Clarificări 1 achiziții SGL – 22.05.

2018

1. Etapa de Planificare a achiziției

Tipul Tip
Tip Document Neconformitate constatată Exemplu Observație
contractului procedură
Modul de întocmire a Referatului de
Necesitate este prezentat la pct. 4.4.2.
Întocmirea Referatului de necesitate.
Așadar, valoarea estimată a
contractului pe care trebuie să o inserați
Valoarea totală trecută în referat la pct. la pct. ”Valoarea estimată:” este
”Valoarea estimată: (valoarea totală Valoarea din referat este 9.450 lei fără valoarea actualizată în baza
Bunuri. Servicii, Toate Referat de estimată, fără TVA, în conformitate cu TVA, iar valoarea calculată pornind de la necesităților efective, conform
Lucrări procedurile necesitate planul de achiziții aprobat)” este diferită prețurile unitare din referat este de specificațiilor tehnice aprobate, precum
de cea obținută din calculul aritmetic 10.390 lei fără TVA. și prețurilor curente practicate pe piață.
corespunzător (cantitate x preț unitar) Această valoare va fi mai mică sau
egală cu cea din Planul de Achiziții.
Dacă valoarea actualizată depășește
valoarea din Planul de Achiziții,
Beneficiarul va actualiza Planul de
Achiziții.
Toate
Termenul minim de depunere a
procedurile Nu a fost respectat termenul minim de Invitația de participare a fost transmisă în
Bunuri. Referat de ofertelor este precizat la pct. 4.4.4.
competitive depunere a ofertelor (7 zile conform 24.11.2017, iar termenul de depunere a
Servicii, Lucrări necesitate Lansarea invitației de participare și
(CO, SCC, Ghidului de Achiziții) fost stabilit pe 30.11.2017 (6 zile)
asigurarea publicității.
SCI)
Servicii de  Toate Referat de În referat sunt menționate două valori La pct. Valoarea estimată: (valoarea Valorile trecute în referatul de
consultanță procedurile necesitate diferite pentru valoarea estimată totală estimată, fără TVA, în necesitate trebuie să fie aceleași. În caz
conformitate cu planul de achiziții contrar, comisia de evaluare nu va
aprobat) valoarea trecută este de 7.160 putea stabili conformitatea ofertelor din
lei (fără a se specifica dacă este cu TVA punct de vedere financiar, respectiv
sau nu), iar la pct. Valoare totală, lei dacă ofertele financiare se încadrează
fără TVA este de 6.017,116. în bugetul estimat sau nu.
Valoarea estimată a contractului
introdusă la pct. Valoarea estimată:
 Tipul Tip
Tip Document Neconformitate constatată Exemplu Observație
contractului procedură
(valoarea totală estimată, fără TVA,
în conformitate cu planul de achiziții
aprobat) va fi cea obținută din suma
tuturor valorilor din coloana Valoare
totală, lei fără TVA din tabel.
Valoarea estimată a contractului trebuie
În document nu sunt detaliate serviciile
să reiasă din necesarul stabilit de
Servicii, altele cerute (câte nopți de cazare, în ce
CO (Cerere Referat de Din document nu reiese modul în care s-a Beneficiarul grantului, iar aceasta
decât cele de condiții, câte mese, câte feluri de
de ofertă)  necesitate ajuns la valoarea estimată a contractului trebuie să includă lista tuturor
consultanță mâncare la fiecare masă, perioada
serviciilor solicitate, precum și
excursiei etc.).
costurile / prețurile acestora.
Documentul prezintă informații Se vor evita, pe cât posibil, formulări
incoerente sau contradictorii. La cazare neclare sau care sunt de natură să
se cere mic dejun inclus și se estimează creeze confuzii prin raportare la alte
un preț de 50 lei/pers., iar ulterior la informații din caietul de sarcini.
Servicii altele
rubrica MASA se cere din nou mic dejun Plata se efectuează conform legii în
decât cele de Toate Documentul prezintă informații
Caiet de sarcini și se estimează un preț de 125 lei/pers. termen de maximum 30 zile de la
consultanță, procedurile incomplete și incoerente
Din cele prezentate reiese că mic dejun- recepția serviciilor, iar sintagma
Bunuri, Lucrări
ul a fost bugetat de 2 ori. "Plata ”termen imediat” nu poate fi folosită
serviciilor facturate si recepționate se va într-un contract!
face în termen imediat de la emiterea
facturii ..."
În mod obligatoriu, caietul de sarcini
este realizat înainte de întocmirea
CO (Cerere Caietul de sarcini este întocmit după
Bunuri Caiet de sarcini Caietul de sarcini este întocmit după referatului de necesitate, astfel încât să
de ofertă) transmiterea cererii de oferte.
transmiterea cererii de oferte către poată fi transmis în același timp cu
potențialii ofertanți. invitația de participare.
 2. Etapa de Evaluare a ofertelor / candidaturilor

