Dezvoltarea

abilităților de lucru
cu documentele
 Cadrul juridic
Pentru lucrul cu documente oficiale
 Instrucțiuni-tip cu privire la ținerea lucrărilor de
secretariat în organele administrației publice centrale și
ale autoadministrării locale, aprobate prin Hotărîrea
Guvernului Republicii nr.618 din 05.10.1993

 Instrucțiuni cu privire la ținerea lucrărilor de

secretariat în organele administrației publice locale ale
Republicii Moldova, aprobat prin Hotărîea Guvernului
nr.115 din 28.02.1996

Pentru informare
Regulamentul-cadru cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în
autorităţile publice centrale şi locale şi în instituţiile din subordinea
acestora ( Aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr. 721 din 23.07.
2007, dar nu a fost publicat în Monitorul Oficial)
Cadrul juridic
 Legea nr. 100 din 22.12.2017 cu privire la actele
normative;

 Legea nr. 91 din 29.05. 2014 privind semnătura

electronică și documentul electronic;

 Legea nr. 982 din 11.05.2000 privind accesul la

informație

 Legea nr. 133 din 08.07.2011 privind protecția

datelor cu caracter personal
 Cadrul juridic
Pentru lucrul cu petițiile
 Legea nr.190 din 19.07.1994 cu privire la petiționare;
 Hotărîrea Guvernului Republicii Moldova nr. 208 din 31.03.1995
privind aprobarea Instrucțiunii privind ținerea lucrărilor de
secretariat referitoare la petițiile persoanelor fizice și juridice,
adresate organelor de stat, întreprinderilor, instituțiilor și
organizațiilor Republicii Moldova.

de la 01.04.2019 – în vigoare
CODUL ADMINISTRATIV nr.116
din 19.07.2018
Lucrul cu petițiile: aspecte procedurale
 Art. 66. Responsabilii de relațiile cu publicul
(1) Autoritățile publice sînt obligate să instituie o
subdiviziune sau să desemneze o persoană responsabilă de
relațiile cu publicul, care:
a) informează direct publicul și mass-media despre
activitatea autorității publice și asigură comunicarea
interinstituțională;
b) asigură primirea și înregistrarea petițiilor; transmite
petițiile spre soluționare subdiviziunilor de specialitate, în
funcție de obiectul acestora, cu indicarea termenului de
expediere a răspunsului, astfel încît petiționarul să
primească răspunsul în termenul legal; expediază
răspunsurile petiționarilor; clasifică și arhivează petițiile;
c) gestionează pagina web oficială a autorității publice…
Lucrul cu petițiile: aspecte procedurale
 Art. 68. Obligațiile autorităților publice

Autoritățile publice sînt obligate să asigure:

a) buna organizare și desfășurare a procedurii
administrative;
b) primirea, înregistrarea și soluționarea petițiilor
înaintate, precum și legalitatea deciziilor și comunicarea
lor în termen legal;
c) aplicarea dispozițiilor privind transparența
administrației și accesul la informațiile publice.
 Lucrul cu petițiile: aspecte procedurale
 Art. 69. Inițierea procedurii administrative
(1) Procedura administrativă se inițiază la cerere sau din oficiu.
…Procedura administrativă inițiată la cerere se consideră inițiată din
momentul depunerii cererii.
(2) În cazul depunerii unei petiții, autoritatea publică este
obligată să inițieze o procedură administrativă.

 Art. 70. Înștiințarea participanților

(1) Dacă inițiază o procedură administrativă din oficiu, autoritatea
publică informează în scris participanții despre aceasta în decursul
unui termen rezonabil.
(2) Dacă inițiază o procedură administrativă la cerere și la
procedură participă și alte persoane, autoritatea publică îi
informează în scris, în decursul unui termen rezonabil, despre
procedura inițiată.
(3) În cazul în care petiționarul solicită confirmarea
înregistrării cererii, autoritatea publică este obligată să-i
confirme petiționarului în scris data și numărul de înregistrare.
Lucrul cu petițiile: aspecte procedurale

 Depunerea petiției (Art. 72)

