COMPANIA NAJIONALA DE CAI FERATE CFR”-S.A. BUCURESTI, ROMANIA ‘Tel: 040-(0)21 319 24 00_Fax :_040-(0)21 319 24 01, CFR 122001 Registrul Comer{ului J/40/9774/1998, CUI: RO 11054529 SISTEM DE MANAGEMENT CALITATE - MEDIU - SIGURANTA PROCEDURA OPERATIONALA ELABORAREA PLANURILOR DE APROVIZIONARE PRODUSE CU APLICATIA. INFORMATICA WEBACHIZITIL Cod: PO 0-8.4-05 Ediia: 5 Revizia: 1 Data intriri in vigoare: 3/08, 2022 Numarul exemplarului: AVIZAT: Director Comercial Vasile GURZA ¢) v ") ELABORAT: VERIFICAT: VERIFICAT SMCM Sef proiect Sef Serviciu Aprov. Administrativ Sef Serviciu SMSCP Dorin FARCASANU Florin PANTAZI Cristina MIHAL Mek pe Documentul de fata este proprietatea CNCF ,CFR”-SA. Copierea, difwzarea si retragerea, in afara conditiilorstabilite prin procedura PS 0-7.5-01 sunt interzise.

SMCMS (CNCF .CFR®- SA PROCEDURA OPERATIONALA lEditia: 5 ELABORAREA PLANURILOR DE APROVIZIONARE PRODUSE Revizia: 1 DIRECTIA COMERCIALA CU APLICATIA INFORMATICA WEBACHIZITIl Pagina :3/8 Seneiul Aprovizionare Adminsratv Cod PO 0-84.05 1. SCOP Prezenta procedura operationala reglementeaza asigurarea unui cadru metodologic unitar pentru elaborarea PA produse cu achizitie centralizat si descentralizaté prin intermediul aplicatiei informatice WebACHIZITI, pe baza crora SO care gestioneazé fonduri alocate din BVC elaboreaza propuneri de PAAS produse. 2. DOMENIU DE APLICARE Prevederile prezentei proceduri se aplicd tuturor SO ale CNCF ,,CFR"-SA care identific& necesitatea aprovizionairii cu produse pentru desfésurarea activitatii in decursul unui an bugetar. 3. DOCUMENTE DE REFERINTA > Regulamentul (UE) delegat nr. 762/2018 al Comisiei din 08 martie 2018 de stabilire a unor metode comune de siguranta privind ceringele sistemului de management a siguranfei, in temeiul Directivei (UE) nr. 798 /2016 a Parlamentului European sia Consiliului, si de abrogare a Regulamentelor (UE) nr.1158/2010 si (UE) nr.1169/2010 ale Comisei > Regulament (UE) nr. 679/2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date. > Legea nr. 99 din 19 mai 2016 privind achizitiile sectoriale, cu modificarile si completirile ulterioare; > HG nr. 394 din 02 iunie 2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare Ia atribuirea contractului sectorial/acordului-cadm din Legea nr.99/2016 privind achizitile sectoriale, cu modificarile i completirile ulterioare; OSGG nr. 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entitatilor publice; SR EN ISO 9001: 2015 Sisteme de management al calitdii. Cerinte; SREN ISO 14001: 2015 Sisteme de Management de Mediu. Cerinte cu ghid de utilizare; Reglementari inteme ale CFR privind achizitiilor sectoriale, in vigoare; ROF al CFR in vigoare; Documentatia SMCMS aplicabila v v vvvy 4, DEFINITI $I PRESCURTARI 4.1. DEFINITIL Termeni folositi in cuprinsul acestei proceduri operationale sunt definiti in legislatia in vigoare si in reglementarile MT! si CNCF ,,CFR"-SA in domeniu, precum si prin urmatoarele definitii, acceptate pentru inelegerea procedurii: > aprobare: acceptarea, admiterea, consimtirea sau incuviinjarea unei actiuni, propuneri, cereri sau document; incuviingarea sau rezolvarea favorabilé oficial a unei actiuni, emis in scris fafa de propuneri, cereri sau alte documente, de catre o persoand competenta din conducerea organizatici; > avizare: actiune prin care o persoana competent, din cadrul unei structuri organizatorice igi exprimé opinia asupra confinutului si formei unui document