Comunicarea eficientă

Absolvent: Elisei Ştefana

Profesor coordonator: Tran Vasile
Motivaţie
Necesitatea de a sublinia problemele
comunicaţionale cu care se confruntă un
număr mare de organizaţii din România:

1. Lipsa comunicării eficiente între manager

şi subalterni;
2. Lipsa coordonării dintre departamentele
organizaţiei.

Comunicarea eficientă
Structură:
1. Partea teoretică:
a. Comunicarea organizaţională;
b. Comunicarea eficientă.
2. Studiu de caz, aplicat la nivelul
organizaţiei Punct Advertising:
a. Despre Punct Advertising;
b. Aplicarea unui chestionar, ce are o
secţiune adresată în mod specific
angajaţilor de pe ultima treaptă.

Comunicarea eficientă
 1. Partea teoretică – comunicarea
organizaţională
Comunicarea organizaţională se realizează:
 Pe verticală: de sus în jos (de la manageri către
subalterni), de jos în sus (de la subalterni către
manageri);
 Pe orizontală: între membrii ai organizaţiei aflaţi
pe aceeaşi treaptă ierarhică.
Comunicarea organizaţională poate fi:
 Formală : este specifică relaţiilor de muncă;
 Informală: se realizează în afara contextului
sarcinilor ce trebuie realizate, între toţi membrii
organizaţiei.
Comunicarea eficientă
 1. Partea teoretică – comunicarea
organizaţională
Politica uşii deschise:
 Strategie aleasă uneori ca mijloc de deschidere de canale de
comunicare;
 Managerul anunţă că din acel moment uşa sa este deschisă
pentru oricine are de discutat o problemă;
 Se ocupă de detalii, simpla sa implementare nerezolvând
problemele comunicaţionale. Dacă subalternii nu au încredere în
şeful lor, vor ezita să treacă prin “uşa deschisă”. Oamenii trebuie
să simtă că managerul doreşte cu adevărat să îi asculte!
Organizaţia birocratică:
 Teoria organizaţiei birocratice a fost de cele mai multe ori
criticată pentru faptul că s-a preocupat prea mult de
raţionalitate, lăsând prea puţin loc relaţiilor informale sau
disfuncţiilor şi consecinţelor neanticipate ale acţiunilor
raţionale în organizaţii.
Comunicarea eficientă
 1. Partea teoretică – comunicarea
eficientă
Comunicarea eficientă (Stephen R. Covey):
 Etica caracterului: adoptarea anumitor principii
de bază, oamenii nu pot avea succese reale şi
mulţumiri de durată decât asimilând şi
introiectând principii, modelându-şi caracterul
iniţial.
 Etica personalităţii: dezvoltarea personalităţii,
perfecţionarea comunicării, cultivarea strategiilor
de influenţare şi cele a gândirii pozitive.
 Elementele eticii personalităţii sunt
importante în obţinerea eficienţei, dar în plan
secund. În prim plan apar elementele eticii
caracterului.

Comunicarea eficientă
 1. Partea teoretică: Comunicarea
eficientă
Torrington şi Hall (1991, apud M. Popa, 2006, 96) identifică cinci
bariere ce apar în calea eficienţei comunicaţionale:
 bariere în transmiterea mesajului: transmiterea unor mesaje
neverificate în mod conştient, existenţa unor informaţii inexacte în
conţinutul mesajului;
 bariere la nivelul receptării: atribuite repectorului (nevoi,
anxietăţi, opinii, valori, atitudini etc.) şi mediului;
 barierele de înţelegere: la nivelul emiţătorului şi receptorului
(probleme semantice, abilităţi de comunicare şi de ascultare etc.);
 barierele acceptării – la nivelul emiţătorului şi receptorului (sunt
identificate caracteristicile personale) şi mediului (asimilate la
nivelul ciocnirilor emoţionale, diferenţelor de statut etc.);
 barierele acţiunii – la nivelul emiţătorului: se referă la memorie,
atenţie, nivel de acceptare, felxibilitate pentru schimbare etc.

Comunicarea eficientă
 2. Studiu de caz – Despre Punct
Advertising:
 Punct Advertising este o agenţie locală de
publicitate, full-service, recunoscută pe piaţă
pentru succesele înregistrate în cadrul
campaniilor BTL.
 În mai puţin de 2 săptămâni, agenţia a
efectuat concedieri masive, până la
reducerea personalului cu 50%, în urma
pierderii celor mai importanţi clienţi, de
unde agenţia avea un venit stabil şi
substanţial.
Comunicarea eficientă
 2. Studiu de caz – Despre Punct
Advertising:
 De ce s-a ajuns aici?
1. Managerul general:
 Limitează comunicarea între departamente;
 Impune metode de comunicare indirecte (comunicare prin internet) =>
manager greu abordabil, comunicare defectuoasă între angajaţi;
 Impune echipelor de lucru din cadrul aceluiaşi departament să nu
comunice => găsirea unor soluţii similare pentru aceleaşi probleme,
pierderea de timp.
2. Angajaţii
 Între departamente nu există o bună comunicare => pierderea
clienţilor, scurgeri de informaţie;
 Participarea la numeroase pitch-uri şi ignorarea clienţilor => supra-
solicitarea echipelor de lucru, depăşirea termenelor limită, pierderea
clienţilor.

