CHARISMA PORTOFOLIO MANAGEMENT

MANUAL DE UTILIZARE

2010

Gestionarea Nomenclatorului de norme republicane

Vizualizarea dictionarului de norme republicane se face in Portofolio Management/Dictionare/Norme republicane . Avem la dispozitie un filtru de cautare dupa editie, indicator, cod sau denumire . La nivelul acestui dictionar normele nu pot fi modificate.

OFERTARE
Lista cu toate ofertele companiei se poate vizualiza accesand Portofolio Management/Ofertare/Devize oferta. Pentru o navigare rapida, in partea din stanga avem disponibil un filtru de cautare (dupa : Data Ofertei (de la), beneficiar, stare oferta, cod sau denumire). In aceasta fereastra avem posibilitea de a ne creea propriu layout beneficiind de o serie de functionalitati (click dreapta pe capul de tabel): grupare, sortare, filtrare, adaugare coloane etc.

CREAREA OFERTEI
Exista trei moduri de constructie a ofertei: importul unei oferte dj existente, importul unor cantitati de materiale (XLS) si modul manual care presupune crearea in CPM. a. Importul unei oferte dj existente presupune existenta ofertei sub forma unui fisier de tip .lst sau .dbf.

b. Importul cantitatilor de material (XLS) presupune existent unei liste de

materiale

In CPM, dupa ce s-a creat oferta si s-a definitivat structura acesteia (grupuri de obiective) urmeaza sa se importe lista de cantitati. Se selecteaza grupul de obiective pe care urmeaza sa se importe (in fereastra Deviz oferta) si se apasa butonul Adauga/Adauga (importa obiective din fisier text.

In wizardul urmator se copiaza tabelul de mai sus (Copy/Paste).

Odata cu apasarea butonului devine un

fiecare linie din lista de cantitati obiectiv in CPM.

c.

In modul manual este nevoie de apasarea butonului creata o noua oferta.

si astfel este

Structura ofertei este urmatoarea (arborescenta): investitie, grup de obiective (pe x nivele), obiectiv,rol de resursa.

Pentru adaugarea unui grup de obiective sau a unui obiectiv ne pozitionam pe nivelul ierarhic superior (investitie sau grup de obiective). Ne folosim fie de click dreapta/Adauga grup de obiective respective Adauga obiectiv nou la acest grup, fie de shortcut-ul

Ctrl+Ins sau Ins. Obiective se mai pot adauga direct din dictionarul de Normele republicane (Shift+Ins) sau din cel de Norme interne (definit anterior). Deviz Oferta, tabul Norma. Se pot adauga roluri de resurse manual, se pot atasa norme republican sau norme interne.
Reteta unui obiectiv (articol) se defineste in fereastra 5

Si in aceasta fereastra avem posibilitatea de a ne creea propriul layout avand la dispozitie urmatoarele functionalitati :
functii cut/copy/paste, mutare articol sus/jos in structura ofertei, cautare articol/grup de obiective, functii de minim, maxim, medie, numarare la nivel de reteta.

Tipuri de calcul al obiectivului (articol de deviz)

Tipurile de calcul ale obiectivelor sunt: Pe baza resurselor (este tipul default al sistemului, valoarea obiectivului reiesind din insumarea valorilor rolurilor de resursa)

Manual (valoarea e introdusa manual) tip lucrare (se definesc in prealabil mai multe tipuri de lucrari) subcontractor + adaos (valoarea negociata cu subcontractorul + adaos) Tipul de calcul se selecteaza la nivel de obiectiv, in coloana Calcul prt :

Wizard pentrut modificare globala rapida

Aceasta optiune este disponibila in tabul Preturi/Modificare globala. Se pot face modificari globale la nivelul diferitelor tipuri de roluri de resursa (Materile, Manopera, Utilaje, Transport, Dotari): crestere/descrestere procentuala, crestere/descrestere valorica sau acela-si prt pentru toate resursele de tipul x.

Sporuri per tipuri de roluri de resurse

Se pot aplica sporuri rolurilor de resursa atat celor de la nivelul obiectivului cat si celor de la nivelul grupurilor de obiective. Sporurile aplicate rolurilor de resursa apartinand unui obiectiv se introduc la nivelul obiectivului in tabul Sporuri/Modifica.

