CAPITOLUL 5 DOCUMENTELE DE EVIDEN CONTABIL

5.1. Noiunea, importana, ntocmirea i prelucrarea documentelor contabile

Unul dintre procedeele metodei contabilitii este acela al documentaiei, care presupune ca toate operaiunile economico-financiare care afecteaz patrimoniul trebuie fundamentate i justificate prin acte scrise (documente justificative) nainte de nregistrarea n conturi. Nu ntmpltor, una din regulile de aur ale contabilitii este considerat aceea de a nu nregistra o operaiune atta timp ct nu s-a primit un document care s o justifice. Documentaia este precedat de observare, care se concretizeaz prin colectarea de informaii pe baza crora se pot face grupri, sistematizri, generalizri, sinteze i analize. Claritatea i corectitudinea documentelor pe baza crora se fac nregistrri are o importan capital pentru bunul mers al lucrrilor de contabilitate deoarece prin intermediul lor: se asigur verificarea prealabil a justeei i legalitii operaiilor, precum i baza legal de nregistrare a lor n conta bilitate, se exercit controlul gestionar asupra mijloacelor materiale i bneti, se urmrete respectarea disciplinei contractuale, se constat lipsurile, cheltuielile ilegale, folosirea neeconomicoas a mijloacelor economice, se furnizeaz organelor de conducere informaii n vederea conducerii operative a proceselor de producie, aprovizionrii tehnico-materiale, desfacerii, precum i informaii referitoare la rezultate, utile pentru luarea unor decizii manageriale, se ofer organelor judiciare dovezile necesare n caz de fraude, lipsuri, litigii, expertize. Registrele contabile, bilanul i documentele justificative constituie documente contabile oficiale pentru executarea controlului asupra operaiilor patrimoniale efectuate, fiind admise ca prob n justiie. Ele nu numai c fac dovada efecturii operaiunilor respective, dar n baza lor se poate stabili rspunderea material i uneori penal a celor care gestioneaz mijloacele economice ale unitilor patrimoniale.

77

Documentele justificative stau la dispoziia acionarilor, cenzorilor, organelor fiscale i altor organe de control pentru a se verifica modul de desfurare a activitii, a respectrii dispoziiilor legale referitoare la calculul i plata impozitelor i taxelor. De asemenea, documentele furnizeaz bncilor i altor instituii financiare informaii utile n vederea acordrii de credite. ntocmirea documentelor se poate face fie manual, pe documente tipizate (utilizndu-se cerneal, pix, creion chimic sau maina de scris), fie cu ajutorul tehnicii de calcul. Prima variant implic ns un volum foarte mare de munc, cu un grad mare de risc de erori. Folosirea mijloacelor tehnice de ntocmire i prelucrare a documentelor aduce un plus de acuratee, rapiditate i standardizare a informaiei contabile. Structura documentelor de eviden este particularizat n funcie de tipul operaiunii n cauz, dar exist cteva elemente obligatorii, i anume: denumirea documentului (exemple: factur, extras de cont, nota de intrare-recepie, tat de plat a salariilor, bon de consum etc.); antetul care cuprinde denumirea i adresa agentului economic care a emis documentul; denumirea prilor care au contribuit la efectuarea operaiilor consemnate; numrul i data documentului; descrierea operaiilor economico-financiare, uneori cu specificarea bazei actului normativ care a stat la baza nregistrrii; semnturile persoanelor care rspund de efectuarea operaiilor economice, i ale celor cu funcii de control financiar preventiv; alte elemente care asigur o consemnare complet a operaiilor n documente. Condiiile necesare pentru ca un document contabil s fie considerat valabil sunt urmtoarele: s fie scris clar i cite, eliminndu-se orice controvers sau posibilitate de interpretare, s nu conin tersturi sau corecturi, s aib anulate rndurile libere, s fie ntocmit n termenul legal, s conin date exacte i reale, sumele pentru valori bneti s fie scrise n cifre i litere. n cazul n care s-a strecurat o eroare la ntocmirea documentelor, corectarea greelii se face pe toate exemplarele, prin tierea cu o linie a textului sau sumei eronate, astfel nct s se poate distinge ceea ce era scris iniial, scriinduse deasupra textul sau suma corectat. Rectificarea este confirmat prin semnturile persoanelor care au semnat iniial documentul, precum i a celor care au efectuat corecia. Obligatoriu trebuie se consemneze data la care se face rectificarea. n documentele de trezorerie (cecuri, ordine de plat, extrase de cont,

78

chitane, dispoziii de plat sau de ncasare etc.) nu se admit corecturi. Ele se anuleaz, dar rmn n carnetul respectiv, fr s se detaeze, pentru a exista continuitate n serie i numere. Dup completarea lor, documentele sunt prelucrate calitativ, respectiv sortate pe tipuri de operaii, cumulate valoric, verificate i, n final, nscrise n conturi i arhivate. n cazul utilizrii tehnicii de calcul moderne, aceasta presupune i salvarea datelor pe diveri purttori tehnici de informaii (dischete, CD-uri, benzi magnetice etc.). Aceasta presupune i folosirea unui backup utility1, adic a unui program creat special pentru operaiunile de ntreinere periodic a sistemelor i platformelor de calcul, cu scopul de a realiza salvri (copii) de siguran a datelor utile. Backup conform art. 32 al Declaraiei practice de audit nr. 1001 ale IFAC (International Federation of Accounts), reprezint planurile fcute de entitate pentru a obine accesul la hardware, software i date comparabile n eventualitatea nereuitei, pierderii sau distrugerii lor.

5.2. Clasificarea documentelor

n vederea uniformizrii i eliminrii de inadvertene legate de utilizarea i completarea documentelor contabile, Ministerul Finanelor a elaborat Nomenclatorul privind modelele registrelor i formularelor contabile tipizate, comune pe economie, care nu au regim special, pentru activitatea financiar i contabil. Acest nomenclator prezint modelele i instruciunile de folosire a documentelor. Dup criteriul de clasificare, documentele contabile se pot cataloga n felul urmtor: a) Dup modul de ntocmire i rolul lor n cadrul sistemului informaional-decizional pe care l ndeplinesc n cadrul unitii patrimoniale, deosebim: documente justificative care asigur datele de intrare n sistemul informaional contabil i care sunt ntocmite n momentul efecturii operaiilor economice (exemple: ordinul de plat, chitana); documente de eviden contabil (registre de contabilitate) care realizeaz nregistrarea i stocarea datelor n conturi; documente de sintez i raportare contabil (situaii financiare) prin care se centralizeaz i transmit informaiile. Ele servesc la cumularea
1

Dinu Cristian, Dicionar IT, Editura Cartea de buzunar, 2006, Bucureti, pag. 37.

