UNIVERSITATEA DE STIINTE AGRICOLE SI MEDICINA VETERINARA CLUJ NAPOCA

2013

NEGOCIEREA FORMA A COMUNICARII IN AFACERI

Masterand : Vraja Marius

Conceptul de negociere
Complexitatea vieii social-economice i politice, diversitatea afacerilor pe care le deruleaz agenii economici fac ca negocierea s se impun drept unul din cele mai preioase atribute ale vieii contemporane. ntr-un asemenea context, negocierile sunt chemate s rspund problemelor complexe ce deriv din nevoia obiectiv a dezvoltrii continue a relaiilor interumane, a celor economice, n particular. Ele servesc, ntr-o mare msur, eforturilor de diversificare a direciilor i domeniilor afacerilor, avnd rolul de a da rspunsuri la problemele complexe pe care acestea le presupun. Negocierea trebuie privit drept cel mai eficient mijloc de comunicare, avnd avantajul c realizeaz, n cel mai scurt timp, efectul scontat. Ea se refer la o situaie n care prile participante interacioneaz n dorina de a ajunge la o soluie acceptabil, n una sau mai multe probleme aflate n discuie. n definirea conceptului de negociere se remarc multe deosebiri, n funcie de poziia de pe care acestea sunt abordate. Desigur, n cele mai multe cazuri, negocierea este privit drept forma de comunicare al crui scop const n rezolvarea unor probleme cu caracter civil, n general i comercial, n special. Este sensul restrns al noiunii de negociere, cel mai des utilizat. n sens larg, prin negociere se nelege aciunea de a purta discuii, n vederea ajungerii la o nelegere. De altfel, i n Dicionarul explicativ al limbii romne, negocierea este definit drept "o aciune, prin care se trateaz cu cineva ncheierea unei convenii economice, politice, culturale etc." sau "o aciune de intermediere, de mijlocire a unei afaceri". Alte definiii includ n conceptul de negociere "orice form de ntlniri, discuii, consultaii sau alte legturi directe sau indirecte". Circumscriind negocierea n domenii specifice de activitate, definirea acesteia este tot att de variat. Astfel, potrivit Dicionarului de economie politic, unde se definete noiunea de negociere colectiv, aceasta este prezentat n sensul de "tratative multilaterale cu privire la probleme de interes comun", n timp ce Dicionarul diplomatic definete un asemenea concept prin prisma importanei negocierii n acest sector de activitate, respectiv "functie central a diplomaiei i mijlocul cel mai important i mai eficient de rezolvare pe cale panic a diferendelor i conflictelor internaionale, independent de natura i amploarea acestora". Ajungnd la domeniul economicului, n general, a comerului, n

particular, negocierile trebuie privite n sensul de "tratative, discuii purtate ntre doi sau mai muli parteneri, n legtur cu un deziderat economic comun, n vederea realizrii unor nelegeri sau tranzacii comerciale". De fapt, negocierea pornete de la faptul c fiecare parte are interese directe sau indirecte pe care dorete s i le satisfac. Atunci cnd cei doi parteneri au n vedere dorine reciproce, negocierea se ncheie relativ uor, cu succes, iar contactele pot continua. Atunci ns cnd solicitrile uneia din pri sunt ignorate, rezultatele negocierii nu sunt cele ateptate, ntr-un asemenea context, este evident faptul c negocierea poart amprenta comportamentului uman. De altfel, n ultim instan, scopul principal al negocierii l constituie satisfacerea unor anumite necesiti umane. n concluzie, avnd n vedere cele prezentate, negocierea poate fi definit ca fiind forma principal de comunicare, un complex de procese, de activiti, constnd n contacte, ntlniri, consultri, tratative desfurate ntre doi sau mai muli parteneri, n vederea realizrii unei nelegeri.

Principalele caracteristici ale negocierii

Indiferent de modul n care este definit conceptul de negociere, de poziia de pe care este abordat, o analiz pertinent a acestuia trebuie s aib n vedere, n principal, urmtoarele caracteristici 1: procesul de negociere este un fenomen social ce presupune existena unei comunicri ntre oameni, n general, ntre cele dou pri, n particular. Aceasta, fie i numai datorit faptului c fiind un proces realizat de oameni, negocierea poart amprenta distinct a comportamentului uman. Iat de ce modul n care comportamentul uman este perceput reprezint elementul principal ce st la baza teoriei negocierii. De fapt acest comportament determin rezultatul negocierii, neputnd fi ns ignorat contextul social n care acestea se desfoar, negociatorul reprezentnd o insul izolat ntr-un ocean; negocierea este un proces organizat, n care se dorete, pe ct posibil, evitarea confruntrilor i care presupune o permanent competiie. De regul, negocierea se desfoar ntr-un cadru formal, pe baza unor proceduri i tehnici specifice. Chiar i atunci cnd negocierea se realizeaz n afara unui asemenea cadru, prile trebuie s respecte anumite cerine de ordin procedural i deontologic, consacrate ca atare de-a lungul timpului; negocierea este un proces cu finalitate precis, ce presupune armonizarea intereselor. Ea are drept obiectiv realizarea unui acord de voin, a unui consens i nu neaprat a unei victorii, ambii parteneri (i nu adversari) trebuie s ncheie procesul de negociere cu sentimentul c au realizat maximul posibil din ceea ce i-au propus. Altfel spus, negocierea se consider ncununat de succes atunci cnd toate prile sunt ctigtoare sau consider c au nvins. Aceasta presupune prezentarea propriei poziii, dar i cunoaterea poziiei celuilalt, prezentarea argumentelor, dar i ascultarea, cu atenie, a contraargumentelor, realizarea unei judeci, pe ct posibil impariale i, n final, ajungerea la o soluie acceptabil pentru toi cei implicai n procesul de negociere. Msura succesului n negociere este deci dat de modul n care negocierile sunt finalizate prin acordul de vointa al participanilor. Practica negocierilor arat c principala dificultate n atingerea finalitii propuse este aceea c, de cele mai multe ori, negociatorii pleac de la ideea c interesele divergente trebuie transformate n scopuri comune. Iat de ce este absolut necesar ca, nc de la nceput, negociatorii s aib n vedere un deznodmnt gsit de comun acord, fiecare parte considerndu-se coautoare a acesteia.
1

