Rolul contabilitii

1. Repere privind istoria contabilitii i a profesiei contabile

ntreaga istorie a umanitii graviteaz n jurul conceptelor de nevoi i resurse. Nevoile sunt nelimitate n timp ce resursele sunt rare, motiv pentru care este nevoie de un instrument care s asigure alocarea eficient a acestora din urm. Astfel a aprut CONTABILITATEA. Contabilitatea este o una din cele mai vechi practici umane. Civilizaiile antice utilizau practici rudimentare de contabilitate nainte ca oamenii s scrie, s citeasc sau s numere. Contabilitatea s-a nscut odat cu economia de subsisten a comunei primitive, desenele din peterile rupestre nefiind altceva dect forme incipiente ale socotelilor: cte animale au fost vnate i mncate, cte piei s-au jupuit i cte haine au rezultat, etc. n Evul Mediu, dezvoltarea comerului n oraelele-state italiene a condus la apariia contabilitii n partid dubl. n 1494, clugrul franciscan Luca Paciolo a publicat un tratat de matematic Summa de Arithmetica, Geometria, Proportione et Proprotionalita care cuprindea i o descriere a practicilor negustorilor veneieni ai epocii, printre care i contabilitatea n partid dubl. Paciolo nu a pretins c a inventat contabilitatea n partid dubl, dar aceast parte a crii sale a fost tradus n multe limbi, contabilitatea n partid dubl fiind denumit metoda italian. Contabilitatea este un sistem ce furnizeaz informaii exprimate monetar despre entiti economice, destinate a fi utile n luarea deciziilor. Iniial contabilitatea furniza informaii proprietarilor care i gestionau propria afacere. Ulterior, nevoile de finanare ale afacerilor au depit posibilitile unei persoane sau unui grup restrns de persoane. n condiiile unor afaceri care nu sunt gestionate de proprietari (societile pe aciuni), acionarii trebuie s tie dac acestea vor obine profit, dac nu ar trebui s i vnd aciunile i s cumpere aciuni la societi mai profitabile. Astfel s-au cristalizat dou tipuri de sisteme informaionale: - contabilitatea financiar care furnizeaz informaii utilizatorilor externi. Este supus unor reguli (reglementri sau standarde) i este disponibil publicului. contabilitatea managerial care furnizeaz informaii utilizatorilor interni n vederea lurii deciziilor. ncepnd cu mijlocul secolului XIX n Marea Britanie societile comerciale au fost obligate s ntocmeasc situaii financiare pentru acionari. Ulterior, acionarii au resimit necesitatea unei certificri c situaiile financiare prezentate sunt fiabile. Astfel, a fost introdus obligativitatea de auditare a acestora. Profesia contabil i are rdcinile tot n secolul XIX, odat cu recunoaterea Institute of Charted Accountants in England and Wales (ICAEW). La acel moment, practica n domeniul contabilitii era divizat n dou componente: -practica de contabilitate din cadrul companiilor, -serviciile externe furnizate de experii profesioniti.

Profesia contabil la acea vreme furniza n principal servicii profesionale externe de audit i insolven. Primul rzboi mondial a constituit o surs de presiune pentru producerea informaiilor referitoare la costuri. Guvernele au dorit s tie dac pltesc preuri rezonabile productorilor de bunuri de rzboi. Calculaia costurilor le-a permis productorilor s monitorizeze costurile de producie. Pe msur ce a crescut nevoia de informaii privind costurile au aprut noi metode de analiz. Astfel, calculaia costurilor i-a schimbat denumirea n costuri i contabilitate de gestiune i ulterior doar contabilitate de gestiune sau managerial. n a doua jumtate a secolului XX multe procese, anterior manuale, au devenit computerizate. Automatizarea a fost iniial limitat la organizaiile mari care utilizau computere foarte mari. Pe msur ce au aprut computere mai mici i produsele soft standard de contabilitate, automatizarea s-a extins i la societile mici. Automatizarea a permis afacerilor s proceseze rapid multe date i managerilor s extrag mai multe informaii din date. Odat cu dezvoltarea pieelor de capital a crescut cererea investitorilor de informaii referitoare la companii care s fie relevante, fiabile i comparabile. Nevoia de informaie contabil de mai bun calitate n situaiile financiare ale companiilor a condus la dezvoltarea standardelor contabile (elaborate iniial de organismele profesionale). Pe msur ce pieele de capital s-au dezvoltat, componenta financiar a devenit un aspect important al managementului afacerilor. Aceasta are n vedere atragerea de surse de finanare pentru afacere la cel mai mic cost posibil i investirea resurselor financiare pentru a obine o rentabilitate corespunztoare. Atragerea i utilizarea surselor de finanare reprezint o component a funciei contabile. n cadrul companiilor, rolul directorului financiar acoper att activitile de contabilitate ct i pe cele financiare. Deoarece au fost identificate probleme legate de controalele financiare slabe i fraude, multe companii au nfiinat un departament de audit intern a crui sarcin principal este de a testa sistemele i procedurile contabile pentru a se asigura c aceste controale sunt eficiente i sunt aplicate corespunztor.