79

informaiilor cuprinse n documentele justificative, i se ntocmesc la termene precise. b) Dup regimul de tiprire deosebim: documente tipizate, al cror coninut, form i format sunt standardizate prin Nomenclatorul amintit anterior. Informaiile cuprinse n ele sunt fixe (cu caracter repetitiv i tiprite) i variabile (completate de fiecare agent economic, n funcie de specificul operaiunilor consemnate). De asemenea, informaiile pot fi repartizate sub form de chestionar (exemple: procese-verbale, acte de constatare etc.), tabel (exemple: state de plat a salariilor, liste de avans chenzinal etc.), sau prin grupare (exemple: articolele nscrise n factur). Formatul formularelor tipizate variaz n funcie de mrimea suportului de hrtie i carton utilizate (A3, A4, A5, X4, X5, X6). documente netipizate la care coninutul i forma nu sunt prestabilite, acestea lsndu-se la latitudinea fiecrei uniti patrimoniale (exemple: situaiile de repartizare a cheltuielilor indirecte, de fundamentare a indicatorilor bugetului de venituri i cheltuieli etc.). c) Dup regimul de utilizare i pstrare deosebim: documente cu regim special pentru care exist un sistem unitar de nseriere i numerotare, stabilit de Ministerul Finanelor; documente fr regim special pentru care nu s-au stabilit norme stricte, ci numai unele generale. d) Dup destinaia sau funcia pe care o ndeplinesc, deosebim: documente de dispoziie prin care se ordon efectuarea unei anumite operaii (exemple: ordinul de plat); documente mixte (combinate) care atest att dispoziia ct i execuia operaiei (exemple: cec de numerar, foaie de vrsmnt cu chitan); e) Dup circuitul lor deosebim: documente interne care circul numai n interiorul unitii (exemplu: fia mijlocului fix); documente externe care circul i n afara unitii (exemplu: avizul de nsoire a mrfii). f) Dup coninutul lor, deosebim: documente primare, care nregistreaz informaiile n momentul producerii lor (exemplu: nota de plat); documente centralizatoare, care cumuleaz informaiile din mai multe documente de aceeai natur i din aceeai perioad (exemple: centralizatorul lunar al bonurilor de consum). g) Dup natura elementelor patrimoniale deosebim: documente privind mijloacele fixe;

80

 documente privind stocurile; documente privind disponibilitile bneti etc.

5.3. Documentele justificative baza nregistrrilor n contabilitate

Legea contabilitii stipuleaz faptul c orice operaie patrimonial se consemneaz n momentul efecturii ei ntr-un nscris care st la baza nregistrrilor n contabilitate, dobndind, astfel, calitatea de document justificativ. Documentele justificative conin diverse elemente, care pot fi clasificate n elemente comune i specifice. Elementele comune cuprind date de identificare cum sunt: denumirea, numrul i data documentului; denumirea i sediul unitii patrimoniale; compartimentul organizatoric emitent (exemple: financiar-contabilitate, personal-salarizare etc.); semnturile persoanelor care poart rspunderea pentru efectuarea operaiei i ntocmirea documentului, pentru avizare, pentru aprobare etc. Elementele specifice sunt legate de coninutul operaiei consemnate, baza legal, cantitile, preurile unitare, coduri ale produselor etc. O etap premergtoare nregistrrii n contabilitate este prelucrarea documentelor justificative, care presupune sortarea documentelor pe operaii, cumularea mai multor documente justificative n centralizatoare, verificarea de form, de fond i aritmetic. Urmeaz analiza i contarea documentelor justificative prin indicarea simbolurilor conturilor debitoare i creditoare. nregistrarea se face fie document cu document, fie pe baza unui document centralizator care adiioneaz date n mai multe documente justificative al cror coninut se refer la operaii de aceeai natur i din aceeai perioad. n cazul operaiilor pentru care nu se ntocmesc documente justificative nregistrrile se fac n note de contabilitate (exemple: stornri, repartizarea profitului, nchiderea conturilor de venituri i cheltuieli). Ulterior este fundamental verificarea documentelor, n scopul eliminrii eventualelor erori. Verificarea poate fi de form sau de fond (coninut). Verificarea de form se refer la folosirea modelului de document corespunztor operaiei consemnate, completarea tuturor elementelor pe care le conine documentul, exactitatea calculelor, a cantitilor, preurilor, existena semnturilor pentru ntocmirea, avizarea i aprobarea i aprobarea operaiilor consemnate i altele. Verificarea de fond are

81

n vedere necesitatea, legalitatea, oportunitatea i economicitatea operaiilor consemnate n documente. Nentocmirea, ntocmirea eronat i/sau neutilizarea documentelor justificative n conformitate cu normele metodologice se sancioneaz conform legii. nregistrrile n contabilitate se fac cronologic prin nscrierea documentelor n ordinea datei de intrare sau consemnare i sistematic n registrele de contabilitate. Lipsa documentelor care s ateste natura i proveniena bunurilor, att pe timpul transportului, ct i la locurile de depozitare i vnzare, n momentul controlului efectuat de organele abilitate se sancioneaz cu amend i confiscarea bunurilor respective, acestea fiind considerate bunuri fr documente justificative de provenien. Se recomand ca directorul financiar-contabil sau contabilul ef s ntocmeasc un grafic de circulaie a documentelor justificative . Acesta are rolul de a asigura o circulaie unitar i raional, eficient i fr sincope a informaiilor contabile. Graficul conine, printre altele, denumirea documentelor, persoanele care poart rspunderea ntocmirii lor, data ntocmirii i termenul stabilit pentru predarea documentelor, numrul de exemplare i destinaia lor. n situaia n care prelucrarea documentelor justificative se face de ctre uniti prestatoare de servicii n informatic se impune respectarea urmtoarelor reguli: 1. documentele justificative s fie ntocmite corect i la timp de ctre unitile beneficiare, care rspund de realitatea datelor nscrise n acestea; 2. documentele contabile ntocmite de unitile de informatic pe baza documentelor justificative trebuie predate unitilor beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau conveniile ncheiate; 3. unitile de informatic rspund de corectitudinea prelucrrii datelor; 4. unitile beneficiare trebuie s efectueze verificarea documentelor contabile obinute de la unitile de informatic n sensul cuprinderii tuturor documentelor justificative i pentru prelucrarea i nregistrarea datelor n contabilitate, registre contabile i formularele comune pe economie privind activitatea financiar i contabil; 5. documente justificative pot fi adaptate n funcie de specificul i necesitile unitilor patrimoniale n cauz, cu condiia respectrii coninutului de informaii i normelor de ntocmire i utilizare a acestora. Registrele contabile, altele dect cele obligatorii prevzute de art. 21 din Legea contabilitii nr. 82/1991, editate cu ajutorul tehnicii de calcul, vor fi numerotate, nuruite, parafate i nregistrate n evidena unitii.

82

Gestionarea documentelor urmrete utilizarea lor, care se face pe destinaiile pentru care au fost tiprite, n sensul c ntrebuinarea lor n alte scopuri este interzis, precum i evidena lor operativ i contabil, care se ine corespunztor cerinelor metodologiei de organizare a evidenei valorilor materiale. Pentru fiecare formular cu regim special se completeaz fia de magazie a formularelor cu regim special care cuprinde date referitoare la primirea, eliberarea, anularea i restituirea formularelor completate eronat sau neutilizate. Arhivarea documentelor este obligatorie, conform normelor legale n vigoare. Acestea prevd ns termene diferite de pstrare a documentelor n arhiv. Astfel, registrele de contabilitate i documentele justificative trebuie pstrate timp de 10 ani, cu excepia statelor de plat a salariilor i a situaiilor financiare anuale care se pstreaz timp de 50 de ani. Gruparea documentelor n dosare se face cronologic i sistematic, dup care dosarele sunt nuruite, parafate i nregistrate n registrul special de arhiv. Este important s se acorde o atenie sporit mpotriva distrugerii, sustragerii sau degradrii, iar n cazul n care unul dintre aceste evenimente are loc trebuie luate msuri de reconstituire a documentelor afectate.

