.

PROIECT PENTRU EXAMENUL DE CERTIFICARE A CALIFICRII PROFESIONALE NIVEL 3 Domeniul pregtirii de baz: Turism i alimentaie Domeniul pregtirii generale: Alimentaie Calificarea profesional: Tehnician n gastronomie

TEM PROIECT:

Tipuri de documente in comunicarea de afaceri

NDRUMTOR, .. IUNIE 2013 CANDIDAT, .

Procesul de comunicare Comunicarea este o caracteristica fundamentala a existentei. Toate functiile manageriale sunt realizate cu ajutorul comunicarii, ca un proces de intelegere intre oameni cu ajutorul transferului de informatie. Elementele procesului de comunicare: Emitatorul Mesajul Mijlocul de comunicare Limbajul comunicarii Receptorul Contextul

Limbajul de comunicare poate fi: verval: prin cuvinte non-verbal: prin limbajul corpului, timpului, spatiului, lucrurilor. paraverbal: prin folosirea tonalitatii, accentuarii, ritmului de vorbire.
Obiectivele comunicarii sunt: receptarea corecta a mesajului intelegerea corecta a mesajului acceptarea mesajului provocarea unei reactii (o schimbare de comportament sau de atitudine)

Functiile comunicarii
Indiferent de sistemul social, intr-o organizatie comunicarea indeplineste 8 functii: informarea, socializarea, motivatia, dialogul, educatia, promovarea culturii, distractia, integrarea. Comunicarea in cadrul organizatiilor se realizeaza prin:

Informare: asigurarea accesului la informatii furnizarea informatiilor necesare desfasurarii unei activitati care sa permita realizarea obiectivelor furnizarea informatiilor necesare implementatii deciziilor

Transmiterea deciziilor
comunicarea operative a deciziilor crearea unui climat care sa stimuleze asumarea responsabilitatii pentru indeplinirea deciziei Influentarea receptorului: organizarea de dialoguri cu angajatii cu asigurarea de feedback stimularea comunicarii dintre angajati impulsionarea initiativei si creativitatii

Instruirea angajatilor: transmiterea cunostintelor necesare perfectionarii pregatirii profesionale, dezvoltarii spirituale dobandirea aptitudinilor si competentelor necesare exercitarii profesiei amplificarea capacitatii de a percepe si interpreta fenomenele, de a aborda si solutiona eficient problemele. Motivarea angajatilor: furnizarea informatiilor menite sa consolideze interesul si participarea angajatilor la realizarea sarcinilor recunoasterea realizarilor performante evaluarea corecta a angajatilor intretinerea unui climat favorabil de munca stimularea increderii in sine cresterea raspunderii personale

Promovarea culturii organizationale: transmiterea elementelor culturii organizationale (sloganuri, norme, sisteme de valori) largirea orizontului cultural al angajatilor dezvoltarea imaginatiei si creativitatii stimularea nevoilor etice si estetice

Principiile comunicarii eficiente Principiul coerentei O comunicare eficienta presupune ca receptorul primeste si intelege mesajul conform intentiilor emitatorului Principiul schimbului permanent Pentru a se realize o buna comunicare intre emitator si receptor trebuie sa existe posibilitatea unui schimb permanent de mesaje Principiul perceptiei globale Comunicarea nu inseamna numai un schimb de cuvinte. Emitatorul si receptorul trebuie sa fie atenti fiecare la ceea ce simte celalalt.

DOCUMENTE MANAGERIALE
AGENDA ( document de sedinta ) Esentiala in planificarea si desfasurarea unei sedinte Furnizeaza informatii legate de obiectivele sedintei, perioada, locul si durata estimate, responsabilitatile fiecarui participant pentru pregatirea materialelor necesare dezbaterii subiectelor din agenda, precum si rolul lor in cadrul sedintei. Trebuie sa fie corelata cu procesul verbal al sedintei precedente

PROCESUL VERBAL ( minuta)

Rol important in finalizarea unei sedinte In mare masura respecta elementele unei agende avand menirea de a sintetiza concluziile rezultate in urma sedintei, referitoare la obiectivele acesteia Include suplimentar subiectele aparute si dezbatute pe parcurs si care nu au fost cuprinse in agenda Este pusa la dispozitia participantilor in maxim 3 zile de la desfasurarea sedintei In functie de procedurile uzitate in cadrul organizatiei, minuta se poate semna de catre managerul de sedinta si secretar sau se poate verifica si semna de catre toti participantii

