Instituțiile publice, au obligația să conducă contabilitatea în partidă dublă cu ajutorul
conturilor prevăzute în planul de conturi general. Planul de conturi se bazează pe clasificarea zecimală a conturilor şi se prezintă sub forma unei liste de conturi sintetice. Cu ajutorul acestor conturi, instituțiile publice înregistrează operațiunile economico- financiare pe baza principiilor contabilității de drepturi și obligații (de angajamente), respectiv în momentul creării, transformării sau dispariției / anulării unei valori economice, a unei creanțe sau unei obligații. În planul de conturi regăsim trei elemente: a ) clasele de conturi - sunt simbolizate cu o cifră de la 1 la 9: ● clasele 1 - 8 aparţin contabilităţii financiare, fiind grupate în: ▪ conturi bilanţiere (clasele 1-5); ▪ conturi de rezultate (clasele 6-7); ▪ conturi speciale (clasa 8); ● clasa 9 aparţine contabilităţii de gestiune. b ) grupele de conturi - sunt formate din două cifre, din care prima cifră aparţine clasei în care se încadrează grupa. Ele nu sunt operaţionale în sensul că nu se folosesc la contarea operaţiilor care fac obiectul înregistrărilor în contabilitate. c ) conturile sintetice - sunt operaţionale, adică se folosesc în contabilitatea curentă pentru contarea şi înregistrarea operaţiilor economice. Acestea se prezintă în două forme şi anume: conturi sintetice de gradul I, care sunt simbolizate cu trei cifre. conturi sintetice de gradul II sunt cele simbolizate cu patru cifre şi provin din detalierea conturilor cu trei cifre. Unele cifre din simbol au semnificaţii deosebite cum ar fi: o cifra 9 în poziţia a 3-a a conturilor cu trei cifre ce fac parte din aceeaşi grupă schimbă funcţia contabilă a contului respectiv faţă de celelalte conturi. De exemplu, din grupa 26 „Imobilizări financiare” fac parte următoarele conturi: 261, 262, 267 şi 269. Primele patru conturi au funcţia contabilă de activ, iar ultimul, care are cifra 9 în poziţia a 3-a, are funcţia contabilă de pasiv. o cifra 9 în poziţia a 2-a pentru conturile din clasele 2 - 5 se referă la ajustări pentru depreciere aferente activelor care fac obiectul acestor clase. Aşa este cazul conturilor din grupele 29, 39, 49, 59, toate fiind conturi cu funcţie contabilă de pasiv. o între conturile de cheltuieli şi venituri există o anumită relaţie în ce priveşte simbolizarea lor. A doua cifră din simbolul lor este identică, atât pentru cheltuieli cât şi pentru venituri. Astfel: - grupele 60 - 65 reprezintă grupele de conturi de cheltuieli din activitatea de exploatare, iar grupele 70 - 75 reprezintă grupele de conturi de venituri din activitatea de exploatare; - grupa 66, reprezintă conturi de cheltuieli financiare, în timp ce grupa 76 reprezintă conturi de venituri financiare; - grupa 67 indică conturile cheltuielilor extraordinare, iar grupa 77 reprezintă conturile de venituri extraordinare; - grupa 68 cuprinde conturile de cheltuieli cu amortizările şi provizioanele, iar grupa 78 cuprinde conturile veniturilor din provizioane. Dezvoltarea în analitic a conturilor sintetice se face de către fiecare entitate economică în funcţie de specificul activităţii şi necesităţile proprii. Planul de conturi general cuprinde următoarele clase de conturi: - clasa 1”Conturi de capitaluri”; - clasa 2 “Conturi de active fixe”; - clasa 3 “Conturi de stocuri și producție în curs de execuție”; - clasa 4 “Conturi de terți”; - clasa 5 “Conturi la trezoreria statului și bănci comerciale”; - clasa 6 “Conturi de cheltuieli”; - clasa 7 “Conturi de venituri și finanțări”.
În cele ce urmează voi prezenta grupa 40 “furnizori și conturi asimilate” care face parte din clasa 4 “conturi de terţi”.
