NOTA DE INFORMARE

privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale clientilor si potentialilor clienti persoane fizice efectuata de catre
Distributie Energie Oltenia S.A.

Distributie Energie Oltenia S.A. (denumita in continuare “DEO”) este o societate pe actiuni administrata in sistem dualist cu sediul in Craiova,
Calea Severinului, nr. 97, parter, etajele 2, 3 si 4, judetul Dolj, inregistrata la Registrul Comertului de pe langa Tribunalul Dolj cu nr. J16/148/2002,
avand Cod Unic de Inregistrare 14491102. Prin acest document, DEO va informeaza despre prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal si
drepturile pe care le aveti, in calitate de client sau potential client, in conformitate cu Regulamentul General privind Protecția Datelor Personale
(denumit in continuare „GDPR”) si legislatia nationala privind protectia datelor cu caracter personal.

Tipurile de date cu caracter personal prelucrate, scopurile in care sunt prelucrate, precum si temeiul juridic al prelucrarii

DEO prelucreaza datele dvs. cu caracter personal in calitate de operator, pentru scopurile specificate in aceasta nota sau pentru scopuri
compatibile cu acestea. Datele sunt obtinute fie direct de la clienti sau potentialii clienti, fie indirect de la furnizorii de energie electrica ai acestora.

(1) Ofertarea, incheierea si executarea contractelor cu dvs.

Pentru pregatirea de oferte catre persoane fizice, la solicitarea acestora, si/sau pentru incheierea de contracte de racordare/
proiectare/ executie lucrari, sau pentru incheierea oricaror alte contracte de servicii prevazute de legislatia din domeniul energiei,
se prelucreaza urmatoarele categorii de date cu caracter personal: date de identificare si de contact (nume si prenume, numar de
telefon, adresa e-mail, adresă de domiciliu, cod numeric personal, semnatura), adresa locului de consum, adresa pentru
comunicarea facturilor, copia actului de identitate, copia actului de proprietate/actului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului
care face obiectul locului de consum, date despre consumul propriu-zis – precum si alte date personale colectate direct de la dvs.
care ar putea fi necesare sau impuse de legislatia din domeniul energiei.
De asemenea, vom folosi adresa de e-mail sau numarul de telefon furnizate pentru a va transmite informatii despre serviciile
prestate. In cazul clientilor care nu achita valoarea serviciilor facturate, vom putea recurge la executare silita sau la societati
specializate in recuperarea debitelor, datele personale ale clientilor fiind prelucrate in acest scop.
Aceasta prelucrare este necesara pentru a face demersuri la cererea dvs. inainte de incheierea unui contract, respectiv pentru
executarea contractului, odata ce acesta a fost semnat. De asemenea, prelucrarea anumitor date (ex: CNP, copia actului de
identitate, actul de proprietate/folosinta, adresa locului de consum) este impusa de legislatia din domeniul energiei.

(2) Prelucrarea datelor clientului in cazul incheierii unui contract cu un furnizor de energie sau schimbarii furnizorului de
energie

In situatia in care un client solicita schimbarea furnizorului de energie electrica, pe baza unei solicitari transmise de catre noul
furnizor, continand o serie de date cu caracter personal contractuale apartinand clientului: nume, prenume, adresa/ loc de consum,
data intrare in vigoare contract nou de furnizare, perioada de valabilitate contract de furnizare anterior, date referitoare la puterile
absorbite si cantitatile de energie electrica pentru care trebuie asigurat serviciul, codul unic de identificare a punctului de masurare
inscris pe factura de energie electrica.
Vom prelucra datele primite pentru a asigura functionarea tehnica a serviciului de distributie, precum si pentru a ne indepini obligatiile
impuse de legislatia din domeniu in relatia dintre furnizori si operatori de retea, precum si obligatiile de a verifica si valida
corectitudinea informatiilor despre identitatea utilizatorului final si consumul, furnizate de catre partile direct implicate (utilizator final,
furnizor actual, furnizor nou).
(3) Realizarea si administrarea centralizata a unei baze de date referitoare la locurile de consum racordate la reteaua electrica
din zona de licenta proprie

DEO, in calitate de operator de retea, are obligatia de a intocmi si administra centralizat o baza de date cu informatii referitoare la
locurile de consum racordate la reteaua electrica din zona de licenta proprie. Astfel, Operatorul prelucreaza urmatoarele date cu
caracter personal apartinand utilizatorilor: date de identificare ale locului de consum si ale clientului (nume, prenume, etc.) – atat
proprietar, cat si utilizator (locatar, comodatar, etc.), istoricul de consum, profilul de consum aplicabil.
Va rugam sa aveti in vedere ca, in temeiul aceleiasi legislatii aplicabile, DEO trebuie sa asigure accesul la aceste informatii de
interes general si altor funizori de energie electrica interesati, diferiti de furnizorul actual.
(4) Asigurarea de asistenta si gestiune clienti prin diverse canale de comunicare (serviciu de call-center, servicii postale de
corespondenta, e-mail). Gestionare petitii.

