Informatic economic

Curs Prof.univ.dr. Boncea Amelia

Structura cursului

1. Necesitatea sistemului informaional n cadrul firmei:- concepte de baza in definirea informaticii: obiectul informaticii; informatii, cunostinte i date;- sistemul economic; sistemul informaional i sistemul informatic 2. Componentele unui sistem de calcul: descrierea unui sistem de calcul; caracteristici funcionale ale sistemelor de calcul 3. Suporturi tehnice de date. Reprezentarea i organizarea datelor: microprocesorul; coduri de reprezentare a datelor n memoria intern i extern a calculatorului; organizarea datelor pe suporturi tehnice de date

4. Dispozitive periferice de intrare a datelor: tastatura; scanner-ul; mouse-ul 5. Dispozitive periferice de ieire a datelor: monitorul; imprimanta 6. Dispozitive pentru stocarea permanent a datelor: Floppy-disc; hard-disc; CD-ROM 7. Componenta software: componenta software - descriere; software-ul de baz al unui sistem de calcul; Software-ul utilitar; Software-ul de aplicatie 8. Retele de calculatoare: Reteaua de calculatoare-noiuni generale;participantii intr/o retea de calculatoare; clasificarea reelelor de calculatoare; 9. Sisteme de operare: Descriere. Mod de funcionare; caracteristicile i evoluia sistemelor de operare 10. Sistemul de operare Windows Xp: descriere. Mod de funcionare; Evoluie 11. Pachetul Microsoft Office: descriere; mod de lucru 12. Arhivare-dezarhivare: generaliti; Programul WinZip 13. Virui-antivirui: protejarea datelor i prevenirea infectrii unui sistem de calcul

CURSUL NR. 1
NECESITATEA SISTEMULUI INFORMAIONAL N CADRUL FIRMEI

Informaia i comunicarea sunt elemente vitale pentru dezvoltare ce influeneaz covritor toate sectoarele: comer, producie, cultur, sntate, nsi dezvoltarea general a unei ri. La nivel de firm, informaia reprezint elementul de baz cu care lucreaz n mod current managerul i de calitatea creia depinde buna funcionare a firmei. IMM-urile i-au ctigat o poziie bine stabilit n economie, datorit abilitii de adaptare, numrului de locuri de munc asigurate, flexibilitii n economie i management, abilitii n conlucrarea cu marii gigani industriali, adaptrii la progresul tehnic. Pentru a-i menine poziia pe pia, trebuie s aib o organizare structural bun, condiionat de existena unui sistem informaional care s-i ofere managerului material prim informaional necesar stabilirii i ndeplinirii obiectivelor manageriale.

1.1. Conceptele de baz n definirea informaticii economice 1.1.1. Obiectul informaticii economice

Informatica a fost definit ca tiin de Academia Francez n 1966: tiina prelucrrii raionale, ndeosebi prin maini automate a informaiei. Treptat, informatica preia toate sarcinile dintr-un sistem economico- social privind elaborarea de metode, tehnici, concepte, studii i sisteme pentru prelucrarea automat a informaiei. Creterea volumului de informaii ce trebuie cunoscute i prelucrate, necesitatea lurii deciziilor la diferite niveluri pe baza cunoaterii ct mai bune a realitii impune cunoatere i stpnirea unui volum ct mai mare de informaii. Volumul mare de informaii generat de dinamica activitii umane i cererea de informaii ct mai rapide i complexe necesare lurii deciziilor au condus la stabilirea rolului informaticii. Acesta const n asigurarea gestiunii, prelucrrii i distribuirii informaiei n mod ct mai eficient. n prezent, informatica e definit drept tiina care cuprinde toate activitile legate de proiectarea i exploatarea sistemelor de prelucrare automat a informaiei n scopul creterii eficienei activitii umane fizice i intelectuale. Informatica economic este considerat ca o disciplin care intersecteaz domeniul economic general i cel al informaticii. Informatica economic este o tiin aplicativ, cu ajutorul creia se realizeaz implementarea, ntreinerea i utilizarea de sisteme de informaii n uniti economice utiliznd calculatoarele electronice.

