Universitatea: SPIRU HARET Bucureti Facultatea: tiine Juridice i Administrative - Braov Master: Studii europene de administraie public local

l Disciplina: Management European

PROIECT

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

Masterand: Deaconescu Ceauescu Rozin Februarie 2009

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

1. Scurte consideraii privind programele i proiectele finanate de UE 2. Planificarea unui ciclu de proiect cu finanare extern 3. Managementul implementrii proiectelor cu finanare din fondurile
structurale
3.1 Responsabilul de proiect manager i lider 3.1 Echipele de proiect 3.3 Activiti desfurate de echipa de proiect n faza de implementare 3.4 Metode i tehnici de rezolvare a problemelor n cadrul echipelor de proiect 4. Concluzii ce deriv din practica implementrii i monitorizrii proiectelor de

dezvoltare local cu finanare din fondurile structurale 5. Repere bibliografice 6. Modele fia postului.

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

1. Scurte consideraii privind programele i proiectele finanate de UE

ncepnd cu 1957, atunci cnd proiectul unei Uniuni Europene s-a definitivat din perspectiv economic, politica regional a devenit un element indispensabil construciei europene. n acest context statele fondatoare le Comunitii Europene si-au propus nfptuirea acestor deziderate pentru a elimina decalajele existente ntre diferitele regiuni ale statelor membre i pentru a reduce ntrzierea regiunilor mai puin favorizate. Dac la nceput de politica de dezvoltare regional se ocupau cteva structuri i compartimente abilitate din cadrul Comisiei Europene, dup intrarea n vigoare a tratatului de la Maastricht (1993), politica de dezvoltare regional capt o nou dimensiune. Spre deosebire de anii 1975, cnd fondurile structurale constituiau ceva mai puin de 5% din cheltuielile Uniunii Europene, n perioada bugetar 2007-2013 acestea constituie aproximativ 40%. Pentru a atinge standardele de dezvoltare ale UE noile state membre, precum i statele candidate, beneficiaz de asisten tehnic i financiar din partea instituiilor UE1 n domenii pentru care nu exist resurse financiare suficiente, accesibile n mod curent, sau n domenii unde exist o nevoie de resurse mai mare dect disponibilitile. n vederea implementrii politicii de dezvoltare regional Uniunea European a nfiinat urmtoarele instrumente financiare: - Fonduri de pre-aderare2: - programele PHARE au ca scop sprijinirea rilor n curs de aderare, pentru pregtirea integrrii n UE - programul SAPARD ofer asisten n procesul de pregtire a aderrii n domeniile dezvoltrii rurale i agricole; - fondurile ISPA utilizate doar pentru finanarea unor proiecte de anvergur din domeniul mediului nconjurtor sau infrastructurii. Dup aderare ISPA este nlocuit cu fondul de coeziune. - Fonduri dup aderare: - fondurile structurale3 - sunt gestionate de Comisia European i au ca destinaie:

Mai multe detalii n Claudia Ionescu, Nicolae Todera, Europa Mea-Politica de dezvoltare regional, Edit. Tritonic, Bucureti, 2007 2 Pentru detalii: http://europa.eu.int/comm/ 3 Vezi: www.fonduri-structurale.ro

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

- promovarea dezvoltrii i ajustrii structurale a regiunilor a cror dezvoltare a rmas n urm; - sprijinirea adaptrii i modernizrii educaiei, instruirii ocuprii forei de munc; - sprijinirea transformrilor economice i sociale a domeniilor care se ocup cu dificulti structurale; - Fondul de coeziune statele membre au acces la acest fond doar n condiiile n care PNB/locuitor se situeaz sub 90% din media Comunitii. Toatele statele ce au obinut recent statutul de membru se situeaz sub aceast medie. Valoarea finanrii acordate prin intermediul Fondului de coeziune variaz ntre ntre 80% i 85% din valoarea total a proiectului, nefiind acceptate proiecte cu o valoare mai mic de 10 mld. Euro. Principalele sfere de aciune ale Fondului sunt: - n sfera transporturilor: transportul feroviar, rutier, apele teritoriale, transportul aerian civil, transportul combinat; - n sfera proteciei mediului: reducerea polurii atmosferice, protecia apelor de suprafa i freatice mpotriva polurii, asigurarea rezervei de ap potabil, gestionarea optim a apelor reziduale, evacuarea deeurilor; Pentru rile recent aderate, precum Romnia i Bulgaria, accesul al Fondurile Structurale a nceput n 2007. Romnia va beneficia de circa 28 30 miliarde euro din partea Uniunii Europene n perioada 2007 2013, cea ce nsemn c vor trebui cheltuii zilnic, n medie 8,5 milioane de euro. Fondurile Structurale contribuie la realizarea obiectivelor ale Politicii de Coeziune a UE prin implementarea Programelor Operaionale, acestea din urm fiind elaborate la nivel naional. Unul dintre Programele Operaionale romneti agreate cu Uniunea European este Programul Operaional Regional din Romnia (POR), ce este finanat prin unul dintre Fondurile Structurale ale Uniunii Europene - Fondul European de Dezvoltare Regionala (FEDR). Bugetul total alocat POR este de aproximativ 4,4 miliarde euro in primii 7 ani dup aderare (2007-2013). Finanarea UE reprezint aproximativ 84% din bugetul POR. Restul provine din fonduri naionale, cofinanare publica (14%) si cofinanare privata (2%). Distribuia fondurilor se realizeaz pe axele prioritare ale Programului Operaional Regional. Fiecare ax prioritar are alocat un anumit buget si cuprinde un numr de domenii cheie de intervenie care urmresc realizarea unor obiective de dezvoltare.1 n cazul Fondurilor Structurale i de Coeziune, finanarea UE este primit retroactiv, adic pe principul rambursrii, numai dup ce beneficiarul demonstreaz c a pltit deja pentru cheltuieli eligibile ale proiectului. Acest mecanism al plilor retroactive face ca beneficiarii finali ai finanrii, s suporte n totalitate riscul financiar al pierderi banilor alocai proiectelor, datorit realizrii de cheltuieli neeligibile sau a nclcrii regulilor n concluzie, aceste fonduri vor trebui gestionate eficient i de aceea este deosebit de important rolul echipei manageriale din cadrul instituiilor publice care se ocup de implementarea
1

Mai multe detalii n http://www.inforegio.ro

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

propriu zis a proiectelor de dezvoltare regional la nivelul comunitilor locale att din mediul urban ct i cel rural.

