Sunteți pe pagina 1din 113

CUPRINS

CUPRINS ..................................................................................................................................1 CAPITOLUL I CONTROALELE STANDARD DIN OMI-KONT .......................................4 1.1. PREZENTAREA CONTROALELOR STANDARD ........................................................................4 Grup de butoane de optiune (Option Group) .......................................................................4 Caseta cu lista, caseta cu lista derulanta si caseta combinata derulanta .............................4 Caseta de text (Text Box), caseta de editare (Edit Box) si eticheta (Label)...........................5 Caseta de validare (Check Box) ..........................................................................................6 Butoane de comanda (Command Button).............................................................................6 Grila (Grid) ........................................................................................................................7 Cadru de pagini (Page Frame)............................................................................................7 1.2. VIZUALIZAREA, TIPARIREA SI EXPORTUL RAPOARTELOR .....................................................8 CAPITOLUL II ETAPE DE EXPLOATARE A PROGRAMULUI ....................................13 2.1. ETAPELE DE PORNIRE.......................................................................................................13 Etapa I ..............................................................................................................................13 Etapa a II-a.......................................................................................................................13 Etapa a III-a .....................................................................................................................13 Etapa a IV-a......................................................................................................................13 Etapa a V-a .......................................................................................................................14 Etapa a VI-a......................................................................................................................14 Etapa a VII-a ....................................................................................................................14 2.2. ETAPE DE PRELUCRARE....................................................................................................14 Etapa I ..............................................................................................................................14 Etapa a II-a.......................................................................................................................15 Etapa a III-a .....................................................................................................................16 Etapa a IV-a......................................................................................................................16 CAPITOLUL III ELEMENTE GENERALE DE OPERARE..............................................17 3.1. SELECTIE CONTURI ..........................................................................................................17 3.2. SELECTIE FURNIZORI .......................................................................................................18 3.3. SELECTIE CLIENTI ............................................................................................................19 3.4. SELECTIE PRODUSE ..........................................................................................................20 3.5. TIPUL OPERATIEI CONTABILE ...........................................................................................22 3.6. CENTRE DE COST SI TIPURI DE CHELTUIELI ........................................................................22 3.7. CURSURI SI VALUTE .........................................................................................................23 3.8. FILTRE DE MODIFICARE GENERALE ...................................................................................23 CAPITOLUL IV CONFIGURAREA MEDIULUI DE LUCRU ..........................................25 4.1. CONFIGURARE GENERALA ...............................................................................................25 4.2. CONFIGURARE CONTABILITATE ........................................................................................26 4.3. CONFIGURARE FURNIZORI ................................................................................................27 4.4. CONFIGURARE CLIENTI ....................................................................................................28 4.5. CONFIGURARE GESTIUNE .................................................................................................29 4.6. CONFIGURARE PRODUCTIE ........................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 4.7. CONFIGURARE IMOBILIZARI .............................................................................................31 4.8. CONFIGURARE SALARIZARE .............................................................................................31
Omikron Software International 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Controalele standard din Omi-Kont

CAPITOLUL V MACHETE CU CARACTERISTICA DE NOMENCLATOR.................33 5.1. PLAN GENERAL DE CONTURI ............................................................................................33 5.2. PRELUCRARE FURNIZORI ..................................................................................................35 5.3. PRELUCRARE CLIENTI ......................................................................................................38 5.4. PRELUCRARE PRODUSE ....................................................................................................41 CAPITOLUL VI MACHETE PENTRU SETAREA NOTELOR CONTABILE ................44 6.1. MACHETA SETARE NOTE CONTABILE CUMPARARI .........................................................44 Nota contabile pentru preturi cu amanuntul ......................................................................46 6.2. MACHETA SETARE NOTE CONTABILE VANZARI..............................................................47 6.3. MACHETA SETARE NOTE CONTABILE TRANSFER............................................................50 6.4. MACHETA SETARE NOTE CONTABILE CONSUM ..............................................................52 6.5. MACHETA SETARE NOTE CONTABILE PRODUCTIE ..........................................................54 CAPITOLUL VII OPERATII DE INCHIDERE LUNARE .................................................57 7.1. DESCARCAREA DE STOCURI EN-GROSS .............................................................................57 7.2. DESCARCAREA DE STOCURI EN-DETAIL ............................................................................59 7.3. INCHIDEREA CONTURILOR DE TVA ..................................................................................60 7.4. INCHIDERE CONTURI DE VENITURI SI CHELTUIELI ..............................................................61 7.5. RECAPITULATIE SALARIZARE. GENERARE NOTE CONTABILE SALARIZARE ..........................62 CAPITOLUL VIII ACCES SI DREPTURI IN RETEA .......................................................64 8.1. MENIUL UTILIZATORI PREZENTARE GENERALA ..........................................................64 8.2. PRELUCRARE GRUPURI DE UTILIZATORI ............................................................................64 8.3. PRELUCRARE UTILIZATORI ...............................................................................................65 8.4. LISTA UTILIZATORILOR CONECTATI ..................................................................................67 8.5. UTILIZATORI IN RETEA .....................................................................................................67 8.6. HISTORY .........................................................................................................................68 CAPITOLUL IX FURNIZORI AVIZARE, FACTURARE...............................................70 9.1. AVIZE FURNIZORI ............................................................................................................70 9.2. ADAUGARE CUMPARARI ..................................................................................................72 Plata document curent de intrari.......................................................................................77 CAPITOLUL X CLIENTI AVIZARE, FACTURARE......................................................78 10.1. AVIZE CLIENTI ...............................................................................................................78 10.2. EMITERE FACTURI .........................................................................................................79 Incasare document curent de vanzari ................................................................................83 CAPITOLUL XI CASA, BANCA, ALTE MODURI DE PLATA SI INCASARE IN LEI SAU VALUTA ........................................................................................................................84 11.1. OPTIUNEA PLATI FURNIZORI.......................................................................................86 Modul de plata automat ....................................................................................................87 Modul de plata manual......................................................................................................87 Modul de plata in avans ....................................................................................................87 11.2. OPTIUNEA INCASARI CLIENTI......................................................................................88 Modul de incasare automat ...............................................................................................89
Omikron Software International -2 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Controalele standard din Omi-Kont

Modul de incasare manual ................................................................................................89 Modul de incasare in avans...............................................................................................89 11.3. OPTIUNEA PLATI / INCASARI DIVERSE .........................................................................90 11.4. OPTIUNEA MODIFICARE PLATI SI INCASARI .................................................................91 11.5. COMPENSARI INTRE PARTENERI......................................................................................93 11.6. CUPLARE AVANSURI PARTENERI.....................................................................................94 CAPITOLUL XII MIJLOACE FIXE....................................................................................96 CAPITOLUL XIII TRANSFERURI SI CONSUMURI......................................................103 13.1. TRANSFERURI INTRE GESTIUNI .....................................................................................103 CAPITOLUL XIV PRODUCTIE ........................................................................................104 14.1. ANTECALCULATIE RETETARE ....................................................................................104 CAPITOLUL XV PERSONAL SALARIZARE ...............................................................107 15.1. PRELUCRARE DATE PERSONAL .....................................................................................107

Omikron Software International

-3-

2007

CAPITOLUL I CONTROALELE STANDARD DIN OMI-KONT


1.1. Prezentarea controalelor standard Formularele si controalele reprezinta mediul de baza pentru interactiunea cu utilizatorul. Acesta are posibilitatea sa manipuleze datele si sa efectueze operatiunile necesare introducand date de la tastatura, executand clicuri de mouse sau trecand de la un control la altul in cadrul formularului. Controalele din cadrul formularelor prezinta o serie de functionalitati dintre care cele mai importante: Punerea la dispozitia utilizatorilor a unui set de optiuni predeterminate (grup de butoane de optiune, casete cu lista si liste derulante, casete de validare); Acceptarea intrarilor de date care nu pot fi anticipate (casete de text, casete de editare, casete combinate); Acceptarea intrarilor de date care apartin unui interval dat; Permisiunea acordata utilizatorilor de a efectua anumite actiuni (butoane de comanda, grupuri de butoane de comanda); Efectuarea unor actiuni specifice la anumite intervale de timp (controlul timer); Afisarea de informatii (imagini, etichete, casete de text, casete de editare, forme geometrice). Grup de butoane de optiune (Option Group)

Grupurile de butoane de optiune sunt containere care cuprind butoane de optiune. Acestea permit utilizatorilor sa indice una dintre optiunile posibile cum ar fi de exemplu ordonarea datelor dintr-un raport dupa numarul de document sau dupa data documentului sau dupa numele beneficiarului. Selectarea unei anumite optiuni se face executand clic cu mouse-ul pe unul din butoanele grupului. Caseta cu lista, caseta cu lista derulanta si caseta combinata derulanta
Caseta cu lista List Box Caseta cu lista derulanta Caseta combinata derulanta Dropdown List Dropdown Combo

Omikron Software International

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Controalele standard din Omi-Kont

Caseta cu lista, caseta cu lista derulanta precum si caseta combinata derulanta ofera utilizatorului liste derulante care cuprind un numar de optiuni sau de informatii. Intr-o caseta cu lista, in orice moment sunt vizibile mai multe elemente ale listei. Selectarea unui anumit element se face fie prin pozitionarea cu mouse-ul pe elementul din lista, fie prin deplasarea cursorului cu sagetile sus/jos, fie prin tastarea rapida a nomenclaturii elementului. In cazul in care lista cuprinde un numar mare de elemente, vizionarea acestora se face prin apasarea cu mouse-ul pe butonul sageata-jos de pe bara de defilare. Intr-o caseta cu lista derulanta este vizibil un singur element dar utilizatorul poate executa clic pe butonul sageata-jos sau apasa combinatia de taste ALT+sageata-jos pentru a afisa o lista derulanta cuprinzand toate elementele din lista. Selectarea unui element din lista se face fie prin plasarea cursorului mouse-ului pe elementul din lista si executarea unui clic cu butonul stanga al mouse-ului fie prin navigarea in lista cu ajutorul sagetilor sus/jos si apasarea tastei ENTER pe elementul marcat. Caseta combinata derulanta este asemanatoare casetei cu lista derulanta singura deosebire fiind ca utilizatorul poate introduce direct un nou element in lista prin tastarea acestuia in caseta de langa butonul sageata-jos. Caseta cu lista derulanta (Dropdown List) si caseta combinata derulanta (Dropdown Combo) se numesc casete combinate (Combo Box) dar modul lor diferit de functionare le face sa aiba si denumiri diferite. Caseta combinata derulanta (Dropdown Combo) reuneste functionalitatea unei casete cu lista (List Box) si a unei casete cu text (Text Box). Caseta de text (Text Box), caseta de editare (Edit Box) si eticheta (Label)

eticheta (Label)

caseta de text (Text Box)

caseta de editare (Edit Box)

Nu intotdeauna este posibila anticiparea tuturor valorilor pe care utilizatorul va dori sa le introduca in cadrul unui control. Caseta de text este controlul de baza in care utilizatorii pot sa adauge sau sa modifice datele pastrate intr-un camp al unei tabele. Exista si casete de text folosite doar in scopul afisarii unor date, nu si modificarii acestora, aceste casete fiind de tipul ReadOnly. Marcarea si stergerea textului din cadrul unei casete de text se poate face prin una din urmatoarele metode: Daca prompterul se afla la inceputul textului se apasa combinatia de taste SHIFT+END dupa care se apasa tasta DEL; Daca prompterul se afla la inceputul textului se sterge textul caracter cu caracter prin apasarea tastei DEL;

Omikron Software International

-5-

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Controalele standard din Omi-Kont

Daca prompterul se afla la sfarsitul textului se apasa combinatia de taste SHIFT+HOME dupa care se apasa tasta DEL; Daca prompterul se afla la sfarsitul textului se sterge textul caracter cu caracter prin apasarea tastei BACKSPACE; Marcare automata, la primirea focusului (adica prompterul a ajuns in casuta dintr-o apasare a tastei TAB iar casuta are proprietate de selectie automata a textului la primirea focusului) dupa care se apasa tasta DEL; Controlul eticheta este utilizat pentru a afisa text ce nu poate fi modificat. El este folosit pentru a identifica obiectele unui formular, pentru a afisa informatii ca raspuns la un eveniment, titlurile formularelor, capete de tabelele etc. Controlul caseta de editare este asemanator functional cu controlul caseta de text singura deosebire intre cele doua fiind faptul ca primul prezinta bara de defilare verticala. Caseta de editare asigura saltul automat al textului pe randul urmator si posibilitatea de deplasare in cadrul textului folosind tastele sageti, tastele PAGEUP si PAGEDOWN si bara de defilare. Caseta de validare (Check Box)

Controlul caseta de validare este folosit de obicei pentru a infatisa alternative de Da/Nu sau Adevarat/Fals. Controlul caseta de validare seamana cu controlul buton de optiune in care fiecare caseta este folosita pentru a indica selectia facuta de utilizator. Singura diferenta este ca dintr-un grup de butoane de optiune poate fi selectat unul singur o data, in timp ce casetele de validare pot fi selectate mai multe o data. O caseta de validare se poate afla in una din urmatoarele stari: 1. validata (marcata) 2. invalidata (nemarcata) 3. voalata (indisponibila) 4. validata definitiv (marcata, fara posibilitate de demarcare) Butoane de comanda (Command Button)

Controlul buton de comanda se foloseste pentru a incepe, intrerupe sau sfarsi un proces cum ar fi de exemplu salvarea unei facturi, abandonarea modificarilor efectuate asupra unei facturi, trimiterea la imprimanta a unei facturi etc. Un buton de comanda poate fi selectat astfel: Se foloseste mouse-ul pentru a executa clic pe buton; Se transfera butonului focusul folosind tasta TAB apoi se apasa tasta ENTER; Se apasa o tasta de acces pentru butonul de comanda (ALT+litera subliniata);

Omikron Software International

-6-

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Controalele standard din Omi-Kont

Daca butonul de comanda pe care vreti sa apasati este butonul implicit de comanda al formularului, apasati tasta ENTER pentru a-l activa, chiar daca focusul apartine altui control; Daca butonul de comanda pe care vreti sa apasati este butonul implicit de anulare al formularului, apasati tasta ESC pentru a-l activa, chiar daca focusul apartine altui control;

Grila (Grid)

Controlul grila este cel mai complex control din Omi-Kont in care utilizatorii pot sa adauge, sa modifice, sa stearga sau sa vizualizeze date din tabelele unei baze de date. Complexitatea grilei deriva si din faptul ca aceasta contine mai multe linii si coloane iar la rindul lor, coloanele pot incapsula controale diferite (casete de validare, casete de text, casete cu lista derulanta, casete combinate derulante, butoane de comanda etc.). Deplasarea de pe o linie pe alta se face cu tastele sageata sus/jos sau PAGEUP/PAGEDOWN iar mutarea cursorului pe coloane se realizeaza prin tastele sageata stanga/dreapta, TAB sau ENTER. In cazul in care numarul liniilor unei grile este mare, vizualizarea acestora se poate face apasand butoanele sageata jos sau sageata sus ale barei de defilare din dreapta grilei. Pentru adaugarea unei noi linii in grila exista de obicei butoane de comanda cu textul Adaugare linie sau Adaugare iar pentru stergerea unei linii cu textul Stergere linie sau Stergere. Toate aceste butoane sunt pozitionate imediat sub grila pentru care acestea efectueaza actiunile corespunzatoare. Cadru de pagini (Page Frame)

Cadrele de pagina permit extinderea formularelor. Un cadru de pagina este un obiect container (obiect care incapsuleaza, grupeaza, reuneste alte obiecte) care contine pagini. Cadrul de pagina defineste amplasamentul paginilor si partea vizibila a paginii. Coltul din stanga-sus al paginii este ancorat de coltul din stanga-sus al cadrului de pagina. Doar controalele din pagina de sus (din partea superioara a cadrului de pagina) pot fi vazute si activate.

Omikron Software International

-7-

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Controalele standard din Omi-Kont

Trecerea de la o pagina la alta se face executand clic cu mouse-ul pe titlul paginii (ancora paginii in cadrul de pagini). 1.2. Vizualizarea, tiparirea si exportul rapoartelor Vizualizarea si tiparirea rapoartelor se poate face in doua moduri si anume: direct in format grafic (80% din rapoarte) in format text cu posibilitate de transformare in format grafic si export OLE Afisare in format text

Afisare in format grafic

Omikron Software International

-8-

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Controalele standard din Omi-Kont

Aparitia pe ecran a unui raport in format text este insotita si de bara de instrumente Print Preview care arata ca in figura de mai jos.

Semnificatia si rolul butoanelor de comanda din aceasta bara de instrumente este urmatoarea: Are rolul de a mari pe ecran continutul raportului si implicit restrangerea ariei de vizualizare a acestuia. Are rolul de a micsora pe ecran continutul raportului si implicit marirea ariei de vizualizare a acestuia. Are rolul de a stabili aria de vizualizare a raportului la un anumit procent. Apasarea acestui buton determina aparitia pe ecran a machetei Setare parametrii tiparire , macheta in care se pot seta diferite aspecte cu privire la tiparirea pe raport a antetului si a subsolului, tiparirea numarului de pagina pecum si a datei si orei listarii, setarea tipului de imprimanta. Realizeaza inchiderea raportului.

Determina aparitia pe ecran a machetei Tiparire.

Omikron Software International

-9-

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Controalele standard din Omi-Kont

Bifarea casutei de validare Fisier text si apasarea butonului de comanda <Tipareste> va avea ca efect tiparirea raportului sub forma text. Bifarea casutei de validare Grafic si apasarea butonului de comanda <Tipareste> va avea ca efect tiparirea raportului sub forma grafica. Daca inainte de tiparire se doreste vizualizarea pe ecran a raportului sub forma grafica atunci se marcheaza casuta de validare Grafic si se apasa butonul de comanda <Preview>. Raportul va fi insotit pe ecran de o alta bara de instrumente Print Preview dar care arata ca in figura de mai jos.

Rolul butoanelor de comanda din aceasta bara de instrumente este urmatorul: Realizeaza saltul la prima pagina. Realizeaza saltul la pagina anterioara. Realizeaza saltul la pagina urmatoare. Realizeaza saltul la ultima pagina. Are rolul de a stabili aria de vizualizare a raportului la un anumit procent. Realizeaza inchiderea raportului sub forma grafica. Determina aparitia pe ecran a machetei Print, macheta in care se pot seta diferite aspecte cu privire la tiparirea raportului precum si parametrii de tiparire ai imprimantei.
Omikron Software International - 10 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Controalele standard din Omi-Kont

Tiparirea intregului raport se face prin validarea butonului de optiune All. Daca se doreste listarea anumitor pagini ale documentului atunci se marcheaza butonul de optiune Pages si se va completa casuta de text from cu numarul de pagina de la care se porneste listarea iar casuta de text to cu numarul paginii la care se va opri printarea. Numarul de exemplare in care este listat un raport este determinat de numarul inscris in casuta de incrementare Number of copies. Dupa setarea aspectelor dorite printarea propriu-zisa se realizeaza apasand butonul de comanda <OK>.

Exportul rapoartelor se poate face sub doua forme si anume: sub forma de fisier text sub forma de fisier Excel. Marcarea butonului de optiune Tip fisier .TXT (Notepad) si apasarea butonului de comanda <Export> va avea ca efect exportul raportului sub forma de fisier text si va putea fi deschis pentru consultare cu ajutorul unui editor de texte (NotePad, Microsoft Word etc.). Marcarea butonului de optiune Tip fisier .XLS (Excel) si apasarea butonului de comanda <Export> va avea ca efect exportul raportului sub forma de fisier Excel si va putea fi deschis pentru consultare cu ajutorul utilitarului Microsoft Excel. Unitatea de disc, directorul si numele fisierului rezultat prin exportare sunt specificate in casuta de text din subsolul machetei. Schimbarea acestor elemente se face apasand butonul <> din dreapta casetei de text. Va aparea o macheta in care se va alege noua destinatie pentru fisierul ce va rezulta prin export si se va specifica noul nume pentru acesta. Nu toate raportele pot fi exportate in fisier text sau fisier Excel.

Omikron Software International

- 11 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Controalele standard din Omi-Kont

Daca un raport nu poate fi exportat nici text nici Excel atunci raportul nu va avea reprezentare sub forma text si deci, ca urmare, macheta Tiparire nu va aparea pe ecran; va aparea direct macheta Print. Daca un raport poate fi exportat sub forma de fisier text dar nu poate fi exportat ca fisier Excel acest lucru va determina dezactivarea definitiva a butonului de optiune Tip fisier .XLS (Excel).

Omikron Software International

- 12 -

2007

CAPITOLUL II ETAPE DE EXPLOATARE A PROGRAMULUI


Pentru a intelege modul de proiectare si prelucrare al programului trebuie avuta in vedere o anumita succesiune logica a etapelor de lucru. Va fi luat in considerare faptul ca programul a fost proaspat achizitionat si urmeaza a se incepe prelucrarile contabile. Toate etapele prezentate mai jos sunt etape de prelucrare cronologice ale unei luni contabile, de la inceputul si pana la inchiderea ei. 2.1. Etapele de pornire Etapa I Prima etapa in pornirea prelucrarilor o reprezinta crearea unei societati de lucru si introducerea tuturor datelor informative despre aceasta (nume, cod fiscal, inregistrare la Registrul Comertului, banci si conturi la banci, adresa, etc). Majoritatea datelor informative ale unei societati vor fi folosite pentru efectuarea completa a exporturile pe discheta catre finante pentru depunerile ce trebuiesc efectuate lunar sau trimestrial (TVA, impozit, CAS, somaj, sanatate). Restul datelor vor fi folosite ca antet pentru situatii sau vor fi doar informative. Aceasta optiune se gaseste in meniul Utilitare / Actualizare societati / Adaugare societate. Etapa a II-a Pentru a se putea accesa programul si a se lucra in regim protejat, luand in calcul un eventual acces neautorizat in program, a doua etapa este reprezentata de crearea grupurilor de utilizatori, a utilizatorilor din cadrul fiecarui grup si configurarea fiecarui utilizator in parte prin atribuirea drepturilor de acces si a restrictiilor si a parolei de intrare in program. Aceste optiuni se gasesc in meniul Utilizatori. Etapa a III-a Pentru a lucra intr-o interfata de lucru prietenoasa, fiecare utilizator isi poate defini propria interfata de lucru. Lipsa setarii unei interfete de lucru va fi atentionata de catre program la fel ca si lipsa instalarii unei imprimante pe statia respectiva. Aceasta optiune se gaseste in meniul Utilitare/ Diverse utilitare/ Setare desktop. Etapa a IV-a A patra etapa este reprezentata de configurarea sistemului de lucru pentru firma curenta. In acest caz se vor seta: prelucrarile cantitativ-valorice sau valorice metoda de descarcare de gestiune FIFO, LIFO, PMP modul de generare al codurilor interne pentru furnizori, clienti, produse, salariati (marci), mijloace fixe (numere de inventar) o multime de alte date de o importanta mai mica dar la setarea carora se recomanda totusi o atentie deosebita
Omikron Software International - 13 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Etape de exploatare a programului

definirea si verificarea tuturor taxelor, impozitelor, procentelor cu care lucreaza programul in functie de reglementarile legislative (atentie si la perioadele de validitate ale acestora) precum si multe alte restrictii sau permisiuni acordate de catre program. Aceasta optiune se gaseste in meniul Utilitare/ Configurare generala sau in fiecare meniu in optiunea Configurare. Etapa a V-a Etapa a cincea este deosebit de importanta si este reprezentata de crearea tuturor conturilor analitice cu care se va lucra (in cazul in care pe parcursul prelucrarilor vor apare noi conturi analitice, acestea se vor crea direct din cadrul machetelor respective), crearea in program a furnizorilor si clientilor (partenerilor) impreuna cu toate datele caracteristice ale acestora, crearea nomenclatorului de produse stocabile si configurarea acestora (daca este cazul), crearea magaziilor (gestiunilor) necesare prelucrarilor de stocuri, introducerea salariatilor, introducerea mijloacelor fixe si a obiectelor de inventar. Aceaste machete se gasesc in meniurile corespunzatoare a fiecarui modul in optiunea Prelucrare . Etapa a VI-a Aceasta etapa este reprezentata de introducerea soldurilor si rulajelor anterioare pentru toate conturile cu care s-a lucrat anterior achizitiei programului, a soldurilor de pornire ale partenerilor defalcate sau nu pe documente componente, a deducerilor aferente salariatilor si a codurilor numerice personale precum si a amortizarilor si lunilor de amortizare anterioare aferente fiecarui mijloc fix in parte. Aceaste machete se gasesc in meniurile corespunzatoare a fiecarui modul in optiunea Prelucrare . Etapa a VII-a Etapa 7 este reprezentata de introducerea valutelor si cursurilor zilnice aferente, in cazul in care activitatea firmei o cere, urmand ca ulterior sa se introduca noile cursuri zilnice. Aceasta optiune se gaseste in meniul Utilitare/ Devize si cursuri / Prelucrare cursuri. NOTA: Aceste 7 etape impreuna reprezinta toate etapele necesare de parcurs pentru a putea incepe corect prelucrarile cu programul Omi-Kont. 2.2. Etape de prelucrare Etapa I In aceasta etapa se vor efectua efectiv prelucrarile aferente lunii de lucru si se vor introduce pe rand: intrari de la furnizori (macheta se afla localizata astfel: Furnizori / Prelucrare cumparari) vanzari catre clienti (macheta se afla localizata astfel: Clienti / Emitere facturi) consumuri de materii prime si materiale (macheta se afla localizata astfel: Stocuri / Bonuri de consum)

Omikron Software International

- 14 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Etape de exploatare a programului

transferuri intre gestiuni (macheta se afla localizata astfel: Stocuri / Transferuri intre gestiuni) rapoarte de productie (macheta se afla localizata astfel: Productie / Rapoarte de productie) operatiuni de plati si incasari prin orice mod (casa, banca, CEC, bilet la ordin) in lei sau valuta (macheta se afla localizata astfel: Contabilitate / Plati si incasari / tip operatie) Atentie! Necesita o atentie deosebita cazul in care nu se respecta ordinea cronologica a documentelor emise de parteneri si a platilor sau incasarilor aferente. O plata sau o incasare care nu are documente pe care sa le plateasca va merge automat in avans. diverse alte note contabile (macheta se afla localizata astfel: Contabilitate / Note contabile diverse) cuplari avansuri cu facturile sosite de la parteneri (macheta se afla localizata astfel: Furnizori / Cuplare avansuri si Clienti / Cuplare avansuri) compensari intre diversi parteneri asemanatori (macheta se afla localizata astfel: Contabilitate / Incasari si plati / Compensari parteneri) operatiunile de decontari cu personalul (macheta se afla localizata astfel: Contabilitate / Decontari cu personalul / Decontari cu personalul) operatiunile salariale referitoare la avansuri acordate, concedii medicale sau de odihna, lichidare (macheta se afla localizata astfel: Salarizare / Avansuri / Acordare avansuri si Salarizare / Lichidare salarii / Lichidare) efectuarea amortizarilor mijloacelor fixe (macheta se afla localizata astfel: Imobilizari / Prelucrare mijloace fixe) Etapa a II-a Aceasta etapa este o etapa de verificari anterioare inchiderilor lunare. Se analizeaza si verifica datele centralizate sau nu, existente in cadrul situatiilor pe care programul le obtine. Ca documente importante de consultat precizam urmatoarele: fise de cont contabile (macheta se afla localizata astfel: Contabilitate / Situatii rapoarte / Situatii conturi / Fisa de cont) balante de verificare contabile (macheta se afla localizata astfel: Contabilitate / Situatii rapoarte / Balanta de verificare) centralizatoare contabile de intrari si iesiri (macheta se afla localizata astfel: Furnizori / Situatii rapoarte / Centralizator de intrari, Clienti / Situatii rapoarte / Centralizator de iesiri) jurnale de TVA, de cumparari si vanzari (macheta se afla localizata astfel: Furnizori / Situatii rapoarte / Jurnal TVA de intrari, Clienti / Situatii rapoarte / Jurnal TVA de iesiri) registru de casa si de banca (macheta se afla localizata astfel: Contabilitate / Situatii rapoarte / Incasari si plati / Registrul de ) situatia generala a partenerilor (macheta se afla localizata astfel: Furnizori / Situatii rapoarte / Generala sintetica, Clienti / Situatii rapoarte / Generala sintetica) fisa de stoc generala (macheta se afla localizata astfel: Stocuri / Situatii rapoarte / Fisa stoc generala)
Omikron Software International - 15 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Etape de exploatare a programului

recapitulatie salarizare (macheta se afla localizata astfel: Salarizare / Lichidare / Situatii rapoarte / Recapitulatie generala) registrul de amortizare (macheta se afla localizata astfel: Imobilizari / Situatii rapoarte / Registrul de amortizare) In cazul in care apare ca o necesitate efectuarea unor modificari, adaugari sau stergeri se va intra in machetele de modificare ale optiunilor in cadrul carora exista erori. Etapa a III-a Reprezinta etapa finala si are o importanta deosebita. Aceasta etapa este reprezentata de efectuarea inchiderilor lunare propriu-zise. In cadrul acestor inchideri succesiunea logica este urmatoarea: efectuarea descarcarii de marfa en-gross sau en-detail (macheta se afla localizata astfel: Contabilitate / Operatii de inchidere lunare / Descarcare de marfa) inchiderea conturilor de TVA deductibil si colectat precum si reglarea TVA-ului de plata sau de recuperat (macheta se afla localizata astfel: Contabilitate / Operatii de inchidere lunare / Inchidere conturi de TVA) inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli si stabilirea impozitului (macheta se afla localizata astfel: Contabilitate / Operatii de inchidere lunare / Inchidere venituri si cheltuieli) verificarea deosebit de atenta a situatiei societatii pe baza rapoartelor prezentate in etapa a II-a efectuarea exporturilor pe discheta catre finante a depunerilor obligatorii Etapa a IV-a Punctul final al unei luni contabile din punctul de vedere al programului este de a inchide efectiv luna, de a bloca accesul la modificarea datelor contabile aferente lunii respective. Atentie! Dupa ce s-a efectuat descarcarea de marfa nu se mai pot efectua modificari pe documentele care au condus la prelucrari de stocuri (documente de cumparare, vanzare, productie, consum, etc). Daca totusi se doreste modificarea documentelor care au produs schimbari ale stocurilor trebuie ca descarcarea de marfa sa fie anulata si dupa efectuarea modificarilor dorite sa se refaca.