… (2) Petiția poate fi:
a) depusă în scris la autoritatea publică ori expediată
prin poștă sau fax;
b) transmisă în formă electronică (respectate cerințele
față de documentul electronic);
c) depusă verbal, fiind consemnată într-un proces-
verbal (în cadrul audienței).
 Lucrul cu petițiile: aspecte procedurale
 Înregistrarea petiției (Art. 73)
(1) Autoritatea publică este obligată să primească și să înregistreze
imediat petiția sau alte documente depuse în cadrul procedurii
administrative. …nu are dreptul să refuze primirea petițiilor doar din
motiv că nu se consideră competentă sau pentru că ar considera petiția
ca fiind inadmisibilă sau neîntemeiată.
(2) În cazul petițiilor sau al altor documente depuse la sediul
autorității publice, subdiviziunea responsabilă de relațiile cu publicul
eliberează dovada înregistrării lor.
(3) Petițiile sau alte documente depuse în scris la o autoritate publică
sau prin fax se consideră a fi depuse odată cu înregistrarea lor în cadrul
autorității publice.
(5) În cazul petițiilor sau al documentelor depuse în formă
electronică, AP este obligată să comunice în cel mult 2 zile, prin aceleași
mijloace, numărul de înregistrare al petiției.
(depunerea petițiilor on-line)
Lucrul cu petițiile: aspecte procedurale
 Conținutul petiției (art. 75)
(1) Petiția conține următoarele elemente:
a) numele și prenumele sau denumirea
petiționarului;
b) domiciliul sau sediul petiționarului și adresa
de poștă electronică dacă se solicită răspuns pe
această cale;
c) denumirea autorității publice;
d) obiectul petiției și motivarea acesteia;
e) semnătura petiționarului ori a
reprezentantului său legal sau împuternicit, iar în
cazul petiției transmise în formă electronică –
semnătura electronică.
(formulare de cereri: în oficiu sau pe site)
 Lucrul cu petițiile: aspecte procedurale
 Sancțiuni pentru lipsa elementelor petiției (art. 76)
(1) Petițiile anonime sau cele depuse fără indicarea adresei poștale
sau electronice a petiționarului nu se examinează.
(2) Dacă petiția nu corespunde cerințelor (prevăzute de docum.
electronic sau lipsește denumirea AP, obiectul petiției, motivarea…)
solicitantului i se indică asupra neajunsurilor și i se acordă un termen
rezonabil pentru înlăturarea lor. În cazul în care petiționarul nu înlătură
neajunsurile în termenul acordat, petiția nu se examinează.

Petițiile care conțin limbaj necenzurat sau ofensator, amenințări la

securitatea națională, la ordinea publică, la viața și sănătatea persoanei
oficiale, precum și a membrilor familiei acesteia nu se examinează.

Petițiile care conțin amenințări la securitatea națională, la ordinea

publică, la viața și sănătatea persoanei oficiale sau a membrilor
familiei acesteia, precum și amenințări la adresa altor autorități și/sau
a altor persoane oficiale sau grupuri de persoane, se remit organului
de drept competent.
 Dirijarea metodologiă
a modului de organizare și ținere
a lucrărilor de secretariat
este realizată de
Agenția Națională a Arhivelor
prin intermediul serviciilor
teritoriale de arhivă
Asistența terminologică
 Agenția Servicii Publice
SERVICII (pentru persoane juridice):
 Servicii de terminologie şi lingvistică
 Elaborarea, redactarea și aprobarea denumirilor de întreprinderi,
organizații, instituții.
 Redactarea și autorizarea textelor publicitare
 Elaborarea, redactarea și aprobarea denumirilor de produse
 Identificarea numelui de familie și/sau a prenumelui, denumirii de
localitate
 Expertiza lingvistică/terminologică
 Redactarea textelor științifice-tehnice, actelor normative,
instrucțiunilor pentru diverse domenii de activitate
 Elaborarea, redactarea și aprobarea textelor pentru ștampile
 Elaborarea, redactarea și coordonarea denumirilor de artere de
circulație și de zone de circulație publică.
 Asistența terminologică
Centrul Național de Terminologie (www.cnt.md)
SERVICII:
• • redactare de texte specializate;
• identificarea numelor de persoane;
• consultaţii terminologice.
tel. (022) 29 58 98
 Suportul documentului
 Prevederile Instrucțiunii se aplică în
documentele pe suport de hîrtie.
Tehnica ţinerii lucrărilor de secretariat
pe suport electronic este prevăzută în
actele normative speciale, aprobate de
Guvern, ce reglementează crearea şi
implementarea Sistemului integrat de
circulaţie electronică a documentelor
 După tipul suportului

1. Clasic (hîrtie, format A4 (de regulă))

2. Telegrafic (fax, telegramă, telex)

3. Electronic (e-mail, site )

 Funcționarii publici
poartă răspundere personală pentru respectarea
cerinţelor instrucţiunilor în lucrul cu
documentele
şi pentru integritatea documentelor ce se află în
posesia lor.

Important:
La schimbarea conducătorilor subdiviziunilor
structurale/funcționarului
predarea-recepţionarea dosarelor
şi a documentelor în curs de executare se
efectuează prin întocmirea unui proces-verbal,
care se păstrează în serviciul responsabil de
documentare al subdiviziunii și/sau cel al
instituției
Formularul documentului
 formularul general (notă informativă, raport, fișa
de post, schema de încadrare etc)

 formularul pentru scrisoare

 formularul special - pentru un anumit tip de

documente (ordin, dispoziție)
Tipul documentului
se indică pe fiecare document,
cu excepţia scrisorii

(proces-verbal, hotărîre, ordin, dispoziţie, informaţie,

plan de activitate, dare de seamă, fişă de post, schemă
de încadrare, nomenclator al dosarelor etc.)
Destinatarul documentului
 - organizaţii - persoane juridice;
 - subdiviziunile acestora;
 - conducătorul instituției - persoane cu
funcţie de răspundere;
 - persoane fizice.