2. Planificarea unui ciclu de proiect cu finanare extern

Pentru proiectele cu finanare extern obiectivele sunt stabilite de echipa de proiect n conformitate cu direciile considerate prioritare de ctre autoritile regionale sau locale , bugetul nu este variabil i timpul este o constrngere. Ca urmare, obiectivele trebuie stabilite cu mare atenie, fie ele cantitative sau calitative, pe termen lung sau scurt.1 Modul n care proiectele sunt planificate i realizate, urmrete o succesiune de etape, ncepnd cu o strategie agreat, care conduce la ideea de realizare a unei aciuni, care este, apoi, formulat, implementat i evaluat n vederea mbuntirii strategiei i a viitoarelor aciuni. Cele ase etape al unui ciclu de proiect sunt: 1. Programarea n aceast faz se analizeaz situaia la nivel naional i sectorial, pentru a identifica problemele, constrngerile i oportunitile pe care cooperarea (de ex: Romnia i UE) le-ar putea ntmpina. Scopul este acela de a identifica i agrea obiective i prioriti comune pentru cooperare si/sau dezvoltare (programe ce vor fi sprijinite financiar). => Documente ale strategiei de ar. 2. Identificarea n cadrul structurii stabilite prin Strategia Naional, sunt analizate problemele, nevoile i interesele posibililor stakeholderi, ( beneficiari i ali factori implicai). Acum se iau deciziile cu privire la relevana fiecrui proiect n parte i asupra ideilor care se vor dezvolta n faza urmtoare. => Studiul de pre-fezabilitate. 3. Formularea ideile relevante de proiect se dezvolt n planuri de proiect. Beneficiarii si ali stakeholderi trebuie s participe activ la detalierea ideii de proiect. Dup aceast analiz se va lua decizia dac se va formula o propunere formal de finanare i de ctre cine. => Studiu de fezabilitate, draft ( schi ) a propunerii de finanare. 4. Finanarea propunerile de finanare sunt analizate de autoritatea competent i se ia decizia dac propunerea va fi finanat sau nu. Se semneaz un document legal (contract) ntre organizaia finanatoare si beneficiarul finanrii prin care se agreeaz condiiile de implementare. => Propunerea de finanare, Contractul de finanare. 5. Implementarea n aceast faz proiectul este executat efectiv, resursele sunt utilizeaz pentru asigurarea scopului proiectului. Se organizeaz licitaii pentru asistent tehnic, servicii sau bunuri. n timpul implementrii se vor face evaluri periodice privind progresele fcute mpreun cu coreciile necesare. => Rapoarte de monitorizare, planuri de lucru .

Daniela Elena tefnescu, Managementul Proiectelor Europene, Edit. Fundaiei Romnia de Mine, Buc, 2006.

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

6. Evaluarea se analizeaz ce s-a realizat prin proiect i ce lecii pot fi nvate. Evaluarea trebuie sa duc la decizia de a continua, modifica sau oprii un proiect precum i pentru a mbuntii designul proiectelor i programelor viitoare. Poate fi fcut pe durata implementrii, la final sau ulterior. => Rapoarte de evaluare

3. Managementul implementrii proiectelor cu finanare din fondurile structurale

Eficacitatea unui sistem de implementare este esenial pentru: livrarea rezultatelor proiectului, realizarea scopului i contribuirea efectiv la obiectivul general al proiectului; gestionarea resurselor disponibile n mod eficient; monitorizarea i raportarea progreselor. trebuie rezolvat pentru a crea un sistem funcional este cea a

Prima problem care

managementului proiectului. Managementul proiectului are sarcina dificil de a stabili suficiente controale pentru a asigura c proiectul rmne pe calea stabilit n vederea atingerii obiectivelor propuse. Premisa major a managementului proiectelor cu finanare din fondurile structurale este organizarea propriu-zis a proiectelor:1 - mprirea proiectului pe faze, activiti i sub-activiti; - numirea unor responsabili; - alocarea resurselor; - elaborarea fielor de monitorizare pentru activiti; - elaborarea i actualizarea continu a unui grafic de programare a activitilor (i subactivitilor); - elaborarea unui plan de monitorizare 3.1 Responsabilul de proiect manager i lider n mod tradiional, un proiect de organizare este ncredinat unui responsabil investit cu o misiune neleas, al crui rol poate fi definit n diferite moduri, dar ntotdeauna acesta implic controlul asupra problemelor tehnice care apar i n plus, s fac fa exigenelor pe care le implic conducerea. A coordona un proiect de o complexitate foarte mare, aa cum este cazul proiectelor cu finanare extern, cu tehnici variate, echip numeroas, durat mare, buget ridicat, aduce cu sine necesitatea de a lua decizii rapide i corecte. Abilitile de prelucrare a datelor reprezint, deci unul dintre instrumentele eseniale pe care trebuie s le dein managerii de proiect.2
1

British Embassy Bucharest, Elaborarea i implementarea proiectelor pentru administraia public local, finanabile din fonduri europene., Modul 4, Managementul implementrii proiectelor finanate de UE. 2 Daniela Elena tefnescu, Managementul proiectelor europene, Edit. Fundaiei Romniei de Mine, Buc.2006, pag.122

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

n general managerii de proiect sunt persoane desemnate cu autoritatea de a permite celorlali s-i ndeplineasc activitile n mod eficient, care gestioneaz utilizarea resurselor (oameni, materiale, echipamente) i care, de asemenea, sunt responsabili de rezultatele muncii. Fa de aceste abiliti tehnice, n ultimul deceniu ns, se acord o tot mai mare atenie orientrii managerilor spre obinerea de rezultate mai bune n leadership. Leadership-ul reprezint o caracteristic pe care toate organizaiile doresc s o regseasc n ultima perioad de timp la managerii lor. Unii specialiti din domeniu consider c manager i lider sunt termeni sinonimi i i folosesc n mod alternativ. ns, leadership-ul i managementul reprezint de fapt dimensiuni distincte ale persoanelor din conducere: leadership-ul reprezint capacitatea de a determina oameni s acioneze. Managerul, n schimb, este individul care asigur atingerea obiectivelor organizaionale prin planificare, organizare i orientarea muncii ctre finalitate. Prin urmare, o persoan poate fi un manager eficient fr a avea capacitile unui lider. Liderii au ncredere n propriile fore i genereaz ncredere celorlali. n preajma adevrailor lideri, angajaii se simt mai competeni i gsesc munca mai interesant. Leadership-ul se afl n relaie direct cu capacitatea de a influena comportamentul oamenilor. Ambele roluri sunt eseniale, dar profund diferite.1 n practica managementului public romnesc este destul de dificil n a gsi un lider ideal, att cu competene tehnice ct i cu abiliti manageriale desvrite. Bineneles, se pune un foarte mare accent pe instruire pentru ca un responsabil s-i acopere progresiv lacunele, dar necesitile proiectelor cu finanare extern sunt nelimitate nct exist n permanen riscul ca o operaiune de o asemenea amploare s poat eua din cauza incompetenei. Acest impediment se poate rezolva mult mai eficient prin satisfacerea aptitudinilor cerute sub o form colectiv i nu de o singur persoan. Un astfel de rezultat se poate obine prin dou abordri conjugate: - pe de o parte delegnd responsabiliti n cadrul echipei. Aceast delegare bine aplicat confer efului de proiect posibilitatea de a se afirma n cadrul colectivului, rspunznd corect i rapid ateptrilor, i aducnd celorlali membrii ai echipei o mai mare satisfacie, lsndu-i s ndeplineasc sarcini mai ntinse i mai variate; - pe de alt parte organiznd o confruntare sistematic ntre efii de proiecte, att n interiorul ct i n exteriorul instituiei. Trebuie organizate ntlniri frecvente ntre responsabili, favoriznd schimburile de experien pentru gsirea unor idei utile n scopul depirii unui numr mare de dificulti practice. n acest context trebuie subliniat importana comunicrii, care este vital pentru reuita unui proiect de implementare; aceasta trebuie fie s fie formalizat oficial ( documente contractu1

Liderii sunt

oameni care fac lucrurile care trebuie; managerii sunt oameni care fac lucrurile cum trebuie.