Omikron Software International

- 16 -

2007

CAPITOLUL III ELEMENTE GENERALE DE OPERARE


In cadrul programului exista anumite grupuri de optiuni sau tipuri specifice de prelucrari care se repeta sau apar destul de des in majoritatea machetelor de introducere de date. 3.1. Selectie conturi In cadrul programului, orice simbol contabil este definit prin trei parti componente. Fiecare din acestea reprezinta un sir de cinci caractere alfanumerice. Prima parte componenta o reprezinta simbolul contabil sintetic de grad I sau II (ex.:512, 5121, 431, 4312, etc.), a doua parte componenta reprezinta simbolul analitic de grad I iar a treia, simbolul analitic de grad II. Un cont sintetic arata de genul 5121.0.0., un cont analitic de grad I arata sub forma 5121.1.0 pana la 5121.99999.0 iar un cont analitic de grad II arata sub forma 5121.1.1 pana la 5121.1.99999. Este foarte important de stiut ca un cont analitic de grad I nu poate exista fara a avea un cont sintetic atasat lui. De asemenea un cont analitic de gradul II nu poate exista fara a avea atasat un cont analitic de grad I si implicit un cont sintetic. Adica 5121.1.4 nu poate exista daca nu exista creat 5121.1.0 si 5121.0.0. Selectia unui cont se realizeaza fie prin tastarea efectiva a lui in cele trei elemente componente fie prin tastarea ? si selectarea lui dintr-o lista. Daca ? este pus in rubrica de cont sintetic pe ecran va fi afisata lista cu intregul plan de conturi de unde se poate alege contul dorit. Daca ? este pus in rubrica de cont analitic de grad I inseamna ca deja s-a selectat contul sintetic iar in lista ce va apare pe ecran vor fi afisate doar conturile analitice aferente contului sintetic introdus anterior. Exemplu: daca se tasteaza 401 in rubrica de cont sintetic si ? in rubrica de analitic de grad I atunci in lista vor apare doar analiticele contului 401. In mod identic se va intampla si la contul analitic de grad II. In caz ca un cont sintetic sau analitic nu exista, programul va atentiona acest fapt urmand ca utilizatorul sa hotarasca daca va crea acest cont nou sau daca va reveni la reintroducerea contului deoarece a fost tastat gresit.

Structura contului

Macheta Selectie conturi

Omikron Software International

- 17 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Elemente generale de operare

3.2. Selectie furnizori Selectia unui anume furnizor poate fi realizata prin mai multe metode: se tasteaza codul intern al furnizorului respectiv (in cazul in care acest cod este cunoscut), selectia facandu-se automat. In locul codului tastat va apare automat denumirea completa a furnizorului. se tasteaza un grup de litere din denumirea furnizorului pe ecran aparand macheta Selectie furnizori cu lista de furnizori (unu, mai multi sau nici unul) care contin in cadrul denumirii grupul de litere respectiv (nu este obligatoriu ca acest grup de litere sa se afle la inceputul denumirii furnizorului). se tasteaza ? sau se lasa spatiul gol, pe ecran aparand macheta Selectie furnizori cu toata lista de furnizori existenti in fisierul de furnizori la momentul respectiv.

Macheta Selectie furnizor In cazul primelor doua metode de cautare, in care codul introdus sau respectiv grupul de litere tastat nu exista, pe ecran va apare o optiune de validare care avertizeaza inexistenta furnizorului, existand optiunea de adaugare a acestuia. Apasarea butonului de comanda <Da> ofera posibilitatea de adaugare a unui nou furnizor cu ajutorul machetei Adaugare furnizor. Macheta Selectie furnizori permite selectarea unui furnizor din cadrul unei liste sau adaugarea unui furnizor nou in cazul in care nu exista. In cadrul machetei Selectie furnizori deplasarea in lista pe furnizorul dorit se poate realiza cu ajutorul sagetilor de directie sus, jos, tastelor de deplasare Page Up, Page Down, Home sau End precum si prin tastarea in cadrul listei de furnizori a primelor litere (una sau mai multe) componente ale denumirii furnizorului dorit. Aici trebuie subliniat ca in cazul in care se tasteaza mai mult de o litera din denumirea furnizorului, pauza dintre tastarea literelor respective nu trebuie sa fie mai mare decat o secunda altfel cursorul se va deplasa pe denumirea furnizorului ce incepe cu litera la care tastarea a fost intarziata.

Omikron Software International

- 18 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Elemente generale de operare

O alta metoda de cautare o reprezinta folosirea elementelor de cautare aflate sub fiecare parte componenta a capului de tabel din cadrul machetei Selectie furnizori: denumire furnizor, cod furnizor, cod fiscal, cont atasat, categoria. Aceste cinci optiuni de cautare permit o cautare interactiva in cadrul liste de furnizori, prin eliminarea treptata a denumirilor ce nu contin literele sau cifrele tastate. Macheta Selectie furnizori contine un buton de comanda numit <Detalii>>> care ofera informatii suplimentare despre furnizorul din lista pe a carui denumire se afla pozitionat cursorul (registrul comertului, banca, cont banca, adresa, telefon, fax, tara, oras, judet, persoana de contact). In momentul in care aceste informatii sunt afisate denumirea butonului de comanda va fi <Detalii<<>. O noua apasare a acestui buton de comanda va ascunde lista cu informatii suplimentare. Optiunea Selectie furnizori mai contine si un buton de comanda <Adauga> care permite adaugarea in cadrul listei de furnizori a unui nou furnizor impreuna cu toate datele aferente lui. 3.3. Selectie clienti Selectia unui anume client poate fi realizata prin mai multe metode: se tasteaza codul intern al clientului respectiv (in cazul in care acest cod este cunoscut), selectia facandu-se automat. In locul codului tastat va apare automat denumirea completa a clientului. se tasteaza un grup de litere din denumirea clientului pe ecran aparand macheta Selectie clienti cu lista de clienti (unu, mai multi sau nici unul) care contin in cadrul denumirii grupul de litere respectiv (nu este obligatoriu ca acest grup de litere sa se afle la inceputul denumirii clientului). se tasteaza ? sau se lasa spatiul gol, pe ecran aparand optiunea Selectie clienti cu toata lista de clienti existenti in fisierul de clienti la momentul respectiv.

Macheta Selectie clienti

Omikron Software International

- 19 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Elemente generale de operare

In cazul primelor doua metode de cautare, in care codul introdus sau respectiv grupul de litere tastat nu exista, pe ecran va apare o optiune de validare care avertizeaza inexistenta clientului, existand optiunea de adaugare a acestuia. Apasarea butonului de comanda <Da> ofera posibilitatea de adaugare a unui nou client cu ajutorul machetei Adaugare client. Macheta Selectie clienti permite selectarea unui client din cadrul unei liste sau adaugarea unui client nou in cazul in care nu exista. In cadrul machetei Selectie clienti deplasarea in lista pe clientul dorit se poate realiza cu ajutorul sagetilor de directie sus, jos, tastelor de deplasare Page Up, Page Down, Home sau End precum si prin tastarea in cadrul listei de clienti a primelor litere (una sau mai multe) componente ale denumirii clientului dorit. Aici trebuie subliniat ca in cazul in care se tasteaza mai mult de o litera din denumirea clientului, pauza dintre tastarea literelor respective nu trebuie sa fie mai mare decat o secunda altfel cursorul se va deplasa pe denumirea clientului ce incepe cu litera la care tastarea a fost intarziata. O alta metoda de cautare o reprezinta folosirea elementelor de cautare aflate sub fiecare parte componenta a capului de tabel din cadrul machetei Selectie clienti: denumire client, cod client, cod fiscal, cont atasat, categoria. Aceste cinci optiuni de cautare permit o cautare interactiva in cadrul liste de clienti, prin eliminarea treptata a denumirilor ce nu contin literele sau cifrele tastate. Macheta Selectie clienti contine un buton de comanda numit <Detalii>>> care ofera informatii suplimentare despre clientul din lista pe a carui denumire se afla pozitionat cursorul (registrul comertului, banca, cont banca, adresa, telefon, fax, tara, oras, judet, persoana de contact). In momentul in care aceste informatii sunt afisate denumirea butonului de comanda va fi <Detalii<<>. O noua apasare a acestui buton de comanda va ascunde lista cu informatii suplimentare. Optiunea Selectie clienti mai contine si un buton de comanda Adauga care permite adaugare in cadrul listei de clienti a unui nou client impreuna cu toate datele aferente lui. 3.4. Selectie produse Selectia unui anume produs poate fi realizata prin mai multe metode: se tasteaza codul intern al produsului respectiv (in cazul in care acest cod este cunoscut), selectia facandu-se automat. In locul codului tastat va apare automat denumirea completa a produsului. se tasteaza un grup de litere din denumirea produsului pe ecran aparand macheta Selectie produse cu lista de produse (unu, mai multi sau nici unul) care contin in cadrul denumirii grupul de litere respectiv (nu este obligatoriu ca acest grup de litere sa se afle la inceputul denumirii produsului). se tasteaza ? sau se lasa spatiul gol, pe ecran aparand macheta Selectie produse cu toata lista de produse existente in fisierul de produse la momentul respectiv.

Omikron Software International

- 20 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Elemente generale de operare

Macheta Selectie produse In cazul primelor doua metode de cautare, in care codul introdus sau respectiv grupul de litere tastat nu exista, pe ecran va apare o optiune de validare care avertizeaza inexistenta produsului, existand optiunea de adaugare a acestuia. Apasarea butonului de comanda <Da> ofera posibilitatea de adaugare a unui nou produs cu ajutorul machetei Adaugare produs. Macheta Selectie produse permite selectarea unui produs din cadrul unei liste sau adaugarea unui produs nou in cazul in care nu exista. In cadrul machetei Selectie produse deplasarea pe produsul dorit se poate realiza cu ajutorul sagetilor de directie sus, jos, tastelor de deplasare Page Up, Page Down, Home sau End precum si prin tastarea in cadrul listei de produse a primelor litere (una sau mai multe) componente ale denumirii produsului dorit. Aici trebuie subliniat ca in cazul in care se tasteaza mai mult de o litera din denumirea produsului, pauza dintre tastarea literelor respective nu trebuie sa fie mai mare decat o secunda altfel cursorul se va deplasa pe denumirea produsului ce incepe cu litera la care tastarea a fost intarziata. O alta metoda de cautare o reprezinta folosirea elementelor de cautare aflate sub fiecare parte componenta a capului de tabel din cadrul machetei Selectie produse: denumire produs, cod produs, cont atasat, unitate de masura, categoria. Aceste cinci optiuni de cautare permit o cautare interactiva in cadrul liste de produse, prin eliminarea treptata a denumirilor ce nu contin literele sau cifrele tastate. Macheta Selectie produse contine un buton de comanda numit <Detalii>>> care ofera informatii suplimentare despre produsul din lista pe a carui denumire se afla pozitionat cursorul (denumire 2, cod EAN, tip, unitate de masura, cont atasat, cont de descarcare, provenienta, brand, categoria, furnizorul de unde se achizitioneaza). In momentul in care aceste informatii sunt afisate denumirea butonului de comanda va fi <Detalii<<>. O noua apasare a acestui buton va ascunde lista cu informatii suplimentare. Macheta Selectie produse mai contine si un buton de comanda Adauga care permite adaugare in cadrul listei de produse un produs nou impreuna cu toate datele aferente lui.

Omikron Software International

- 21 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Elemente generale de operare

3.5. Tipul operatiei contabile Orice optiune din program (cumparari, vanzari, productie, consum) are ca efect generarea uneia sau mai multor note contabile. Toate notele contabile aferente lunii sau unei perioade pot fi listate cronologic cu ajutorul Registrului jurnal. Daca se creeaza anumite tipuri de operatii, de exemplu operatii de casa, de banca, de cumparari, de inchideri, diverse etc. notele contabile pot fi trimise catre aceste tipuri de operatii. In acest moment notele contabile pot fi listate si grupate pe tipuri de operatiuni contabile. Tipurile de operatii pot fi create din optiunea Configurare-contabilitate. In concluzie, rolul acestor tipuri de operatii este doar de grupare a notelor contabile. 3.6. Centre de cost si tipuri de cheltuieli Pentru a avea o analiza a cheltuielilor dintr-o societate care sa fie grupate pe centre de cost, pe departamente si pe tipuri specifice de cheltuieli sau pentru a avea o analiza postcalcul in cazul activitatilor de productie se poate crea o structura arborescenta de centre de cost si o lista de tipuri specifice de cheltuieli. Toate acestea se pot crea din meniul de analiza. O structura de centre de cost are forma unui arbore. Poate fi creata o serie de centre de cost sau compartimente de baza care fiecare la randul lor se pot imparti in alte subcompartimente si asa mai departe. In momentul in care o cheltuiala aferenta unui cont din clasa 6 se doreste a fi repartizata va apare o macheta din cadrul careia cu ajutorul mouse-ului se selecteaza ramura finala a unui centru de cost dupa care se selecteaza tipul de cheltuiala. Desfacerea sau strangerea unei ramuri de cost ce contine la randul ei alte subramuri se poate face apasand pe butoanele de comanda <+>, <-> aferente ramurii. Trebuie neaparat ca suma respectiva sa fie repartizata pe o ramura finala, programul stiind sa afiseze valorile centralizate in orice punct al arborelui de centru de cost.

Macheta Repartizare tipuri de cheltuieli pe centre de cost

Omikron Software International

- 22 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Elemente generale de operare

3.7. Cursuri si valute In majoritatea machetelor de prelucrare poate fi selectata valuta in care se lucreaza. Programul are in memorie un fisier de valute si un fisier de cursuri pe zile aferente acestor valute. In momentul in care se selecteaza o valuta alta decat lei programul va cauta si va afisa automat, in caz ca gaseste, cursul. Daca nu va gasi cursul va afisa valoare zero. In oricare din aceste doua cazuri utilizatorul poate completa sau nu orice valoare in rubrica de curs. In momentul parasirii rubricii, programul va verifica cursul completat. Daca valoarea introdusa nu este identica cu cea din fisier programul va avertiza acest fapt si va oferi posibilitatea de inlocuire a acestuia cu noua valoare.

3.8. Filtre de modificare generale In momentul in care se doreste modificarea unor documente deja introduse (cumparari, vanzari, productie, consum, plati, incasari, note contabile etc.) pana la obtinerea listei cu documentele dorite spre modificare programul va afisa initial un filtru de cautare. Implicit acest filtru va fi setat sa caute in cadrul lunii curente de lucru (exclude toate documentele din celelalte luni). Utilizatorul poate activa si alte filtre suplimentare. Aceste filtre sunt filtre cumulative de genul Doresc sa fie afisate documentele din perioada x-y emise de furnizorul z cu o valoare mai mare sau egala decat q. Vor fi afisate doar pozitiile care indeplinesc cumulativ toate optiunile setate in filtru. Optiunile de cautare ale unui filtru sunt dupa: tipul, nr. sau data documentului (data documentului poate fi cautata intr-o anumita perioada) partenerul care a emis documentul respectiv gestiunea in care a intrat sau din care a iesit un anume produs valoarea documentului cautat (>,>=,<,<=,diferit,sau apartinand unui interval x-y) utilizatorul care a introdus documentul respectiv anume valuta conturile corespondente introduse pe debit/credit explicatia aferenta documentului.

Omikron Software International

- 23 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Elemente generale de operare

Omikron Software International

- 24 -

2007

CAPITOLUL IV CONFIGURAREA MEDIULUI DE LUCRU


4.1. Configurare generala Configurarea generala permite setarea modului de lucru la nivel general al programului. In aceasta macheta se poate stabili: lucrul in regim multi-devize blocarea introducerilor de zile de lucru altele decat cele din cadrul lunii de lucru curente separatorul pentru mii si separatorul zecimal modul de lucru valoric sau cantitativ-valoric metoda de descarcare a stocului F.I.F.O., L.I.F.O., P.M.P. procentele de TVA si perioada de validitate a acestora configurarea imprimantei atributele interfetei de lucru tipurile de operatii contabile in care vor fi trimise notele contabile in vederea gruparii tipurile de documente folosite in machetele de prelucrare a programului si modulele in care aceste documente trebuie sa apara sau nu.

Macheta Configurare generala

Omikron Software International

- 25 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Configurarea mediului de lucru

4.2. Configurare contabilitate In aceasta macheta se poate stabili: procentul impozitului pe profit plafonul de casa pentru care se va face avertizarea de depasire avertizarea aparitiei unui sold negativ pe zi la casa sau banca efectuarea in mod automat de catre program a notei inversa pentru contul 581 (viramente interne) in momentul in care se efectueaza opertiuni cu acest cont cuplarea automata din macheta de furnizori a platilor efectuate direct cu modulul decontari cu personalul diurna pe zi oferita de firma si nivelul de diurna deductibila si nedeductibila zecimalele pentru balanta de verificare predefinirea structurilor de note contabile (cont debitor, cont creditor, explicatie, document, operatie) care in decursul lunilor contabile sunt foarte des utilizate. Aceasta facilitate este utila doar pentru optiunea Note contabile diverse si ajuta la castigarea de timp in prelucrare, utilizatorul urmand sa introduca doar elementele variabile ale notei contabile (suma, data, nr. document).

Omikron Software International

- 26 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Configurarea mediului de lucru

Macheta Configurare contabilitate

4.3. Configurare furnizori In aceasta macheta se poate stabili: afisarea informatiilor interactive despre furnizor in momentul adaugarii documentelor de cumparare (sold initial, livrari, plati, avansuri, sold final)

Omikron Software International

- 27 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Configurarea mediului de lucru

aparitia codului de produs in pozitiile documentelor de cumparare din cadrul machetelor de adaugare numarul de discounturi posibile pentru facturile de cumparari procentul implicit ale discountului generarea numarului de NIR (automat de catre program sau manual de catre utilizator) generarea automata a codurilor pentru fiecare produs stocabil afisarea interactiva a stocului produselor cu care se lucreaza in cadrul documentelor de cumparare si la data la care sa fie afisat numarul de zecimale pentru cantitati, pret si valori aferente intrarilor rotunjirea adaosului comercial calculat la pret cu amanuntul procentele pentru taxe TVA, fond tutun-alcool sau fond agricultura explicatiile aferente documentelor de intrare notele contabile ce urmeaza a fi atasate documentelor de intrare procedura de introducere a bonurilor de combustibil notele contabile aferente combustibilului si TVA-ului aferent

Macheta Configurare furnizori 4.4. Configurare clienti Configurarea modulului de clienti contine aceleasi elemente de setare ca si configurarea furnizorilor, in plus aparand doar doua setari diferite: activarea numaratorului de facturi si avize care va genera automat noi numere ale acestor documente activarea preluarii automate de catre program a pretului de vanzare pentru fiecare produs facturat catre clienti, in lei sau in valuta.

Omikron Software International

- 28 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Configurarea mediului de lucru

Macheta Configurare clienti

4.5. Configurare gestiune

Omikron Software International

- 29 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Configurarea mediului de lucru

Configurarea modulului de gestiune contine aceleasi elemente de setare ca si configurarea furnizorilor si clientilor, in plus aparand o serie de butoane de comanda cu ajutorul carora se adauga o serie de elemente caracteristice ale produselor stocabile (liste de culori, unitati de masura, calitati, grade de prelucrare, nuante). Importanta in cadrul acestei machete este predefinirea notelor contabile utilizate in macheta de transferuri intre gestiuni. Produsele stocabile se poat configura specific existand posibilitatea introducerii anumitor date suplimentare (lungime, latime, suprafata, grosime, volum, etc) fiecare dintre ele cu un numar de marime si zecimale modificabil.

4.6. Configurare productie In aceasta macheta se stabileste: folosirea procedurile de antecalculatii produse finite manopera aferenta antecalculatiilor lucrul cu productie pe sarje procentele pentru cheltuielile generale si de sectie zecimalele pentru cantitate (la productie si consum) zecimalele pentru pret si pentru valori Atentie! In cadrul acestei machete exista butoane de comanda care permit predefinirea notelor contabile pentru productie si pentru consum.

Omikron Software International

- 30 -

2007

Macheta Configurare productie

Manual de utilizare Omi Kont

Configurarea mediului de lucru

4.7. Configurare imobilizari Macheta de configurare imobillizari contine: setarea modului de obtinere a numarului de inventar (automat sau manual) stabilirea adaugarii clasificatiei de mijloc fix la numarul de inventar actualizarea nomenclatorului de incadrare mijloace fixe

4.8. Configurare salarizare

Omikron Software International

- 31 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Configurarea mediului de lucru

Macheta Configurare salarizare permite utilizatorului sa actualizeze taxele, procentele si nivelurile de impozit aplicate la salarizare. Acestea pot fi stabilite pe perioade in functie de modificarile legislative. Important in aceasta macheta este optiunea ce permite setarea campurilor care vor apare in functie de specificul de activitate al societatii, ca drepturi sau retineri, la lichidare sau avansuri. La fel de importanta este si setarea de fonduri, macheta in care se hotaraste la ce categorie de personal se aplica taxele salariale ale angajatilor sau ale firmei. Tot in cadrul machetei de configurare salarizare se poate stabili valoarea de rotunjire a impozitului pe salarii si verificarea sau nu a codului numeric personal al salariatilor sau persoanelor introduse ca deduceri. De asemenea, este important de stabilit daca marcile atasate salariatilor vor fi create in mod automat de catre program sau manual de catre utilizator.

