1.

SISTEM INFORMAIONAL I SISTEM INFORMATIC

1.1. Conceptul de sistem
Prin sistem nelegem un ansamblu de componente (fenomene, obiecte, procese, noiuni, concepte, entiti sau colectiviti) aflate n legtur unele cu altele, care acioneaz n comun pentru atingerea unor obiective bine stabilite i care interacioneaz n mod unitar n relaiile cu mediul nconjurtor. Structura sistemului reprezint mulimea relaiilor dintre componentele sistemului, precum i a relaiilor existente ntre componente i mediu. Prin starea sistemului nelegem mulimea caracteristicilor sistemului la un moment dat. Elementele sistemului pot fi obiecte reale (un stoc de produse, o societate etc.) sau obiecte virtuale (care nu au un corespondent fizic). Sistemul reprezint, fa de mediul nconjurtor, o entitate care reacioneaz la stimulii exteriori primii de la mediu. Modul n care un sistem reacioneaz la stimulii externi definesc comportamentul acestuia. Cea mai cunoscut abordare a sistemelor n vederea studierii comportamentelor acestora o constituie principiul cutiei negre (fig. 1).
INTRRI

IEIRI

Figura 1. Sistemul privit ca o cutie neagr (black-box)

Dac se admite c orice comportament este o form de manifestare a interaciunii sistem-mediu, atunci el trebuie privit dup modelul unui sistem informaional de comand-control complet. Funcionarea unei organizaii presupune existena unui flux de informaii permanent, dinamic, puternic, edificat pe

componentele structurii organizatorice i vzut ca determinaie general a sistemului complet de comand-control.

1.2. Clasificarea sistemelor

Sistemele se pot clasifica dup diverse criterii dintre care cele mai importante sunt prezentate n continuare. Dup natur: - Sisteme naturale (ex. organismele vii) - Sisteme elaborate - Tehnice - Economice - Conceptuale Dup modul de funcionare: - Sisteme deschise (ieirile nu influeneaz intrrile) - Sisteme nchise (ieirile influeneaz intrrile) Dup comportament: - Sisteme deterministe - Sisteme probabilistice

1.3. Organizaia sistem cibernetic

Orice organizaie economic funioneaz ca un sistem cibernetic: are o serie de obiective (Z), primete informaii din mediul exterior (X), genereaz informaii de ieire ctre mediul exterior (Y) i i adapteaz starea intern (S) n funcie de intrri i ieiri printr-un mecanism de autoreglare asemntor unei bucle de reacie (R). Z - Obiective
X - Intrri

S
R -reacie 8

Y -Ieiri

Figura 2. Organizaia economic sistem cibernetic

1.4. Legile sistemelor cibernetice

Pe lng proprietile generale desprinse din apartenena la categoria abstract de sistem, sistemele cibernetice economice au i caracteristici specifice, formulate ca legiti sau principii ale organizrii i funcionrii acestora. Legea varietii necesare Caracteristica sistemelor cibernetice conform creia varietatea ieirilor unui sistem poate fi modificat doar printr-o varietate suficient a intrrilor acestuia a fost identificat i formulat pentru prima dat de Ross Ashby. Pe baza legii varietii necesare se determin diferitele tipuri de comportament al sistemelor dinamice de tipul sistemelor economice. Explicitarea acestei influene a fost fcut prin analogie cu raportul varietate-constrngere, unde constrngerea apare ca o relaie ntre dou elemente (subsisteme) care determin meninerea varietii la un nivel constant (reducerea varietii unui element datorit variaiei celuilalt). O relaie de constrngere poate fi slab sau tare, intensitatea ei depiznd de msura n care conduce la reducerea varietii. Varietatea mai mare pe care o ntlnim n sistemele economice i sociale (spre deosebire de cele tehnice) se datoreaz, n primul rnd, caracterului mai general al legilor sociale (n comparaie cu legile naturii). O lege organic nu este un invariant al sistemului social-economic n timp ce o lege a naturii este un invariant al sistemului naturii i se constituie ntr-o constrngere. Cu ct numrul gradelor de libertate ale unui sistem este mai mare cu att varietatea sistemului este mai mare iar constrngerea la care e supus sistemul este mai mic. Conform legii lui Ashby, sensul modificrii varietii unui sistem sub influena intrrilor este mereu spre un nivel mai redus, motiv pentru care legea varietii necesare prezint o importan deosebit n ceea ce privete controlul i conducerea sistemelor. O metod de a obine un anumit nivel al complexitii la ieirea sistemului se bazeaz pe relaia dintre varietatea comportamentului unui sistem (VCS) i varietatea intrrilor sale (a perturbaiilor la care este supus sistemul - VPS):
VCS VPS VCA