aflat in dezbatere;> SMMS CNCF CFR" SA PROCEDURA OPERATIONALA |Editia: 5 ELABORAREA PLANURILOR DE APROVIZIONARE PRODUSE. |Revizia: 1 DIRECTIA COMERCIALA CU APLICATIA INFORMATICA WEBACHIZITIL Pagina : 4/8 Serviiul Aprovizionare Administrativ Cod PO 0-8.4-05 > document: informatii $i mediul care le confine. inregistrare, specificatie, document procedural, schiti, raport, standard. Informatie impreund cu mediul siu suport (Not&: suportul poate fi hartie, mediu de stocare magnetic, electronic sau optic, copie sau originalul sau combinatia lor); > inregistrare: document prin care se declara rezultatele obtinute sau se funizeaz& dovezi ale activitatilor realizate; > nomenclator: Nomenclatorul produselor ce se aprovizioneaza centralizat la nivelul Companiei Nationale de Cai Ferate ,CFR”-S.A.; > plan de aprovizionare: tabel cantitativ/valoric cu produse (materii, materiale, piese de schimb, combustibili ete), necesare pentra un an calendaristic desfigurarii activitaii subunitatilor gi compartimentelor din cadrul CNCF ,,CFR"-SA, tinand cont de stocul preliminat la data de 31 decembrie al anului anterior anului de referiny’, proces: un flux de activitati sau o succesiune de activita{i logic structurate, organizate in scopul atingerii unor obiective definite, care utilizeaza resurse, addugandu-le valoare; > procedurié operationaliz: procedura care descrie o activitate sau o succesiune de activitati (un proces) care se desfisoara la nivelul uneia sau mai multor structuri organizatorice din cadrul companiei; > produs centralizat: materii prime, materiale, combustibili, lubrifianti si piese de schimb specifice activitatii feroviare din cadrul CNCF ,,CFR"-S.A. care se regisesc in nomenclator; > produs descentralizat: materii prime, materiale, combustibili, lubrifianti, piese de schimb etc., care nu se regisesc in nomenclator, se achizitioneaza pe plan local de SRCF 1-8; > sector de activitate - forma de organizare, specifica unui domeniu de activitate (exploatare, tehnic, economic, proiecte cu finantare externa) care include mai multe tipuri de structuri organizatorice; > structura organicatoried: forma de organizare prin care se efectueaz activitati care contribuie la realizarea acelorasi obiective si sunt subordonate aceluiasi conducétor (ex.: directie, revizorat, cabinet, serviciu, UMP, birou, laborator, regulator, editurd, compartiment, subunititi ale SRCF 1-8); > subunitate: Sectii L, CT, Statii CF, Regulator de Circulatie, de pe raza SRCF I-8; > WebACHIZITII: aplicatie WEB, care functioneaz pe orice calculator conectat la reteaua CNCF.,,CFR”-S4, intr-un browser WEB (Internet Explorer, Chrome, Firefox, etc.). v 4.2, PRESCURTARI CNCF ,,CFR”-SA = Compania Nationala de Cai Ferate ,,CFR"-SA. BAAU = Biroul Administrativ Asigurare Utilitati ByC nuget de venituri gi cheltuieli al CNCF SAS Central CFR. = aparatul central al CNCF CFR” ~ S.A; pc Directia Comerciala Ds = Direotie de specialitate; Dive ivizia Comerciala Divs Divizia de specialitate; MT Ministerul Transporturilor si Infrastructurii PA = plan de aprovizionare; PAAS = programul anual al achizitiilor sectoriale al CNCF ,.CFR” ; ROF regulament de organizare si functionare;CNCF CFR”. SA PROCEDURA OPERATIONALA \Editia: 5 DIRECTIA COMERCIALA CU APLICATIA INFORMATICA WEBACHIZITII Pagina :5/8 Servciul Apovicioare Administativ Cod PO 0-84-05 SAEBA —_ = Serviciul Aprovizionare, Evident Bunuri, Administrativ din SRCF 1-8; SAA = Serviciul Aprovizionare Administrativ; SASFPBS — = Serviciul Achizitii Sectoriale Fonduri Proprii si Buget de Stat so = Structura organizatorica; SRCF 1-8 = Sucursala Regional de Cai Ferate 1-8 (1=Bucuresti, 2=Craiova, 3=Timisoara, 4-Cluj, 5=Brasov, 6=Iasi, 7=Galati, 8Constanja); SMCMS = Sistem de management calitate-mediu-siguranté. 