2. Utilizatorii situaiilor financiare i informaia contabil

O entitate ar trebui s produc informaii despre activitile sale, deoarece exist diferite grupuri de persoane care doresc sau au nevoie s cunoasc aceste informaii. Informaiile despre companiile mari sunt, de obicei, de interes pentru mai multe categorii de persoane aa c vom avea n vedere cazul unei societi ale crei aciuni sunt tranzacionate la Bursa de Valori. Persoanele care ar putea fi interesate de informaii financiare despre o companie public mare ar putea fi clasificate dup cum urmeaz: (A) Managerii companiei. Acetia sunt numii de ctre proprietarii companiei s supravegheze activitile sale de zi-cu-zi . Ei au nevoie de informaii despre situaia financiar a companiei aa cum este n prezent i cum se ateapt s fie n viitor pentru a gestiona afacerea eficient i pentru a lua decizii de planificare i control. Managerii unei

afaceri au nevoie de cele mai multe informaii, pentru a lua decizii de planificare i control i evident, au acces privilegiat la informaii despre afacere. (B) Acionarii societii (proprietarii). Acetia vor dori s evalueze ct de eficient este managementul n ndeplinirea funciei sale gestionare. Ei vor dori s tie ct de profitabile sunt operaiunile companiei i ct de mult profit i pot permite s retrag din afacere pentru uzul propriu. (C) Partenerii comerciali Furnizorii vor dori s se informeze despre capacitatea companiei de a-i plti datoriile; Clienii trebuie s tie c societatea este un furnizor sigur i c nu este n pericol s dea faliment. (D) Furnizorii de finanare (bncile). Banca va dori s se asigure c societatea este n msur s suporte dobnzile i s ramburseze sumele avansate. (E) Statul. Acesta, prin administraia fiscal, solicit informaii necesare stabilirii bazelor de calcul ale impozitelor i taxelor. Puterea public este reprezentat, de asemenea, de contabilii naionali, responsabili de sintezele macroeconomice i previziunile la nivel naional, i statisticieni, responsabili de satisfacerea nevoilor de informare detaliat, dar de interes general. (F) Salariaii. Acetia ar trebui s fie informai cu privire la situaia financiar a companiei, deoarece cariera lor viitoare i dimensiunea salariilor depind de ea. (G) Analitii financiari au nevoie de informaii pentru clienii lor. (H) Publicul. Companiile afecteaz publicul ntr-o varietate de moduri. De exemplu, acestea pot aduce o contribuie semnificativ la economia local prin furnizarea de locuri de munc i utilizarea furnizorilor locali. Un alt factor important este efectul unei ntreprinderi asupra mediului. Informaiile contabile sunt furnizate prin intermediul situaiilor financiare pentru a satisface nevoile de informare ale acestor grupuri diferite. Nu toi vor fi la fel de mulumii.Aa cum ai putut observa utilizatorii pot avea necesiti informaionale i interese diferite. Managerii sunt responsabili ctre proprietari/acionari pentru conducerea eficient a afacerii. Ei sunt pltii pentru activitatea pe care o desfoar, iar compensaia lor majoreaz cheltuielile entitii i diminueaz profitul distribuit acionarilor. Bncile sunt interesate de profitabilitatea entitii i capacitatea ei de a-i rambursa datoriile. Managerii ar prefera s utilizeze fondurile mprumutate pe o perioad mai lung i s plteasc dobnzi ct mai mici. Salariaii consider c eforturile lor au contribuit la realizarea profitului i doresc majorri salariale. Acestea majoreaz cheltuielile societii i diminueaz profitul. n concluzie, exist informaii contabile de interes comun dar i informaii care intereseaz doar o anumit categorie de utilizatori. De asemenea, necesitile informaionale ale utilizatorilor pot deveni conflictuale sau concurente.

3.Structura funciei contabile

Funcia contabil vizeaz operaiunile financiare ale organizaiei, dar ofer informaii i pentru alte departamente. Informaiile financiare servesc managementului pentru planificare, control i luarea deciziilor i pentru a rspunde cerinelor legislaiei. Sistemul informaional contabil trebuie s fie adecvat pentru a ndeplini aceste funcii. Acesta este afectat de natura tranzaciilor sale i de natura afacerii. Factor Mrimea Exemplu O afacere mica are un sistem informaional simplu. O afacere mare, cum ar fi un lan de supermarketuri are sisteme elaborate care acoper un numr mare de produse. O afacere n domeniul prestriilor de servicii ar putea avea nevoie s urmreasc timpul pe care l petrec angajaii cu o comand n timp ce o companie de producie trebuie s urmreasc vnzrile, dar i s in evidena costurilor pentru luarea deciziilor. ntr-o afacere structurat pe zone geografice sunt produse informaii financiare separat pe fiecare zon.

Tipul organizaiei

Structura organizaiei

Activitatea de contabilitate trebuie s respecte o gam larg de reglementri pentru a evita eventuale sanciuni legale. De aceea, ea tinde s fie mai degrab formal i procedural. La rndul lor, companiile stabilesc proceduri scrise, iar acestea fac parte dintr-un manual de proceduri. n unele companii, eful departamentului de contabilitate este directorul financiar. Acesta este prezent i n Consiliul de Administraie i este responsabil att de problemele de contabilitate de rutin, ct i de politica financiar a companiei. n companiile mari directorul financiar are unul sau mai muli subordonai: a) controlorul financiar care poate avea ca responsabiliti inerea contabilitii, furnizarea de rapoarte contabile pentru alte departamente, controlul trezoreriei. (b) contabilul de gestiune. Contabilitatea managerial este o funcie important, ocupat de un contabil de gestiune cu statut egal cu cel al controlorului financiar i responsabiliti separate. Responsabilitile acestuia includ: - contabilitatea de gestiune, - elaborarea bugetelor i controlul bugetar, - managementul financiar al proiectelor. (c) O organizaie foarte mare ar putea avea un trezorier se ocup de activitile de trezorerie cum ar fi: - atragerea de fonduri prin mprumuturi - investirea fondurilor excedentare pe piaa monetar sau alte piee de investiii - controlul fluxului de numerar.