Macheta Configurare salarii

Omikron Software International

- 32 -

2007

CAPITOLUL V MACHETE CU CARACTERISTICA DE NOMENCLATOR


5.1. Plan general de conturi

Macheta Prelucrare conturi/solduri de pornire Aceasta macheta permite efectuarea a doua operatiuni foarte importante: A. In primul rand, este necesar ca la inceperea primelor prelucrari cu programul, conturile utilizate anterior de catre societate sa fie incarcate pe debit si credit cu soldurile din ultima balanta de verificare. In mod normal pentru un cont care a avut operatiuni trebuie introduse trei elemente: 1. soldul la 1 ianuarie al contului care poate fi ori pe debit ori pe credit 2. rulajul debitor anterior lunii curente 3. rulajul creditor anterior lunii curente Soldul la 1 ianuarie (debitor sau creditor) reprezinta de fapt soldul final al anului anterior incheiat. Acest sold poate fi ori debitor ori creditor. Rulajul debitor sau creditor anterior lunii curente reprezinta totalul rulajelor efectuate in anul curent pana la luna de lucru de la care se va incepe prelucrarea cu programul. Este foarte important de retinut faptul ca in rulajele anului curent nu trebuie incluse soldurile de la 1 ianuarie deoarece soldul la 1 ianuarie impreuna cu rulajul anterior reprezinta total sume anterioare. In practica pot aparea trei variante de introducere a soldurilor: 1. Firma este nou infiintata si incepe prelucrarile cu programul de la zero. In acest caz nu se introduc nici un fel de solduri de pornire. Tot aici exista posibilitatea ca firma sa fie infiintata in anul curent si automat ea nu va avea sold de pornire la 1 ianuarie ci doar sume anterioare. 2. Firma are deja cel putin un an inchis si porneste cu programul de la 1 ianuarie.
Omikron Software International - 33 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Machete cu caracteristica de nomenclator

In acest caz se vor introduce doar soldurile de pornire de la 1 ianuarie.Tot in aceasta varianta exista posibilitatea ca firma sa aiba anii anteriori inchisi si sa porneasca prelucrarile cu programul intr-o oarecare luna a anului curent. In acest caz se introduc soldurile de la 1 ianuarie si rulajele anterioare pana la luna cu care se porneste. 3. Societatea are anii anteriori inchisi, se afla cu contabilitatea in mijlocul anului dar nu are defalcare la soldurile conturilor pe sold la 1 ianuarie si rulaj anterior an curent. In acest caz se introduc total sume in rubrica de Sume anterioare. Practica a aratat ca acest lucru nu este recomandat si ar fi eficient ca pe baza balantei de verificare a ultimei luni din anul anterior si a balantei de verificare a ultimei luni lucrate sa se calculeze manual aceste doua tipuri de solduri si sa se introduca defalcat. In acest caz programul prezinta o facilitate care permite introducerea pentru fiecare cont in parte a soldului la 1 ianuarie si apoi a total sumelor si prin apasarea clic pe eticheta Total sume programul sa faca scadere automata si sa completeze corect Sume anterioare. Atentie la faptul ca la fiecare clic pe eticheta Total sume programul va scadea soldul la 1 ianuarie. B. In al doilea rand macheta Prelucrare conturi permite efectuarea de modificari, adaugari, stergeri (are rolul de a actualiza planul general de conturi). Macheta Prelucare conturi apare sub forma unei liste de conturi pozitionata in partea stanga iar in partea dreapta are afisata o serie de caracteristici ale fiecarui cont in parte. Deplasarea in cadrul listei de conturi se face prin una din modalitatile prezentate in capitolul Controalele standard din OMI-KONT. Exista de asemenea un mod de cautare direct folosind caseta de text din dreptul etichetei Cauta. In cadrul acestei casete de text se poate tasta fie simbolul sintetic al contului fie componenta sa completa sintetica si analitica si in cazul in care acest cont exista cursorul se va pozitiona pe el. Caracteristicile proprii ale unui cont (denumire, functie, valuta in care este exprimat soldul, soldurile componente) pot fi actualizate apasand butonul de comanda <Editare>. In planul general de conturi prin intermediul acestei machete se pot adauga atat conturi sintetice noi cat si un numar nelimitat de conturi analitice (de grad I sau II) aferente unui numit cont sintetic. Pentru a crea un cont sintetic nou trebuie apasat butonul de comanda <Creaza sintetic>, in acest moment pe ecran va apare o noua macheta in care se va introduce simbolul noului cont sintetic creat precum si denumirea contului si functia acestuia. Pentru a crea un cont analitic nou trebuie intai deplasat cursorul pe contul sintetic la care se creaza acest analitic si apoi se apasa butonul de comanda <Creaza analitic>. Deplasarea cursorului pe contul pentru care se doreste crearea unui cont analitic este obligatorie. La apasarea butonului de comanda <Creaza analitic> pe ecran va apare o noua macheta in care se va introduce simbolul analitic al noului cont, programul afisand in mod automat urmatorul simbol analitic numeric (trebuie tinut cont de faptul ca un simbol contabil poate fi creat alfanumeric). La crearea a unui cont nou in cazul in care acest cont este din clasa 6 sau 7 pe macheta de creare trebuie introdus si contul de inchidere (121 cu sau fara analitic) aferent.

Omikron Software International

- 34 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Machete cu caracteristica de nomenclator

Macheta Creare cont sintetic

Macheta Creare cont analitic grad I

Macheta Creare cont analitic grad II

Aceasta macheta de prelucrare conturi cuprinde si o serie de facilitati de operare: in cazul introducerii unui sold la 1 ianuarie pe debit sau pe credit blocheaza cealalta parte pentru a evita erorile de introducere; in cazul introducerii sumelor anterioare pentru conturile din clasa 6 si 7, sau pentru conturile 581, 4426, 4427 pe debit programul repeta automat aceeasi valoare si pe credit pentru asigurarea unei viteze de lucru superioare; in orice moment al introducerii soldurilor, programul permite verificarea egalitatilor debit=credit pentru soldurile introduse atentionand eventualele diferente; in momentul in care se doreste stergerea unui cont programul blocheaza aceasta operatiune daca cu respectivul cont exista note contabile. Cel mai important aspect in introducerea soldurilor de pornire in regim analitic al conturilor este de a nu se introduce solduri dublate pe analitic si pe sintetic. Exemplu: daca la contul 5121 exista conturile analitice 5121.1 si 5121.2 soldurile se introduc doar pentru aceste doua conturi analitice nu si pentru contul sintetic 5121. Programul va crea automat soldul pentru contul sintetic 5121. Daca de exemplu si contul 5121.1 are la randul lui doua analitice si anume 5121.1.1 si 5121.1.2 se introduc soldurile doar pentru aceste doua ultime doua conturi analitice de grad II. Acest lucru este valabil si pentru conturile sintetice de grad I si II. De exemplu se introduc solduri doar pentru conturile 2124 si 2126 nu si pentru 212. 5.2. Prelucrare furnizori Macheta Prelucrare furnizori ofera posibilitatile de: adaugare furnizori completare elementele caracteristice ale acestora modificarea datelor aferente lor stergere furnizori existenti adaugare pentru fiecare furnizor in parte soldul de pornire detaliat sau nu pe facturi componente.

Omikron Software International

- 35 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Machete cu caracteristica de nomenclator

Macheta Prelucrare furnizori Un furnizor poate fi sters doar daca nu are documente introduse. In cazul in care are documente introduse programul va atentiona acest fapt si nu va permite stergerea lui. Pentru a putea fi sters exista doua posibilitati: ori se sterg toate documentele aferente ori din meniul Utilitare se foloseste optiunea Schimbare coduri furnizori prin care documentele aferente lui se muta pe un alt furnizor. Pentru a modifica datele unui furnizor se apasa butonul de comanda <Editare> si apoi se salveaza modificarile efectuate. Nu se poate modifica codul furnizorului. Pentru introducerea soldului de pornire se pozitioneaza cursorul pe furnizorul dorit si se apasa butonul de comanda <Repartizare sold>. In acest moment va apare pe ecran o macheta in care se stabileste daca soldul se introduce ca facturi componente sau ca document de avans. Soldul poate fi introdus si prin ambele variante. Pe ecran va apare un tabel in care se introduc documentele componente ale soldului sub forma de document, numar, data, scadenta, valuta, curs, valoare valuta, valoare lei. In cadrul acestei liste de documente componente ale soldului se pot efectua adaugari, stergeri sau modificari de document.

Macheta Introducere sold furnizor


Omikron Software International - 36 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Machete cu caracteristica de nomenclator

Dupa apasarea butonului de comanda <Salvare> se revine in macheta Prelucrare furnizori unde va fi afisat soldul ca o suma totalizata. Optiunea ce permite adaugarea de noi furnizori se numeste Adaugare furnizor si este aceeasi optiune care este apelata si din optiunea Adaugare cumparari cand se tasteaza un grup de litere, o denumire sau un cod de furnizor care nu exista.

Macheta Adaugare furnizor Macheta Adaugare furnizor permite adaugarea unui furnizor nou precum si a tuturor informatiilor aferente acestuia (simbol contabil aferent, cod intern atasat, cod fiscal, registrul comertului, categoria, adresa, telefon, fax, tara, persoana de contact, etc.). Daca majoritatea informatiilor suplimentare sunt pur informative sau eventual statistice, necesare in anumite situatii si rapoarte, elementele cod intern furnizor si simbol contabil atasat necesita detalii explicative suplimentare. Cod intern furnizor reprezinta un sir de 10 caractere alfanumerice. Acest Cod intern furnizor poate fi setat prin Configurare furnizori sa fie generat automat de catre program sau manual de catre utilizator. Cod intern furnizor din punctul de vedere al programului este folosit pentru o gestionare optima a tuturor tranzactiilor cu un furnizor, pentru evitarea redundantei in cadrul fisierelor, pentru micsorarea fisierelor de lucru si pentru marirea vitezei de cautare si prelucrare. Cod intern furnizor este de asemenea utilizat pentru a asigura o evidenta completa si complexa de la nivel sintetic la nivel analitic, global si individual a tuturor operatiunilor, documentelor si prelucrarilor cu un furnizor. Din acest motiv nu mai este obligatoriu necesar ca pentru a avea o evidenta completa pentru un furnizor sa se atribuie un simbol contabil analitic de genul 401.xxx.xxx. Pe baza acestui Cod intern furnizor se pot gestiona perfect toate aceste tranzactii (inclusiv plati, cuplari avansuri sau compensari intre parteneri) si pot fi obtinute rapoarte complete si relevante la orice grad de detaliere. Cod intern furnizor, in cazul in care este generat manual in urma setarii din configurare, permite o distinctie sau o separare speciala a furnizorilor in functie de dorinta utilizatorului si de specificul activitatii societatii. De exemplu un cod de furnizor introdus manual poate fi ceva de genul BV-INTMF1 , adica BV judetul Brasov, INT furnizor intern iar MF furnizor de marfuri.
Omikron Software International - 37 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Machete cu caracteristica de nomenclator

In cazul in care Cod intern furnizor este generat manual programul va activa o optiune de verificare a unicitatii codului de furnizor introdus manual de catre utilizator, avertizand in cazul in care codul introdus deja exista in fisierul de furnizori. Niciodata nu vor putea exista mai multi furnizori cu acelasi cod intern atasat. In cazul in care Cod intern furnizor este general automat programul va genera un cod de furnizor compus din primele litere sau cifre componente ale denumirii de furnizor, urmand sa combine intre ele alte caractere din denumirea furnizorului in cazul in care codul nou generat exista deja. Trebuie retinut ca in cazul in care s-a setat automat crearea codului de furnizor, pentru a se activa butonul de comanda <Salvare> din cadrul machetei Adaugare furnizor trebuie sa se tasteze denumirea furnizorului si sa se treaca la alt element al machetei pentru ca programul sa genereze si apoi sa completeze automat Cod intern furnizor. In cazul in care s-a setat manual crearea codului de furnizor, pentru activarea butonului de comanda <Salvare> trebuie obligatoriu completat Cod intern furnizor. Simbol contabil atasat reprezinta simbolul contabil atasat implicit fiecarui furnizor nou creat. Acest Simbol contabil atasat poate fi un cont sintetic sau analitic (de grad 1 sau 2) in functie de dorinta utilizatorului. Simbol contabil atasat permite chiar atribuirea fiecarui furnizor nou creat a unui alt simbol contabil analitic. Partea negativa a acestei operatiuni este incarcarea balantei de verificare cu un numar mare de conturi analitice. Simbol contabil atasat este folosit in primul rand la generarea notelor contabile aferente fiecarui document de intrare. Acest lucru se va intampla doar in cazul in care respectiva nota contabila de intrare este setata sa ia automat drept cont corespondent pe credit contul atasat furnizorului. Simbol contabil atasat mai este folosit si in rapoartele aferente prelucrarilor documentelor de intrare de la furnizori.

5.3. Prelucrare clienti Macheta Prelucrare clienti ofera posibilitatile de: adaugare clienti completare elementele caracteristice ale acestora modificarea datelor aferente lor stergere clienti existenti adaugare pentru fiecare client in parte soldul de pornire detaliat sau nu pe facturi componente.

Omikron Software International

- 38 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Machete cu caracteristica de nomenclator

Macheta Prelucrare clienti Un client poate fi sters doar daca nu are documente introduse. In cazul in care are documente introduse programul va atentiona acest fapt si nu va permite stergerea lui. Pentru a putea fi sters exista doua posibilitati: ori se sterg toate documentele aferente ori din meniul Utilitare se foloseste optiunea Schimbare coduri clienti prin care documentele aferente lui se muta pe un alt client. Pentru a modifica datele unui client se apasa butonul de comanda <Editare> si apoi se salveaza modificarile efectuate. Nu se poate modifica codul clientului. Pentru introducerea soldului de pornire se pozitioneaza cursorul pe clientul dorit si apoi se apasa butonul de comanda <Repartizare sold>. In acest moment va apare pe ecran o macheta in care se stabileste daca soldul se introduce ca facturi componente sau ca document de avans. Soldul poate fi introdus si prin ambele variante. Pe ecran va apare un tabel in care se introduc documentele componente ale soldului sub forma de document, numar, data, scadenta, valuta, curs, valoare valuta, valoare lei.

Macheta Introducere sold client


Omikron Software International - 39 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Machete cu caracteristica de nomenclator

In cadrul acestei liste de documente componente ale soldului se pot efectua adaugari, stergeri sau modificari de document. Dupa apasarea butonului de comanda <Salvare> se revine in macheta Prelucrare clienti unde va fi afisat soldul ca o suma totalizata. Optiunea ce permite adaugarea de noi clienti se numeste Adaugare client si este aceeasi optiune care este apelata si din optiunea Emitere facturi cand se tasteaza un grup de litere, o denumire sau un cod de client care nu exista. Macheta Adaugare client permite adaugarea unui client nou precum si a tuturor informatiilor aferente acestuia (simbol contabil aferent, cod intern atasat, cod fiscal, registrul comertului, categoria, adresa, telefon, fax, tara, persoana de contact, etc.).

Macheta Adaugare client Daca majoritatea informatiilor suplimentare sunt pur informative sau eventual statistice, necesare in anumite situatii si rapoarte, elementele cod intern client si simbol contabil atasat necesita detalii explicative suplimentare. Cod intern client reprezinta un sir de 10 caractere alfanumerice. Acest Cod intern client poate fi setat prin Configurare clienti sa fie generat automat de catre program sau manual de catre utilizator. Cod intern client din punctul de vedere al programului este folosit pentru o gestionare optima a tuturor tranzactiilor cu un client, pentru evitarea redundantei in cadrul fisierelor, pentru micsorarea fisierelor de lucru si pentru marirea vitezei de cautare si prelucrare. Cod intern client este de asemenea utilizat pentru a asigura o evidenta completa si complexa de la nivel sintetic la nivel analitic, global si individual a tuturor operatiunilor, documentelor si prelucrarilor cu un client. Din acest motiv nu mai este obligatoriu necesar ca pentru a avea o evidenta completa pentru un client sa se atribuie un simbol contabil analitic de genul 411.xxx.xxx.

Omikron Software International

- 40 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Machete cu caracteristica de nomenclator

Pe baza acestui Cod intern client se pot gestiona perfect toate aceste tranzactii (inclusiv plati, cuplari avansuri sau compensari intre parteneri) si pot fi obtinute rapoarte complete si relevante la orice grad de detaliere. Cod intern client, in cazul in care este generat manual in urma setarii din configurare, permite o distinctie sau o separare speciala a clientilor in functie de dorinta utilizatorului si de specificul activitatii societatii. De exemplu un cod de client introdus manual poate fi ceva de genul BU-EXTSV1 , adica BU Bucuresti, EXT client intern iar SV client de prestari servicii. In cazul in care Cod intern client este general manual, programul va activa o optiune de verificare a unicitatii codului de client introdus manual de catre utilizator, avertizand in cazul in care codul introdus deja exista in fisierul de clienti. Niciodata nu vor putea exista mai multi clienti cu acelasi cod intern atasat. In cazul in care Cod intern client este generat automat programul va genera un cod de client compus din primele litere sau cifre componente ale denumirii de client, urmand sa combine intre ele alte caractere din denumirea clientului in cazul in care codul nou generat exista deja. Trebuie retinut ca in cazul in care s-a setat automat crearea codului de client, pentru a se activa butonul de comanda <Salvare> din cadrul machetei Adaugare client trebuie sa se tasteze denumirea clientului si sa se treaca la alt element al optiunii pentru ca programul sa genereze si apoi sa completeze automat Cod intern client. In cazul in care s-a setat manual crearea codului de client, pentru activarea butonului salvare trebuie obligatoriu completat Cod intern client. Simbol contabil atasat reprezinta simbolul contabil atasat implicit fiecarui client nou creat. Acest Simbol contabil atasat poate fi un cont sintetic sau analitic (de grad 1 sau 2) in functie de dorinta utilizatorului. Simbol contabil atasat permite chiar atribuirea fiecarui client nou creat a unui alt simbol contabil analitic. Partea negativa a acestei operatiuni este incarcarea balantei de verificare cu un numar mare de conturi analitice. Simbol contabil atasat este folosit in primul rand la generarea notelor contabile aferente fiecarui document de vanzare. Acest lucru se va intampla doar in cazul in care respectiva nota contabila de intrare este setata sa ia automat drept cont corespondent pe credit contul atasat clientului. Simbol contabil atasat mai este folosit si in rapoartele aferente prelucrarilor documentelor de intrare de la clienti. 5.4. Prelucrare produse Macheta Prelucrare produse permite adaugarea, stergerea si modificarea caracteristicilor aferente tuturor elementelor stocabile din cadrul unei companii. Prin elemente stocabile intelegem marfurile, materiile prime, materialele, produsele finite, semifabricatele, ambalajele etc.. Un alt rol important al acestei machete este posibilitatea de a introduce stocurile initiale de pornire pentru fiecare produs in parte la nivel de magazie si pret de intrare.

Omikron Software International

- 41 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Machete cu caracteristica de nomenclator

Macheta Actualizare produse Adaugarea stocului de pornire presupune deplasarea cursorului pe un anumit produs si apasarea butonului de comanda <Actualizare stocuri>. Prin apasarea acestui buton de comanda pe ecran va apare o alta macheta care va contine date caracteristice ale produsului selectat si un tabel de introducere a stocurilor de pornire sub forma unei grile.

Macheta Introducere stocuri initiale

Omikron Software International

- 42 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Machete cu caracteristica de nomenclator

Cu ajutorul butonului de comanda <Adauga> se pot adauga una sau mai multe pozitii aferente stocului de pornire. Pentru un produs se pot adauga o multime de stocuri de pornire in functie de magazia in care exista stocul, de pretul de achizitie la care este tinut produsul si de anumite caracteristice specifice ale acestuia. Grila are drept cap de tabel urmatoarele elemente: produs data magazie cantitate pret unitar (pret de stoc). Aceste stocuri initiale pot fi adaugate si pe parcursul prelucrarilor. Nu se vor modifica stocuri de pornire din care s-au efectuat scaderi de stoc. Fiecare produs in parte are o multitudine de caracteristici specifice. Dintre acestea foarte importante sunt codul de produs, tipul de produs, contul atasat, contul de descarcare si contul de vanzare. Contul atasat produsului poate fi folosit la notele contabile de intrare in stoc efectuate automat de catre program. Acest cont atasat mai este folosit si la grupari sau excluderi de produse din anumite rapoarte. Contul de descarcare este folosit de catre program la efectuarea notelor contabile de descarcare de marfa lunare doar in cazul in care este precizat acest fapt in configurarea notelor contabile respective. Tipul de cont este folosit pentru gruparea produselor putand fi create pe langa tipurile existente si tipuri noi. Dintre tipurile de produse existente se precizeaza MF = marfuri, MP = materii prime, MT =materiale, OI = obiecte de inventar, PF = produse finite si SF = semifabricate. Codul aferent produsului este element de baza ale prelucrarilor stocabile, crearea lui putand fi facuta manual de catre utilizator sau automat de catre program in functie de configurare. Pentru fiecare produs in parte aflat in lista de produse se pot adauga date caracteristice cu ajutorul butonului de comanda <Configurare produs>. Aceste caracteristice suplimentare sunt : codul de lot (folosit pentru realizarea rapoartelor de trasabilitate sau pentru separarea produsului pe loturi), sursa, destinatie, culoare, lungime, latime, grosime, masa, volum. Aceste caracteristice vor insoti produsul in prelucrari, la fiecare operatiune cu acest produs fiind ceruta completarea lor. Pentru fiecare produs in parte poate fi creata o lista de 5 preturi de vanzare, exprimate in lei sau alte devize si referitoare la o anumita perioada. Dupa introducerea listei de preturi pentru un produs, o grupa, sau toate produsele in momentul efectuarii vanzarii programul va prelua automat si va completa in cadrul documentului de vanzare, pretul aferent produsului (in lei sau devize). Pe baza acestor preturi de vanzare programul poate crea si o oferta de preturi. Pentru fiecare produs in functie de intrarile si iesirile acestuia din gestiune, fiecare putand fi la niveluri de pret diferite, programul va efectua descarcarea de stoc prin cele trei metode standard de descarcare: F.I.F.O., L.I.F.O. si P.M.P. . Celelalte date caracteristice aferente produsului sunt date informative sau de grupare.
Omikron Software International - 43 2007

CAPITOLUL VI MACHETE PENTRU SETAREA NOTELOR CONTABILE


6.1. Macheta Setare note contabile cumparari

Macheta Setare note contabile cumparari Aceasta macheta a fost in asa mod proiectata incat sa fie utilizata si de catre utilizatori fara cunostinte de contabilitate. In cadrul acestei machete se poate defini un numar nelimitat de operatiuni (note) contabile de intrare. Aceste note contabile de intrare pot fi definite la inceputul operarii cu programul urmand ca pe parcursul utilizarii sa se adauge doar notele contabile noi care vor aparea. Deoarece aceste note contabile sunt compuse din simboluri contabile (conturi) analitice sau sintetice este recomandat initial sa se creeze conturile respective in planul de conturi. Macheta Setare note contabile cumparari cuprinde in partea stanga o lista cu explicatia detaliata a notei contabile de cumparare predefinite iar in partea dreapta formula sau formulele contabile aferente explicatiei pe care se afla cursorul. In momentul in care cursorul se misca de pe o explicatie contabila pe alta in partea dreapta a optiunii vor fi afisate interactiv informatii referitoare la aceasta (conturile componente ale formulei contabile respective sintetice sau analitice). Atentie! In momentul intrarii in aceasta macheta daca se apasa sageata stanga cursorul va fi mutat pe caseta de text Selectie cont care are rol de filtrare a formulelor contabile predefinite. Acest lucru este important deoarece numarul acestor formule poate fi foarte mare.

Omikron Software International

- 44 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Machete pentru setarea notelor contabile

Pentru a fi activat filtrul prezentat mai sus, trebuie ca in cadrul casetei de text Selectie cont sa se tasteze fie simbolul contabil (sintetic sau analitic) cautat fie o parte din denumirea explicatiei cautate. Dupa apasarea tastei Enter in lista de explicatii predefinite vor apare doar acelea care contin contul tastat sau grupul de caractere tastate. Daca nu s-a gasit nici o explicatie care sa indeplineasca filtrul cerut lista va fi goala. In cazul in care se doreste afisarea tuturor operatiilor predefinite dupa ce s-a efectuat un filtru si in lista sunt afisate doar cateva explicatii, se va ajunge in caseta de text Selectie cont si se va sterge tot ce este completat (se lasa spatiu gol), apoi se va tasta Enter. Pe caseta de text Selectie cont se poate ajunge si cu ajutorul mouse-ului. Tasta sageata stanga va deplasa cursorul pe acest camp de cautare doar daca cursorul se afla pe lista de explicatii deoarece este elementul imediat anterior. Pentru a adauga o nota contabila predefinita se foloseste butonul de comanda <Adauga>. Va apare pe ecran o noua macheta denumita Adaugare explicatie contabila cumparari. In cadrul acestei machete se stabilesc urmatoarele elemente: explicatia notei contabile curente formula contabila de baza compusa din doua conturi de debit si un cont de credit formula contabila pentru incarcarrea marfurilor la pret cu amanuntul formula contabila pentru inregistrarea fondului de tutun-alcool din adaos comercial formula contabila pentru inregistrarea fondului pentru agricultura din adaos comercial caseta de validare pentru stabilirea notei contabile curent introdusa daca va fi folosita ca nota contabila implicita (nota contabila va fi prima in lista si va fi selectata implicit fara sa se apese butonul de comanda <Setare note contabile> din linia documentului curent).