5. DESCRIERE 5A. Generalititi in baza prevederilor legislajiei in vigoare in Roménia pentru achizitii publice, a dispozitiilor si reglementarilor MTI, CNCF ,,CFR"-SA are obligatia de a elabora PAAS, care cuprinde totalitatea contractelor sectoriale/acordurilor-cadru pe care, in calitate de entitate contractanti, intentioneaza si le atribuie in decursul unui an bugetar. incepand cu luna septembrie a fiecdrui an anterior anului de referintS, inainte de elaborarea proiectului de BVC, SRCF 1-8 si SO din Central CFR ale cror activitati implicd achizifii publice, elaboreaz PA produse care stau la baza claborarii propunerilor de PAAS produse, Din centralizarea acestor propuneri, rezulté proiectul de PAAS intr-o forma initial’ pana la aprobarea BVC, avand ca scop cunoasterea necesitatilor obiective de produse pentru derularea activitatit pe durata unui an bugetar. La nivelul subunitajilor elaborarea PA se face de catre 0 comisie desemnata prin decizie scrisa a sefului de subunitate, formatd din angajafi si gestionari sau magazioneri, dupa caz. $efuul comisiei este, de regula, geful de subunitate sau inlocuitorul acestuia, care rispunde impreund cu membrii comisiei de corectitudinea intocmirii P4. Pentru intocmirea corecta a PA se au in vedere urmatoarele: © fundamentarea necesarului de aprovizionat are la baza necesititile obiective de produse, gradul de Prioritate a necesitatilor, normele de consum sau consumurile specifice reglementate, volumul de prestafii incadrat in plafoanele de cheltuieli preliminate pentru achizitia de produse pentru anul urmator, © diminuarea necesarului pentru anul urmator cu stocul pretiminat la data de 31 decembrie anul curent; ‘© necesarul de aprovizionat se intocmeste cantitativ si valoric, luandu-se in calcul ultimele preturi unitare de achizitie (din fisa de magazie) sau preturile unitare practicate in mod curent pe pita pentru produsele ce nu au mai fost achizitionate in ultimii ani. Blaborarea PA pentru produsele ce se achizitioneazé centralizat, conform Nomenclatorului i vigoare, cat si a celor cu achizitie descentralizata, se face cu ajutorul aplicatiei informatice WebACHIZITH, Scopul acestei aplicafii este realizarea PA in varianta informatizat’, pentru a facilita culegerea datelor de la subunitatile de baza din infrastructura feroviard gi apoi cumularea acestora pe diverse criterii, lanivel de SO. Calea de acces: http://webachizitii.cfi.10 Conectarea la aplicatie se face pe baza numelui de utilizator si a parolei. Actualizarea bazei de date privind utilizatorii aplicatiei informatice WebACHIZITH se realizeaza prin intermediul SAA