Rolul departamentului financiar contabil ar putea fi sintetizat astfel: Contabilitatea financiar -nregistrarea tranzaciilor (sistemele de nregistrare i procesare a tranzaciilor sunt denumite sisteme de procesare a tranzaciilor)., -furnizarea informaiilor ctre utilizatorilor externi, -realizarea unor activiti cum ar fi colectarea creanelor, salarizarea etc Contabilitate managerial -furnizarea de informaii la toate nivelurile manageriale (strategic, tactic , operaional), -asistarea la pregtirea bugetelor i planurilor de afacere, -furnizarea de informaii de control pentru management, cum ar fi rapoarte de control bugetar, Sistemele de contabilitate manageriale sunt sisteme de informaie pentru management deoarece furnizeaz informaii pentru planificare i control. Gestiunea trezoreriei -gestionarea eficient a resurselor financiare ale companiei (inclusiv a lichiditilor) -asistarea n atragerea de capital de pe piaa de capital sau de la bnci Unele dintre aceste funcii pot fi reunite ntr-una singur, n special n entitile mai mici. Unele organizaii au un departament de audit intern care raporteaz comitetului de audit sau Consiliului de Administraie. Exerciiu n sarcina cui revin elaborarea bugetelor i controlul bugetar? A. Controlorului Financiar B. Contabilul de gestiune C. Trezorierului Rspuns B. Contabilul de gestiune

4.Natura i rolul contabilitii

4.1 Contabilitatea financiar i contabilitatea de gestiune Contabilitatea financiar nu vizeaz furnizarea de informaii n vederea desfurrii mai eficiente a afacerilor. Dei situaiile financiare sunt de interes pentru management, funcia lor principal este de a satisface nevoile de informare ale persoanelor care nu sunt implicate n conducerea de zi cu zi a afacerii. Situaiile financiare permit acionarilor s evalueze ct de bine au condus directorii compania. De asemenea, exist utilizatori externi care au nevoie de anumite informaii despre o companie: furnizori, clieni, angajai, autoriti, publicul larg. Nevoile lor de informaii sunt ndeplinite, n totalitate sau n parte, de situaiile financiare publicate de ctre companie.

Contabilul de gestiune este mai aproape de elaborarea politicilor i de procesul de management. El nu este interesat de raportarea ctre utilizatorii externi. Cerinele utilizatorilor externi pot fi diferite de cele ale utilizatorilor implicai direct n gestionarea afacerilor din mai multe puncte de vedere cum ar fi: - nivelul de agregare al informaiilor, - nivelul de detaliere, - clasificarea datelor, - perioada acoperit. Pe plan intern, contabilitatea furnizeaz informaii pentru planificarea i controlul afacerii referitoare la: -performana competitorilor , - profitabilitatea produsului, - performana centrelor de cost/profit , - analize de senzitivitate, - oportunitatea investiiilor , - opiuni alternative, - informaii referitoare la costuri. Autoritatea personalului contabil este exprimat n general prin intermediul unor proceduri i reguli. Un control financiar adecvat asigur c afacerea este finanat adecvat pentru a-i ndeplini obligaiile sale.

4.2.Managementul financiar
Managementul financiar este o disciplin separat att de contabilitatea de gestiune, ct i de contabilitatea financiar, dei ntr-o organizaie mic cele trei roluri pot fi efectuate de ctre aceeai persoan. Managerul financiar este responsabil cu atragerea de surse de finanare i de controlul resurselor financiare precum i de urmtoarele decizii ale companiei:. - Ar trebui s se mprumute de la banc sau ar trebui s emit aciuni? - Cte dividende ar trebui s fie distribuite? - Ar trebui s fie achiziionate utilaje noi? - Ct credit ar trebui s se acorde clienilor? -Ce reduceri ar trebui s fie acordate clienilor care pltesc mai devreme?

4.3 Auditul
Potrivit prevederilor legale situaiile financiare ale unor societi sunt supuse auditului. Acest lucru presupune numirea unui auditor independent (sau firm de audit) s investigheze situaiile financiare i s raporteze dac acestea prezint sau nu o imagine fidel a rezultatelor companiei pentru anul respectiv i a poziiei sale financiare la sfritul anului. Cnd auditorii i-au terminat misiunea trebuie s pregteasc un raport n care s explice ce au fcut i opinia pe care i-au format-o. n unele cazuri vor putea s raporteze c i-

au desfurat -activitatea n conformitate cu Standardele de audit i c, n opinia lor, situaiile financiare prezint o imagine fidel i corect i sunt n mod corespunztor ntocmite n conformitate cu reglementrile sau standardele contabile . Acest lucru este descris ca o opinie fr rezerve (sau "curat") de audit. Uneori, auditorul nu este de acord cu managementul asupra unor informaii prezentate n situaiile financiare. n cazul n care acesta este n imposibilitatea de a convinge managementul s ajusteze situaiile financiare, i dac elementul n cauz este semnificativ este de datoria auditorului s emit o opinie cu rezerve menionnd problema (ele) n legtur cu care nu este de acord cu managementul.

