er eee "el #80-264'597000. fax =40-254-807833" ‘moll secretariat suc 0 Tay “LUCIAN BLAGA™ . eet STRATEGIA pentru INFORMATIZARE si DIGITIZARE 2021-2023 Preambul Biblioteca Central Universitari “Lucian Blaga” din Cluj-Napoca este una dintre cele mai mari biblioteci din Romania, cu servicii pentru public din cele mai moderne, unele chiar unice 1a nivel national Anul 2020, care ne-a pus in fata unei pandemii, a impus reguli noi de lucru, precum si adaptarea serviciilor oferite beneficiarilor nostri. Activitile de cercetare si de catalogare retrospectiva s-au desfigurat prin munca la domiciliu, punand probleme de asigurare echipamente si aplicati, precum si asistenta de la distanya. Activititile de cercetare bibliograficd s-au axat pe continuarea lucririlor cu tradijie si anume cele legate de Astoria Roméniei, prin Anuarele istoriografice ale Roméniei (care au inceput cu anul 2011) si cele de Literatura si critica literaré. in aprilie 2020, cand s-a decis ca majoritatea catalogatorilor si lucreze de la domiciliu, s-a inceput integrarea sistematicd a catalogului de serviciu in catalogul online. De asemenea, s-a reluat procesul de completare a cotelor de la fondul general pentru lucratile evidenfiate doar la fondul de imprumut, in catalogul online. Pentru accesul rapid de la distanta la lucrarile detinute de BCU, s-a dezvoltat un proiect masiv de digitizare a lucritilor indicate in bibliografiile pentru specielizarile oferite de Universitatea “Babes-Boly: si a celor solicitate pentru examenele de licenfa. La acest proiect au participat 80 de persoane, din care peste 50 fiind implicate direct in activitatea de digitizare si cea de descriere a documentelor digitizateProcesul de digitizare s-a desfigurat intr-un ritm foarte alert, fiind pornit la inceputul lunii mai si trebuia s& se acopere edt mai mult posibil bibliografiile indicate la cursurile din semestru IT si pentru examenele de licenfi. In toamna, s-a demarat activitatea de scanare pentru semestrul I. Acest ritm accelerat nu a permis si prelucrarea imaginilor din scanare, multe lucrari fiind scanate ca dowd pagini pe un cadru, fara a se face despattirea paginilor si o curafire a marginitor inegrite. Rezultatul este o platforma de acces pentru public, pe baza de permis valid de jotecd, https://public-view.beucluj.ro/, cu un numar de 22.000 de documente si peste 6,7 milioane de pagini de continut, La documentele indicate in bibliografii, au fost bil adiugate 961 de volume din seriile vechi ale revistelor Studia UBB. in urmatorii trei ani, se are in vedere dezvoltarea proiectului de digitizare, precum si a celorlate doud directii mari: cereetare bibliograficd si retroconversi. Sigur c& la aceste activitati se vor aldtura cele curente $i se va incerca automat tuturor activitatilor repetitive de bibliotecd. Serviciile pentru public vor sta in centrul atentiei pr calitate, promptitudine si nivel erescut de continut, acolo unde este posibil Strategia IT 2 BCU Cluj pentru perioada 2021-20230 ate la baza strategiile anterioare acesteia, strategii ale altor biblioteci europene, precum i strategii generale: IFLA Strategy 2019-2024 htips://www.ifla.org/strateay, Europeana Strategy 2020-2025 hitips://pro,curopeana.ew/page/strategy-2020-2025-summary, SMART.Edu - Strategia privind digitalizarea educatiei din Roménia 2021 — 2027 hups://www.edu.ro/smartedu- 3269 Bici-cin-romC3%A 2nia-2021-20. Obiective 1. Cresterea ealitafii surselor de informare gi documentare, precum ia servieiilor oferite. 2. Dezvoltarea si mentinerea accesului facil al utilizatorilor la resursele biblioteci 3. Integrarea si diversificarea resurselor informationale oferite. -a formelor de stocare si de siguran¢a pentru aplicatile utilizate, a bazelor de date si a documentelor detinute, 5, Asigurarea de echipamente IT corespunzitoare obiectivelor generale de automatizare a activititilor si formarea continu pentru angajatiModalitafi de realizare 1 Cresterea ealitifii surselor de informare si documentare, precum si a serviciilor oferite. Cand ne referim Ia calitatea surselor informationale, ne referim atat la calitatea metadatelor, adic a descrierilor bibliografice (din cataloage, bibliografi, digitala, platforma de bibliografii), cat si a obiectelor digitale puse la dispozitia publicului, in ceea ce priveste catalogul online, http://aleph.beuchuj.r0:8991/F, procesul de corectare se desfigoard cu precadere de cénd acesta a fost acceptat de OCLC pentru integrarea in WorldCat, adica din 2014. fn anul 2020, odatd cu necesitatea lucrului de acasi a catalogatorilor, s-a