DocSpace

REZONABIL, INDIVIDUAL, UȘOR

Student: Bînzari Ecaterina, gr.AP31Z

Coordonator: asist. univ. Buzinschi Ion
 DocSpace
Sistem electronic de gestionare a
documentelor bazat pe SharePoint. Un spațiu
orientat pe web pentru munca zilnică a
angajaților, gestionarea documentelor și
sarcinilor prin portalul corporativ al
organizației.
Sarcina sistemului DocSpace

Sarcina sistemului DocSpace este de a

furniza managementul calității în raport
cu documentația organizației ca resursă
de management completă.
 Versiune în cutie - EDMS / ECM a sistemului
DocSpace
Sistem EDMS / ECM în cutie DocSpace - acestea
sunt configurații gata făcute pentru automatizarea
proceselor tipice de gestionare a documentelor
electronice bazate pe platforma DocSpace.
 Sarcina sistemului este de a furniza managementul
calității în raport cu documentația organizației ca
resursă de management completă.
 Pentru angajații sistemului EDMS / ECM,
DocSpace este un spațiu convenabil orientat pe
web pentru munca zilnică, gestionarea
documentelor și sarcinilor.
Versiunea în cutie a DocSpace include:
Cereri de plată

Gestionarea
documentelor DocSpace Raportare
electronice

Arhiva
electronică
documentelor
 Gestionarea completă a documentelor electronice
Prelucrarea tuturor tipurilor de documente electronice în toate etapele ciclului lor de viață.
A.intrare și ieșire,(gestionarea electronică a documentelor)
b. organizațional și administrativ (ORD),
c. documente interne și note.
d. contracte.
Contractanții la distanță ai organizației pot lua parte la revizuirea și aprobarea comună a documentelor.
2.Raportarea
Indicatori online, rapoarte statice și dinamice, ajutor, calculul indicatorilor și exportul de date către DWH
și OLAP.
3.Arhivă electronică
Arhivă de documente de întreprindere cu un sistem convenabil de căutare atributivă și text integral pentru
diferite tipuri de conținut.
4.Sediul electronic: cereri de plată a facturilor
Solicitările de facturare sunt un instrument eficient pentru automatizarea procesului de aprobare a
solicitării și planificarea plăților.
 Avantajele DocSpace :
Funcționalitate - versiunea în cutie a sistemului are toate funcționalitățile de bază necesare (șabloane de documente și scripturi de lucru).

Extensibilitate - un număr mare de configurații suplimentare gata făcute, sistemul este deschis pentru dezvoltarea funcționalității

Securitate - gestionarea drepturilor de acces la nivel de aplicație / stocare / documente; roluri și grupuri pentru determinarea
nivelului de acces la un card / fișier / atribut al unui document electronic.

Integrare ușoară - DocSpace interacționează cu software-ul clientului (ERP, CRM, sisteme de management de proiect etc.)

Flexibilitate - sistemul gestionează un flux de lucru flexibil și acceptă reglementările rusești (GOST). Toate setările sunt făcute
fără programare

Alienabilitate - sistemul poate fi implementat independent de către Client, oferind rezultate rapide.

Socializare - DocSpace este personalizabil pentru personalitatea specifică a angajatului, poate fi adaptat în conformitate cu stilul
corporativ al Clientului.
 Caracteristici distinctive ale sistemului:
1. DocSpace combină avantajele Microsoft SharePoint 2013 cu specificul rusesc al fluxului
de lucru. Sistemul combină avantajele Microsoft SharePoint 2013 cu funcționalități pentru
automatizarea fluxului de documente rusești (în conformitate cu GOST și alte standarde
industriale și corporative).

2. Eficiență la nivelul întregii organizații: în managementul vertical și grupurile de lucru.

DocSpace acceptă atât reglementări stricte, cât și rute complexe de aprobare, precum și
funcționează cu comenzi gratuite, integrare cu e-mail și mesageri populari. Și nu numai asta
face din sistem un instrument eficient, util și convenabil pentru toți angajații organizației.
 Caracteristici distinctive ale sistemului:
3. Singurul system EDMS / ECM construit fără a rupe nucleul SharePoint. Aceasta oferă
simplitate și flexibilitate tuturor setărilor (personalizare), disponibilitate pentru auto-instalare și
configurare de către Client, adaptare fără implicarea programatorilor. Interfață personalizabilă
convenabilă.
4. Prețuri rezonabile transparente. Cu un calcul detaliat al investițiilor, costul proiectului de
implementare rămâne neschimbat. Licențele de dezvoltator / administrator sunt deja incluse în preț.
Economii suplimentare sunt realizate prin implementarea și întreținerea autoservirii.
5. Flexibilitate în delimitarea nivelurilor de securitate. Sistemul ia în considerare specificul
platformei SharePoint și oferă oportunități unice pentru gestionarea drepturilor de acces.
 Caracteristici distinctive ale sistemului:
6. Modularitate și extensibilitate. DocSpace este un sistem EDMS / ECM care a trecut
mult timp dincolo de granițele biroului. Arhitectura modulară facilitează adăugarea de
noi funcționalități fără a afecta nucleul stabil. Interfețele deschise permit dezvoltatorilor
să creeze extensii suplimentare.
7. Raportare și analize fiabile. DocSpace include deja rapoarte gata făcute, dar puteți
oricând extinde funcțiile analitice prin modulul de completare „Analytics” sau soluții
integrate ușor de la terți.
Preț DocSpace (versiune în cutie)

Costul sistemului la 100 de utilizatori - 400.000 de ruble. Sistemul DocSpace box are,
probabil, cel mai mic cost dintre soluțiile similare. Acest lucru vă permite să începeți
implementarea fără costuri financiare semnificative.
Implementarea unui sistem EDMS / ECM în cutie DocSpace îndeplinește pe deplin cererea unui
client corporativ modern:

„Soluție imediată cu o atingere personală.”

 Utilizatorii (Clienții)
Clienții (utilizatorii) sistemului EDMS / ECM DocSpace pot fi întreprinderi comerciale și agenții guvernamentale, cu
un număr de locuri de muncă de la 15 și mai mult.
Clientul, de regulă, alege produsele software Microsoft ca soluții de infrastructură.
Menținerea operațiunii industriale și, în unele cazuri, dezvoltarea de noi funcționalități pot fi efectuate de către Client în
mod independent.
Potrivit clienților, implementarea sistemului EDMS / ECM DocSpace vă permite să creați un mediu unificat care să
susțină întregul ciclu de viață al documentelor. Un astfel de mediu îi unește pe toți angajații companiei din fiecare
departament și permite:
 reglementează toate procesele orientate către documente ,
 organizați lucrări operaționale cu documente utilizând aplicații client MS Office dovedite și convenabile (inclusiv Office
365),
 introduce mijloace de control automat al disciplinei de performanță,
 pentru a reduce timpul și efortul petrecut în dezvoltarea deciziilor de management prin minimizarea timpului pentru
procesarea documentelor,
 organizează o căutare convenabilă atributivă și contextuală a conținutului într-o varietate de scenarii.
 asigură stocarea în siguranță pe termen lung a documentelor.

Implementarea sistemului EDMS / ECM DocSpace este un element important al sistemului de management al calității al
Clientului.
Companii - clienți
Vă mulțumesc pentru
atenție!!!