Sporurile aplicate rolurilor de resursa apartinand unui grup de obiective se introduc la nivelul grupului : click dreapta/Aplica sporuri

Analiza Pareto

Analiza impact preturi in oferta (Pareto) ajuta la ajustarea pretului ofertei in functie de ponderea resurselor in Devizul Oferta. Se identifica rolurile de resursa cu ponderea cea mai mare in oferta. Astfel, ajutandu-ne de cele 3 variante de preturi putem definii 3 scenarii: pesimist, probabil si optimist.

Dupa

ce

s-au

definit

cele

variante

de

preturi

se

apasa

butonul

. La revenirea in fereastra Devize Oferta se va recalcula noua valoare a ofertei apasand butonul .

Graficul de executie
10

Graficul de executie al ofertei se defineste in tabul Grafic de executie, fereastra Deviz oferta.

Modele de inchidere de deviz

Inchiderea de deviz se poate aplica atat la nivelul investitiei cat si la nivelul fiecarui grup de obiective (in cazul in care se aplica mai multe modele de inchideri). Modelul de inchidere de deviz se poate introduce in fereastra Deviz Oferta in tabul Inchidere deviz sau se poate prelua dintr-un dictionar de modele ( Incarca model de inchidere).

11

Dictionarul de modele inchidere deviz Management/Ofertare/Modele inchidere deviz .

se

gaseste

in

Portofolio

Flux de aprobare Deviz Oferta

Odata oferta definitivata se salveaza si se trimite spre aprobare beneficiarului: meniul Functii/Stare oferta/Trimite oferta spre acceptare . In functie de raspunsul acestuia se recurge la modificarea ofertei sau se creeaza contractual draft.

12

Sistemul inregistreaza toate versiunile de oferta dandu-ne posibilitatea de a face comparatii intre versiuni (meniul Fuctii/Compara versiuni oferta ) si de a o alege pe cea mai buna (Transforma in versiune curenta):.

Dupa acceptarea ofertei modificarea este permisa doar printr-un act aditional cerut sau acceptat de catre client (lucrari suplimentare).

Crearea si gestionarea nomenclatorului de norme interne

Crearea unei norme interne se poate face prin doua modalitati: crearea direct in dictionar sau crearea plecand de la oferta. Crearea in dictionar a unei norme interne se face apasand butonul Portofolio Management/Dictionare/Norme interne de ofertare . in

13

Crearea normei interne plecand de la oferta se face din fereastra Deviz Oferta/tabul Norma. Reteta se poate salva ca norma interna apasand butonul Salveaza resursele ca/Norma interna de ofertare.

Pentru vizualizarea fisei limita a materialelor este necesara o mapare intre fiecare resursa de tip material si un articol Charisma corespunzator acesteia. Acest lucru se face in ferestra Deviz Oferta (sau

14

In fereastra Deviz Intern) in tabul Norma.

Definirea tipului de lucrare

Un anumit tip de lucrare ne este necesar in momentul in care se doreste calcularea valorii unui obiectiv dupa acest criteriu. Astfel dupa ce se negociaza cu partenerul extern lucrarile se introduc in sistem: Portofolio Management/Ofertare/Lista de preturi tipuri de lucrari.

15

Functia Lock
Sistemul CPM ne ofera posibilitatea de a proteja modificarile efectuate de un anumit utililizator, eliminand astfel situatia in care se fac modificari pe aceea-si oferta de catre doi sau mai multi utilizatori. Acest lucru se face prin functia Lock. E nevoie mai intai de activarea acestei functii din bara de meniu General/Administrator/Parametrii de initializare (Valoarea curenta sa fie Da)

Dupa activare, orice modificare a ofertei, la nivel de obiectiv sau la nivel de grup de obiective face ca utilizatorul curent sa blocheaze obiectivul, respectiv obiectivele

16

din grup.

Grupul de obiective poate fi deblocat de cel ce l-a blocat sau de un alt utilizator care are drepturi pe oferta respectiva selectand obiectivele: Portofolio Management/Ofertare/Administrare Lock-uri.