Tipul
Tip
contractulu Tip Document Neconformitate constatată Exemplu Observație
procedură
i
Pentru ca membrii comisiei de evaluare să
Valoarea trecută la pct. 3. ”Valoarea
Valoarea estimată din referatul de poată compara propunerile financiare cu
CO (Cerere Raport de estimată a achiziției, conform Planului de
Lucrări necesitate este de 10.390 lei fără TVA, valoarea estimată corectă (cea din referatul de
de oferte) evaluare achiziții aprobat” este diferită de cea din
iar la pct. 3 din Raport este de 10.800 lei. necesitate), la pct. 3 din Raportul de evaluare
referatul de necesitate.
se va introduce valoarea estimată din referat.
În cazul identificării unor greșeli de calcul, se
Servicii de
va solicita un răspuns din partea ofertanților
consultanță,
Nu a fost solicitată/acceptată corecția Valoarea din oferta financiară este de dacă acceptă eventualele corecții ale erorilor
Servicii
aritmetică, deși valoarea trecută în 9.500 lei fără TVA, iar valoarea calculată aritmetice efectuate, care vor fi evidențiate în
altele decât Toate Raport de
formularul de ofertă financiară este diferită pornind de la prețurile unitare din raportul de evaluare. Dacă ofertantul nu
cele de procedurile evaluare
de valoarea obținută din calculul aritmetic propunerea financiară este de 9.495 lei acceptă corectarea acestor erori, oferta sa va fi
consultanță,
(cantitate x preț unitar) fără TVA. considerată necorespunzătoare şi, în
Bunuri,
consecință, va fi respinsă de către comisia de
Lucrări
evaluare.
Bunuri,
Servicii Valoarea estimată din referatul de O ofertă conformă este aceea care respectă
Toate
altele decât Raport de Au fost acceptate oferte neconforme din necesitate este de 9.450 lei fără TVA, iar toate specificațiile tehnice solicitate și se
tipurile de
cele de evaluare punct de vedere financiar. ofertele de 9.495, 11.736 sau 23.891 lei încadrează în bugetul estimat pentru
proceduri
consultanță, fără TVA au fost acceptate. contract (pct. 4.6.1. Cererea de oferte (CO)).
Lucrări
Bunuri, CO (Cerere Raport de Contractul de achiziție a fost atribuit, deși a Valoarea estimată a contractului (a În cazul în care procedurile de achiziție nu
Servicii de ofertă) evaluare fost primită o singură ofertă conformă din referatului) a fost de 10.390 lei fără întrunesc condițiile de competitivitate
altele decât punct de vedere financiar. În plus, nu a fost TVA, iar ofertele primite au fost de menționate în manual (pct. 4.8. Supervizarea
cele de solicitată aprobarea monitorului pentru 9.495, 11.736 și 23.891 lei fără TVA. achizițiilor) Beneficiarul are obligația de a
consultanță, continuarea procedurii de atribuire. obține aprobarea prealabilă din partea
Lucrări monitorului / UMPFE.
Pct. 4.6.1. Cererea de oferte (CO) precizează
ce se întâmplă în cazul în care nu sunt primite
minim 3 oferte conforme: ”În cazul în care
sunt primite minimum 3 oferte conforme, va fi
selectat furnizorul/ prestatorul/ executantul a
cărui ofertă este conformă şi are cel mai mic
 Tipul
Tip
contractulu Tip Document Neconformitate constatată Exemplu Observație
procedură
i
preţ total evaluat.
În cazul în care nu s-au primit minimum 3
(trei) oferte conforme, Beneficiarul anulează
procedura și reia ulterior procesul de
achiziție, cu revizuirea, după caz, a
documentației de atribuire.
În situații bine justificate, în care Beneficiarul
poate dovedi că a făcut suficiente demersuri
de informare/publicitate pentru a obține
numărul minim de oferte care răspund
criteriilor, acesta poate continua procedura
de atribuire și în cazul în care a primit 2
(două) oferte conforme, dar numai cu
acordul prealabil al monitorului.”
Împărțirea unei achiziții (un contract) pe loturi
este de ajutor Beneficiarului pentru a obține
oferte mai bune pentru produsele
În invitația de participare a fost specificat achiziționate.
faptul că evaluarea ofertelor se va În situația unui contract care a fost împărțit în
Deși procedura a fost organizată pe loturi efectua pe fiecare lot în parte. În mai multe loturi, iar în invitația de participare
CO (Cerere Raport de (Lot 1, Lot 2 și Lot 3), evaluarea realitate, la evaluarea propunerilor s-a specificat faptul că ofertele financiare vor