4.4. Auditul intern

Auditorii interni sunt angajai ai societii ale cror responsabiliti sunt stabilite de conducere i care raporteaz cu privire la eficacitatea sistemelor de control intern.

4.5 Relaia cu alte departamente

Este necesar o bun coordonare ntre diferite departemente ale unei organizaii. Spre exemplu: - departamentul de achiziii indic facturile valabile, - trezorierul informeaz departamentul de achiziii i contabilitate c plata s-a efectuat, - departamentul de contabilitate produce informaii de gestiune pentru luarea deciziilor i control, - departamentul de resurse umane furnizeaz date departementului de contabilitate date pentru determinarea drepturilor salariale. Departamentul financiar contabil este esenial pentru organizaie. n cazul n care furnizeaz informaii eronate, managerii vor lua decizii proaste din lips de atenie s-ar putea strecura tranzacii importante neautorizate i ar putea aprea fraude trebuie s respecte prevederile legate referitoare la organizarea contabilitii.

5 Sistemul normativ contabil

Directivele contabile europene La nivel european exist Directiva a IV a i Directiva a VII a care trateaz aspecte legate de contabilitate. Directivele europene nu se aplic aa cum sunt n trile europene, ci sunt implementate prin intermediul legislaiei naionale. (i) Directiva a 4-a

Adoptat n 1978, ea se refer, prin articolele sale, la regulile de evaluare, formatele situaiilor financiare publicate i cerinele privind comunicarea financiar, aspecte care acoper problematica societilor necuprinse n grupuri. (ii) Directiva a 7-a Adoptat n 1983, ea vizeaz conturile consolidate, adic situaiile financiare ntocmite, prezentate i publicate pentru a oferi informaii despre poziia financiar, performanele i evoluia poziiei financiare a grupurilor de societi. n prezent exist un proiect de nou directiv contabil care se dorete s nlocuiasc cele dou Directive (a IV a i a VII a). Reglementrile naionale Potrivit Legii contabilitii nr 82/1991, societile comerciale, societile/companiile naionale, regiile autonome, institutele nationale de cercetaredezvoltare, societile cooperatiste i celelalte persoane juridice au obligaia s organizeze i s conduc contabilitatea proprie. Oferta de informaie contabil este regelementat pentru majoritatea agenilor economici din Romnia de Ordinul ministrului finanelor publice nr 3055/2009. Persoanele juridice care la data bilantului depasesc limitele a doua dintre urmatoarele 3 criterii, denumite in continuare criterii de mrime: - total active: 3.650.000 euro; - cifra de afaceri neta: 7.300.000 euro; - numr mediu de salariati n cursul exerciiului financiar: 50 ntocmesc situaii financiare anuale care cuprind: - bilanul; - contul de profit i pierdere; - situaia modificrilor capitalului propriu; - situaia fluxurilor de numerar; - note explicative la situatiile financiare anuale. Persoanele juridice care la data bilantului nu depesc limitele a dou dintre criteriile de mrime ntocmesc situaii financiare anuale simplificate care cuprind: - bilan prescurtat; - cont de profit i pierdere; - note explicative la situatiile financiare anuale simplificate. Optional, ele pot ntocmi situaia modificrilor capitalului propriu i/sau situaia fluxurilor de numerar. Persoanele care nregistreaz o cifra de afaceri net sub echivalentul n lei al sumei de 35.000 euro i totalul activelor sub echivalentul n lei al sumei de 35.000 euro pot opta pentru sistemul simplificat de contabilitate, aprobat prin Ordinul ministrului finanelor publice nr 2239/2011. Acestea ntocmesc situaii financiare anuale simplificate care cuprind: - bilan simplificat, - cont de profit i pierdere simplificat.

OMFP 1286/2003 conine o serie de prevederi privind organizarea i conducerea contabilitii de gestiune. Standardele Internaionale de Raportare Financiar Potrivit prevederilor art. 1 din Ordinul ministrului finanelor publice nr. 881/2012 privind aplicarea de ctre societile comerciale ale cror valori mobiliare sunt admise la tranzacionare pe o pia reglementat a Standardelor Internaionale de Raportare Financiar ncepnd cu exerciiul financiar al anului 2012, societile comerciale ale cror valori mobiliare sunt admise la tranzacionare pe o pia reglementat au obligaia de a aplica IFRS la ntocmirea situaiilor financiare anuale individuale. Se realizeaz astfel o trecere de la aplicarea voluntar a IFRS la aplicarea obligatorie. Pentru anul 2012 aceste situaii financiare sunt obinute prin retratarea informaiei prelucrate conform reglementrilor naionale urmnd ca ncepnd cu anul 2013 IFRS s se aplice ca baz a contabilitii i pentru aceste entiti. Emiterea acestui ordin confirm strategia de cretere a sferei de aplicare a IFRS n mediul romnesc. ncepnd cu exerciiul financiar al anului 2012, instituiilede credit (bnci, cooperative decredit, bncile de economisire i decreditare din domeniul locativ i cele decredit ipotecar, sucursalele din Romnia ale bncilorstrine, ct i cele dinstrintate ale instituiilor de creditromneti) sunt obligate s aplice IFRS ca baz a contabilitii. De asemenea, conform Ordinului C.N.V.M. nr. 116 din 21 decembrie 2011 entitile autorizate, reglementate i supravegheate de CNVM (societile de servicii de investiii financiare, societile de administrare a investiiilor, organismele de plasament colectiv, depozitari centrali, case de compensare i operatori de pia/sistem) au obligaia de a ntocmi pentru exerciiile 2011 i 2012, n scop informativ, un al doilea set de situaii financiare anuale n conformitate cu Standardele Internaionale de Raportare Financiar, situaii ce sunt obinute prin retratarea informaiilor prezentate n situaiile financiare anuale ntocmite n conformitate cu reglementrile naionale. Ordinul precizeaz ns c situaiile financiare ntocmite n baza IFRS sunt destinate exclusiv pentru a fi utilizate de entitile respective, acionarii acestora i CNVM i nu pot fi invocate ca fundament al deciziei de investiie. Comisia de Supraveghere a Asigurrilor a stabilit lista celor 11 societi de asigurare care vor ntocmi un al doilea set de situaii financiare n conformitate cu IFRS. Ca urmare a faptului c de la 1.01.2013 IFRS vor fi aplicate ca baz a contabilitii MFP a emis Ordinul 1286 din 4 octombrie 2012. Acesta conine: Regulile de elaborare, aprobare, auditare, depunere i publicare a situaiilor financiare, Reguli de evideniere a operaiunilor economico-financiare, Planul de conturi IFRS i coninutul conturilor, Cerine de prezentare suplimentare cerinelor IFRS. Standardele Internaionale de Raportare Financiar sunt emise de IASB (Consiliul Standardelor Internaionale de Contabilitate. Standardele emise de IASB sunt supuse unui proces de aprobare la nivelul Uniunii Europene1.