Mai multe detalii n Viorel Cornescu i alii, Management - de la teorie la practic, Note de curs, Universitatea din Bucureti, 2004

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

ale, edine de lucru, rapoarte. etc), sau informal (discuii de cafea). Un ef de proiect se simte adesea destul de singur i are un sentiment confuz c pierde timp pentru a reinventa pe cont propriu soluii pe care alii le-au descoperit naintea lui1 3.1 Echipele de proiect Implementarea tuturor activitilor proiectului trebuie s fie realizat cu ajutorul echipei manageriale de proiect, cu membri numii din cadrul solicitantului i ai partenerilor acestuia. n mare parte, eficiena sau ineficiena echipei manageriale se datoreaz componenei acesteia. De aceea, ea trebuie sa fie alctuit cu mare sim de rspundere. Se recomand ca numrul membrilor s nu fie prea mare, s fie atrai salariai exceleni i de aciune capabili s influeneze pozitiv i mobilizator pe colaboratori. Ei trebuie s posede capacitatea de a se orienta cu uurin n probleme dificile, s aib o nalt specializare, s fie maturi pe planul emoional, i s dovedeasc maturitate n analiza i tratarea fenomenelor manageriale.2 Complexitatea problemelor care se pun n faa echipei manageriale face ca diviziunea riguroas a atribuiunilor n cadrul grupului s aib un scop precis. Managerul trebuie s tind spre realizarea unui sistem echilibrat de repartizare a rspunderilor ntre membrii echipei manageriale. Este bine ca n planificarea responsabilitilor, managerul s solicite membrilor echipei s-i expun prerile cu privire la modul n care pot contribuie cel mai eficace la realizarea obiectivelor i atribuiilor. De regul, o echip managerial pentru implementarea programelor cu finanare extern i desfoar activitatea n cadrul departamentelor de programe externe subordonate autoritilor publice locale, avnd n general urmtoarea componen3: 1. Managerul de proiect o Rol - Coordonare; - Creare vizibilitate pozitiv proiect; - Managementul relaiilor cu factorii interesai; o Responsabiliti - Contractare; - Coordoneaz realizarea planurilor proiectului; - Coordoneaz procesele de achiziie; - Preedinte al comisiilor de evaluare pentru achiziiile secundare; - Coordonarea elaborrii raportrilor tehnice i financiare; - Gestioneaz relaia cu Autoritatea Contractant; - Verific i avizeaz; - Rspunde pentru evalurile intermediar i ex-post.
1 2 3

Gerard. Herniaux, Conducerea proiectelor de organizare, Edit. Tehnic, Bucureti, 1995, pag. 30 Ion Petrescu, Management, Edit. Holding Reporter, Bucuret, 1991

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

2. Asistent manager de proiect o Rol - Administrativ; o Responsabiliti - Secretariat; - Gestionare aspecte logistice; - Interfaa intre managerul de proiect si ceilali membri; 3. Responsabil achiziii o Rol: - Gestionarea achiziiilor; o Responsabiliti: - Elaboreaz documentaia de atribuire (cu sprijin de la ali membri); - Lanseaz licitaie pe SEAP i public pe web site-ul solicitantului; - Organizeaz primirea ofertelor i comisiile de evaluare; - Membru al comisiilor de evaluare; - Organizeaz contractrile secundare; - Pregtete documentele necesare pentru audit i evaluare. 4. Responsabil tehnic o Rol: - Gestionarea activitilor tehnice; o Responsabiliti: - Colaboreaz cu responsabilul de achiziii pentru elaborarea caietelor de sarcini pentru proiectare, bunuri, lucrri i instruire de specialitate; - Monitorizeaz execuia proiectului tehnic i face recepia lucrrii; - Monitorizeaz execuia lucrrilor i face recepia; - Monitorizeaz contractul de furnizare (primire, montaj, ncercare); - Elaboreaz raportrile tehnice. 5. Responsabil juridic o Rol - Consilier juridic; o Responsabiliti - Colaboreaz cu responsabilul achiziii in vederea asigurrii corectitudinii juridice a achiziiilor; - Particip la pregtirea documentaiei pentru addendum; - Analizeaz specificaiile contractuale. 6. Responsabil financiar o Rol: - Coordonarea financiar a proiectului o Responsabiliti: - Organizeaz i arhiveaz documentele financiare ale proiectului;

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

10

- Face contabilitatea proiectului; - Realizeaz raportrile financiare i cererile de plat; - Particip la pregtirea documentelor necesare pentru audit i evaluri; 7. Responsabil de comunicare o Rol: - Consilier comunicare i relaii publice o Responsabiliti: - Gestionarea relaiei cu furnizorul de servicii de publicitate i sau promovare; - Coordonare realizare materiale de informare i promovare; - Managementul relaiei cu mass-media; - Purttor de cuvnt pentru proiect; 3.3 Activiti desfurate de echipa de proiect n faza de implementare Redactarea unor rapoarte interne utile periodic i la termene stabilite de la bun nceput de ctre managerul de proiect i comunicate membrilor echipei. Fiecare dintre acetia trebuie s ntocmeasc rapoarte care s evidenieze progresele nregistrate i problemele aprute. Managerul de proiect, la rndul su, trebuie s centralizeze toate rapoartele ntr-un singur material, s adauge comentarii, s extrag concluziile, i s emit recomandrile privind activitile viitoare i schimbrile ce trebuie operate, dup care trimite acest material membrilor echipei pentru nsuire. Prin intermediul rapoartelor interne, managerul de proiect poate s identifice discrepanele ntre ceea ce a fost prevzut, n planul de proiect i ceea ce se ntmpl de fapt, astfel nct s poat lua msurile de ameliorare n timp util. Exist dou tipuri de rapoarte folosite: - Rapoarte de progres rezumate periodice ale proiectului (lunare, trimestriale) care includ informaii cheie despre indicatori fizici i financiari, planul de activiti i buget. - Rapoarte de evaluare conin o evaluare a implementrii proiectului comparativ cu planificarea fcut, i se fac la o anumit perioad de timp. Organizarea unor edine periodice ale echipei de proiect edinele echipei de proiect reprezint ocazii pentru membrii acesteia de a rezolva, mpreun, problemele care apar. Totodat, n cadrul lor, se poate discuta despre stadiul n care se afl proiectul la momentul respectiv i despre cea ceea ce s-a fcut pn n acel moment n direcia atingerii obiectivelor. edinele trebuie s fie scurte, iar discuiile la obiect. Evaluarea progreselor prin observaii directe ale managerului de proiect managerul de proiect nu trebuie s se bazeze niciodat exclusiv pe rapoartele scrise i pe ceea ce declar membrii echipei n cadrul edinelor atunci cnd dorete s-i dea seama de progresele nregistrate. Managerul de proiect trebuie s foloseasc i propriile observaii, precum i comunicarea direct cu fiecare membru al echipei, n evaluare progreselor nregistrate n cadrul proiectului.