(nu mai mult de 4 destinatari pe un document)

Destinatar – persoane juridice
(subdiviziunile acestora)
Ministerul Finanțelor
al Republicii Moldova
str. Constantin Tănase 9
mun. Chişinău, MD-2005
 Reguli:
- formularea – nominativ/prezent
- nu se recomandă utilizarea „Către Ministerul….”
- adresa poștală – după caz
- alinierea pe linia din dreapta
- divizarea corectă a textului
Destinatar – conducătorul instituției
 Dlui Ion MORARU,
Ministru al Finanțelor/ Ministrul Finanţelor
al Republicii Moldova
Reguli:
- formula de adresare poate fi deplină (Domnului);
- nu se admit abrevieri la scrierea prenumelui (de ex. Dlui I.MOCANU);
- numele - cu majuscule (recomandare)
- corectitudinea scrierii numelui;
- posibilitatea utilizării formulelor protocolare de adresare/de încheiere;
- utilizarea formulelor de adresare a funcțiilor administrative - la
masculin (de ex. doamnă director/ministru/deputat…);
- posibila evitare a formulelor de adresare compuse
- ( de ex. Stimate Șef al Direcției protecția socială și familie)
Destinatar – mai multe instituții
 Reguli:
 - instituții cu același statut/același document:
Consiliilor raionale (conform listei)

Primarilor satelor (comunelor)(conform listei)

 - nu mai mult de 4 destinatari diferiți

De ex: - Curtea de Apel Chișinău
- Academia de Administrare Publică
- Primăria mun. Chișinău
- Procuratura mun. Chișinău
- SRL Orizont
Destinatar – persoană fizică (petiționar)
Dlui/Cet. Ion Moraru,
str. Codru 24, ap.2
mun. Bălți, MD- 2031

Reguli:
- Respectarea cadrului normativ în domeniu
- Formule protocolare (după caz);
Formule protocolare
 De adresare (stimate domnule, Distinsă Doamnă,
Excelență)
 De salut (în numele Consiliului raional primiți
expresia deosebitei stime)
 De invitație (vom fi onorați de prezența Dvs,
Vă invităm să participați,)
 De încheiere (Cu respect, cu stimă, cu alese
considerațiuni, În speranța soluționării problemei
abordate, Vă mulțumim anticipat)
Semnătura
 De regulă, se semnează doar primul exemplar al
documentului.
 Elementul „Semnătura” conţine:
- denumirea funcţiei persoanei care semnează documentul;
- semnătura personală;
- prenumele şi numele (se indică fără paranteze).

Primar (semnătura personală) Tudor MUNTEANU

Ministru (semnătura personală) Tudor MUNTEANU
 În cazul în care lipseşte persoana cu funcţie
de răspundere, indicată în elementul
„Semnătura” a proiectului documentului,
documentul este semnat de interimarul său
indicîndu-se în mod obligatoriu funcţia,
prenumele şi numele semnatarului.
 Nu se admite aplicarea barei înaintea
denumirii funcţiei.
 Utilizarea facsimil-ului – nu pe documente
oficiale
Executantul

Se practică mai des: Ex . L. Ionașcu,

Tel. . 022 22 22 22

 Se recomandă
Ex. Lilia Moraru
Tel. 022 22 22 22
E-mail: liliamoraru@mf.gov.md (după caz)

Pot fi indicați 2 executanți

Nu se admit alte însemne/ imagini
Forma de prezentare
 plasarea echilibrată a textului pe coala de hârtie;

Times New Roman 14 12

int. 1,5 1,0
(Continuarea textului pe o filă nouă numai dacă acesta conţine un
gînd încheiat. )

 păstrarea unei margini fixe în partea stângă a colii de hârtie

(3-cm);
2,0 cm

3,0 cm 1,5 cm

2,0 cm
 Evitarea despărţirii cuvintelor în silabe la capătul
rândului.
 Dispunerea textului în paragrafe, lăsând între
acestea un interval suplimentar faţă de rândurile
din text, dacă scriem la un rând.
 Continuarea textului pe o filă nouă numai dacă
acesta conţine minimum două rânduri.
 Distanţa dintre rânduri trebuie să ţină cont
atât de cantitatea de text care trebuie să intre pe
pagina respectivă, cât şi de scopul scrisorii.
 Alegerea din multitudinea de fonturi a celor
corespunzătoare cu scopul scrisorii.
CONTROLUL
executării documentelor
 Termenele tip (de regulă pentru categoriile generale de
documente)

 Termenele individuale (se stabilesc pentru documentele

de importanţă majoră )

 Termenul de executare poate fi prelungit în situații de

caz deosebite, cu acordul instituției ierarhic
superioare//conducătorului, la prezentarea
argumentelor respective.