitate prin banner sau linkuri platite in aceasta pagina. Tarife promotionale! Mai multe
detalii aici!