Comisiile congresului

• Comisia de organizare
• Comisia științifică
• Comisia financiară
• Comisia de personal
• Comisia pentru relația cu presa
• Comisia tehnică
• Comisia de securitate

1-1
Comisia de organizare
• Responsabilități
• Logistica evenimentului:
• Biroul de informare și înregistrare
• Estimarea numărului de persoane:
• Elaborarea și colectarea formularelor
• Promovare

1-2
Comisia științifică

• Stabilirea criteriilor/cerințelor de realizare și selecție a

lucrărilor
• Data limită
• Selecția și comunicarea rezultatelor
• Agenda evenimentului
• Centralizarea necesarului de echipamente

1-3
Comisia de personal

• Coordonează
– Asigurarea necesarului de personal:
traducători/interpreți, ghizi, personal securitate,
medici, voluntari etc
– Activitatea întregii echipe la locul desfășurării
evenimentului

1-4
Comisia financiară
• Stabilirea bugetului evenimentului – surse
• Verificarea și achitarea facturilor
• Încadrarea în buget
• Stabilirea rezultatului financiar

• Comisia tehnică
• Asigurarea echipamentelor necesare/ buna funcționare
• Construirea unor elemente de decor/scene

1-5
Comisia pentru relația cu presa
• Delegarea unui reprezentant al beneficiarului care ține
legătura cu presa/transmite comunicatele de presă
• Biroul de presă
• Acreditarea ziariștilor și fotografilor

Comisia de securitate
• Asigură securitatea participanților, bunurilor,
informațiilor etc.

1-6
Conferința

7-7
Conferința

• întrunire participativă care reunește

– Participanții
– invitați experți în domeniu - persoane care să
expună un aspect relevant legat de subiectul
abordat.
• Participanții pot interveni cu întrebări pentru
clarificare

7-8
Inițiatorii

• entitate care dorește să aleagă acest format de

reuniune, pentru a atinge anumite obiective strategice
și educaționale

Tematica
• de natură științifică, politică, profesională
• se axează pe lucrări științifice și dezbateri coordonate
de un moderator.

1-9
Scopul
• De a asigura un cadru pentru discuţii/ de a facilita
schimbul de informații/ oamenii "conferă" despre un
subiect.
• găsirea unor soluţii pentru rezolvarea unor probleme
sau consultare.
• a descoperi şi schimba opinii, a transmite un mesaj,
• de documentare,
• a deschide o dezbatere
• a face publicitate unor puncte de vedere pe o
anumită problemă
• a sensibiliza/ a atrage atenția asupra..

Copyright © 2011 McGraw-Hill Australia Pty Ltd 1-10

Anvergura
• Mai redusă decât la congres
• Câteva zeci – câteva sute de oameni

Durata
• adesea câteva zile în medie 2-4 zile/ 1 zi

Periodicitate
• Nu se impune/ nu are caracter regulat

1-11
Dispunerea în sală

• Parlament / Cinema

Grad de formalizare
• mai redus decât la congres

Copyright © 2011 McGraw-Hill Australia Pty Ltd 1-12

PPT slides to accompany Event Management: Theory and Practice 1e by
Metode folosite

• Proiecţie pe ecran mare /Prelegere pentru

sesiunile în plen
• Conversație – dezbatere/ ateliere etc., pentru
sesiunile pe secțiuni

Copyright © 2011 McGraw-Hill Australia Pty Ltd 1-13

 Mod de organizare
• În plen
• Pe secțiuni

• Implică existența unei Comisii de organizare care vizează

toate domeniile discutate la congres/ responsabilități
– Logistica evenimentului
– Partea științifică
– Promovarea
– Coordonarea personalului
– Securitatea
– aspectele tehnice
– bugetul

1-14
Structura produsului
• Servicii destinate desfășurării efective a evenimentului:
– Închirierea sălilor destinate desfășurării evenimentelor/plen, secțiuni
– Asigurarea dotărilor tehnice
– Programe științifice
• Servicii turistice
– Transport/ Transfer AHA
– Cazare
– Alimentație
– Recepție de bun venit
– Banchet de final
– Programe sociale
• Programul turistic

1-15
Succesul
• Este determinat de
– Agenda
– Speakerii invitați
– Planificarea strategică
– Estimarea cât mai exactă a numărului de
participanți efectivi/însoțitori
– Logistica evenimentului/ unitar/ adecvat
– Calitatea serviciilor și experiența trăită / WOW
– Atenția la detalii
1-16
Sarcini finale
• redactarea și expedierea scrisorilor de mulțumire;
• transmiterea către participanți a concluziilor conferin ței, a
fotografiilor, a materialelor de specialitate;
• întrunirea finală a organizatorilor pentru feed-back
• decontarea către furnizori;elaborarea postcalculului;
• decontarea finală către beneficiar;
• elaborarea unei analize a evenimentului.

1-17