, unde VCA reprezint varietatea

9

constrngerilor aplicate sistemului care, cu ct este mai mare, cu att varietatea sistemului este mai redus. n cazul sistemului cibernetic al oricrei organizaii economice legea varietii este evident, complexitatea sistemului derivat din numrul mare de componente ale acestuia i din varietatea legturilor dintre aceste componente implicnd aciunea tuturor elementelor sistemului pn la numrul maxim de grade de libertate. Aceast eviden imprim sistemului un caracter haotic care nu elimin ns caracterul complex al acestuia (haosul i complexitatea nefiind sinonime). Legea conexiunii inverse Conexiunea invers (feed-back-ul) este un concept fundamental n cibernetic, se regsete n structura oricrui sistem cibernetic i permite acestuia asigurarea funcionrii mecanismelor de autoreglare n vederea supravieuirii i dezvoltrii sistemului n mediul su extern. Legea conexiunii inverse stabilete faptul c orice sistem cibernetic conine cel puin o bucla de reacie (feed-back). Importana cunoaterii buclelor feed-back ale unui sistem cibernetic este reclamat de abordarea sistemului deoarece interaciunile dintre elemente sunt mai importante dect elementele nsei, iar adoptarea unei comenzi independent de structura feed-back este sortit eecului datorit capacitii de autoreglare a sistemului. n esen, o bucla feed-back constituie un ciclu de transformari care, de obicei, pornesc de la o valoare iniial a unei variabile de intrare, trec n informaii care, printr-un sistem de control, provoac o decizie modificnd i alte variabile, apoi efectele se propag pn la valoarea de intrare. Se disting dou tipuri de bucle de reacie ca structuri elementare ale oricrui sistem cibernetic: bucle feed-back pozitive i bucle feed-back negative. O bucl feed-back pozitiva acioneaz ntotdeauna n direcia amplificrii unei schimbri la un anumit nivel al sistemului, care se produce n aceeai directie ca i schimbarea iniial. Se poate spune c buclele feed-back pozitive, al cror comportament tipic este reprezentat n figura 1, sunt productoare de cretere.
10

nivel

timp Figura 3. Comportamentul unui feed-back pozitiv

O bucl feed-back negativ genereaz aciuni de direcie opus fa de diferena dintre nivelul dorit i cel real, deplasnd mrimea nivelului ctre un scop propus, ctre rdcina sistemului. Feed-back-ul negativ este unul autoreglator, iar consecinele unei schimbri survenite la nivelul unei variabile tind s contracareze variaia iniial. n sistemele economice, feed-back-ul negativ (ca element de baza n identificarea comportamentului) se constituie ntr-un mecanism de control, de autoreglare, care caut s evite extremele n funcionarea sistemului i s menin un echilibru relativ eficient al sistemului. Din punct de vedere al comportamentului unei bucle feed-back negative (figura 2) se cunosc patru moduri fundamentale care nu pot aprea n forma lor pura n sistemele reale: rspuns neted (1), oscilaie amortizat (2), oscilaie ntreinut (3) i oscilaie exploziv (4).

11

Figura 4. Comportamentul unui feed-back negativ

Principiul complementaritii externe n multe cazuri elemente componente ale unui sistem pot fi la rndul lor sisteme sau subsisteme, n acelai mod n care sistemul organizaiei economice constituie un element al sistemului de ramur care, la rndul su, este inclus n sistemul economic naional. Astfel, orice sistem cibernetic constituie un element (subsistem) al unei bucle feed-back dintr-un sistem cibernetic de ordin superior. Principiul complementaritii externe exprim modalitile clare de integrare i interaciune ale sistemului cu mediul extern, cu celelalte sisteme din lumea real (politic, economic, social, natural etc.). Pe baza acestui principiu este eliminat posibilitatea de analiz izolat a sistemului, abordarea trebuind fcut n interaciunea sa cu alte sisteme, prin intermediul intrrilor i ieirilor. Complexitatea sistemelor n general face imposibil ncadrarea acestora doar la nivelul unei bucle feed-back dintr-un sistem cibernetic de ordin superior, interaciunea cu mediul manifestndu-se pe fluxul structural al mult mai multor bucle de reacie. Efectul identificrii principiului complementaritii externe n funcionarea sistemului cibernetic se reflect direct n studiul comportamentului i n abordarea sinergic a sistemului.