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

11

Folosirea informaiilor din surse externe organizaiei n vederea monitorizrii corecte i eficiente a proiectului. Informaiile primite din afara echipei sau instituiei pot fi de o mare utilitate. Prerea beneficiarilor finali poate fi deosebit de preioas pentru a constata modul n care evolueaz proiectul. De asemenea, articolele aprute n pres, relatrile din cadrul emisiunilor radio TV sunt de o mare importan n monitorizarea proiectului. Compararea permanent a planului de lucru cu situaia concret, monitorizarea este important ntocmirea unor fie de eviden folosind dou coloane, ntr-una urmnd a fi trecute activitile i cheltuielile aa cum sunt ele derulate, iar n cealalt aa cum au fost ele prevzute n plan. Aceast comparaie este foarte eficient i permite identificarea rapid a abaterilor de la proiectul iniial. Se pot lua msuri de corectare a planului sau de adaptare a lui la situaiile concrete din faza de implementare. Managerul de proiect trebuie s compare n permanen ncadrarea n timp, cheltuielile si realizrile cu planificarea n timp a activitilor, costurile prevzuta n buget i standardele de performan. Acest lucru trebuie fcut n mod regulat, nu la ntmplare. Planul proiectului trebuie adaptat, cu tot cea nseamn el, pentru a menine viabilitatea proiectului. Pe msur ce proiectul progreseaz, s-ar putea s apar nevoia de a opera schimbri n planul iniial, din diferite motive. ine de responsabilitatea managerului de proiect s-i dea seama c aceste schimbri sunt bine venite i s se asigure de faptul c ele sunt aprobate de cine trebuie. De reinut faptul c adaptarea planului nu este acelai lucru cu nerespectarea planului ci, dimpotriv, urmrirea lui ndeaproape1 Controlul bugetului pentru a ine cheltuielile sub control, este recomandat s fie stabilite procedurile ce trebuie urmate de ctre persoanele implicate n implementarea proiectului. n acest sens se solicit rapoarte financiare managerului financiar, sau rapoarte contabile n cazul n care cheltuielile sunt derulate prin compartimentul financiar contabil al instituiei publice. Astfel, managerul de proiect poate avea o viziune de ansamblu asupra tuturor cheltuielilor efectuate n perioada de raportare. 3.4 Metode i tehnici de rezolvare a problemelor n cadrul echipelor de proiect. n vederea impulsionrii activitii echipelor de proiect, managerul de proiect trebuie s foloseasc o seam de metode i tehnici att pentru impulsionarea creativitii membrilor echipei ct i pentru identificarea celor mai bune soluii necesare rezolvrii unor probleme cu care echipa se confrunt la un moment dat. Din acest motiv managerul de proiect trebuie s se ocupe de urmtoarele aspecte: - s realizeze o bibliotec cu cri despre gama total de metode de rezolvare a problemelor; - s se arate interesat de experimentarea acestor metode; - s descopere ce anume se cunoate deja de ctre membri echipei sau angajaii organizaiei;
1

British Embassy Bucharest, Elaborarea i implementarea proiectelor pentru administraia public local, finanabile din fonduri europene., Modul 4, Managementul implementrii proiectelor finanate de UE, Braov, 2008, pag.39

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

12

- s propun ca anumii membri ai echipei s fie instruii n mai multe metode; - s fie pregtit s-i asculte pe membrii angajaii organizaiei n descrierea experienei lor i s-i ajute sa-i foloseasc aptitudinile n cadrul edinelor de lucru; - s menin o cunoatere suficient a metodelor pentru a produce ntrebri care vor stimula apariia de noi idei - s asigure un climat optim n cadrul edinelor de lucru, prin care ideile produse prin aplicarea acestor metode s poat fi valorificate. Managerul de proiect trebuie s inoculeze membrilor echipei ncrederea proprie n capacitatea lor creativ i s fac tot posibilul pentru a exclude nencrederea i inhibiia pe parcursul desfurrii ntregului proiect. Literatura de specialitate face referire la o seam de metode de stimulare a creativitii precum, brainstormingul, sinectica, inventica, analiza valorii, aplicarea corect a acestora necesitnd n primul rnd specializarea managerului de proiect i bineneles, dac este posibil, i a unor membrii ai echipei. Totui exist o metod mult mai simpl i care poate nlocui cu succes brainstormingul n cadrul unor echipe mai puin antrenate i nu solicit o conducere cu prea mult tact a participanilor. Aceast metod este cunoscut n literatura de specialitate ca metoda 635 (brainwriting)1. METODA - BRAINWRITING metoda reprezint o variant simplificat a brainstormingului, a crei aplicare este substanial uurat de modificarea regulilor de desfurare. Grupul creativ este format din 6 persoane cu structur creativ pronunat i este condus de un lider, de regul managerul de proiect, care supravegheaz respectarea regulilor i este n primul rnd cel care le aplic, fcnd acelai lucru ca toi ceilali membri. Pregtirea edinei participanii sunt anunai din vreme (cu 1-2 zile nainte) despre subiectul ce urmeaz a fi discutat, (n general probleme ce necesit o rezolvare imediat i bine conturate), despre ora de ncepere a edinei i locul de desfurare. Ambiana ce trebuie asigurat agreabil i confortabil. Este nevoie de o mas rotund suficient de mare, pentru a asigura confortul celor 6 participani. Instrumentele auxiliare sunt: 6 seturi de hrtie alb, creioane i un ceas. Durata edinei ntre 20-40 minute, funcie de numrul de secvene. Nu exist o recomandare expres a orei de ncepere. Desfurarea reuniunii: liderul invit participanii in sal, i instaleaz n jurul mesei i verific dac exist toate cele necesare; liderul enun concis problema de rezolvat, fr s o noteze; se cere fiecrui participant ca, in 5 minute, s scrie pe hrtie 3 idei de rezolvare a problemei;
1

Maria Vencu, Practica creativitii de grup, Vol 1, Institutul Romn de Management,

Bucureti, 1991; - curs perfecionare

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

13

dup 5 minute, liderul oprete activitatea grupului i face permutarea circular a foilor de hrtie; se acord din nou 5 minute pentru a se completa cele 3 idei emise de ctre participantul precedent cu alte 3 idei conexe; din nou se permut circular foile de hrtie i se reia operaiile; se repet secvenele pn se obin suficiente idei de rezolvare pentru problema n cauz: sunt admise 4-6 secvene independente, obinndu-se 72-100 idei, din care 40-50 bine conturate;

se prelucreaz ideile emise i, eventual, se combin ntre ele pentru gsirea soluiei; se comunic participanilor ideile reinute.