Macheta Adaugare note contabile cumparari

Omikron Software International

- 45 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Machete pentru setarea notelor contabile

Explicatia introdusa este de preferat sa fie cat mai completa si explicita. Contul corespondent pe credit al formulei de baza poate fi pus automat de catre program contul furnizorului care a emis documentul prelucrat in cazul in care caseta de validare Contul furnizorului este selectata. Daca aceasta casuta de validare este deselectata atunci se poate introduce drept cont corespondent pe credit orice alt cont. Cele doua conturi corespondente pe debit sunt contul de intrare (371 daca este marfa, 2121 daca este mijloc fix, 628 daca este prestare de servicii etc.) si contul de TVA (4426). Fiecare din aceste trei conturi doua pe debit si unul pe credit pot avea la randul lor simboluri analitice. Ex.: Daca pentru intrarea de marfa exista defalcat contul 371 in doua analitice 371.1 si 371.2 atunci se vor defini doua formule contabile, una cu 371.1 si inca una separata cu 371.2, fiecare impreuna cu un cont de TVA pe debit si un cont corespondent pe credit. Nota contabile pentru preturi cu amanuntul Daca formula contabila curenta care trebuie predefinita trebuie sa contina pe langa formula de baza si nota contabila de adaos comecial, se valideaza caseta de validare Nota contabila de adaos comercial si se completeaza pe debit, de obicei, contul de intrare iar pe credit conturile de adaos comercial si TVA neexigibil daca este cazul. Contul de TVA neexigibil trebuie obligatoriu completat (locul sau nu trebuie lasat gol), chiar daca nu se doreste utilizarea lui in calculul la pret cu amanuntul. In macheta de stabilirea efectiva a valorilor la pret cu amanuntul se va hotara daca se va folosi sau nu acest cont. Dupa ce a fost selectat pe ecran va apare o noua macheta, in cadrul careia se vor stabilii informatiile necesare incarcarii documentului respectiv la pretul cu amanuntul. In aceasta macheta se vor introduce pretul de vanzare sau procentul de adaos comercial dorit pentru produsul prelucrat din documentul curent si se stabileste daca se doreste folosirea TVA-ului neexigibil 4428 iar daca da se va calcul automat si valoarea acestuia. Dupa salvare se vor genera in plus fata de note contabile de intrare si notele contabile de incarcare in pretul produsului (in contul 371) a valorii adaosului comercial si TVA-ului neexigibil (conturile 378 si 4428). Identic se procedeaza si la formulele contabile pentru fondul tutun-alcool si agricultura. Revenind la macheta de setare formule contabile pentru intrarile de la furnizori, trebuie precizat ca pentru a se salva nota contabila introdusa se apasa butonul de comanda <Salvare>. In concluzie, in cazul in care se folosesc conturi analitice se definesc formule contabile predefinite pentru fiecare in parte cu o explicatie explicita a fiecarei note. Tot din cadrul machetei de setare note contabile cumparari pot fi trimise pe diferite centre de cost si tipuri de cheltuieli toate liniile documentului curent care contin conturi de intrare de cheltuieli (din clasa 6). Acesta trimitere se realizeaza prin validarea casetei de validare Repartizarea pe centru de cost/profit. Selectia centrului de cost dorit si a tipului de cheltuieli se face din cadrul listei de centre de cost aflata in macheta Selectie centru cost/profit.
Omikron Software International - 46 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Machete pentru setarea notelor contabile

Pentru a salva formula contabila aferenta liniei curente se apasa butonul de comanda <Salvare>. 6.2. Macheta Setare note contabile vanzari

Macheta Setare note contabile vanzari Aceasta macheta a fost in asa mod proiectata incat sa fie utilizata si de catre utilizatori fara cunostinte de contabilitate. In cadrul acestei machete se poate defini un numar nelimitat de operatiuni (note) contabile de vanzare. Aceste note contabile de vanzare pot fi definite la inceputul operarii cu programul urmand ca pe parcursul utilizarii sa se adauge doar notele contabile noi care vor apare. Deoarece aceste note contabile sunt compuse din simboluri contabile (conturi) analitice sau sintetice este recomandat initial sa se creeze conturile respective in planul de conturi. Macheta Setare note contabile vanzari cuprinde in partea stanga o lista cu explicatia detaliata a notelor contabile de vanzare predefinite iar in partea dreapta formula sau formulele contabile aferente explicatiei pe care se afla cursorul. In momentul in care cursorul se misca de pe o explicatie contabila pe alta in partea dreapta a optiunii vor fi afisate interactiv informatii referitoare la aceasta (conturile componente ale formulei contabile respective sintetice sau analitice). Atentie! In momentul intrarii in aceasta macheta daca se apasa sageata stanga cursorul va fi mutat pe caseta de text Selectie cont care are rol de filtrare a formulelor contabile predefinite. Acest lucru este important deoarece numarul acestor formule poate fi foarte mare. Pentru a fi activat filtrul prezentat mai sus, trebuie ca in cadrul casetei de text Selectie cont sa se tasteze fie simbolul contabil (sintetic sau analitic) cautat fie o parte din denumirea explicatiei cautate. Dupa tastarea Enter in lista de explicatii predefinite vor apare doar acelea care contin contul tastat sau grupul de caractere tastate. Daca nu s-a gasit nici o explicatie care sa indeplineasca filtrul cerut lista va fi goala. In cazul in care se doreste afisarea tuturor operatiilor predefinite dupa ce s-a efectuat un filtru si in lista sunt afisate doar cateva explicatii, se va ajunge in caseta de
Omikron Software International - 47 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Machete pentru setarea notelor contabile

text Selectie cont si se va sterge tot ce este completat (se lasa spatiu gol), apoi se va tasta Enter. Pe caseta de text Selectie cont se poate ajunge si cu ajutorul mouse-ului. Tasta sageata stanga va deplasa cursorul pe acest camp de cautare doar daca cursorul se afla pe lista de explicatii deoarece este elementul imediat anterior. Pentru a adauga o nota contabila predefinita se foloseste butonul de comanda <Adauga>. Va apare pe ecran o noua macheta denumita Adaugare explicatie contabila vanzare. In cadrul acestei machete se stabilesc urmatoarele elemente: explicatia notei contabile curente formula contabila de baza compusa dintr-un cont de debit si doua conturi de credit formula contabila folosita in momentul descarcarii de stoc a pozitie curente (daca pozitia curenta contine element stocabil) caseta de validare pentru stabilirea notei contabile curent introdusa daca va fi folosita ca nota contabila implicita (nota contabila va fi prima in lista si va fi selectata implicit fara sa se apese butonul de comanda <Setare note contabile> din linia documentului curent).

Macheta Adaugare note contabile vanzari Explicatia introdusa este de preferat sa fie cat mai completa si explicita. Contul corespondent pe debit al formulei de baza poate fi pus automat de catre program contul clientului catre care s-a emis documentul prelucrat in cazul in care caseta de validare Contul clientului este selectata. Daca aceasta caseta de validare este deselectata atunci se poate introduce drept cont corespondent pe debit orice alt cont. Cele doua conturi corespondente pe credit sunt contul de iesire (707 daca este venit din marfa, 704 daca este venit din prestari servicii, etc.) si contul de TVA colectat (4427). Fiecare din aceste trei conturi doua pe credit si unul pe debit pot avea la randul lor simboluri analitice. Ex.: Daca pentru vanzarea de marfuri aveti defalcat contul 707 in
Omikron Software International - 48 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Machete pentru setarea notelor contabile

doua analitice 707.1 si 707.2 atunci veti defini doua formule contabile, una cu 707.1 si inca una separata cu 707.2, fiecare impreuna cu un cont de TVA colectat pe credit si un cont corespondent pe credit (de obicei 411). Tot in cadrul acestei machete se stabileste daca in momentul efectuarii descarcarii de stoc programul va efectua nota contabila de descarcare pentru pozitia curenta a elementului de stoc din linia actuala a documentului. In cazul in care linia curenta contine un element stocabil si se doreste efectuarea notei contabile de descarcare se bifeaza activarea acesteia si i se stabileste structura pe debit si pe credit. Daca se lasa marcata caseta de validare Contul de descarcare programul va lua drept cont corespondent pe debit contul de descarcare atasat produsului respectiv. Daca se lasa marcata caseta de validare Contul produsului programul va lua drept cont corespondent pe credit contul de intrare atasat produsului respectiv. Daca se doreste ca nota de descarcare sa se efectueze in rosu trebuie validata optiunea corespunzatoare. In momentul in care se va efectua descacarea de stocuri, pentru fiecare linie din toate facturile de vanzari care contin elemente stocabile, pe langa descarcarea cantitativa se va efectua si nota contabila de descarcare aferenta in functie de ce a setat utilizatorul. Tot in cadrul machetei de setare note contabile vanzari pot fi trimise pe diferite centre de venit si tipuri de venituri toate liniile documentului curent care contin conturi de vanzare de venituri (din clasa 7) acest fapt se realizeaza prin marcarea casetei de validare Repartizarea pe centru de cost/profit. Selectia centrului de venit dorit si a tipului de venit se face din cadrul listei de centre de venit aflata in macheta Selectie centru cost/profit. Pentru a salva formula contabila aferenta liniei curente se apasa butonul de comanda <Salvare>.

Omikron Software International

- 49 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Machete pentru setarea notelor contabile

6.3. Macheta Setare note contabile transfer

Macheta Setare note contabile transfer Aceasta macheta a fost in asa mod proiectata incat sa fie utilizata si de catre utilizatori fara cunostinte de contabilitate. In cadrul acestei machete se poate defini un numar nelimitat de operatiuni (note) contabile de transfer intre gestiuni. Aceste note contabile de transfer pot fi definite la inceputul operarii cu programul urmand ca pe parcursul utilizarii sa se adauge doar notele contabile noi care vor apare. Deoarece aceste note contabile sunt compuse din simboluri contabile (conturi) analitice sau sintetice este recomandat initial sa se creeze conturile respective in planul de conturi. Macheta Setare note contabile transfer cuprinde in partea stanga o lista cu explicatia detaliata a notele contabile de transfer predefinite iar in partea dreapta formula sau formulele contabile aferente explicatiei pe care se afla cursorul. In momentul in care cursorul se misca de pe o explicatie contabila pe alta in partea dreapta a optiunii vor fi afisate interactiv informatii referitoare la aceasta (conturile componente ale formulei contabile respective sintetice sau analitice). Atentie! In momentul intrarii in aceasta macheta daca se apasa sageata stanga cursorul va fi mutat pe caseta de text Selectie cont care are rol de filtrare a formulelor contabile predefinite. Acest lucru este important deoarece numarul acestor formule poate fi foarte mare. Pentru a fi activat filtrul prezentat mai sus, trebuie ca in cadrul casetei de text Selectie cont sa se tasteze fie simbolul contabil (sintetic sau analitic) cautat fie o parte din denumirea explicatiei cautate. Dupa apasarea tastei Enter in lista de explicatii predefinite vor apare doar acelea care contin contul tastat sau grupul de caractere tastate.
Omikron Software International - 50 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Machete pentru setarea notelor contabile

Daca nu s-a gasit nici o explicatie care sa indeplineasca filtrul cerut lista va fi goala. In cazul in care se doreste afisarea tuturor operatiilor predefinite dupa ce s-a efectuat un filtru si in lista sunt afisate doar cateva explicatii, se va ajunge in caseta de text Selectie cont si se va sterge tot ce este completat (se lasa spatiu gol), apoi se va tasta Enter. Pe caseta de text Selectie cont se poate ajunge si cu ajutorul mouse-ului. Tasta sageata stanga va deplasa cursorul pe acest camp de cautare doar daca cursorul se afla pe lista de explicatii deoarece este elementul imediat anterior. Pentru a adauga o nota contabila predefinita se foloseste butonul de comanda <Adauga>. Va apare pe ecran o noua macheta denumita Adaugare explicatie contabila transfer. In cadrul acestei machete se stabilesc urmatoarele elemente: explicatia notei contabile curente prima formula contabila de transfer compusa dintr-un cont de debit si un cont de credit a doua formula contabila de transfer compusa dintr-un cont de debit si un cont de credit, care poate fo activata sau nu in functie de modul de evidenta pentru transferuri al fiecarei societati in parte caseta de validare pentru stabilirea notei contabile curent introdusa daca va fi folosita ca nota contabila implicita (nota contabila va fi prima in lista si va fi selectata implicit fara sa se apese butonul de comanda <Setare note contabile> din linia documentului curent).

Macheta Adaugare note contabile transfer Explicatia introdusa este de preferat sa fie cat mai completa si explicita. Prima formula contabila care apare in setare este cea efectuata in mod curent la orice transfer, avand ca scop efectuarea unei evidente in cadrul gestiunilor aceleasi societati, deoarece per total societate, in cazul transferurilor, nu se modifica nimic nici la nivel cantitativ nici la nivel valoric. Modificarile cantitativ-valorice se vor efectua in cadrul fiecarei gestiuni in parte. Nota contabila va contine un cont pe debit si unul pe credit.
Omikron Software International - 51 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Machete pentru setarea notelor contabile

Contul corespondent pe debit al formulei de baza poate fi pus automat de catre program contul de descarcare aferent produsului iar contul de pe credit poate fi pus automat tot de catre program drept contul atasat produsului. In cazul in care se doreste completarea altor conturi in locul celor doua precizate mai sus, se deselecteaza cele doua casete de validare si se completeaza manual orice cont dorit. Pentru cea de-a doua nota contabila se procedeaza identic ca pentru prima formula. Trebuie tinut cont ca fiecare din aceste doua note poate fi efectuata in rosu (suma in minus) si acest lucru poate fi setat cu ajutorul casetei de validare Nota in rosu. Pentru a salva formula contabila aferenta liniei curente se apasa butonul de comanda <Salvare>. 6.4. Macheta Setare note contabile consum Aceasta macheta a fost in asa mod proiectata incat sa fie utilizata si de catre utilizatori fara cunostinte de contabilitate. In cadrul acestei machete se poate defini un numar nelimitat de operatiuni (note) contabile de consum. Aceste note contabile de consum pot fi definite la inceputul operarii cu programul urmand ca pe parcursul utilizarii sa se adauge doar notele contabile noi care vor apare. Deoarece aceste note contabile sunt compuse din simboluri contabile (conturi) analitice sau sintetice este recomandat initial sa se creeze conturile respective in planul de conturi.

Macheta Setare note contabile consum Macheta Setare note contabile consum cuprinde in partea stanga o lista cu explicatia detaliata a notele contabile de consum predefinite iar in partea dreapta formula sau formulele contabile aferente explicatiei pe care se afla cursorul. In momentul in care cursorul se misca de pe o explicatie contabila pe alta in partea dreapta a optiunii vor fi afisate interactiv informatii referitoare la aceasta (conturile componente ale formulei contabile respective sintetice sau analitice).
Omikron Software International - 52 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Machete pentru setarea notelor contabile

Atentie! In momentul intrarii in aceasta macheta daca se apasa sageata stanga cursorul va fi mutat pe caseta de text Selectie cont care are rol de filtrare a formulelor contabile predefinite. Acest lucru este important deoarece numarul acestor formule poate fi foarte mare. Pentru a fi activat filtrul prezentat mai sus, trebuie ca in cadrul casetei de text Selectie cont sa se tasteze fie simbolul contabil (sintetic sau analitic) cautat fie o parte din denumirea explicatiei cautate. Dupa apasarea tastei Enter in lista de explicatii predefinite vor apare doar acelea care contin contul tastat sau grupul de caractere tastate. Daca nu s-a gasit nici o explicatie care sa indeplineasca filtrul cerut lista va fi goala. In cazul in care se doreste afisarea tuturor operatiilor predefinite dupa ce s-a efectuat un filtru si in lista sunt afisate doar cateva explicatii, se va ajunge in caseta de text Selectie cont si se va sterge tot ce este completat (se lasa spatiu gol), apoi se va tasta Enter. Pe caseta de text Selectie cont se poate ajunge si cu ajutorul mouse-ului. Tasta sageata stanga va deplasa cursorul pe acest camp de cautare doar daca cursorul se afla pe lista de explicatii deoarece este elementul imediat anterior. Pentru a adauga o nota contabila predefinita se foloseste butonul de comanda <Adauga>. Va apare pe ecran o noua macheta denumita Adaugare explicatie contabila consum. In cadrul acestei machete se stabilesc urmatoarele elemente: explicatia notei contabile curente formula contabila de baza compusa dintr-un cont de debit si doua conturi de credit caseta de validare pentru stabilirea notei contabile curent introdusa daca va fi folosita ca nota contabila implicita (nota contabila va fi prima in lista si va fi selectata implicit fara sa se apese butonul de comanda <Setare note contabile> din linia documentului curent).

Macheta Adaugare note contabile consum Explicatia introdusa este de preferat sa fie cat mai completa si explicita. Contul corespondent pe debit al formulei de baza poate fi pus automat de catre program contul de descarcare al produsului selectat sau poate fi completat manual dupa dorinta. Contul corespondent pe credit al formulei de baza poate fi pus automat de catre program contul de descarcare al produsului selectat sau poate fi completat manual dupa dorinta.

Omikron Software International

- 53 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Machete pentru setarea notelor contabile

Tot in cadrul machetei de setare note contabile de consum pot fi trimise pe diferite centre de cost si tipuri de cheltuieli toate liniile documentului curent care contin conturi de vanzare de venituri (din clasa 6). Acest fapt se realizeaza prin marcarea casetei de validare Repartizarea pe centru de cost/profit. Selectia centrului de cost dorit si a tipului de cost se face din cadrul listei de centre de venit aflate in macheta Selectie centru cost/profit. Pentru a salva formula contabila aferenta liniei curente se apasa butonul de comanda <Salvare>. 6.5. Macheta Setare note contabile productie Aceasta macheta a fost in asa mod proiectata incat sa fie utilizata si de catre utilizatori fara cunostinte de contabilitate. In cadrul acestei machete se poate defini un numar nelimitat de operatiuni (note) contabile de productie. Aceste note contabile de productie pot fi definite la inceputul operarii cu programul urmand ca pe parcursul utilizarii sa se adauge doar notele contabile noi care vor apare. Deoarece aceste note contabile sunt compuse din simboluri contabile (conturi) analitice sau sintetice este recomandat initial sa se creeze conturile respective in planul de conturi.

Macheta Setare note contabile productie O

Omikron Software International

- 54 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Machete pentru setarea notelor contabile

P Macheta Setare note contabile productie cuprinde in partea stanga o lista cu explicatia detaliata a notele contabile de productie predefinite iar in partea dreapta formula sau formulele contabile aferente explicatiei pe care se afla cursorul. In momentul in care cursorul se misca de pe o explicatie contabila pe alta in partea dreapta a optiunii vor fi afisate interactiv informatii referitoare la aceasta (conturile componente ale formulei contabile respective sintetice sau analitice). Atentie! In momentul intrarii in aceasta macheta daca se apasa sageata stanga cursorul va fi mutat pe caseta de text Selectie cont care are rol de filtrare a formulelor contabile predefinite. Acest lucru este important deoarece numarul acestor formule poate fi foarte mare. Pentru a fi activat filtrul prezentat mai sus, trebuie ca in cadrul casetei de text Selectie cont sa se tasteze fie simbolul contabil (sintetic sau analitic) cautat fie o parte din denumirea explicatiei cautate. Dupa tastarea Enter in lista de explicatii predefinite vor apare doar acelea care contin contul tastat sau grupul de caractere tastate. Daca nu s-a gasit nici o explicatie care sa indeplineasca filtrul cerut lista va fi goala. In cazul in care se doreste afisarea tuturor operatiilor predefinite dupa ce s-a efectuat un filtru si in lista sunt afisate doar cateva explicatii, se va ajunge in casuta de text Selectie cont si se va sterge tot ce este completat (se lasa spatiu gol), apoi se va tasta Enter. Pe caseta de text Selectie cont se poate ajunge si cu ajutorul mouse-ului. Tata sageata stanga va deplasa cursorul pe acest camp de cautare doar daca cursorul se afla pe lista de explicatii deoarece este elementul imediat anterior. Pentru a adauga o nota contabila predefinita se foloseste butonul de comanda <Adauga>. Va apare pe ecran o noua macheta denumita Adaugare explicatie contabila productie. In cadrul acestei machete se stabilesc urmatoarele elemente: explicatia notei contabile curente formula contabila de baza compusa dintr-un cont de debit si doua conturi de credit caseta de validare pentru stabilirea notei contabile curent introdusa daca va fi folosita ca nota contabila implicita (nota contabila va fi prima in lista si va fi selectata implicit fara sa se apese butonul de comanda <Setare note contabile> din linia documentului curent).

Macheta Adaugare note contabile productie


Omikron Software International - 55 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Machete pentru setarea notelor contabile

Explicatia introdusa este de preferat sa fie cat mai completa si explicita. Contul corespondent pe debit al formulei de baza poate fi pus automat de catre program contul produsului selectat sau poate fi completat manual dupa dorinta. Contul corespondent pe credit al formulei de baza poate fi pus de catre utilizator (aici nu exista regim automat de completare). Pentru a salva formula contabila aferenta liniei curente se apasa butonul de comanda <Salvare>.

Omikron Software International

- 56 -

2007

CAPITOLUL VII OPERATII DE INCHIDERE LUNARE


Dupa efectuarea tuturor operatiilor contabile din cadrul unei luni (vanzari, cumparari, productie, consum, etc) pentru a se putea trece la o noua luna de lucru este necesar sa se efectueze toate inchiderile aferente lunii curente de lucru. Prin efectuarea inchiderilor unei luni contabile se intelege efectuarea descarcarilor de stoc (en-gross, en-detail), inchiderea conturilor de TVA, inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli si efectuarea depunerilor catre finante. Toate aceste operatiuni sunt efectuate in mod automat de catre program fiind necesara totusi verificarea lor pe baza documentelor. 7.1. Descarcarea de stocuri en-gross Aceasta operatiune permite efectuarea descarcarilor tuturor produselor stocabile iesite prin cautarea corespondentei acestora in intrari si completarea pretului de descarcare. Pentru orice element stocabil care iese dintr-o gestiune in functie de data la care iese si gestiunea din care iese, programul va descarca stocul cantitativ si va afla pretul de descarcare pe baza celor trei metode existente: F.I.F.O. (first input first output), L.I.F.O. (last input first output) sau P.M.P. (pret mediu ponderat). Din punct de vedere tehnic in momentul in care se efectueaza descarcarea de stoc programul blocheaza accesul utilizatorilor din retea asupra fisierelor de miscari si de operatii contabile precum si asupra fisierelor ce compun miscarile stocabile (cumparari, vanzari, consum, transferuri, productie). Tot in acel moment vor fi inchise toate lunile anterioare lunii curente. Acest lucru va fi efectuat deoarece in momentul in care se efectueaza descarcarea de stoc nici un utilizator sa nu mai poata aduce modificari asupra fisierelor. Astfel, in momentul efectuarii descarcarii de stoc si pe parcursul acestei operatiuni majoritatea modulelor vor fi blocate ca acces. Din punct de vedere contabil descarcarea de stoc are ca efect completarea pretului de descarcare pentru toate pozitiile de iesire si implicit afisarea acestor valori in cadrul situatiilor si rapoartelor. Daca descarcarea da marfa nu s-a efectuat rapoartele aferente prelucrarilor de documente de iesire nu vor fi afisate si valoric. Acelasi regim il vor avea si toate situatiile de stocuri, afisarea fiind doar cantitativa. In cazul in care s-a efectuat descarcarea de stoc accesul pentru modificarea documentelor care au generat miscari de stocuri este blocat din motiv de siguranta. Daca se doreste modificarea anumitor documente de acest tip sau stergerea lor sau daca se doreste adaugarea de noi documente de intrare sau de iesire descarcarea de stocuri trebuie anulata. Dupa anularea descarcarii se pot introduce fara restrictie noi documente si se pot efectua modificari asupra celor existente. La finalul acestora se reface descarcarea de stocuri. Nu trebuie efectuata descarcarea de stocuri intr-o anumita luna daca nu s-au efectuat descarcarile de stoc in toate lunile anterioare lunii curente.
Omikron Software International - 57 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Operatii de inchidere lunare

In mod normal descarcarea de stoc se face la sfarsitul lunii dar daca trebuie sa se obtina informatii sau situatii cantitativ-valorice descarcarea de stoc se poate face ori de cate ori este cazul. Deoarece descarcarea de stoc se face pentru toate miscarile stocabile impreuna, nu este necesar ca intrarile si iesirile sa se opereze cronologic deoarece in momentul efectuarii descarcarii de stoc programul va ordona automat cronologic toate intrarile si iesirile si va efectua descarcarea. Macheta care efectueaza descarcarea de stoc se gaseste in meniul Contabilitate optiunea Operatii de inchidere lunare, suboptiunea Descarcare de stoc en-gross. Aceasta macheta contine doua butoane de comanda : <Efectuare descarcare> si <Anulare descarcare>. Daca in cadrul lunii curente nu s-a efectuat descarcarea de stoc butonul de comanda <Anulare descarcare> este inactiv. Macheta mai contine si date informative : luna curenta, anul curent de lucru, daca s-a efectuat sau nu descarcarea iar daca da cine si cand a efectuat-o.

Macheta Descarcare marfa en-gross Butonul de comanda <Efectuare descarcare> in cazul in care nu este efectuata descarcarea pentru luna curenta va cere o validare a operatiei de descarcare si apoi o va efectua. Daca sau gasit pozitii de iesiri care nu au avut pozitie de intrare de unde sa se scada si implicit nu exista nici pret de descarcare, programul va atentiona acest lucru si va apare pe ecran o macheta in care se pot consulta pe gestiuni pozitiile de iesire fara referinta de intrare. Daca s-a efectuat cel putin o descarcare in luna curenta butonul de comanda <Efectuare descarcare> isi va schimba numele in <Refacere descarcare> iar daca se apasa va genera prima oara anularea descarcarilor existente urmand ca apoi sa execute descarcare propriu-zisa.

In cazul in care se doreste doar anularea descarcarii fara a se mai efectua o descarcare noua se va folosi butonul de comanda <Anulare descarcare>. Stabilirea metodei de descarcare de stoc se face in modulul de configurare al programului.

Omikron Software International

- 58 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Operatii de inchidere lunare

Descarcarea de stoc, in afara de descarcarea tuturor elementelor stocabile si completarea pretului de descarcare pentru pozitiile de iesire va genera automat notele contabile de descarcare necesare in contabilitate (note de cheltuieli). Structura acestor note contabile este definita de catre utilizator in cadrul fiecarei pozitii din cadrul documentelor de iesire (vanzari, transferuri, consum). Descarcarea de stoc va genera aceste note contabile completand suma notelor contabile cu o valoare creata din produsul dintre cantitatea descarcata si pretul de descarcare. 7.2. Descarcarea de stocuri en-detail Descarcarea de stocuri en-detail este utilizata doar in cadrul produselor care se incarca la pret cu amanuntul. Incarcarea la pret cu amanuntul se va face in modulul de cumparari, in cadrul valorii pentru contul de marfa 371 incarcandu-se si valoarea contului de adaos comercial 378 si TVA neexigibil 4428. Aceasta descarcare va efectua de fapt diminuarea debitului contului de marfa 371 cu valorile conturilor de cheltuieli de marfa 607, adaos comercial si TVA neexigibil (toate acestea aflandu-se pe partea de debit). Generarea efectiva a notei contabile de descarcare se va face pe baza coeficientului mediu de descarcare al stocului. Formula de calcul a acestuia este cea aferenta legislatiei in vigoare. In cazul in care contul de marfa este defalcat pe conturi analitice este obligatoriu ca pentru calculul corect al coficientului mediu sa se efectueze analitice si pentru celelalte conturi care intra in calculul acestui coeficient (378, 607, 4428, 4427).

Macheta Descarcare marfa en_detail In momentul in care se intra in macheta de descarcare en-detail trebuie stabilite conturile si analiticile corespunzatoare dupa care se apasa butonul de comanda <Calcul>. Dupa efectuarea calculului, in cadrul machetei va fi afisat coeficientul mediu si nota contabila cu sumele aferente.
Omikron Software International - 59 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Operatii de inchidere lunare

Pentru ca aceasta nota contabila sa fie transferata si incarcata in contabilitate trebuie apasat butonul de comanda <Transfer note>. Daca se doreste anularea unei descarcari deja efectuate se apasa butonul de comanda <Anulare note>. Trebuie precizat faptul ca aceasta descarcare este facuta doar la nivel valoric, generand o formula contabila compusa din trei note contabile 607=371, 378=371 si 4428=371. Fata de descarcarea en-gross care genereaza note contabile pentru fiecare operatiune de iesire in parte descarcarea en-detail va genera o singura formula contabila la sfarsitul lunii pe baza coeficientului mediu de descarcare calculat (k). 7.3. Inchiderea conturilor de TVA

Macheta Inchidere conturi de TVA Aceasta optiune va avea ca efect centralizarea tuturor notelor contabile care contin TVA deductibil (4426) si TVA colectat (4427). Pentru o informare concreta, in macheta va fi afisat si soldul conturilor TVA de recuperat (4424) si TVA de plata (4423). In momentul in care se apasa butonul de comanda <Generare note contabile> se vor calcula si vor fi generate notele contabile de inchidere a conturilor de TVA colectat si TVA deductibil, initial unul pe baza sumelor celuilalt, apoi urmand ca in functie de valoarea cea mai mare se sa inchida prin contul TVA de recuperat sau TVA de plata. Acestea la randul lor se vor inchide unul prin altul in functie de soldul avut anterior si de valoarea actuala. Scopul final este de a solda contul de TVA de colectat si TVA deductibil si de a lasa cu sold, daca este cazul, doar unul din conturile TVA de recuperat si TVA de plata.