17

CONTRACTARE
Odata cu aprobarea devizului oferta de catre beneficiar sistemul genereaza un contract in starea draft. Sunt preluate din oferta codul , denumirea, data, valoarea, beneficiar. Urmeaza sa se completeze celelalte date cu privire conditiile contractuale : Avans de primit, Garantii (Retineri sau Restituire), Scrisori de garantare avansuri sau Scrisori de garantare garantii . Dupa salvare se semneaza contractual din meniul Functii /Semneaza contract.

18

Avansul de primit
In acesta fereastra se introduc avansurile primite de la beneficiar. In campul Tip avans se introduce modalitatea de returnare a acestuia: recuperare procentuala, partial valoric sau totala. In campul Procent se introduce procentul reprezentat de avans din valoarea contractului .

In campul Valoare facturata este preluata din contabilitate valoarea facturii emise ca si contravaluare a avansului incasat. Pe masura ce se emit facturi pe baza situatiilor de lucrari se returneaza beneficiarului

avansul (procentual din valoarea situatiei de lucrari). Aceasta valoare se regaseste in coloana Valoare recuperate de catre beneficiar.

19

Garantii
In acest tab se evidentiaza valoarea garantiilor platite beneficiarului si termenele la care se vor recupera acestea. In fereastra Retineri garantii se introduce valoarea garantiei sau procentul din valoarea contractului (coloana % sau Valoare). In coloana Valoare retinuta de catre beneficiar sunt preluate automat valorile garantiilor retinute de beneficiar din facturile emise pe baza situatiilor de lucrari. In Restituire garantii acestora. se introc datele de recuperare a garantiilor si valorile

Garantarea avansurilor si garantiilor

Garantarea avansurilor si garantiilor se face de catre banca prin scrisori de garantie.

20

In cazul ambelor scrisori dupa ce se apasa butonul se introduc urmatoarele date: valoarea, data de expirare a scrisorii, banca, IBAN. In partea dreapta a ferestrei sunt evidentiate valoarea totala (a garantiei sau a avansului), valoarea recuperata sau restituita si restul de recuperat sau de restituit.

Actul aditional
Un contract se poate modifica numai printr-un act aditional. Devizul oferta devine editabil odata cu trecerea contractului in starea editabil.

Dupa ce se fac modificarile respective (in oferta, in contract) actul aditional trebuie semnat. In Functii/Versiuni de contract se regasesc toate actele aditionale aferente unui contract. In aceasta fereastra se pate face comparatie intre toate versiunile.

21

Nota de comanda suplimentara NCS

Pentru evidentierea lucrarilor suplimentare se recomandata crearea unui grup de obiective care sa contina toate obiectivele la nivelul carora se face suplimentarea. Astfel se adauga obiectivul (copy/paste) si in coloana Cantitate se introduce cantitatea suplimentara. Lucrarile suplimentare se pot grupa in lucrari extrabugetate sau lucrari suplimentare in functie de nivelul unde se reflecta. Lucrarile suplimentare se reflecta doar in devizul intern iar lucrarile extrabugetate se reflecta si in oferta, avand in spate un act aditional. Pentru aceasta e nevoie de definirea unui camp tip UDF denumit Tipuri de lucrari urmand procedura de mai jos: a) In Portofolio Management/Configurare/Configurare campuri definite de utilizator definim un Lookup1 in cadrul entitatii Objective cu urmatoarea structura: 1.Titlu = Tipuri de lucrari 2.Adaptive = ContractManagement.Dictionary.DictionaryEntry 3.Filtru adaptive = @Name=Tipuri de lucrari (Valoare citita din = Constanta) 4.Cheie adaptive = DictionaryEntryId 5.Valoare Adaptive = FullName

22

b) In Portofolio Management/Dictionare/Dictionare de valori se vor da valori campului definit la pasul a : Lucrari suplimentare cu Codul LS respectiv Lucrari extrabugetate cu Codul LE.

c) Se afiseaza coloana Tipuri de lucrari la nivelul ofertei sau al devizului intern dupa caz. Se opereaza in dreptul fiecarui obiectiv tipul suplimentarii (extrabugetat sau suplimentar).

d) Pentru vizualizarea tuturor acestor lucrari se vor rula rapoartele Raport lucrari extrabugetate sau Raport lucrari suplimentare.

Nota de renuntare NR
Se recomanda gruparea tuturor obiectivelor la nivelul carora se face renuntarea intr-un singur grup de obiective. Astfel se adauga obiectivul avand in coloana Cantitate introdusa cantitatea la care se renunta (valoare negativa).