Metoda 635 este un instrument de lucru deosebit de util in activitatea managerului de proiect att pentru exersarea creativitii de grup ct i pentru rezolvarea unor probleme acute. 4. Concluzii ce deriv din practica implementrii i monitorizrii proiectelor de

dezvoltare local cu finanare din fondurile structurale.

Managementul implementrii proiectelor cu finanare UE are o sarcin dificil i important, aceea de a stabili un control suficient asupra proiectului n aa fel nct s-i ndeplineasc n totalitate obiectivele propuse prin planul de finanare. n realitate foarte rar un proiect merge exact conform planului stabilit. Acest lucru deriv dintr-o discordan ntre teoria managementului de proiect utilizat la implementarea unor proiecte mari de investiii n mediul sectorului privat i realitatea n care se aplic managementul serviciilor oferite n cadrul sectorului public sau care urmresc un beneficiu public. n acest context, n cadrul instituiilor publice locale, cele mai multe deficiene se observ la elaborarea planurilor de proiect i la elaborarea planurilor de monitorizare: puine echipe manageriale elaboreaz planuri de proiect separate de cererea de finanare; echipele de monitorizare nu sunt bine definite sau nu sunt deloc definite; planurile de monitorizare existente conin responsabiliti sumare ce nu permit colectarea n timp util a informaiilor; Se constatat de asemenea o abordare netiinific a modului de ntocmire a rapoartelor de evaluare. n majoritatea cazurilor rapoartele nu sunt construite pe realizrile concrete ale proiectului, ci doar pentru a spune c lucrurile merg conform planului. O alt problem major cu care echipele de proiect se confrunt este inexistena stimulrii creative in cadrul echipei: edinele colective de stimulare a creativitii, specializare echipei n acest domeniu, documentaia de specialitate. n acest context asistm n majoritatea cazurilor la o abordare unilateral a problemelor cu care se confrunt implementarea proiectului, n general de la vrful piramidei ierarhice spre baza acesteia.

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

14

Este foarte adevrat ns, c sunt vizibile eforturile depuse de autoriti pentru a forma in cadrul instituiilor publice locale echipe de proiect foarte performante, plecnd de la perfecionarea viceprimarilor, directorilor executivi i efilor de departamente n tehnici avansate de management de proiect pn la angajarea de personal cu nalt specializare n domenii de strict necesitate, financiar, achiziii, informatic, secretariat, etc. Nu sunt de neglijat nici eforturile financiare depuse n vederea investiiilor n tehnic de calcul i software specializat, fr de care o echip de proiect nu-i poate desfura activitatea n condiii de maxim performan i productivitate. n concluzie, consider c primul lucru la care ar trebui s se gndeasc autoritile publice locale ce concep un proiect de dezvoltare cu finanare extern este cel legat de rezultatele obinute ca urmare a implementrii cu succes a proiectului. Chiar dac implementarea respect toate etapele propuse prin planul de finanare, o abordare managerial greit din punct de vedere tiinific poate face ca rezultatele proiectului s nu aib nici un efect asupra zonei pe care dorea s o sprijine, afectnd att bugetele locale precum i confortul i speranele comunitilor de ceteni.

5. Repere bibliografice
Tratate, cursuri, publicaii 1. Ion Petrescu, Management, Edit.Holding Reporter, Bucureti, 1991; 2. Daniela Elena tefnescu, Managementul Proiectelor Europene, Edit. Fundaia Romniei de Mine, Bucureti, 2006; 3. Viorel Cornescu , Management - de la teorie la practic, Note de curs, Universitatea din Bucureti, 2004 4. G. Herniaux, Conducerea proiectelor de organizare, Ed. Tehnic, Bucureti, 1995; 5. Claudia Ionescu, Nicolae Todera, Europa Mea - Politica de Dezvoltare Regional, Edit. Tritonic, Bucureti, 2007; 6. Maria Vencu, Practica creativitii de grup, Vol 1, Institutul Romn de Management, Bucureti, 1991; - curs perfecionare 7. Elaborarea i implementarea proiectelor pentru administraia public local, finanabile din fonduri europene., Modul 4, Managementul implementrii proiectelor finanate de UE, Braov, 2008; curs perfecionare Reviste Colecia Economie i Administraie Local 2008 Alte surse http://europa.eu.int/comm/ www.fonduri-structurale.ro www.inforegio.ro

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

15

Programul Operaional Regional 2007-2013 Axa prioritar 1 Sprijinirea dezvoltrii durabile a oraelor poli urbani de cretere Domeniul major de intervenie 1.1 Planuri integrate de dezvoltare urban Sub-domeniul: Poli de dezvoltare urban PRIMARIA

FISA POST Asistent manager Denumirea postului: Numele ocupantului postului: Actul de numire pe post: Asistent manager __________________________ Dispozitia Primarului nr. __________________

Scopul principal al postului: - Asigura sprijin pentru Managerul UIP; Atributii : Inregistreaza corespondenta adresata Managerului UIP si o transmite Managerului UIP in vederea solutionarii; Raspunde la telefoanele adresate UIP; Redacteaza invitatii la intalniri pentru membri UIP si pentru alte persoane interesate Intocmeste minutele intalnirilor PIU; Transmite minutele intalnirilor tuturor celor invitati (indiferent daca au participat sau nu) ; Acorda sprijin Managerului UIP in rezolvarea corespondentei dintre intalnirile periodice; Este responsabil cu sistemul de arhivare a documentelor; Pregateste rapoarte adecvate pentru Managerul UIP; Asigura sprijin Manager UIP, iar in absenta prelungita a managerului PIU va avea aceleasi drepturi de semnatura/autoritate ca acesta; Tine legatura cu principalii membri ai echipei din teren; Pregateste rapoarte relevante pentru AM si Managerul UIP; Participa alaturi de managerul UIP la toate ntlnirile lunare de monitorizare a programului organizate de AM POR

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

16

Asigura sprijin managerului la intocmirea rapoartelor si le transmite in termenul solicitat de AM POR Participa la seminariile si conferintele privind implementarea proiectului; Trebuie sa posede cunostinte PC (ex Microsoft Word, Excel si PowerPoint); Toate lucrarile trebuie sa fie in conformitate cu cerintele Programului Operational Regional 2007-2013, Axa prioritar 1 Sprijinirea dezvoltrii durabile a oraelor poli urbani de cretere, Domeniul major de intervenie 1.1 Planuri integrate de dezvoltare urban; Sub-domeniul: Poli de dezvoltare urban asigura confidentialitatea datelor si actelor pe care le intocmeste sau de care ia cunostiinta in desfasurarea atributiilor ce-i revin; exercita si alte sarcini precizate de managerul UIP ; Luat la cunostinta de catre ocupantul postului: Numele si prenumele: .................................. Semnatura .................................. Avizat de: Numele si prenumele: .................................. Functia: Manager UIP Semnatura.............................. Aprobat de: Numele si prenumele: .................................. Functia: .................................. Semnatura ..................................