5.4. Registrele contabile (documentele de eviden contabil)

Documentele de eviden contabil, denumite n activitatea practic registre contabile, au caracter obligatoriu pentru toate unitile patrimoniale, asigurnd nregistrarea cronologic i sistematic a operaiilor consemnate n documentele primare. Ele iau forme diferite: foi volante, registre, fie, documente informatice legate sub form de registru, avnd un coninut i structur adecvate scopului pentru care au fost elaborate. n funcie de destinaia sau scopul pentru care se folosesc, distingem: registre pentru evidena cronologic, registre pentru evidena sistematic, registre combinate. a) Registrele pentru evidena cronologic asigur nregistrarea operaiilor economice i financiare n ordinea datei cnd au avut loc. Din aceast categorie fac parte Registrul-jurnal, Registrul-jurnal de ncasri i pli, note contabile etc. Registrul-jurnal este un registru obligatoriu, dar n conformitate cu legislaia actual, notele de contabilitate nu mai constituie registre obligatorii, deoarece funciile acestora sunt preluate de Registrul-jurnal. b) Registrele pentru evidena sistematic asigur gruparea i nregistrarea operaiilor economico-financiare n funcie de natura acestora, precum i n raport de data efecturii lor. Din aceast categorie menionm: Registrul

83

Cartea-Mare, Registrul-inventar, fia de cont pentru operaii diverse, fia de cont maestru-ah. c) Registrele combinate se utilizeaz att pentru nregistrarea cronologic, ct i pentru cea sistematic, precum i pentru evidena analitic. n aceast categorie se ncadreaz actualele jurnale folosite n cadrul formei de contabilitate pe jurnale. Legea contabilitii i Regulamentul privind aplicarea Legii contabilitii prevede ca principalele registre care se folosesc sunt: Registrul-jurnal, Registru-inventar i Cartea Mare. Asociaiile familiale i persoanele fizice autorizate s desfoare activiti independente pot s nregistreze operaiile patrimoniale numai prin folosirea Registrului-jurnal de ncasri i pli. Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz zilnic, n mod cronologic, operaie cu operaie, fr spaii libere, toate modificrile patrimoniale i servete ca prob n justiie. Operaiile de aceeai natur, realizate n acelai loc de activitate (secie, atelier etc.) i n decursul aceleiai perioade de timp, pot fi recapitulate ntr-un document centralizator. Se pot folosi pentru detaliere jurnale auxiliare pentru: operaiile de cas i banc, decontrile cu furnizorii, clienii, situaia avansurilor de trezorerie etc. n Registrul-jurnal este obligatoriu s se nregistreze: felul, numrul, data documentului justificativ, explicaii privind operaiile respective, conturile debitoare i creditoare n care s-au nregistrat sumele corespunztoare operaiilor efectuate. Dac se folosesc registre auxiliare, totalul lunar al fiecruia se trece n Registrul-jurnal. Registrul-jurnal nu circul, fiind document de nregistrare contabil. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui. Modelul Registrului-jurnal se prezint astfel:
Unitatea ...........................

REGISTRU-JURNAL
Nr. Data Documentul Explicaii crt. nreg. (felul, nr., data) 1 2 3 4 Report Simbol conturi debitoare 5 creditoare 6 7 Sume debitoare creditoare 8

84

De reportat:

ntocmit, Verificat, 14-1-1-A4 Registrul-jurnal de ncasri i pli este utilizat de asociaii familiale sau persoane fizice care au calitatea de comerciant n locul Registrului-jurnal. Servete ca document de nregistrare operativ (zilnic) a operaiilor efectuate pe baza documentelor justificative, reprezentnd operaii n numerar, prin contul de banc, cumprri i vnzri fcute pe credit, indiferent dac a avut loc ncasarea sau plata respectiv. Nu circul, fiind document de nregistrare contabil. Se arhiveaz mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui. Modelul Registrului-jurnal de ncasri i pli se prezint astfel:
Unitatea ..................................

REGISTRU-JURNAL DE NCASRI I PLI

ncasri Nr. Data crt. nreg. Documentul (felul, nr., data) Plai

din care:* din care:** Suma onorariilor Cheltuieli care, poExplicaii TOTAL asupra crora se TOTAL trivit legii, se deduc aplic la deducere n limita cotei de cota de 5% 20% din veniturile ncasate 4 5 6 7 8 Report

De reportat:

ntocmit,
** se completeaz numai de notarii publici

Verificat,

85

**

se completeaz numai de liberii-profesioniti

Registrul-inventar (cod 14-1-2) reprezint un document contabil obligatoriu care servete la nregistrarea anual i gruparea rezultatelor inventarierii patrimoniului, precum i ca prob n cazul litigiilor. Se ntocmete ntr-un singur exemplar, dup ce a fost numerotat, nuruit i parafat. Parafarea se face i n cazul epuizrii filelor i deschiderii unui nou registru. Se ntocmete la nceputul activitii, sfritul exerciiului financiar sau cu ocazia ncetrii activitii, fr tersturi sau spaii libere, pe baza datelor cuprinse n listele de inventariere a elementelor patrimoniale prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi. Registrul-inventar se completeaz pe baza inventarierii faptice a fiecrei poziii cuprinse n toate conturile de bilan. Nu circul, fiind document de nregistrare contabil. Se arhiveaz mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui. Registrul-inventar se prezint astfel:
Unitatea ................................ Nr. pag. ..........

REGISTRU-INVENTAR
la data de 31 decembrie ...... Diferene din evaluare (de nregistrare) Valoare 5 Cauza diferenelor 6

Nr. crt. 1

Recapitulaia elementelor inventariate 2 A. Active imobilizate I. Imobilizri necorporale ....... ....... ....... I. Imobilizri necorporale

Valoarea contabila 3

Valoarea de inventar 4

ntocmit,

Verificat,

Registrul Cartea Mare este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz lunar i sistematic, prin regruparea conturilor, micarea i existena tuturor elementelor patrimoniale, la un moment dat. Obiectivele principale urmrite prin ntocmirea acestui registru sunt urmtoarele: stabilirea

86

rulajelor lunare i a soldurilor conturilor sintetice, verificarea nregistrrilor contabile efectuate, ntocmirea balanei de verificare, furnizarea de date pentru efectuarea unor analize ale activitii economico-financiare ale ntreprinderii. n urma nregistrrilor efectuate, se stabilete situaia fiecrui cont, respectiv: soldurile iniiale, rulajele debitoare, rulajele creditoare, soldurile finale. Nu circul, fiind document de nregistrare contabil. Se arhiveaz la departamentul financiar-contabil. n practic, Registrul Cartea Mare se prezint sub forma unei foi volante, format A3, n urmtoarele dou variante.

87

Registrul Cartea Mare este utilizat de ntreprinderile care aplic forma de nregistrare contabil pe jurnale i se prezint astfel:

REGISTRUL CARTEA MARE

Contul ............ Conturi corespondente creditoare Lunile Cont... Jurnal... Ianuarie Februarie Martie Aprilie Mai Iunie Iulie August Septembrie Octombrie Noiembrie Decembrie Total general Cont... Jurnal... Cont... Jurnal... Cont... Jurnal... Cont... Jurnal... Total rulaj debitor Total rulaj creditor SOLD

La 01.01.2007

ntocmit,

Verificat,

Acest registru se ntocmete la sfritul lunii, n cadrul compartimentului financiar-contabil, procedndu-se astfel: suma rulajului creditor se preia din jurnalul contului respectiv, fr desfurarea acestui rulaj pe conturi corespondente debitoare; sumele cu care a fost debitat contul respectiv n diverse jurnale se reporteaz din acele jurnale, obinndu-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente; soldul final debitor sau creditor al fiecrui cont se stabilete innd seama de soldul iniial de la nceputul anului i de rulajele debitoare, respectiv creditoare din cursul lunii curente. Registrul Cartea Mare-ah este utilizat de ntreprinderile care aplic forma de nregistrare contabil maestru-ah servind la: organizarea contabilitii sintetice a operaiunilor patrimoniale;