Pentru a le oferi clientilor sprijin cu privire la oricare intrebare, nevoie de asistenta tehnica sau orice alta problema pe care ar avea-
o in legatura cu distributia de energie sau orice chestiune decurgand din relatia contractuala (ex: plata facturilor emise de catre
DEO, anuntarea intreruperilor in alimentarea cu energie electrica, etc.), acestia ne pot contacta telefonic prin sistemul de call-center
pus la dispozitie, ocazie cu care prelucram urmatoarele date personale: nume si prenume, numar de telefon, adresa locului de
consum, data nasterii , cod loc consum, cod pod, serie contor, voce (inregistrare).
Aceasta prelucrare se efectueaza in interesul legitim, al nostru si al clientilor, de a rezolva cererile acestora din urma cu privire la
distributia de energie. De asemenea, avem obligatia legala conform normelor din domeniul energiei de a raspunde petitiilor
transmise de clienti.

(5) Identificarea si remedierea defectiunilor si a deranjamentelor in retelele electrice, executarea de lucrari si instalarea
echipamentelor

Este dreptul utilizatorilor de energie sa beneficieze de masurile necesare de remediere a defectiunilor si a deranjamentelor survenite
in retelele electrice. Astfel, pentru a executa aceasta obligatie legala, vom prelucra datele cu caracter personal strict necesare in

1
 vederea identificarii si contactarii consumatorului (nume, prenume, numar de telefon, adresa e-mail). Aceasta operatiune de
prelucrare date cu caracter personal este justificata de obligatia legala a DEO in calitate de operator de retea..
De asemenea, daca sunt necesare lucrari sau instalari de echipamente care tin de distributia de energie, va vom contacta (inclusiv
in situatia in care ati incheiat contract doar cu furnizorul de energie) pentru a planifica astfel de interventii si pentru a ne asigura ca
avem accesul in spatiile relevante. Este imposibil sa efectuam astfel de lucrari fara contactarea dvs. care se intemeiaza pe obligatiile
noastre legale ca operator de retea, pe interesul nostru legitim de a asigura buna functionare a serviciilor din domeniul energiei,
precum si pe executarea contractului pe care il aveti fie cu noi direct fie cu furnizorul de energie.

(6) Constatarea prejudiciilor, acordarea despagubirilor, esalonari la plata

Conform obligatiilor legale pe care le avem in domeniul energiei, realizam activitati de constatare a prejudiciilor cauzate de reteaua
energetica si acordam, dupa caz, despagubiri. In acest sens, redactam procese-verbale in care identificam titularul contractului de
furnizare / racordare de la locul de consum si/sau persoana care permite accesul echipelor DEO (nume, adresa, CNP, serie si
numar carte de identitate). De asemenea, prelucram informatii de identificare si contul bancar pentru plata despagubirilor si pentru
alte operatiuni financiare cum ar fi esalonari sau restituiri de sume.

(7) Vanzarea sau inchirierea unor active

Daca sunteti in situatia sa cumparati sau sa inchiriati un activ din patrimoniul DEO vom prelucra datele dvs. de indentificare in cadrul
contractului incheiat (nume, date din cartea de identitate, date de contact). Prelucam aceste date in temeiul executarii contractului
cu dvs.

(8) Acordarea unor facilitati legale clientilor vulnerabili si gestionarea relatiei contractuale in situatii de intreruperi planificate
si/ sau accidentale

Pentru a putea analiza daca o persoana intruneste conditiile de incadrare in categoria clientilor vulnerabili si a lua masurile necesare
acestei categorii de clienti, vom prelucra date cu caracter personal de identificare, de contact (nume, prenume, numar de telefon,
adresa de e-mail), legate de situatia financiara, varsta si/sau situatia medicala.
Aceasta prelucrare are loc in vederea conformarii la obligatia legala de a pune la dispozitia clientilor vulnerabili anumite facilitati
speficice, in functie de categoria din care fac parte (venituri reduse, stare de sanatate precara, varsta).

(9) Formulare de feedback privind satisfactia clientilor, studii de sustenabilitate

Opinia clientilor este foarte importanta pentru DEO. Prin urmare, va vom putea transmite formulare prin care sa va cerem feedbackul
despre serviciile noastre. Desfasuram aceasta prelucrare in interesul nostru legitim de a cunoaste opinia clientilor in legatura cu
desfasurarea relatiei contractuale si orice chestiune privind furnizarea de energie si/sau gaze naturale, in vederea imbunatatirii
relatiei contractuale si a serviciilor sau produselor pe care le oferim.
(10) Pasii necesari pentru certificarea calitatii de prosumatori

In calitate de operator de distributie, suntem implicati in procesul de certificare a calitatii de prosumator, care presupune colectarea
si prelucrarea datelor personale din documentele pe care le impune legislatia din domeniu. Modelele de cereri relevante pentru
calitatea de prosumator pot fi consultate pe website-ul nostru, la sectiunea Prosumatori.