Data:

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

17

Programul Operaional Regional 2007-2013 Axa prioritar 1 Sprijinirea dezvoltrii durabile a oraelor poli urbani de cretere Domeniul major de intervenie 1.1 Planuri integrate de dezvoltare urban Sub-domeniul: Poli de dezvoltare urban PRIMARIA

FISA POST Consilier Juridic UIP Denumirea postului: Numele ocupantului postului: Actul de numire pe post: Scopul principal al postului: Consilier Juridic __________________________ Dispozitia Primarului nr. ________________ - Acorda asistenta juridica unitatii de implementare a proiectului (UIP) in diverse probleme legate de semnarea si implementarea contractelor; Atributii : Acorda asistenta juridica UIP in diverse probleme legate de semnarea si implementarea contractelor. Participa la intocmirea rapoartelor si verifica legalitatea acestora, in vederea adoptarii Hotararilor Consiliul Local privind implementarea proiectului. Participa la discutiile Comisiilor, inaintea sedintelor Consiliului Local, pentru a raspunde la intrebarile specifice privind implementarea proiectului. Participa, impreuna cu persoanele imputernicite sa reprezinte primaria, la eventualele procese de judecata in fata reprezentantilor acestora precum si in fata celorlalte autoritati publice. Elaboreaza rapoarte, concluzii si documente specifice cerute de Curtea de Justitie si de alte autoritati jurisdictionale. Verifica legalitatea tuturor documentelor intocmite de membrii UIP si Consultanti. Analizeaza normele legale emise si i informeaza pe membrii UIP si pe Consultanti despre acestea.

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

18

Sprijina Costructorul la obtinerea avizelor/autorizatiilor, aprobarilor, acordurilor si licentelor necesare pentru executia lucrarilor, in cazul in care aceasta obligatie ii revine constructorului conform contractului incheiat. Participa la seminariile si conferintele privind implementarea proiectului; Trebuie sa posede cunostinte PC (ex Microsoft Word, Excel si PowerPoint); Toate lucrarile trebuie sa fie in conformitate cu cerintele Programului Operational Regional 2007-2013, Axa prioritar 1 Sprijinirea dezvoltrii durabile a oraelor poli urbani de cretere, Domeniul major de intervenie 1.1 Planuri integrate de dezvoltare urban; Sub-domeniul: Poli de dezvoltare urban Asigura confidentialitatea datelor si actelor pe care le intocmeste sau de care ia cunostiinta in desfasurarea atributiilor ce-i revin; Exercita si alte sarcini precizate de managerul UIP ; Luat la cunostinta de catre ocupantul postului: Numele si prenumele: .................................. Semnatura .................................. Avizat de: Numele si prenumele: .................................. Functia: Manager UIP Semnatura.............................. Aprobat de: Numele si prenumele: .................................. Functia: .................................. Semnatura ..................................

Data:

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

19

Programul Operaional Regional 2007-2013 Axa prioritar 1 Sprijinirea dezvoltrii durabile a oraelor poli urbani de cretere Domeniul major de intervenie 1.1 Planuri integrate de dezvoltare urban Sub-domeniul: Poli de dezvoltare urban PRIMARIA

FISA POST Manager UIP Denumirea postului: Numele ocupantului postului: Actul de numire pe post: Scopul principal al postului: Manager __________________________ Dispozitia Primarului nr. _________________ Coordonator al UIP, avnd responsabilitatea i autoritatea de a decide n privina tuturor activitilor privind implementarea proiectului; Atributii : Informeaza lunar, trimestrial si ori de cate ori este nevoie conducerea primariei asupra activitatii desfasurate de UIP; Este principalul responsabil pentru activitatea UIP; Mentine o legatura permanenta cu organismele de Implementare pentru proiect de care raspunde; Coordoneaza toate activitatile UIP legate de supervizarea si implementarea proiectului; Participa la toate ntlnirile de monitorizare ale proiectului organizate de AM POR; Monitorizeaza executia tuturor lucrarilor de constructie prin intermediul responsabilului de lucrari care vor verifica daca sunt indeplinitate standardele de calitate si etapele de desfasurare stabilite; Anunta periodic Municiplitatea/Consiliul Local/ AM POR asupra potentialelor probleme legate de proiect; Realizeaza revizuirea finala si aproba rapoartele depuse de catre Constructor ;

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

20

Este responsabil pentru intocmirea si depunerea cat mai rapida a rapoartelor realizate de Constructor; Informeaza Consiliul Local asupra stadiului proiectului si a oricaror probleme legate de desfasurarea acestuia; Tine legatura cu primarul/viceprimarul cand trebuie rezolvate anumite probleme legate de proiect; Raspunde pentru toate raportarile intocmite de membrii UIP; Reprezinta UIP la toate sedintele desfasurate in conformitate cu contractul de finantare; Monitorizeaza activitatile desfasurate de departamentele Primariei implicate in implementarea proiectului; Organizeaza activitatea personalului din subordine; Urmarete si verifica activitatea profesionala a personalului pe care il conduce, il indruma si sprijina in scopul sporirii operativitatii, capacitatii si competentei lui in indeplinirea sarcinilor incredintate; Asigura cunoasterea si studierea de catre personalul din subordine a legislatiei in vigoare, cresterea aportului fiecarui membru UIP la rezolvarea cu competenta si calitate a tuturor sarcinilor incredintate conform fisei postului in raport cu pregatirea, experienta si functia ocupata; Asigura respectarea disciplinei in munca de catre personalul subordonat, luand masurile ce se impun; Coordoneaza aspectele legate de semnarea si implementarea contractelor; Analizeaza si depune rapoartele intocmite de consultanti; Propune spre aprobare primarului facturile emise in cadrul contractelor specifice proiectului Participa la seminariile si conferintele privind implementarea proiectului; Trebuie sa posede cunostinte PC (ex Microsoft Word, Excel si PowerPoint); Toate lucrarile trebuie sa fie in conformitate cu cerintele Programului Operational Regional 2007-2013, Axa prioritar 1 Sprijinirea dezvoltrii durabile a oraelor poli urbani de cretere, Domeniul major de intervenie 1.1 Planuri integrate de dezvoltare urban; Sub-domeniul: Poli de dezvoltare urban Aigura confidentialitatea datelor si actelor pe care le intocmeste sau de care ia cunostiinta in desfasurarea atributiilor ce-i revin;

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

21

Luat la cunostinta de catre ocupantul postului: Numele si prenumele: .................................. Semnatura .................................. Aprobat de: Numele si prenumele: .................................. Functia: .................................. Semnatura ..................................