inceput un amplu proiect de integrare a catalogului de serviciu traditional de pe fige. In cadrul acestui proiect un loc important I-a avut si activitatea de corectare, mai_ales_a autorititilor (autori, subiecte, subiecte geografice). Acest proces va continua si in lurmatorii ani, pand la integrarea completa a catalogului de serviciu traditional Pentru deserierile anal in ultimii 2 ani, pentru cémpul de legaturd la titlul sursé, datele referitoare la volum, fascicold si an. Acest demers trebuie continuat pentru deserierile anali ice din catalog (CUCO1), colegii de la filiale au completat, ice, pentru a putea afiga la final, in interfata pentru public, legatura directa la descrierile volumelor in care apar studiile gi articolele. De asemenea, se va extinde procesul de atagare de cuprinsuri_digitizate la descrierile bibliografice de carti, mai ales pentru cartile noi si la cele mai solicitate de public Deserierile bibliografice din CUCO2 (unde sunt incarcate descrieri analitice din bazele de date colectate in ProCite) vor fi completate de asemenea cu informati suplimentare legate de publicatia sursi (numar de sistem, volum, fascicola si an) Periodicele care au titlul abreviat vor fi corectate cu ttlul integral. Descrierile bibliografice din bibliografiile de cercetare vor fi eat mai complete si vor fi in corelare cu descrierile din catalogul online, acolo unde este posibil Calitatea metadatelor se va reflecta si in platforma Dspace de gestionare a bibliotecii digitale, http:/idspace.beucluj.ro!, unde noile deserieri bibliografice vor fi preluate din catalogul online, iar cele existente vor fi completate cu subigcte in limba engleza.Calitatea documentelor digitizate va fi dati de prelucrarea suplimentar’ a imaginilor rezultate din scanare. incepind cu anul 2021, se va trece la o prelucrare a imaginilor scanate. Acest tucru va fi posibil datoriti achizitionatit de 4 licente suplimentare de Abbyy Fine Reader, dar si printr-o regindire a fluxului de scanare, prelucrare gi stocare a documentelor digitizate. Calitatea serviciilor oferite publicului va fi data, in primul rand, de promptitudine si de confinutul acestora, Acest obiectiv va necesita mai ulte aefiuni Pe site-ul bibliotecti www.beueluj.ro vor fi puse anunfuri periodice cu noutifile si/sau schimbaile legate de servicii. Se va incerea unificarea formularelor de contact intr-unul singur. Platforma de acces la documentele digitizate pentru bibliografii va fi completata si cu lucrari indicate pentru lucriri de licenta si de doctorat; descrierile bibliografice fiind completate cu subiecte din fisierul de autoritate al biblioteci Accesul de la distanta Ia textul integral din bazele de date stiintifice abonate, va continua prin utilizarea permisului de bibliotecé (pe baza protocolului EZproxy), find verificat periodic de cAtre echipa de bibliotecari desemnata in acest scop. Cautarea centralizatai pentru toate bazele de date si in catalogul online va continua prin utilizarea platformei EDS-Ebsco Discovery Service. Cetalogul online va fi trimis lunar companiei Ebsco pentra integrarea in platform. La resursele stiintifice abonate, se vor adauge continu resurse online gratuite otganizate pe domenii, actiune demaraté in 2020. Serviciul de stribuire DOLuri (Digital Object Identifier), care are deja 60 de parteneri, va fi asigurat de citre 0 persoand dedicat acetui obiectiv si se va incerca automatizarea activititilor de colectare si transmitere metadate pentru CrossRef, preeum si cea de evident’ contracte, Acest demers de automatizare, va reduce timpul de activare DOburi si va permite o gestionare mai bund din punct de vedere financiar Integrarea catalogul online in WorldCat (din 2014) va continua prin mentinerea contractului cu. OCLC gi va permite actualizarea de 3-4 ori pe an cu Iuerarile noi intrate {n biblioteca. Accasté activitate implica un proces de catalogare gi indexare de calitate, la standarde internationale.Rezervisile_de locuri si de publicatii de la distanta vor fi activate pentru salile gi categoriile de cititori stabilite Ia nivel de institutle, dar care vor fi in conformilale ct deciziile prevazute la nivel national, mai ales in perioadele de pandemii. Referintele virtuale, bibliografiile la cerere yi scandrile de_documente pentru utilizatori vor fi féicute cu profesionalism, in zegim pr iter. Distribuisea de jucrari in format electronic va sprijini tinerii cercetatori $i cadrele didactice de a-si promova carl. Acestea vor fi indexate in catalogul online, ceea ce le face vizibile la nivel nafional, prin catalogul