Omikron Software International

- 60 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Operatii de inchidere lunare

Macheta Generare note contabile regularizare TVA Pentru a salva notele contabile afisate trebuie apasat butonul de comanda <Transfer note contabile>. In cazul in care, dupa o inchidere de TVA se mai introduc documente, se poate intra din nou in macheta de inchidere si programul va inchide noile valori. 7.4. Inchidere conturi de venituri si cheltuieli

Macheta Setare cont inchidere

Inchidere conturi de venituri si cheltuieli


Omikron Software International - 61 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Operatii de inchidere lunare

Aceasta macheta permite inchiderea lunara a tuturor conturilor de cheltuieli si venituri, excluzand din calcul contul 711 care va fi inchis manual de catre utilizator. Macheta va afisa luna si anul curent si va atentiona daca s-a efectuat sau nu inchiderea si cine si cand a efectuat-o. In cadrul machetei se va introduce si contul de profit si pierdere (sintetic sau analitic) prin care se vor inchide aceste conturi (implicit este pus contul 121.0.0). Macheta de inchidere mai contine si doua butoane de comanda, unul pentru efectuare prelucrarilor de inchidere iar celalalt pentru anularea acestora.Daca s-a efectuat deja inchiderea si ulterior s-au mai adaugat operatiuni ce contin conturi de venituri si cheltuieli se poate anula inchiderea si efectua o alta noua sau se poate efectua o noua inchidere care va regulariza doar conturile si valorile nou introduse. Notele contabile de inchidere vor fi afisate in cadrul unei machete iar cu ajutorul butonului de comanda <Transfer note contabile> acestea vor fi adaugate in contabilitate.

Macheta Note contabile pt. inchidere venituri/cheltuieli In mod normal, dupa efectuarea acestei operatiuni toate conturile de venituri si cheltuieli utilizate in luna curenta trebuie sa aiba sold final 0. O atentie deosebita trebuie acordata modului de creare a conturilor analitice sau sintetice de venituri si cheltuieli deoarece la crearea acestora este cerut contul de inchidere corespunzator fiecaruia. Exemplu: pot fi create conturi analitice de inchidere venituri si cheltuieli 121.1.0, 121.2.0 si 121.3.0 in functie de categoriile de venituri si cheltuieli: exploatare, financiare si exceptionale. In acest caz fiecarui cont nou creat din clasa 6 si 7 i se ataseaza conturi 121 cu analiticul aferent tipului de cheltuiala/venit. 7.5. Recapitulatie salarizare. Generare note contabile salarizare Aceasta operatiune este caracterizata de stabilirea viramentelor de efectuat catre stat, pentru taxele salariale pe care le are de platit angajatul si angajatorul. Valorile
Omikron Software International - 62 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Operatii de inchidere lunare

acestora se culeg din recapitulatia generala a salariilor iar notele contabile aferente se vor genera din macheta Generare note contabile salarii. Dupa efectuarea acestor operatiuni este necesara obtinerea situatiilor de depunere a CAS-ului, somajului si sanatatii precum si exportul pe discheta a acestora, pentru depunerea la organele de finante.

Macheta Generare note contabile salarii Mai pe larg despre aceasta optiune se va discuta mai tarziu in capitolul Personal-Salarizare.

Omikron Software International

- 63 -

2007

CAPITOLUL VIII ACCES SI DREPTURI IN RETEA


8.1. Meniul Utilizatori prezentare generala Accesul in program, intr-o anumita firma sau intr-o anumita optiune (macheta) precum si posibilitatea de a modifica, sterge sau a adauga date in diferite optiuni ale programului este complet controlata de catre program pe baza drepturilor de acces si prelucrare. Drepturile de acces si prelucrare sunt atribuite in cadrul acestui program unui grup de utilizatori. Administratorul programului poate crea un numar nelimitat de grupuri. Fiecarui grup in parte i se va atribui anumite drepturi si restrictii. Urmatorul pas este de a introduce utilizatorii. Fecare utilizator va fi repartizat obligatoriu catre un anumit grup si in mod automat va prelua drepturile si restrictiile respectivului grup. De exemplu daca se va crea un grup Facturare si acestui grup i se va acorda doar dreptul de a efectua prelucrari doar in macheta de adaugare vanzari si de a consulta situatii aferente vanzarilor, toti utilizatorii care vor face parte din acest grup vor avea doar aceste drepturi. Tot ca exemplu se poate preciza faptul ca pentru macheta de furnizori pot exista utilizatori care nici macar sa nu o poate accesa, utilizatori care pot doar sa vizualizeze lista de furnizori, utilizatori care pot avea dreptul de a adauga furnizori noi fara a modifica date ale acestora sau utilizatori care pot efectua orice tip de prelucrare cu furnizorii. Drepturile aferente unui utilizator se incarca in momentul in care acesta isi introduce numele de cont si parola corespunzatoare in macheta de acces in program. In acest moment utilizatorul este cautat in fisierul de utilizatori, i se verifica corectitudinea parolei, apoi este identificat grupul din care face parte, i se citesc acestui grup drepturile si restrictiile acordate si acestea vor fi acordate utilizatorului. Singurul drept al unui utilizator care nu tine de grupul din care face parte este dreptul de a avea acces in anumite societati de lucru create in program. 8.2. Prelucrare grupuri de utilizatori

Macheta Grupuri de utilizatori

Omikron Software International

- 64 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Acces si drepturi in retea

Aceasta macheta ofera posibilitatea de a adauga noi grupuri de utilizatori si de a le stabili drepturile si restrictiile aferente sau de a modifica numele unui grup de utilizatori deja creat sau drepturile acordate. In cadrul acestei machete se afla lista cu toate grupurile existente si pentru fiecare grup in parte exista in partea drepta a listei trei elemente caracteristice: numele grupului, descrierea lui si setarea dreptului de acces. Apasarea butonului de comanda <Setare drepturi de acces> va avea ca efect aparitia pe ecran a unei machete care va cuprinde toata structura arborescenta a drepturilor acordate in program utilizatorul urmand sa stabileasca pe baza casetelor de validare Acces si Scriere drepturile dorite.

Macheta Setare drepturi de acces 8.3. Prelucrare utilizatori

Macheta Prelucrare utilizatori

Omikron Software International

- 65 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Acces si drepturi in retea

Aceasta macheta permite crearea de noi utilizatori si stabilirea pentru fiecare in parte a grupului din care face parte si pe ale carui drepturi le preia precum si stabilirea unei serii de proprietati. Tot aici se stabileste pentru fiecare utilizator in parte societatile in care acesta are acces. O atentie deosebita este necesara la crearea unei firme noi in cadrul programului, moment in care trebuie sa se acorde drepturi de acces utilizatorilor care vor trebui sa efectueze prelucrari in firma respectiva. Daca nu se face acest lucru firma nou creata nu va apare in lista de selectie a societatilor de lucru. Macheta Prelucrare utilizatori ofera si posibilitatea de a stabili sau schimba parola de acces a unui utilizator. In dreapta listei de utilizatori se afla un buton de comanda <Proprietati> cu ajutorul caruia se pot stabili anumite caracteristici utilizatorului curent. Aceste proprietati sunt: Utilizatorul se poate reconecta automat , ofera posibilitatea ca in cazul blocari in program sa i se permita reconectarea automata in program in cazul in care intra de pe aceeasi statie de lucru. Daca nu se bifeaza aceasta caseta de validare utilizatorul va ramane conectat in program si nu va mai putea intra decat daca va fi deconectat de catre administratorul programului. Utilizatorul trebuie sa schimbe parola la urmatoarea logare Utilizatorul nu poate schimba parola Parola nu expira niciodata Parola expira dupa x zile Cont dezactivat Contul nu expira niciodata Contul expira dupa x zile Utilizatorul are drept de modificare restrictiv

Macheta Proprietati utilizator

Omikron Software International

- 66 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Acces si drepturi in retea

Daca se doreste stergerea unui utilizator trebuie tinut cont ca programul nu va sterge niciodata un utilizator aflat intr-un grup de administratori. Pentru a se putea sterge acest utilizator trebuie initial sa i se schimbe grupul din care face parte dupa care programul va permite stergerea lui. 8.4. Lista utilizatorilor conectati

Macheta Lista utilizatori Aceasta macheta ofera informatii despre toti utilizatorii care lucreaza la un moment dat in program. Pentru fiecare utilizator in parte vor fi afisate: statia de pe care s-a conectat user-ul cu care s-a conectat in retea IP-ul statiei de unde s-a conectat societatea in cadrul carei lucreaza impreuna cu codul aferent modulul in care lucreaza in acel moment ora/data la care a intrat in modulul respectiv. Pe langa aceste informatii oferite rolul acestei machete este de a putea deconecta utilizatorii ramasi blocati in program, cu ajutorul butonului de comanda <Deconecteaza>. 8.5. Utilizatori in retea Aceasta optiune permite deconectare tuturor documentelor care au ramas ca fiind in lucru la blocarea unui utilizator in program. Aceste documente pot fi selectate integral sau pe utilizator in scopul de a fi deconectate. Fiecarui utilizator din lista ii va corespunde aceleasi informatii ca si in macheta Lista utilizatorilor conectati.

Omikron Software International

- 67 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Acces si drepturi in retea

Macheta Lista utilizatorilor conectati in fisiere

8.6. History

Macheta Istoric trasee utilizatori


Omikron Software International - 68 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Acces si drepturi in retea

Macheta Vizualizare istoric utilizator Aceasta macheta permite aflarea tuturor operatiunilor efectuate intr-o anumita perioada de catre un utilizator in cadrul programului. In acest mod poate fi afisat cronologic la un interval de cateva secunde toate miscarile unui utilizator. Perioada in care va fi ceruta afisarea acestor miscari este perioada efectiva de lucru nu perioada de lucru contabila pentru care s-au facut prelucrarile. De exemplu daca un utilizator a prelucrat in perioada 09.05.2002 14.05.2002 vanzari pentru o firma cu o luna contabila de lucru ianuarie 2001 atunci perioada care trebuie ceruta la vizualizarea istoricului unui utilizator va fi 09.05.2002 14.05.2002. Tot in cadrul optiunii History poate fi obtinut un raport centralizat sau detaliat despre datele sterse, active sau introduse de un utilizator intr-o perioada intr-un modul sau in tot programul. Tot aici poate fi afisat numarul de utilizatori si numele lor aferent celor care au efectuat prelucrari in cadrul unui anumit modul din program.

Omikron Software International

- 69 -

2007

CAPITOLUL IX FURNIZORI AVIZARE, FACTURARE


9.1. Avize furnizori

Macheta Introducere avize furnizori Aceasta macheta permite introducerea avizelor de insotire a marfii primite de la furnizori, cu sau fara TVA. Documentele ce pot fi prelucrate in cadrul acestei machete se impart in urmatoarele categorii: documente de intrare elemente stocabile (ex.: marfuri, materiale, materii prime) documente de achizitie mijloace fixe sau obiecte de inventar Primul element ce trebuie completat in cadrul machetei Introducere avize furnizori il reprezinta partenerul (furnizorul) care a emis documentul curent. Selectia furnizorului se face conform metodologiei de selectie prezentata in capitolul Elemente generale de operare, subcapitolul Selectie furnizori. Adaugarea unui furnizor nou se va face conform metodologiei prezentata in capitolul Machete cu caracteristica de nomenclator, subcapitolul Prelucrare furnizori. Revenind la macheta Introducere avize furnizori, selectarea unui anumit furnizor din lista de furnizori va avea ca efect completarea automata a datelor informative ale furnizorului selectat (sediul, cod fiscal, banca, cont bancar). In continuare, macheta Introducere avize furnizori contine elementele de definire a documentului curent, tip document, numar document, data document, numarul de NIR atasat documentului, procentul de TVA alocat facturii si modul de calcul al TVA-ului. Caseta cu lista derulanta Document permite selectarea unui anumit tip de document. Numarul de document este cel inscris pe documentul de intrare si poate contine caractere alfanumerice. Programul are incorporat un modul de cautare si verificare a dublurii de numere de document. In momentul gasirii unei dubluri de numar va atentiona acest fapt.
Omikron Software International - 70 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Parteneri facturare

Data documentului este deosebit de importanta deoarece toate miscarile de stoc se vor inregistra in cadrul lunii aferente datei completate. Daca s-a gresit aceasta data, in cadrul lunii curente nu se vor gasi operatiuni referitoare la documentul respectiv introdus gresit. In cazul in care in configurare s-a setat ca sistemul sa verifice introducerea tuturor documentelor doar in perioada referitoare la luna curenta, nu se vor putea introduce decat zile din cadrul lunii curente. Data info document in mod normal este aceeasi cu data documentului in cazul in Numarul de NIR se va completa doar in cazul documentelor care trebuie sa fie insotite de o nota de intrare receptie. Numarul de NIR poate fi introdus manual sau poate fi generat in mod automat de catre program. Aceasta optiune se seteaza in meniul de configurare al programului. In cazul in care programul este setat sa calculeze automat numarul de NIR acesta nu va fi afisat direct pe macheta ci va fi generat in momentul salvarii documentului. Acest fapt se intampla deoarece programul este pentru retea si in timp ce se introduce un document un anumit numar de alti utilizatori pot introduce documente asemanatoare iar numerele pot coincide. Numarul de NIR acordat automat va fi calculat de program ca un maxim de numar de NIR plus unu. Procentul de TVA este cel inscris pe documentul de intrare iar programul il va verifica daca este corect setat in configurare procente TVA. In caz ca procentul introdus nu exista sau este incorect programul va avertiza acest lucru. Cele doua butoane de optiune Se aplica si Se extrage se refera la modul de calcul al TVA-ului. Daca ramane bifat butonul de optiune Se aplica atunci preturile din cadrul documentului vor fi fara TVA la acestea urmand sa se aplice procentul de TVA. In cazul in care butonul de optiune Se extrage este validat atunci preturile din cadrul documentului vor fi cu cu TVA iar la calculul TVA-ului acesta se va extrage. In cazul in care preturile din documentul curent este exprimat intr-o valuta diferita de lei trebuie selectata valuta respectiva si introdus cursul aferent datei documentului curent. Pozitiile (liniile) documentului curent vor fi introduse in grila din cadrul machetei. Aceasta grila contine ca prim element caseta de validare care trebuie validata daca pozitia curenta contine un element de stoc sau trebuie invalidata daca pozitia curenta contine o prestare de servicii, urmata de magazia de intrare (numai daca a fost validata caseta de validare Stocabil), denumirea produsului stocabil, cantitatea, pretul unitar, valoarea, valoarea TVA (valoarea si valoarea TVA sunt elemente calculate automat de catre program). Caseta de validare Stocabil este deosebit de importanta deoarece pe baza acesteia se stabileste daca pozitia (linia) documentului curent se trimite in stocuri sau in prestari servicii. In cazul in care nu se marcheaza caseta de validare Stocabil, automat nu se va completa nici magazia de intrare urmand a se completa explicatia prestarii de servicii. Cantitatea ramane cu valoarea 1 iar valoarea liniei curente va fi trecuta la pretul unitar. Daca se valideaza caseta de validare Stocabil urmeaza a se selecta magazia unde va intra acest produs stocabil iar apoi se va completa denumirea produsului respectiv prin selectia lui din fisierul de produse. Selectia produsului, cautarea sau adaugarea se face conform metedologiei de selectie explicata in capitolul Elemente generale de operare, subcapitolul Selectie produse.

Omikron Software International

- 71 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Parteneri facturare

La rubrica cantitate se trece cantitatea intrata din produsul respectiv urmand a se completa pretul unitar de intrare care poate fi cu sau fara TVA in functie de butoanele de optiune Se aplica sau Se extrage. Campurile Valoare si Valoare TVA sunt elemente pe care programul le calculeaza automat prin inmultirea cantitatii cu pretul de intrare. Datorita faptului ca pot exista documente de intrare eronat calculate de catre furnizori in cazul ambelor elemente se pot corecta valorile in functie de documentul de baza. Stabilirea magaziei de intrare sau adaugarea de magazii noi se face similar cu metodologia de cautare sau adaugare a furnizorilor. In cazul in care documentul curent are mai multe linii componente, pentru adaugarea acestora se apasa butonul de comanda <Adaugare linie>, orice linie adaugata poate fi stearsa (dezactivata) prin apasarea butonului de comanda <Stergere linie>. Acest lucru se va observa prin schimbarea culorii liniei respective ea devenind inactiva. Daca se doreste reactivarea acestei linii sterse se apasa butonul de comanda <Rechemare linie>. Pentru un document de cumparare butonul de comanda <Observatii> permite introducerea unei observatii de orice marime. Butonul de comanda <Date agent delegat> ofera posibilitatea de a completa datele delegatului documentului curent. Butonul de comanda <Stergere aviz> permite stergerea integrala a documentului. Butonul de comanda <Tiparire NIR> permite tiparirea NIR-ului aferent documentului de intrare cerand in prealabil date referitoare la comisia de receptie si gestionarul care receptioneaza bunul sau bunurile respective. Gestionarii si membrii comisiei vor fi selectati din fisierul de personal al societatii. In cadrul machetei Introducere avize furnizori in partea de jos a acesteia programul va afisa trei totaluri: total valoare, total TVA, total general document. 9.2. Adaugare cumparari

Macheta Introducere facturi furnizori

Omikron Software International

- 72 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Parteneri facturare

Aceasta macheta permite introducerea tuturor documentelor primite de la furnizori, cu sau fara TVA. De asemenea ofera si posibilitatea de a achita direct documentele introduse, partial sau total, prin diverse moduri de plata (casa, banca, CEC, bilet la ordin). In cazul achizitionarii modulului multi-devize si cursuri valutare, documentele introduse pot fi prelucrate si in alte devize decat lei. Documentele ce pot fi prelucrate in cadrul acestei machete se impart in urmatoarele categorii: documente de prestari servicii (ex.: servicii telefonie, transport, chirie etc) documente de intrare elemente stocabile (ex.: marfuri, materiale, materii prime) documente de achizitie mijloace fixe sau obiecte de inventar Toate documentele de intrare cu sau fara TVA care se doresc a fi cuprinse in jurnalul de TVA furnizori trebuie introduse doar prin aceasta macheta. In afara acestei posibilitati de trimitere in jurnalul de TVA, mai exista doua optiuni din cadrul carora documentele prelucrate pot fi trimise in jurnalul de TVA: Plati-incasari si Note contabile diverse. Este recomandat sa se foloseasca aceste optiuni suplimentare doar in cazul existentei unor documente simple de intrare de la furnizori, cu sau fara TVA (ex.: bonuri de casa, chitante, bilete de tren, etc). Macheta Adaugare cumparari ofera si posibilitatea de a genera notele contabile necesare pentru fiecare pozitie componenta a unui document de intrare, precum si trimiterea sumei fara TVA pe centre de cost si pe tipuri de cheltuieli in cazul in care nota contabila aferenta pozitiei contine un cont de cheltuiala din clasa 6. Primul element ce trebuie completat in cadrul machetei Adaugare cumparari il reprezinta partenerul (furnizorul) care a emis documentul curent. Selectia furnizorului se face conform metodologiei de selectie prezentata in capitolul Elemente generale de operare, subcapitolul Selectie furnizori. Adaugarea unui furnizor nou se va face conform metodologiei prezentata in capitolul Machete cu caracteristica de nomenclator, subcapitolul Prelucrare furnizori. Revenind la macheta Adaugare cumparari, selectarea unui anumit furnizor din lista de furnizori va avea ca efect trecerea la alt element al machetei precum si completarea automata a datelor informative ale furnizorului selectat (sediul, cod fiscal, banca, cont bancar, categoria). Butonul de comanda <Info furnizor> permite afisarea situatiei complete a furnizorului selectat la data care este inscrisa in dreptul casutei de text Data (ziua,luna,an) din cadrul machetei. Informatiile oferite in macheta Info furnizor se refera la soldul initial, livrarile si platile efectuate pana la data respectiva, eventualele diferente de curs valutar, avansurile primite si soldul final. In continuare, macheta Adaugare cumparari contine elementele de definire a documentului curent, tip document, numar document, data document, data reala document, data scadentei la plata, numarul de NIR atasat documentului, procentul de TVA alocat facturii si modul de calcul al TVA-ului. Caseta cu lista derulanta Document permite selectarea unui anumit tip de document. Numarul de document este cel inscris pe documentul de intrare si poate contine caractere alfanumerice. Programul are incorporat un modul de cautare si verificare a dublurii de numere de document. In momentul gasirii unei dubluri de numar va atentiona acest fapt.
Omikron Software International - 73 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Parteneri facturare

Data documentului este deosebit de importanta deoarece toate operatiunile si prelucrarile realizate (note contabile, miscarile de stoc, plati, avansuri, etc.) se vor inregistra in cadrul lunii aferente datei completate. Daca s-a gresit aceasta data, in cadrul lunii curente nu se vor gasi operatiuni referitoare la documentul respectiv introdus gresit. In cazul in care in configurare s-a setat ca sistemul sa verifice introducerea tuturor documentelor doar in perioada referitoare la luna curenta, nu se vor putea introduce decat zile din cadrul lunii curente. Data info document in mod normal este aceeasi cu data documentului in cazul in care data documentului corespunde cu luna curenta de lucru. Daca data documentului este dintr-o luna anterioara lunii curente de lucru atunci aceasta se trece la data info document, iar la data document se trece prima zi a lunii curente de lucru. Exemplu: Daca s-a uitat sa se introduca un document aferent lunii februarie 11.02.2002 iar luna contabila curenta in care se prelucreaza datele este 05.2002 atunci la data document se trece 01.05.2002 iar la data info document se trece 11.02.2002. In cazul in care documentul are data de 11.02.2002 iar luna contabila curenta de lucru este februarie 2002 atunci si la data document si la data info document se trece 11.02.2002. Este important de retinut faptul ca data info document este doar o data informativa iar notele contabile, platile sau miscarile de stoc vor fi incadrate in luna trecuta in data document. In momentul in care se completeaza data document programul va completa automat cu aceeasi data si data info document. Data scadenta reprezinta data la care urmeaza a fi platit documentul curent introdus. La completarea datei scadente se poate scrie efectiv aceasta data si programul va calcula automat numarul de zile de scadenta sau se scrie numarul de zile de scadenta si programul va calcula automat data scadenta. Numarul de NIR se va completa doar in cazul documentelor care trebuie sa fie insotite de o nota de intrare receptie. Numarul de NIR poate fi introdus manual sau poate fi generat in mod automat de catre program. Aceasta optiune se seteaza in meniul de configurare al programului. In cazul in care programul este setat sa calculeze automat numarul de NIR acesta nu va fi afisat direct pe macheta ci va fi generat in momentul salvarii documentului. Acest fapt se intampla deoarece programul este pentru retea si in timp ce se introduce un document un anumit numar de alti utilizatori pot introduce documente asemanatoare iar numerele pot coincide. Numarul de NIR acordat automat va fi calculat de program ca un maxim de numar de NIR plus unu. In dreapta elementului numar NIR exista un buton de comanda <?> prin a carui apasare se va genera o lista informativa de numere de NIR acordate in urmatoarea structura: numar NIR, document, numar document, data document. In cadrul acestei liste de NIR-uri apare caseta de validare Afisare doar pentru luna curenta care va activa un filtru si va afisa in lista doar numerele de NIR acordate in luna curenta. Procentul de TVA este cel inscris pe documentul de intrare iar programul il va verifica daca este corect setat in configurare procente TVA. In caz ca procentul introdus nu exista sau este incorect programul va avertiza acest lucru.

Omikron Software International

- 74 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Parteneri facturare

Cele doua butoane de optiune Se aplica si Se extrage se refera la modul de calcul al TVA-ului. Daca ramane bifat butonul de optiune Se aplica atunci preturile din cadrul documentului vor fi fara TVA la acestea urmand sa se aplice procentul de TVA. In cazul in care butonul de optiune Se extrage este validat atunci preturile din cadrul documentului vor fi cu cu TVA iar la calculul TVA-ului acesta se va extrage. In cazul in care preturile din documentul curent este exprimat intr-o valuta diferita de lei trebuie selectata valuta respectiva si introdus cursul aferent datei documentului curent. Acest curs va fi cautat in fisierul de cursuri pentru data respectiva iar daca nu este gasit sau este diferit de cursul gasit programul va atentiona acest fapt. Tot de aici se vor putea adauga cursuri noi. Pozitiile (liniile) documentului curent vor fi introduse in grila din cadrul machetei. Aceasta grila contine ca prim element caseta de validare care trebuie validata daca pozitia curenta contine un element de stoc sau trebuie invalidata daca pozitia curenta contine o prestare de servicii, al doilea element este magazia de intrare (numai daca a fost validata caseta de validare Stocabil) dupa care urmeaza denumirea produsului stocabil sau dupa caz a explicatiei prestari de servicii, cantitatea, pretul unitar, valoarea, valoarea TVA (valoarea si valoarea TVA sunt elemente calculate automat de catre program). Caseta de validare Stocabil este deosebit de importanta deoarece pe baza acesteia se stabileste daca pozitia (linia) documentului curent se trimite in stocuri sau in prestari servicii. In cazul in care nu se marcheaza caseta de validare Stocabil, automat nu se va completa nici magazia de intrare urmand a se completa explicatia prestarii de servicii. Cantitatea ramane cu valoarea 1 iar valoarea liniei curente va fi trecuta la pretul unitar. Daca se valideaza caseta de validare Stocabil urmeaza a se selecta magazia unde va intra acest produs stocabil iar apoi se va completa denumirea produsului respectiv prin selectia lui din fisierul de produse. Selectia produsului, cautarea sau adaugarea se face conform metedologiei de selectie explicata in capitolul Elemente generale de operare, subcapitolul Selectie produse. La rubrica cantitate se trece cantitatea intrata din produsul respectiv urmand a se completa pretul unitar de intrare care poate fi cu sau fara TVA in functie de butoanele de optiune Se aplica sau Se extrage. Campurile Valoare si Valoare TVA sunt elemente pe care programul le calculeaza automat prin inmultirea cantitatii cu pretul de intrare. Datorita faptului ca pot exista documente de intrare eronat calculate de catre furnizori in cazul ambelor elemente se pot corecta valorile in functie de documentul de baza. Stabilirea magaziei de intrare sau adaugarea de magazii noi se face similar cu metodologia de cautare sau adaugare a furnizorilor. In afara de aceste 7 elemente necesare completari unei pozitii din cadrul unui document mai apare ca ultim element al optulea setarea notei contabile aferente liniei respective. Pentru a stabili nota contabila aferenta liniei curente se apasa pe butonul de comanda <Setare>, pe ecran aparand macheta Setare note contabile cumparari. Modul de lucru cu aceasta macheta este explicat in capitolul Machete pentru setarea notelor contabile, subcapitolul Setare note contabile cumparari.