Data:

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

22

Programul Operaional Regional 2007-2013 Axa prioritar 1 Sprijinirea dezvoltrii durabile a oraelor poli urbani de cretere Domeniul major de intervenie 1.1 Planuri integrate de dezvoltare urban Sub-domeniul: Poli de dezvoltare urban PRIMARIA

FISA POST Responsabil achizitii publice Denumirea postului: Numele ocupantului postului: Actul de numire pe post: Scopul principal al postului: Responsabil achizitii ____________________________ Dispozitia Primarului nr. ________________ Intocmirea dosarelor de achizitii publice necesare implementarii proiectului; Atributii : Intocmire documentatii de ofertare pentru atribuirea contractelor de furnizare, de prestare servicii, de executie lucrari si raspunderea de organizarea si desfasurarea acestora; Indeplinirea obligatiilor referitoare la publicitate, astfel cum sunt acestea prevazute de O.U.G. nr. 34/2006 si H.G. 925/2006; Ordin 155/2006. Aplicarea si finalizarea procedurilor de atribuire; Constituirea si pastrarea dosarului de achizitie publica; Intocmirea anunturilor de participare si transmiterea spre publicare la S.E.A.P., Monitorul Oficial, Unitatea pentru Coordonarea si Verificarea Achizitiilor Publice din cadrul Ministerului Finantelor Publice, dupa caz, si urmarirea respectarii termenelor de organizare a licitatiilor in concordanta cu prevederile legii; Participarea ca membru in comisia de deschidere si analiza ofertelor pentru furnizarea produselor, prestarea serviciilor si executia lucrarilor;

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

23

Intocmirea contractelor pentru achizitiile publice desfasurate, in concordanta cu procesele verbale de adjudecare ale acestora si le inainteaza in vederea executiei si urmaririi acestora de catre directiile interesate in achizitia publica; Raportarea periodica in conformitate cu legislatia in vigoare situatia achizitiilor publice; Constituirea si pastrarea dosarului de achizitie publica; Pstreaz nregistrari adecvate ale tuturor documentelor relevante; Monitorizeaz calitatea serviciilor acordate n cadrul contractului de achiziii; Participa la seminariile si conferintele privind implementarea proiectului; Trebuie sa posede cunostinte PC (ex Microsoft Word, Excel si PowerPoint); Toate lucrarile trebuie sa fie in conformitate cu cerintele Programului Operational Regional 2007-2013, Axa prioritar 1 Sprijinirea dezvoltrii durabile a oraelor poli urbani de cretere, Domeniul major de intervenie 1.1 Planuri integrate de dezvoltare urban; Sub-domeniul: Poli de dezvoltare urban Asigura confidentialitatea datelor si actelor pe care le intocmeste sau de care ia cunostiinta in desfasurarea atributiilor ce-i revin; Exercita si alte sarcini precizate de managerul UIP ; Luat la cunostinta de catre ocupantul postului: Numele si prenumele: .................................. Semnatura .................................. Avizat de: Numele si prenumele: .................................. Functia: Manager UIP Semnatura.............................. Aprobat de: Numele si prenumele: .................................. Functia: .................................. Semnatura ..................................

Data:

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

24

Programul Operaional Regional 2007-2013 Axa prioritar 1 Sprijinirea dezvoltrii durabile a oraelor poli urbani de cretere Domeniul major de intervenie 1.1 Planuri integrate de dezvoltare urban Sub-domeniul: Poli de dezvoltare urban PRIMARIA

FISA POST Responsabil financiar Denumirea postului: Numele ocupantului postului: Actul de numire pe post: Scopul principal al postului: Responsabil financiar _________________________ Dispozitia Primarului nr. __________________ - Acorda asistenta in elaborarea documentelor financiar -contabile Atributii : Tine legatura cu Autoritatea de Management a Programului Operational Regional pe probleme financiare; Indeplineste toate responsabilitatile financiare pentru implementarea si

urmarirea proiectului ( previziuni privind fluxul de numerar, cash-flow, estimari privind costurile eligibile si neeligibile finantate din bugetul local in vederea alocarii acestor sume prin buget,etc.) ; Verifica facturile pentru serviciile executate, stipulate in contractele de lucrari si servicii ; Pastreaza o evidenta financiara a contractelor pentru lucrari si servicii; Pastreaza inregistrari corespunzatoare la nivelul PIU;

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

25

Pregateste rapoarte adecvate pentru Managerul UIP; Participa la ntocmirea rapoartelor intermediare si finale, viznd derularea proiectului, ori de cate ori se solicita; Urmareste aspectele legate de semnarea si implementarea contractelor; Asigura intocmirea, circulatia si pastrarea documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor contabile; Participa la seminariile si conferintele privind implementarea proiectului; Trebuie sa posede cunostinte PC (ex Microsoft Word, Excel si PowerPoint); Toate lucrarile trebuie sa fie in conformitate cu cerintele Programului Operational Regional 2007-2013, Axa prioritar 1 Sprijinirea dezvoltrii durabile a oraelor poli urbani de cretere, Domeniul major de intervenie 1.1 Planuri integrate de dezvoltare urban; Sub-domeniul: Poli de dezvoltare urban Asigura confidentialitatea datelor si actelor pe care le intocmeste sau de care ia cunostiinta in desfasurarea atributiilor ce-i revin; Exercita si alte sarcini precizate de managerul UIP ; Luat la cunostinta de catre ocupantul postului: Numele si prenumele: .................................. Semnatura .................................. Avizat de: Numele si prenumele: .................................. Functia: Manager UIP Semnatura.............................. Aprobat de: Numele si prenumele: .................................. Functia: .................................. Semnatura ..................................