12

Principiul emergenei Introdus relativ recent, principiul emergenei (sinergiei) apare n teoria sistemelor definit astfel: efectul total al interaciunilor i interdependenelor este neaditiv n raport cu efectele locale. Formele concrete ale efectului emergent n sistemele economicosociale includ, la nivel microeconomic, efectul aglomerrii, efectul urbanizrii, efectul produciei finite etc., iar la nivel macroeconomic includ posibilitile de realizare a unor obiective globale legate de nivelul de trai (calitatea vieii), de cercetare, de perfeconare etc. n sistemele economice, sinergismul apare atunci cnd funcionarea interdependent, dar concomitent, a elementelor sistemului asigur obinerea unui efect mai mare dect suma efectelor componentelor n funcionare independent. Specific sistemelor cibernetice, efectul sinergic se manifest la nivelurile organizaional i funcional ca urmare a intercondiionrilor dintre proprietile componentelor sistemice i proprietile sistemului n ansamblu. Aceast caracteristic influeneaz n mod direct comportamentul sistemului i capacitatea acestuia de autoreglare n cazul unor modificri ale parametrilor de mediu, toate acestea reflectndu-se asupra msurii eficienei sistemului. Efectul sinergic pentru un sistem S cu n subsisteme (elemente) componente Si se exprim matematic astfel:
I(S) = W i (Si ) + (S1 , S2 ,..., Sn )
i =1 n

unde I(S) reprezint efectul integral al sistemului, Wi(Si) reprezint efectul funcionrii izolate a subsistemului Si i (S1...Sn) reprezint efectul sinergic al funcionrii interdependente a celor n subsisteme componente. Efectul emergent al sistemului poate aciona pozitiv, determinnd creterea efectului integral, sau negativ, determinnd micorarea nivelului acestuia (exist posibilitatea unei analogii ntre efectul emergent i decizia de grup). Pentru fiecare subsistem al unui sistem se pot evidenia componentele i se poate calcula efectul integral al subsistemului. Datorit complexitii sistemelor, principiul sinergiei poate fi iniial aplicat ca principiu al complementaritii sinergice la nivel de subsistem component i apoi extins ca principiu al emergenei la nivelul sistemului global.
13

Principiul entropiei negative Plecnd de la abordarea fizico-mecanic a fenomenului economic, sensul originar al termenului de entropie se regsete n principiul al doilea al termodinamicii: cldura se deplaseaz ntotdeauna de la un corp mai cald spre unul mai rece i niciodat invers. De aici i interpretarea modern a legii entropiei conform creia, n orice sistem exist tendina transformrii continue a ordinii n dezordine, n haos. Asociind unei structuri ordonate un grad minim de incertitudine (de necunoatere) iar unei structuri dezordonate, haotice, un grad maxim de necunoatere, s-a introdus termenul de entropie informaional ca msur a gradului de incertitudine dintr-un sistem. ntre gradul de organizare a unui sistem, cantitatea de informaie nmagazinat i nivelul entropiei informaionale exist o relaie direct, exprimat prin legea entropiei negative: n sistemele cibernetice exist tendina ca gradul de organizare s creasc odat cu creterea cantitii de informaie nmagazinat n sistem. Cu alte cuvinte, gradul de organizare a sistemului este direct proporional cu cantitatea de informaii nmagazinat i este invers proporional cu entropia informaional a sistemului. Informaia, ca element de baz al funcionarii oricrui sistem, determin gradul de organizare a sistemului i modeleaz comportamentul acestuia, contracarnd efectele legii entropiei i conservnd caracteristicile sistemului: deschidere, dinamism, complexitate i haos determinist.