RoLiNeST. der si la nivel international, prin catalogul OCLC-WorldCat. Sistemul Help, de tip ticketing, va fi menfinut pentru colectarea centralizat& a fntrebarilor utilizatorilor, permigind o gestionare rapid’ a acestora si asigurénd raspunsuri pertinente de la persoane nominalizate pentru tema pust in discusie, La serviciile existente, menfionate mai sus, se vor adauga alte doua servieii noi, cel de plati online si cel de call center care vor imbundtiti modul de gestionare a serviciilor contra cost si vor reduce timpul de informare al beneficiatilor nostri bliotecii 2. Dezvoltarea si mentinerea accesului facil al utilizatorilor la resursele Sursele de informare si documentare oferite publicului sunt menfionate pe site-u! instituliei le opliunen Resursele bibliotecit. La acestea se adauga rezultatele muncii de cerectare evidenfiate separat in partea dreapti-sus. Concentarea_resurselor informationale in site va aduce un plus de vizibilitate $i acces. Mentionarea in_catalosul online a documentelor digitizate, atit a celor din biblioteca digitala Dspace, cft si a celor existente in platforma de bibliografii, precum si a celor disponibile in format Daisy de la centrul CATA va permite utilizatorilor un acces direct rapid fa textul integral al lucrarilor in format electronic. Accesul de la distantd pe baza de permis de biblioteca la lueratile din platforma de bibliografi abonate vine in sprijinul utilizatorilor de a consulta aceste resurse si in perioada cand , precum gi la textul integral al documentelor din bazele de date stiinjifice biblioteca este inchis8, dar vine gi tn sprijinul angajafilor bibliotecii de a evita contactul cu publicul in perioada pandemiei Mentinerea_portalului EDS aduce un plus de valoare in procesul de cdutare, deoarece utilizatorul are posibilitatea ca printr-o singura interogere s& acceseze att bazele de date abonate, cat si catalogul bibliotecii.Interfefele in 4 limbi pentru catalogul online gi pentru biblioteca digitala integrala Dspace, precum si variantele in Urei limbi ale sile-ului oficial al biblivtecii oferé o mai buna consultare pentru benef nostri care au ca limba materni alta decat romana. Acestea vor fi actualizate permanent in functie de noutitile sau schimbatile aparute la Introducerea de subiecte in limba englezi in catalogul online asigura un nivel sporit de acces, mai ales pentru publicul din strainatate, cu prioritete pentru cei care ccautd informatii pornind de le catalogul internafional WorldCat sau KVK- Karlsruher Virtuelle Katalog. Aceste subiecte vor fi preluate gi in biblioteca digital Dspace i in platforma de bibliografii. 3. Integrarea si diversificarea resurselor informationale oferite. Integrarea resurselor informafionale intr-un singur punct de acces este un obiectiv care necesitil unele pregatiri, dar gi resurse financiare, {in acest scop s-a inceput integrarea cataloagelor traditionale in catalogul online, in momentul efnd este solicitat un document evidentiat doa trun catalog pe fige, Acest demers este completat de procesul de integrate sistematic’ a catalogului de serviciu ix catalogul online, inceput in a ie 2020 si care va continua pang la integrarea complet Va urma, apoi, integrarea in catalogul online a altor cataloage pe fise, precum si adiugarea cotelor pentru toate fonduti definute in biblioteca centrala gi iliale. Bazele de date bibliografice create in ProCite au inceput sA fie integrate intr-o baz& de date distincta din sistemul de bibliotecd Aleph ~ CUCO2, unde se gisese deja peste 100.000 de inregistrai analitice. Aceste regsitrAri pot fi consultate de public prin interfata de accesare a catalogului online. Se va continua acest proces de preluare a bazelor date existente in ProCite, dupa o completare cu numerele de tem Aleph documentelor sursi existente in catalogul online. Diversifiearea resurselor de informationale se refers le punerea in formate diferite de prezentare pentru public a metadatelor aflate in baze de date distinete, dar gi diversificarea confinutului acestor baze de date. Formatele de prezentare diferite ofera publicului posibilitatea de @ consulta aceste resurse informationale in moduri mai apropiate experientei de utilizare a calculatorulu si a platformelor vechi sau noi implementate de institusie. in prezent, exist forme de prezentare diferite pentru unele parti ale bibliotecii digitale, precum $i pentru unelebibliografii create in bibliotecd. Se va continua cu aceste prezentat separate atata timp cat vom avea un feed-back pozitly de la cititori Peni materialele iconografice se va