Bunuri
de oferte) evaluare propunerilor financiare nu s-a efectuat financiare s-au cumulat valorile ofertate fi analizate pe fiecare lot în parte, atunci
separat pe fiecare lot în parte. pentru toate cele 3 loturi, iar contractul a evaluarea și compararea prețurilor ofertate
fost atribuit ofertei cu valoarea totală se face separat pe fiecare lot și contractul
L1 + L2 + L3 cea mai mică. pentru lotul respectiv va fi atribuit acelei
oferte care are prețul cel mai scăzut și
îndeplinește toate specificațiile tehnice
solicitate.
Bunuri CO (Cerere Raport de Oferta a fost respinsă, deoarece nu a inclus O ofertă conformă cu prețul cel mai Pe parcursul procesului de evaluare, Comisia
de oferte) evaluare copie a Certificatului de Înregistrare eliberat scăzut pe două loturi din cele trei ale de evaluare poate formula și transmite
de ORC procedurii, a fost respinsă, deoarece nu a ofertanților cereri de clarificări (informații sau
inclus o copie a Certificatului de documente suplimentare, care să permită
Înregistrare de la ORC, fără ca acestui acesteia să stabilească dacă sunt îndeplinite
ofertant să i se solicite de către comisia cerințele menționate), stabilind termenul
de evaluare o clarificare, în sensul limită până la care ofertanții trebuie să
 Tipul
Tip
contractulu Tip Document Neconformitate constatată Exemplu Observație
procedură
i
răspundă. Considerăm că respingerea unei
oferte care nu a prezentat o copie a
prezentării acestui certificat. Certificatului de Înregistrare eliberat de ORC,
este de natură să conducă la eliminarea
superficială a unei oferte conforme.
În cazul în care procedurile de achiziție nu
întrunesc condițiile de competitivitate
menționate în manual (pct. 4.8. Supervizarea
achizițiilor) Beneficiarul are obligația de a
obține aprobarea prealabilă din partea
monitorului / UMPFE.
Pct. 4.6.1. Cererea de oferte (CO) precizează
ce se întâmplă în cazul în care nu sunt primite
minim 3 oferte conforme: ”În cazul în care
sunt primite minimum 3 oferte conforme, va fi
Contractul de achiziție a fost atribuit, deși selectat furnizorul/ prestatorul/ executantul a
au fost primite numai două oferte conforme Valoarea estimată a contractului (a cărui ofertă este conformă şi are cel mai mic
CO (Cerere Raport de din punct de vedere financiar. În plus, nu a referatului) a fost de 6.302,50 lei fără preţ total evaluat.
Bunuri
de oferte) evaluare fost solicitată aprobarea monitorului TVA, iar ofertele primite au fost de În cazul în care nu s-au primit minimum 3
pentru continuarea procedurii de 5.850, 6.200 și 13.048 lei fără TVA. (trei) oferte conforme, Beneficiarul anulează
atribuire. procedura și reia ulterior procesul de
achiziție, cu revizuirea, după caz, a
documentației de atribuire.
În situații bine justificate, în care Beneficiarul
poate dovedi că a făcut suficiente demersuri
de informare/publicitate pentru a obține
numărul minim de oferte care răspund
criteriilor, acesta poate continua procedura
de atribuire și în cazul în care a primit 2
(două) oferte conforme, dar numai cu
acordul prealabil al monitorului.”
 Tipul
Tip
contractulu Tip Document Neconformitate constatată Exemplu Observație
procedură
i
Tabelele din Anexa A și Anexa B nu au
fost personalizate cu denumirile
Tabelele din Anexa A (evaluarea
ofertanților participanți la procedura În locul ”Ofertant 1”, ”Ofertant 2”, ”Ofertant
CO (Cerere Raport de propunerilor tehnice) și Anexa B (evaluarea
Bunuri respectivă, ci au păstrat denumirile 3” se vor introduce denumirile ofertanților
de oferte) evaluare propunerilor financiare) nu conțin
”Ofertant 1, Ofertant 2, Ofertant 3”, care au depus oferte și au fost evaluați.
denumirea ofertanților
astfel încât nu se pot stabili ce
specificații a propus fiecare Ofertant.
O propunere tehnică nu poate fi respinsă decât
Un echipament propus a fost respins ca dacă nu îndeplinește specificațiile tehnice
CO (Cerere Raport de NECONFORM din punct de vedere tehnic, solicitate prin invitația de participare și nu
Bunuri poate fi respinsă dacă oferă dotări /
de oferte) evaluare deoarece a inclus dotări suplimentare față
de specificațiile solicitate. specificații suplimentare.