1.5. Sistemul informaional economic sistem cibernetic

Avnd n vedere definirea unui sistem cibernetic caracterizat prin existena a cel puin dou subsisteme ntre care exist autoreglarea prin conexiune invers i analiznd acest lucru pentru sistemul informaional economic putem constata c acesta are caracter cibernetic. Caracterul de sistem cibernetic este ntrit de faptul c sistemul informaional economic are propriile obiective, metode, tehnici i
14

resurse specifice. La nivelul sistemului informaional economic putem identifica cel puin dou subsisteme interdependente, care asigur stabilitatea ntregului sistem: subsistemul conductor i subsistemul condus. Avem astfel un subsistem n care se petrec transformrile necesare astfel nct la ieirea lui apare informaia economic. Acest subsistem l vom numi proces informaional. n cadrul procesului informaional se deruleaz fazele formrii informaiei economice:
-

culegerea datelor rezultate din procesul direct productiv al sistemului economic; transmiterea datelor pentru prelucrarea propriu-zis (indiferent de mijloacele tehnice); formarea informaiei economice i arhivarea acesteia.

Procesul informaional ca subsistem este influenat i condus prin decizii proprii transmise pe canalul conexiunii inverse. Aceste decizii au rolul de a asigura funcionarea procesului informaional la parametrii prestabilii. Totodat, aceste decizii au i rolul de a adapta i de a perfeciona continuu procesul informaional astfel nct acesta s corespund ntrutotul modificrilor sistemului economic pe care l deservete. O parte din fazele procesului informaional (de exemplu culegerea datelor din evidena primar) se realizeaz n nsi subsistemul condus al sistemului economic. Putem aprecia c subsistemul n care are loc procesul informaional mpreun cu o parte din subsistemul operaional formeaz subsistemul condus al sistemului cibernetic informaional. Rolul principal al subsistemului condus const n asigurarea cu informaii pentru conducerea ntregului sistem economic precum i pentru funcionarea sistemului informaional i meninerea acestuia n cadrul unor limite prestabilite. Al doilea element al sistemului informaional l constituie nsi procesul managerial al sistemului, care are la baz metode specifice de conducere, similare managementului sistemului economic n ansamblu. Subsistemul managerial are un rol special, recepionnd informaii i decizii (cerine) pe de o parte, iar pe de alt parte, transmind la rndul su decizii. Deciziile pe care le recepioneaz sub forma cerinelor de informaii au scopul
15

de a menine i asigura o concordan deplin ntre sistemul economic i sistemul informaional care l caracterizeaz. Aceste cerine sunt de genul crerii unor noi informaii, abandonrii unor informaii care nu mai sunt necesare conducerii sistemului economic, mbuntirii unor metodologii de calcul al indicatorilor etc.

Figura 5. Sistemul informaional economic

Semnificaia elementelor din figura 5 este urmtoarea:

1. informaii

economice necesare conducerii economic n vederea adoptrii deciziilor; informaional;

sistemului

2. informaii necesare subsistemului de conducere a sistemului 3. decizii pentru meninerea echilibrului (pentru conducerea)

sistemului economic n ansamblu i care nchid astfel bucla sistemului cibernetic economic;
4. decizii luate de conducerea subsistemului informaional

pentru funcionarea i perfecionarea acestuia, decizii care nchid bucla sistemului informaional economic;
5. decizii

(cerine) elaborate de conducerea sistemului operaional pentru a asigura buna i eficienta funcionare a sistemului informaIonal.

Dac presupunem urmtoarele notaii: C sistemul conducator (managerial);

16

S sistemul condus (operaional); x vectorul de intrare n sistemul informaional; y vectorul de ieire din sistemul informaional; X mulimea tuturor vectorilor de intrare; Y mulimea tuturor vectorilor de ieire; atunci perechea ( x, y ) X Y reprezint informaionala din cadrul sistemului analizat. o activitate

Avnd n vedere subordonarea finalitii sistemului informaional nevoilor conducerii, vectorul de ieire y este constituit tocmai din cerinele informaionale pentru conducere. n funcionarea sa, sistemul informaional ca i toate celelalte sisteme sufer influena unor perturbaii provenite att din propriul sistem, ct i din mediul n care acesta funcioneaz. Caracterul dinamic al sistemului economic determin n mod necesar un caracter dinamic al sistemului informaional economic. Iniial, aceste variaii ale comportamentului sistemului economic pot reprezenta perturbaii pentru sistemul informaional, ns, datorit existenei ca sistem cibernetic, sistemul informaional se poate adapta i poate funciona n deplin concordan cu sistemul economic. n concluzie, caracterul cibernetic al sistemului informaional economic rezult din faptul c are capacitatea de autoreglare, astfel nct el reflect i este ntotdeauna n concordan cu sistemul economic pe care l descrie, l caracterizeaz i l deservete. n acest context putem defini att sistemul informaional n general, ct i sistemul informaional economic. Sistemul informaional este ansamblul tehnico-organizatoric de concepere i obinere a informaiilor necesare fundamentrii deciziilor pentru conducerea unui anumit domeniu de activitate.