Omikron Software International

- 75 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Parteneri facturare

In functie de contul de intrare stabilit pentru oricare din pozitiile unui document de intrare de la furnizori programul va efectua avertizari si va trimite anumite informatii catre alte module componente. Astfel: 1. Daca exista un cont de intrare din clasa 2, clasa conturilor de imobilizari (2121, 2122, 2124, 205 etc) sau din clasa 3 contul de obiecte de inventar (321) sau a oricarui cont analitic derivat din aceste conturi programul va intreba daca se doreste trimiterea elementului achizitionat in modulul de Mijloace Fixe sau Obiecte de inventar si in cazul afirmativ va apare pe ecran macheta de incarcare respectiva. Pentru obiectele de inventar se va genera automat si nota contabila de amortizare a acestora (602 = 322). 2. Daca in momentul in care s-a efectuat o plata a documentului curent prin intermediul contului de decontari interne cu personalul programul va avertiza acest fapt si va oferii posibilitatea de face legatura platii curente cu modulul de decontari cu personalul pentru reglarea dispozitiilor de plata si incasare facute cu personalul angajat. Pe ecran va apare macheta de decontari cu personalul si se va oferi posibilitatea de a selecta numele si prenumele persoanei respective, de a stabili tipul dispozitiei (incasare sau plata) si a simbolului contabil debitor si creditor aferent operatiunii de decontare. Datorita introducerii noi legi a TVA-ului dupa apasarea butonului de comanda <Salvare> al machetei Setare note contabile cumparari va apare pe ecran o macheta de setare tip deducere TVA linii cumparare. Aici se stabileste daca linia curenta a documentului este cu , fara , cu si fara drept de deducere si daca se trimite sau nu in jurnalul de TVA de cumparari. In acest moment aveti introdusa complet si corect o linie (pozitie) dintr-un document de intrare de la furnizori. In cazul in care documentul curent are mai multe linii componente, pentru adaugarea acestora se apasa butonul de comanda <Adaugare linie>, orice linie adaugata poate fi stearsa (dezactivata) prin apasarea butonului de comanda <Stergere linie>. Acest lucru se va observa prin schimbarea culorii liniei respective ea devenind inactiva. Daca se doreste reactivarea acestei linii sterse se apasa butonul de comanda <Rechemare linie>. Daca se doreste vizualizarea notei contabile centralizate a documentului curent se apasa pe butonul de comanda <Vizualizare note contabile document curent >. Pentru un document de cumparare butonul de comanda <Observatii> permite introducerea unei observatii de orice marime. Butonul de comanda <Date agent delegat> ofera posibilitatea de a completa datele delegatului documentului curent. Butonul de comanda <Stergere factura> permite stergerea integrala a documentului. Butonul de comanda <Tiparire NIR> permite tiparirea NIR-ului aferent documentului de intrare cerand in prealabil date referitoare la comisia de receptie si gestionarul care receptioneaza bunul sau bunurile respective. Gestionarii si membrii comisiei vor fi selectati din fisierul de personal al societatii. In cadrul machetei Adaugare cumpararii in partea de jos a acesteia programul va afisa trei totaluri: total valoare, total TVA, total general document.

Omikron Software International

- 76 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Parteneri facturare

Plata document curent de intrari Daca se doreste sa se achite partial sau integral documentul curent se apasa pe butonul de comanda <Plata factura>. In acest moment va apare pe ecran macheta de plata a documentului in cadrul careia trebuie completat documentul de plata, numarul si data acestuia, valoarea platita efectiv, formula contabila (nota contabila) aferenta platii precum si o explicatie a acesteia. Vor mai apare informatii despre furnizorul documentului curent (sold, livrari, plati si creante) precum si o optiune de plata prin CEC sau bilet la ordin. Pentru salvarea acestei plati se apasa butonul de comanda <Salvare>. In acest moment in macheta <Adaugare cumparari> va fi afisa valoarea platita iar prin apasarea butonului de comanda <Vizualizare plati> vor putea fi vizualizate si eventual sterse platile afarente acestui document. Pentru ca notele contabile aferente documentului curent sa fie grupate si trimise catre un anumit tip de operatie contabila se selecteaza operatia contabila dorita din cadrul casetei cu lista derulanta Tip operatie contabila. Orice document de intrare se salveaza prin apasarea butonului de comanda <Salvare> si se abandoneaza prin apasarea butonului de comanda <Iesire>.

Omikron Software International

- 77 -

2007

CAPITOLUL X CLIENTI AVIZARE, FACTURARE


10.1. Avize clienti Aceasta macheta permite introducerea avizelor de insotire a marfii emise catre clienti. Documentele ce pot fi prelucrate in cadrul acestei machete sunt documente de vanzare elemente stocabile (ex.: marfuri, materiale, materii prime etc.)

Macheta Introducere avize clienti Primul element ce trebuie completat in cadrul machetei Introducere avize clienti il reprezinta partenerul (clientul) pentru care a fost emis documentul curent. Selectia clientului se face conform metodologiei de selectie prezentata in capitolul Elemente generale de operare, subcapitolul Selectie clienti. Adaugarea unui client nou se va face conform metodologiei prezentata in capitolul Machete cu caracteristica de nomenclator, subcapitolul Prelucrare clienti. Revenind la macheta Introducere avize clienti, selectarea unui anumit client din lista de clienti va avea ca efect completarea automata a datelor informative ale clientului selectat (sediul, cod fiscal, banca, cont bancar). In continuare, macheta Emitere facturi contine elementele de definire a documentului curent, tip document, numar document, data document. Caseta cu lista derulanta Document permite selectarea unui anumit tip de document. Numarul de document este cel inscris pe documentul de iesire si poate contine caractere alfanumerice. Programul are incorporat un modul de cautare si verificare a dublurii de numere de document. In momentul gasirii unei dubluri de numar va atentiona acest fapt. Data documentului este deosebit de importanta deoarece toate miscarile de stoc se vor inregistra in cadrul lunii aferente datei completate. Daca s-a gresit aceasta data, in cadrul lunii curente nu se vor gasi operatiuni referitoare la documentul respectiv introdus gresit. In cazul in care in configurare s-a setat ca sistemul sa verifice introducerea tuturor documentelor doar in perioada referitoare la luna curenta, nu se vor putea introduce decat zile din cadrul lunii curente.
Omikron Software International - 78 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Plati si incasari

Pozitiile (liniile) documentului curent vor fi introduse in grila din cadrul machetei. Aceasta grila contine ca prim element caseta de validare care trebuie validata daca pozitia curenta contine un element de stoc sau trebuie invalidata daca pozitia curenta contine o prestare de servicii, al doilea element este magazia de iesire (numai daca a fost validata caseta de validare Stocabil) dupa care urmeaza denumirea produsului stocabil, cantitatea, pretul unitar fara TVA. Caseta de validare Stocabil este deosebit de importanta deoarece pe baza acesteia se stabileste daca pozitia (linia) documentului curent se trimite in stocuri sau in prestari servicii. In cazul in care nu se marcheaza caseta de validare Stocabil, automat nu se va completa nici magazia de vanzare urmand a se completa explicatia prestarii de servicii. Cantitatea ramane cu valoarea 1 iar valoarea liniei curente va fi trecuta la pretul unitar. Daca este marcata caseta de validare Stocabil urmeaza a se selecta magazia de unde va iesi acest produs stocabil iar apoi se va completa denumirea produsului respectiv prin selectia lui din fisierul de produse. Selectia produsului, cautarea sau adaugarea se face in mod identic cu metodologia aferenta clientilor. Selectia produsului, cautarea sau adaugarea se face conform metedologiei de selectie explicata in capitolul Elemente generale de operare, subcapitolul Selectie produse. La rubrica de cantitate se trece cantitatea iesita din produsul respectiv urmand a se completa pretul unitar de vanzare fara TVA. Stabilirea magaziei de iesire sau adaugarea de magazii noi se face similar cu metodologia de cautare sau adaugare a clientilor. In cazul in care documentul curent are mai multe linii componente, pentru adaugarea acestora se apasa butonul de comanda <Adaugare linie>, orice linie adaugata poate fi stearsa (dezactivata) prin apasarea butonului de comanda <Stergere linie>. Acest lucru se va observa prin schimbarea culorii liniei respective ea devenind inactiva. Daca se doreste reactivarea acestei linii sterse se apasa butonul de comanda <Rechemare linie>. Pentru un document de cumparare butonul de comanda <Observatii> permite introducerea unei observatii de orice marime. Butonul de comanda <Date agent delegat> ofera posibilitatea de a completa datele delegatului documentului curent. Butonul de comanda <Stergere aviz> permite stergerea integrala a documentului. 10.2. Emitere facturi Aceasta macheta permite introducerea tuturor documentelor emise catre clienti, cu sau fara TVA. De asemenea ofera si posibilitatea de a incasa direct documentele introduse, partial sau total, prin diverse moduri de incasare (casa, banca, CEC, bilet la ordin). In cazul achizitionarii modulului multi-devize si cursuri valutare, documentele introduse pot fi prelucrate si in alte devize decat lei. Documentele ce pot fi prelucrate in cadrul acestei machete se impart in urmatoarele categorii:

Omikron Software International

- 79 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Plati si incasari

documente de prestari servicii catre clienti documente de vanzare elemente stocabile (ex.: marfuri, materiale, materii prime etc.)

Macheta Introducere facturi clienti Toate documentele de vanzare, cu sau fara TVA, care se doresc a fi cuprinse in jurnalul de TVA clienti trebuie introduse doar prin aceasta macheta. In afara acestei posibilitati de trimitere in jurnalul de TVA, mai exista doua optiuni din cadrul carora documentele prelucrate pot fi trimise in jurnalul de TVA: Plati-incasari si Note contabile diverse. Este recomandat sa se foloseasca aceste optiuni suplimentare doar in cazul existentei unor documente simple de vanzare catre clienti (ex.: bonuri de casa, chitante, bilete de tren, etc). Macheta Emitere facturi ofera si posibilitatea de a genera notele contabile necesare pentru fiecare pozitie componenta a unui document de vanzare, precum si trimiterea sumei fara TVA pe centre de venit si pe tipuri de venituri in cazul in care nota contabila aferenta pozitiei contine un cont de cheltuiala din clasa 7. Primul element ce trebuie completat in cadrul machetei Emitere facturi il reprezinta partenerul (clientul) pentru care a fost emis documentul curent. Selectia clientului se face conform metodologiei de selectie prezentata in capitolul Elemente generale de operare, subcapitolul Selectie clienti. Adaugarea unui client nou se va face conform metodologiei prezentata in capitolul Machete cu caracteristica de nomenclator, subcapitolul Prelucrare clienti. Revenind la macheta Emitere facturi, selectarea unui anumit client din lista de clienti va avea ca efect trecerea la al element al machetei precum si completarea automata a datelor informative ale clientului selectat (sediul, cod fiscal, banca, cont bancar, categoria). Butonul de comanda <Info client> permite afisarea situatiei complete a clientului selectat la data care este inscrisa in dreptul casutei de text Data (ziua,luna,an) din cadrul machetei.

Omikron Software International

- 80 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Plati si incasari

Informatiile oferite in macheta Info client se refera la soldul initial, vanzarile si incasarile efectuate pana la data respectiva, eventualele diferente de curs valutar, avansurile primite si soldul final. In continuare, macheta Emitere facturi contine elementele de definire a documentului curent, tip document, numar document, data document, data reala document, data scadentei la incasare, procentul de TVA alocat facturii si modul de calcul al TVA-ului. Caseta cu lista derulanta Document permite selectarea unui anumit tip de document. Numarul de document este cel inscris pe documentul de iesire si poate contine caractere alfanumerice. Programul are incorporat un modul de cautare si verificare a dublurii de numere de document. In momentul gasirii unei dubluri de numar va atentiona acest fapt. Data documentului este deosebit de importanta deoarece toate operatiunile si prelucrarile realizate (note contabile, miscarile de stoc, incasari, avansuri, etc) se vor inregistra in cadrul lunii aferente datei completate. Daca s-a gresit aceasta data, in cadrul lunii curente nu se vor gasi operatiuni referitoare la documentul respectiv introdus gresit. In cazul in care in configurare s-a setat ca sistemul sa verifice introducerea tuturor documentelor doar in perioada referitoare la luna curenta, nu se vor putea introduce decat zile din cadrul lunii curente. Data info document in mod normal este aceasi cu data documentului in cazul in care data documentului corespunde cu luna curenta de lucru. Daca data documentului este dintr-o luna anterioara lunii curente de lucru atunci aceasta se trece la data info document, iar la data document se trece prima zi a lunii curente de lucru. Exemplu: Daca s-a uitat sa se introduca un document aferent lunii februarie 11.02.2002 iar luna contabila curenta in care se prelucreaza datele este 05.2002 atunci la data document se trece 01.05.2002 iar la data info document se trece 11.02.2002. In cazul in care documentul are data de 11.02.2002 iar luna contabila curenta de lucru este februarie 2002 atunci si la data document si la data info document se trece 11.02.2002. Este important de retinut faptul ca data info document este doar o data informativa iar notele contabile, incasarile sau miscarile de stoc vor fi incadrate in luna trecuta in data document. In momentul in care se completeaza data document programul va completa automat cu aceeasi data si data info document. Data scadenta reprezinta data la care urmeaza a fi incasat documentul curent introdus. La completarea datei scadente se poate scrie efectiv aceasta data si programul va calcula automat numarul de zile pana la scadenta sau se scrie numarul de zile de scadenta si programul va calcula automat data scadenta. Procentul de TVA este cel inscris pe documentul de vanzare iar programul il va verifica daca este corect setat in configurare procente TVA. In caz ca procentul introdus nu exista sau este incorect programul va avertiza acest lucru. Cele doua butoane de optiune Se aplica si Se extrage se refera la modul de calcul al TVA-ului. Daca ramane validat butonul de optiune Se aplica atunci preturile din cadrul documentului introdus vor fi fara TVA la acestea urmand sa se aplice procentul de TVA. In cazul in care butonul de optiune Se extrage este validat atunci preturile din cadrul documentului vor include TVA iar la calculul TVA acesta se va extrage.
Omikron Software International - 81 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Plati si incasari

In cazul in care preturile din documentul curent este exprimat intr-o valuta diferita de lei trebuie selectata valuta respectiva si introdus cursul aferent datei documentului curent. Acest curs va fi cautat in fisierul de cursuri pentru data respectiva iar daca nu este gasit sau este diferit de cursul gasit programul va atentiona acest fapt. Tot de aici se vor putea adauga cursuri noi. Pozitiile (liniile) documentului curent vor fi introduse in grila din cadrul machetei. Aceasta grila contine ca prim element caseta de validare care trebuie validata daca pozitia curenta contine un element de stoc sau trebuie invalidata daca pozitia curenta contine o prestare de servicii, al doilea element este magazia de iesire (numai daca a fost validata caseta de validare Stocabil) dupa care urmeaza denumirea produsului stocabil sau dupa caz a explicatiei prestari de servicii, cantitatea, pretul unitar, valoarea, valoarea TVA (valoarea si valoarea TVA sunt elemente calculate automat de catre program). Caseta de validare Stocabil este deosebit de importanta deoarece pe baza acesteia se stabileste daca pozitia (linia) documentului curent se trimite in stocuri sau in prestari servicii. In cazul in care nu se marcheaza caseta de validare Stocabil, automat nu se va completa nici magazia de vanzare urmand a se completa explicatia prestarii de servicii. Cantitatea ramane cu valoarea 1 iar valoarea liniei curente va fi trecuta la pretul unitar. Daca este marcata caseta de validare Stocabil urmeaza a se selecta magazia de unde va iesi acest produs stocabil iar apoi se va completa denumirea produsului respectiv prin selectia lui din fisierul de produse. Selectia produsului, cautarea sau adaugarea se face in mod identic cu metodologia aferenta clientilor. Selectia produsului, cautarea sau adaugarea se face conform metedologiei de selectie explicata in capitolul Elemente generale de operare, subcapitolul Selectie produse. La rubrica de cantitate se trece cantitatea iesita din produsul respectiv urmand a se completa pretul unitar de vanzare care poate fi cu sau fara TVA in functie de validarea butoanelor de optiune Se aplica sau Se extrage. Campurile Valoare si Valoare TVA sunt elemente pe care programul le calculeaza automat prin inmultirea cantitatii cu pretul de vanzare. Datorita faptului ca pot exista documente de vanzare eronat calculate in cazul ambelor elemente se pot corecta valorile in functie de documentul de baza. Stabilirea magaziei de iesire sau adaugarea de magazii noi se face similar cu metodologia de cautare sau adaugare a clientilor. In afara de aceste 7 elemente necesare completari unei pozitii din cadrul unui document mai apare ca ultim element setarea notei contabile aferente liniei respective. Pentru a stabili nota contabila aferenta liniei curente se apasa pe butonul de comanda <Setare>. Pe ecran va aparea macheta Setare note contabile vanzari. Modul de lucru cu aceasta macheta este explicat in capitolul Machete oentru setarea notelor contabile, subcapitolul Setare note contabile vanzari. Datorita introducerii noi legi a TVA-ului dupa apasarea butonului de comanda <Salvare> al machetei Setare note contabile vanzari va apare pe ecran o macheta de setare tip deducere TVA linii vanzare. Aici se stabileste daca linia curenta a documentului este cu, fara, cu si fara drept de deducere si daca se trimite sau nu in jurnalul de TVA de vanzari. In acest moment

Omikron Software International

- 82 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Plati si incasari

aveti introdusa complet si corect o linie (pozitie) dintr-un document de vanzare catre clienti. In cazul in care documentul curent are mai multe linii componente, pentru adaugarea acestora se apasa butonul de comanda <Adaugare linie>, orice linie adaugata poate fi stearsa (dezactivata) prin apasarea butonului de comanda <Stergere linie>. Acest lucru se va observa prin schimbarea culorii liniei respective ea devenind inactiva. Daca se doreste reactivarea acestei linii sterse se apasa butonul de comanda <Rechemare linie>. Daca se doreste vizualizarea notei contabile centralizate a documentului curent se apasa pe butonul de comanda <Vizualizare note contabile document curent >. Pentru un document de cumparare butonul de comanda <Observatii> permite introducerea unei observatii de orice marime. Butonul de comanda <Date agent delegat> ofera posibilitatea de a completa datele delegatului documentului curent. Butonul de comanda <Stergere factura> permite stergerea integrala a documentului. In cadrul machetei Emitere facturi in partea de jos a acesteia programul va afisa trei totaluri: total valoare, total TVA, total general document. Incasare document curent de vanzari Daca se doreste sa se incaseze partial sau integral documentul curent se apasa pe butonul de comanda <Incasare>. In acest moment va apare pe ecran macheta de incasare a documentului in cadrul careia trebuie completat document de incasare, numarul si data acestuia, valoarea incasata efectiv, formula contabila (nota contabila) aferenta incasarii precum si o explicatie a acesteia. Vor mai apare informatii despre clientul documentului curent (sold, vanzari, incasari si creante) precum si o optiune de incasare prin CEC sau bilet la ordin. Pentru salvarea acestei incasari se apasa butonul de comanda <Salvare>. In acest moment in macheta Emitere facturi va fi afisata valoarea incasata iar prin apasarea butonului de comanda <Vizualizare incasari> vor putea fi vizualizate si eventual sterse incasarile afarente acestui document. Pentru ca notele contabile aferente documentului curent sa fie grupate si trimise catre un anumit tip de operatie contabila se selecteaza operatia contabila dorita din caseta cu lista derulanta Tip operatie contabila. Orice document de vanzare se salveaza prin apasarea butonului de comanda <Salvare> si se abandoneaza prin apasarea butonului de comanda <Iesire>.

Omikron Software International

- 83 -

2007

CAPITOLUL XI CASA, BANCA, ALTE MODURI DE PLATA SI INCASARE IN LEI SAU VALUTA
La selectarea din meniu a acestor optiuni va apare pe ecran o macheta in cadrul careia se selecteaza contul cu care se opereaza precum si data de la care se incep prelucrarile. Aceasta data este importanta doar pentru calculul si afisarea soldului de pornire la aceasta data, a contului selectat anterior. Pentru optiunea Contabilitate / Plati si incasari / Casa in lei caseta de text pentru specificarea contului cu care se opereaza va fi completata implicit cu contul 5311 urmand a se opta sau nu doar pentru analiticul acestui cont.

Macheta Casa in lei Pentru optiunea Contabilitate / Plati si incasari / Casa in valuta caseta de text pentru specificarea contului cu care se opereaza va fi completata implicit cu contul 5314 urmand a se opta sau nu doar pentru analiticul acestui cont.

Macheta Casa in valuta Pentru optiunea Contabilitate / Plati si incasari / Banca in lei caseta de text pentru specificarea contului cu care se opereaza va fi completata implicit cu contul 5121 urmand a se opta sau nu doar pentru analiticul acestui cont.

Macheta Banca in lei


Omikron Software International - 84 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Plati si incasari

Pentru optiunea Contabilitate / Plati si incasari / Banca in valuta caseta de text pentru specificarea contului cu care se opereaza va fi completata implicit cu contul 5124 urmand a se opta sau nu doar pentru analiticul acestui cont.

Macheta Banca in valuta Pentru optiunea Contabilitate / Plati si incasari / Alte moduri... caseta de text pentru specificarea contului va fi completata de catre utilizator cu respectivul cont cu care doreste sa opereze.

Macheta Incasari si plati prin alte moduri Operatiunile de plati si incasari se impart in trei mari categorii: plati catre furnizori (prin aceasta optiune se face cuplarea cu modulul de furnizori si permite efectuarea unei analize complexe a operatiunilor de livrari, plati, avansuri, compensari, cuplari avansuri) incasari de la clienti (prin aceasta optiune se face cuplarea cu modulul de clienti si permite efectuarea unei analize complexe a operatiunilor de vanzare, incasari, avansuri, compensari, cuplari avansuri) plati si incasari diverse care nu au referinta un partener special (client, furnizor) si nu necesita o urmarire complexa a acestora (plati salarii, impozite si taxe, comisioane bancare, viramente interne, decontari cu personalul etc.) Platile si incasarile diverse reprezinta de fapt note contabile simple cont debit = cont credit care pot fi efectuate si prin optiunea Note contabile diverse. Este foarte important de retinut ca orice plata care s-a facut prin optiunea Plata furnizor si orice incasare care s-a facut prin optiunea Incasari clienti nu trebuie niciodata modificata sau stearsa prin optiunea Modificare note contabile diverse. Platile efectuate catre furnizori se modifica din Contabilitate / Modificare plati incasari / Modificare plati si orice incasare de la client se modifica din Contabilitate / Modificare plati incasari / Modificare incasari. Daca platile si incasarile catre furnizori si clienti se fac prin optiunea Plati incasari diverse nu se va mai putea avea evidenta platilor si incasarilor la nivel analitic

Omikron Software International

- 85 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Plati si incasari

sau global (pe fiecare document in parte, pe fiecare client si furnizor in parte, per total parteneri).

Macheta Incasari si plati In cadrul machetei Incasari si plati trebuie selectat din caseta cu lista derulanta Document tipul de document prin care se efectueaza operatiunea dupa care se introduce numarul acestuia precum si data. Urmeaza a se stabili pe baza celor trei butoane de optiune Plati furnizori, Incasari clienti, Plati incasari diverse daca se efectueaza o plata sau o incasare. In functie de butonul de optiune selectat macheta Incasari si plati isi va modifica designul si elementele continute. In cazul selectarii optiunii Plati furnizori contul de plata va fi pus automat de catre program pe credit iar in cazul optiunii Incasari clienti contul de incasare va fi pus automat pe debit. In cazul in care se opteaza pentru Plati / incasari diverse contul va fi pus de catre utilizator pe debit sau pe credit. 11.1. Optiunea Plati furnizori Pentru inceput se alege furnizorul catre care se va face plata. Aici apare posibilitatea de a consulta situatia interactiva a furnizorului selectat, la data la care s-a introdus, prin apasarea butonului de comanda <Info furnizor>. Trebuie apoi stabilita categoria tipului de furnizor selectat. Urmatorul element care trebuie completat il reprezinta suma platita, aferenta documentului de plata introdus. In cazul in care s-a selectat alta valuta decat lei trebuie introdusa suma in valuta respectiva si cursul valutei la care se efectueaza plata. In cazul platilor efectuate in valuta si aferente unor documente emise tot in valuta, in mod normal cursul facturarii si cursul platii nu coincid. In acest caz programul
Omikron Software International - 86 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Plati si incasari

va calcula automat diferenta de curs valutar si va genera automat nota contabila aferenta (765 cont corespondent daca diferenta de curs este favorabila sau 665 daca diferenta de curs este nefavorabila). Aceste diferente de curs valutar vor fi afisate in toate situatiile aferente furnizorilor care emit facturi in valuta, avand rolul de reglare a soldurilor in lei. Urmeaza a se completa explicatia aferenta platii. Implicit programul va trece automat drept explicatie Plata furnizor selectat. In functie de dorinta utilizatorilor se selecteaza modul cum va fi efectuata plata, cum se va repartiza suma care se plateste pe documentele furnizorului selectat. Pe baza optiunii Mod plata pot aparea trei tipuri de repartizare a platii curente: automat, manual sau avans. Modul de plata automat Selectarea butonului de optiune Automat va avea ca efect repartizarea sumei curent introduse, in mod automat de catre program, tinind cont de ordinea cronologica facturilor furnizorului selectat avand o data mai mica sau egala decat cea a documentului de plata. Concret programul va repartiza suma introdusa in mod cronologic pe toate facturile aferente furnizorilor si cu o data mai mica decit a documentului de plata pana la epuizarea sumei introduse. In acest moment pot aparea trei cazuri de repartizare automata ale programului : 1. Se repartizeaza suma progresiv, epuizeaza toate documentele de plata ale furnizorului si restul ramas urmeaza a fi trimis ca avans. 2. Ramane un document platit doar partial . 3. Suma respectiva acopera integral un anumit numar de facturi. In cazul in care ramane o parte din suma care va fi trimisa in avans programul va cere simbolul contabil de avans. Acest avans poate fi cuplat ulterior cu un document sosit de la furnizor. Modul de plata manual In cazul platilor in regim manual dupa ce se apasa pe butonul de comanda <Salvare> va apare pe ecran o macheta sub forma unei liste cu toate documentele aferente furnizorului ramase neplatite sau partial platite si cu o data mai mica sau egala cu data platii. In cadrul acestei machete de repartizare manuala a platilor suma se va repartiza pe rand pe documentele selectate manual de utilizator. Pentru fiecare document in parte nu se poate depasi ca plata maximul de plata afisat de catre program, care reprezinta de fapt restul ramas de plata pentru documentul selectat. Dupa fiecare selectare a unui document din lista suma ce trebuie repartizata scade pana la epuizarea ei. Cat se plateste pentru fiecare document selectat se introduce in cadrul casetei de text Platit. Din cadrul acestei machete se poate trimite integral suma in avans in cazul in care nu s-au gasit facturile pe care sa se repartizeze suma sau suma partiala ramasa. Salvarea acestor repartizari se face cu ajutorul butonului de comanda <Salvare>. Modul de plata in avans In cazul in care se selecteaza ca optiune de plata direct avans programul va afisa deasupra contului corespondent pe credit mesajul Aleg contul de avans la salvare. In
Omikron Software International - 87 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Plati si incasari

momentul salvarii va apare o macheta de unde se poate selecta contul de avans din lista sau se poate tasta orice alt cont de avans in caseta de text Cont avans.