La pct. 4.4.5. Solicitarea și transmiterea

clarificărilor pe parcursul derulării achiziției
Oferta Financiară nu specifică dacă
din Ghid se stabilește modul în care comisia
Servicii de Proceduri Raport de Nu s-au solicitat clarificări cu privire la include TVA sau nu. Ofertele nu
de evaluare poate clarifica anumite aspecte din
consultanță competitive evaluare ofertele evaluate specifică dacă includ anumite specificații
ofertele primite. Comisia de evaluare nu poate
cerute sau nu.
stabili dacă o ofertă include sau nu TVA, fără
a solicita clarificări Consultantului.

Servicii de
consultanță, În raportul de evaluare au fost comparate La pct. 5 din raportul de evaluare a
Proceduri În documentele achiziției, Beneficiarul trebuie
Bunuri, alte valori decât cele din ofertele transmise ofertelor sunt trecute alte sume decât de
competitive Raport de să coreleze valorile (estimată, din propunerile
Servicii de firme. Valoarea atribuită a contractului în cele din ofertele primite. Valoarea
(CO, SCI, evaluare financiare sau cele rezultate din calculul
altele decât raport este diferită de valoarea din oferta contractului este diferită față de valoarea
SCC) aritmetic).
consultanța, câștigătoare primită. din oferta primită.
Lucrări