1.6. Informaia economic element al procesului de cunoatere

17

Sistemul de comunicaii constituie un ansamblu de elemente care permite transmiterea unui mesaj de la un emitor la un receptor. Elementele componente ale unui sistem de comunicaie sunt (figura 6): - Receptorul (R); - Emitorul (E); - Canalul de transmisie (C); - Mesajul/semnalul (M/S); - Limbajul/alfabetul (L/A).

L/A

L/A C M/S

Figura 6. Sistem de comunicaii

Elementul principal al sistemului de comunicaie este mesajul transmis (semnalul, comunicaia propriu-zisa), care poart n el informaia, concretizat n datele transmise cu ajutorul unui limbaj informaional inteligibil att de ctre emitor, ct i de ctre receptor. Datele reprezint reflectarea, cu ajutorul unor simboluri, a realitii obiective. Datele economice constituie reprezentarea simbolic a diverselor procese sau fenomene economice. Fiecare proces de comunicaie este caracterizat prin parametrii modelelor de comunicare : -

Metoda de comunicare Simetria mediului (volumul i calitatea informaiilor) Coninutul mediului (text, grafic, imagine, sunet) Diversitatea surselor de informaii (panou de afisaj, televiziune prin antena, televiziune prin cablu, Web) Coordonarea comunicarii:
sincron (discuii directe) asincron (e-mail, pot vocal, Web)

Interactivitatea:
18

 interpersonal (ntlniri directe, videoconferine,

chat rooms)
tehnologic (utilizatori - Web).

De asemenea, exista mai multe categorii de modele de comunicare, de la comunicarea impersonala la cea personalizata, respectiv de la comunicarea statica la cea dinamica. Indiferent de modalitatea de comunicare aleas, aceasta implic cunoaterea unui limbaj. Limbajul informaional constituie sistemul de semne utilizat pentru realizarea comunicaiilor. Pentru a fi ns posibil comunicarea, n memoria emitorului i a receptorului trebuie s existe o mulime de noiuni, raionamente i reprezentri cu ajutorul crora se structureaz reflectarea mediului nconjurator: tezaurul de cunostinte. Fiecare emitor sau receptor dispune de propriul tezaur de cunotine, dar pentru a putea avea loc schimbul de mesaje trebuie s existe o coinciden cel puin parial ntre cele dou tezaure. Orice limbaj douplanuri: folosit n procesul de comunicare are

a) planul coninutului, care reprezint semnificaia sistemului de semne i a regulilor de combinare a acestora (tezaurul propriu-zis); b) planul de expresie, care reprezint sistemul de semne pe care l folosesc anumii purttori materiali, expresie care poate fi fonetic sau optic atunci cnd semnificaia se transmite prin vorbire (voce, grai), respectiv poate fi scris atunci cnd pentru transmiterea semnificaiei se folosesc simboluri grafice. Cea mai mic unitate structural a unui limbaj/alfabet l reprezinta simbolul/sunetul cnd limbajul este fonetic, respectiv litera, cnd limbajul este unul cu semnificaie grafic. Att simbolul ct i litera nu au o semnificaie proprie, ele servind doar ca materie prim pentru construirea unor forme de limbaj de nivel mai nalt. Astfel, unitatea cea mai mica a unui limbaj, care are o anumit semnificaie este cuvntul.
19