88

 ntocmirea balanei de verificare a conturilor sintetice; n acest scop, la nceputul anului, cnd se deschid fiele de cont, pe primul rnd al coloanei suma se nscrie soldul iniial, iar n cursul lunii se nregistreaz operaiile pe baza documentelor justificative; la sfritul lunii se stabilesc rulajele debitoare i creditoare, totalul sumelor de la nceputul exerciiului i soldul final; furnizarea de date pentru analiza economico-financiar. Se ntocmete ntr-un exemplar, lunar, separat pentru debitul i separat pentru creditul fiecrui cont sintetic, pe msura nregistrrii operaiilor. Se completeaz pe baza documentelor justificative, documentelor cumulative centralizatoare i notelor de contabilitate. n situaia n care la unele conturi corespondente intervin mai multe conturi dect numrul coloanelor pe care le cuprinde fia, se deschide o fi anex cu acelai simbol de cont, pe care se va continua nscrierea conturilor corespondente. n fia anex nu se trece suma din coloana principal, aceasta figurnd n coloana Sum a fiecrei fie. La nceputul anului, la deschiderea fielor, pe primul rnd al coloanei Sum se nregistreaz soldul iniial, pe baza balanei conturilor sintetice ncheiat la finele anului precedent. Soldul nscris n fi se bareaz i apoi se nregistreaz operaiile lunii ianuarie. La finele lunii se adun, pe vertical, sumele pe conturi corespondente i se bareaz. Totalul sumelor din coloanele Conturi corespondente adunate pe orizontal trebuie s fie egal cu totalul sumelor din coloana Sum adunat pe vertical. Formularul se prezint astfel: REGISTRUL CARTEA MARE-AH
Denumirea contului ..... Nr. din Registrul-jurnal 0 Data operaiunii 1 Suma 2 3 4 5 Simbol cont Debit Credit Pagina

Conturi corespondente

ntocmit,

Verificat,

Formularul propriu-zis al registrului Cartea mare-ah poate fi nlocuit cu fiele de cont pentru operaii diverse. Acestea se folosesc pentru organizarea contabilitii sintetice la unitile care aplic forma de nregistrare contabil clasic sau jurnalul unic.

89

nregistrrile se efectueaz zilnic sau periodic pe baza documentelor justificative, stabilindu-se dup fiecare operaie, soldul contului. La sfritul lunii se stabilesc subtotaluri care vor fi folosite la ntocmirea balanei de verificare. Fia de cont pentru operaii diverse se prezint astfel: Fia de cont pentru operaii diverse
Denumirea contului Data 0 Document fel 1 numr 2 3 Simbol cont Explicaii Simbol cont corespondent Debit 4 Credit 5 6 7 Pagina D/C SOLD

Registrele se predau la arhiv n anul urmtor completrii lor. Ele se pstreaz timp de 10 ani de la data nchiderii exerciiului. n cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii, registrele vor fi reconstituite n maximum 30 de zile de la constatare.

5.5. Documente de sintez i raportare contabil (situaii financiare)

Ele servesc la sintetizarea informaiilor cuprinse n documentele justificative, i se ntocmesc la termene precise. IASC statueaz c informaiile financiare sunt furnizate, n principal, printr-un bilan cele privind performanele, printr-un cont de profit i pierderi iar informaiile privind evoluia situaiei financiare, printr-un tablou de flux (tablou de finanare sau tabloul trezoreriei). Cu ajutorul acestor situaii datele nregistrate n conturi sunt consolidate i prezentate sub forma unor indicatori economico-financiari care dau o imagine clar i fidel asupra situaiei patrimoniului, asupra situaiei financiare i asupra rezultatelor obinute (profit i pierdere). n continuare vor fi prezentate structurile celor mai importante situaii financiare, i anume bilanul i contul de profit i pierdere, n forma n care se completeaz n Romnia.

90

Structura bilanului este urmtoarea:

Judeul .................................................|_|_| Entitate........................................................ Adresa: localitatea ....................................., sectorul ........, str. ................, nr. ..............., bl. ................, sc. ................., ap ................, Telefon .................., fax ............................, Numr din registrul comerului ................. Forma de proprietate............................................................|_|_| Activitatea preponderent . (denumire clas CAEN) ............................................................ Cod clas CAEN ...........................................................|_|_|_|_| Cod unic de nregistrare ...............................|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|

BILAN la data de ............... - lei Sold la: Denumirea elementului Nr. rd. B nceputul exerciiului financiar 1 Sfritul exerciiului financiar 2

A A. ACTIVE IMOBILIZATE I. IMOBILIZRI NECORPORALE 1. Cheltuieli de constituire (ct. 201 2801) 2. Cheltuieli de dezvoltare (ct. 203 2803 2903) 3. Concesiuni, brevete, licene, mrci comerciale, drepturi i active similare i alte imobilizri necorporale (ct. 205 + 208 2805 2808 2905 2908) 4. Fond comercial (ct. 2071 2807 2907) 5. Avansuri i imobilizri necorporale n curs de execuie (ct. 233 + 234 2933) TOTAL (rd. 01 la 05) II. IMOBILIZRI CORPORALE 1. Terenuri i construcii (ct. 211 + 212 2811 2812 2911 2912) 2. Instalaii tehnice i maini (ct. 213 2813 2913) 3. Alte instalaii, utilaje i mobilier (ct. 214 2814 2914) 4. Avansuri i imobilizri corporale n curs de execuie (ct. 231 + 232 2931) TOTAL (rd. 07 la 10) III. IMOBILIZRI FINANCIARE 1. Aciuni deinute la entitile afiliate

01 02 03

04 05 06

07 08 09 10 11

12

91

Sold la: Denumirea elementului Nr. rd. B nceputul exerciiului financiar 1 Sfritul exerciiului financiar 2

A (ct. 261 2961) 2. mprumuturi acordate entitilor afiliate (ct. 2671 + 2672 2964) 3. Interese de participare (ct. 263 2962) 4. mprumuturi acordate entitilor de care compania este legat n virtutea intereselor de participare (ct. 2673 + 2674 2965) 5. Investiii deinute ca imobilizri (ct. 265 2963) 6. Alte mprumuturi (ct. 2675* + 2676* + 2678* + 2679* 2966* 2968*) TOTAL (rd. 12 la 17) B. ACTIVE IMOBILIZATE TOTAL (rd. 06 + 11 + 18) ACTIVE CIRCULANTE I. STOCURI 1. Materii prime i materiale consumabile (ct. 301 + 302 + 303 +/ 308 + 351 + 358 + 381 +/ 388 391 392 3951 3958 398) 2. Producia n curs de execuie (ct. 331 + 332 + 341 +/ 348* 393 3941 3952) 3. Produse finite i mrfuri (ct. 345 + 346 +/ 348* + 354 + 356 + 357 + 361 +/ 368 + 371 +/ 378 3945 3946 3953 3954 3956 3957 396 397 4428) 4. Avansuri pentru cumprri de stocuri (ct. 4091) TOTAL (rd. 20 la 23) II. CREANE (Sumele care urmeaz s fie ncasate dup o perioad mai mare de un an trebuie prezentate separat pentru fiecare element.) 1. Creane comerciale26 (ct. 2675* + 2676*+2678*+2679* -2966* 2968* + 4092 + 411 +413 + 418-491) 2. Sume de ncasat de la entitile afiliate (ct. 451** 495*) 3. Sume de ncasat de la entitile de care compania este legat n virtutea intereselor de participare (ct. 453 495*) 4. Alte creane

13 14 15

16 17 18 19

20

21 22

23 24

25

26 27

28

92

Sold la: Denumirea elementului Nr. rd. B nceputul exerciiului financiar 1 Sfritul exerciiului financiar 2