Bunuri Raport de Nu s-au solicitat clarificări cu privire la Ofertele au fost acceptate, deși nu
evaluare ofertele evaluate conțineau toate informațiile solicitate: nu
s-a depus certificat de înregistrare fiscală
deși acesta a fost cerut; oferta nu include
termenul de livrare; nu sunt trecute
prețurile pentru unele dintre produsele
ofertate.
La pct. 4.4.5. Solicitarea și transmiterea
clarificărilor pe parcursul derulării achiziției
din Ghid se stabilește modul în care comisia
de evaluare poate clarifica anumite aspecte din
ofertele primite. Comisia de evaluare nu poate
accepta o ofertă care nu conține toate
informațiile solicitate și nu poate stabili
 Tipul
Tip
contractulu Tip Document Neconformitate constatată Exemplu Observație
procedură
i
termenul de livrare sau care sunt prețurile care
nu au fost precizate în ofertă, fără a solicita
clarificări Consultantului.
Împărțirea unei achiziții (un contract) pe loturi
este de ajutor Beneficiarului pentru a obține
oferte mai bune pentru produsele
Există 3 rapoarte diferite (câte unul
achiziționate.
pentru fiecare produs în parte, deși
În situația unui contract care nu este împărțit
achiziția este una singură (toate
în mai multe loturi, iar în invitația de
produsele sunt incluse în aceeași cerere
Deși procedura nu a fost organizată pe participare s-a specificat faptul că ofertele
CO (Cerere Raport de de oferă). Conform cererii de ofertă pct.
Bunuri loturi, evaluarea propunerilor financiare s-a financiare vor fi analizate pentru valoarea
de ofertă) evaluare 2 și 9, Ofertanții trebuie să depună o
efectuat separat pe fiecare produs în parte. totală pentru toate produsele solicitate, atunci
oferta care să conțină toate produsele
evaluarea și compararea prețurilor ofertate se
cerute, iar evaluarea și acordarea
face global, pentru toate produsele, iar
contractului se face la prețul cel mai mic
contractul respectiv va fi atribuit acelei oferte
TOTAL evaluat.
care are prețul cel mai scăzut pentru TOATE
produsele și îndeplinește toate specificațiile
tehnice solicitate.

3. Etapa de Încheiere a contractului de achiziție

Tipul
Tip Tip
contractulu Neconformitate constatată Exemplu Observație
procedură Document
i
Valoarea de la pct. 1. Obiectul și prețul Pentru a evita confuziile, se solicită
Valoarea totală trecută în contract este contractului din contract este de 9.500 lei Beneficiarilor corelarea valorilor din contract.
CO (Cerere
Lucrări Contract diferită decât cea obținută din calculul fără TVA, iar valoarea calculată pornind de
de oferte)
aritmetic (cantitate x preț unitar). la prețurile unitare este de 9.445 lei fără
TVA.
Bunuri CO (Cerere Contract Contractul nu respectă modelul propus în A fost utilizat modelul de contract al La pct. 4.4. Dispoziții comune aplicabile
de oferte) Ghidul de Achiziții. Furnizorului. tuturor metodelor de achiziții în cadrul
granturilor din Ghid se precizează că
”Beneficiarul are obligația să respecte
dispozițiile prezentate în continuare,
 Tipul
Tip Tip
contractulu Neconformitate constatată Exemplu Observație
procedură Document
i
aplicabile tuturor metodelor de achiziție
prevăzute de acest Ghid, fie că vizează
selecția consultanților sau achiziția de bunuri/
lucrări/ servicii, altele decât cele de
consultanță.
Prezentul Ghid furnizează, în secțiunea de
Anexe, modele de întocmire a documentației
specifice procedurilor de achiziții, precum și
modele de contracte care pot fi încheiate în
urma parcurgerii unei astfel de proceduri.
Beneficiarii pot face adaptări / completări ale
modelelor propuse, conform necesităților
specifice ale sub-proiectului, atâta vreme cât
sunt prezente toate elementele de conținut
stabilite în model.” Astfel, deși Ghidul
prevede posibilitatea de a adapta sau completa
modelele din Ghid, elementele principale din
aceste formulare trebuie utilizate.
Contractul de furnizare a fost semnat Condițiile de supervizare a procedurilor de
CO (Cerere Contractul a fost semnat pe 03.11.2017, iar
Bunuri Contract înainte de avizarea prealabilă a achiziție sunt precizate în Ghid la pct. 4.8.
de oferte) monitorul l-a avizat pe 21.11.2017.
monitorului. Supervizarea achizițiilor.