Privit ca semn, fiecrui cuvnt i corespunde o noiune care reprezint semnificaia acestuia. Drept urmare, cuvntul are att semnificaie, ct i sens, fiind unitatea structural cea mai mic a unei limbi, capabile s poarte informaia n mod independent. Cuvintele i combinaiile de cuvinte formeaz lexicul unei limbi, care este redat n dicionarul limbii respective, unde se prezint fiecare cuvnt cu semnificaia lui. Relaiile constante care se formeaz n lexicul unei limbi se numesc relaii paradigmatice. La construirea unor propoziii concrete, ntre cuvinte apar relaii variabile care fundamenteaz regulile de gramatic sau sintax i care se numesc relaii sintagmatice. Lexicul i gramatica asigur astfel exprimarea sensului comunicaiilor ntr-o form care le face accesibile pentru percepie. Dimensiunile calitative ale informatiei Am vzut c informaia este coninut ntr-un mesaj/semnal care reflect starea unui sistem sau a mediului n care acesta funcioneaz i care aduce receptorului un plus de cunoatere. Cu alte cuvinte, informaia are un caracter de noutate, altfel nu este informaie. Informaia care este depit, inexact sau greu de neles nu va fi util sau nu va avea mult valoare pentru receptor. Cerinele informaionale ale sistemului informaional al oricrei organizaii economice (i nu numai) vizeaza informaii de calitate, care s devin valoroas pentru adoptarea deciziilor. Acestea sunt doar cteva motive pentru care trebuie s privim calitatea informaiei sub trei aspecte: timp, coninut i form Fiecare dintre cele trei aspecte calitative ale informaiei are mai multe planuri de exprimare. Dimensiunea timp:
-

Planificare: Informaia trebuie s fie furnizat atunci cnd este necesar, la momentul oportun (promptitudine) ; Actualitate: Informaia trebuie s fie actual la momentul transmiterii;
20

Frecventa: Informaia trebuie furnizat de cte ori este cerut; Moment de timp: Informaia furnizat la un moment dat poate s reflecte evenimente derulate ntr-o perioad de timp trecut, prezent sau viitoare.

De cele mai multe ori, informaia este dependent temporal. Adoptarea unor decizii potrivite n viaa de zi cu zi necesit informaii, despre care trebuie s tim cnd avem nevoie de ele (planificare), de cte ori avem nevoie (frecven). La momentul recepionrii, informaiile sunt actualizate (actualitate), facnd ca dimensiunea temporal a informaiei s fie un atribut calitativ foarte important. Astfel, sistemele informaionale pot fi proiectate pentru a furniza informaii de cte ori le dorim (situaii la cerere), de cte ori apar condiii specifice (situaii de excepie) sau la intervale regulate de timp (situaii periodice). Un bun exemplu poate fi departamentul aprovizionare al unei organizaii economice cu specific productiv. Astfel, datele primare din depozitele organizaiei (stocurile curente de materiale) intr n sistemul informaional unde sunt transformate n informaii. Informaiile astfel obinute sunt transmise ctre sistemul managerial sub diverse forme (documente scrise, documente electronice etc.) fie la solicitarea nivelului superior, fie n situaii critice (stocuri sub limita de siguran sau stocuri n exces), fie periodic (zilnic, sptmnal etc.), n funcie de specificul sistemului economic. Un alt atribut important al dimensiunii temporale este perioada de timp pe care o descrie informaia. Sunt frecvente situaiile n care sistemul de conducere solicit informaii despre evenimente sau situaii trecute, prezente i/sau viitoare. Este cazul situaiilor statistice i al datelor istorice care s fundamenteze decizii ce privesc aciuni viitoare ale sistemelor economice. Un exemplu de astfel de informaii sunt previziunile economice, relative la tendinele de dezvoltare din interiorul organizaiei sau din mediul de afaceri. Continund exemplul anterior, o analiz a aprovizionrilor din trecut nu va furniza managementului informaii adecvate, deoarece nivelul i ritmul de aprovizionare poate s difere foarte mult n funcie de modul de funcionare a sistemului economic n ansamblu, ct i n funcie de perturbaiile externe la care acesta
21

este supus. n schimb, pe perioade relativ mici, rapoartele manageriale de aprovizionare pot furniza previziuni ale tendinelor ce se prefigureaz n procesul productiv i factorii care ar putea afecta performanele acestuia. Informaiile despre tendinele viitoare sunt necesare activitii manageriale de planificare, cu rezultate n previziuni, programe, bugete i planuri la nivelul organizaiei. Dimensiunea form:
-

Claritate: Informaia trebuie furnizat ntr-o form inteligibil la receptor; Nivel de detaliere: Informaia trebuie exprimat ntr-o form detaliat sau sumar; Secventialitate: Informaia poate fi aranjat n secvene predeterminate; Mod de prezentare: Informaia poate fi prezentat ntro form oral, numeric, grafic sau n alte forme; Suport: Informaia trebuie furnizat n form de text (documente scrise), grafice, video sau alte suporturi.