Comunicarea eficientă
 2. Studiu de caz – chestionarul
aplicat în Punct Advertising:
 Porneşte de la adresarea unor întrebări generale şi ajunge la
întrebări specifice legate de eficienţa comunicării în
organizaţie.
Structura chestionarului:
 6 întrebări se adresează tuturor membrilor organizaţiei şi se
referă la eficienţa comunicării;
 8 întrebări se adresează exclusiv subalternilor de pe ultima
treaptă şi vizează opinia acestora despre managerul lor
direct;
 8 întrebări se adresează tuturor membrilor organizaţiei şi au
în vedere obţinerea unor date despre managerul general.
 Întrebare de identificare.

Comunicarea eficientă
 2. Studiu de caz – concluzii:
 Ipoteza de la care pleacă studiul de caz se
confirmă prin rezultatele opuse la care a ajuns
organizaţia în urma unei comunicări ineficiente
pe toate planurile:
Eficienţa comunicării într-o organizaţie, atât pe plan
intern, cât şi extern, o va conduce pe aceasta către
câştiguri din ce în ce mai mari, având drept
rezultat final dorinţa din ce în ce mai mare a
angajaţilor de a căuta obţinerea succesului
organizaţional.

Comunicarea eficientă
 2. Studiu de caz – concluzii:
Erori de comunicare internă:
 Lipsa eficienţei comunicării dintre departamente (în special
dintre cele între care ar trebui prin natura sarcinilor să
existe comunicare) a dus la compromiterea unei mari părţi
dintre proiectele organizaţiei, pe fondul încercării de a
atrage noi clienţi.
 Impunerea limitelor comunicaţionale din cauza cărora
angajaţii au fost obligaţi să comunice în limitele prescrise,
ceea ce a dus la pierderea de timp şi la scurgeri de
informaţii intra şi inter departamentale.
 Imposibilitatea de a comunica direct cu managerul general
al agenţiei de publicitate, ci preponderent prin e-mail.

Comunicarea eficientă
 2. Studiu de caz – concluzii:
Erori de comunicare externă:
 Fixarea unor deadline-uri foarte scurte pentru
anumite proiecte şi pitch-uri, care a adus echipele
de lucru în imposibilitatea de a obţine un produs
final calitativ.
 Nemulţumirea generală a clienţilor cauzată de o
comunicare deficitară între departamentele din
cadrul Punct Advertising.

Comunicarea eficientă
 Soluţii propuse:
 Reînfiinţarea unui departament de resurse umane
pentru gestionarea relaţiilor dintre angajaţi, gestionarea
conflictelor de muncă, încurajarea atitudinii proactive şi
a lucrului în echipă;
 Implementarea politicii uşilor deschise;
 Eliminarea comunicării mediate în interiorul organizaţiei,
mai ales în transmiterea sarcinilor către subalternii de
pe a treia treaptă;
 Schimbarea în profunzime a managerului, care va trebui
să îşi privească subalternii ca pe nişte egali şi să nu mai
îngrădească deciziile managerilor de departament;

Comunicarea eficientă
 Soluţii propuse:
 Încurajarea comunicării dintre angajaţi chiar şi în afara
programului de lucru;
 Persoana de resurse umane va participa la şedinţele
comune departamentelor de Creaţie şi Client Service,
stabilind data pentru şedinţele viitoare, pentru evitarea
divergenţelor în ceea ce priveşte comunicarea
defectuoasă dintre ele;
 Informarea constantă a angajaţilor despre schimbările ce
survin în agenţie, despre noi clienţi, despre succesele
avute şi despre persoane ce merită felicitate;
 Reaplicarea chestionarului după o perioadă de trei luni
de la implementarea acestor măsuri.

Comunicarea eficientă
Puncte forte şi limitări ale studiului
de caz realizat:
 Puncte forte:
Posibilitatea de a dispune de informaţii
referitoare la organizaţia analizată de la
surse din interiorul acesteia.
 Limitări:
Numărul mic de persoane pe care a fost
aplicat chestionarul, datorită numărului
mic de angajaţi rămaşi în organizaţie.

Comunicarea eficientă
Vă mulţumesc pentru atenţia
acordată!