(11) Gestionarea daunelor, litigiilor si a oricaror alte dispute

Avem un interes legitim de a ne apara drepturile prin mijloacele puse la dispozitie de legislatie si de a recupera prejudiciile suferite.
In acest sens, vom tine o evidenta a dosarelor aferente fiecarui caz si vom furniza datele de identificare ale partilor, conform normelor
din procedurile juridice aplicabile. Vom putea transmite datele dvs. de identificare pe care le detinem catre terti care sunt relevanti
in proces, cum ar fi companii de asigurari, politie, servicii de recuperare a creantelor, executori judecatoresti etc.

(12) Organizarea administrativa interna a informatiilor despre clienti si alte persoane fizice

Avand in vedere interesul nostru legitim de a eficientiza procesele operationale interne si de a imbunatati modul in care gestionam
relatia cu clientii, mentinem baze de date centralizate cu informatii despre clienti si despre alte persoane fizice relevante (ex:
reprezentanti ai clientilor, persoane implicate in litigii, persoane care se afla la locurile de consum atunci cand se realizeaza anumite
operatiuni etc.). Aceste sisteme sunt accesibile angajatilor nostri si unor prestatori de servicii din domeniu (ex: call center, executanti
de lucrari). De asemenea, mapam (prin intermediul aplicatiilor informatice) locurile de consum pentru o mai buna cunoastere si
gestionare a reletei de distributie.

(13) Inregistrari contabile si declaratii fiscale

Daca efectuati operatiuni supuse inregistrarii in contabilitate, vom pastra documentele justificative si vom transmite declaratii catre
organele fiscale, conform legislatiei aplicabile care poate impune includerea datelor dvs. personale.

(14) Alte prelucrari de date personale

Legislatia din domeniul energiei ne poate impune sa realizam si alte operatiuni care presupun prelucrarea datelor dvs. personale.
In aceste cazuri, vom utiliza modele de acte puse la dispozitie de normele aplicabile sau vom evalua necesitatea prelucrarii datelor
dvs. personale raportat la scopul indicat de lege.
Atunci cand interactionati cu noi prin intermediul website-ului DEO, vi se indica ce date personale sunt necesare, in cadrul
formularelor puse la dispozitie. In acest sens, va rugam sa consultati politica de confidentialitate disponibila pe website.

2
 Cat pastram datele dumneavoastra

DEO pastreaza datele dvs. personale pe durata necesara indeplinirii scopurilor prezentate mai sus sau pentru indeplinirea unor cerinte legale
sau apararea unor drepturi. In mod particular, urmatoarele perioade de stocare vor fi aplicabile:
• Contractele sunt pastrate pe o perioada de 10 ani de la incetarea raporturilor contractuale intre client si DEO.
• De asemenea, suntem obligati prin lege sa colectam si sa pastram documente justificative fiscale, cum ar fi facturi, dovada furnizarii
serviciilor si dovada platilor efectuate in decursul executarii contractului etc. Aceste date vor fi prelucrate in baza obligatiilor impuse de
legislatia fiscala si contabila si reglementarile aferente si vor fi stocate pe perioada de prescriptie fiscala aplicabila.
• Inregistrarile din call center se pastreaza pe o perioada de 5 ani de la efectuarea apelului.

Cine are acces la datele dumneavoastra

Distribuirea datelor intra-grup. Datele dvs. personale pot fi distribuite catre orice alta societate care este membra a grupului nostru, in cazul
in care consideram ca acest lucru este in interesul nostru legitim, pentru scopuri administrative interne (ex. gestionarea datelor in sisteme
informatice interne, arhivarea contractelor, gestionarea facturilor, solutionarea disputelor etc.) sau pentru auditarea si monitorizarea proceselor
noastre interne.
Accesul furnizorilor de servicii. Pentru a putea gestiona in mod optim activitatea noastra, folosim furnizori care pot avea acces la informatii
gestionate de noi pentru a ne putea presta servicii precum: plata facturilor prin mijloace electronice de plata, efectuarea de alte plati, citiri
contoare, echipe externalizate de tehnicieni si alti executanti, transmiterea facturilor, gazduire si dezvoltare website si aplicatii, gestionare
sisteme IT, audit si consultanta juridica si de business, recuperare debite, call center, servicii de arhivare, etc.
Alte entitati. Vom mai putea dezvalui datele dvs. personale unor terti in urmatoarele situatii:
o in cazul in care ne solicitati sau ne dati acordul in acest sens;
o persoanelor care demonstreaza ca detin autoritatea legala de a actiona in numele dvs.;
o in cazul in care avem obligatia de a dezvalui datele dvs. personale pentru a respecta o obligatie legala sau o solicitare din partea
autoritatilor.