Macheta Repartizare avans Alte elemente ce trebuie completate in cadrul machetei de Incasari si plati sunt: contul corespondent pe debit (programul pune automat contul atasat furnizorului) tipul operatiei contabile in cazul in care contul corespondent pe debit este un cont de cheltuiala din clasa a 6-a se poate repartiza suma platita pe centre de cost si tipuri de cheltuieli. Tot in cadrul machetei de Incasari si plati apare un buton de comanda <Sold la > care permite aflarea in mod interactiv la data existenta a soldului final al contului din care se face plata. 11.2. Optiunea Incasari clienti Pentru inceput se alege clientul de la care se face incasarea. Aici apare posibilitatea de a consulta situatia interactiva a clientului selectat, la data la care s-a introdus, prin apasarea butonului de comanda <Info client>. Trebuie apoi stabilita categoria tipului de client selectat. Urmatorul element care trebuie completat il reprezinta suma incasata, aferenta documentului de incasare introdus. In cazul in care s-a selectat alta valuta decat lei trebuie introdusa suma in valuta respectiva si cursul valutei la care se efectueaza incasarea. In cazul incasarilor efectuate in valuta si aferente unor documente emise tot in valuta, in mod normal cursul facturarii si cursul incasarii nu coincid. In acest caz programul va calcula automat diferenta de curs valutar si va genera automat nota contabila aferenta (765 cont corespondent daca diferenta de curs este favorabila sau 665 daca diferenta de curs este nefavorabila). Aceste diferente de curs valutar vor fi afisate in toate situatiile aferente clientilor care emit facturi in valuta, avand rolul de reglare a soldurilor in lei. Urmeaza a se completa explicatia aferenta incasarii. Implicit programul va trece automat drept explicatie Incasare client selectat. In functie de dorinta utilizatorilor se selecteaza modul cum va fi efectuata incasarea, cum se va repartiza suma care se incaseaza pe documentele clientului selectat. Pe baza optiunii Mod incasare pot aparea trei tipuri de repartizare a incasarii curente: automat, manual sau avans.

Omikron Software International

- 88 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Plati si incasari

Modul de incasare automat Selectarea butonului de optiune Automat va avea ca efect repartizarea sumei curent introduse, in mod automat de catre program, tinind cont de ordinea cronologica facturilor clientului selectat avand o data mai mica sau egala decat cea a documentului de incasare. Concret programul va repartiza suma introdusa in mod cronologic pe toate facturile aferente clientilor si cu o data mai mica decit a documentului de plata pana la epuizarea sumei introduse. In acest moment pot aparea trei cazuri de repartizare automata ale programului : 1. Se repartizeaza suma progresiv, epuizeaza toate documentele de incasat ale clientului si restul ramas urmeaza a fi trimis ca avans. 2. Ramane un document incasat doar partial . 3. Suma respectiva acopera integral un anumit numar de facturi. In cazul in care ramane o parte din suma care va fi trimisa in avans programul va cere simbolul contabil de avans. Acest avans poate fi cuplat ulterior cu un document facturat catre client. Modul de incasare manual In cazul incasarilor in regim manual dupa ce se apasa pe butonul de comanda <Salvare> va apare pe ecran o macheta sub forma unei liste cu toate documentele aferente clientului ramase neincasate sau partial neincasate si cu o data mai mica sau egala cu data incasarii. In cadrul acestei machete de repartizare manuala a incasarilor suma se va repartiza pe rand pe documentele selectate manual de utilizator. Pentru fiecare document in parte nu se poate depasi ca incasare maximul de incasat afisat de catre program, care reprezinta de fapt restul ramas de incasat pentru documentul selectat. Dupa fiecare selectare a unui document din lista suma ce trebuie repartizata scade pana la epuizarea ei. Cat se incasaeaza pentru fiecare document selectat se introduce in cadrul casetei de text Incasat. Din cadrul acestei machete se poate trimite integral suma in avans in cazul in care nu s-au gasit facturile pe care sa se repartizeze suma sau suma partiala ramasa. Salvarea acestor repartizari se face cu ajutorul butonului de comanda <Salvare>. Modul de incasare in avans In cazul in care se selecteaza ca optiune de incasare direct avans, programul va afisa deasupra contului corespondent pe debit mesajul Aleg contul de avans la salvare. In momentul salvarii va apare o macheta de unde se poate selecta contul de avans din lista sau se poate tasta orice alt cont de avans in caseta de text Cont avans.

Macheta Repartizare avans


Omikron Software International - 89 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Plati si incasari

Alte elemente ce trebuie completate in cadrul machetei de Incasari si plati sunt: contul corespondent pe credit (programul pune automat contul atasat clientului) tipul operatiei contabile Tot in cadrul machetei de Incasari si plati apare un buton de comanda <Sold la > care permite aflarea in mod interactiv la data existenta a soldului final al contului in care se face incasarea. In cazul in care se introduce prin incasari un document ce contine TVA si care trebuie trimis in jurnalul de TVA de vanzari se poate folosi butonul de comanda <Trimite in jurnalul de TVA>. Aceasta macheta permite sa se completeze toate datele necesare trimiteri acestei plati in jurnalul de TVA de vanzari. Vor fi alese pe rand: clientul procentul de TVA modul de calcul al TVA-ului (aplicare sau extragere) contul aferent TVA-ului deductibil (eventual cu analitic). Pentru a genera nota contabila de TVA se apasa pe butonul de comanda <Genereaza nota contabila de TVA>. Programul afiseaza de asemenea in partea de jos a machetei si notele contabile rezultate din prelucrare. 11.3. Optiunea Plati / incasari diverse Prin intermediul acestei optiuni se efectueaza toate celelalte plati si incasari care nu tin de furnizori si clienti. In afara de elementele standard tip document, nr. document, data document, suma, explicatia operatiei trebuie precizat obligatoriu ce tip de operatie este operatia curenta: plata sau incasare. In functie de aceasta optiune contul de incasare sau plata se va muta pe credit sau pe debit urmand a se completa contul corespondent al platii sau incasarii. Toate celelalte optiuni raman a se prelucra asa cum s-a explicat mai sus pentru optiunea Plati furnizori sau Incasari clienti. In macheta Incasari si plati exista un buton de comanda <Jurnal note> care va afisa pe ecran toate operatiunile introduse in cadrul zilei curente, total incasari, total plati si soldul final. In cazul in care se doreste tiparirea direct pe formular tipizat de chitanta se folosteste butonul de comanda <Tiparire>. In cazul in care se introduce prin plati un document ce contine TVA si care trebuie trimis in jurnalul de TVA de cumparari se poate folosi butonul de comanda <Trimite in jurnalul de TVA>. Aceasta macheta permite sa se completeze toate datele necesare trimiteri acestei plati in jurnalul de TVA de cumparari. Vor fi alese pe rand: furnizorul procentul de TVA modul de calcul al TVA-ului (aplicare sau extragere) contul aferent TVA-ului deductibil (eventual cu analitic). Pentru a genera nota contabila de TVA se apasa pe butonul de comanda <Genereaza nota contabila de TVA>.
Omikron Software International - 90 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Plati si incasari

In cazul in care se introduce prin incasari un document ce contine TVA si care trebuie trimis in jurnalul de TVA de vanzari se poate folosi butonul de comanda <Trimite in jurnalul de TVA>. Aceasta macheta permite sa se completeze toate datele necesare trimiteri acestei plati in jurnalul de TVA de vanzari. Vor fi alese pe rand: clientul procentul de TVA modul de calcul al TVA-ului (aplicare sau extragere) contul aferent TVA-ului deductibil (eventual cu analitic). Pentru a genera nota contabila de TVA se apasa pe butonul de comanda <Genereaza nota contabila de TVA>.

Macheta Trimitere in Jurnal de TVA Programul afiseaza de asemenea in partea de jos a machetei si notele contabile rezultate din prelucrare. 11.4. Optiunea Modificare plati si incasari La selectarea optiunii Modificare plati sau Modificare incasari pe ecran va apare filtrul de cautare a platilor / incasarilor dorite. In functie de datele introduse in acest filtru pe ecran va apare o lista de plati / incasari care corespund filtrului respectiv. Utilizatorul poate deplasa cursorul pe oricare din aceste plati / incasari din lista avand doua posibilitati: sa afle detalii informative despre operatiunea respectiva (ce documente de referinta are, daca a fost avans sau nu, daca are sau nu diferente de curs valutar, nota contabila aferenta) sau sa stearga aceasta plata / incasare. O plata / incasare introdusa eronat se sterge si se introduce din nou.

Omikron Software International

- 91 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Plati si incasari

Macheta Modificare plati

Macheta Modificare incasari

Macheta Modificare plati

Macheta Modificare incasari

Omikron Software International

- 92 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Plati si incasari

11.5. Compensari intre parteneri

Macheta Compensari Aceasta macheta permite soldarea facturilor unui partener al societatii in care este in acelasi timp si furnizor si client. In cadrul machetei de compensari este necesara selectarea partenerului atat ca furnizor cat si ca client. Aceasta selectie se realizeaza cu ajutorul casetelor cu lista derulante Furnizor si Client. In urma selectarii partenerului furnizor sub caseta cu lista derulanta va apare o caseta cu lista cu toate facturile primite de la acest furnizor si inca neplatite. Lista de afisare a acestor facturi are capul de tabel compus din urmatoarele elemente: tipul, numarul si data documentului, valoare document, suma platita pentru documentul curent si restul de plata. Sub aceasta lista de documente va apare totalul datoriilor catre acest furnizor. Exact in aceasi structura se afla si toate informatiile referitoare la partenerul client selectat. Utilizatorul va trebui sa completeze data efectuarii acestei compensari si suma ce trebuie compensata. Pentru efectuarea propriu-zisa a compensarii trebuie apasat pe butonul de comanda <Efectuare compensare>. Compensarile intre parteneri se vor face document cu document. Nu este permis sa se efectueze printr-o singura compensare un document cu mai multe documente. Dupa apasarea butonului de comanda <Efectuare compensare> pe ecran va apare o macheta in care vor fi afisate datele informative ale documentelor ce urmeaza a se compensa. In aceasta macheta se poate introduce si numarul procesului verbal de compensare. Rolul acestei machete este de fapt de reverificare pana la efectuarea completa a compensarii.
Omikron Software International - 93 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Plati si incasari

Macheta Efectuare compensari In momentul apasarii butonului de comanda <Validare> programul va efectua automat operatiunea de compensare. Dupa efectuarea compensarii se va reveni in macheta principala de compensari unde se pot continua compensari intre partenerii selectati anterior. 11.6. Cuplare avansuri parteneri

Macheta Cuplare avansuri furnizori

Macheta Cuplare avansuri clienti


Omikron Software International - 94 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Plati si incasari

Aceasta macheta are rolul de a cupla avansurile partenerilor si prelucrate in optiunea Incasari si plati cu facturile primite ulterior de la acestia. Prima operatiune care trebuie efectuata in cadrul acestei machete este de a selecta partenerul pentru care se doreste efectuarea cuplarii de avansuri. Sub caseta cu lista derulanta de selectie a partenerului se gasesta caseta cu lista cu toate avansurile primite de la partenerul selectat pana la data inscrisa pe macheta. Sub aceasta lista se afla lista tuturor documentelor emise sau primite la / de la parteneri selectati si incasate / platite partial pana la data respectiva. Urmatoarea operatiune ce trebuie efectuata este selectarea din lista de avansuri avansul care se doreste a fi cuplat iar din lista de facturi neplatite / neincasate factura aferenta avansului. Pentru efectuarea cuplarii trebuie apasat butonul de comanda <Cupleaza avans>. Dupa apasarea pe acest buton de comanda pe ecran va apare o macheta de revalidare a cuplarii.

Macheta Efectuare cuplare avans

Macheta Efectuare cuplare avans Aceasta macheta face o sinteza a cuplarii ce trebuie efectuata, afisand partenerul selectat, data cuplarii, toate informatiile despre factura si avansul selectat si suma pentru care se face cuplarea. Pentru efectuarea cuplarii trebuie apasat butonul de comanda <Validare>. In acest moment programul va reveni in macheta initiala de cuplare avanuri.

Omikron Software International

- 95 -

2007

CAPITOLUL XII MIJLOACE FIXE


Modulul de mijloace fixe permite efectuarea tuturor operatiilor cu mijloace fixe ale unei societati, gestionand amortizarea si reevaluarea acestora si realizand totodata si legatura cu modulul de contabilitate pe baza notelor contabile de amortizare lunare sau a celor de iesire din inventar a mijlocului fix. Odata incarcate toate mijloacele fixe impreuna cu toate datele caracteristice, programul va sti sa efectueze descarcarile lunare de valoare pe baza amortizarii pana in momentul iesirii acestora din inventar. Macheta Mijloace fixe cuprinde in partea stanga o lista cu toate mijloacele fixe introduse. In partea dreapta, aferent fiecarui mijloc fix, in functie de mutarea cursorului in lista de mijloace fixe vor aparea o serie intrega de caracteristici.

Macheta Mijloace fixe Primul pas ce trebuie efectuat in pornirea prelucrarilor cu mijloacele fixe il reprezinta adaugarea de mijloace fixe. In acest moment apar doua posibilitati de adaugare: 1. Mijlocul fix exista in patrimoniul firmei si are deja o valoare amortizata si implicit luni de amortizare anterioare. 2. Mijlocul fix este achizitionat in luna curenta si urmeaza a fi amortizat incepand din luna urmatoare. Pentru ambele variante trebuie introdusa valoarea initiala de intrare a mijlocului fix (nu conteaza daca s-a amortizat si cat s-a amortizat) si perioda de amortizare exprimata in luni (nu conteaza daca exista deja luni amortizate) . Deosebirea intre cele doua variante consta in faptul ca pentru prima trebuie introdusa valoarea amortizarii anterioare aferente mijlocului fix si cate luni reprezinta aceasta amortizare. Aceasta optiune este similara cu introducerea soldurilor de pornire la furnizori si clienti.
Omikron Software International - 96 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Mijloace fixe

Macheta Adaugare mijloc fix Din punct de vedere al informatiilor care sunt cuprinse in macheta de adaugare a unui mijloc fix, fiecare element va necesita pentru introducerea lui o atentie deosebita. Primul element ce trebuie introdus il reprezinta denumirea mijlocului fix. Elementul imediat urmator este numarul de inventar. Acest numar de inventar este un cod unic atasat fiecarui mijloc fix in parte si poate fi generat in mod automat de catre program sau poate fi introdus manual de catre utilizator, in functie de configurarea facuta. Pe baza acestui numar de inventar programul efectueaza toate prelucrarile aferente unui mijloc fix, din momentul achizitionarii lui si pana in momentul iesirii din inventar. Urmeaza stabilirea incadrarii mijlocului fix in nomenclatorul prevazut de dispozitiile legale, in functie de care se stabileste perioada de amortizare legala. In cazul in care utilizatorul cunoaste incadrarea unui mijloc fix o poate tasta iar programul va verifica daca aceasta incadrare exista. In cazul gasirii acesteia, programul va afisa clasificatia mijlocului fix pe ecran si va completa in mod automat perioada de amortizare a mijlocului fix curent, exprimata in luni. In cazul in care clasificatia introdusa de utilizator nu exista, programul va atentiona acest lucru urmand a se reintroduce o clasificatie corecta. Cea mai simpla metoda de a introduce o clasificatie de mijloc fix si de a se completa in mod corect perioada de amortizare legala pentru un anumit mijloc fix este de a apela prin intermediul butonului de comanda <?> nomenclatorul de incadrari al mijloacelor fixe. In momentul apasarii butonului de comanda <?> pe ecran va apare o noua macheta care va contine o lista cu structura arborescenta de clasificari ale mijloacelor fixe. Initial pe ecran vor apare clasele principale de mijloace fixe (de la 1 la 9). In dreptul
Omikron Software International - 97 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Mijloace fixe

fiecarei clase care la randul ei contine alte subclase va apare semnul + cu ajutorul caruia pot fi afisate subclasele (ramurile) componente. In momentul in care nu va aparea semnul + in dreptul unei ramuri inseamna ca aceea este ramura finala. Daca o ramura a fost deschisa si au fost afisate elementele componente ale ei, in locul semnului + va apare semnul - care daca va fi apasat va avea ca efect restrangerea subramurilor componente.

Macheta Incadrare mijloace fixe Prin deplasarea cursorului pe elementele din cadrul listei, sub aceasta va fi afisata descrierea elementului pe care se afla pozitionat cursorul si, daca exista, va fi afisata durata de amortizare in ani. In cazul in care nu este afisata durata inseamna ca trebuie selectata o subclasa a clasei respective. Aceasta lista de incadrari mijloace fixe poate fi modificata si actualizata de catre utilizator prin meniul de configurare. Revenind la macheta Adaugare mijloac fix se va constata ca in acest moment s-a completat automat si al patrulea element al machetei Perioada amortizare exprimata in luni. Urmatorul element ce trebuie completat este Valoarea de achizitie. In aceasta caseta de text trebuie completata valoarea efectiva cu care a intrat mijlocul fix in inventar chiar daca acesta a fost amortizat anterior. Aceasta valoare este cea inscrisa pe documentul de intrare de la furnizorul de imobilizari. Urmeaza a se introduce data de intrare a mijlocului fix, data darii in folosinta a acestuia care in mod normal trebuie sa fie prima zi a lunii urmatoare (programul va completa singur aceasta valoare) si data amortizarii integrale care si ea va fi completata automat de catre program. In cazul in care mijlocul fix introdus nu este nou achizitionat si are deja o valoare amortizata aceasta trebuie introdusa impreuna cu numarul de luni in care s-a cumulat aceasta amortizare. Aceste doua elemente, amortizare anterioara si numarul de luni de amortizare anterioara, sunt necesare pentru a se stabili valoarea amortizata, valoarea ramasa de amortizat si numarul de luni ramase de amortizat. Pentru calculul ratei lunare de amortizare trebuie sa se apese pe butonul de comanda <Calcul rata amortizare>. In acest moment programul va calcula rata aferenta mijlocului fix si o va completa in rubrica Rata lunara de amortizare.
Omikron Software International - 98 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Mijloace fixe

Pentru ca un mijloc fix sa fie complet configurat este recomandat sa se completeze si datele suplimentare aferente lui, apasand butonul de comanda <Date suplimentare>. Pe ecran va aparea o macheta in care trebuie completat furnizorul de unde a fost achizitionat mijlocul fix, tipul documentului cu care a fost achizitionat, numarul documentului respectiv si data acestuia precum si numarul si data procesului verbal de receptie.

Macheta Date suplimentare mijloace fixe Revenind la macheta Adaugare mijloc fix, urmatorul element ce trebuie completat este locul de folosire. Aceasta caracteristica poate fi utilizata de catre program pentru gruparea mijloacelor fixe si pentru obtinerea diferitelor rapoarte aferente mijloacelor fixe. Informativ se poate completa si contul de gestiune din clasa 9 corespunzator mijlocului fix. Foarte importanta este completarea celor trei conturi atasate unui mijloc fix. Primul cont este cel de intrare a mijlocului fix (cont atasat) iar celelalte doua sunt de fapt contul debitor si cel creditor ce formeaza nota contabila de amortizare lunara. Cu ajutorul acestei note contabile de amortizare lunare, completand ca valoare rata de amortizare lunara, programul va tine evidenta contabila a fiecarui mijloc fix transferand totodata aceste note in modulul de contabilitate. In cazul in care se doreste trimiterea ratei de amortizare sub forma unei cheltuieli pe un anumit centru de cost, in cadrul structurii de costuri ale societatii curente, acest lucru se efectueaza folosind caseta de text Centru de cost. In momentul in care s-au salvat toate datele despre un mijloc fix acesta va fi integrat in lista de mijloace fixe existente. Datele care vor fi afisate de program in momentul in care cursorul se deplaseaza in lista de mijloace fixe sunt urmatoarele: denumire mijloc fix numar inventar si incadrare in nomenclator valoare de intrare si perioada de amortizare valoare reevaluata pana in luna curenta totalul valorii mijlocului fix data de intrare, de dare in folosinta si a amortizarii integrale amortizare anterioara si lunile de amortizare anterioare pana in momentul introducerii mijlocului fix in program ( daca este cazul) locul de folosire
Omikron Software International - 99 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Mijloace fixe

centrul de cost contul de gestiune, contul atasat mijlocului fix si formula contabila lunara de amortizare data inregistrarii in contabilitate informatii despre amortizare in luna curenta valoarea amortizarii si lunile amortizate valoarea ramasa si lunile ramase rata lunara de amortizare In dreptul casetei de text Amortizat apare un buton de comanda <?> care va afisa toate amortizarile efectuate impreuna cu valoarea si data efectuarii. Acest lucru este util deoarece in timp, rata de amortizare a unui mijloc fix poate suferi modificari de valoare. Pentru fiecare mijloc fix in parte exista un buton de comanda <Transfer mijloc fix> cu ajutorul caruia poate fi transferat un mijloc fix dintr-un loc de folosinta in altul.

Macheta Transfer mijloc fix intre subunitati De asemenea exista un buton de comanda <Reevaluare >cu ajutorul caruia se poate mari valoarea mijlocului fix prin adaugarea unui element component nou. Adaugarea acestui element este similara cu adaugarea unui mijloc fix. Prin efectuarea acestor adaugari, valoarea mijlocului fix va fi reevaluata, la fel ca si rata lunara de amortizare care la randul ei va fi recalculata. Rata de amortizare noua va fi calculata prin adunarea la valoarea ramasa a mijlocului fix a valorii noului element adaugat si impartirea acestei valori totale la numarul de luni ramase de amortizat. Pentru un mijloc fix se poate adauga un numar nelimitat de componente noi.

Macheta Reevaluare mijloc fix


Omikron Software International - 100 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Mijloace fixe

Tot aferent fiecarui mijloc fix exista un buton de comanda <Iesire din inventar> care permite prelucrarea iesirilor din inventar a mijloacelor fixe prin diverse metode: vanzare, casare, furt, disparitie sau alte motive. Odata iesit din inventar, pentru lunile urmatoare mijlocul fix nu va mai fi luat in evidenta. De asemenea, pentru operatiunile de iesire din inventar, programul va genera automat o nota contabila de iesire.

Macheta Iesire din inventar Pentru a se efectua amortizarea mijloacelor fixe se foloseste butonul de comanda <Amortizare>. In acest moment pe ecran va apare o noua machea cu urmatoarele optiunii: Amortizare directa totala, care va efectua amortizarea lunara si va genera note contabile pentru toate mijloacele fixe existente in luna curenta. Anulare amortizare directa totala care va anula toate amortizarile efectuate in luna contabila curenta. Amortizare, care va efectua amortizarea si nota contabila de amortizare doar pentru mijlocul fix pe care se afla cursorul pozitionat. Anulare amortizare, care va anula amortizarea lunara si notele contabile aferente mijlocului fix pe care se afla cursorul pozitionat.

Macheta Amortizare mijloace fixe In cazul in care se apasa butonul de comanda <Amortizare directa totala> si amortizarea a fost deja efectuata programul va atentiona acest fapt cerand o revalidare pentru refacerea amortizarii. In cadrul machetei de mijloace fixe deasupra listei de afisare exista doua butoane de asistenta: butonul de comanda <Ordonare> si butonul de comanda <Cauta>.

Omikron Software International

- 101 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Mijloace fixe

Primul buton de comanda permite schimbarea afisarii si a ordinii de afisare in carul listei de mijloace fixe in functie de numarul de inventar, denumirea mijlocului fix sau data de intrare. Al doilea buton de comanda va deschide o macheta cu un filtru foarte complex de cautare cu ajutorul caruia se va obtine o lista filtrata cu mijloace fixe care poate fi consultata, tiparita sau exportata ca fisier EXCEL. Aceasta optiune este foarte importanta pentru analiza mijloacelor fixe.

Cautare Cautare mijloace fixe Sub lista de mijloace fixe, aferent fiecarui mijloc fix, este afisat utilizatorul care l-a adaugat si data la care a fost adaugat. Tot aici mai este precizat utilizatorul si data la care a fost efectuata ultima modificare asupra acestui mijloc fix. In cazul in care un mijloc fix a fost introdus gresit si se doreste stergerea lui efectiva din program se apasa butonul de comanda <Sterge> (a nu se confunda cu butonul de comanda <Iesire din inventar>). Daca se doreste modificarea a anumitor informatii aferente unui mijloc fix se apasa pe butonul de comanda <Editare> si apoi <Salvare>.

Omikron Software International

- 102 -

2007

CAPITOLUL XIII TRANSFERURI SI CONSUMURI


13.1. Transferuri intre gestiuni

Macheta Transferuri intre gestiuni Macheta Transferuri intre gestiuni permite efectuarea transferurilor de elemente stocabile dintr-o gestiune in alta in cadrul unei luni. Modul de functionare si operare este identic cu cel al machetelor de furnizori sau clienti. In mod obisnuit documentul care sta la baza efectuarii acestor prelucrari este avizul de expeditie. Macheta contine urmatoarele elemente: tipul documentului de transfer numarul documentului de transfer data documentului de transfer un tabel in care se adauga pozitiile componente ale transferului respectiv Spre deosebire de celelalte machete precizate mai sus macheta de transfer va contine pe langa magazia de iesire a produsului si magazia de intrare a acestuia. Setarea notelor contabile aferente fiecarei pozitii de transfer se va face similar cu modul de selectie al acestora din macheta de furnizori sau clienti. Este important de retinut ca se poate transfera un anumit produs dintr-o anumita gestiune in cadrul unei noi gestiuni sub o alta denumire sau forma. Pentru fiecare optiune se pot stabili doua note contabile fiecare avand posibilitatea de setare de a fi sau nu in rosu (valori negative ale notelor contabile). In cadrul rapoartelor de stoc se pot observa modificarile intervenite in urma efectuarii de transferuri intre gestiuni (scadere sau urcare a nivelului de stoc) doar pentru cele doua magazii in parte. Per total societate la nivel de stocuri nu se schimba nimic.
Omikron Software International - 103 2007

CAPITOLUL XIV PRODUCTIE


14.1. Antecalculatie retetare Aceasta optiune permite stabilirea antecalculatiei pentru fiecare produs finit in parte precum si atribuirea manoperei de realizare a acestora. Prin aceasta se intelege stabilirea unui antecalcul aferent produsului finit si reprezentat prin materialele componente ce intra in alcatuirea produsului finit respectiv si stabilirea manoperei impreuna cu taxele salariale aferente si a cheltuielilor generale si de sectie necesare stabilirii pretului de productie final.