 negocierea este, prin excelen, un proces competitiv, partenerii urmrind att satisfacerea unor interese comune, ct i a unora contradictorii, ce reclam o serie de eforturi prin care se urmrete evitarea confruntrii i ajungerea la soluii reciproc avantajoase. La rndul ei, competiia va permite nfruntarea competenelor individuale n realizarea scopului propus. n pofida faptului c, dincolo de caracterul competitiv al negocierii, procesul ca atare urmrete afirmarea elementelor de interes reciproc, n practic sunt foarte puine cazurile n care negocierile se desfoar uor, fr probleme. n ultim instan, negocierea presupune concesii reciproce i repetate, pn la atingerea echilibrului, pe care l apreciaz n funcie de nevoile sale i de informaiile de care dispune.

Funciile negocierii
Negocierea comercial ca i forma a comunicrii n afaceri indeplinete o serie de funcii: 1. reglementarea sistemelor complexe (ntreprinderi, organizaii politice, state) prin realizarea echilibrului ntre nevoile de schimbare i nevoile de stabilitate; 2. schimbul, modalitate care privete domeniul tranzaciilor ce guverneaz activitile economice; 3. 4. decizia, fondat pe interactivitate i nelegere; rezolvarea conflictelor n care apar antagonisme deschise (conflicte familiale, cu vecinii, sociale, economice, politice, culturale, internaionale).

Elementele fundamentale ale negocierii comerciale

Orice negociere, indiferent de domeniu, implic o serie de elemente ce reacioneaz n mod interactiv. Aceste elemente formeaz un cmp de fore n cadrul cruia se va forma dinamica derulrii negocierii. Sunt necesare cinci elemente pentru a defini esena i dinamica negocierii2:

obiectul contextul miza asimetria de putere (raportul de fore) negociatorii, considerai n sensul relaiei lor impersonale

psihosociologice, altfel spus: confruntarea comportamentelor lor.

1. Obiectul negocierii - nu este ntotdeauna uor de identificat sau precizat. Obiectul depinde n principal de domeniul de aplicare (comercial, social, diplomatic, interpersonal etc.) i este mai mult sau mai puin complex, mai mult sau mai puin divizabil n puncte de negociere, mai mult sau mai puin cuantificabil sau mai mult sau mai puin "calitativ" (clauze, principii etc.) n funcie de domeniul abordat. Obiectul depinde de asemenea de subiectivitatea negociatorului (pe de o parte, el poate avea doar o idee vag despre ceea ce se va negocia, iar pe de alt parte poate avea obiective mascate, gnduri ascunse cu care va porni negocierea). 2. Contextul - Obiectul negocierii se nscrie ntotdeauna ntr-un context. Contextul include att mediul global al negocierii (de exemplu condiiile politice, economice, sociale, culturale etc.), ct i circumstanele particulare (loc, climat), de importan deloc neglijabil pentru continuarea evenimentelor. Contextul conine i o dimensiune istoric: antecedentele care au structurat relaia. Abilitatea

negociatorului const - ntre alte elemente - n identificarea n context a ceea ce este pertinent pentru derularea prezent. 3. Miza reprezint tot ceea ce va avea o influen ("o greutate") asupra ansamblului de interese, preocupri, nevoi, ateptri, constrngeri i riscuri resimite (mai mult sau mai puin explicit) de negociatori. Una din trsturile dominante ale negocierii o constituie faptul c aceasta reprezint efortul fiecreia din pri de "a-i promova" sau de "a-i apra interesele", de a rspunde unor "preocupri", de a atinge "obiective", ntr-un cuvnt de a satisface aspiraii i nevoi. ntr-o negociere, miza corespunde n principal noiunii de "raport", adic confruntrii sau comparrii ctigurilor sau avantajelor sperate cu riscurile sau pierderile anticipate. 4. Asimetria de putere (raportul de fore) - Negocierea aduce fa n fa actori, fiecare avnd anumite resurse i atuuri, precum i vulnerabiliti i elemente de slbiciune. Confruntarea acestor puteri nete formeaz raportul de fore ce poate fi foarte favorabil sau foarte nefavorabil uneia sau alteia din pri (raport dezechilibrat) sau relativ echilibrat. Rar exist o simetrie perfect ntr-o negociere. Puterile mobilizate de negociatori creeaz un raport de fore n negociere. Dac RF este pozitiv, negociatorul A deine un raport de fore dominant. ansele de a ncheia cu succes aciunea i sunt superioare fa de negociatorul B. n domeniul comercial, punctele forte sau slabe pot fi, de exemplu, locul negocierii, timpul, experiena, nivelul intelectual, informaiile etc. De reinut c raportul de fore variaz n cursul negocierii n funcie de datele noi care apar i c, uneori, poate fi chiar inversat datorit unui element nou, cum ar fi o informaie esenial obinut n timp util.

Negociatorii - relaiile i comportamentele actorilor

Ultimul element fundamental este dinamica relaional care se instaleaz i se dezvolt ntre pri, care rezult din confruntarea comportamentelor lor. Muli specialiti acord acestui aspect relaional o importan crucial : multe tehnici i tactici se bazeaz pe impactul pe

care se presupune c acestea l vor avea asupra derulrii negocierii.

Tipologia negocierilor
n lumea contemporan exist o mare varietate de negocieri. Clasificarea lor se poate realiza dup mai multe criterii^: a. n funcie de felul tranzaciei: de vnzare - cumprare de cooperare de service de transport, asigurri arbitraj valutar turism de burs b. Dup obiect negocierile pot fi clasificate n: de bunuri de consum mijloace de producie materii prime maini i utilaje alimente De regul, negocierile desfurate la nivel guvernamental urmresc ncheierea de acorduri, convenii sau alte nelegeri (economice, politice) ce vizeaz, n esen, crearea cadrului instituional de desfurare a relaiilor dintre state, n timp ce la nivel neguvernamental, negocierile au n vedere ncheierea de diferite contracte. nelegerile rezultate n urma negocierilor la nivel nalt, macroeconomic faciliteaz i creaz cadrul derulrii unor negocieri la nivel inferior, microeconomic, dup cum existena unui sistem diversificat de nelegeri la nivel microeconomic stimuleaz conveniile dintre state, crend condiiile favorabile dezvoltrii schimburilor comerciale, financiare, turistice sau realizarea de noi nelegeri.3 c. Dup scop4 negocierile se mpart n: pentru noi tranzacii de prelungire de modificare de normalizare

d. Dup numrul de participani5 implicai n derularea negocierii acestea pot fi: bilaterale plurilaterale(triunghiulare etc.) multilaterale n perioada actual se manifest fenomenul de intensificare a negocierilor multilaterale, aceasta nensemnnd ns c cele bilaterale au sczut n importan e. Dup modul cum se poart:
directe

-fa n fa -prin coresponden . -prin telefon indirecte - prin- intermediar

n timp - succesive - simultane f. Dup orientare: negocieri predominant cooperative (integrative) negocieri predominant conflictuale (distributive) spre respectarea aspiraiilor negociatorului astfel nct partea advers s poat considera rezultatul de asemenea ca fiind satisfctor. Ea urmrete prin urmare meninerea i consolidarea calitii relaiei dintre parteneri; este orientat n sensul solidaritii reciproce i nu al antagonismului. Negocierea integrativ poate conduce la modificarea obiectivelor particulare i a prioritii lor, tinznd spre obiective apropiate de interesul reciproc22.

Negocierea predominant cooperativ (integrativ) - este orientat

Negocierea predominant conflictual (distributiv) vizeaz diferenierea interlocutorilor n funcie de puterea de care dispun. Fiind asemenea unui joc cu sum nul, ea determin protagonitii s vrea s fie ctigtori, pentru a nu fi nvini, ns, fiind totui o negociere, ea se oprete acolo unde ncepe confruntarea (cutarea ctigului total i a supunerii complete a celuilalt, altfel spus impunerea unei soluii de "dictat" sau "victoria" prin ultimatum). n acest fel negociatorul distributiv nu provoac ruptura, ntruct nu trebuie s distrug o relaie pe care o consider inevitabil, oportun sau necesar i poate chiar util i

benefic n anumite circumstane. Distincia realizat ntre cele dou tipuri de negocieri trebuie replasat n cadrul mai general al sistemelor de decizie, n particular al sistemelor nfruntare - rezolvarea problemelor .

Organizarea negocierilor

Etapele procesului de negociere

Analiza procesului complex al negocierii evideniaz existena unor etape distincte, cu eventuale ntreruperi i perioade de definire a punctelor de vedere ale partenerilor de negociere.6 n cadrul unor asemenea etape, dialogul prilor va concretiza, n mod treptat, punctele de nelegere i nelegerea nsi. Practic, fazele, etapele procesului de negociere sunt urmtoarele7 : a) prenegocierea are ca punct de plecare prima discuie sau comunicare, cnd partenerii las s se neleag faptul c ar fi interesai n abordarea uneia sau mai multor probleme. O asemenea etap va cuprinde: activiti de pregtire i organizare a negocierilor; culegerea i prelucrarea unor informaii; pregtirea variantelor i dosarelor de negociere; ntocmirea i aprobarea mandatului de negociere; elaborarea proiectului de contract; simularea negocierilor;

b) negocierea propriu-zis demareaz odat cu declararea oficial a interesului prilor n soluionarea n comun a problemei n cauz, n vederea realizrii unor obiective de interes comun i, mai ales, dup ce a avut loc o prim simulare a negocierilor care vor urma. Negocierea propriu-zis se concretizeaz n adoptarea unei nelegeri, de regul scris, ce conine msurile care urmeaz s fie ndeplinite pentru realizarea obiectivului n cauz. Este etapa dialogului ntre prile participante, dialog ce se desfoar la masa tratativelor, fiecare parte cunoscndu-i interesele fa de obiectul negocierii. Acum se prezint cereri i se fac oferte, se fac presupuneri, se aduc argumente, urmate de contraargumente, apar eventualele concesii, n majoritatea cazurilor, reciproce. De regul, negocierea este un proces previzibil, ce ncepe cu o analiz intim a dorinelor i mai ales a posibilitilor de care se dispune n raport de problema negociat, continund cu examinarea poziiei fa de partenerul de negociere, pentru ca apoi s se analizeze mai multe variante posibile, alegndu-se, n final, cea mai eficient. Este important ca ambii parteneri s porneasc de la ideea c nici o negociere nu are din start nvingtori i invini, abia la sfritul negocierilor putndu -se lua o decizie comun care, de fapt, reprezint ncheierea propriu-zis a procesului de negociere. Un bun negociator este acela care, n etapa desfurrii procesului de negociere, d dovad de prezen de spirit, de perspicacitate, de sim al oportunitii, pentru a sesiza corect momentul concluziei i pentru a evita prelungirea inutil a discuiilor. Practic, negocierea propriu-zis cuprinde apte secvene, respectiv8: prezentarea ofertelor i contraofertelor; prezentarea argumentelor i contraargumentelor; utilizarea unor strategii i tactici de contracarare; perioada de reflecie pentru redefinirea poziiei; acordarea de concesii pentru apropierea punctelor de vedere; convenirea unor soluii de compromis; semnarea documentelor; c) postnegocierea26 ncepe n momentul semnrii nelegerii, incluznd obiectivele ce vizeaz punerea n aplicare a prevederilor acesteia. Acum se rezolv problemele aprute dup semnarea contractului, probleme referitoare, n principal la: greuti aprute ca urmare a unor aspecte necunoscute n

timpul negocierii i la semnarea contractului; eventuale negocieri privind modificarea, prelungirea sau completarea clauzelor contractului; rezolvarea pe cale amiabil a unor reclamaii i a litigiilor aprute; soluionarea litigiilor i nenelegerilor n justiie sau prin arbitraj; ntr-o asemenea faz a negocierii, va avea loc i analiza rezultatelor reale ale operaiunii n cauz, comparativ cu cele scontate. Concluziile desprinse n urma unei asemenea analize reprezint, n cele mai multe cazuri, un punct de plecare pentru noi nelegeri viitoare; d) dincolo de aceste trei faze, exist ns o activitate susinut i permanent de armonizare tactic a punctelor de vedere, a atitudinilor, a intereselor. Este aa-zisa etap a protonegocierii, etap ce const n aciuni i reacii ale prilor manifestate prin actele unilaterale. Asemenea aciuni cunosc o desfurare intens i continu, putnd constitui, pentru partenerul de negociere, semnale marjatoare sau, dimpotriv, descurajatoare. Cadrul n care are loc protonegocierea (condiiile interne i internaionale, conjunctura politic i economic, atmosfera creat de mass-media) are un deosebit rol n finalizarea sau n blocarea discuiilor, protonegocierea neputndu-se ns substitui procesului propriu-zis de negociere.

Formarea echipei i numirea conductorului

O parte component a procesului de pregtire a negocierii o reprezint constituirea echipei de negociere i rezolvarea tuturor problemelor aferente acestei aciuni. n condiiile complexitii negocierilor actuale - indiferent de domeniu - negocieri care presupun evaluri, argumentaii, contraargumentaii, explicaii etc., este practic imposibil ca un singur om s rspund, n bune condiii, tuturor acestor cerine. Iat de ce, participarea concomitent a mai multor persoane, care formeaz o echip, specialiti n domenii diverse, este nu numai recomandabil, ci i obligatorie.9 Eficiena activitii unei asemenea echipe nu este neaprat rezultatul mrimii acesteia (de obicei, de la 2-3 persoane la 10-12, n raport de complexitatea tranzaciei i implicit a negocierii), ci mai degrab a profilului i pregtirii profesionale a fiecruia dintre membrii ei, fiind condiionat de mobilitatea i elasticitatea gndirii acestora, de organizarea i coordonarea activitii desfurate. Pentru pregtirea echipei de negociere, aciune care se face din timp, n linite, fr grab, este necesar de abordat i rezolvat un studiu al problemelor. ntr-un asemenea studiu, este indicat s se aib n vedere o serie de elemente referitoare, n principal, la scopul i obiectivele negocierii, definirea variantelor de negociat, cunoaterea partenerilor i a relaiilor pe care se conteaz. Toi membrii echipei trebuie s cunoasc i mai ales s se implice n rezolvarea problemelor specifice, potrivit locului ce-l ocup n ierarhia organizatiei de la care provin, ct i n cadrul achipei propriuzise. n acelai timp, destul de important n cadrul echipei de negociere este sincronizarea activiilor desfurate de fiecare membru al acesteia, precum i o coordonare adecvat. Este de preferat ca echipa de negociere s aib continuitate, numai n acest fel, componenii ei avnd posibilitatea s se cunoasc reciproc, s existe o coeziune, evitndu-se eventualele tentative ale partenerilor de a utiliza divergenele de pareri care pot aparea n echip. O caracteristic de seam a echipei trebuie s fie elasticitatea acesteia, care s permit creterea sau reducerea membrilor, o elasticitate n care conductorul s aib, pe de o parte, posibilitatea, dar i abilitatea de a conduce eficient, indiferent de structura echipei, iar pe

de alt parte, s-i asume responsabilitatea, n cazul unor eventuale eecuri. La alegerea conductorului echipei se recurge la urmtoarele dou criterii: abilitatea de a conduce echipa de negociere, indiferent dac structura acesteia este comercial sau tehnic; gradul de responsabilitate i de decizie pe care i-l poate asuma eful echipei pe parcursul negocierilor. Formaia liderului nu este important, ntruct acest rol poate fi foarte bine jucat de persoane de formaie financiar, comercial sau care vin din domeniul produciei, ns el trebuie s aib suficiente cunotine despre toate problemele implicate n negociere - comerciale, tehnice i clauze contractuale - care s-l fac capabil si aduc o contribuie valoroas la fiecare problem discutat i s coordoneze eficient activitile i lurile de cuvnt ale membrilor echipei de negociere i ale celorlali specialiti atrai pe parcursul negocierilor28. n afara celor artate mai sus, conductorul echipei trebuie ca permanent s susin moralul colegilor i s caute s obin de la fiecare membru al echipei contribuia maxim pe care o poate da, el fiind un exemplu n acest sens. capacitatea individual a fiecrui membru, ct mai ales de felul n care ei funcioneaz mpreun. acoperit: a. comercial: pre, politic comercial, livrare, transferul riscurilor i cheltuielilor etc.; b. tehnic: calitate, specificaie, ambalaj, know-how, service; c. juridic: condiiile contractului, clauze, rezolvarea litigiilor, arbitraj; d. financiar: condiii de plat, asigurare, credit, garanii.

Reuita unei echipe de negociere depinde n mare msur att de

Mrimea i structura echipei sunt n funcie de domeniile de

O echip de negociere poate fi constituit din membri permaneni i din specialiti atrai pe msur ce se ivesc probleme deosebite. n afara calitilor profesionale i a pregtirii de profil, la selecionarea membrilor echipei trebuie s se in seama de abilitatea de negociator a persoanei n cauz i de o serie de caliti. Marile companii comerciale dispun de un numr de negociatori foarte buni, pregtii n prealabil prin simulri, dar i de "echipe de oc" (aa zisele "TIGER TEAMS") care reprezint o combinaie de experi negociatori n probleme comerciale i tehnice, crora le revine sarcina de a salva situaii extrem de grele29.

Definirea rolurilor din echip

Fiecare echip de negociere reclam interpretarea anumitor roluri "clasice" pentru bunul mers al negocierilor: Liderul, Biatul Bun, Biatul Ru, Durul i Mintea Limpede.10 Se pot adopta i alte roluri n funcie de specificul negocierilor. Nu este obligatoriu ca fiecare rol s fie jucat de o persoan - de multe ori acelai echipier interpreteaz mai multe roluri, care-i reflect de fapt propriile trasaturi de caracter. O strategie bun presupune desfurarea optim a personalului, trebuind s se decid asupra rolurilor i rspunderilor pe care trebuie s i le asume membrii echipei: Se pricep mai bine s asculte dect s vorbeasc? S-au mai ntlnit cu membrii opoziiei? Sunt extrovertii?

Mandatul echipei de negociere

Const n instruciunile date conductorului echipei de negociere de ctre conducerea companiei i este diferit de planul de negociere, care este elaborat de echipa de negociere i care reprezint maniera n care echipa urmeaz s aplice mandatul. Mandatul este pregtit n form scris i semnat de directorul firmei. Coninutul mandatului trebuie11: a) s precizeze cine este conductorul echipei de negociere; b) s menioneze persoanele care fac parte din echip i ce probleme vor avea de rezolvat acestea; c) s defineasc obiectul de negociere, respectiv problemele care urmeaz s fie discutate; d) s sintetizeze informaiile culese despre produs, pia, partener, concuren, preul minim, respectiv maxim acceptabil, condiiile de livrare, credit, calitate, service, modaliti de plat, transport etc.; e) s stabileasc cile prin care se poate comunica; f) s fixeze perioada de desfurare i finalizare a negocierilor (data nceperii acestora, programul de desfurare). Avnd n vedere coninutul su, este evident faptul c mandatul de negociere are un caracter secret.12

Agenda negocierii (ordinea de zi)

Elaborarea unui proiect al ordinii de zi, a negocierilor este util pentru a orienta desfurarea acestora astfel nct s se obin realizarea obiectivelor strategice urmrite. Dup clarificarea obiectului tranzaciei, aspectele acesteia se negociaz pe rnd, ntr-un sistem "combinat" n care soluiile gsite i convenite pentru diferite aspecte sunt considerare provizorii i pot fi modificate, pn la convenirea soluiei finale care s fie acceptabil ambelor pri n ansamblu. Desfurarea negocierilor se realizeaz corespunztor planului de Iucru convenit ntre pri. Planul (sau agenda) este compartimentat pe genuri de activitate, potrivit caracterului obiectului de negociat. n cazul unor negocieri comerciale, de complexitate sporit, se profileaz ase genuri de activiti : dezbateri referitoare la condiiile tehnice i calitate; dezbateri referitoare la condiiile comerciale; dezbateri referitoare la condiiile de plat; dezbateri privind transportul, asigurarea i expediia; dezbateri privind elaborarea proiectului de contract; dezbateri referitoare la probleme diverse, auxiliare.

Conceptul de plaj de negociere sau zon de acord posibil (ZAP)

Un negociator are, de regul, trei "poziii" sau modaliti de fixare a unor valori corespunznd unui obiect (sau punct) de negociat . Aceste valori exprim mrimea preteniilor sale in termeni de cereri (exigene, revendicri) sau n termeni de oferte (ceea ce este gata s acorde).
13

33

n primul rnd, exist poziia afiat la nceperea negocierii. n

ciuda influenelor culturale sau a factorilor de circumstan care explic marile variaii ale mrimii relative a acestor poziii, s-a constatat c n general ea este formulat astfel nct s asigure o "marj de manevr" suficient, uneori foarte mare, iar alteori relativ redus. Dei fixarea nivelului poziiei de plecare rspunde unor necesiti tactice, negociatorul nu are libertate deplin n acest sens: o poziie prea ridicat (n raport cu anumii termeni de comparaie: poziiile negociatorilor concureni, precedente, analogii, date obiective sau conjuncturale, norme etc.) poate fie s-l discrediteze pe negociator, fie s provoace o rigiditate imediat a prii adverse (care poate merge pn la ncetarea discuiilor). Adoptarea unei poziii afiate care este foarte departe de ateptrile i inteniile reale ale actorului nu este ns o form de dezinformare sau o lips de integritate, ntruct negocierea este o activitate marcat structural de incertitudine i risc i de o anume doz de ambiguitate. Ea nu poate progresa dect prin transformarea poziiilor astfel nct s se apropie gradual de interesele reale. Este deci necesar maleabilitatea. De aceea exist o regul nescris, dar universal admis potrivit creia "este legitim pentru negociator s afieze poziii de plecare care nu-i prejudiciaz n mod necesar micrile viitoare". n unele cazuri, poziiile afiate pot rmne aproape neschimbate pe tot parcursul negocierii, neavnd anse de succes dect n anumite condiii: reformularea obiectului, renunarea la anumite probleme, lrgirea ofertei etc. A doua poziie, aflat la cealalt extrem (a scrii) este numit: punct de rezisten/punct de ruptur fn englez, rezervation price).

Este vorba de pretenia minim care, dac nu este respectat, l va determina pe negociator s prefere s ias din joc dect s consimt s depeasc aceast limit, aceast " linie de ultim rezisten ". Negociatorul trebuie s abordeze cu mare pruden conceptul de punct de ruptur (uneori putnd avea n vedere chiar un interval de ruptur) n pregtirea negocierii. Exist i o a treia poziie, intermediar ntre poziia afiat i punctul de rezisten, numit poziia realist / ateptat. Aceasta traduce aprecierea negociatorului privind ceea ce crede c poate obine, innd cont de dorina (oportunitatea sau necesitatea) de a ajunge la o soluie reciproc acceptabil.

Dac primele dou poziii se stabilesc n funcie de interesele i strategiile proprii, poziia realist depinde n principal de confruntarea de interese, de fore i de atitudini ale forelor implicate al cror joc este dificil de anticipat perfect naintea nceperii discutiilor. Determinarea ZAP ajut la prefigurarea soluiei negocierii precum i, ntr-o anumit msur, la anticiparea derulrii acesteia i a strategiilor celor mai eficiente. De asemenea, ea ajut la rezolvarea prealabil a dou probleme majore: prima se refer la anticiparea i analizarea (pe msura derulrii negocierii) poziiilor PRO (poziia realist sau obiectiv) i PR (de rezisten) ale prii/prilor adverse. n acest sens, faza de informare, de explorare i testare reprezint un moment-cheie n care un negociator abil va putea evalua exactitudinea ipotezelor sale, avnd posibilitatea de a le corecta n funcie de observaiile fcute pe parcurs. a doua problem este cea a fixrii prioritilor i, la fel ca i n cazul precedent, posibilitatea de determinare a acestora este uneori facil pentru sine, dar mult mai dificil n cazul partenerilor. Conceptul de cea mai bun alternativ n caz de absen a acordului (AAA sau 3A ) Fisher&Ury: BATNA (Best Alternative In a Negociated Agreement) - cea mai bun alternativ a unui acord negociat. Fisher i Ury au propus evaluarea unei negocieri prin confruntarea continu cu cea mai bun alternativ n raport cu coninutul acordului posibil i n raport cu absena acordului. Aceast noiune exprim foarte bine esena negocierii care este o activitate voluntar i "oportunist". Ea reprezint i un ghid preios pentru negociatorul n aciune, ntruct poate servi ca punct de referin pentru orice iniiativ sau micare pe care o are n vedere n timpul derulrii negocierii. n fine, conceptul permite negociatorului examinarea negocierii sub un alt unghi: cel al costului de oportunitate global. n aceste condiii, nu este de mirare c unii consider situaia 3A ca fiind unul din elementele fundamentale ale negocierii, la fel ca miza (interesele), crearea de valoare, lupta pentru a obine ctiguri i formarea unui acord. n acest ansamblu, situaia 3A fixeaz "limitele negocierii", ntruct aceasta nu este un scop n sine, ci un simplu mijloc de atingere a unui scop, i anume: dou sau mai multe pri convin s gseasc mpreun o soluie, prefernd n aceste sens decizia comun iniiativelor unilaterale.

Modaliti i tehnici de argumentare

n procesul de comunicare ntre parteneri, schimbul de informaii are ca finalitate convenirea unei soluii la o problem. n susinerea punctului su de vedere, fiecare partener i organizeaz expunerea sub forma unui sistem complex deschis de argumente. Argumentarea apare n procesul comunicrii cnd se dorete "construirea" n mintea altei persoane a unor convingeri care s declaneze un anumit comportament sau aciune. Scopul ei final este obinerea adeziunii interlocutorului la ideea prezentat. Regula de aur a argumentrii; const n a nu presupune c partenerul tie de la nceput tot ce are de ctigat el din tranzacii. Argumentarea se poate prezenta sub dou forme: form activ: form defensiv. Argumentarea activ cuprinde: - convingerea (apropiere intelectual) - persuasiunea (apropiere intelectual , afectiv) Pentru a convinge, este necesar s aduci probe pentru a antrena adeziunea i asentimentul intelectual al interlocutorului. Persuasiunea presupune crearea sau modificarea unei credine, sprijinindu-se n particular pe "raiune" i afectivitatea celui care trebuie lmurit. Persuasiunea poate consta n acelai timp n - "a sugera" sau "a impune" (persuasiune autoritar), - "a propune" sau "a recomanda" (persuasiune liberal) - "a insinua" (persuasiune manipulatoare). Convingerea i persuasiunea utilizeaz "raionamente", cele mai utilizate fiind: explicaia, analogia, inducia logic, deducia, ipoteza, alternativa i paradoxul. Argumentarea defensiv se bazeaz n principal pe utilizarea obiectrii. Aceasta presupune nerecunoaterea "adevrului" sau a validitii argumentului advers, deci contestarea sau respingerea sa. Formele acesteia sunt variabile: obieciuni de principiu, obieciuni sub form de scuze, obieciuni de detaliu i false obieciuni. Exist trei modaliti de abordare a argumentrii: a. abordarea logic - pune accentul pe capacitatea interlocutorului

de analiz, sintez, generalizare. b. abordarea afectiv - apeleaz la capacitatea interlocutorului de a tri, de a simi evenimentul descris n imaginaia i cu participarea sa. c. abordarea combinat - pornete de la enunarea tezei ntr-o form care s trezeasc interesul partenerului, continu cu fapte i argumente care susin teza i eventual cu respinger

Regulile de tehnic a argumentrii folosite n cadrul negocierilor comerciale:

1.

discuie;

regula stabilizrii: afirmaiile asupra crora s-a czut de acord nu trebuie readuse n

2. regula continurii: aspectul discutat trebuie aprofundat pn la realizarea unui acord minim, altfel discuia nu poate avansa; 3. regula abandonrii temporare a unor aspecte n care opiniile sunt divergente, spre a se reveni asupra lor mai trziu, cnd negocierea a progresat n alte aspecte; 4. Aceasta trebuie s nceteze n momentul acceptarii propunerilor partenerului;

regula limitrii ntrebrilor i a solicitrilor de justificri privind poziiile avansate.

5.

cei doi parteneri;

regula nelegerii - trebuie s existe un minim de acord asupra tezelor avansate de

6. regula redistribuirii argumentelor - dac o anumit ordine a argumentelor nu a adus acordul, este preferabil s se stabileasc o alt ordine; 7. regula substituirii argumentelor - un argument sintetic trebuie prezentat prin substituirea lui cu argumentele componente.

Tipuri de negociatori
Negocierea este att un demers tiinific, sistematic i metodologic, ct i o art, dar i o intuiie. Asemenea caracteristici ale procesului de negociere in, n mare msur de psihologia negociatorului, de personalitatea, de aptitudinile i temperamentul acestuia. n noiunea de aptitudini trebuie incluse inteligena, memoria, gndirea, imaginaia, observarea i atenia, iar cnd vorbim de temperament, avem n vedere rapiditatea n luarea deciziei, flexibilitatea, educaia i tenacitatea, dar i nervozitatea sau emotivitatea. Temperamentul cel mai potrivit negociatorului este cel definit de calm, rbdare, control i stpnire de sine, participare activ i, mai ales, constructiv, fiind interzis s fac parte din echipele de negociere indivizi dominai de nervozitate, irascibilitate, pripeal, mnie, suprare, inconsecven, nerbdare, agitaie, apatie, expectativ exagerat, retragere pripit, chiar dac asemenea indivizi sunt foarte buni profesioniti n domeniul lor de

activitate. n contextul celor prezentate, n practica negocierilor s-au conturat, n principal, urmtoarele tipuri de negociatori: a) b) autoritar: este pasionat de activitatea desfurat; are caracter rigid i este puin receptiv la argumentele sau informaiile partenerului; este un bun organizator, dar paradoxal, este lipsit de iniiativ; pe parcursul negocierii intervine sporadic cu idei sau cu propuneri, dar odat ce face acest lucru, ncearc, cu orice pre, s-i impun prerea; cooperant: este un sentimental, dar ncearc i, de cele mai multe ori, reuete s fie realist; are o dorin luntric de a fi util i este satisfcut atunci cnd poate depi momentele conflictuale; este preocupat n clarificarea nenelegerilor, pentru evitarea blocrii negocierii i gsirea unor soluii conciliante; este un bun cunosctor al spiritului de echip, civilizat, plcut i sociabil, este un partener ideal de echip, dar i de negociere; permisiv: nu dorete s fie neaprat convingtor, dar nu accept nici postura de nvins; are un stil flegmatic, dar este un sentimental; are abilitatea de a tolera ambiguitatea i conflictele; accept dezordinea, rspunsurile pariale sau evazive; nu face uz de autoritate i este iubit de colaboratori; de cele mai multe ori nu rezist pn la sfritul negocierii; creativ: este, mai nti, un vizionar, i abia dup aceea un organizator eficient; nu este preocupat neaprat de problemele concrete ale ordinii de zi, dar vine, de foarte multe ori, cu soluii concrete.

c)

d)

Desigur, tipurile de negociatori prezentate nu epuizeaz toate cazurile ntlnite n practica negocierilor. Tipologiile menionate au mai degrab un caracter teoretic, cei mai muli dintre negociatori neavnd, n totalitate, trsturile uneia sau alteia din categoriile de mai sus.

1. Negociatorul integrativ
Dei este deschis i conciliant, nu este totui un negociator prea puin ferm. O suplee excesiv ar fi caracteristic mai degrab unui negociator apatic i moale, tinznd s abandoneze prematur partida. Negociatorul integrativ este caracterizat prin fermitate n ce privete scopurile, preocuprile i aspiraiile majore i suplee n cutarea soluiilor reciproc

acceptabile.

2. Negociatorul distributiv

D dovad, din contr, de rigiditate n ceea ce privete att scopurile i aspiraiile, ct i cutarea soluiilor. Alte tipuri de negociatori - Diversitatea clienilor i complexitatea modurilor n care acetia se comport determin n mod concret existena unei multitudini de tipuri sau stiluri de negociatori i a unui mare numr de genuri de negocieri. Exist patru categorii principale de comportamente : 1. cooperare sau atitudine panic 2. conflict sau adversitate 3. afectivitate sau emotivitate 4. demagogie sau manipulare
14

Se degaj astfel patru profiluri de negociatori care pot fi prezentai schematic printr un cerc n care fiecare raz reprezint un tip specific.

n afara celor patru tipuri principale de negociatori figureaz i alte raze reprezentnd fiecare un tip de negociere (semiconflictual, semidemagogic, semicooperant, semiafectiv, fiecare avnd o dominant cooperant, conflictual, afectiv sau demagogic).
n cursul unei ntrevederi, negociatorii pot schimba genul negocierii n funcie de temele abordate. De exemplu, negocierea conflictual poate apare n momente n care actorii abordeaz subiecte sensibile cum ar fi preul, termenele de plat sau comparaiile n raport cu concurena.

3. Negociatorul cooperant
Este cel mai eficace dintre toate tipurile de negociatori pentru c negocierea lui se nscrie n cadrul formulei "nvingtor-nvingtor" n care toate formele de demagogie, de conflict sau de alt natur sunt excluse. Negociatorul cooperant se bazeaz pe o voin real de a reui i pe respectul fa de partener i fa de obiectivele sale. Este un generator de relaii bune pe termen scurt, mediu i lung. El exclude efectele nefaste ale raportului de fore, apr interesele negociatorilor i acioneaz ntr-un cadru de ncredere total. Experiena arat c toate relaiile comerciale sntoase i cooperante sunt durabile. Ele se traduc printr-o fidelitate real i un parteneriat fiabil i solid, pentru c sunt bazate pe negocieri sntoase i pe interese reciproce convergente. A fi un negociator cooperant presupune respectarea unui anumit numr de reguli cum sunt: transparena, loialitatea fa de partener, respectul pentru obiectivele sale, voina de a ajunge la un aranjament pozitiv.

4. Negociatorul afectiv
Este o persoan care acioneaz i negociaz potrivit sentimentelor i emoiilor sale de moment. Departe de a fi raional i pragmatic, el acioneaz n funcie de afinitile sale i de gradul de afectivitate care l leag de partenerul su. Impulsiv, el poate decide n privina unei cumprri sau exprima un refuz, fr un motiv evident sau raional. Modul lui de a aciona se bazeaz pe subiectivitate, pe plcere i durere, dragoste i ur, parteneriat i adversitate, precum i pe prietenie i respingere. Folosete des expresii cum sunt: am chef, doresc, grozav, extraordinar, zero, mi place, prefer, incredibil etc. Este ntr-un fel un artist pasionat. Maniera cea mai bun de a-l combate este s-i ptrunzi n universul afectiv. Este inutil s-l contrezi pentru c se va indigna. Nici demagogia nu va fi eficient n cazul su. Modul cooperant se poate dovedi n schimb valabil, cu condiia s fie abordat cu suplee i treptat.

5. Negociatorul conflictual
Este o persoan care acord prioritate forei i nu diplomaiei. Nu este neaprat demagog, ci s-a obinuit pur i simplu s ipe mai tare pentru a arta c are dreptate, s foloseasc antajul sau ameninarea, s renune cu uurin la dialog i s abuzeze de raportul de fore. Strategic, cile cele mai bune de a face fa unui negociator conflictual sunt fie s fii i mai "conflictual" dect el, fie s-l aduci pe terenul "afectiv" sau "cooperant", fie s i te supui provizoriu pentru a ctiga negocierea.

6. Negociatorul demagog
n lipsa unor mijloace intelectuale, a unor tactici i strategii, muli negociatori se refugiaz n spatele minciunilor, manipulrilor, simulrilor i duplicitii. n faa unui demagog, posibilitile de a ctiga sunt n acelai timp numeroase i restrnse. Numeroase, pentru c tacticile i tehnicile demagogice sunt aproape nelimitate dac vrei s adopi acelai comportament ca i demagogul. Restrnse, pentru c n afar de folosirea acelorai atitudini nu rmne dect utilizarea celorlalte trei forme de negociere: cooperant, conflictual i afectiv.

Confruntarea personalitilor n procesul negocierilor

n procesul negocierii tranzaciilor de afaceri se confrunt personalitatea indivizilor participani, balana ctigurilor nclinnd de partea celor mai bine pregtii. Abordarea temelor are un caracter normativ i altul psihologic, ambele la fel de importante. Orice argument adus n discuie se cere a fi fundamentat economic, logic i legitim, fr a se cdea n extrema naivitii dezvluirii intimitii interesului comercial. De la bun nceput se va avea n vedere c factorul dominant care impune la masa negocierilor selectarea adevrurilor comerciale este legea economic obiectiv a concurenei. Lupta pentru un pre mai bun este legitim , atunci cnd se duce cu mijloace

corecte. De fapt, o lupt pentru un pre mai bun nseamn, nainte de toate, a lupta pentru un nivel tehnico-calitativ superior, nseamn a te integra n dinamica progresului tehnico tiinific mondial. n procesul de confruntare a personalitilor la masa tratativelor, fiecare parte poate s pun ntrebri, s dea rspunsuri, s aduc argumente i contraargumente. Nici o parte nu-i epuizeaz de la nceput toate argumentele, cel puin din punct de vedere psihic. O astfel de epuizare ar nsemna naivitate i infirmitate comercial. Epuizarea argumentelor se face n mod gradual, dup mprejurri, n corelaie cu contraargumentele oponentului, n contextul tacticii i strategiei comerciale. Orice afirmaie va fi legat de aprarea propriilor interese comerciale, va fi bazat pe o sinceritate relativ, impus, n scopul contracarrii tacticii adoptate de oponent, fr a se considera poziia acestuia ca necinstit, ci ca o poziie comercial fireasc n msura n care respect etica comercial. n procesul negocierilor trebuie s facem distincie ntre actele deliberate pentru a obine profituri maxime n detrimentul partenerului, bazate pe nelciune i actele care decurg n mod firesc din natura negocierilor. Primele sunt de condamnat, celelalte sunt de recomandat. n confruntarea dintre oponeni se manifest mai multe categorii de atitudini interpersonale15.

Cooperarea
Cooperarea este atitudinea adoptat n tranzacionarea marilor afaceri i n afacerile tradiionale. Este atitudinea adoptat de firmele comerciale de reputaie, bine pregtite i orientate, indiferent de atitudinea firmei partenere. Negociatorul cooperant pornete de la premisa c trebuie s ncheie contractul pe care l dezbate. Cnd ambii parteneri adopt o atitudine de cooperare, reuita afacerii este n cea mai mare parte asigurat de la bun nceput. Cooperarea este atitudinea ideal care creeaz premise certe promovrii relaiilor

Bibliografie:
Costel Nistor Comunicare i negociere n afaceri 2010