A (ct. 425 + 4282 + 431** + 437** + 4382 + 441** + 4424 + 4428** + 444** + 445 + 446** + 447** + 4482 + 4582 + 461 +473**-496+ 5187) 5. Capital subscris i nevrsat (ct. 456 495*) TOTAL (rd. 25 la 29) III. INVESTIII PE TERMEN SCURT 1. Aciuni deinute la entitile afiliate (ct. 501 -591) 2. Alte investiii pe termen scurt (ct. 505 + 506 + 508 595 596 598 + 5113 + 5114) TOTAL (rd. 31 + 32) IV. CASA I CONTURI LA BNCI (ct. 5112 + 512 + 531 + 532 + 541 + 542) ACTIVE CIRCULANTE TOTAL (rd. 24 + 30 + 33 + 34) C. CHELTUIELI N AVANS (ct. 471) D. DATORII: SUMELE CARE TREBUIE PLTITE NTR-O PERIOAD DE PN LA UN AN 1. mprumuturi din emisiunea de obligaiuni, prezentndu-se separat mprumuturile din emisiunea de obligaiuni convertibile (ct. 161 + 1681 -169) 2. Sume datorate instituiilor de credit (ct. 1621 + 1622 + 1624 + 1625 + 1627 + 1682 + 5191 + 5192 + 5198) 3. Avansuri ncasate n contul comenzilor (ct. 419) 4. Datorii comerciale furnizori (ct. 401 + 404 + 408) 5. Efecte de comer de pltit (ct. 403 + 405) 6. Sume datorate entitilor afiliate (ct. 1661 + 1685 + 2691 + 451***) 7. Sume datorate entitilor de care compania este legat n virtutea intereselor de participare (ct. 1663 + 1686 + 2692 + 453***)

29 30

31 32 33 34

35 36

37

38

39 40 41 42 43

93

Sold la: Denumirea elementului Nr. rd. B 44 nceputul exerciiului financiar 1 Sfritul exerciiului financiar 2

A 8. Alte datorii, inclusiv datoriile fiscale i datoriile privind asigurrile sociale (ct. 1623 + 1626 + 167 + 1687 + 2693 + 421 + 423 + 424 + 426 + 427 + 4281 + 431*** + 437*** + 4381 + 441*** + 4423 + 4428*** + 444*** + 446*** + 447*** + 4481 + 455 + 456*** + 457 + 4581 + 462 + 473*** + 509 + 5186 + 5193 + 5194 + 5195 + 5196 + 5197) TOTAL (rd. 37 la 44) E. F. ACTIVE CIRCULANTE NETE/DATORII CURENTE NETE (rd. 35 + 36 45 62) TOTAL ACTIVE MINUS DATORII CURENTE (rd. 19 + 46-61)

45 46 47

G. DATORII: SUMELE CARE TREBUIE PLTITE NTR-O PERIOAD MAI MARE DE UN AN 1. mprumuturi din emisiunea de obligaiuni, prezentndu-se separat mprumuturile din emisiunea de obligaiuni convertibile (ct. 161 +1681 -169) 2. Sume datorate instituiilor de credit (ct. 1621 + 1622 + 1624+ 1625 + 1627 + 1682 + 5191 + 5192 + 5198) 3. Avansuri ncasate n contul comenzilor (ct. 419) 4. Datorii comerciale-furnizori (ct. 401 + 404 +408) 5. Efecte de comer de pltit (ct. 403 + 405) 6. Sume datorate entitilor afiliate (ct. 1661 + 1685 + 2691 + 451***) 7. Sume datorate entitilor de care compania este legat n virtutea intereselor de participare (ct. 1663 + 1686 + 2692 + 453***) 8. Alte datorii, inclusiv datoriile fiscale i datoriile privind asigurrile sociale (ct. 1623 + 1626 + 167 + 1687 + 2693 + 421 + 423 + 424 + 426 + 427 + 4281 + 431*** + 437*** + 4381 + 441*** + 4423 + 4428*** + 444*** + 446*** + 447*** + 4481 + 455 + 456*** + 457 + 4581 + 462 + 473*** + 509 + 5186 + 5193 + 5194 + 5195 + 5196 + 5197) TOTAL (rd. 48 la 55) H. PROVIZIOANE 1. Provizioane pentru pensii i obligaii similare (ct. 1515) 57 48

49

50 51 52 53 54

55

56

94

Sold la: Denumirea elementului Nr. rd. B 58 59 60 61 62 63 nceputul exerciiului financiar 1 Sfritul exerciiului financiar 2

A 2. Provizioane pentru impozite (ct. 1516) 3. Alte provizioane (ct. 1511 + 1512+151327 +1514+ 1518) TOTAL (rd. 57 la 59) I. VENITURI N AVANS 1. Subvenii pentru investiii (ct. 131 + 132 + 133 + 134 + 138) 2. Venituri nregistrate n avans (ct. 472) TOTAL (rd. 61 + 62) J. CAPITAL I REZERVE I. CAPITAL 1. Capital subscris vrsat (ct. 1012) 2. Capital subscris nevrsat (ct. 1011) 3. Patrimoniul regiei (ct. 1015) TOTAL (rd. 64 la 66) II. PRIME DE CAPITAL (ct: 104) III. REZERVE DIN REEVALUARE (ct. 105) IV. REZERVE 1. Rezerve legale (ct. 1061) 2. Rezerve statutare sau contractuale (ct. 1063) 3. Rezerve reprezentnd surplusul realizat din rezerve din reevaluare (ct. 1065) 4. Alte rezerve (ct. 1068) Aciuni proprii (ct. 109) TOTAL (rd. 70 la 73 74) V. PROFITUL SAU PIERDEREA SOLD C REPORTAT() SOLD D (ct. 117)

64 65 66 67 68 69

70 71 72

73 74 75 76 77

95

VI. PROFITUL SAU PIERDEREA SOLD C EXERCIIULUI FINANCIAR SOLD D (ct. 121) Repartizarea profitului (ct. 129) CAPITALURI PROPRII TOTAL (rd. 67 + 68 +69 + 75 + 76 77 + 78 79 80) Patrimoniul public (ct. 1016) CAPITALURI TOTAL (rd. 81 + 82) ADMINISTRATOR, Numele i prenumele Semntura tampila unitii

78 79

80 81 82 83 NTOCMIT, Numele i prenumele Calitatea Semntura Nr. de nregistrare n organismul profesional

96

Structura contului de profit i pierdere este urmtoarea:

CONTUL DE PROFIT I PIERDERE la data de .................. - lei Denumirea indicatorilor Nr. rd. Exerciiul financiar Precedent A 1. Cifra de afaceri net (rd. 02 la 05) Producia vndut (ct. 701 + 702 + 703 + 704 + 705 + 706 + 708) Venituri din vnzarea mrfurilor (ct. 707) Venituri din dobnzi nregistrate de entitile al cror obiect principal de activitate l constituie leasingul (ct. 766*) Venituri din subvenii de exploatare aferente cifrei de afaceri nete (ct. 7411) B 01 02 03 04 1 Curent 2

05

2.

Variaia stocurilor de produse finite Sold C i a produciei n curs de execuie Sold D (ct. 711)

06 07

3.

Producia realizat de entitate pentru scopurile sale proprii i capitalizat (ct. 721 + 722) Alte venituri din exploatare (ct. 758 + 7417)

08

4.

09 10 11 12 13 14 15 16

VENITURI DIN EXPLOATARE TOTAL (rd. 01 + 06 07 + 08 + 09) 5. a) Cheltuieli cu materiile prime i materialele consumabile (ct. 601 +602-7412) Alte cheltuieli materiale (ct. 603 + 604 + 606 + 608) b) Alte cheltuieli externe (cu energie i ap) (ct. 605-7413) c) Cheltuieli privind mrfurile (ct. 607) 6. Cheltuieli cu personalul (rd. 15+16), din care: a) Salarii i indemnizaii29

97

3.