1.1.2. Informaii, cunotine, date.

Orice organizaie are nevoie pentru funcionare de resurse. Aceste resurse se clasific n resurse vizibile, formate din resurse materiale, financiare i umane, precum i resurse invizibile, care sunt cele informaionale. O serie de autori mpart ultimul secol n dou:

Societatea industrial;
Societatea post industrial sau informaional. ntr-o societate industrial, producia de baz este producia industrial iar resursa strategic este capitalul; astfel, cu o sut de ani n urm, o mulime de oameni tiau, poate, cum s construiasc o oelrie, dar nu foarte muli aveau banii necesari ca s ridice una. Prin urmare, aceast societate era caracterizat de accesul limitat la sistem. n societatea informaional, producia de baz este cea intelectual, iar resursa cea mai important a devenit informaia. Datorit informaiei ca resurs strategic, accesul la sistemul economic este mult mai uor. Pentru a nelege diferena dintre ele, s ne gndim la diferena dintre o ntreprindere metalurgic sau de mobil, de la nceputul secolului, n care resursa strategic era o resurs material (metalul, lemnul, etc), resursa informaional neavnd o pondere prea mare, datorit nivelului sczut al produciei dar i a concurenei limitate, i o societate bursier, una de asigurri sau o banc de azi, care are resursa strategic: informaia.

INFORMAIA este acea entitate care nltur total sau parial starea de nedeterminare, numit entropie, pe baza unui mesaj adresat unui receptor.

Dup cum este binecunoscut, cantitatea de informaie este definit de formula lui Shanon ca o funcie descresctoare de probabilitatea ca receptorul s fi putut cunoate

mesajul apriorii, mai exact,

H(p) = -log p. Modurile de reprezentare ale acestei formule, precum i problemele legate de ea, constituie o ramur a matematicii, mai exact a teoriei probabilitilor, numit Teoria informaiei, care nu constituie obiectul prezentei lucrri.

Exist i alte puncte de vedere legate de informaie, de exemplu cel n care informaia este privit ca o "cretere a cunotinelor" ce pot fi extrase din date. Acest punct de vedere este echivalent ns cu cel precedent, deoarece dac cresc cunotinele, scade gradul de nedeterminare, dup cum s-a putut observa mai nainte i invers. Informaia are trei aspecte eseniale i anume: aspectul sintactic; aspectul semantic; aspectul pragmatic.

(a). Primul aspect, sintactic, se refer la sistemul de semne i regulile de reunire a acestora n construcii sintactice utilizate pentru reprezentarea informaiei n procesul culegerii, transmiterii i prelucrrii acesteia.

Acestui nivel i corespunde conceptul de dat al crui mod de definire poate fi exprimat n notaia formal: <dat>= <identificator><atribute><valoare> Deci, noiunea de dat n informatic cuprinde i noiunea de valoare, dar presupune n plus elementul de reprezentare i manipulare, adic o modalitate simbolic de exprimare i un sistem de reguli de transformare a acesteia, prin care se pot obine noi date. Apare clar distincia dintre informaie i dat, ca deosebirea dintre obiect i modelul su. Pentru o i mai bun nelegere a diferenei dintre dat i informaie, s considerm o carte de medicin tradiional chinezeasc. Aceasta conine un numr mare de semne, schie etc., toate acestea fiind considerate date. Pentru ca ele s constituie informaii, cel care citete cartea trebuie s aib noiuni de limba chinez i de medicin. ntr-o alt formulare, materia prim din care se obin informaiile o constituie datele. Dup cum s-a vzut din exemplul anterior, acestea din urm nu conin informaii dect dac informeaz.

Pentru ilustrarea acestei din urm afirmaii s considerm urmtorul exemplu: un magazin n care casele de marcat sunt legate pe un calculator. Cnd o persoan cumpr ceva, de exemplu, un filtru de lapte, casiera nregistreaz suma pltit. Aceasta este o dat. Aceast dat, agregat cu alte date legate de vnzarea produselor lactate, constituie o informaie pentru eful raionului de lactate, informaie din care el poate trage o serie de concluzii legate de nivelul vnzrilor, necesiti de aprovizionare etc.
(b). Sub aspect semantic, informaia poate fi caracterizat ca semnificaia intim a datelor. Sensul informaiei la acest nivel este corespondena dintre o dat i obiectul real sau situaia pe care o reprezint aceast dat.

Exemplele anterioare ilustreaz, credem noi, suficient de clar acest aspect.

Ceea ce trebuie subliniat este faptul c dac aspectul sintactic al datelor poate fi complet formalizat, formalizarea aspectului semantic ridic o serie de probleme. (c). Aspectul cel mai concret al informaiei este ns cel pragmatic, singurul care raporteaz informaia la scopurile observatorului.

Obiectul pragmaticii include, ntr-o anumit msur, problemele de conducere. Procesul de conducere este procesul prin care informaiile se transpun n aciune prin intermediul deciziei. Ca atare, coninutul conducerii este determinat n mare msur de sistemul de informare, care constituie baza pentru luarea deciziilor.