Clasa 4 CONTURI DE TERŢI
Grupa 40 FURNIZORI ȘI CONTURI ASIMILATE 401 Furnizori 403 Efecte de plătit 404 Furnizori de active fixe 4041 Furnizori de active fixe sub 1 an 4042 Furnizori de active fixe peste 1 an 405 Efecte de plătit pentru active fixe 408 Furnizori-facturi nesosite 409 Furnizori-debitori 4091 Furnizori-debitori pentru cumpărări de bunuri de natura stocurilor 4092 Furnizori-debitori pentru prestări de servicii si executări de lucrări
Contul 401 Furnizori
Cu ajutorul acestui cont se ține evidența datoriilor și a decontărilor în relațiile cu furnizorii pentru aprovizionările de bunuri, lucrările executate sau serviciile prestate. Contul 401 "Furnizori" este un cont de pasiv. În creditul contului 401 "Furnizori" se înregistrează: • valoarea la preț de cumpărare sau standard (prestabilit) a materiilor prime, materialelor consumabile, materiale de natura obiectelor de inventar, animalelor tinere și la îngrășat, mărfurilor și ambalajelor intrate în patrimoniu, achiziționate cu titlu oneros de la terți pe bază de facturi (301, 302, 303, 341, 346, 351, 354, 356, 357, 358, 361, 371, 381), precum și diferențele de preț nefavorabile aferente, în cazul în care evidența acestora se ține la prețuri standard (308, 348, 368, 378, 388); • valoarea materialelor achiziționate, nestocate și consumul de energie și apă (604, 605); • valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire, facturate de furnizori (409); • valoarea materiilor prime, materialelor consumabile, mărfurilor, ambalajelor etc. achiziționate, în cazul folosirii metodei inventarului intermitent (601, 602, 607, 608); • valoarea lucrărilor executate sau a serviciilor prestate de terți (611 la 626, 628, 471); • valoarea facturilor primite, în cazul în care acestea au fost evidențiate anterior ca facturi nesosite (408); • taxa pe valoarea adăugată înscrisă în facturile furnizorilor (4426, 4428); • valoarea timbrelor fiscale și poștale, biletelor de tratament și călătorie și a altor valori achiziționate (532); • diferențele nefavorabile de curs valutar la sfârșitul exercițiului financiar, din evaluarea soldului în valută (665). În debitul contului 401 "Furnizori" se înregistrează: • plățile efectuate către furnizori (162, 512, 531, 541, 542); • valoarea acceptată a efectelor comerciale de plătit (403); • diferențele favorabile de curs valutar aferente datoriilor către furnizori la decontare sau evaluare la sfârșitul exercițiului (765); • valoarea avansurilor acordate furnizorilor, cu ocazia regularizării plăților cu aceștia (409); • sumele nete achitate colaboratorilor și impozitul reținut (512, 531, 444); • valoarea la preț de înregistrare a produselor cuvenite unităților prestatoare ca plata în natură potrivit prevederilor contractuale (345); • datorii prescrise sau anulate (758); • valoarea sconturilor obținute de la furnizori (767); • valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire, predate furnizorului (409). Soldul contului reprezintă sumele datorate furnizorilor.
Contul 403 Efecte de plătit
Cu ajutorul acestui cont se ține evidența obligațiilor de plătit pe bază de efecte comerciale (bilet la ordin, cambie etc.). Contul 403 "Efecte de plătit" este un cont de pasiv. În creditul contului 403 "Efecte de plătit" se înregistrează: • valoarea acceptată a efectelor comerciale de plătit (401); • diferențele nefavorabile de curs valutar la sfârșitul exercițiului din evaluarea soldului în valută (665). În debitul contului 403 "Efecte de plătit" se înregistrează: • plățile efectuate la scadență pe bază de efecte comerciale (512); • diferențele favorabile de curs valutar constatate la lichidarea efectelor comerciale de plătit sau evaluarea acestora la sfârșitul exercițiului (765). Soldul contului reprezintă valoarea efectelor comerciale de plătit.