Producia realizat de entitate pentru scopurile sale proprii i capitalizat (ct. 721 + 722) Alte venituri din exploatare (ct. 758 + 7417)

08

4.

09 10

VENITURI DIN EXPLOATARE TOTAL (rd. 01 + 06 07 + 08 + 09) (ct. 641+642-7414) b) Cheltuieli cu asigurrile i protecia social (ct. 645-7415) Denumirea indicatorilor

17 Exerciiul financiar Precedent Curent 2 1

Nr. rd.

A 7. a) Ajustri de valoare privind imobilizrile corporale i necorporale (rd. 19 20) a.1) Cheltuieli (ct. 6811 +6813) a.2) Venituri30 (ct. 7813) b) Ajustri de valoare privind activele circulante (rd. 22 23) b.1) Cheltuieli (ct. 654 + 6814) b.2) Venituri (ct. 754 + 7814) 8. Alte cheltuieli de exploatare (rd. 25 la 28) 8.1. Cheltuieli privind prestaiile externe (ct. 611 +612 + 613 + 614 + 621 +622 + 623 + 624 + 625 + 626 + 627 + 628 7416) 8.2. Cheltuieli cu alte impozite, taxe i vrsminte asimilate (ct. 635) 8.3. Cheltuieli cu despgubiri, donaii i activele cedate (ct. 658) Cheltuieli privind dobnzile de refinanare nregistrate de entitile al cror obiect principal de activitate l constituie leasingul (ct. 666*) Ajustri privind provizioanele (rd. 30-31) Cheltuieli (ct. 6812) Venituri (ct. 7812) CHELTUIELI DE EXPLOATARE TOTAL

B 18

19 20 21 22 23 24 25

26 27 28

29 30 31 32

98

3.

Producia realizat de entitate pentru scopurile sale proprii i capitalizat (ct. 721 + 722) Alte venituri din exploatare (ct. 758 + 7417)

08

4.

09 10

VENITURI DIN EXPLOATARE TOTAL (rd. 01 + 06 07 + 08 + 09) (rd. 11 la 15 + 18 + 21 +24 + 29) PROFITUL SAU PIERDEREA DIN EXPLOATARE Profit (rd. 10-32) Pierdere (rd. 32-10) 9. Venituri din interese de participare (ct. 7611 +7613) din care, veniturile obinute de la entitile afiliate 10. Venituri din alte investiii i mprumuturi care fac parte din activele imobilizate (ct. 763) din care, veniturile obinute de la entitile afiliate Denumirea indicatorilor

33 34 35 36 37

38 Nr. rd. Exerciiul financiar Precedent Curent 2 1

A 11. Venituri din dobnzi (ct. 766*) din care, veniturile obinute de la entitile afiliate Alte venituri financiare (ct. 762 + 764 + 765 + 767 + 768) VENITURI FINANCIARE TOTAL (rd. 35 + 37 + 39 + 41) 12. Ajustri de valoare privind imobilizrile financiare i investiiile deinute ca active circulante (rd.44-41) Cheltuieli (ct. 686) Venituri (ct. 786) 13. Cheltuieli privind dobnzile (ct. 666*-7418) din care, cheltuielile n relaia cu entitile afiliate Alte cheltuieli financiare

B 39 40 41 42 43

44 45 46 47 48

99

3.

Producia realizat de entitate pentru scopurile sale proprii i capitalizat (ct. 721 + 722) Alte venituri din exploatare (ct. 758 + 7417)

08

4.

09 10

VENITURI DIN EXPLOATARE TOTAL (rd. 01 + 06 07 + 08 + 09) (ct. 663 + 664 + 665 + 667 + 668) CHELTUIELI FINANCIARE TOTAL (rd. 43+ 46+ 48) PROFITUL SAU PIERDEREA FINANCIAR(): Profit (rd. 42- 49) Pierdere (rd. 49 42) 14. PROFITUL SAU PIERDEREA CURENT(): Profit (rd. 10 + 42-32-49) Pierdere (rd. 32 + 49 10 42) 15. 16. 17. Venituri extraordinare (ct. 771) Cheltuieli extraordinare (ct. 671) PROFITUL SAU PIERDEREA EXTRAORDINAR: Profit (rd. 54 55) Pierdere (rd. 55 54) VENITURI TOTALE (rd. 10 + 42 + 54) CHELTUIELI TOTALE (rd. 32 + 49 + 55) Denumirea indicatorilor DIN ACTIVITATEA

49

50 51

52 53 54 55

56 57 58 59 Nr. rd. Exerciiul financiar Precedent A B 1 Curent 2

PROFITUL SAU PIERDEREA BRUT(): Profit (rd. 58-59) Pierdere (rd. 59-58) 18. Impozitul pe profit31 60 61 62

100

3.

Producia realizat de entitate pentru scopurile sale proprii i capitalizat (ct. 721 + 722) Alte venituri din exploatare (ct. 758 + 7417)

08

4.

09 10

VENITURI DIN EXPLOATARE TOTAL (rd. 01 + 06 07 + 08 + 09) (ct. 691) 19. 20. Alte impozite neprezentate la elementele de mai sus (ct. 698) PROFITUL SAU PIERDEREA NET() EXERCIIULUI FINANCIAR: Profit (rd. 60-62-63) Pierdere (rd. 61 + 62 + 63); (rd. 62 + 63 60) ADMINISTRATOR, Numele i prenumele Semntura tampila unitii

63

64 65

NTOCMIT, Numele i prenumele Calitatea Semntura Nr. de nregistrare profesional n organismul

_____ ***) Conturi de repartizat dup natura elementelor respective. ***) Solduri debitoare ale conturilor respective. ***) Solduri creditoare ale conturilor respective.

5.6. Gestiunea documentelor

Pentru a servi cu eficien menirii lor, documentele contabile trebuie s se constituie ntr-un sistem unitar, astfel nct s circule pe baza unor reguli precise, clare, raionale, simple i uor de interes. De aceea, o importan major o are organizarea circulaiei documentelor care presupune ca acestea s aib un traseu optim n cadrul ntreprinderii i n afara ei. Se recomand ca fiecare document s circule ntr-o anumit ordine, n mod operativ, fr reineri inutile n cadrul compartimentelor. Pentru aceasta este bine s se ntocmeasc nite grafice de circulaie a documentelor (pe fiecare angajat/pe compartimente/pe lucrri contabile complexe). Evidena documentelor contabile se face n mod operativ, pe baza aceleiai metodologii care se folosete pentru evidena bunurilor materiale.