plan de aprovizionare Ia nivelul SRCF 1-8 — rapoarte elaborate de aplicatia informatica WebACHIZITH > propuneri PAS produse - centralizator, Pastrarea si arhivarea informatiilor documentate se realizeaz4 in conformitate cu cerinfele legale si reglementirile interne 8. ANEXE, > Anexanr.1 — - Centralizator pe Directia ...... propuneri program anual al achizitiilor sectoriale (PAAS) al CNCF ,,CFR-S.A. pentru anul 5 > Anexanr.2 — - Diagrama de proce > Formulare - Lista de control a edipiilor/reviziilor; Formular de analiza a procedurii; Lista de difuzarelretragere.avant ee ee aS arm aS 7 = = = Taser |S va ener Waren rupecimepane | aunpsoat jos nua . perms | SBuINquye nayuad auujueuy ‘napea-paore/e401995 Add POD Hngaes}U0> jmy99IGO 18 ME aN =e" TNIV (LNGd WS." AND TV (SVVd) PIVINOLOTS YOTILLIZIHDV TV TVANY WWYDOUd IWANNdOUd * VILDaUId dd MOLVZITVYLNID VLLIaIG YOLOTUIG TVZTAV oN viLoauia 1-404 5 -P9‘S0-P'8-0 Od ‘1 “tu oxouy Vs.wr FIND,g Anexa nr. 2, PO 0-8.4-05, ed. 5, rev. 1 DIAGRAMA DE PROCES ° ¥ ‘80 din Central CFR elaboreaza necesarul propriu de materiale si obiecte de inventar (ex produse de birotica gi papetirie; consumabile pentru imprimante, copiatoare, faxuri ete; obiecte de inventar: rmobilier, stampile, faxuri ete,; ete) ‘SO din eadrul SRCF 1-8 introduce eu ajutorul aplicatiet WebACHIZITH, necesarul de produse pentru anul urmator, preful unitar si stocul preliminat la 31 decembrie anul curent; Pentru corelarea necesarului de aprovizionat cu stocurile preliminate la 31 decembrie anul curent, SAEBA introduce stocurile de produse din Depozitul Regional. SO din aparatul central al SRCF 1-8 care nu au acces la aplicajia WebACHIZITIT elaboreaza necesarul propriu de materiale si obiecte de inventar (ex: produse de birotica si papetarie; consumabile pentru imprimante, copiatoare, faxuri et.; obiecte de inventar: mobilier, stampile, faxuri etc.; etc.) si-l transmit la SAEBA pentru a fi ¥ introdus in aplicatie BAAU centralizeaz’ rnecesarele primite de la ‘SO din Central CFR SO, Divs si DivC din cadrul SRCF 1-8 analizeazA si opereazA eventualele «#— modificari ale PA in aplicatie ¥ | BAAU coreleaza necesarul centralizat pentru Central CFR cu stocul preliminat la 31 decembrie anul curent din ‘magazia centrala ‘SAEBA listeaza PA produse centralizate si descentralizate din aplicatie gi le inainteaza conducerii SRCF (Director, Sef Div. Econ, ‘Sef Divs implicate in elaborarea PA si Sef Div) pentru semnare | ‘BAAU elaboreazi propuneri de PAAS produse pentru SO din Centralul CFR Directorul pe semneaza propunerile a|Pag Conducerea SRCF semneazi PA produse centralizate si descentralizate SRCF 1-8 intocmeste propuneri de P44S produse descentralizate, pe baza PA produse ew achizite deseentralizats, cu ineadrare fn fondurile preliminate prin BYC si le supune aprobarii ‘conduceri sucursalei in conformitate cu prevederile legale gi roglementarile interne in vigoare.| BAAU transite ‘SAEBA transmite PA la.SAA propuneri de PAAS din Central CFR produse pentru SO din Centratul CFR la S44 pentru SAA extrage din aplicayia DS elaboreazt centralizare WebACHIZITH, grupenz® pe propuneri de PAAS categorii de produse sitransmite in produse centralizate format electronic DS carora li se specifie ativiai repartizeaza fonduri din BVC fe produsele centralizate specifice acestors conform anexei nr. 1, cu incadrare in fondurile pretiminate prin BVC Directorul NU DS avizeaza propunerile SAA extrage din PA ale SRCF 1-8, ae Pads produsele centralizate de uz general pentru achizitia cérora DC i se repartizeaza sume din BVC, in vvederea incadréri in fondurile preliminate prin BYC repartizat ‘DS transmmite la SASPPBS pc propunerile de PAAS produse avizate de directorul directiei J respective said refer de necesita privind SAA claboreazt introducerea in PAAS, in Propuneri de PA4S vederea elaboritii proiectului produse ale DC de Pats conform anexei nr. 1, cw ineadrare in fondurile preliminate prin BVC, pe baza PA ale