23

BUGETAREA INTERNA (DEVIZUL INTERN)

Odata cu aprobarea ofertei se genereaza Devizul intern. Initial Devizul Intern este o copie a Devizului Oferta. In meniul Portfolio Management -> Planificare -> Devize interne se vizualizeaza sub forma de lista devizele interne existente. Filtre disponibile: Data Ofertei (de la), Data Ofertei (pina la), Cod, Denumire, Beneficiar. In aceasta etapa putem incepe ajustarea Devizului intern, cum spuneam mai inainte, avand ca punct de plecare Devizul oferta: modificarea cantitatii de articol de deviz,micsorarea consumului intern, inlocuirea unor roluri de resursa (tabul Norma)(BI1), modificarea costurilor unor roluri de resursa (tabul Costuri)(BI2).

24

BI1

25

BI2

Dupa aprobare, Devizul intern trebuie aprobat: meniul Functii/Stare deviz intern/Aprobat. Dupa aprobare, Devizul Intern poate fi editat numai daca este trecut in starea In lucru (meniul Functii/Stare deviz intern/In lucru )sau printr-un Act aditional in editare (vezi Act aditional). Modificarile pot fi cauzate de o lucrare suplimentara sau de o lucrare extrabugetata (numai modificarea devizului intern). Aceasta etapa este ultima in care se mai poate face maparea intre rolurile de resursa si articolele Charisma (fereastra Deviz intern/tabul Norma) In aceasta fereastra avem posibilitatea de a face comparatia intre Devizul oferta si Devizul intern (tabul Comparatie Oferta Deviz intern).

26

Fisa limita
Pentru vizualizarea fisei limita este necesara maparea rolurilor de resursa de tip material cu articolele Charisma (in ferastra Deviz oferta sau Deviz intern). De asemenea e obligatoriu ca devizul intern sa fie aprobat si contractul semnat. Ea se vizualizeaza in Portofolio Management/Planificare/Fisa limita material (dupa ce se alege contractul).

PROIECT PLANIFICARE

Crearea proiectului se poate face plecand din lista devizelor interne sau din devizul intern deschis. Se alege optiunea Distribuie resurse pe activitati de proiect din meniul Functii. Exista 3 modalitati de creare a structurii unui proiect:

27

1. Dupa structura ofertei fiecare obiectiv devine o activitate: Actiuni/Creaza structura proiectului din structura ofertei curente. 2. Manual se definesc mai intai etapele mari ale proiectului se detaliaza cu activitatile . dupa care

3. Importul din Primavera - presupune crearea in Primavera a unui proiect si importul acestuia in baza de proiecte a CPM .

Odata definitivata structura proiectului se trece la alocarea obiectivelor (articolelor) pe activitati. Se selecteaza obiectivul (articolul) si activitatea pe care acesta urmeaza sa fie alocat. Se da dublu click pe obiectiv si se introduce cantitatea alocata.

28

Inainte de a salva proiectul , se verifica daca toate obiectivele au fost alocate: campul Cantitate neasociata devine 0 in dreptul fiecarui obiectiv din devizul intern. In meniul Portfolio Management/Planificare/ Proiecte se vizualizeaza sub forma de lista toate proiectele. Filtre disponibile: Cod Proiect, Denumire Proiect, Manager de Proiect, Data Proiect (de la), Data Proiect (pina la), Data Start (de la), Data Start (pina la), Data finalizare (de la), Data finalizare (pina la). Urmatorul pas este acela de face sincronizarea cu Primavera si de a transfera proiectul. Fereastra de sincronizare este disponibila in Portofolio Management/Planificare/Sincronizare proiect cu Primavera P6. Se apasa butonul si se selecteaza proiectul dorit.

29

Daca proiectul este creat in CPM urmeaza ca in Primavera sa se faca relationarea activitatilor si eventual sa li se dea durate.

Sincronizare proiect cu Primavera P6

Sistemul permite sincronizarea intre cele doua baze ( Contract Management si Primavera). Acest lucru se realizeaza in Portofoli Management/Planificare/ Sincronizare proiect cu Primavera P6. Astfel , in aceasta fereastra se pot vizualiza toate proiectele aferente bazei Primavera. Proiectele ce urmeaza a fi folosite in CM2 se vor selecta din baza Primavera si se vor exporta in dictionarul de proiecte CM2. Proiectele ce sunt create in CM2 pot fi exportate ,la randul lor, in baza Primavera.