101

Evidena anumitor documente se ine cu ajutorul Fiei de magazie a formularelor cu regim special. Fia se completeaz separat pentru fiecare formular cu regim special, cuprinznd date cu privire la primirea formularului i elaborarea sa n consum, restituirea de formulare eronat ntocmite. Toate formularele cu regim special sunt nseriate i numerotate nainte de a fi date n folosin. Eliberarea lor din magazie se face numai pe baza bonului de consum, ntocmit de compartimentul care le solicit. Foile volante se parafeaz i se prevd cu sigiliu sec, registrele se nuruiesc i certific cu semnturile auto rizate, iar carnetele se stampileaz, dateaz i certific cu semnturile autorizate. n situaia n care documentele sunt pierdute, sustrase sau distruse, documentele trebuie reconstituite n termen de 30 de zile. Pentru acest scop, se ntocmete un dosar de reconstituire care conine: sesizarea scris, n termen de 24 de ore de la constatare, a persoanei care constat pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor contabile; sesizarea se adreseaz conductorului sau administratorului unitii patrimoniale, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionarii patrimoniului; n cazul n care pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor reprezint infraciune se ncunotineaz imediat organele de urmrire penal; procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii documentului contabil este ntocmit de conductorul unitii (ori de ctre administrator, sau ordonatorul de credite), n termen de trei zile de la primirea sesizrii; n procesul verbal se nscriu: datele de identificare a actului disprut, numele i prenumele salariatului responsabil cu pstrarea actului, data i mprejurrile n care s-a constatat lipsa actului respectiv; declaraia scris a salariatului responsabil pentru mprejurrile n care a disprut actul respectiv; dovada sesizrii organelor de urmrire penal sau dovada sancionrii disciplinare a salariatului vinovat, dup caz; dispoziia scris a conductorului unitii pentru reconstituirea actului, documentului sau evidenei; o copie a actului respectiv. n situaia n care documentul contabil a fost emis de o alt unitate patri monial, reconstituirea se face de ctre aceasta, la cererea scris a condu ctorului unitii solicitatoare, n termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii. Pe documentele reconstituite se va nscrie n mod vizibil meniunea reconstituit, indicndu-se numrul i data pe baza creia s-a fcut reconstituirea.

102

Nu constituie obiectul reconstituirii actele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de cltorie) pierdute, sustrase sau distruse nainte de a fi nregistrate n contabilitate. Dac ulterior se gsete originalul documentelor pierdute sau sustrase, actul reconstituit se anuleaz pe baza unui proces-verbal, care se ataeaz la dosarul de reconstituire. Clasarea documentelor justificative se poate face n funcie de mai multe criterii: denumirea documentului, natura sau felul operaiei economice i financiare, ordinea cronologic sau n raport de denumirea persoanelor fizice i juridice cu care unitatea intr n relaii economice i financiare. O atenie sporit trebuie s fie acordat arhivrii documentelor contabile. n cursul anului curent de gestiune, documentele i registrele se predau la arhiva general a unitii. Astfel, aa cum am menionat deja, registrele de contabilitate i documentele justificative trebuie pstrate timp de 10 ani, cu excepia statelor de plat a salariilor i a situaiilor financiare anuale care se pstreaz timp de 50 de ani.

5.7. Forme de contabilitate (sisteme de contabilitate)

Forma de contabilitate reprezint un sistem de formulare corelate ntre ele, care servesc la nregistrarea i prelucrarea, dup anumite reguli, a strii i micrii elementelor patrimoniale. Succesiunea formularelor n contabilitate poate fi reprezentat astfel:
Documente justificative Registru jurnal Cartea Mare Balana Situaii financiare

Cele mai utilizate forme de contabilitate n Romnia sunt: forma clasic sau jurnal unic, forma pe jurnale, forma maestru-ah sau pe conturi corespondente, forma de contabilitate informatic; n alte ri se folosete forma clasic cu report sau cu decalc2. Ele se disting prin structura registrelor i modul de prelucrare a documentelor, dar se aseamn prin faptul ca toate formele de contabilitate utilizeaz aceleai genuri de registre, care sunt obligatorii: Registrul jurnal, Registrul-inventar i Cartea Mare.
Epuran Mihai (coordonator), Contabilitatea financiar n noul sistem contabil , Editura de Vest, Timioara, 1995, pag. 33
2

103

n continuare, vor fi detaliate aceste forme de contabilitate. a) Forma de contabilitate clasic sau jurnal unic Este preferat de unitile patrimoniale care au un volum mic de prelucrare a datelor. Documentele de eviden contabil folosite n cadrul acestei forme de contabilitate sunt: Jurnalul unic pentru nregistrarea cronologic; Cartea Mare care nu are rulajele dezvoltate pe conturi corespondente; Registrul-inventar pentru inventarierea patrimoniului; Balana conturilor pentru centralizarea i verificarea periodic a datelor; Situaiile financiare pentru sintetizarea informaiilor privind situaia patrimoniului i rezultatele obinute. Operaiile economice din documentele primare sunt nregistrate cronologic n Registrul-Jurnal, apoi reportate n Cartea Mare. La finele lunii, exactitatea nregistrrilor este controlat cu balana de verificare. nregistrarea n jurnal este greoaie, lent i nu permite divizarea muncii. Practic, ntruct exist un singur jurnal de nregistrare cronologic, numai un singur contabil poate opera modificrile patrimoniale. Forma de contabilitate clasic se prezint schematic astfel:
DOCUMENTE PRIMARE REGISTRU JURNAL GENERAL REGISTRU CARTEA MARE BALANA DE VERIFICARE

Forma clasic de contabilitate.

b) Forma de contabilitate pe jurnale Asigur nregistrarea cronologic i sistematic n jurnale multiple care se deschid pentru creditul conturilor n coresponden cu conturile debitoare, rulajul creditor grupndu-se pe conturi corespondente debitoare. Operaiile economice i financiare se nregistreaz n jurnale specializate (operaii bancare, de casierie, clieni, furnizori, operaii diverse etc.) pe baza

104

datelor din documente justificative i note contabile, care se constituie n anexe ale jurnalului n care sunt nregistrate. La finele fiecrei luni, rulajul creditor al contului pentru care este utilizat jurnalul, att ca sum total ct i grupat pe conturi corespondente debitoare, se consemneaz n mod obligatoriu n Registrul-jurnal general. Astfel, se obine rulajul curent total al lunii respective, care se nscrie n Cartea Mare pentru obinerea rulajului debitor curent al fiecrui cont, cumulndu-se n acest scop sumele debitoare existente n jurnalele conturilor unde a fost nregistrat drept cont corespondent. Documentele de eviden contabil folosite n cadrul formei de contabilitate pe jurnale sunt urmtoarele: Registrul-jurnal; Jurnalele auxiliare (multiple); Cartea Mare; Registrul-inventar; Balana de verificare; Situaiile financiare. Jurnalele auxiliare (multiple) se pot grupa n funcie de structura i destinaia pe care o au n felul urmtor: jurnale n care se nscrie numai rulajul creditor al unui singur cont sintetic cu delimitarea sumelor pe conturi corespondente debitoare; jurnale care reflect att rulajul creditor, ct i pe cel debitor ale unor conturi sintetice i analitice; jurnale n care se nregistreaz soldurile iniiale i finale, precum i rulajele debitoare i creditoare ale unor conturi sintetice i analitice. Ca exemple de jurnale auxiliare amintim: Jurnal-situaie privind operaiile de banc i de cas; Situaie privind micarea stocurilor; Jurnal privind consumurile i alte ieiri materiale; Jurnal-situaie privind decontrile cu furnizorii; Situaia ncasrilor-achitrii facturilor; Jurnal privind vnzrile; Jurnal privind salariile i contribuiile exigibile; Situaie privind avansurile de trezorerie; Jurnal de operaii diverse. Totalurile sumelor debitoare i creditoare stabilite la finele fiecrei luni n jurnalele auxiliare se trec n Registrul-Jurnal i n Cartea Mare.