Contul 404 Furnizori de imobilizări
Cu ajutorul acestui cont se ține evidența obligațiilor de plată față de furnizorii de imobilizări corporale sau necorporale. Contul 404 "Furnizori de imobilizări" este un cont de pasiv. În creditul contului 404 "Furnizori de imobilizări" se înregistrează: • valoarea imobilizărilor facturate de furnizori, a serviciilor prestate sau a lucrărilor executate de terți pentru realizarea acestor imobilizări (201, 203, 208, 211, 212, 213, 214, 231, 233); • obligația de plată a ratelor de leasing financiar pe baza facturilor emise de locator (167); • valoarea dobânzilor datorate și facturate potrivit prevederilor contractuale, în cazul leasingului financiar (168); • taxa pe valoarea adăugată înscrisă în facturile furnizorilor de imobilizări (4426, 4428); • diferențele nefavorabile de curs valutar din evaluarea soldului la sfârșitul exercițiului (665). În debitul contului 404 "Furnizori de imobilizări" se înregistrează: • sumele achitate furnizorilor de imobilizări, precum și valoarea avansurilor decontate furnizorilor de imobilizări (162, 512, 531, 541, 232, 234); • valoarea acceptată a efectelor de plătit pentru imobilizări (405); • datorii prescrise sau anulate (758); • valoarea sconturilor obținute de la furnizorii de imobilizări (767); • diferențele favorabile de curs valutar aferente datoriilor către furnizorii de imobilizări la decontare sau evaluare la sfârșitul exercițiului (765); Soldul contului reprezintă sumele datorate furnizorilor de imobilizări. Contul 405 Efecte de plătit pentru imobilizări Cu ajutorul acestui cont se ține evidența obligațiilor de plată către furnizorii de imobilizări pe bază de efecte comerciale (bilet la ordin, cambie etc.). Contul 405 "Efecte de plătit pentru imobilizări" este un cont de pasiv. În creditul contului 405 "Efecte de plătit pentru imobilizări" se înregistrează: • valoarea acceptată a efectelor comerciale de plătit pentru imobilizări (404); • diferențele nefavorabile de curs valutar la sfârșitul exercițiului din evaluarea soldului în valută (665). În debitul contului 405 "Efecte de plătit pentru imobilizări" se înregistrează: • plățile efectuate către furnizorii de imobilizări pe bază de efecte comerciale, la scadența acestora (512); • diferențele favorabile de curs valutar constatate la decontare sau evaluare la sfârșitul exercițiului (765). Soldul contului reprezintă valoarea efectelor de plătit pentru imobilizările achiziționate.
Contul 408 Furnizori - facturi nesosite
Cu ajutorul acestui cont se ține evidența decontărilor cu furnizorii pentru aprovizionările de bunuri, lucrările executate și prestările de servicii, pentru care nu s-au primit facturi. Contul 408 "Furnizori - facturi nesosite" este un cont de pasiv. În creditul contului 408 "Furnizori - facturi nesosite" se înregistrează: • valoarea bunurilor aprovizionate, a lucrărilor executate sau serviciilor prestate de către furnizori (301, 302, 303, 361, 371, 381, 4428, 604, 605, 611 la 626, 628); • diferențele nefavorabile de curs valutar înregistrate la închiderea exercițiului, aferente datoriilor către furnizorii pentru care nu s-au primit facturile (665). În debitul contului 408 "Furnizori - facturi nesosite" se înregistrează: • valoarea facturilor sosite (401); • diferențele favorabile de curs valutar înregistrate la închiderea exercițiului (765). Soldul contului reprezintă sumele datorate furnizorilor pentru care nu s-au primit facturi.
Contul 409 Furnizori – debitori
Cu ajutorul acestui cont se ține evidența avansurilor acordate furnizorilor pentru cumpărări de bunuri de natura stocurilor sau pentru prestări de servicii și executări de lucrări. Contul 409 "Furnizori - debitori" este un cont de activ. În debitul contului 409 "Furnizori - debitori" se înregistrează: • valoarea avansurilor achitate furnizorilor (512, 531); • valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire, facturate de furnizori (401); • diferențele favorabile de curs valutar înregistrate la închiderea exercițiului, aferente avansurilor acordate furnizorilor (765). În creditul contului 409 "Furnizori - debitori" se înregistrează: • valoarea avansurilor acordate furnizorilor, cu ocazia regularizării plăților cu aceștia (401); • valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire înapoiate furnizorilor, precum și valoarea ambalajelor degradate (401, 608); • valoarea ambalajelor