Auditul de mediu

Tema 10 Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calit ii i/sau al mediului SR EN ISO 19011

10. 3. ACTIVIT I DE AUDIT

Figura 1 furnizeaz o imagine de ansamblu a activit ilor de audit. Iniierea auditului Desemnarea conductorului echipei de audit Cei care sunt responsabili pentru conducerea programului de audit trebuie s desemneze conductorul echipei de auditt pentru un anumeit audit. Atunci cnd se efectueaz un audit comun, este important s se ajung la un acord ntre organiza iile care auditeaz nainte ca auditul s nceap referitor la responsabilit ile specifice ale fiecrei organiza ii, n special cele referitoare la autoritatea conductorului desemnat al echipei pentru audit. Definirea obiectivelor, a domeniului i ale criteriilor auditului Obiectivele auditului definesc ceea ce urmeaz s se realizeze prin audit. Obiectivele unui audit pot include: - determinarea gradului de conformitate a sistemului de management al auditatului sau a pr ilor ale acestuia, cu criteriile de audit; - evaluarea capabilit ii sistemului de management de a se asigura de conformitatea cu cerin ele reglementate i contractuale; - evaluarea eficacit ii sistemului de management n atingerea obiectivelor specificate; sau - identificarea zonelor de mbunt ire poten ial a sistemului de management Domeniul auditului descrie amploarea i limitele auditului. Exemple de domenii de audit: - loca ii fizice; - unit i organiza ionale; - activit i; - procese; - perioada de timp alocat pentru audit.

10.3. Activit i de audit

Auditul de mediu
Tema 10 Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calit ii i/sau al mediului SR EN ISO 19011

Ini ierea auditului

Numirea conductorului echipei de audit Definirea obiectivelor, domeniului i a criteriilor auditului Determinarea fezabilit ii auditului Stabilirea echipei de audit Stabilirea contactului ini ial cu auditatul

Desfurarea analizei documentelor

Analiza documentelor relevante ale sistemului de management, inclusiv nregistrri i determinarea adecvrii acestora fa de criteriile de audit

Pregtirea activit ilor de audit la fa a locului

Pregtirea planului de audit Alocarea activit ilor n cadrul echipei de audit Pregtirea documentelor de lucru

Desfurare auditului la fa a locului

Realizarea edin ei de deschidere Comunicare pe parcursul auditului Rolurile i responsabilit ile ghizilor i ale observatorilor Colectarea i verificarea informa iilor Generarea constatrilor de audit Pregtirea concluziilor auditului Desfurarea edin ei de nchidere

Pregtirea, aprobarea i distribuirea raportului de audit

Pregtirea raportului de audit Aprobarea i distribuirea raportului de audit

Finalizarea auditului

Desfurare auditului de urmrire rezultate din audit

Fig. 1 Imagine de ansamblu asupra activit ilor tipice de audit

Liniile punctate indic faptul c orice ac iuni de urmrire a auditului nu sunt, de obicei, considerate ca fcnd parte din audit. Dup finalizarea unui audit, poate avea loc auditul de urmrire. Aceste ac iuni nu sunt considerate c fac parte din audit numai dac nu sunt incluse n planul de audit.

10.3. Activit i de audit

Auditul de mediu
Tema 10 Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calit ii i/sau al mediului SR EN ISO 19011

Definirea criteriilor auditului Criteriile de audit sunt utilizate ca referin a fa de care se determin conformitatea. Exemple de criterii de audit: - politici; - proceduri; - standarde; - legi i reglementri aplicabile; - cerin e ale sistemului de management de mediu; - cerin e contractuale; - coduri de conduit aplicabile unor domenii industriale sau de afaceri. Determinarea fezabilit ii auditului Cei care sunt responsabili pentru conducerea programului de audit trebuie s determine fezabilitatea auditului lund n considerare factori cum sunt: - informa ii suficiente i corespunztoare pentru planificarea auditului; - cooperare adecvat din partea auditatului; - timpul i resursele adecvate. Selectarea echipei de audit Atunci cnd se decide mrimea i componen a echipei de audit, trebuie s se ia n considerare urmtoarele: - obiectivele, domeniul, criteriile i durata estimat a auditului; - competen a global a echipei de audit necesar pentru realizarea obiectivelor auditului; - cerin ele organismelor de acreditare/certificare, dup cum este aplicabil; - necesitatea de a se asigura independen a echipei de audit de activit ile care sunt auditate i de a evita conflictele de interese; - abilitatea membrilor echipei de audit de a interac iona eficace cu auditatul i de a lucra mpreun; - limba n care se desfoar auditul i n elegerea caracteristicilor sociale i culturale fie prin abilit ile personale ale auditorului fie prin sprijinul unui expert tehnic. Stabilirea contactului ini ial cu auditatul Scopul contactului ini ial este s: - stabileasc canalele de comunicare - furnizeze informa ii despre perioada de timp propus i componen a echipei de audit; - solicite accesul la documentele relevante, inclusiv nregistrri; - determine regulile de securitate aplicabile zonei; - stabileasc acordurile pentru efectuare auditului;
10.3. Activit i de audit