105

Schema prelucrrii datelor n cadrul formei de contabilitate pe jurnale poate fi reprezentate astfel:

Forma de contabilitate pe jurnale multiple (auxiliare).

c) Forma de contabilitate maestru-ah sau pe conturi corespondente Specific pentru aceast form de contabilitate este faptul c pentru fiecare cont sintetic (att rulajul debitor, ct i cel creditor) se delimiteaz pe conturi corespondente creditoare, respectiv debitoare. Pentru fiecare cont sintetic se deschid cte dou fie contabile ah, una pentru debit i cealalt pentru credit, ceea ce presupune c fiecare operaie economico-financiar se nregistreaz n dou fie de cont i anume: o fi pentru contul care s-a creditat n coresponden cu contul debitat. La sfritul fiecrei luni, totalurile fielor de cont maestru-ah se nscriu n Cartea Mare n scopul obinerii datelor cumulate de la nceputul anului. Dup centralizarea i verificarea lor prin balana conturilor, totalul rulajelor curente ale acesteia se compar i trebuie s fie egal cu totalul Registrul-jurnal general, ntocmit pentru aceeai lun. Sumele totale din balanele de verificare analitice trebuie s corespund cu cele din conturile sintetice corespunztoare. Principalele formulare folosite n cadrul formei de nregistrare maestruah sunt urmtoarele: Registrul-jurnal; Cartea Mare-ah; Registrul-inventar; Balana de verificare; Situaiile financiare.

106

Schema sintetic de prelucrare a datelor n cadrul acestei forme de contabilitate sunt urmtoarele:

Forma de nregistrare maestru-ah.

d) Forma de contabilitate informatic Datorit progresului deosebit nregistrat n ultimii ani n domeniul industriei hardware i software, la ora actual este utilizat n mod intensiv forma de contabilitate informatic. Aceasta aduce rapiditate n prelucrarea datelor, un plus de acuratee i ofer posibilitatea diviziunii muncii. Datele contabilitii primare sunt introduse n calculator i pe baza lor se editeaz jurnalul de nregistrare, care constituie evidena cronologic, apoi se printeaz Cartea mare, balana de verificare i alte rapoarte. Potrivit Legii contabilitii, persoanele juridice i fizice care utilizeaz sistemele de prelucrare automat a datelor au obligaia s asigure respectarea normelor contabile, stocarea, pstrarea sub forma suporilor tehnici i controlul datelor nregistrate n contabilitate. Unitile de informatic poart rspunderea prelucrrii cu exactitate a datelor din documente, iar beneficiarii rspund pentru exactitatea i realitatea datelor pe care le transmit spre prelucrare.

5.8. Nomenclatorul privind modelele registrelor i formularelor tipizate

Documentele tipizate comune privind activitatea financiar-contabil i modelele registrelor utilizate n contabilitate de ctre toate unitile patrimoniale

107

sunt prevzute n nomenclatorul prevzut n O.M.F.P. nr. 1850 din

14 decembrie 2004 privind registrele i formularele financiarcontabile. n tabelul de mai jos este prezentat lista tuturor tipizatelor i registrelor contabile care se folosesc actualmente n ara noastr. Aceast list este actualizat periodic de Ministerul Finanelor, dar, bineneles, principiile de baz ale completrii i circuitului documentelor rmn aceleai.
Documentele tipizate comune privind activitatea financiar-contabil i modelele registrelor contabile Nr. Denumirea formularului crt. 0 I. REGISTRELE DE CONTABILITATE 1. 2. 3. Registrul-jurnal Registrul-inventar Registrul Cartea mare Registrul Cartea mare (ah) II. MIJLOACE FIXE 4. 5. 6. Registrul numerelor de inventar Fia mijlocului fix Bon de micare a mijloacelor fixe Proces-verbal de scoatere din funciune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale 7. Proces-verbal de recepie Proces-verbal de recepie provizorie Proces-verbal de punere n funciune III. BUNURI DE NATURA STOCURILOR 8. 9. Not de recepie i constatare de diferene Not de recepie i constatare de diferene (pentru unitile cu amnuntul) Bon de primire n consignaie 1

108

Nr. 0 10. 11.

Denumirea formularului 1 Bon de predare, transfer, restituire Bon de consum Bon de consum (colectiv) Fi limit de consum List zilnic de alimente

12. Dispoziie de livrare 13. 14. 15. 16. Borderou de predare a documentelor Fi de magazie Fi de magazie (cu dou uniti de msur) Fi de eviden a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin Registrul stocurilor Registrul stocurilor 17. List de inventariere List de inventariere (pentru gestiuni global-valorice) IV. MIJLOACE BNETI I DECONTRI 18. 19. 20. Chitan pentru operaiuni n valut Proces-verbal de pli Dispoziie de plat-ncasare ctre casierie Dispoziie de plat-ncasare ctre casierie (colectiv) 21. 22. Borderoul documentelor achitate cu cecuri de decontare Registru de cas Registru de cas Registru de cas (n valut) Registru de cas (n valut) 23. Borderou de achiziie Borderou de achiziie (alimentaie public) Borderou de achiziie (de la productori individuali) 24. Decont pentru operaiuni n participaie

109

Nr. 0

Denumirea formularului 1 V. SALARII I ALTE DREPTURI DE PERSONAL

25.

Stat de salarii Stat de salarii (fr elementele componente ale salariului total) Stat de salarii (fr elementele componente ale salariului total) Stat de salarii List de avans chenzinal

26. 27.

Ordin de deplasare (delegaie) Ordin de deplasare (delegaie) n strintate (transporturi internaionale) Decont de cheltuieli (pentru deplasri externe) Decont de cheltuieli valutare (transporturi internaionale) VI. CONTABILITATEA GENERAL

28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39.

Not de debitare-creditare Not de contabilitate Extras de cont Jurnal privind operaiunile de cas i banc Jurnal privind decontrile cu furnizorii Situaia ncasrii-achitrii facturilor Jurnal privind consumurile i alte ieiri de stocuri Jurnal privind salariile, contribuia pentru asigurri sociale, protecia social a omerilor i asigurri sociale de sntate Borderou de primire a obiectelor n consignaie Borderou de ieire a obiectelor din consignaie Jurnal privind operaiuni diverse (pentru conturi sintetice) Fi de cont analitic pentru cheltuieli efective de producie Fi de cont analitic pentru cheltuieli

40.

Fi de cont pentru operaiuni diverse Fi de cont pentru operaiuni diverse (n valut i n lei)

41.

Fi pentru operaiuni bugetare

110

Nr. 0 42. Document cumulativ Document cumulativ 43.

Denumirea formularului 1

Balan de verificare (cu patru egaliti) Balan de verificare (cu patru egaliti) Balan de verificare (cu cinci egaliti) Balan de verificare (cu ase egaliti) Balan analitic a stocurilor VII. ALTE SUBACTIVITI

44.

Decizie de imputare Angajament de plat

TESTE DE VERIFICARE

11) Care din poziiile enumerate n continuare se refer exclusiv la registre contabile auxiliare: a) Registrul de cas, jurnalul pentru vnzri, jurnalul pentru cumprri; b) Registrul pentru vnzri, jurnalul pentru cumprri, Registrul jurnal; c) Registrul de cas, Registrul jurnal, Registrul inventar; d) Registrul inventar, Registrul Cartea-Mare, registrul jurnal. 12) Registrul de cas este: a) un registru contabil obligatoriu; b) un document cumulativ, completat lunar; c) un registru n care se consemneaz zilnic toate operaiunile de ncasri i pli; d) un registru cu regim special de numerotare i nseriere. 13) Registrele contabile pot fi admise ca prob n justiie?

111

14) Ct timp se pstreaz n arhiv statele de plat a salariilor i a situaiilor financiare anuale? 15) Care sunt elementele obligatorii din structura documentelor de eviden contabil? 16) Descriei forma de contabilitate pe jurnale. 17) Care sunt obiectivele principale urmrite prin ntocmirea Registrului Cartea Mare? 18) Care sunt condiiile necesare pentru ca un document contabil s fie considerat valabil? 19) Cum se corecteaz erorile care s-au strecurat n documente? 10) Ce responsabiliti au persoanele juridice i fizice care utilizeaz sistemele de prelucrare automat a datelor contabile?

112