Macheta Prelucrare antecalculatii produse finite Pentru a se putea lucra cu macheta pentru antecalculatii trebuie in primul rand sa fie create produse finite (produse care au tipul de produs PF), sa fie create produse de tipul materiilor prime si materialelor si sa existe un retetar aferent produselor finite. In macheta de antecalculatie vor aparea in lista din partea stanga a machetei toate produsele finite existente ordonate iar in partea dreapta date informative despre acestea impreuna cu antecalculatiile corespunzatoare (daca au fost create). Pentru a se putea intra pe antecalculatia unui produs se apasa butonul de comanda <Actualizare antecalculatii>. In acest moment pe ecran va apare o macheta care va cuprinde toate antecalculatiile create pentru produsul curent la o anumita data si pentru o anumita magazie. Fiecare antecalculatie va fi caracterizata printr-un pret de productie.

Omikron Software International

- 104 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Productie

Macheta Lista antecalculatii definite In aceasta macheta se pot adauga noi antecalculatii cu ajutorul butonului de comanda <Adauga>. In cazul in care se doreste atasarea sau actualizarea unui retetar (materiale componente) unei antecalculatii, trebuie apasat butonul de comanda <Retetar>. Apasarea butonului de comanda <Retetar> va determina aparitia pe ecran a unei machete in cadrul careia se vor adauga toate materiile prime si materialele care intra in componenta produsului finit curent impreuna cu cantitatile si preturile corespunzatoare.

Macheta Actualizare retetar

Omikron Software International

- 105 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Productie

Dupa salvarea retetarului se poate stabili si manopera aferenta precum si restul de cheltuieli ce intra in cadrul pretului de productie. Acest lucru se poate realiza prin apasarea butonului de comanda <Tabel>.

Macheta Tabel productie In momentul in care s-au creat antecalculatii, in functie de data pentru care s-au creat, programul va sti automat, in orice moment, cate materiale s-au consumat pentru un anumit numar de produse finite realizate. Astfel pe baza rapoartelor de productie introduse si pe baza antecalculatiilor create se poate genera consumuri automate fie pe fiecare raport de productie in parte fie per total rapoarte de productie intr-o anumita perioada. Tot pe baza antecalculatiei se poate previziona cantitatea necesara ce trebuie sa se afle in stoc si cea care trebuie aprovizionata pentru realizarea unui anumit numar de produse finite.

Omikron Software International

- 106 -

2007

CAPITOLUL XV PERSONAL SALARIZARE


15.1. Prelucrare date personal Adaugarea salariatilor se poate realiza accesand optiunea Prelucrare date personal. Aceasta macheta ofera posibilitatea introducerii atat a datelor strict necesare pentru un salariat (nume, prenume, cnp, marca, tip incadrare, etc) cat si a multor alte date suplimentare (date nastere, adresa, studi, locuri de munca anterioare, etc.). Macheta de prelucrare date personal contine in partea stanga lista salariatilor existenti in baza de date. Initial aceasta lista va fi vida. Sub aceasta se afla butoanele de lucru Adaugare, Sterge, Editare, Iesire iar mai jos Cautare, Date suplimentare, Plecare. In partea dreapta a machetei se regasesc datele despre salariatul curent pozitionat in lista (cel in dreptul caruia de afla bara luminoasa): marca, nume, prenume, CNP, data angajare, tip incadrare, functia, locul de activitate, subactivitate si compartiment din care face parte, salariul tarifar, grupa de CAS si modul de calcul al salariului sau individual (regie/acord). Aceste campuri sunt doar o parte dintre cele care pot fi stocate referitor la o persoana. Restul datelor re pot introduce apasand butonul Date suplimentare. La prima intrare in aceasta macheta lista de personal va fi vida si butoanele vor fi dezactivate, exceptie facand butonul Adauga si Iesire. Primul dintre ele permite adaugarea unei noi persoane, iar celalalt iesirea din macheta. Macheta de adaugare persoana permite introducerea unui nou salariat in baza de date. Campurile ce apar sunt urmatoarele: marca, marca veche, nume prenume, CNP, sex, data angajarii, functia, tip angajare, locul de activitate, subactivitate si compartiment din care face parte, salariul tarifar, grupa de CAS si modul de calcul al salariului sau individual (regie/acord). Restul datelor se pot introduce apasand butonul Date suplimentare. De precizat ca acest buton este inactiv pana cand se introduc datele referitoare la marca, nume, prenume. Dupa introducerea datelor dorite se pot salva apasand butonul Salvare sau abandona apasand butonul Iesire. Marca unui salariat poate fi introdusa in doua moduri: automat sau manual (v. optiunea Configurare sin meniul de salarizare). Automat inseamna ca la fiecare nou salariat programul ii va genera automat marca incrementand cu unu cea mai mare marca introdusa. In aceasta varianta utilizatorul nu are acces la campul de marca din Adaugare persoana, acesta fiind inactiv si completat cu textul AUTOMAT. Varianta de introducere manuala a marcii ofera utilizatorului posibilitatea de a introduce marca la fiecare nou salariat introdus. In aceasta varianta campul de marca este activ si completat cu 0, utilizatorul putand introduce aici marca dorita. ATENTIE: campul de marca este numeric asa ca daca se opteaza pentru varianta manuala a marcii salariatului trebuie sa se tina cont de acest lucru. In cazul in care utilizatorul are salariatii deja marcati anterior cu o marca alfanumerica, la trecerea lor in acest program aceasta marca nu se va putea pastra. In aceasta situatie se recomanda generarea automata a marcii salariatului, iar marca alfanumerica folosita in trecut sa fie introdusa in campul marca veche. ATENTIE: INDIFERENT DE VARIANTA,O MARCA ODATA INTRODUSA PENTRU UN SALARIAT NU MAI POATE FI SCHIMBATA! In campurile nume si prenume se introduce numele si prenumele salariatului ce urmeaza a fi introdus. Aceste date trebuie sa fie conforme cu datele din cartea de
Omikron Software International - 107 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Personal salarizare

identitate a persoanei, cu precizarea ca ele pot fi modificate si ulterior daca este nevoie. In situatia in care se doreste introducerea initialei tatalui se recomanda introducerea acesteia in campul de nume, dupa numele persoanei. Campul de CNP permite introducerea codului numeric personal al salariatului ce urmeaza a fi introdus. De asemeni aceste date trebuie sa fie conforme cu datele din cartea de identitate a persoanei. De precizat ca aceste date sunt obligatorii pentru declaratiile lunare catre finante si pentru fisele fiscale. Spre deosebire de marca, codul numeric personal poate fi modificat (introdus) ulterior. Programul are incorporat o procedura de verificare a acestui cod numeric personal, procedura ce se poate activa din configurare. In situatia in care s-a activat aceasta procedura, la salvarea datelor despre salariat se va verifica corectitudinea codului numeric introdus. In cazul in care acesta este gresit va apare un mesaj de avertizare, utilizatorul alegand daca salveaza datele in acest fel sau nu. Exista variante in care acest cod numeric este gresit in cartea de identitate a persoanei, situatie in care nu exista alta solutie decat sa se salveze datele astfel avertizand salariatul asupra acestui lucru, el urmand sa isi rezolve aceasta problema la sectia de politie care a eliberat cartea de identitate. Pe masura ce persoana in cauza a rezolvat aceasta problema trebuie actualizat codul numeric introdus in baza de date pentru aceasta. ATENTIE: un cod numeric personal gresit introdus in bzada de date poate atrage dupa sine returnarea declaratiilor referitoare sa salarii. Sexul peroanei ce urmeaza a fi introduse poate fi ales dintr-o lista: M sau F. Mare atentie la introducerea acestui camp pentru ca se poate gresi foarte usor. Data angajarii reprezinta data la care salariatul ce urmeza a fi introdus a fost angajat la societatea curenta. De precizat ca salariatul va apare in state nu incepand cu acesata data ci cu luna curenta in care este pozitionat utilizatorul. Acesta precizare apare in dreptul campului de data angajare afisand textul Apare in state cu luna . Asta inseamna ca numai incepand cu aceasta luna se va regasi salariatul in lista de lichidare. Utilizatorul va trebui sa tina cont de acest lucru si se va pozitiona in luna dorita INAINTE de introducerea salariatului. ATENTIE: data angajarii nu poate fi mai mare dacat ultima zi a lunii curente, altfel programul va genera un mesaj de avertizare. Campul functia permite introducerea functiei salariatului in curs de introducere. Acest camp poate se incadreaza in grupa acelor campuri ce au atasata o procedura se selectie (furnizori, clienti, produse etc.). Exitsta o lista de functii (initial goala) la care utilizatorul poate adauga si din care poate selecta o functie pentru a o asocia salariatului curent. Aceasta lista poate fi accesata integral tastand ? in campul functie. Daca se tasteaza altceva programul va cauta in lista de functii daca exista cel putin una care are in denumirea sa succesiunea de caractere introdusa in campul functie. Daca exitsa o functie in lista perfect identica cu succesiunea de caractere introdusa de utilizatorprogramul va selecta automat aceasta functie si va trece mai departe. In cazul in care nu este gasita nici o corespondenta va apare un mesaj de avertizare Nu exista functia Adaugati ? utilizatorul putand adauga astfel o noua functie in lista. Daca se alege Nu la aparitia acestui mesaj caracterele introduse in campul functie vor fi sterse. In situatia in care sunt gasite una sau mai multe corespondente intre succesiunea de caractere introdusa de utilizator si lista de functii (dar niciuna perfect identica) va apare lista de functii astfel filtrata incat sa apara numai functiile care au acesta corespondenta. Din aceasta lista utilizatorul va putea selecta functia dorita. Fie in aceasta situatie, fie in situatia accesarii listei integrale de functii (tastand ? in campul functie) macheta de Selectie functie permite de asemeni adaugarea unei functii nou in lista. Acest lucru se poate face apasand butonul
Omikron Software International - 108 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Personal salarizare

Adauga. Va apare o alta macheta in care se va cere introducerea numelui functiei si a unui cod pentru aceasta. De precizat ca aceste date trebuie sa fie unice (sa identifice unic functia in lista). Butonul Salvare este inactiv pana cand nu se introduc aceste date. La salvarea noii functii programul va verifica existenta unei alte functii cu acelesi nume sau acelasi cod avertizand utilizatorul asupra acestui lucru. Butonul Abandonare inchide macheta de Adaugare functie fara nici o functie adaugata, programul revenind in punctul din care s-a apelat macheta de adugare. ATENTIE: campul functie din baza de date de personal nu mai poate fi schimbat din macheta de Prelucare date personal. Pentru aceasta se intra in procedura de date actualizare suplimentare salariat (butonul Date suplimentare) unde se va regasi campul functie inactiv si in dreptul lui un buton etichetat Lista functii cu ajutorul caruia se va putea actualiza functia detinuta de salariat. Aceste lucruri vor fi explicate pe larg in momentul in care se va explica macheta de prelucrare date suplimentare salariat. Tipul de angajare al salariatului poate fi: Permanent, Asigurat si Colaborator. utilizatorul va putea alege tipul dorit selectand unul dintre cele trei tipuri. De precizat ca, in cazul ultimului tip de angajare (colaborator) trebuie precizat daca acesta are contract de munca permanent la alta societate sa nu. Acest lucru se precizeaza bifand sau nu optiunea Are contract de munca in alta parte (aceasta optiune este activa numai in cazul in care tipul de angajare este setat colaborator). ATENTIE: bifand sau nu aceasta optiune se incadreaza intr-un tip de angajare sau altul salariatul care se introduce, modul de calcul al salariilor nefiind acelasi; colaboratorii fara contract de munca permanent de munca trebuie sa plateasca fond de CAS si somaj in plus fata de colaboratorii care au un contract permanent de munca. ATENTIE: TIPUL DE ANGAJARE AL UNUI SALARIAT NU POATE FI SCHIMBAT PE PARCURSUL UNUI AN FISCAL. DACA EXISTA SITUATII IN CARE UN SALARIAT ISI SCHIMBA TIPUL DE INCADRARE EL VA FI INTRODUS IN BAZA DE DATE DE TOT ATATEA ORI CAT ESTE NEVOIE AVAND LA SFARSITUL ANULUI TOT ATATEA FISE FISCALE (TIP FF1 SAU FF2). Daca un salariat are un alt contract de munca (permanent sau nu) in derulare sau incheiat pe parcursul anului contabil in curs, altul decat contractul curent de munca pe baza caruia este introdus in baza de date, pentru fisele fiscale trebuie precizat acest lucru. Acest fapt se realizeaza bifand sau nu optiunea Are alte surse supuse impozitului pe venitul global. ATENTIE: corectitudinea acestei setari se va regasi la generarea fisei fiscale pentru salariatul respectiv salariatilor care nu au alte surse de venit supuse impozitului global trebuind sa li se faca regularizarea impozitului global la locul de munca unde isi au fisa fiscala. Tot in acest loc se poate preciza daca salariatul in curs de introducere este pensionar sau somer. De precizat ca aceste optiuni sunt active numai in varianta in care tipul de angajare este Colaborator, iar ele conteaza in declaratia nominala de CAS. Programul permite gruparea salariatilor in cadrul aceleasi societati pe trei nivele: loc de activitate, subactivitate si compartiment. Pentru aceasta utilizatorul poate sau nu sa selecteze unul sau mai multe din aceste grupe de personal. Exista o lista pentru fiecare grupare in parte, lista care poate fi actualizata prin optiunile de Prelucrare locuri de activitate, Prelucrare subactivitati si Prelucrare compartimente din meniul Salarizare. Aceste optiuni vor fi detailate mai tarziu. In campurile respectiv etichetate Loc activitate, Subactivitate si Compartiment din macheta Adaugare persoana utilizatorul poate selecta, eventual introduce si apoi selecta nivelul de grupare al
Omikron Software International - 109 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Personal salarizare

salariatului in curs de introducere. Apasand cu mouse-ul pe sageata in jos a fiecarui camp in parte sau combinatia de taste ALT+SAGEATA JOS se deschide lista cu locurile de activitate, subactivitati sau compartimente existente (daca nu este vida). Din aceasta lista utilizatorul poate alege gruparea dorita. Daca se tasteaza un loc de activitate, subactivitate sau compartiment in campul corespunzator programul va verifica daca aceasta grupa exista identic in lista deja existanta. Daca da se trece mai departe, in caz contrar utilizatorul este avertizat ca nu exista gruparea dorita si daca doreste sa o adauge. Pe ecran va apare un mesaj de genul Nu exista locul de activitate (subactivitate, compartimentul) Adaugati ?. Raspunsul pozitiv al utilizatorului permite adaugarea acestei noi grupe in lista celor deja existente. Un raspuns negativ va restrictiona utilizatorul sa incadreze salariatul in grupa dorita (inexistenta in lista de altfel). Toate aceste date referitoare la grupa de personal se pot modifica ulterior fara restrictii, tinandu-se seama doar ca modificarea lor se va opera doar asupra lunii curentenu si asupra celor anterioare sau ulterioare (existente). Mai simplu, daca o persoana trece de la un loc de activitate, subactivitate sau compartiment la altul actualizarea acestor date se va face incepand cu luna curenta, pentru lunile anterioare el regasindu-se la vechea grupare. Campul etichetat Salariul tarifar permite introducerea salariului tarifar deincadrare pentru salariatul in curs de introducere pentru prima luna in care apare in statele de plata. Acest camp nu este obligatoriu sa fie introdus si binenteles el poate fi modificat dupa cum se doreste. Grupa de C.A.S. este campul in care utilizatorul poate incadra salariatul in curs de introducere. Exista 3 grupe de cas in functie de procent: 35,40,45 (aceste procente sunt configurabile v. optiunea Configurare din meniul Salarizare); implicit fiind 35. In functie de aceasta incadrare salariatului i se va opri pe stat o suma mai mare sau mai mica din acest procent (mai exact 1/3 din el) iar firma va plati restul de 2/3. Acest camp este inactiv in cazul persoanelor incadrate in tipul de angajare Colaborator cu precizarea ca au contract de munca permanent in alta parte. Urmatoarele campuri permit stabilirea midului de calcul al salariului realizat pentru persoana in curs de introducere. Exista 3 moduri de calcul: regie, acord ore si acord zile. Formulele de calcul pentru salariul tarifar realizat, pentru fiecare mod, sunt urmatoarele: 1. Mod regie: plecand de la salariul tarifar de incadrare, nr. de ore lucratoare ale lunii (trecerea de la nr. de ore lucratoare/lucrate la nr. de zile lucratoare/lucrate se face cu ajutorul valoarii introdusa in campul etichetat Nr. de ore/zi implicit 8 ore pentru permanenti si 3 ore pentru colaboratori), nr. de ore lucrate de catre salariat in luna, rezulta:

salariul tarifar de incadrare salariul tarifar relizat = -------------------------------------- * nr. de ore lucrate nr.ore lucratoare din luna 2. Mod acord ore: plecand de la salariul tarifar de incadrare, valoarea acordului in ore, nr. de ore lucrate de catre salariat in luna, rezulta: salariul tarifar de incadrare salariul tarifar relizat = -------------------------------------- * nr. de ore lucrate valoare acord ore

Omikron Software International

- 110 -

2007

Manual de utilizare Omi Kont

Personal salarizare

3. Mod acord zile: plecand de la salariul tarifar de incadrare, valoarea acordului in zile, nr. de zile lucrate de catre salariat in luna, rezulta:
salariul tarifar de incadrare

salariul tarifar relizat = -------------------------------------- * nr. de zile lucrate valoare acord zile La finalul campurilor de date se regasesc 3 butoane: Date suplimentare, Salvare si Iesire. Butonul Date suplimentare ofera utilizatorului posibilitate de a adauga date suplimentare despre salariat, butonul Salvare inregistreaza in baza de date noul salariat cu datele introduse pana in acel moment, iar butonul Iesire abandoneaza operatia de adaugare salariat si revine in macheta de Prelucrare date personal. Datele suplimentare despre salariat se pot introduce grupat in 3 machete distincte. Ordinea lor se aseamana cu ordinea fireasca dintr-un curriculum vitae. In partea de sus a fiecareai machete re vor regasi scrise numele, prenumele, marca si marca veche pentru salariatul curent. Prima macheta permite introducerea datelor personale referitoare la salariat: data, locul si judetul nasterii, numele parintilor, sexul, starea civila, religia, date buletin, cetatenia, originea (etnia), adresa. Campurile Religia, Cetatenia si Originea permit selectia unei valori dintr-o lista predefinita sau alegerea variantei ALTA, in aceasta situatie trebuind precizata valoarea exacta in spatiul gol din dreptul campului. Tot inaceasta macheta se regaseste un buton etichetat Situatie militara (activ numai incazul in care sexul este M) care permite introducerea datelor referitoare la stagiul militar al salariatului. Prin apasarea acestui buton se deschide o alta macheta numita Situatie militara in care se pot introduce urmatoarele date: tipul stagiului militar (satisfacut, nesatisfacut, inapt), seria si nr. livretului, nr. specialitatii militare, gradul militar in rezerva, centrul militar unde este luat salariatul in evidenta si perioada satisfacerii stagiului militar (unde este cazul). Butoanele Salvare sau Iesire permit salvarea sau abandonarea acestor date si revenirea in macheta de date suplimentare. Tot in aceasta prima macheta de Date suplimentere salariat se poate atasa la inregistrarea in baza de date a salariatului si fotografia acestuia. Apasand butonul Selecteaza din dreptul chenarului etichetat Fotografie se poate alege fisierul ce contine fotografia persoanei. acest fisier trebuie sa fie in unul din formatele de fisier grafic obisnuite (BMP, JPG sau GIF). Utilizatorul trebuie sa caute acest fisier pe discurile calculatorului sau in retea, odata gasindu-l sa apese butinul Ok. De asemeni programul permite utilizatorului sa sterga din baza de date fotografia persoanei, acet lucru putandu-se face prin apasarea butonului Anuleaza din macheta Date suplimentare salariat. Toate machetele de date sumplimentare sunt prevazute cu un grup de 4 butoane: Inapoi, Inainte, Salvare si Iesire. Primele doua butoane permit navigarea intre machetele de intordicere date suplimentaresalariat (Inapoi se intoarce la macheta imediat anterioara, Inainte trece la macheta urmatoare daca exista). Butonul Salvare inregistreaza toate datele introduse pana in acel moment in baza de date (indiferent prin care macheta de date suplimentare). De precizat ca nu este nevoie sa se apese acest buton pentru a se trece de la o macheta de date suplimentare la alta; in urma apasarii lui toate machetele de date suplimentare se inchid si se revin in locul din care a fost lansat procesul de introducere date suplimentare salariat (butonul Date suplimentare).
Omikron Software International - 111 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Personal salarizare

Trecerea de la o macheta de date suplimentare la alta se realizeaza cu ajutorul primelor doua butoane (Inapoi respectiv Inainte) butonul Salvare inregistrand toate datele in baza de date, indiferent daca ele se regasesc in macheta curent activa pe ecran sau nu. ATENTIE: Exceptie de la regula fac toate celelalte machete care se lanseaza din cadrul uneia din machetele de date suplimentare salariat (de ex. Situatie militara, Lista functii, Lista studii) pentru care butonul Salvare functioneaza individua, adica odata apasat actualizarea este facuta in baza de date fara a mai fi necesara apasarea butonului Salvare din macheta principala de date suplimentare salariat, si indiferent daca macheta de date suplimentare salariat este inchisa prin salvare sau Iesire. Tot o exceptie de la regula face si procedura prin care este ales fisierul ce contine fotografia persoanei odata aleasa aceasta fotografie ea este salvata in baza de date. A doua macheta de introducere date suplimentare salariat permite introducerea de date referitoare la studiile efectuate, profesia, incadrarea persoanei in munca. Campurile ce se pot completa sunt: nivelul de studii, profesia, specialitatea, tipul de contract (determinat sau nedeterminat), data semnarii contractului, obiectul si perioada determinarii contractului (unde este cazul), tipul persoanei (direct sau indirect), categoria (ingineri, maistri, muncitori, tesa etc.), gradul de calificare (calificat sau necalificat), grupa (1,2,3,4,5,6 sau SPECIAL), seful direct, centrul de cost asociat salariatului. Toate aceste campuri sunt in mare parte folosite in rapoartele de analiza care pot fi accesate din meniul Analiza optiunea Analiza personal-salariazare. Majoritatea acestor campuri sunt de tip selectie din lista, exceptie facand campurile de tip data sau text simplu (de ex. obiectul determinarii contractului). Acolo unde campurile sunt de tip selectie din lista toate aceste liste sunt cu valori fixe, valori ce se for regasi pe machetele din Analiza personal-salarizare. Campul etichetat Sef direct permite asocierea pentru salariatul curent a salariatului imedit superior pe scara ierarhica. Exista in meniul Analiza personal-salarizare un raport special ce genereaza organigrama in cadrul societatii pe baza acestor date introduse. Selectie sefului direct se fac fie introducand marca acestuia (acolo unde se cunoaste), fie numele-prenumele sau o parte din el, fie selectand persoana din lista (tastand ?). In cazul in care se introduce o marca sau un nume inexistent programul va avertiza asupra acestui lucru. Centrul de cost asociat salariatului este necesar a fi introdus numai in cazul in care se doreste trimiterea tuturor cheltuielilor cu salariile aferente salariatului respectiv pe un centru de cheltuiela distinct fata de alti salariati si va fi activat numei in cazul in care se va preciza acest lucru in configurare analiza. Colectarea tuturor acestor cheltuieli se va face prin optiunea Generare note contabile salarii din meniul Salarizare si se poate face individual pentru fiecare salariat sau pe nivele de grupare (loc activitate, subactivitate sau compartiment). Pentru mai multe detalii consultati optiunea Generare note contabile salarii din meniul Salarizare. In cadrul acestei machete apar si unele butoane diferite ce grupul de 4 din subsol. Butonul Lista studii deschide o alta macheta numita Lista studii urmate in care se vor preciza cronologic studiile efectuate de catre salariat (din anul si luna, pana in anul si luna, studiile urmate si observatii). In cadrul acestei machete, butonul Adauga va adauga o noua lunie in lista de studii, butonul Stergere va sterge o linie, butoanele Salvare si Iesire salvand sau abandonand datele introduse si revenind in macheta Date suplimentare salariat. Butonul Locuri munca anterioara deschide la randul lui o alta macheta in care de pot introduce date referitoare la experienta in munca a salariatului (unitatea/firma, perioada, functia detinuta si motivul plecarii). La randul ei aceasta macheta are
Omikron Software International - 112 2007

Manual de utilizare Omi Kont

Personal salarizare

butoanele Adauga, Stergere, Salvare si Iesire cu functiile binecunoscute. ATENTIE: pe baza acestor date se calculeaza vechimea in munca a salariatului, vechime care este afisata (si inactiva) pe macheta Date suplimentare salariat si Prelucrare date personal. Butonul Date carte munca ofera posibilitatea de a introduce datele generice din cartea de munca a salariatului, mai exact seria si numarul cartii de munca, data emiterii si firma emitenta. Butonul Lista functii deschide o alta macheta in care se vor putea introduce in ordine cronologica functiile detinute de catre salariat in cadrul societatii curente. Utilizatorul precizeaza data la care s-a efectuat schimbarea incadrarii in functie, schimbarea efectiva a functiei si noua fisa a postului pentru salariat. In cazul in care s-a precizat o functie odata cu adaugarea salariatului in macheta Adaugare persoana aceasta se va regasi printre liniile listei de functii detinute avand ca data de plecare data angajarii. In momentul cand se va cere functia unui salariat programul va oferi functia detinuta incapand cu data cea mai mare pana in data superioara a lunii curente. La randul ei aceasta macheta are butoanele Adauga, Stergere, Salvare si Iesire cu functiile binecunoscute. ATENTIE: Asa cum s-a mai precizat toate aceste machete prezentate mai sus, care se lanseaza din macheta Date suplimentare salariat au butonul Salvare independent de cel similar al machetei de date suplimentare, adica salvarea datelor se va efectua indiferent daca utilizatorul va alege Salvare sau Iesire din macheta Date suplimentare salariat. A treia macheta de introducere date suplimentare salariat (si ultima) permite introducerea de date referitoare la posesia unui eventual permis de conducere mentionand categoriile si alte date grupate intr-un camp de general de observatii. In aceasta macheta butonul Inainte este inactiv, asta mentionand ca este ultima macheta din cadrul celor ce permit introducerea de date suplimentare pentru salariat, asa cum in prima macheta butonul Inapoi este inactiv. Salvarea tuturor acestor date suplimentare se poate face din oricare din cele 3 machete de introducere date suplimentare, asa cum s-a mai precizat, salvandu-se toate datele odata si revenind la butonul Date suplimentare de la care s-a plecat.

Omikron Software International

- 113 -

2007