Auditul de mediu
Tema 10 Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calit ii i/sau al mediului SR EN ISO 19011

- convin reciproc asupra necesit ii persoanelor nso itoare cum sunt: observatorii sau ghizii echipei de audit. Desfurare analizei documentelor naintea desfurrii activit ilor la fa a locului, documenta ia auditatului trebuie analizat pentru a determina conformitatea sistemului, din punct de vedere al documentelor, cu criteriile de audit. Documenta ia poate include att documente i nregistrri relevante ale sistemului de management, ct i rapoarte de audit anterioare. Analiza trebuie s ia n considerare mrimea, natura i complexitatea organiza iei precum i obiectivele i domeniul auditului. O vizit la fa a locului preliminar poate fi necesar pentru a avea o privire de ansamblu corespunztoare a informa iilor disponibile. PREGTIREA ACTIVITILOR LA FAA LOCULUI Pregtirea planului de audit Planul de audit trebuie s includ sau s descrie: - obiectivele auditului; - criteriile de audit i orice documente de referin ; - domeniul al auditului, inclusiv identificarea unit ilor organiza ionale i func ionale precum i a proceselor care urmeaz s fie auditate; - datele i loca iile unde se vor desfura activit ile de audit la fa a locului; - perioada i durata apreciate pentru desfurarea activit ilor de audit, inclusiv ntlnirile cu managementul auditatului i cele ale echipei de audit; - rolurile i responsabilit ile membrilor echipei de audit i a persoanelor care i nso esc; - alocarea resurselor corespunztoare pentru zonele critice ale auditului. Atribuirea activit ilor n cadrul echipei de audit Conductorul echipei de audit, consultndu-se cu echipa de audit, trebuie s aloce fiecrui membru responsabilitatea pentru auditarea proceselor, func iilor, locurilor, zonelor sau activit ilor specifice sistemului de management. Astfel de alocri trebuie s ia n considera ie necesitatea de independen , competen i utilizare eficace a resurselor auditorului ca i rolurile diferite i responsabilit ile auditorilor, auditorilor n curs de formare i a exper ilor tehnici. Schimbri ale activit ilor alocate pot fi fcute pe msura desfurrii auditului pentru a se asigura realizarea obiectivelor auditului. Pregtirea documentelor de lucru Documentele de lucru trebuie s fie pregtite i utilizate de echipa de audit n scop de referin i de nregistrare a desfurrii auditului, i poate include: - liste de verificare i planuri de eantionare pentru audit
4

10.3. Activit i de audit

Auditul de mediu
Tema 10 Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calit ii i/sau al mediului SR EN ISO 19011

- formulare pentru nregistrarea informa iilor, cum sunt dovezile obiective, constatrile de audit i nregistrrile edin elor. Desfurarea activitilor la faa locului Desfurarea edin ei de deschidere Scopul unei edin e de deschidere este: - analizarea planului de audit; furnizarea unui scurt sumar al modului de desfurare a activit ilor de audit; confirmarea canalelor de comunicare; furnizarea unei oportunit i pentru auditat s pun ntrebri.

Comunicarea pe parcursul auditului Echipa de audit trebuie s fac periodic schimb de informa ii, s evalueze desfurarea auditului i s realoce activitatea ntre auditori dup cum este nevoie. Pe parcursul auditului, conductorul echipei de audit trebuie s comunice periodic, stadiul auditului i orice nelmuriri auditatului i clientului auditului, dup cum este cazul. Dovezile colectate n audit care sugereaz un risc imediat i semnificativ (ex.: securitate, mediu sau calitate) trebuie s fie anun at fr ntrziere auditatului, i cnd este cazul, clientului auditului. Rolul i responsabilit ile ghizilor i observatorilor Ghizii i observatorii pot nso i echipa de audit dar nu fac parte din ea. Ei nu trebuie s influen eze sau s interfere n desfurarea auditului. Atunci cnd sunt desemna i ghizi, ei trebuie s asiste echipa de audit i s ac ioneze la cererea conductorului de audit. Sarcinile lor pot include: - stabilirea contactelor i a timpilor pentru interviuri; aranjarea vizitelor ntr-o anume parte specific zonei sau companiei; asigurarea c regulile referitoare la procedurile de siguran i securitate sunt cunoscute i respectare de membrii echipei de audit; confirmarea auditului n numele auditatului; furnizarea clarificrilor sau asistarea la colectarea informa iilor.