30

Dupa ce un proiect aferent unei baze isi are corespondentul in cealalta baza, orice modificare adusa acestuia se va regasi in ambele baze odata cu apasarea butonului Sincronizare.

Sincronizarea este posibila odata cu introducerea datelor corecte de conectare: serverul de SQL si baza de Primavera cu care urmeaza sa se faca sincronizarea, userul si parola de SQL; user si parola aferentei bazei Primavera.

31

Subcontractarea

Pentru operatia de subcontractare este necesara existenta proiectului. Astfel se subcontracteaza activitati : meniul Functii/Subconbtracteaza activitati . Se apasa butonul si se bifeaza activitatea ce urmeaza a fi subcontractata.

32

Dupa ce se alege activitatea ( ),in urmatorul layout, se completeaza campurile: partener, contract cadru (daca este cazul), tip subcontractare si numarul si data viitorului contract de subcontractare.

In fereastra urmatoare se introduce suma pentru care se incheie contractul ( in coloana Pret) si genereaza :

Urmatoarea fereastra deschisa va fi cea de Contracte. Aici urmeaza sa se completeze celelalte date cu privire la conditiile contractuale . Dupa salvare se semneaza contractual din meniul Functii /Semneaza contract.

33

Contractele cadru de subcontractare

In situatia in care se lucreaza cu subcontractori se creeaza necesitatea utilizarii si inregistrarii unor contracte cadru. Neintroducerea acestora in sistem nu blocheaza salvarea contractelor de subcontractare.

Contractele cadru se vizualizeaza si se definesc in Portofolio Management/Contractare/Contracte cadru de subcontractare. Se introduc toate datele cu privire la contractual respectiv. In partea din mijloc a ferestrei se specifica obiectivele care fac obiectul contractului cadru (se definesc, se preiau din alte contracte sau se preiau din tipurile de lucrari)

Urmarirea productiei
Inregistrarea progresului unei activitati se face in fereastra Proiecte :

34

a. Se schimba starea activitatii din Plan in Launched activitatea selectata; click dreapta in coloana Stare; Stare activitate curenta/Lanseaza activitatea .

b. Se selecteaza data de start si cea de finish in cazul celor terminate.

c. In tabul Obiective alocate se introduc cantitatile executate si data la care sau executat pentru fiecare obiectiv alocat pe respectiva activitate dublu click pe fiecare obiectiv

d. Se introduce procentul de realizare in cazul celor care la data actualizarii sunt in desfasurare.

35

Sistemul permite inregistrarea unei cantitati executate mai mari decit cantitatea bugetata. Dupa salvarea modificarilor se revine in fereastra de sincronizare cu Primavera (Portofolio Management/Planificare/Sincronizare proiect cu Primavera P6) unde se apasa butonul pentru ca modificarile sa ajunga in P6.

Situatia de lucrari
Pe baza situatiei de lucrari urmeaza sa se factureze beneficiarul conform contractului. In meniul Portofolio Management/Derulare contracte/Situatii de lucrari se vizualizeaza lista tuturor situatiilor de lucrari. Pentru o situatie noua apasam butonul 36

Adauga.In layout-ul deschis se completeaza urmatoarele campuri: data, numarul sitautiei de plata, numele contractului pentru care se face si nivelul la care se face situatia (grupul de obiective). Se apasa butonul a se vizualiza obiectivele. pentru

In coloana Cantitate planificata se vizualizeaza cantitatea din oferta pentru respectivul obiectiv. In coloana Cantitate acceptata anterior se vizualizeaza cantitatea consumata la zi pe obiectiv (insumeaza consumurile tuturor situatiilor anterioare). In coloana Cantitate raportata intern se vizualizeaza cantitatea reala executata (introdusa la actualizarea proiectului).

Cantitatile executate aferente situatiei de plata se introduc in coloana Cantitate executata curent. Validarea situatie de salvarea acesteia in casuta .