SCRISOAREA ( comunicarea externa sau interna )

Document de informare specific comunicarii cu mediul extern Poate exista si in varianta pentru mediul intern organizatiei, atunci cand dorim un caracter extrem de formal si official Daca scrisoarea este destinata mediului extern, desi formatul este in concordanta cu template-urile uzitate, modul de organizare poate tine cont de specificul comunicarii cu un client sau altul. Indiferent de relatia existenta intre expeditor si destinatar, trebuie sa fie formal. In cazul in care dorim sa comunicam intr-un mod mai putin formal, este de preferat sa utilizam alta forma de comunicare: intalnire, telefon, posta electronica.

MEMO-MEMORANDUM, NOTA INTERNA (comunicare interna )

Au rolul de a furniza, clarifica sau solicita diferite informatii legate de procesul operational In general reprezinta o initiative proprie a celui care il scrie Poate reprezenta o forma prescurtata de raport managerial Se face deseori confuzie intre o forma de raport si memo

RAPORTUL MANAGERIAL ( comunicarea interna sau externa ) Exista diferite moduri de a intelege utilitatea unui raport managerial si prin extensie forma in care acesta trebuie realizat. Raportul managerial nu transmite decizii dar reprezinta suportul pentru decizii sau actiuni. Are rolul de a informa si de a convinge Se adreseaza exclusive managerilor de diferite nivele sau putere de decizii Un raport managerial profesionist si obiectiv nu va incerca sa conduca receptorul catre concluziile si recomandarile dorite.

In functie de scopul urmarit, raportul managerial poate avea mai multe forme: Raport de activitate Descrie succinct obiectivele si planul operational afferent se poate realza sub forma grafica Puncteaza: realizarile prezente, problemele avute si modul in care acesta au fost depasite Evidentiaza etapele ce urmeaza a fi parcurse Face recomandari generale de imbunatatire a cailor de actiune

Raport de situatie: Descrie situatia ce face obiectul raportului Descrie chronologic sau logic evenimentele ce au dus la situatia mentionata Concluzioneaza si face recomandari daca este necesar

Raportul strategic: Prezinta obiectivele avute in vedere Prezinta succinct strategia actuala pentru atingerea acestora Prezinta circumstante argumentate de informatiile necesare ce pot duce la schimbarea strategiei Prezinta necesitatea de schimbare a strategiei Prezinta alternative posibile Face recomandari

Structura raportului: Introducere Este obligatorie chiar daca poate fi structurata intro singura fraza Poate pune in evidenta contextual in care este redactat raportul managerial; la cerere sau ca urmare a unei initiative propii precum si contextual in care este realizat

Scopul raportului: Motivul realizarii raportului Obiectivele raportului Subiectele atinse sau cele pe care nu isi propune sa le atinga Modalitatea de redactare a documentului: se prezinta pe scurt argumentele

Continutul raportului: Poate avea exclusive una dintre formele mentionate anterior ( de activitate, situatie, strategie ) sau poate fi un mixt intre acestea Pentru a evita neclaritati si lipsa de font este bines a concluzionam de la bun inceput care este obiectivul raportului In cadrul curinsului este mult mai importanta coerenta si abordarea logica decat forma pe care o ia redactarea Nu incercati sa elodati sau sa alterati informatia in mod constient sau involuntar Opiniile nostre nu trebuie puse in evidenta sub forma unor realitati Alternativele propuse trebuie sa fie insotite de argumente structurate sub forma unei analize SWOT ( puncte tari, puncte slabe, oportunitati si amenintari).

Pentru a invata sa avem o buna comunicare, pe viitor, in cadrul unei firme reale, putem apela la firma de exercitiu. Firma de exercitiu reprezinta un model al unei intreprinderi reale, fiind o metoda de abordare practica a integrarii continuturilor, metoda conceputa pentru formarea aptitudinilor personale si comportamentelor aplicabile in toate domeniile economice, pornind de la functiile de baza si pana la cele de conducere din intreprindere.

BIBLIOGRAFIE

Cristina Tanislav, Catalina Postovei, Marketingul Afacerilor, manual clasa a XI-a, Editura- Oscar Print, Bucuresti 2006 http://www.bibliotecadigitala.ase.ro/biblioteca/carte2.asp?id=124&idb=