Procesul de pregătire a

întîlnirii de afaceri

Turuta Elena
 CUPRINS
O Zece reguli de aur pentru o intîlnire de afaceri
de succes

O Pregătirea unei întilniri de afaceri

 Zece reguli de aur pentru o intîlnire de afaceri de
succes

O Fă-ți temele. Informează-te!

Un om informat valorează cât doi!

Un om informat este protejat!
Informat înseamnă înarmat!
O Obiectivul trebuie sa fie realist.

O Prezintă obiecte de calitate.

O Repetă prezentarea.
O Creează un raport pe baza observațiilor.
O Pune întrebări calificative.

O Oferă soluții eficiente.

O Acționează !
 Pregătirea unei întilniri de afaceri
Întîlnirea de afaceri eficientă
necesită o pregătire serioasă și
temeinică.
 Timpul. Despre o întâlnire de
afaceri trebuie să vă întelegeți
din timp. În limitele unei
regiuni, este foarte important
să negociem timp de 2-3 zile.
La organizarea întâlnirii de
afaceri puteți negocia prin e-
mail, prin telefon.
O Subiectul întâlnirii de afaceri. Subiectul întâlnirii
de afaceri este întrebarea, problemele care trebuie
luate în considerare în timpul întâlnirii. Pe lângă
întâlnirea cu scopul rezolvării problemelor de
afaceri, se organizează,și de asemenea, întâlniri în
scopul cunoașterii personale sau al dezvăluirii
atenției unui partener la o anumită ocazie.
O Pentru întâlnirea propriu-zisă trebuie
asigurate condiţii optime, prin
rezolvarea unor aspecte tehnico-
organizaţionale, cum ar fi:
O alegerea locului;
O fixarea momentului şi duratei întîlnirii;
O amenajarea spaţiului pentru desfăşurarea întîlnirii.
O Locul de întâlnire de afaceri. Locul desfășurării
întâlnirii este important pentru părțile implicate,
deoarece poate deveni un aspect important al
eficacității întâlnirii pentru una sau toate părțile la
discuții. Există următoarele opțiuni pentru alegerea
unui loc de desfășurare a întâlnirilor de afaceri: pe
teritoriul său, pe teritoriul partenerului, pe un
teritoriu neutru și cu ajutorul instrumentelor de
comunicare (de la distanță).
O Materiale de discuție. Orice întîlnire vizează
pregătirea preliminară a materialelor. Există
categorii relevante de documente care sunt
discutate în cursul relațiilor de afaceri:
 documente care reflectă poziția participanților la
întâlnire cu privire la o gamă largă de aspecte și,
de regulă, conțin recomandări privind aspectele
care trebuie luate în considerare;
 proiectele diferitelor acorduri;
 acorduri de colaborare;
 contracte de prestare a serviciilor,etc.
O Pregătirea încăperii. La amenajarea spaţiului
pentru o întâlnire de afaceri trebuie să fie
respectate următoarele cerințe de bază: curățenie,
, aerisire, ordine, nici un zgomot, favorabil atât din
punct de vedere atît iluminat confortabil, cît și
temperatura camerei.
O Un element important al "stării confortabile" a participanților la
întâlnire este schema de culoare ale camerei, aleasă în mod
corespunzător. Deci, culoarea albastră închisă împiedică
senzația de ușurință, maro închis și gri pot provoca anxietate,
depresie și agitație roșie și anxietate. Excesul de culoare albă
cauzează boli de ochi și provoacă iritarea. Cel mai potrivit
pentru întâlniri este culoarea albastru deschis a camerei.
O Echiparea meselor. Aspectul psihologic al influenței
asupra participanților la întâlnire poate fi forma mesei. Deci, în
conformitate cu australianul Alan Pisa, masa pătrată nu are nici
o credibilitate și contribuie la crearea unei atmosfere de
concurență. Această formă a tabelului este potrivită pentru
negocierile de afaceri scurte.
O Discuțiile de masă rotundă asigură o întâlnire
informală și un schimb gratuit de opinii. O masă
mică de cafea ajută la o conversație prietenoasă
și servește vizite de curtuazie.
O Pe mese se desfasoara pentru fiecare participant notebook-
uri, stilouri, creioane, brosuri. Scaunele sau fotolii ar trebui să
fie confortabile și în cantități suficiente. De-a lungul mesei
de întîlnirii este obișnuit să aranjăm sticle cu apă
minerală și pahare curate în grupuri.
O Nu întârziați la întîlniri.
O Ascultăți partenerul, cu atenție, fără a întrerupe.
O În cazul unor probleme dificile și neprevăzute, răspunsuri greșite la
care poate fi condus într-o încurcătură, ar trebui spus: „Pe această
problemă, trebuie să organizeze consultări cu domnul“, „Din
păcate, în acest moment eu nu sunt gata să vă dau răspunsul la
această întrebare“ , etc. În orice caz, nu trebuie să vă grăbiți să
răspundeți.
O Exprimați-vă gândurile pe scurt și în mod clar. Rețineți că, în
construcția de fraze lungi, mai mult de 14 cuvinte sunt nedorite,
deoarece astfel se uită începutul și se reține doar sfîrșitul.
O Cunoașterea unei limbi străine este de dorit.
O Fiți toleranți, politicoși și punctuali, urmăriți-vă gesturile și
expresiile feței.
O Mai bine să zâmbiți și să fiți prietenos decât ursuz și retras.
O Urmăriți cu atenție reacția, expresii faciale și gesturi ale
partenerului tău.
O Răspundeți la întrebări într-un limbaj profesional , fără a-și
supraîncărca discursul cu o terminologie specială.
Să nu
faci
așa!!!!
Multumesc pentru atenție!

În așteptarea propriei întîlniri de afaceri...