Colectarea i verificarea informa iilor Informa iile relevante fa de obiectivele, domeniul i criteriile auditului, inclusiv informa iile referitoare la interfe ele dintre func ii, activit i i procese trebuie colectate prin eantionare corespunztoare pe parcursul auditului i verificate. Numai informa ia care este verificabil poate fi dovad de audit. Dovezile de audit trebuie nregistrate ca atare. Figura 2 furnizeaz o prezentare de ansamblu a procesului, de la colectarea informa iilor la concluziile de audit.
10.3. Activit i de audit

Auditul de mediu
Tema 10 Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calit ii i/sau al mediului SR EN ISO 19011

Surse de informa ii

Colectarea prin eantionare corespunztoare i verificare

Dovad de audit

Evaluare fa de criteriile de audit Constatri ale auditului

Analizare

Concluziile auditului

Fig. 2 Prezentare de ansamblu a procesului de colectare a informa iilor pentru a ajunge la concluziile auditului Metodele de colectare a informa iilor includ: - interviul; - observarea activit ilor, i - analiza documentelor. Pregtirea concluziilor auditului Echipa de audit trebuie s ia n considerare nainte de edin a de nchidere: - analizarea constatrilor auditului i a altor informa ii corespunztoare colectate pe perioada auditului, comparativ cu obiectivele auditului; - convenirea concluziilor auditului avnd n vedere incertitudinea inerent a procesului de audit; - pregtirea recomandrilor, dac este specificat n obiectivele auditului; i - discutarea auditului de urmrire, dac este inclus n planul de audit.

10.3. Activit i de audit

Auditul de mediu
Tema 10 Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calit ii i/sau al mediului SR EN ISO 19011

Desfurarea edin ei de nchidere edin a de nchidere trebuie s se desfoare sub coordonarea conductorului echipei de audit, pentru a prezenta constatrile i concluziile auditului, astfel nct acestea s fie n elese i nsuite de auditat, i s se convin, dac este cazul, asupra unei perioade de timp pentru ca auditatul s prezinte un plan de ac iuni corective i preventive. Printre participan ii la edin a de nchidere trebuie inclus auditatul i de asemenea, pot fi inclui clientul auditului i alte pr i. Dac este necesar, conductorul echipei de audit trebuie s l ntiin eze pe auditat de situa iile ntlnite pe parcursul auditului care pot diminua ncrederea n concluziile auditului. Pregtirea, aprobarea i distribuirea raportului de audit Pregtirea raportului de audit Raportul de audit trebuie s furnizeze o nregistrare complet, exact, concis i clar a auditului, i trebuie s con in sau s fac referire la urmtoarele: - obiectivele auditului; - domeniul auditului, n special identificarea unit ilor func ionale i organiza ionale, sau a proceselor auditate i a perioadei de timp n care s-a desfurat auditul. - identificarea clientului auditului; - identificarea conductorului echipei de audit i a membrilor; - datele i locurile n care s-au desfurat activit ile de audit la fa a locului; - criteriile de audit; - constatrile auditului; i - concluziile auditului. Finalizarea auditului Auditul este finalizat atunci cnd activit ile descrise n planul de audit au fost ndeplinite i raportul de audit aprobat a fost difuzat. Documentele referitoare la audit trebuie re inute sau distruse n baza acordului dintre pr ile participante i n concordan cu procedurile programului de audit i cerin ele reglementate, legale i contractuale aplicabile. Dac nu se cere altfel prin lege, echipa de audit i cei responsabili pentru conducerea programului de audit nu trebuie s dezvluie con inutul documentelor, orice informa ii ob inute n perioada auditului sau raportul de audit, oricrei pr i fr acordul explicit al clientului auditului i, cnd este cazul, cu aprobarea auditatului. Dac este cerut dezvluirea con inutului documentelor auditului, clientul auditului i auditatul trebuie s fie informa i ct mai curnd posibil.

10.3. Activit i de audit

Auditul de mediu
Tema 10 Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calit ii i/sau al mediului SR EN ISO 19011

Desfurarea activitilor de urmrire rezultate din audit Concluziile auditului pot indica necesitatea unor ac iuni corective, preventive sau de mbunt ire, dup caz. Astfel de ac iuni, de obicei, sunt ntreprinse de auditat n cadrul perioadei de timp convenite i nu sunt considerate ca fcnd parte din audit. Auditatul trebuie s-l informeze pe clientul auditului referitor la stadiul acestor ac iuni. Finalizarea i eficacitatea ac iunilor corective trebuie verificat. Aceast verificare poate fi parte a unui audit ulterior. Programul de audit poate specifica urmrirea de ctre membrii echipei de audit, care adaug valoare prin utilizarea expertizei lor. n astfel de cazuri, trebuie s se aib grij pentru a men ine independen a n activit ile ulterioare de audit.

10.3. Activit i de audit