Drepturile dumneavoastra

In calitate de persoana vizata, beneficiati de drepturile de mai jos, cu privire la prelucrarea datelor dvs. Va puteti exercita aceste drepturi
trimitand un email la adresa de e-mail: dpo_deo@distributieoltenia.ro.
Aveti dreptul de a accesa informatiile pe care le detinem despre dvs. Puteti solicita informatii legate de datele personale pe
care le detinem despre dvs., inclusiv informatii legate de categoriile de date, pentru ce sunt folosite acestea, durata prelucrarii si cui
sunt divulgate aceste date, daca este cazul.
Aveti dreptul de a va retrage consimtamantul, acolo unde prelucrarea are loc in baza consimtamantului dvs.
Ne puteti solicita sa corectam informatiile eronate sau incomplete pe care le prelucram referitoare la dvs.
Puteti obtine din partea noastra restrictionarea prelucrarii datelor dvs. personale
Acest drept este aplicabil daca:
o contestati corectitudinea datelor dvs. personale, pentru perioada de care avem nevoie pentru a verifica corectitudinea,
o prelucrarea este ilegala daca solicitati restrictionarea prelucrarii in locul stergerii datelor dvs. personale,
o nu mai avem nevoie de datele dvs. personale dar dvs. le solicitati pentru stabilirea, exercitarea sau apararea pretentiilor
legale, sau
o aveti obiectii legate de prelucrare in timp ce noi verificam daca motivele noastre intemeiate prevaleaza.
Aveti dreptul de a ne solicita sa stergem datele prelucrate despre dvs.
Acest drept este aplicabil daca:
o datele personale nu mai sunt necesare pentru indeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate;
o persoana vizata se opune prelucrarii din motive legate de situatia sa particulara;
o datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal;
o datele personale trebuie sterse pentru respectarea unei obligatii legale care ii revine operatorului.
cu exceptia cazului in care datele sunt necesare:
o pentru exercitarea dreptului la libera exprimare si la informare;
o pentru a ne conforma unei obligatii legale pe care o avem;
o in scopuri de arhivare in interes public, stiintific, pentru studii istorice sau in scopuri statistice; sau
o pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta.
Puteti obiecta la prelucrarea datelor dvs. din motive legate de situatia dvs. particulara, cu conditia ca prelucrarea sa se bazeze
pe interesele noastre legitime sau pe cele ale unui tert. In acest caz nu vom mai prelucra datele dvs., cu excepția cazului în care (i)
putem dovedi motive legitime si imperioase care justifica prelucrarea si care prevalează asupra intereselor, drepturilor si libertatilor
dvs. sau (ii) in cazul in care scopul este constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta.
Dreptul la portabilitate: Aveti dreptul de a primi datele dvs. personale pe care ni le-ati furnizat, iar in cazul in care este fezabil din
punct de vedere tehnic, sa solicitati ca noi sa le transmitem unui alt operator, exclusiv in conditiile stabilite de art. 20 din GDPR.
Aveti dreptul sa depuneti o plangere cu privire la modul cum va prelucram datele.
In cazul in care aveti o nemultumire, va rugam sa ne anuntati mai intai pe noi, pentru a incerca sa remediem situatia. Daca nu
reusim, va puteti adresa Autoritatii Nationale pentru Supravegherea Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal, prin procedura
descrisa pe website-ul autoritatii: www.dataprotection.ro.

Va rugam sa retineti:
• Perioada de timp: Va vom raspunde la cerere in termen de o lună de zile, perioada care poate fi prelungita cu pana la inca 2
luni, din motive specifice legate de drepturile dvs. sau de complexitatea cererii. In orice caz, daca aceasta perioada este
prelungita, va vom anunta in privinta termenului de raspuns si a motivelor care au dus la aceasta prelungire.
• Imposibilitatea identificarii: In anumite cazuri, este posibil sa nu va putem identifica datele personale din cauza elementelor
de identificare pe care ni le furnizati in cerere. In astfel de cazuri, daca nu va putem identifica drept persoana vizata, nu putem
da curs cererii dvs., cu exceptia cazului in care ne oferiti informatii suplimentare. Va vom informa si va vom da posibilitatea de
a ne oferi astfel de detalii suplimentare.

Modificari privitoare la nota de informare: Aceasta nota de informare poate fi modificata ori de cate ori consideram necesar, urmand sa fie
adusa la cunostinta prin orice mijloc de comunicare fezabil, incluzand postarea pe website-ul nostru.

Va multumim pentru parcurgerea acestui document!