Echipa de negociatori: stabilirea rolurilor n echip, organizarea activitii i lucrul n echip.

Amploarea operaiilor comerciale actuale, sofisticarea nivelului tehnic i de calitate al diferitelor produse, diversitatea sortimentelor, complexitatea operaiunilor financiar-bancare au impus negocierea contractelor de vnzare-cumprare n cadrul echipei de negociere. Mrimea i structura echipei de negociere depind i de diversitatea i amploarea problematicii ce trebuie acoperit. Selecionarea echipei de negociatori, de ctre conductorul acesteia i pregtirea pentru negocieri sunt urmate de fixarea atribuiilor ce urmeaz s fie indeplinite din momentul constituirii ei i pn n momentul prezentrii raportului de finalizare a aciunii ncredinate. Printre aceste atribuii, cele mai importante sunt: Elaborarea materialului tehnic i documentar; Fixarea legturilor de comunicaie; Elaborarea planului sau modelului de negociere; Simularea modelului de negociere; Elaborarea proiectului de contract; Elaborarea i lansarea cererii de ofert, respectiv a ofertei, dupa caz; Participarea la dezbateri, la data i locul fixat. n constituirea echipei de negociere trebuie s avem n vedere urmtoarele aspecte: volumul echipei, structura i atribuiile membrilor, precum i modul de comunicare dintre acetia. Numrul indivizilor din componen reprezint n sine un element de putere. n practica negocierilor s-a instituit principiul echilibrului numeric sau al egalitii numerice. n acest sens, s-a constatat faptul c este inadecvat negocierea printr-un singur reprezentant deoarece: nu va putea fi distributiv la nivelul tuturor informaiilor care circul n procesul negocierii (mesajele verbale i non-verbale, tactici i roluri); nu va putea evalua corespunztor decursul discuiilor n vederea abordrii poziiei optime de negociere; nu va putea construi o argumentaie productiv, care s contracareze prestaia diferitelor roluri distribuite n echipa advers. Pe de alt parte, situaia unei echipe numeroase spre exemplu de 10 membri ridic probleme de coordonare, de comunicare i permite manifestarea de tendine contra-productive, de polarizare i chiar de scindare a grupului. Practica negocierii a identificat cinci roluri a cror aciune comun confer eficien unei echipe: Liderul, Biatul Bun, Biatul Ru, Durul i Capul Limpede.

Caracteristici ale rolurilor Rol Liderul Poate fi persoana cu cea mai mare experien i autoritate. Nu este neaprat persoana cea mai versat i cu vechimea cea mai mare n munc. Biatul Bun Este persoana cu care se identific echipa advers, este oponentul ideal. Poate fi o persoan care reacioneaz predominant conciliant la conflict. Biatul Ru Este opusul biatului bun i are rolul de a-l convinge pe adversar c acesta reprezint o piedic n faa consensului. Este rolul cel mai agresiv i se apropie mult de reacia spontan de tip buldozer. Durul Abordeaz negocierea de pe poziie propriei echipe. Pune opoziia n situaii complicate, n momentul n care colegii i dau cuvntul. Capul Limpede Identific i clarific toate punctele de vedere exprimate, dup care le prezint sub forma unei poziii unite i convingtoare. Este tipul cu o reacie predominant raional la conflict. Comportament Conduce negocierile, coordoneaz echipa; Decide n chestiuni de competen n conformitate cu mandatul primit; Exprim nelegerea poziiei i nevoilor partenerilor; Confer adversarilor un fals sentiment de siguran; ntrerupe negocierile dac i cnd este nevoie; Submineaz orice argument sau punct de vedere exprimat de opoziie; Intimideaz opoziia i ncearc s-i sublinieze slbiciunile; ntrzie negocierile prin tactica blocajului; Le permite partenerilor s revin asupra ofertelor pe care acetia le-au formulat, n msura n care sunt avantajoase pentru echip; Le permite colegilor s rmn centrai pe obiectivele negocierii; Sugereaz soluii de depire a impasului; Are grij ca discuia s nu se ndeprteze prea mult de subiect; Semnaleaz inconsecvenele punctului de vedere al opoziiei;