http://ec.europa.eu/internal_market/accounting/legal_framework/regulations_adopting_ias_en.htm

Societile din Romnia aplic standardele IFRS n forma n care au fost adoptate de UE ca urmare a procedurii de aprobare.

6. Controlul asupra tranzaciilor comerciale 6.1. Structura afacerilor

Exist o serie de funcii administrate i gestionate n cadrul unei afaceri. Acestea includ spre exemplu funciile de: aprovizionare vnzri i marketing resurse umane administraie general financiar 6.1.1Aprovizionare Dac o afacere fabric produse sau vinde produse cumprate, funcia de aprovizionare va juca un rol important. Sarcina funciei de aprovizionare este aceea de a se asigura c achiziiile de la furnizori reprezint cea mai bun afacere n ceea ce privete preul, serviciul, calitatea i termenul de livrare. Departamentul este, de asemenea, responsabil de a se asigura de faptul c doar achiziiile necesare sunt efectuate. Exemplu Care dintre urmtoarele nu sunt sarcini ale departamentului de aprovizionare? A Asigurarea c sunt achiziionate doar bunuri necesare B Asigurarea c furnizorii folosii ofer cel mai bun pret C Plata facturilor furnizorilor D negocierea de reduceri cu furnizorii
Rspuns C

6.1.2.Resurse umane Orice afacere care are un numr semnificativ de salariai este de natur s aib o funcie de resurse umane. Aceasta este responsabil cu angajarea i concedierea de personal, formarea personalului i bunstarea general a angajailor. 6.1.3 Funcia financiar n fiecare zi, departamentul financiar se ocup de trimiterea facturilor ctre clieni, de primirea facturilor de la furnizori, de plata facturilor ctre furnizori, de ncasarea banilor de la clieni i de efectuarea de pli, cum ar fi cele pentru achiziiile de active imobilizate i plata angajailor. Nivelurile superioare de management din cadrul funciei financiare pot fi, de asemenea, responsabile de gestiunea trezoreriei i de finanarea general a organizaiei

6.1.4 Vnzri i marketing Funcia de vnzri i marketing se va ocupa de toate aspectele legate de preluarea comenzilor de vnzri, de publicitate, precum i de personalul de vnzri. 6.1.5 Administraia general Administraia general este o funcie care ar putea include secretariatul, personalul care se ocup cu solicitrile telefonice i rezolvarea unor probleme cum ar fi nchirierea de proprieti. 6.2 Politici n orice afacere de dimensiuni rezonabile exist diferite tranzacii efectuate i roluri asumate de mai multe persoane diferite n organizaie. Pentru ca managementul s pstreze controlul asupra activitilor desfurate trebuie s existe anumite reguli i proceduri. De exemplu, trebuie s existe politici de autorizare (aprobare) pentru achiziionarea de active imobilizate, proceduri de alegere a furnizorilor, proceduri pentru acceptarea de noi clienti, etc n organizaiile mai mici, n cazul n care cteva persoane sunt implicate n tranzacii aceste proceduri pot fi comunicate verbal de ctre conducere. Totui, n organizaiile mai mari n cazul n care exist multe persoane care ndeplinesc funcii diferite, eventual, n locaii geografice diferite, este nevoie de proceduri formale pentru a se asigura c procedurile i practicile sunt urmate. Acestea sunt incluse n manualul de politici, care va stabili procedurile necesare pentru toate funciile ale afacerii. Fiecare angajat trebuie s citeasc domeniile relevante pentru funcia sa i manualul politici ar trebui s fie ntotdeauna la ndemn. Dei manualul de politici este recomandat ca o form de control asupra activitilor trebuie s se aib n vedere ca respectarea strict a normelor s nu creeze inflexibilitate. 6.3 Tranzacii Exist un numr de tipuri de operaiuni/tranzacii care sunt comune pentru majoritatea ntreprinderilor: - efectuarea de vnzri - plata angajailor - efectuarea de achiziii - cumprarea de active imobilizate - plata cheltuielilor.