implementa 0 platformé suplimentar’ de prezentare pentru care utilizatorul sa ne ajute la identificarea si completarea descrierilor bibliografice. fn ceea ce priveste diversificarea de continut, acest demers este posibil prin actiuni de atragere a donatiilor, mai ales a mostenitilor documentare ale unor personalitifi, Aceste documente vor fi prelucrate si evidengiate in catalogul online ca fonduri separate. Avand in vedere ci BCU Cluj are drept de depozit legal din 1923, ceea ce ar trebui 8 se reflecte in colectiile bibliotecit pr lucrari aparute pe teritoriul Romén diversificarea de confinut at putea fi completaté prin achizifii de lueriri aparute tn strdinitate. Desigur ¢&, aceste achi i se vor corela cu solicitarile beneficiarilor si prin consultarea statisticilor de imprumut pe domenii, 4, imbun: irea formelor de stocare si de siguranfi pentru aplicafiile ut te, bazelor de date gi a documentelor detinute. Sistemul de stocare si arhivare pe benzi, deginut din 2008, si-a atins limitele in vara lui 2014. El a fost completat printr-un sistem Qnap de stocare si prin punerea in functiune a unor echipamente donate de compania Yardi {In decembrie 2020, am beneficiat de achizitia unui sistem nou de stocare, cu doua nodurt identive de lucru si 0 capacitate de stocare de 80 TB fiecare, Acest sistem se va configura in ianuarie 2021, se va crea o structura cate sa permit cumularea taturor datelor aflate in locafii diferite si s& ofere o redundafi a acestora. Acest demers va implica, probabil, si recuperarea de pe benzi a unor documente care nu mai exist pe harddisk-urile detinute, in ceca ce priveste politica de securitate, ea va fi asigurati prin intermediul echipamentului Fortigate existent, cu rol de firewall, la care se ve adiuga un switeh central performant cu posibilitaji de management de la distan{a, achizitionat odati cu sistemul nou de stocare. 5. Asigurarea do echipamente IT corespunzatore obiectivelor generale de automatizare a activititilor $i formarea continua pentru angajatiEchipamentele IT necesare pentru buna desfisurare a activititilor automatizate sunt cele hardware, precum st cele software. Componentele hardware se referi la calculatoare (servere si desktop-uri), imprimante, scannere, copiatoare si conectica de refea (switch-uri, mufe, cabluri). Asa ‘cum menfionam mai sus, se va reface integral sistemul de stocare cu echipamente noi. Sistemul de bil priveste celelalte servere, se va face o planificare pentru iniocuirea lor weptati, eu fiotecti Aleph ruleazi pe dou servere achizitionate in 2017. in cea ce prioritate a celor cu platforme de acces pentru public. Calculatoarele utilizate de angajati sunt majoritatea depaiite moral si fizie (aprox. 60 sunt achizifionate in 2007). Acestea se vor fnlocui tteptat in functie de aplicafiile utilizate. La componenta software au fost aduse imbunatafiri substangiale in 2020, find achizijionate suplimentare 6 licente Aleph pentru bibliotecari, 4 licente Abby Fine Reader si mai multe licenge de antivirus. Problema cea mai acutd este legati aplicatia ProCite wtlizati pentru crearea bazelor de date proprii si care nu se mai actualizeazé in corelare cu noile sisteme de operate si a seturilor noi de caractere. Ea se va fnlocui, spertim in 2021, cu 0 aplicajie ct mai apropiata de cea existentl, dar care sa aiba fecilitati suplimentare de interogare resurse externe si import de metadate, Este de dorit, s& se giiseascd 0 aplicatie care s& permit o ordonare corecté a diacriticelor roménest. Pentru buna gestionare a unor activitiji administrative din institugie, se va dezyolta o aplicatie noua, care s permita accesul de la distanja a mai multor utilizatori, cou dreptuti diferite, si care s& permita o evident’ corect’ si rapoarte junare si anuale. In prima faza se are in vedere gestionarea referatelor de necesitate, Exploatarea eficienta a tuturor echipamentelor IT presupune o formare continua a angajatilor biblioteeii. Accasta se poate desfigura indivual prin participarea Ia webinarii, seminarii si conferinfe de specialitate, dar si tntr-un mod organizat, prin cursuri interne. Perfectionarea privind utilizarea aplicafiilor aflate tn dotare se va face in luna ‘septembrie, cel pufin o data la doi ani. in functie de proiectele interne ale institujiei se vor organiza instruiri pe tipuri de activitayi, eu grupe de persoane. Realizarea activitatilor procedurale se vor specifica in proceduri inteme, care vor fi postate in cadrul departamentelor, iar cele generale pe pagina de intranet a institu Dr. Olimpia CURTA Dir. gen. adj-IT C Cuty 8