care circulă în sistem de restituire, nerestituite furnizorilor, reținute în stoc (381); • diferențele nefavorabile de curs valutar aferente avansurilor în valută acordate furnizorilor la decontarea acestora sau la închiderea exercițiului financiar (665). Soldul contului reprezintă avansuri acordate furnizorilor, nedecontate. Înregistrări contabile uzuale: 1. Acordarea avansurilor către furnizorii de bunuri, lucrări executate, servicii prestate 409 = 512 (513, 515, 516, 550, 551, 560, 561, 770) 2. Decontarea avansurilor acordate furnizorilor 401 = 409 3. Acordarea avansurilor către furnizorii de active fixe 232 (234) = 512 (513, 515, 516, 560, 561, 770) 4. Decontarea avansurilor acordate furnizorilor de active fixe 404 = 232 (234) 5. Decontarea pe bază de efecte comerciale a datoriilor față de furnizori 401 = 403 6. Decontarea pe bază de efecte comerciale a datoriilor față de furnizorii de active fixe 404 = 405 7. Achitarea furnizorilor 401 (404) = 512 (513, 515, 516, 541, 542, 550, 551, 560, 561, 770) 8. Diferențe favorabile de curs valutar rezultate în urma lichidării datoriilor în valută 401 (404) = 765 9. Leasing operaţional Înregistrarea obligaţiei de plată a ratelor lunare pe baza facturii emise de proprietarul bunurilor % = 401 612 4426 Înregistrarea plăţii ratelor de leasing 401 = 560 (561,770) Înregistrarea intrării activului fix la valoarea reziduală plus cotă-parte din valoarea de intrare cuprinsă în ratele de leasing, în situaţia în care activele fixe achiziţionate se supun amortizării: 212 (213,214) = 719 Înregistrarea intrării activului fix la valoarea reziduală plus cotă-parte din valoarea de intrare cuprinsă în ratele de leasing, în situaţia în care activele fixe achiziţionate nu se supun amortizării: 212 (213,214) = 101(102,103,104) 10. Intrarea în patrimoniu a activelor fixe necorporale achiziţionate de la terţi care se supun amortizării 203 (205, 208) = 404 11. Intrarea în patrimoniu a activelor fixe corporale achiziţionate de la terţi care se supun amortizării 211 (212,213, 214) = 404 12. Cheltuieli cu active fixe necorporale neamortizabile 682 = 404 13. Active fixe necorporale în curs de execuţie facturate de furnizori 233 = 404 14. Active fixe corporale în curs de execuţie facturate de furnizori 231 = 404 15. Achiziţionarea stocurilor în cazul în care s-au întocmit facturi (metoda inventarului permanent) % = 401 301 (302, 303, 304, 305, 309, 351, 354, 356, 357, 358, 361, 371, 378, 381) 4426 16. Achiziţionarea stocurilor în cazul în care nu s-au întocmit facturi (metoda inventarului permanent) % = 408 301 (302, 303, 304, 305, 309, 351, 354, 356, 357, 358, 361, 371, 378, 381) 4428 17. Primirea bunurilor de la terţi, inclusiv valoarea serviciilor prestate % = % 301 351 302 401 303 345 361 371 381 18. Achiziţionarea stocurilor în cazul în care s-au întocmit facturi (metoda inventarului intermitent) % = 401 601 (602, 603) 4426 19. Achiziţionarea stocurilor în cazul în care nu s-au întocmit facturi (metoda inventarului intermitent) % = 408 601 (602, 603) 4428 20. Înregistrarea TVA deductibilă cuprinsă în facturi sau alte documente legale pentru bunuri achiziţionate, lucrări executate sau servicii prestate 4426 = 401 (404) 21. Înregistrarea TVA aferentă bunurilor achiziţionate, lucrărilor executate și serviciilor prestate cu plata în rate 4428 = 401 (404) 22. Înregistrarea diferențelor de curs valutar: - diferențe de curs valutar nefavorabile rezultate din reevaluarea datoriilor la sfârşitul perioadei 665 = 401 (403, 404, 405, 408, 419, 462) - diferențe de curs valutar favorabile rezultate din reevaluarea datoriilor la sfârşitul perioadei, sau la plata datoriilor, urmare scăderii cursului valutar 765 = 401 (403, 404, 405, 408, 419, 462) - diferențe de curs valutar nefavorabile rezultate din reevaluarea creanţelor la sfârşitul perioadei, sau la incasarea creanţelor, urmare scăderii cursului valutar 665 = 409 (411, 413, 418, 461) - diferențe de curs valutar favorabile rezultate din reevaluarea creanţelor la sfârşitul perioadei 409 (411, 413, 418, 461) = 765 23. Cheltuieli ocazionate de casarea, dezmembrarea, declasarea activelor fixe, materialelor de natura obiectelor de inventar sau altor materiale 6xx = 401 24. Achiziţionarea de timbre poştale, tichete și bilete de călătorie și alte valori 532 = 401 25. Plata furnizorilor din acreditive deschise pe seama acestora 401 (404) = 541