Sisteme i proceduri eficiente ar trebui s se asigure c: - relaiile cu clienii sunt gestionate n mod eficient, - relaiile cu furnizorii sunt gestionate n mod eficient, - funciile interrelaioneaz n mod corespunztor i nu sunt duplicate. n cadrul sistemului global reprezentat de modul n care fiecare departament este legat de alte departamente i de organisme externe exist sub-sisteme. De exemplu, funcia de achiziie va avea propriul sistem proiectat pentru a se asigura c numai plile autorizate sunt efectuate, c nicio factur nu este pltit de dou ori i c sumele sunt nregistrate n conturile corecte. Deficiene n proceduri pot fi semnalate de fenomene cum ar fi: certurile ntre funcii litigii cu clientii / furnizorii lips documente marfa nelivrat. 6.3.1 Vnzri ntr-o organizaie de producie exist n mod normal, o funcia de marketing i vnzri a crei responsabilitate este de a comercializa produsele organizaiei i de a lua comenzi de la clieni. Sarcina de a prelua comenzile revine personalului comercial. Acest lucru poate fi realizat prin telefon sau prin intermediul unor ntlniri personale cu clienii sau potenialii clieni. n cazul n care o vnzare se face ctre un client existent, cu condiia ca acesta s nu-i fi depit limita de credit, procedura presupune ca agentul de vanzari s ia detaliile comenzii i s transmit aceste detalii la magazie pentru expediere i la departamentul de facturare pentru emiterea facturii. Totui, dac vnzarea este ctre un client nou, un nivel mai nalt de management va trebui s se implice n cazul n care vnzarea presupune acordarea unui credit comercial.Bonitatea noului client trebuie s fie determinat i trebuie luat o decizie referitoare la vnzarea pe credit ctre acest client. Odat ce mrfurile au fost expediate responsabilitatea trece la departamentul de contabilitate care trebuie s factureze i s se asigure c suma este ncasat.. 6.3.2 Achiziii Achiziiile sunt iniiate fie de departamentul de aprovizionare fie de depozit. Necesitatea de a achiziiona bunuri este identificat, de exemplu, la depozit sau magazin. eful de magazin (depozit) i d seama c un element de stoc este sczut i completeaz o cerere de aprovizionare care trebuie s fie aprobat, dup care funcia de achiziie va identifica cel mai

bun furnizor pe baza preului, calitii i condiiilor de livrare. Funcie de achiziie emite o comand de cumparare i mrfurile sunt n mod normal, primite la magazin sau la depozit. Dup aceea responsabilitatea se transfer la departamentul de contabilitate, care va atepta sosirea facturii pentru mrfurile de la furnizori, va verifica dac aceasta este corect ntocmit i pentru mrfurile care au fost primite va plti suma datorat furnizorului. 6.3.3 Cheltuieli generale Organizaiile suport o varietate de cheltuieli, cum ar fi chiria, asigurrile, facturile telefonice, de energie, cheltuieli de publicitate etc n unele cazuri, acestea vor fi suportate de ctre un departament al organizaiei, cum ar fi departamentul de marketing care spre exemplu desfoar o campanie de publicitate sau administraia general a afacerii care primete factura telefonic. Atunci cnd sunt primite, facturile pentru cheltuieli sunt transmise la funcia de contabilitate, care va verifica dac cheltuiala a fost efectuat i dac este rezonabil i apoi va procesa cheltuiala pentru plat. 6.3.4 Salarizare n fiecare lun salariaii trebuie s fie pltii. Pentru ca acest fapt s aib loc, exist o serie de calcule care trebuie efectuate i documente care trebuie s fie completate. n organizaiile mai mari exist un departament de salarizare care se ocup de aceste activiti. Dac nu exist un departament separat aceasta este responsabilitatea personalului care se ocup de salarizare din cadrul funciei contabile. 6.3.5 Cheltuielile de capital Din cnd n cnd o organizaie trebuie s achiziioneze active imobilizate. Acestea includ elemente cum ar fi mainile, automobilele, calculatoarele, mobilierul de birou, etc Pentru achiziionarea de active imobilizate managerul departamentului care are nevoie de activ trebuie s completeze o cerere de cumprare. Deoarece majoritatea activelor imobilizate sunt relativ scumpe cererea va trebui s fie aprobat de un nivel superior de conducere. Odat ce achiziia a fost autorizat, funcia de achiziie va identifica furnizorul potrivit. Odat ce a fost emis o comand de achiziie responsabilitatea trece la funcia contabil care va procesa i apoi va plti factura atunci cnd aceasta este primit. Exemplu Care dintre urmtoarele persoane dintr-o organizaie nu sunt implicate n achiziionarea de materiale? A un controlor de credit (credit controller) B manager de magazin C contabil