Aspectele calitative privind forma informaiei subliniaz faptul c informaia trebuie s fie atractiv, inteligibil i uor de utilizat la receptor. Dac n trecut se punea mare accent pe producerea de informaii precise i complete (dimensiunea coninut) ntr-o manier temporal (dimensiunea timp), n prezent se apreciaz c informaia neatractiv sau dificil de neles s-ar putea s nu fie utilizat corespunzator. Acest lucru subliniaza importana modului n care este prezentat informaia, accentundu-se pe calitatea ambalajului produselor de tip informaional, pentru a le face mai atractive i utile pentru utilizatori. Revenind la exemplul prezentat, putem presupune c sistemul informaional al organizaiei n cauz poate produce liste detaliate ale tuturor materialelor din depozitele organizaiei, rapoarte sumare ale consumurilor de materiale sau rapoarte sumare de execuie mult mai condensate, care s reflecte consumurile specifice pe fiecare produs, consumurile medii zilnice etc. Nivelul de detaliere depinde de necesitile informaionale ale sistemului de conducere. ns este foarte important forma n care este prezentata informaia n vederea
22

nelegerii i utilizrii ei. Informaia de nalt calitate trebuie sa fie prezentata corespunzator, utiliznd prezentarea narativa, numeric, grafic sau alte forme de prezentare (n format electronic sau pe hrtie). De exemplu, un bun raport privind stocurile de materiale ar trebui sa fie un mixaj ntre informaia de fond narativ, totaluri numerice ale situaiilor stocurilor i prezentri grafice ale tendinelor de consum i aprovizionare. Dimensiunea coninut:
Acuratee:

Informaia trebuie s reflecte corect evenimentul pe care l descrie, s fie lipsit de erori; informaionale ale unui receptor pentru o situaie specific;

Relevan: Informaia trebuie s fie legat de cerinele

Completitudine: Informaia trebuie s acopere toate

cerinele informaionale ale sistemului conductor la un moment dat;

Conciziune:

Trebuie furnizate numai informaiile cerute, de care este nevoie pentru fundamentarea deciziilor; sau mai limitat, un interes intern sau extern, o direcie ascendent sau descendent;

Obiectiv: Informaia poate avea un scop mai general

Performan: Informaia poate dezvlui performana

prin msurarea activitii ndeplinite, a programului realizat sau a resurselor acumulate. n marea majoritate a situaiilor, coninutul informaiei este considerat cea mai important dimensiune, n msura n care acesta reflect corect evenimentul pe care l descrie (acuratee). Totui, n situaiile n care informaia este corect, dar nu este n legatur direct cu cerinele informaionale, atunci ea este nerelevant i inutila. De asemenea, chiar dac informaia este clar i relevant, poate fi inadecvat dac este incomplet. De aceea, dou dintre planurile de exprimare ale coninutului informaiilor constau n completitudine i conciziune. Acesta este motivul pentru care trebuie limitat tendina sistemelor informaionale de a furniza sistemelor de conducere informaii nefolositoare.
23

Informaia trebuie s dezvluie frecvent performana atins de indivizi, grupuri sau organizaii. Prin urmare, informaiile se pot referi la activiti realizate pe parcursul unei perioade specifice (de exemplu consumul de materiale din luna curenta) sau se pot referi la progresul realizat relativ la obiective i/sau standarde specifice organizaiei. De exemplu, informaia poate arta progresul nregistrat n previziunile de consum sau n planificrile proiectelor. Acest lucru este legat de conceptele de stadiu informaional i raport excepional. n cazul stadiului informaional, informaia poate dezvlui stadiul unui proiect sau a eforturilor unui departament de a se menine n cadrul bugetului su operativ. n cazul raportului excepional, informaia se formeaz i este transmis doar dac performana depeste anumite limite. Informaiile despre performan dezvaluie frecvent resursele acumulate de indivizi, grupuri sau organizaii la un moment dat. Astfel, sistemele de conducere ale organizaiilor solicit periodic sistemelor informaionale informaii despre calitatea i cantitatea bunurilor financiare, echipamentelor, mijloacelor fixe, personalului i altor resurse din sistemele economice. Rolul informaiei economice Pornind de la definiie putem spune c informaia economic o gsim n comunicaii ale cror semnale/mesaje reflect procese sau fenomene economice. n concluzie, noiunea de informaie trebuie legat ntotdeauna de noiunea de noutate, de aportul ei la micorarea nedeterminrii sistemului reflectat. n sistemele economice, informaia trebuie privit n legtur cu necesitatea de conducere, de realizare a homeostazei economice, a echilibrului acestor sisteme (funcionarea stabil i optim a sistemului economic ntr-un mediu social variabil). Rolul determinant al informaiei economice este de a menine n limite date valorile variabilelor eseniale, n procesul de interaciune a sistemelor cu mediul extern. n acest context definim informaia economic ca fiind un mesaj/semnal care reflect starea unui sistem economic sau a mediului n care acesta funcioneaz, n scopul fundamentrii deciziilor economice.
24