Mai nou nivelul dat-informaie este considerat un prim nivel n informatica economic i de afaceri. Acestui nivel i se adaug un al doilea i anume, acela al informaiilor derivate din alte informaii pe baz de raionament, nivel considerat a fi nivelul cunotinelor. n acest sens cunotinele se pot defini astfel: "CUNOTINA include capacitatea de a evalua informaia ntr-un anumit sens sau scop. A avea cunotine sau abilitatea de a efectua sarcini complexe, presupune mai mult dect a avea o list de instruciuni sau informaii necesare; se cere abilitatea manipulrii informaiilor sau sarcinilor". Trebuie subliniat c nu orice dat sau informaie creeaz cunotine. Astfel, unele informaii sunt deja ntre cunotinele receptorului i deci nu genereaz informaii noi. De exemplu, dac o persoan este expert n domeniul reprezentrii informaiilor i datelor, s-ar putea c acest paragraf nu-i va crea prea multe cunotine noi. Pe de alt parte, unele informaii s-ar putea s nu aib semnificaie pentru receptor, n sensul c nu se integreaz ntre cunotinele lui. De exemplu, pentru o persoan care nu este interesat de domeniul informaticii economice i consider c poate s-i conduc afacerile fr astfel de cunotine, informaiile din prezentul material nu au relevan i deci nu se integreaz n sistemul de cunotine al receptorului, neconstituindu-se n cunotine. Cunotinele reprezint, deci, totalitatea informaiilor dobndite anterior cu privire la obiectul considerat. Pentru desemnarea mulimii acestor cunotine se folosete termenul de tezaur, la care trebuie raportat rezultatul oricrui proces de informare. Dup cum s-a vzut, la limit este posibil ca rezultatul unui proces de informare s fie nul, dac informaia respectiv face deja parte din tezaurul observatorului, adic a devenit o cunotin. La cealalt extrem, variaia potenial a tezaurului observatorului (receptorului) este maxim dac intersecia ntre coninutul tezaurului i cel al unei date (comunicri) este vid. n concluzie putem spune c aceeai comunicare (dat) poate avea utiliti diferite pentru observatori diferii, depinznd de gradul cunoaterii anterioare ca i de poziia observatorului n raport cu obiectul. Altfel spus, informaia prezint interes doar dac poate fi utilizat. Msura n care informaia poate fi utilizat depinde printre ali factori i de calitatea ei.

O informaie spunem c este relevant dac: a). dezvolt cunotinele; b). reduce nedeterminarea; c). este utilizabil pentru scopul propus. O informaie s fie util, dac este: consistent, adic s fie suficient de cuprinztoare nct s poat furniza ct mai multe cunotine; relevant, adic s poat furniza cunotine care ne lipsesc pentru luarea deciziei. Este evident c n multe situaii este dificil s se spun dac o informaie este sau nu relevant; exact; dac informaia este exact atunci coninutul ei reflect situaia real a fenomenului, influennd astfel luarea deciziei. Aceast caracteristic se mai numete i acurateea informaiei; oportun, adic s existe un decalaj corespunztor ntre momentul primirii informaiei i cel n care se impune luarea deciziei; accesibil, adic poate fi utilizat n momentul n care este necesar. Modul de prezentare a informaiei are o importan deosebit; complet, adic trebuie s provin din surs suficient de apropiat fenomenului sau organizaiei i trebuie s acopere aria dorit de cel care ia decizii; concis, adic trebuie s aib nivelul de agregare necesar procesului de luare a deciziilor. n ce privete clasificarea informaiilor, exist un numr nsemnat de criterii de clasificare. Astfel, avem clasificri: dup surse: interne, externe, primare, guvernamentale etc.; dup natur: cantitative, calitative, formale etc.; dup nivel: strategic, tactic, operaional; dup timp: trecut, prezent, viitor; dup frecven: continuu (n timp real), anuale, lunare, zilnice, la nivel de or; dup utilizare: planificare, control, luare de decizii etc.; dup form: scris, oral, vizual, senzorial tec.; dup modul de apariie: la intervale planificate, ocazionale, la cerere etc.; dup tip: sumare, delicate, agregate, abstractizate etc.;

1.2. Sistemul informaional i sistemul informatic economic

n practic, legat de termenul de informaie se ntlnesc dou concepte: sistemul informaional; sistemul informatic

Sistemul principiilor,

informaional

reprezint i

totalitatea mijloacelor

metodelor,

procedeelor

(echipament de calcul, personal specializat n informatic) folosite pentru transmiterea, stocarea i prelucrarea datelor n vederea analizei i transmiterii informaiilor ctre sistemul de conducere n scopul fundamentrii deciziilor.