Data:

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

26

Programul Operaional Regional 2007-2013 Axa prioritar 1 Sprijinirea dezvoltrii durabile a oraelor poli urbani de cretere Domeniul major de intervenie 1.1 Planuri integrate de dezvoltare urban Sub-domeniul: Poli de dezvoltare urban PRIMARIA

FISA POST Responsabil lucrari Denumirea postului: Numele ocupantului postului: Actul de numire pe post: Scopul principal al Responsabil lucrari ___________________________ Dispozitia Primarului nr. ___________________ Urmrirea si verificarea lucrarilor de constructii/modernizari aferente proiectului; Atributii : Coordoneaza derularea contractului de lucrari; Monitorizeaza executia contractului de Lucrari; Monitorizeaza performantele contractului de lucrari; Monitorizarea calitatea serviciilor prevazute in contractul de lucrari; Participa la sedintele de monitorizare a lucrarilor; La cererea managerului UIP sau a conducerii primarieie, acord informaiile necesare pentru contractul de lucrri; Supravegheaza obiectivele de investitii ale proiectului; constructorului in conformitate cu clauzele

postului:

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

27

Coordoneaza activitatea de recepie a bunurilor, serviciilor i lucrrilor, astfel nct recepia s se fac cu respectarea condiiilor impuse n contractul de achizitie publica; Propune msuri privind respectarea termenelor stabilite prin contracte i urmrete asigurarea calitii bunurilor, serviciilor i lucrrilor la data recepiei; Verific si aproba rapoartele Constructorului solicitate de alte instituii publice; Isi insuseste conditiile generale din contractul de lucrari; Informeaza managerul UIP si implicit conducerea Primariei despre evenimente importante legate de contractul de lucrari; Este responsabil cu implementarea proiectului, cu urmarirea disciplinei in constructii, cu monitorizarea contractelor de lucrari ; Colaboreaza cu managerul UIP in respectarea contractului de lucrari in conformitate cu cerintele de protectia mediului impuse de catre legislatia in vigoare; Verifica includerea in planul anual de achizitii publice a investiiilor aferente proiectului ; Verifica si avizeaza documentele pentru eliberarea partiala sau totala a garantiilor de buna executie sau alte retineri pentru lucrari de proasta calitate, penalitati de intarziere, daune, etc.; Verific i rspunde impreuna cu UIP de respectarea condiiilor impuse la elaborarea documentaiilor tehnice ale investiiilor; Intocmeste rapoartele privind contractele de lucrari, solicitate de alte instituii publice; Colaboreaza cu economistul pentru monitorizarea costurilor; Intocmeste liste de verificare pentru confirmarea decontarii lucrarilor executate; Verifica fiele de pontaj completate de consultant; Verifica si avizeaza certificatele de plata ale Constructorului; Urmrete ca lucrrile s respecte programul de lucru i s fie ndeplinite obiectivele stabilite, iar, n caz contrar, face toate demersurile necesare pentru remedierea situaiei; Transmite managerului de proiect modificarile aparute la contracte si propunerile de acte aditionale; Participa la seminariile si conferintele privind implementarea proiectului;

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

28

Trebuie sa posede cunostinte PC (ex Microsoft Word, Excel si PowerPoint); Toate lucrarile trebuie sa fie in conformitate cu cerintele Programului Operational Regional 2007-2013, Axa prioritar 1 Sprijinirea dezvoltrii durabile a oraelor poli urbani de cretere, Domeniul major de intervenie 1.1 Planuri integrate de dezvoltare urban; Sub-domeniul: Poli de dezvoltare urban Asigura confidentialitatea datelor si actelor pe care le intocmeste sau de care ia cunostiinta in desfasurarea atributiilor ce-i revin; Exercita si alte sarcini precizate de managerul UIP ; Luat la cunostinta de catre ocupantul postului: Numele si prenumele: .................................. Semnatura .................................. Avizat de: Numele si prenumele: .................................. Functia: Manager UIP Semnatura.............................. Aprobat de: Numele si prenumele: .................................. Functia: .................................. Semnatura ..................................

Data:

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

29

Programul Operaional Regional 2007-2013 Axa prioritar 1 Sprijinirea dezvoltrii durabile a oraelor poli urbani de cretere Domeniul major de intervenie 1.1 Planuri integrate de dezvoltare urban Sub-domeniul: Poli de dezvoltare urban PRIMARIA FISA POST Responsabil Relatii Publice Denumirea postului: Numele ocupantului postului: Actul de numire pe post: Scopul principal al postului: Relatii Publice _________________________ Dispozitia Primarului nr. ___________________ Realizarea aciunilor legate de vizibilitatea si proiectului in conformitate cu publicitatea 2013; Atributii : Vizeaz Planul anual de promovare a proiectului; Informeaza Autoritatea de Management despre eventualele perceptii negative ale publicului sau impactul pe care il are proiectul; Informeaza AM POR in timp util despre potentialele probleme care pot aparea in mass-media referitoare la proiect; Transmite comunicate de presa pentru fiecare moment cheie din cadrul proiectului - incepere, finalizare si alte evenimente semnificative;

prevederile Programului Operational Regional 2007-

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

30

Se asigura ca toate persoanele implicate precum si tertele parti sunt informati asupra proiectului; Organizeaza si participa la toate seminariile si conferintele care au legatura cu proiectul; Asigura transmiterea spre aprobare/avizare ex-ante toate publicatiile, informatiile legate de proiect care apar in mass-media: comunicate de presa, brosuri, pliante, buletine informative, mapa de presa, materialele audio-video, conform cerintelor Manualului de Vizibilitate; Avizeaza dosarele de presa care sa includa toate materialele elaborate si distribuite in perioada de raportare si asigura transmiterea acestora la AM POR; Asigura transmiterea spre aprobare/avizare proiectul panourilor de publicitate/placilor comemorative care vor respecta cerintele Manualului de Vizibilitate; Verifica concordanta informatiilor transmise catre AM in vederea elaborarii Cererii de Fonduri cu informatiile incluse in dosarele de presa; Se ocupa de publicarea continutului proiectului, intr-o forma adecvata, si diseminarea lui in mass- media; Realizeaz portofoliul de fotografii (in colaborare cu Contractantii) pentru stadiile si etapele relevante din cadrul proiectului; Stabileste si actualizeaza corespondenta, cel putin trimestrial, cu toate partile implicate, care vor primi Comunicate de Presa si toate informatiile relevante; Avizeaza rapoartele catre AM POR asupra progresului inregistrat in implementarea Planului de promovare anual pentru publicitate; Trebuie sa posede cunostinte PC (ex Microsoft Word, Excel si PowerPoint); Toate lucrarile trebuie sa fie in conformitate cu cerintele Programului Operational Regional 2007-2013, Axa prioritar 1 Sprijinirea dezvoltrii durabile a oraelor poli urbani de cretere, Domeniul major de intervenie 1.1 Planuri integrate de dezvoltare urban; Sub-domeniul: Poli de dezvoltare urban Asigura confidentialitatea datelor si actelor pe care le intocmeste sau de care ia cunostiinta in desfasurarea atributiilor ce-i revin; Exercita si alte sarcini precizate de managerul UIP ; Luat la cunostinta de catre ocupantul postului: Numele si prenumele: ..................................

UNELE ASPECTE PRIVIND MANAGEMENTUL IMPLEMENTRII PROIECTELOR CU FINANARE DIN FONDURILE STRUCTURALE

31

Semnatura .................................. Avizat de: Numele si prenumele: .................................. Functia: Manager UIP Semnatura.............................. Aprobat de: Numele si prenumele: .................................. Functia: .................................. Semnatura ..................................

Data: