Curs 5

Alctuirea unei echipe eficiente ntr-un proiect Instrumente folosite n managementul proiectelor

I.

Alctuirea i conducerea unei echipe de proiect

Alctuirea i conducerea unei echipe de proiect reprezint factori eseniali pentru finalizarea cu succes a unui proiect. Acestea fac parte din atribuiile unui manager de proiect. Echipa unui proiect este format din membri care au diferite personaliti, cunotine, calificri i caliti. Rolul unui manager de proiect este de a evalua proiectul nainte de a-i alege personalul, pentru a construi o echip care s fie avantajat de calitile fiecrui membru. La formarea echipei, este necesar s se cunoasc activitile care trebuie realizate, cunotinele i aptitudinile necesare pentru a desfura acea activitate, riscurile care pot aprea, posibilele persoane care pot fi implicate n proiect. Deseori, selectarea membrilor echipei debuteaz cu discuii informale, privind eventuala disponibilitate i dorina de implicare n proiect. De asemenea, s-a dovedit c nucleul de baz al echipei de proiect trebuie s conin doar 2 4 persoane, pentru o mai bun coordonare a tuturor membrilor din echip. Pentru alctuirea unei echipe eficiente, trebuie avute n vedere urmtoarele sugestii: - cutai persoane cu experien n managementul proiectelor - ncurajai nvarea celor mai puin iniiai n managementul proiectelor de la cei cu mai mult experien - cutai persoane capabile - inei cont de realizrile pn la momentul de fa ale membrilor - dai toate informaiile necesare celor care fac parte din echip, pentru a cunoate care este situaia n momentul de fa i unde dorim s ajungem, care sunt resursele de care dispunem i riscurile care pot aprea - desemnai responsabiliti i lsai libertate fiecrui membru de a-i defini propriile metode de lucru pentru atingerea obiectivelor - evitai s lsai nerezolvate problemele care apar - cutai s gsii ci de popularizare a meritelor individuale

stimulai lucrul n echip, pentru a conduce la crearea unei viziuni comune - nu conducei proiectul prin stri emoionale - definii clar ceea ce nu trebuie fcut n proiect. Etapele pe care le parcurge o echip pn la transformarea ei ntr-una eficient sunt: formare confruntare pot aprea conflicte din cauza viziunilor diferite asupra scopului sau metodelor de lucru alese normalizare membrii ncep s capete o viziune comun realizare echipa ncepe s devin eficient transformare echipa i poate redefini scopul comun, comunicarea ntre membrii echipei este mare, responsabilitile fiecrui membru sunt nelese i acceptate. Condiiile necesare pentru formarea unei echipe eficiente se refer la 4 elemente de baz: - simul scopului: viziune comun asupra scopului i obiectivelor urmrite - alegerea persoanelor potrivite pentru sarcinile care trebuie efectuate - resursele necesare: tehnologie, metode de lucru clare, ntlniri eficiente, documentare, managementul timpului, managementul conflictelor - caracteristici proprii: o bun comunicare, flexibilitate, motivare. n ceea ce privete conducerea echipei, este necesar mai nti o bun identificare a problemelor care apar pe parcursul derulrii proiectului, pentru a putea alege dac acestea pot fi rezolvate de ctre o singur persoan sau de un grup. Discutarea acestor probleme se va face n cadrul ntlnirilor ce vor urma. II. Instrumente folosite n managementul proiectelor

Managementul proiectelor utilizeaz diferite instrumente (tools), specifice fiecruia dintre cele 5 procese ale oricrui proiect (iniiere, planificare, execuie, control i nchidere). Folosirea acestora poate fi opional, ns ele pot oferi soluii viabile la problemele care pot aprea pe parcursul derulrii proiectului. Instrumentele utilizate (conform Institutului de Managementul Proiectelor) sunt: 1. n procesul de iniiere - demonstrarea necesitii i fezabilitii proiectului Va fi necesar abordarea urmtoarelor probleme: descrierea scopului proiectului trebuie fcut n termeni clari prezentarea rezultatelor pe care dorim s le obinem

metodele care se vor aplica n vederea obinerii rezultatelor dorite o estimare iniial a resurselor necesare beneficiile care se vor obine la terminarea proiectului lista posibililor sponsori i stakeholder-i capacitatea de finanare din partea celor implicai n proiect gsirea momentului, a locului i a celor interesai pentru prezentarea propunerii de proiect - obinerea aprobrii proiectului din partea finanatorului Va fi ales managerul de proiect, care va primi autorizaia din partea finanatorilor pentru utilizarea resurselor (financiare, materiale) necesare n desfurarea activitilor. Datele obinute vor fi reprezentate n felul urmtor: Titlul proiectului:_____________ Data:_______________ Justificarea proiectului: _____________________________ Rezultate estimate a se obine:_________________________ Principalii stakeholder-i i rolul acestora:_________________ 2. n procesul de planificare - descrierea scopului proiectului Vor fi prezentate: scopul proiectului i justificarea acestuia principalele rezultate dorite obiectivele proiectului (n care vor fi incluse criterii de cost, de timp i de calitate) WBS care va defini scopul final al proiectului - definirea i ordonarea activitilor Rezultatele obinute n urma utilizrii acestui instrument sunt: lista cu activitile care se vor realiza pe parcursul proiectului diagrama de reea care prezint i relaiile dintre activiti - estimarea duratei pentru fiecare activitate i a resurselor necesare Care sunt resursele necesare pentru fiecare activitate? Evaluarea duratei pentru fiecare activitate se va face n funcie de duratele pentru activiti similare sau n funcie de estimrile specialitilor din echipa de proiect. Tabel 5.1: Estimarea duratei i a resurselor pentru fiecare activitate Faz i activitate Durata total Durata Resursele necesare

prezentarea programului proiectului (diagrame Gantt, diagrame PERT) - estimarea costurilor Exist trei metode de estimare a costurilor: estimarea costurilor pentru fiecare activitate i determinarea costurilor totale ale proiectului (bottom up) prin utilizarea costurilor dintr-un proiect similar (top down) printr-un buget fix (se pornete de la suma total care a fost acordat proiectului i n funcie de aceasta, se distribuie pe activiti) - prezentarea bugetului - atingerea unui anumit grad al calitii Atingerea anumitor standarde de calitate depinde de politica de calitate a organizaiei, de scopul proiectului, de anumite standarde. - specificarea anumitor metode de comunicare Se vor discuta modurilor de diseminare a informaiei, tehnologiile disponibile pentru comunicare, metode de mbuntire a comunicrii. Astfel: vom rspunde la ntrebrile: ce comunicm? cum comunicm? cnd i cui comunicm? - formarea i coordonarea echipei de proiect Se va pleca de la descrierea activitilor care vor fi realizate n proiect, stabilirea ulterioar a cerinelor pentru ndeplinirea activitilor, alegerea membrilor din echip - identificarea riscurilor Se vor analiza: sursele de risc riscurile poteniale consecinele riscurilor prevzute modalitile de eliminare sau diminuare a riscurilor realizarea unui plan de management al riscului prezentarea resurselor suplimentare necesare n cazul manifestrii riscurilor - obinerea unor resurse (bunuri/servicii) suplimentare prin identificarea unor poteniali contractori - realizarea planului proiectului Reprezint o sintez a tuturor datelor prezentate pn la acest moment. Planul proiectului va cuprinde: scopul, WBS, milestones, echipa de proiect, riscurile, costurile. - terminarea etapei de planificare Presupune aprobarea planului proiectului de ctre finanator i principalii stakeholder-i. - reanalizarea planului proiectului i modificarea lui ulterioar dac aceasta este necesar

Se va verifica dac planul realizat conduce la atingerea scopului propus de proiect, dac respect criteriile de cost, de calitate i ateptrile celor implicai n proiect. 3. n procesul de execuie - execuia activitilor proiectului Pe parcursul execuiei proiectului, se vor periodice asupra activitilor care s-au efectuat.

realiza

raportri

4. n procesul de control - controlul activitilor proiectului Efectuarea periodic a controlului proiectului va permite verificarea modului n care se vor atinge scopul propus de proiect, deliverables, a respectrii termenelor prevzute, care sunt modificrile care apar i activitile care trebuie ntreprinse ulterior astfel nct s obinem rezultatele propuse la timpul la care acestea au fost prevzute. 5. n procesul de nchidere - terminarea activitilor din proiect III. Planul proiectului (Lientz, Rea)

Conform autorilor Lientz i Rea, realizarea planului unui proiect va fi fcut n mai multe etape: 1. fixarea obiectivelor i a ariei de ntindere a proiectului Stabilirea obiectivelor este etapa cea mai important ntr-un proiect, deoarece ele constituie msuri/tactici de realizare a unor strategii organizaionale, locale, naionale sau internaionale. ndeplinirea acestora trebuie s corespund rezolvrii unor probleme identificate n prealabil. 2. descrierea sumar a condiiilor n care se va implementa proiectul pentru a justifica necesitatea acestuia Autorii au alctuit o list cu factorii care au impact asupra unui proiect: tehnologiile existente la momentul respectiv, concurena, anumite reglementri guvernamentale, politici. 3. conceperea strategiei proiectului Presupune abordarea modului n care va fi organizat proiectul, gestionarea riscurilor , selecia echipei de proiect i a coordonatorului. 4. prezentarea jaloanelor eseniale ale proiectului, planificarea calendaristic a acestora Dac se lucreaz pe subproiecte, se recomand utilizarea a 10-20 de jaloane pentru fiecare subproiect, urmnd s fie evideniate ulterior legturile dintre jaloane ce aparin unor subproiecte diferite.

5. definirea bugetului iniial, etap n care se va pune din nou problema fezabilitii obiectivelor Pentru fiecare jalon, se stabilesc resursele necesare; n proiectele cu un grad mare de incertitudine, se va aloca 5-10 % din valoarea total a proiectului pentru cheltuieli neprevzute. 6. identificarea principalilor actori implicai n realizarea proiectului i rolul acestora 7. stabilirea metodelor i a instrumentelor de lucru Indiferent de metodele de lucru alese, este necesar ca acestea s aib urmtoarele caracteristici: scalabilitate (posibilitatea aplicrii acestuia n orice proiect) colaborarea pentru stimularea lucrului n echip modernismul msurabilitatea posibilitatea evalurii metodelor popularizarea leciilor nvate pe parcursul proiectului pentru mbuntirea managementului proiectelor viitoare 8. identificarea domeniilor de risc la care este expus proiectul 9. reanalizarea planului calendaristic i a bugetului 10. identificarea coordonatorului de proiect 11. identificarea i stabilirea echipei de proiect 12. realizarea planului detaliat al proiectului (stabilirea jaloanelor, realizarea WBS, stabilirea dependenelor ntre activiti, alocarea resurselor pentru fiecare activitate, estimarea duratei).