SRCF 1-8 produse ——*) _centralizate de uz. general sia Directorul DC ‘propunerilor de PAS wineaa produse pentru Central propunesile de CER. PAAS ‘SAA transmite la SASFPBS propunerile de PAS produse avizate de directorul directiei,insotite de referate de necesitate privind introducerea in PAAS, tn vederea ‘ces fain i a conn: Pre ha ce elope 21Pag elaborarii proiectului de PA4S.LISTA DE CONTROL A EDITIILOR / REVIZIILOR DOCUMENTULUI PROCEDURA OPERATIONALA. ELABORAREA PLANURILOR DE APROVIZIONARE PRODUSE CU APLICATIA INFORMATICA WEBACHIZIT COD PO 0-8.4-05, Editia 5, Revizia 1 EW | Motivul modificarii | Capitolul, | Data | Elaborat/ ‘Aprobat Rev paragraful/ | intririi | revizuit pagina/ in Prenume, Prenume, NUME rindul | vigoare | NUME modificat 2 10 | Blaborare initiala Ros | panty | lon GAROSEANU ~ Adaugare standard 210 | SRENISO 14001:2005 | toate | 208 | Florin Cristian GHIBU = Actualizare 2 : Modificarea organigramei centralului companiei. Modifica 05.09. Florin Marius Marian 3/0 | legislative, Recodificare | integral | OOO |g Aer CHIPER conform clauzelor SR 2 . i. EN ISO 9901/14001:2015 ‘Actualizare pentru punerea in nou! format impus de PS 0-7.5-01 ed, rap | 0909: | Florin 5 Fs ee | integral | Ot] panazs | Constantin AXINIA concordanti cu OSGG 60/2018 Modificarea 5/0 | organigramei centralului | integral Sean FARO ANU Joan PINTEA, companiei si SRCF 1-8. * Cap. 3; Modificarea Capa; 31 08 Dorin Ton 5/1 | organigramei centralului | Cap. ARCA 2022, | FARCASANU | SIMU-ALEXANDRU companiei si SRCF 1-8. | Caps. | 72 CASANU ‘Anexa ar. 2 £0-7.5-01-01, Editia 6, Revizia 0FORMULAR DE ANALIZA A DOCUMENTULUL PROCEDURA OPERATIONALA ELABORAREA PLANURILOR DE APROVIZIONARE PRODUSE CU APLICATIA INFORMATICA WEBACHIZITII COD PO 0-84-05, Editia 5, Revizia | Nr | SO care au participat le analiza | Au formulat puncte Observaii crt, documentului de vedere 1._| RGSCF x 2._| Direcfia Tehnica-SMSCP x dpdv SMCM £0-7.5-01-02, Editia 6, Revizia 0LISTA DE DIFUZARE / RETRAGERE A DOCUMENTULUI: PROCEDURA OPERATIONALA ELABORAREA PLANURILOR DE APROVIZIONARE PRODUSE CU APLICATIA. INFORMATICA WEBACHIZITIL COD PO 0-84-05, Editia 5, Revizia 1 ‘Denumire document (cod / actualizare): Difuzat: | Retras: Nr. PO 0-8.4-05, Editia 5, Revizia 1 PO 0-8.4.05, exemplar Ed.5, Rev. 0 Destinatar Nume, Data Data prenume Directia Linii Directia Instalaji Directia Autorizare Subsist. Feroviare Directia Trafic Directia Tehnica Directia Strategie Reglem. Reprez. Ext Directia Pregatire PFE. Directia Implementare PFE 1 2. 3. a 5. 6. _ | Directia Dezvoltare Proiecte Feroviare 7. 8. 9. x (0. _| Directia Management Financiar PFE 11._| Directia Operatiuni Financiare 12. | Directia Contabilitate 13. _| Directia Comercial 14. _| Directia Achizitit 15._| Directia Juridic’ 15. _| Directia Resurse Umane 17._| RGCFG 18._ | RGSCE 19. _| Serv. Intem de Prevenire si Protectie 20. _| Serv. Probl. Spec.si Doc. Clasificate 21. _| Serv. Audit Public Intern 22. _| Serv. Comunicare Mass-Media 23. _ | Cabinet Consiliere si Cercetare Interna Serv. Contracte Administrare AGA $1 CA 25._| Serv. Contractare si Amendam. PFE 26. | Biroul Implem. Protectia Mediului Retras: Nr. Difuzat: PO 0-8.4-05, Editia 5, Revizia 1 PO0-8.4-05, exemplar Ed.5, Rev.0 Destinatar ‘Nume, prenume Data Data V__[SRCF Bucuresti 2/ | SRCF Craiova 37__ | SRCF Timisoara __ 47 | SRCF Cluj 5/__| SRCF Brasov 67 | SRCF lagi 7i__| SRCF Galati 87__| SRCF Constanta £0-7.5-01-03, Editia 6, Revizia 0