D manager de achizii Rspuns A. Un controlor de credit (credit controller) ncaseaz creanele nencasate. 6.4 Controlul asupra tranzaciilor Aa cum ai observat n ultima seciune orice tranzacie n care este angajat o organizaie implic un numr de persoane diferite din cadrul organizaiei. Ai observat, de asemenea, c exist cerina ca tranzaciile s fie autorizate (aprobate). Managementul unei afaceri mari nu poate avea timp s se implice personal n fiecare tranzacie. Cu toate acestea, pentru a menine controlul asupra surselor de venit ale afacerii i asupra cheltuielilor suportate este important c tranzaciile s fie autorizate de ctre un membru responsabil al echipei de management. Aceasta nseamn c managementul trebuie s dein controlul asupra urmtoarelor domenii: (A) Vnzrile pe credit efectuate ctre clienii noi. n cazul n care are loc o vnzare pe credit managementul trebuie s fie ct de sigur se poate c acest nou client poate s plteasc pentru bunurile cumprate. Controlorul de credit trebuie s se asigure c noul client are un rating de credit bun i c va plti pentru bunurile achiziionate. (B) achiziiile de bunuri sau active imobilizate i plile pentru cheltuieli Aceste cheltuieli sunt efectuate din banii organizaiei i, prin urmare, este esenial ca ele s fie necesare i valabile, iar un oficial responsabil s le autorizeze. (C) Salarizare. Una dintre cele mai mari pli efectuate de majoritatea organizaiilor este cea legat de salarii. Este esenial s fie pltii doar salariaii care au lucrat pentru organizaie prin urmare un oficial responsabil ar trebui s aprobe aceste pli. 6.5 Proceduri de control financiar Procedurile de control financiar exist n mod specific pentru a se asigura c: - tranzaciile financiare sunt efectuate corect - activele afacerii sunt protejate - este produs informaia de gestiune corect i la timp Acestea sunt cteva exemple de proceduri de control financiar:

limite de autorizare pentru ordinele de cumprare proceduri eficiente de control al creditului procedurile de securitate pentru calculatoare si niveluri de acces la informaii

Deficiene n procedurile de control financiar pot fi semnalate de: - sume excesive de creane irecuperabile sau ndoielnice - clieni care nu pltesc n termenul de creditare - furnizori care nu au fost pltii la timp - efectuarea de achiziii neautorizate - nerespectarea termenelor de depunere a unor rapoarte. 7. Principalele sisteme financiare 7.1 Controlul sistemului de salarizare Controalele-cheie pentru sistemul de salarizare: - documentarea i autorizarea schimbrilor de personalul -calculul salariilor -plata salariilor Intrri n sistemul de salarizare Principalele intrri ntr-un sistem de salarizare sunt dup cum urmeaz. (A) foile de prezen. Detalii cu privire la orele suplimentare lucrate vor fi n mod normal, indicate pe aceste documente. Uneori, sistemul de salarizare este conectat direct la un sistem electronic de nregistrare. (B) Detalii privind acordarea de bonusuri. Segregarea sarcinilor n cadrul departamentului de salarizare este deosebit de important pentru a preveni frauda planificat ( cum ar fi plata de salariai "fantom"). Cele mai importante obiective ale sistemului de control cu privire la salarii sunt: Stabilirea salariilor Obiective Angajatii sunt pltii doar pentru munca efectuat. salariului brut a fost calculat n mod corect i autorizat. Salariile sunt nregistrate corect Sunt pltii angajaii care trebuie s fie pltii Reinerile au fost calculate corect Sumele datorate autoritilor statului au fost pltite

nregistrarea salariilor Plata salariilor Reinerile

Controale

Responsabilitatea pentru pregtirea foilor de prezen ar trebui s fie delegat ctre o persoan potrivit.Msura n care personalul implicat n calculul salariilor poate ndeplini i alte atribuii ar trebui s fie definit n mod clar. n acest context, ar trebui s se valorifice posibilitile de segregare a sarcinilor i controalele disponibile. Stabilirea salariilor Segregarea sarcinilor Meninerea de nregistrri privind personalul i controlul regulat al salariilor n nregistrri Autorizarea (aprobarea) este necesar pentru: - Angajarea i concedierea angajailor - Modificri ale salariilor - Ore suplimentare - alte reineri n afara celor obligatorii - Avansuri 7.2 Ciclurile de achiziii i vnzri ntreprinderile trebuie s se asigure c sunt efectuate numai achiziiile aprobate n mod corespunztor i care sunt necesare. Cele mai importante obiective ale sistemului de control cu privire la achiziii sunt: Caracteristic Comanda Obiective - Toate comenzile pentru, i cheltuieli privind, bunurile i serviciile sunt autorizate n mod corespunztor, i sunt pentru bunuri i servicii care sunt de fapt primite i sunt pentru companie. -Comenzile sunt efectuate numai ctre furnizorii autorizai. -Comenzile sunt efectuate la preuri competitive. - Mrfurile i serviciile primite sunt utilizate n scopurile organizaiei i nu n scopuri personale. - Bunurile i serviciile sunt acceptate doar n cazul n care acestea au fost comandate, iar comanda a fost autorizat. - Toate bunurile i serviciile primite sunt nregistrate cu acuratee. -Datoriile sunt recunoscute pentru toate bunurile i serviciile care au fost primite. -Primirea de bunuri i servicii este necesar pentru a fi recunoscut o datorie.

Recepie i facturi

Contabilitate

-Toate cheltuielile sunt autorizate i sunt pentru bunuri care sunt efectiv primite. -Achiziiile sunt nregistrate corect n contabilitate.