Sistemul informatic reprezint combinarea mijloacelor de prelucrare, de stocare, de telecomunicaie, de achiziie i de recuperare a datelor ce rspund nevoilor unui sistem, unei aplicaii sau unui ansamblu de aplicaii.

1.2.1. Integrarea sistemului informatic n sistemul informaional al sistemului de conducere

Procesul de conducere presupune emiterea i transmisia deciziei (conexiune direct CD) i urmrirea efectului deciziei asupra sistemului condus ( conexiune invers feedback CI ), informaiile culese constituind baza pentru o nou decizie.
Conexiune direct Proces de conducere Conexiune invers Sistem de condus

Sistemul este un ansamblu de elemente interdependente ce acioneaz mpreun pentru atingerea unui scop comun. Sistemul este caracterizat prin faptul c e legat de mediul ambiant, are o anumit structur, funcioneaz dup anumite reguli, urmrete un anumit scop.

Sistemul economic definete componente i ansambluri economice din punct de vedere al structurii i al complexitii funciilor pe care le realizeaz. Astfel sistemele economice pot fi grupate n sisteme economice simple i sisteme economice complexe sau macrosisteme. Sistemul complex reunete ntr-o structur ierarhic un ansamblu de elemente considerate subsisteme cu legturi reciproce. Este caracterizat prin: existena unor componente separate pentru care se pot stabili scopuri funcionale distincte, dar subordonate scopului ntregului sistem; existena unor legturi funcionale ntre componente i legturi cu exteriorul; prezena n sistemul economic a oamenilor, mainilor i a mediului nconjurtor, care asigur funcionarea sistemului; supunerea sistemului unor legi economice obiective. Orice sistem economic se caracterizeaz prin; ansamblul intrrilor ansamblul ieirilor INTRRI STRUCTURA IEIRI structura i starea intern

Sistemul economic este ansamblul de elemente interdependente prin intermediul crora se realizeaz obiectul de activitate al unei uniti economice.
Transformrile sunt atribuiile: -managerului -planificrii -organizrii tehnologice -conducere -control

Intrri de resurse: -materiale -umane -financiare -informaiona le

Ieirile care reprezint: -produse sau servicii -profit sau pierdere

Un sistem economic complex cuprinde:

Subsistemul de conducere format din ansamblul de specialiti care cu ajutorul unor metode i tehnici specifice prognozeaz, planific, decid, organizeaz, coordoneaz, urmresc i controleaz funcionarea sistemului condus n scopul ndeplinirii obiectivelor stabilite.

Subsistemul condus (de baz, operaional) este ansamblul de resurse materiale, umane, financiare i ansamblul organizatoric, tehnic i funcional care realizeaz efectiv obiectul stabilirii prin decizii.

Subsistemul informaional este ansamblul informaiilor, fluxurilor i asigur prelucrarea informaiilor necesare sistemului de conducere i decizie.

circuitelor

informaionale, precum i totalitatea mijloacelor, metodelor i tehnicilor prin care se

Prin sistemul informaional se asigur legtura permanent i necesar ntre sistemul de conducere i sistemul condus n dublu sens: prin prelucrarea i transmiterea deciziilor de la sistemul de conducere ctre sistemul condus i prin nregistrarea, prelucrarea i transmiterea informaiilor privind starea i dinamica sistemului condus, de la acesta ctre sistemul de conducere. Structura unui sistem economic este redat n figurile urmtoare:

Sistem de conducere

Sistem informaional

Sistem informatic

creare
Colecii de date organizate n fiiere sau baze de date

exploatare

Sistemul informaional asigur gestiunea tuturor informaiilor din cadrul unui sistem economic, folosind toate metodele i procedeele de care dispune. Informaiile sunt sesizate i nregistrate n cadrul unui sistem economic la nivelul unor verigi organizatorice i funcionale care se numesc posturi de lucru. O secven de mai multe posturi de lucru, logic nlnuite, formeaz un circuit informaional. Un post de lucru se individualizeaz prin urmtoarele elemente: Date de intrare Timp de staionare Operaii de prelucrare Date de ieire Ansamblul informaiilor i deciziilor necesare desfurrii unei anumite activiti sau operaii care se transmit ntre dou posturi de lucru, formeaz un flux informaional. ntre circuitul informaional i fluxul informaional exist o strns interdependen n sensul c circuitul informaional reflect traseul i mijlocul care asigur circulaia unei informaii de la generarea ei i pn la arhivare, iar fluxul informaional reflect ansamblul informaiilor vehiculate, necesare unei anumite activiti. Vehicularea acestora se realizeaz pe traseele definite de circuitele informaionale. Sistemul informaional, cuprinde ntr-o concepie unitar, circuitele informaionale i fluxurile informaionale, la care se adaug metodele i tehnicile de prelucrare a acestora.