Situatia de lucrari pentru contractele de subcontractare

Decontarea cu subcontractorii se face pe baza situatiilor de lucrari aferente contractelor de subcontractare.Vizualizarea si adaugarea acestora se face in Portofolio Management/Derulare contracte/Situatii de lucrari contracte de subcontractare. Modalitatea de adaugare este aceea-si cu cea de la situatiile de lucrari. 37

Avem disponibile urmatoarele campuri: Valoare bugetata (valoarea contractului de subcontractare), Valoare acceptata anterior (valoarea ultimelor situatii de lucrari) si Valoare acceptata curent (valoarea situatiei de lucrari curente). Situatia este validata numai dupa ce s-a pus bifa .

FACTURA DE VANZARE
Pentru emiterea unei facturi se acceseaza modulul Vanzari/Facturi/Facturi de vanzare. Dupa alegerea clientului si completarea datelor legate de acesta se va apasa butonul . In fereastra nou deschisa se va opta pentru Generare 38

factura de vanzare pe baza situatiei de lucrari (ContractManagement) si se va apasa butonul . In aceasta etapa avem disponibile o serie de informatii legate de situatiile de lucrari: numar, data la care s-a generat, contractul pentru care s-a generat (pentru situatiile in care cu un singur partener s-au semnat unul sau mai multe contracte), valoare si moneda. Se va alege una sau mai multe situatii de lucrari pe baza carora se va emite factura si se va apasa butonul Factura se va salva si se va valida. .

39

40

FACTURA DE ACHIZITIE
Comanda
Lista comenzilor se poate vizualiza accesand meniul Achizitii/Comenzi. Avem la dispozitie un filtru de cautare dupa numarul documentului, starea, data sau perioada in care s-a emis sau partenerul spre care s-a transmis comanda. In fereastra ce se deschide dupa apasarea butonului se alege partenerul

caruia i se adreseaza comanda si se apasa butonul . In urmatoarea fereastra se opteaza pentru Generare Comanda Furnizori din Necesar de Materiale

41

pe Proiect (ContractManagement) si se apasa butonul

Din lista contractelor se alege contractul sau contractele corespunzatoare comenzii.

42

In urmatoarea fereastra trebuie introduse cantitatile de roluri de resursa solicitate in coloana Solicitata. Se poate comanda intreaga cantitate de rol de resursa facand selectia rolului in coloana Selectie sau se pot comanda cantitati mai mici dupa care

43

se apasa butonul

Se salveaza si se valideaza.

Factura de achizitie
Lista facturilor de achizitie se poate vizualiza accesand meniul Achizitii/Facturi/Facturi de achizitie. Dupa adaugarea unei facturi si completarea cu date privitoare la partener se apasa butonul . Se alege modalitatea de generare a facturii: Generare factura din comanda catre furnizor.

44

In fereastra urmatoare se bifeaza comanda sau comenzile in baza carora se vor inregistra facturile.

45

In situatia in care cantitatea comandata nu coincide cu cea receptionata sistemul ne da posibilitatea de a corecta acest lucru (coloana Solicitata). Se apasa butonul dupa care se salveaza si se valideaza factura.

Factura de achizitie se va aloca pe un centru de cost: ca cel al contractului si al proiectului)

(cu acelasi cod

Nota de intrare receptie

46

Vizualizarea si introducerea NIR-urilor se face in meniul Achizitii/Receptii/Nota de intrare receptie.

Dupa ce campul Numar, Furnizor si Gestiune sunt completate se apasa butonul , iar in fereastra urmatoare se bifeaza optiunea Generare NIR din factura de aprovizionare furnizor. Urmeaza alegerea facturii ce sta la baza NIR-ului.

47

Se salveaza si se valideaza NIR-ul.

Bonuri de consum

Odata cu trecerea in productie a resurselor se inregistreaza consumul acestora prin bonurile de consum: Depozit/Bon de consum materiale.Inainte de salvare bonul de consum se aloca pe un centru de cost apasand butonul .

48

Distribuirea bonurilor de cost pe activitati de proiect

49

Aceasta operatiune se face in Portofolio Management/Urmarire si control/Distribuire material pe activitati de proiect. Dupa ce se vizualizeaza lista tuturor bonurilor de consum se alege bonul ce urmeaza a fi distribuit. In partea de jos a ferestrei se introduce procentul alocat, nivelul si elemental alocat.

50

51