Locul de desfurare a negocierii Pentru a facilita de la bun nceput un climat adecvat comunicrii, se va cuta ca negocierea s se desfoare ntr-o locaie neutr pentru ambele pri. n acest situaie trebuie luat n consideraie distana pn la aceast locaie. n amenajarea spaiului de negociere se va ine seama de ambian i microclimat (iluminare, temperatur, umiditate, zgomot etc.) Aezarea n spaiul de negociere reprezint un element important, deoarece poate marca de la bun nceput o diferen de poziie sau un avantaj. Pregtirea minuioas a negocierii se va reflecta n capacitatea de a fi flexibil i n posibilitatea de a te adapta situaiilor concrete pe care nu le-ai putut anticipa. Pregtirea negocierii debuteaz prin precizarea fundamentului poziiilor celor aflai n dialog: n acest sens, se au n vedere informaii despre partener, se construiesc obiectivele negocierii i cadrul acesteia (relaia de negociere, echipa i locul de desfurare).

Strngerea informaiilor este determinant n pregtirea negocierii. Fiecare element se va putea constitui ntr-un argument cu putere decisiv n rezultatul ntreprinderii. Construirea din timp a unei relaii amiabile cu partenerul de negociere se dovedete de un real ajutor. n cadrul discuiei informale, care nu are un scop declarat, negociatorul va observa att abilitile de comunicare ale partenerilor ct i poziia acestora n cadrul situaiei conflictuale. n negocierea ulterioar acestor discuii, ofertele care vor conine i soluii la problemele personale ale partenerilor se vor transforma mult rapid n poziii de consens. O alt surs primar de informaii este constituit din documentele organizaiei. Nu trebuie neglijate nici sursele de informaii secundare: ziare, reviste de specialitate, statistici pe ramura de activitate. n acest domeniu intr i informaiile obinute de la alte firme i organizaii cu acelai specific sau domeniu de activitate. O parte important a procesului de negociere este rezervat descoperirii nevoilor reciproce. Precizarea nevoilor partenerului este important deoarece va permite inventarierea punctelor de acord ntre pri. Punctele de acord ntre pri, descoperite i enunate naintea procesului negocierii se vor constitui n fundamentul viitoarei poziii de consens. Dispunerea echipei de negociere Principiile pe baz crora se dispun, la masa negocierii, cele cinci roluri ale echipei sunt: Intregarea ierharhic; Alternana. Echipa se polarizeaz n jurul liderului care are putere de coordonare i decizie. Fiecare membru al echipei trebuie s poat avea acces la mesajele trimise de acesta, pentru a nu se permite apariia situaiilor contraproductive de desincronizare n atitudine sau coninut. Alternarea rolurilor constituie n sine o strategie prin care se urmrete schimbarea tipului de mesaj de la cel cooperant, la cel conflictual i napoi la cel raional.

Biatul ru

Biatul bun

Liderul

Durul

Capul limpede

Obiectivul negocierii trebuie s fie specific, cantificabil, adecvat, realist i precizat terporal, controlabile, distributive la nivelul responsabilitii, fracionabile, ncadrate n limitele de negociere. Este necesar acoperirea n competene a tuturor domeniilor care vor fi subiectul obiectivelor aflate n negociere. n acest sens, vor fi acoperite domenii ca: Tehnic problematica aferent procesului de producie (performane, specificaii, asisten, fiabilitate etc); Juridic clauze contractuale, litigii, penaliti, condiii de reziliere, arbitraj etc; Comercial politic de pre, livrarea, conservare etc; Financiar modaliti de plat, credite, garanii, asigurri; Negocierea este o combinaie de aptitudini personale, pregtire, planificare, strategie i tactici.
Viaa fiecruia dintre noi poate fi neleas ca un continuu proces de negociere: cu ceilali dar mai ales cu sine.

BIBLIOGRAFIE:
Introducere

n teoria negocierii de Matei Georgescu, Universitatea Spiru Haret Facultatea de Sociologie-Psihologie