Sistemul informatic este o component a sistemului informaional i anume, acea parte a acestuia care preia i rezolv sarcinile de culegere, prelucrare, transmitere i stocare a datelor, cu ajutorul sistemelor de calcul. Pentru a-i ndeplini rolul n cadrul unui sistem informaional sistemul informatic cuprinde ansamblul tuturor resurselor, metodelor i tehnicilor, prin care se asigur prelucrarea automat a datelor. Aceste resurse sunt: Ansamblul de echipamente (HARDWARE) Sistemul de programe (SOFTWARE Baza de date Ansamblul de personal i cadrul organizatoric Procesul de prelucrare automat a datelor, n cadrul unui sistem informaional, reprezint procesul prin care datele sunt supuse operaiilor de culegere, prelucrare, transmitere i stocare. Culegerea datelor const n sesizarea acestora la locurile unde sunt generate, i transpunerea lor pe suporturi adecvate prelucrrii automate. La acest moment datele se numesc date primare. Prelucrarea datelor const n transformarea acestora din date primare n date finale, n urma parcurgerii unei succesiuni de operaii impuse de cerinele utilizatorilor i specificul echipamentelor de calcul i a tehnologiei de prelucrare.

Transmiterea datelor asigur vehicularea att a datelor primare de la sursele generatoare, ctre sistemele de prelucrare automat ct i a rezultatelor prelucrrilor ctre beneficiari.
Stocarea datelor const n memorarea i pstrarea (arhivarea) acestora, pe suporturi de memorie specifice, n scopul unor consultri i prelucrri ulterioare.

1.2.2. Necesitatea informatizrii firmei

n cadrul firmei, majoritatea departamentelor sunt supuse informatizrii, ns penru o eficien maxim trebuie ca toate s fie nglobate ntr-un system informatic integrat de gestiune economic, la nivelul ntregii firmei. Informatizarea activitilor conduce nu numai la creterea calitii i productivitii muncii, ci i la efecte economice i sociale ca: eliminarea sau diminuarea efortului fizic; eliminarea sau diminuarea efortului intelectual solicitat de prelucrarea manual a informaiilor; reducerea timpului de recepie, de prelucrare i de transmitere a informaiilor n activiti administrative; creterea exactitii proceselor informaionale i a vitezei de regsire a informaiilor; scderea considerabil a costului informaiei i implicit a deciziei managerului. Datorit amplificrii rapide a fenomenului de globalizare economiile naionale devin interdependente, integrndu-se ntr-un spaiu economic mondial. Astfel, agenii economici naionali sunt legai tot mai mult de agenii economici din strintate. Este evident c o firm nu va rezista pe acest pia mondial fr s investeasc n tehnologiile informaionale. Aspectul managerial al sistemelor bazate pe cunotine, constituie primul obiectiv al firmei moderne, tocmai datorit faptului c, organizaiile n viitor, vor fi tot mai mult orientate pe informaii i bazate pe cunoatere, din neceitatea de a opera la nivel global. Tehnologiile informaionale au astzi un impact major, nu doar n cadrul firmelor, ci n toate domeniile vieii economice i sociale. Abordarea sistemului informaional este diferit de la o ar la alta. n rile cu tranziie n economie, lucrurile sunt cu att mai grave, cu ct i nivelul investiiilor n tehnologia informaiei i comunicaiei este mai sczut. Datorit limitrilor tehnologice, firmele nu au fost capabile pn acum, s mpart date i informaii ntre ele, n cadrul circuitului economico-financiar. Odat cu apariia INTERNET-ului aceste bariere au czut, iar firmele au posibilitatea de a beneficia la maximum de pe urma colaborrii virtuale cu partenerii lor de afaceri. Eficiena utilizrii sistemelor suport de decizie n activitatea decizional trebuie analizat att prin prisma influenei asupra calitii proceselor decizionale i a deciziilor adoptate, ct i prin prisma costurilor pe care le presupun i a oportunitii acestor sisteme, n asistarea deciziilor.

SPOR LA NVAT!

Ne vedem la cursul urmtor: Componentele unui sistem de calcul