Controale Testele sistemului de achiziie se vor concentra asupra : achiziiilor (autorizare) contabilitate (nregistrare) intrrilor de bunuri (stocul) 7.3 Controlul ciclului de vnzri Testele sistemului de vnzri se vor concentra asupra : vnzrilor (autorizare) contabilitate (nregistrare) ieirilor de bunuri (stocul) Exist o serie de controale asupra vnzrilor i creanelor. Nu trebuie s existe nicio posibilitate ca vnzrile s fie falsificate. Un numr de persoane pot avea bonusuri i comisioane bazate pe ele!. Cele mai importante obiective ale sistemului de control cu privire la creane i vnzri sunt : Caracteristic Obiective Comenzi i acordarea de credit Bunurile i serviciile sunt furnizate numai pentru clienii cu bun rating de credit. Clienii sunt ncurajai s plteasc cu promptitudine. Comenzile sunt nregistrate n mod corect. Comenzile sunt onorate. Toate expedierile de bunuri sunt nregistrate. Livrare i facturare Toate bunurile i serviciile vndute sunt corect facturate. Toate facturile emise se refer la bunuri i servicii care au fost furnizate de ctre companie. Facturile n rou sunt emise numai pentru motive ntemeiate. nregistrarea n contabilitate i Toate vnzrile care au fost facturate sunt nregistrate corect n contabilitate. controlul creditului Creanele potenial incerte sunt identificate.

7.4 Controlul numerarului Dei vorbim nc n termeni de numerar, foarte putine tranzactii implic utilizarea acestuia. Controlul asupra ncasrilor Controlul asupra ncasrilor se va concentra pe trei domenii principale. -ncasrile trebuie s fie primite cu promptitudine. -nregistrarea corect a ncasrilor - pierderile de ncasri prin furt sau accident trebuie s fie prevenite. Controale privind plile Controalele privind plile efectuate trebuie s fie stricte. Acest lucru ar trebui s se aplice pentru toate plile, de la cea mai mic pn la cea mai mare. Exist trei etape principale n aplicarea controalelor asupra plilor. Pasul 1 Obinerea de probe documentare referitoare la motivul pentru care se face plata si suma de plat. n cazul plilor ctre furnizori, o dovad documentar este factura primit de la furnizor. Pasul 2 Autorizaia de plat, ceea ce nseamn o aprobare formal "oficial" pentru a face plata. Pasul 3 Restricionarea autoritii de a face plata la anumite persoane specificate. Exemplu S presupunem c o companie cumpr bunuri care cost 50.000 de lei. Pasul 1 Acesta va primi o factur de la furnizor. Aceasta este o dovad documentar a motivului pentru care trebuie efectuat plata i suma de plat. Pasul 2 Factura va fi aprobat de ctre directorul funciei de achiziii. Aceasta aprobare este autorizaie de plat. Pasul 3 La un moment ulterior, plata se va face probabil prin banc. Pentru o plata de 50.000 de lei, foarte probabil, doar directorul financiar sau director general trebuie s semneze ordinul de plat, i astfel autoritatea de a face plata ar fi limitat la aceti doi oameni. Autorizarea Fiecare plat trebuie s fie aprobat de ctre o persoan autorizat. Aceast persoan va fi de multe ori un manager din departamentul care a iniiat cheltuiala, dar fiecare organizaie are propriul su sistem. Urmtoarele limite de control trebuie s fie setate. care indivizi pot autoriza anumite cheltuieli, suma maxim a cheltuielilor pe care o persoan o poate autoriza

Controalele descrise mai sus sunt concepute pentru a preveni frauda i eroarea n ciclul de numerar. Reconcilierea este necesar tot ca mijloc de control.

Rspunsuri corecte Intrebare Raspuns corect 1 B 2 B 3 A 4 B 5 A 6 C 7 C 8 B 9 B

Teste gril 1 n ce an a scris Luca Pacioli prima carte referitoare la contabilitatea n partid dubl? A 1024 B 1494 C 1884 D 1924 2 n sarcina cui revin elaborarea bugetelor i controlul bugetar? A. Controlorului Financiar B. Contabilul de gestiune C. Trezorierului 3 Care dintre urmtoarele este un obiectiv al sistemului de control cu privire la achiziii? A Asigurarea c toate facturile primite sunt nregistrate B Asigurarea c bunurile i serviciile sunt livrate doar ctre clienii cu un rating bun de credit C Asigurarea c toate facturile emise au fost nregistrate D Asigurarea c sunt identificate creanele potenial incerte 4.Obligativitatea intocmirii situaiilor financiare anuale este impus de A Codurile de guvernan corporativ

B Legislaia naional C Standarde Internaionale de Contabilitate 5 Care dintre urmtoarele grupuri de utilizatori de informaii financiare au cel mai mare nivel de acces la aceste informaii referitoare la o societate? A Managerii companiei B.Acionarii companiei C Autoritile fiscale D Analistii financiari 6 Ctre cine ar trebui s raporteze departamentul de audit intern al unei organizaii ? A.Directorul financiar B. Contabilul de gestiune C. Comitetul de Audit sau Consiliul de Administraie 7. Ce funcie dintr-o organizaie este responsabil s se asigure c sunt efectuate doar achiziiile care sunt autorizate n mod corespunztor i care sunt necesare? A desfacere B financiar contabil C achiziii D producie

8 n departamentul de contabilitate un salariat primete o factur pentru o sum foarte mare trimis de departamentul de achiziii, marcat cu "aprobat la plata " i semnat de ctre directorul de achiziii. Este salariatul autorizat s efectueze aceast plat? A Da B Nu 9 Cui ar trebui s ofere departamentul de contabilitate nformaii referitoare la creanele restante? A personalului din contabilitatea de gestiune B departamentului de control al creditului C trezorierului D departamentului de achiziii