Asigurarea valorilor cerute ale variabilelor eseniale n cadrul oricrui sistem n general i al sistemelor economice n special se realizeaza prin reglare. n cadrul procesului de reglare regsim att conexiunea direct ct i conexiunea invers. Conexiunea direct reprezint forma de legtur ntre elementele sistemului, n care influena de la ieirea unui element se transmite la intrarea unui alt element. Conexiunea invers n schimb, reprezint forma de legtura n care ieirea unui element al sistemului influeneaza intrarea acestuia. Ca urmare, n procesul de reglare conexiunea invers se materializeaza n informaii de stare a sistemului sau a mediului n care acesta funcioneaz, n timp ce conexiunea direct se materializeaz n informaii de comand, adic n decizii. De aceea putem defini decizia ca pe o informaie de comand pentru sistemul condus (operaional), iar decizia economic ca pe o informaie de comand pentru un sistem economic. Orice decizie este o informaie dar nu orice informaie este o decizie, ci doar acele informaii care au caracter de directiv, de comand i sunt obligatorii pentru sistemul condus. Decizia nu se confund cu procesul decizional, care const n alegerea unei alternative sau a unei submulimi proprii din mulimea de alternative examinate. Decizia este rezultatul procesului decizional i nu procesul nsui.

1.7. Sistem informatic

Pentru a-i realiza funcionalitatea n cadrul activitii desfurate de o organizaie economic, sistemul informaional presupune efectuarea unor activiti de culegere, prelucrare, transmitere i stocare a informaiilor economice. Aceste activiti implic utilizarea unor mijloace de stocare, prelucrare i transmitere a informaiilor precum i a unor categorii de personal specializat. Dac efectuarea activitilor unui sistem informaional presupune folosirea tehnicii de calcul spunem c avem un sistem informatic. n mod ideal, sistemul informatic ar trebui s fie tot una cu sistemul informaional. n practic, sistemul informatic este un subsistem al sistemului informaional care folosete calculatorul
25

i aplicaii software specializate pentru a acoperi anumite aspecte ale activitii sistemului informaional. ntr-un sistem informaional al unei organizaii economice pot exista, la un moment dat, mai multe sisteme informatice care funcioneaz n paralel i colaboreaz pentru ndeplinirea obiectivelor sistemului informaional (ex. un sistem informatic SI pentru evidena contabil, un SI pentru gestiunea materialelor, un SI pentru evidena personalului etc.). Un sistem informatic cuprinde urmtoarele elemente : echipamente de calcul ; aplicaii software ; baze de date ; personal de ntreinere (inginer de sistem i/sau administratori de baze de date) ; operatori date.

Caracteristic sistemelor informatice este pstrarea centralizat a datelor n baze de date spre deosebire de sistemele informaionale vechi, n care stocarea datelor se realiza pe suport de hrtie. Aceasta ducea la o replicare puternic a acelorai date la nivelul mai multor componente ale sistemului pentru a reduce durata de acces la date. Pstrarea datelor n baze de date are avantajul c reduce redundana acestora i evit apariia problemelor de actualizare (orice dat este actualizat o singur dat neexistnd riscul apariiei unei date replicate care s aib valori diferite deoarece actualizarea nu s-a realizat pentru toate copiile existente).

ntrebri de test 1. Definii conceptul de sistem.

26

2. Sistemul economic sistem cibernetic 3. Legea conexiunii inverse 4. Principiul emergenei 5. Sistemul informaional economic. Structur 6. Dimensiunea timp a informaiei 7. Dimensiunea form a informaiei 8. Dimensiunea coninut a informaiei 9. Rolul informaiei economice 10.Sistem informatic

27